Halsnæs Ny Boligselskab Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 14. marts 2013 kl. 17.00 i festlokalet Vognmandsgade 16, 3300 Frederiksværk Dagsorden: 1 Godkendelse af referat... 2 2 Halsnæs Ny Boligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Bestyrelsesforhold... 2 2.4 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 3 2.5 Bestyrelseshonorar for Ulla Torp lukket punkt... 4 2.6 Personaleforhold Generel orientering... 4 2.7 Tablets til organisationsbstyrelsen og måske afdelingsbestyrelserne... 4 3 Markedsføring og synlighed... 4 3.1 Fremlæggelse af logoforslag ved skilteudvalget... 5 3.2 Fremlæggelse af udkast til skiltning ved skilteudvalget... 5 4 Boligselskabets afdelinger... 5 4.1 Rågepolitik... 5 4.2 Mandskabsfaciliteter... 6 4.3 Renoveringsprojekt afdeling Lathyrushaven... 6 4.4 Renoveringsprojekt afdeling Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej... 6 4.5 25-08 Elmegården imødegåelse af lejeledighed og gerne flere på ventelister... 6 5 Mødeplanlægning... 7 6 Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Inge-Lise Rasmussen, formand Ulla Torp, næstformand Birgit Nielsen Trine Feldstedt Jørgen Rønnebech Mona Jensen Kaia Bergenhagen Povl Povlsen Troels Bech-Petersson Afbud fra: Karin Thomsen Øvrige deltagere: Anders Hornehøj, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 26. februar 2013
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 4. december 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 2 Halsnæs Ny Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 2.3 Bestyrelsesforhold Efter konstituerende møde i bestyrelsen den 12. december 2012 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Afdeling Post Valgt af Afgangsår Inge-Lise Rasmussen 2502 Formand Repræsentantskabet 2013 Ulla Torp 2508 Næstformand Repræsentantskabet 2013 Birgit Nielsen 2532 Medlem Repræsentantskabet 2013 Karin Thomsen Medlem Domea Kern Månsson 2525 Medlem Repræsentantskabet 2013 Trine Feldstedt 2502 Medlem Repræsentantskabet 2014 Jørgen Rønnebech 2508 Medlem Repræsentantskabet 2014 Mona Jensen 2508 Medlem Repræsentantskabet 2014 Kaia Bergenhagen 2530 Medlem Repræsentantskabet 2014 Troels Bech- 2525 1 suppleant Repræsentantskabet 2013 Petersson Povl Povlsen 2502 2 suppleant Repræsentantskabet 2013 Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen bekræfter ovenstående konstituering. Side 2 af 7
2.4 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Side 3 af 7
2.5 Bestyrelseshonorar for Ulla Torp lukket punkt Ved en fejl har bestyrelsesmedlem Ulla Torp ikke modtaget sit honorar for arbejdet i organisationsbestyrelsen. Det drejer sig om 7 måneders bestyrelsesarbejde, som Ulla Torp har til gode, dvs. fra 1. december 2011 til 30. juni 2012. Dette tilgodehavende er imidlertid blevet fordelt ud på resten af bestyrelsen, som dermed har fået udbetalt et lidt større honorar end tilsigtet. Domeas lønafdeling har foreslået Ulla Torp følgende 2 løsninger: 1. Honoraret udbetales og bogføres på kontoen bestyrelsesudgifter. 2. Honoraret udbetales og bogføres på kontoen hensat bestyrelseshonorar. Denne konto vil så stå i overtræk, hvorefter der så vil blive udbetalt tilsvarende mindre bestyrelseshonorar til hele organisationsbestyrelsen, når der skal udbetales honorar til jer næste gang. Lønafdelingen foreslår, at bestyrelsen vælger den første løsning, men afgørelsen er bestyrelsens. Lønafdelingen har den 4. februar udbetalt honorar til Ulla Torp. Det indstilles, at bestyrelsens vælger en af de valgte muligheder. 2.6 Personaleforhold Generel orientering Anders Hornehøj vil orientere om status omkring personaleforholdene. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 2.7 Tablets til organisationsbstyrelsen og måske afdelingsbestyrelserne Skal organisationsbestyrelses medlemmerne have en tablets til at lette deres arbejde med og undgå en masse spild af papir og print af disse? Der er også en afdeling, som ønsker dette punkt på dagsordenen. De er inde på, at alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer skal være digitale og at midlerne hertil, måske kan tages fra arbejdskapital eller dispositionsfond. Der lægges op til, en drøftelse af dette. 3 Markedsføring og synlighed Ved sidste møde blev der truffet nedenstående beslutning. Umiddelbart efter repræsentantskabsmødet i december, bad formand og næstformand om, at sagen blev stillet i bero, indtil den igen var behandlet i organisationsbestyrelsen. Derfor er sagen nu sat på dagsordenen igen. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til emnet markedsføring og synlighed. Til info blev nedenstående punkt 3.1 og 3.2 vedtaget på sidste møde Side 4 af 7
3.1 Fremlæggelse af logoforslag ved skilteudvalget Bjarne Nederby fremviste to udkast til logoer, hvorefter det ene med træer på, efter en længere drøftelse, blev valgt. Det blev lovet af Bjarne, at han vil få designeren til, at lave et brevpapir, så bestyrelsen kan se hvordan det tager sig ud, på et sådant. Logoet er tænkt brugt på f.eks. skilte, arbejdstøj, køretøjer m.m.. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til logoudkastet. 3.2 Fremlæggelse af udkast til skiltning ved skilteudvalget Det blev besluttet, at arbejdet med udarbejdelse af, bestilling af og montage af skiltene kan fortsætte, ud fra det fremlagte udkast. De var også enighed om, at man skulle søge, at lave farver og skrifttyper, så hele skiltet har et harmonisk udseende. Der er bevilliget op til kr. 200.000 til arbejdet. Overslaget kan ses nedenfor: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Rågepolitik Kommunen har udarbejdet en rågepolitik og fastholder den indtil videre. Der er nu skrevet en del om det i lokalavisen og Domea, har fra første øjeblik, at rågepolitikken blev offentliggjort, henledt kommunenens opmærksomhed på, at rågerne befinder sig på kommunens grund og at problemet dermed er deres. Ligeledes er det over for kommunen påpeget, at det ikke er muligt, at pålægge lejerne i Møllehaven, som jo er ældreboliger, at skræmme rågerne væk. Hvad der kommer ud af, at der nu bliver skrevet herom i pressen, vides ikke i skrivende stund. Side 5 af 7
4.2 Mandskabsfaciliteter Licitationen har vist, at mandskabsfaciliteterne blivere dyrere, end i første omgang budgetteret og vedtaget i organisationsbestyrelsen. De koster nu kr. ca. 3,1 mio. men renteudviklingen har været med os, hvilket gør, at ydelsen på lånet, er stort set den samme, som da projektet i sin tid blev fremlagt med et budget på 2,7 mio. Der er skrevet ud til organisationsbestyrelsens medlemmer om, hvorvidt de kan acceptere at låneoptagelsen nu bliver på 3,1 mio, men med stort set uændret ydelse. Resultatet af forespørgslen er i skrivende stund ikke kendt. 4.3 Renoveringsprojekt afdeling Lathyrushaven Vedrørende fjernvarme projektet er der nu skrevet rådgiverkontrakt med Rambøll, som nu går i gang med udbudsmateriale, liciation osv.. Vedrørende Helhedsplan afventer vi besøg af landsbyggefonden i løbet af foråret. 4.4 Renoveringsprojekt afdeling Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej Vi afventer svar fra landsbyggefonden. Det indstilles, at bestyrelsen tager dette til efterretning. 4.5 25-08 Elmegården imødegåelse af lejeledighed og gerne flere på ventelister Der står i perioder ét eller flere lejemål tomme, hvilket koster en del penge. Det bør drøftes, hvorvidt det ikke ville være bedre for afdelingen og selskabet, at der ydes støtte til nedsættelse af indskud og husleje, fra selskabets dispotionsfond. Der er 3672 m2 M2 lejen i afdelingen er på kr. 1.081 Indskuddet er på mellem kr 23.900 og kr 36.800 Vi har i øjeblikket en 4 rums bolig på boligportalen og vores hjemmeside. Ventelisten udgør i øjeblikket 114 ansøger, hvoraf de 27 er aktive og 87 passive. 2 rum 16 stk. aktive 3 rum 14 stk. aktive 4 rum 4 stk. aktive Der er ansøgere der står til flere boligtyper. Der er lagt en beregning ud på bestyrelsens hjemmeside, som viser div. konsekvenser. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling hvorvidt man vil bruge midler fra dispositionsfonden til nedsættelse af huslejen i afdelingen. Side 6 af 7
5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013. 04-04-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16, Frederiksværk 09-09-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16, Frederiksværk 05-12-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16, Frederiksværk 11-12-2013 Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 17.00 i Vognmandsgade 16 6 Eventuelt Side 7 af 7