ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE INITIATIVETS TITEL: Det papirløse Rehabiliteringscenter 1. ANSØGERE OG SAMARBEJDSPARTNERE Ansøger (projektansvarlig): Navn: Alice Jensen E-mail:alije@aarhus.dk Telefon: 87131704 Arbejdssted: Sundheds- og Omsorgshotel Vikærgården Samarbejdspartnere (med konkret samarbejdsaftale): Alexandra Instituttet Velfærdsteknologisk Enhed Evt. leverandører: CGI Budgetansvarlig leder i Aarhus Kommune: Navn: Ivan Kjær Lauridsen E-mail: ijk@aarhus.dk Telefon:89406587 Arbejdssted: Velfærdsteknologisk Enhed, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg 2. INITIATIV Hvilket af de syv innovationstemaer relaterer initiativet primært til? (sæt kun ét kryds) X Inklusion og medborgerskab Velfærdsteknologi Digitalisering Mobilitet Innovationskultur Sundhed Sygefravær Initiativets start og afslutning: 01.01.2014 til 31.09.2015 1
Beskrivelse af udfordring (max 1000 tegn med mellemrum) Hvilken udfordring vil I løse med initiativet? Da Vikærgården har en stor borgergennemstrømning, og giver mange forskellige ydelser er der brug for it-værktøj, der giver et hurtigt overblik over den enkelte borgers forløb. Borgeren er i fokus, derfor er der behov for et systemet samler alle relevante informationer om den enkelte borger et sted, så der er nem adgang til informationerne for alle sundhedsfaglige aktører herunder borgerne og de pårørende. Det sikrer sammenhæng i rehabiliteringsforløb og bedre planlægning også på tværs af fagligheder. Det er en stor udfordring at udvikle et it-værktøj der sætter os i stand til at: danne os et hurtigt overblik over borgernes rehabiliteringsforløb skabe større sammenhængskraft i praksis for både borger og medarbejder effektivisere administrative arbejdsgange, som vil frigive personaleressourcer give borgerne og deres pårørende bedre mulighed for at tage medansvar Findes der best practice på området? Hvis ja beskriv På Vigerslevhus, Københavns Kommune, har de installeret VIRO-skærme, men de anvender ikke tablets og involverer ikke borgerne. Om initiativet (max 1500 tegn med mellemrum) Beskriv initiativet herunder de konkrete aktiviteter Initiativet baserer sig på et pilotforsøg, hvor et elektronisk planlægningssystem VIRO fra GGI, der ikke er tilpasset eller udviklet specielt til MSO er blevet afprøvet på en afdeling på Vikærgården. Systemet består af en stor oversigtsskærm på afdelingskontoret og personale-tablets til inddatering og oversigt. Selv om systemet kun dækker en enkelt afdelingens interne udfordringer, er personalet er meget begejstret for systemet, og ser det som et stort fremskridt. Initiativet har til formål, ved brugerdreven innovation, at skabe den papirløse rehabiliteringsinstitution ved at videreudvikle systemet og skabe integrationen imellem planlægningssystemet og: - Borgerjournal, CSC - Informations- og kommunikationssystem til borgere og pårørende - Diverse administrative systemer. Derudover skal systemet udbygge til at omfatte hele Vikærgården, da der arbejdes tværfagligt og på tværs af afdelinger. Hvordan bidrager initiativet til at løse den udfordring, I har beskrevet ovenfor? Følgende opgaver skal udføres: - Sammen med virksomheden CGI og CSC skabes der integration imellem planlægningssystemet og forskellige dokumentationssystemer, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. - Personale og borgere inddrages i udviklingen af de nye brugerflader. 2
- Administrative og faglige arbejdsgange ændres, hvor det er nødvendigt for at udnytte systemets fordele, optimere arbejdsprocesser og indhøste rationaliseringsgevinsten. Hvad er det nye og innovative ved initiativet? Der er ikke tidligere gjort forsøg på at opbygge et papirløst rehabiliteringscenter, hvor såvel personale som borgere og deres pårørende drager nytte af den nye teknologi. Initiativet er nyt og innovativt i: (sæt kryds) X Din afdeling Aarhus Kommune Danmark Ved ikke Beskrivelse af levedygtighed (max 500 tegn med mellemrum) Hvordan vil I sikre, at initiativet er levedygtigt, når bevilligen ophører? Da de eksisterer systemer ikke fuldt ud understøtte kravene til it-understøttelse og papirløshed i en moderne kommunen, har institutionen stærke motiver til at innovere, vidensdele og afprøver og samtidig arbejde med en løbende implementering. Og dermed sikre at initiativet er levedygtigt når projektet ophører. Hvilke nye krav stiller det til jeres organisation og jeres omgivelser? Ledelsens commitment og personalets parathed og villighed til at tage et medansvar og indgå i et innovativt forløb er stor på baggrund af de første positive erfaringer med pilotprojektet 3
3. ØKONOMISKE EFFEKTER Beregning af den økonomiske effekt (max 500 tegn med mellemrum) Anfør samlet budget og en beregning af den økonomiske effekt, som I forventer, at initiativet vil give Aarhus Kommune (return on investment): Økonomi 2013 2014 2015 2016 2017 Budget fordelt på år 0 1.300.00 1.103.200 Sparede udgifter eller afledte indtægter?? Hvis ikke det er muligt at lave en beregning, så beskriv i stedet den forventede økonomiske effekt: Erfaringer fra bl.a. et plejecenter i Fredericia kommune viser, at den mere effektive måde at samarbejde på kan give en besparelse på 3 1/2 stilling årlig på et sted, hvor der er færre til og fraflytninger end på Vikærgården. De forventes besparelser af tilsvarende størrelsesorden. Realisering af den økonomiske effekt (max 1200 tegn med mellemrum) Hvordan vil I dokumentere den økonomiske effekt? Vi vil ved projektstart formulere en business case, hvor vi stiller os selv åbne innovative spørgsmål. Vi vil opstille milepæle med målepunkter herunder effekten inkl. forventede ressourcebesparelser. Vi vil vurdere fordele og omkostninger ved gennemførelse af projektet. Business casen kommer på denne måde til at fungere som pejlemærke for udvikling af projektet. Desuden forventer vi at opnå en økonomisk gevinst, som kan bruges til bl.a. at højne fagligheden og kvaliteten. Hvordan vil I sikre, at den økonomiske effekt opnås? Den økonomiske effekt opnås ved at systemet udvikles og afprøves på Vikærgården med en forankring hos ledelse og medarbejdere. Ledelsen er ansvarlig for at den økonomiske effekt opnås. Hvad kan gå galt (risici) i forhold til at opnå den forventede effekt? Det kan vise sig, at det er omfattende og dyrt at lave integration imellem et eller flere af it-styrings-systemerne. Hvis teknologien ikke opfylder alle krav, vil medarbejderne sideløbende benytte papir som ekstra sikkerhed til dokumentation. 4. EVALUERING Hvordan vil I løbende evaluere initiativets effekt? Beskriv konkrete metoder (max. 500 tegn med mellemrum): Vi henviser til business casen: Hvad nu hvis/hvis ikke? Derudover: Hvad har vi lært af projektet? Hvad er de tre vigtigste resultater af projektet hvorfor? Hvad har været de tre største vanskeligheder/mest negative erfaringer hvorfor? 4
Angiv tre gode ideer/og eller erfaringer, som andre organisationer i MSO kunne have glæde af, hvis de stod overfor et lignende projekt. I forhold til borgerne og deres sikkerhed kan udtrækkes en statistik på UTH (utilsigtede hændelser) før, under og efter. 5. LÆRING OG VIDENDELING (max 500 tegn med mellemrum) Hvem vil have gavn af at kende til initiativet og dets resultater? Realisering af projektets potentiale vil give kommunen et nyttigt erfaringsgrundlag som kan anvendes i Kommunes øvrige institutioner. Det vil ligeledes inspirere de øvrige danske kommuner. Vikærgården og dens medarbejdere og borgere kan fungere som ambassadører og formidlere af erfaringer og viden. Hvordan vil I offentliggøre og formidle initiativet og dets resultater? Der udarbejdes en drejebog med henblik på formidling af erfaringer fra innovationsprojektet. Projektets resultater formidles via interviews, artikler og virtuelle demonstrationer. 5
6. BUDGET Initiativets titel: Initiativets samlede budget og ansøgt beløb: Poster* Total Udgifter Lønudgifter AAK: Projektledelse 350.000 Innovation Vikærgården 500.000 Drejebog 100.000 Andet 100.000 Lønudgifter eksterne: Evaluering, Alexandra 200.000 Teknologi: Licens 1,5 år Viro system fra CGI 853.200 Tablets til personale og borger 300.000 I alt Medfinansiering (intern/ekstern) 0 I alt Samlet ansøgt beløb 2.403.200 * Indsæt flere rækker hvor nødvendigt Hvilke(t) år skal de ansøgte midler bruges? Angiv beløb ud for årstal 2013 2014 2015 2016 0 1.300.00 1.103.200 OBS: DER MÅ IKKE MEDSENDES BILAG 6