HR-Løn: Vejledning i lønkontrol. Sådan kontrollerer I lønnen, når I indberetter via HR-Løn

HR-Løn: Vejledning i lønkontrol Sådan kontrollerer I lønnen, når I indberetter via HR-Løn August 2011

Introduktion Formålet med denne vejledning er at beskrive de kontroller, som jeres institution har ansvar for, når I indberetter via HR-løn. Da der stadig er en række lønændringer, som skal indberettes til Økonomiservicecentret (ØSC), vil vejledningen også kort beskrive de kontroller, der skal udføres ved denne indberetningsform. Vejledningen beskriver både kontrolopgaven før og efter lønkørslen. Den har altså til formål at beskrive den samlede lønkontrol i institutionen, når HR-Løn anvendes. Vejledningen er målrettet de medarbejdere, der tilrettelægger processen for lønkontrol i institutionen, og de medarbejdere, der varetager den konkrete lønkontrol. Udgangspunktet for vejledningen Det er institutionens ansvar, at den løn, der anvises, er korrekt. Det vil sige, at de udbetalte lønninger er korrekte og hjemlede, og at de, der får udbetalt løn fra institutionen, er ansat ved institutionen. For at gøre kontrollen så effektiv som muligt tager vejledningen udgangspunkt i følgende principper: 1. Kontrollen skal foregå så tæt på kilden som muligt. 2. Kontrollen skal foretages af de, som har oplysningerne til at foretage kontrollen. 3. Kontrollen af en fejlmulighed skal som udgangspunkt kun ske ét sted. 4. Hvor kontrollen er foretaget andre steder, kan kontrollen i institutionen i en række tilfælde erstattes af stikprøvekontrol på baggrund af en risikovurdering. Formålet med disse principper er at sikre, at der udføres den mest hensigtsmæssige og mest effektive kontrol af lønudbetalinger. Denne vejledning handler kun om kontrollen af den beregnede løn. Den omfatter ikke kontrol af fx refusioner eller indlæsninger af lønrelaterede udgifter i andre systemer. Sådan læser du vejledningen Vejledning er bygget op efter to forskellige kontrolprocesser: Indberetning via HR-Løn og indberetning via blanketter til ØSC. Når institutionen indberetter via HR-Løn finder al lønkontrollen sted i institutionen, og når der indberettes via blanketter, har ØSC også en kontrolopgave. Dette uddybes i det følgende.

Indhold 1 Vigtigt at vide om lønkontrol 4 2 Indberetninger via HR-Løn 5 2.1 Inddatakontrol i HR-Løn 6 2.2 Uddatakontrol med HR-Løn 7 3 Indberetning via blanketter til ØSC 11 Bilag A: Opgaver der sendes til ØSC 12

1 Vigtigt at vide om lønkontrol Der er to afgørende grundregler på lønkontrolsområdet, som er vigtige at holde sig for øje, når I tilrettelægger jeres procedurer for lønkontrol. 1) Der skal findes en instruks i hver institution, der beskriver de procedurer og arbejdsgange der anvendes til at kontrollere lønnen. 2) Der skal være personadskilt kontrol af alle indberetninger, der har en lønudbetalende effekt. Den personadskilte kontrol betyder, at der skal være minimum 2 ansatte i institutionen, der har adgang til HR-Løn. Er I en lille institution, kan det være nødvendigt at en chef eller en anden bemyndiget skal have adgang udover personalemedarbejderen. HR-Løn er et system, der har direkte forbindelse til Statens Lønsystem (SLS). Det betyder, at dét, der indtastes i HR-Løn, kommer til udbetaling på lønmodtagerens konto, når lønnen er kørt. Det betyder også, at dét, der indberettes via HR-Løn, ikke går igennem ØSC. Det er altså institutionen alene, som har ansvar for at kontrollere de oplysninger, der indberettes i HR-Løn.

2 Indberetninger via HR-Løn Indberetning og kontrolproces via HR-Løn kan vises skematisk som nedenfor. Vejledningen gennemgår i det følgende de enkelte trin i processen samt krav til kontrol. Hvem gør hvad: Chef/bemyndiget giver skriftlig besked om løn (grunddokumentation) Medarbejder 1 i institutionen indberetter i HR-Løn Lønnen kører i SLS Lønnen udbetales Hvem kontrollerer hvad: Medarbejder 2 kontrollerer i HR-Løn Medarbejder i institutionen kontroller uddata 1. Der gives besked til medarbejderen om løn/lønændringer fx en ansættelse, tildeling af et tillæg mv. Denne meddelelse skal komme fra en leder (bemyndiget). Meddelelsen kan også i nogle tilfælde komme fra en ansat, der selv kan afgøre om vedkommende fx ønsker et ændret skattekort eller lignende. Det forudsættes, at denne meddelelse er skriftlig. Meddelelsen udgør grunddokumentationen. 2. HR-medarbejderen indberetter oplysningerne i HR-Løn. 3. Før lønkørslen: En anden HR-medarbejder kontrollerer de indberettede oplysninger i HR-Løns kontrolside. Denne kontrol udføres ved at sammenligne med grunddokumentationen, som er den skriftlige besked og evt. den dokumentation, der er udformet til den ansatte, med det indberettede i HR-Løn. Dette er inddatakontrollen. 4. Efter lønkørslen: HR-medarbejderen kontrollerer ØS-LDV rapport Lønrapport på medarbejder op imod grunddokumentationen. Dette er uddatakontrollen. Ved inddatakontrol bør der udføres følgende former for kontrol: - At det indberettede er hjemlet - At det indberettede svarer til grunddokumentationen Ved uddatakontrol bør der udføres følgende former for kontrol:

- Fuldstændighedskontrol: At al grunddokumentationen er indberettet og at der ikke er sket den samme indberetning to gange - At det indberettede svarer til grunddokumentationen Herudover bør der med jævne mellemrum udføres: - Tilstedeværelseskontrol: At alle de medarbejdere, der får udbetalt løn i institutionen, er ansat ved institutionen. 2.1 Inddatakontrol i HR-Løn HR-Løn har en kontrolside, som du kan få adgang til via forsiden. Når du er inde på kontrolsiden, kan du fremsøge indberetningerne på den måde, der passer din arbejdsgang bedst. - Du kan vælge at se ikke-kontrollerede indberetninger, godkendte indberetninger, de indberetninger, der er meldt fejl eller dem alle. - Du kan vælge i hvilken periode du vil se indberetninger for. Systemet søger indberetninger frem, der er gemt i den periode, du fremsøger. - Du kan vælge at sortere efter indholdet i en af kolonnerne. Så hvis du fx har en bunke med bilag, der er sorteret efter cpr-nr, så kan du markere kolonnen der hedder CPR- og lønnr og så vil kontrollisten stå i cpr-nr rækkefølge. Du kan også fx vælge at sortere på bruger, hvis du gerne vil se indberetningerne fra den ene af dine kollegaer først. Når du markerer en indberetning, kommer der en lille boks frem, hvor du kan se i detaljer, hvad det er der er indberettet og hvem der har gjort det. Du skal tjekke at det, der står i boksen, er korrekt og at oplysningerne svarer til de oplysninger, der er i grunddokumentationen (mailen fra chefen fx). VIGTIGT: hvis du melder fejl på en indberetning, vil den stadig gå til udbetaling. Kontrolsiden i HR-Løn er en revisionsside, der gemmer oplysninger om kontrollen i jeres institution. Det er ikke en måde, hvorpå indberetningerne frigives. Så hvis I ikke kontrollerer indberetningerne inden lønnen kører, vil de alligevel gå til udbetaling (på samme måde som det i dag er tilfældet i Statens Lønsystem). Hvis I

melder en fejl, skal I sørge for at rette den inden lønkørslen. Det kan I enten gøre ved at bruge slet eller rediger funktionerne, eller ved at bede ØSC om at foretage rettelsen. Opdager I først fejlen efter lønnen er kørt, kan den selvfølgelig stadig rettes, men det er vigtigt at vide, at en fejlmelding ikke betyder, at lønnen holdes tilbage. Hvis I selv vil rette en fejlindberetning, skal I gøre det ved at lave en ny indberetning. Alle med adgang til HR-Løn for jeres institution kan gøre dette. Den nye indberetning giver også en linje på kontrolsiden og skal kontrolleres. HR-Løn gemmer kontroloplysninger efter gældende regler, og det er derfor ikke nødvendigt for revisionen at printe og/eller gemme kontrolsiderne. 2.2 Uddatakontrol med HR-Løn Økonomistyrelsen anbefaler, at brugere af HR-Løn benytter ØS-LDV rapporten Lønkontrolliste på medarbejder til uddatakontrol, når HR-Løn er taget i brug. Rapporten er udviklet på baggrund af den eksisterende rapport, således at den rammer de forventede behov ved uddatakontrol med HR-Løn. Rapporten fra ØS-LDV indeholder oplysninger om resultatet af lønkørslen, altså hvad der udbetales til medarbejderen, samt oplysninger om hvad der er indtastet i HR-Løn (såkaldt inddata). Har du problemer med din adgang til ØS-LSV kan du kontakte Økonomistyrelsens Rådgivning og Support. For at få adgang til rapporten Lønkontrolliste på medarbejder skal du: Hvis I benytter CSC til ØS-LDV Åbne en browser og taste https://navision.csc.dk Indtast dit CSC citrix bruger-id og password (Det er samme citrix-adgang som anvendes til Navision). I Citrix klikker du på den gule mappe Rapport hvorefter du ser et ikon ReportServer, der giver adgang til Reporting Services. Klik på overskriften ved siden af den gule mappe og bevæg dig nedad i mappestrukturen, indtil du når mappen med SLS. Her er der 3 mapper og du vælger den, der hedder personale. I denne mappe vælger du så rapporten Lønkontrolliste på medarbejder.

Hvis I benytter KMD til ØS-LDV Åbne browser og taste https://oesldv.kmd.dk/reports Indtast dit KMD citrix bruger-id og password (Det er samme brugernavn og password som anvendes til den citrix der giver adgang til Navision https://stat.login.kmd.dk) Derefter kommer du til nedenstående billede. Du er nu inde i Reporting Services og kan anvende ØS LDV. Klik på overskriften ved siden af den gule mappe og bevæg dig nedad i mappestrukturen, indtil du mappen med SLS. Her er der 3 mapper, og du vælger den, der hedder personale. I denne mappe vælger du så rapporten Lønkontrolliste på medarbejder Rapportens første side indeholder en række kriterier, som du kan sortere på. Det eneste valg du SKAL foretage, er at vælge løngruppenummer/institution.

Du kan se i rapporten, om indberetningen er sket via HR-Løn ved at se efter HR i højre side af rapporten, som markerer en HR-Løn indberetning. Indberetninger markeret med et HR skal kontrolleres ved at åbne inddata-posten. Dette gøres ved at klikke på plustegnet ud for personen (i venstre side) og så vil alle detailoplysninger i rapporten være synlige. I inddata-posten fremgår det, hvad der er indtastet på medarbejderen, fx antallet af timer og navnet på en bestemt løndel. Disse oplysninger skal holdes op imod grunddokumentationen for at sikre, at lønnen er korrekt. Brugernavn. Feltet er blankt, hvis indberetningen ikke er fra HR-Løn Bruttoløn Indberetning via HR-LØn Det I har indberettet Teksterne på det I har indberettet

Når rapporten er trukket fra ØS-LDV og kontrolleret i forhold til grunddokumentationen, skal kontrollen dokumenteres. Har institutionen et journaliseringssystem, anbefaler Økonomistyrelsen, at ØS-LDV rapporten trækkes i et pdf-format og journaliseres heri. Det fremgår af den sidste side i rapporten, hvem der har trukket den og hvornår. Pdf-rapporten gemmes præcist som rapporten på skærmen, dvs. at de personer, der er åbnet på skærmen (med plustegnet) også vil være åbne med alle data synlige i pdf-rapporten. Der er et lille ikon, øverst i rapporten, hvor man kan eksportere til pdf. Har institutionen ikke et egentligt journaliseringssystem, anbefaler Økonomistyrelsen, at ØS-LDV rapporten trækkes i et pfdformat og gemmes i en dertil oprettet mappe. Sammen med rapporten bør der gemmes en mail, hvori medarbejderen har skrevet, at rapporten er kontrolleret, og hvilke bemærkninger der eventuelt er til rapporten. Arbejdsgangen kan være som følger: 1) Lønnen kører 2) Medarbejderen henter rapporten til lønkontrol i ØS-LDV 3) Medarbejderen udfører lønkontrollen ved at holde grunddokumentation (skriftlig besked om ændringer i lønnen og evt. udleverede dokumenter til den ansatte) op mod oplysningerne i rapporten 4) Medarbejderen A) Journaliserer rapporten i et journaliseringssystem sammen med eventuelle bemærkninger B) Sender en mail, hvori der står at rapporten er kontrolleret, og hvilke bemærkninger der er til den. Mailen kan sendes til en selv eller til en anden medarbejder. Gemmer pdf-versionen af rapporten sammen med mailen i en dertil indrettet mappe. Hvis I opdager fejl, når I udfører uddatakontrollen, kan I vælge selv at rette fejlen eller I kan vælge at bede ØSC om at rette fejlen og eventuelt holde udbetalingen tilbage (lønstandsning).

3 Indberetning via blanketter til ØSC De lønopgaver, der kræver særlige løn- eller SLS-kompetencer løses stadig i Økonomiservicecentreret (se bilag A for en liste over de opgaver, som institutionen kan sende ind til ØSC). Der vil derfor være en række indberetninger, som ikke alene skal kontrolleres af institutionen, men som også skal kontrolleres i ØSC på samme måde, som det sker i dag. Skematisk ser forløbet sådan ud: Når indberetninger sendes til ØSC, finder kontrollen både sted i institutionen og i ØSC. Før en ændring af lønnen sendes ind til ØSC, kontrollerer institutionen, at oplysningerne til ØSC er korrekte. Hvis der overføres oplysninger med lønudbetalende effekt til blanketter, skal der også ske personadskilt kontrol af overførslen. ØSC modtager efter lønkørslen en rapport fra SLS (uddata 198), der indeholder alle oplysninger om den beregnede løn og ØSC kontrollerer, at resultatet er korrekt i forhold til de indsendte grundbilag. Institutionen kan se de ændringer, som ØSC har indtastet SLS på den samme ØS-LDV rapport, som bruges til kontrol af de oplysninger, institutionen selv har tastet. Denne proces og de tilhørende kontrolprocedurer er detaljeret beskrevet i vejledningen Lønkontrol for Økonomiservicecentrets kunder (Oktober 2009). Disse retningslinjer skal følges for de indberetninger, I sender til ØSC. Det anbefales, at kontrollen af indberetninger til ØSC samt indberetninger foretaget i HR-Løn foretages i den samme arbejdsgang, således at eventuelle uoverensstemmelser mellem de to indberetningsformer afsløres.

Bilag A: Opgaver der sendes til ØSC