Integrationsmanual Campus faktureringsløsning for SAP løsninger mm. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 1
1. Indholdsfortegnelse l 1. Indholdsfortegnelse... 2 2. Introduktion... 3 3. Campus Marked... 4 4. Arbejdsgang i Campus... 6 5. Brugere/kursister... 7 6. Betalingsoplysninger... 9 7. Fakturering... 12 8. Hvilke data udveksles mellem Campus og SAP systemet?... 13 9. Afstemningsrapport... 15 10. Fakturering af pakker, læringsforløb og masseordre... 16 11. Support... 17 2 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Introduktion 2. Introduktion Denne vejledning beskriver Campus faktureringsløsning, som kan benyttes i forbindelse med Campus Marked eller i forbindelse med intern fakturering af egne læringsaktiviteter. Tillige understøttes egenhandel som i denne forbindelse betyder, at der ikke dannes banktransaktioner. Vejledningen er tænkt som et overblik til katalogadministratorer og bogholdere der skal arbejde med Campus faktureringsløsning samt andre som ønsker et indblik i Campus faktureringsløsning. Denne vejledning beskriver udelukkende specielle forhold og problematikker, som gør sig gældende for Campus fakturering og således ikke ting som anses for almindelige. Forudsætninger For at kunne benytte Campus faktureringsløsning skal en række forudsætninger være opfyldt. Er disse forudsætninger opfyldt er der i princippet tale om en plug and play løsning. SAP web klient For at kunne benytte sig af faktureringsløsningen skal institutionen have udviklet en web klient som benytter sig af Campus faktureringsløsning som er en webservice. Se evt. mere herom i udvikler vejledningen. Omfattet af campusløsningen eller anden aftale For at kunne benytte en af faktureringsløsningerne skal institutionen være omfattet af Campusløsningen hvilket som hovedregel vil sige alle statsinstitutioner. Selvejende institutioner kan vælge at tilslutte sig. Alle andre skal have en anden aftale med Moderniseringsstyrelsen fx omkring Campus Marked. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 3
Campus Marked 3. Campus Marked For at blive tilsluttet til Campus Marked skal der underskrives en standard-kontrakt som er udarbejdet af Moderniseringsstyrelsen. Der vil tillige være en engangsbetaling pt. 20.000 Kr. for tilslutning. Opbygning af Campus Marked Dette afsnit er kun interessant hvis man ønsker at benytte faktureringsløsningen i forbindelse med Campus Marked. Markeds domæne(r) og organisation(er) Lige som den øvrige del af Campus er også marked opbygget af domæner og organisationer. Domæner er først og fremmest en måde at afgrænse rettigheder på og organisationer er en måde at opdele brugerne på. Institutioner som ønsker, at benytte Campus Markeds løsningen vil udover det/de domæner som institutionens medarbejdere allerede er oprettet i (såfremt institutionen er omfattet af Campus), få tildelt et specielt markedsdomæne, hvori læringstitler og læringsaktiviteter placeres. Institutionens katalog administratorer og undervisere placeres i en organisation i yderligere et domæne. Marked Udbyder Markeds brugere 1 Markeds domæne 1 Markeds domæne 2 Marked domæne: Læringstitler, læringsaktiviteter Marked brugere: Markeds adm., undervisere, dummybrugere World Markeds brugere 2 Marked Kunder Offentlig DK Privat DK Offentlig DK: Kursister fra offentlige danske virksomheder Privat DK: Private kursister Udland Udland: Udenlandske kursister Virksomhed DK Virksomhed DK: Kursister fra private danske virksomheder Stat Central Ministerområde 1 Ministerområde: Interne brugere, lokale administratore Ministerområde 2 4 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Campus Marked Campus interne marked Campus interne marked er det sted hvor de enkelte institutioner kan dele og sælge kurser på tværs af ministerområder for at kunne benytte denne løsning skal man bl.a. have oprettet en særlig administrator bruger. Faktureringsløsningen understøtter fakturering af kurser på Campus interne marked. Adgang til kurser på Campus interne marked kan begrænses til et enkelt eller enkelte ministerområder ved brug af publikumstyper. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 5
Arbejdsgang i Campus 4. Arbejdsgang i Campus Kursister oprettes i Campus. Katalogadministratorer opretter læringsaktiviteter. Kursister tilmelder sig læringsaktiviteter. Læringsaktiviteter afholdes. Katalogadministratorer lukker læringsaktiviteter. Fakturagrundlag frigives til webservicen. Afstemningsrapport sendes til katalogadministratorer (Er dog ikke udviklet endnu). Katalogadministratorer afstemmer afstemningsrapport. Katalogadministratorer sender afstemningsrapporter til bogholdere. Bogholdere bogfører faktura grundlag. Bogholder Katalog administrator Kursister Katalog administrator Opretter vare Opretter kontakt Opretter læringsaktiviteter Tilmelder sig Lukker læringsaktiviteter Campus Campus Katalog administrator Bogholder Afsender fakturingsgrundlag Afsender Afstemningsrapport Afstemmer Fakturere 6 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Brugere/kursister 5. Brugere/kursister Interne brugere Brugere i Campus kan komme fra en institution som er omfattet af Campus og dermed automatisk være oprettet via webservice eller SLS integrationen disse brugere kaldes for interne brugere og adskiller sig bl.a. fra de eksterne brugere derved, at de har adgang til statens fælles E- læring. Interne brugere vil altid være oprettet i en organisation som er oprettet af Moderniseringsstyrelsen. En sådan intern organisation vil altid indeholde adresse, EAN-nummer, CVRnummer og evt. P-nummer, som i forbindelse med fakturering vil blive medtaget fra organisationen, med mindre brugeren har personligt EAN-nummer, som så vil blive medtaget i stedet for organisationens EAN. Eksterne brugere Brugere som ikke kommer fra en institution, som er omfattet af Campus kan selv oprette sig via SignUp applikationen - disse brugere kaldes for eksterne brugere. Eksterne brugere vil ikke kunne tilgå interne kurser, men udelukket kurser som ligger på Campus marked. Eksterne brugere opdeles, af hensyn til fakturering og markedsføring i 4 undergrupper, som er: 1. Offentlig DK, 2. Private virksomheder DK, 3. Private personer DK og 4. International. Offentlig DK behandles faktureringsmæssigt som interne brugere. Dvs. med EAN nummer. Private virksomheder DK faktureringsoplysninger hentes fra organisationen og indeholder EAN nummer. Private personer DK faktureringsoplysninger hentes fra brugeren. International faktureringsoplysninger hentes fra brugeren. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 7
Brugere/kursister Katalogadministratorer/markedsadministratorer Administratorer oprettes af Moderniseringsstyrelsen og placeres i Markeds brugere domænet. Institutionen aftaler i samråd med Moderniseringsstyrelsens forretningskonsulent hvor mange katalogadministratorer der er behov for. Yderligere markeds-administratorer kan efterfølgende bestilles af den kontaktansvarlige i institutionen. Bestillingen foregår ved, at den kontaktansvarlige sender mail til modstlon@modst.dk hvor der skrives Campus bestilling af markedsadministrator i emnefeltet i mailen skrives navn og E-mail på alle de administratorer som ønskes oprettet. Undervisere Undervisere oprettes af Moderniseringsstyrelsen og placeres i markeds bruger domænet. 8 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Betalingsoplysninger 6. Betalingsoplysninger Ud over de betalingsoplysninger der hentes fra kursistens organisation og/eller kursistens egne oplysninger har kursisten, i henhold til lov om offentlige betalinger, mulighed for, at indtaste kontostreng, rekvisitionsnummer og rekvirent. Kursisten eller registrator har mulighed for, at indtaste disse oplysninger i forbindelse med ordre afgivelsen/tilmeldingen. En katalogadministrator har tillige mulighed for, at indtaste/rette oplysningerne efterfølgende. Bemærk! Felterne må max udfyldes med 50 tegn da det ellers vil give en fejl under overførsel. Katalogadministrator har mulighed for at indtaste betalingsoplysningerne ved at klikke på holdliste og efterfølgende klikke på noter og betalingsoplysninger ud for den pågældende kursist. Hvor efter der klikkes på Tilføj Note og Betalingsoplysninger. Her kan kategori, som skal være kontostreng, rekvisitionsnummer eller rekvirent, vælges og oplysningerne indtastes. Bemærk at oplysningerne ikke kan slettes eller redigeres. I tilfælde at en fejlindtastning oprettes en ny betalingsoplysning hvorefter den sidst indtastede gælder, men man vil fortsat kunne se dem begge. Link til: Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder Specielt omkring eksterne kursister i forbindelse med betalingsoplysninger. Til ét ordrenummer kan der kun være et sæt af Rekvisitionsnummer, Rekvirent og Kontostreng. Hvis hensigten når man tilmelder sig er, at de skal være forskellige pr. tilmeldt læringsaktivitet, må man tilmelde sig et enkelt kursus af gangen dette giver, under flere samtidige tilmeldinger, den fordel, at man ikke skal taste det ind flere gange. Hvis man alligevel taster forskellige oplysninger på hvert enkelt læringsaktivitet vil det være den sidste, der slår igennem på alle tilmeldte læringsaktiviteter inden for samme ordrenummer. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 9
Betalingsoplysninger Specielt omkring interne kursister i forbindelse med betalingsoplysninger. Interne kursister kan kun tilmelde sig en læringsaktivitet pr ordre, så betalingsoplysningerne vil derfor altid kun gælde for en læringsaktivitet af gangen. Specielt omkring masse-tilmelding i forbindelse med betalingsoplysninger. Hvis en registrator laver en masse-tilmelding får hver kursist hvert deres ordrenummer og der følges samme logik med et sæt Rekvisitionsnummer, Rekvirent og Kontostreng pr ordre/tilmelding. Specielt omkring rekvireret hold i forbindelse med betalingsoplysninger. Her får hver tilmelding hvert sit ordrenummer og der følges samme logik med et sæt Rekvisitionsnummer, Rekvirent og Kontostreng pr ordre/tilmelding. Forretningsbetingelser Salg af kurser på Campus marked samt Campus interne marked er omfattet af en række forretningsbetingelser som kan findes på info-campus.dk Moms Alle beløb i Campus er uden moms, momsen tillægges i lokalt ERP system. Det er muligt, at opsætte det således, at der for bestemte institutioner ikke tillægges moms fx inden for samme ministerområde, som normalt ikke tillægges moms. Egenhandel Med egenhandel menes i denne forbindelse, at når kursister køber kurser af egen institution, kan faktureringsløsningen opsættes til, at medsende informationer om hvorvidt der er tale om egenhandel. Dette kan brugers til, at give information til regnskabssystemet om ikke, at lave banktransaktioner i de tilfælde hvor der er tale om egenhandel dvs. der dannes kun en intern transaktion mellem to konti. 10 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Betalingsoplysninger Varenumre Hvis man ønsker at benytte varenumre kan disse indtastes på læringstitlen og/eller læringsaktiviteten. På læringstitlen er det påkrævet at udfylde varenummer-feltet. Hvis man ikke benytter varenumre skal feltet udfyldes med et 0, hvorimod feltet er valgfrit på læringsaktiviteten. En værdi tastet på læringsaktiviteten overruler altid en værdi på læringstitlen. Hvis feltet ikke er udfyldt på læringstitlen er det værdien fra læringstitlen der slår igennem. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 11
Fakturering 7. Fakturering Faktureringssted Faktureringssted kan indtastes på læringstitlen og/eller læringsaktiviteten. På læringstitlen er det påkrævet at udfylde Faktureringssted som dog kan udfyldes med et 0 hvis kurset ikke skal faktureres. Selve værdien der skal indtastes i faktureringssted-feltet, enten på læringstitlen eller læringsaktiviteten, vil blive oplyst fra Moderniseringsstyrelsen. Udfyldelse af faktureringssted på læringstitel og læringsaktivitet følger samme logik som beskrevet ovenfor i varenumre. Fakturering Alle interne samt alle eksterne offentlige organisationer indeholder EAN-nummer og kan dermed faktureres elektronisk. Alle private virksomheder, privat personer samt udlændinge vil ikke indeholde EAN-nummer og kan derfor ikke umiddelbart faktureres elektronisk. For private virksomheder gælder det at adresseoplysningerne vil blive taget fra organisationen som igen stammer fra CVR-registret. For privat personer og udlændinge gælder det at adresseoplysningerne tages fra brugernes profil i Campus. 12 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Hvilke data udveksles mellem Campus og SAP systemet? 8. Hvilke data udveksles mellem Campus og SAP systemet? Navn Dataretning Beskrivelse Organisationsnavn Ud Organisationsnavn/Debitornavn fra Campus (Debitornavn) Adresse Ud Debitors Vejnavn + Nr. Postnummer Ud Debitors postnummer By Ud Debitors Bynavn Land Ud Debitors Land EAN-NR. Ud Debitors EAN CVR-nummer Ud Debitors CVR-nummer P-nummer Ud Debitors P-nummer Kreditor EAN Ud Kreditors EAN nummer Person reference Ud Kundens person reference (Rekvirent) Kundens ordrenr. Ud Kundens ordrenummer Kundens kontostreng Ud Kundens kontostreng Kursist navn Ud Kursistens fulde navn Brugernavn Ud Kursistens Campus brugernavn E-Mail Ud Kursistens E-mail Personalenummer Ud Personalenummer kun fra egne brugere Brugertype Ud Intern/Ekstern Dvs. omfattet af Campus eller ikke omfattet Varenummer Ud Varenummer fra Tittel/Aktivitet Aktivitet Ud Aktivitet navn Pris Ud Pris uden moms Aktivitetsnummer Ud Aktivitetsnummer Slutdato Ud Aktivitets sidste undervisningsdag Moms Ud Skal der kræves Moms ja/nej Egenhandel Ud Er der tale om egenhandel ja/nej Aktivitet oprettet af Ud Fuldt navn på den Kat. Adm. Som har oprettet aktiviteten Titel oprettet af Ud Fuldt navn på den Kat. Adm. Som har oprettet Titlen Fakturadato Ind/Ud Fakturadato fra regnskabssystem Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 13
Hvilke data udveksles mellem Campus og SAP systemet? Fakturanr. Ind/Ud Fakturanummer fra regnskabssystem FakturaLinjenummer Ind/Ud FakturaLinjenummer fra regnskabssystem Fakturastatus Ind/Ud Fakturastatus fra regnskabssystem Succes/Fejl Fejltekst Ind/Ud Fakturastatus fra regnskabssystem Overførselsdato Ind/Ud Overførselsdato fra regnskabssystem Ordrenummer Ud Ordrenummer fra Campus Ordre Id Ud Ordrenummer fra Campus Ordrelinjenummer Ud Ordrelinjenummer fra Campus OrdreStatus Ud Ordrestatus fra Campus Lukket normal / Drop fee / Elæring Custom1 Ind/Ud Valgfri anvendelse Custom2 Ind/Ud Valgfri Anvendelse Opdatering af fakturadata Faktureringsdata udstilles straks når læringsaktiviteten markeres som Leveret normal i Campus, eller hvis en kursist melder fra i drop fee perioden. 14 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Afstemningsrapport 9. Afstemningsrapport Der er pt. ikke udviklet afstemningsrapport til SAP faktureringsløsningen, men den tilsvarende rapport for Navision Stat brugere kan ses her neden for. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 15
Fakturering af pakker, læringsforløb og masseordre 10. Fakturering af pakker, læringsforløb og masseordre Der dannes en fakturalinje for hver læringsaktivitet i en pakke ordrenummeret vil være det samme for alle fakturalinjer/læringsaktivitet, men ordrelinjenummeret vil være unikt for hver fakturalinje. Pristyper Der findes to pristyper for pakker som bestemmer hvordan pakken faktureres de to typer er Prisniveau for pakke og Prisniveau for element Prisniveau for pakke Hvis der sættes markering i Prisniveau for pakke vil pakkens samlede pris blive delt med antallet af vare/læringsaktiviteter i pakken, som vil blive faktureret efterhånden som de enkelte læringsaktiviteter lukkes i Campus. Prisniveau for element Hvis der sættes markering i Prisniveau for pakke faktureres der for hver vare/læringsaktivitet i pakken efterhånden som disse lukkes prisen tages fra den konkrete vare/læringsaktivitet der lukkes. Fakturering af læringsforløb Der dannes en fakturalinje for hver læringsaktivitet i et læringsforløb ordrenummeret vil være det samme for alle fakturalinjer/læringsaktivitet, men ordrelinjenummeret vil være unikt for hver fakturalinje. Fakturering af masseordre Der dannes en fakturalinje for hver kursist men alle fakturalinjer faktureres til den der laver masseordren, hver fakturalinje får unikt ordrenummer og ordrelinjenummer. 16 Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016
Support 11. Support Test Moderniseringsstyrelsen stiller testmiljø til rådighed hvor udviklere og testere efter aftale kan få adgang til at prøve løsningen af. Support Teknisk support til faktureringsløsningen skal rettes til modstlon@modst.dk Slutbruger support skal for interne kursister på interne kurser rettes til egen support der findes en liste på info-campus.dk med kontakt oplysninger for de enkelte ministerområder. Support på kurser på Campus Marked og Campus interne marked skal rettes til kursudbyderen. Moderniseringsstyrelsen SAP fakturering 2016 17