BBR-tilsynsrapport for Århus Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 12. august 2008, j.nr. 08/00535
BBR-tilsynsrapport for Århus kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Århus kommune... 1 Indholdsfortegnelse... 1 1 Resumé... 2 2 Indledning og formål med tilsyn... 3 3 Datakvalitet... 4 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data... 4 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR... 4 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort... 4 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft... 5 4 Administration... 6 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven... 6 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 6 4.2 Organisation og motivation... 6 4.2.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 6 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning... 6 4.3.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 7 4.4 Sagsbehandling... 7 4.4.1 BBR ajourføringsprocessen... 7 4.4.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 8 4.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen... 8 4.6 Kommunens kommunikation med ejerne... 8 4.6.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 9 1
1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Århus Kommunes BBRdata, og har konstateret meget få uoverensstemmelser i de generelle logiske registerkontroller. Der er ligeledes konstateret et forsvindende lille antal fejl i de registrerede arealer på enfamilieshuse. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata er på et højt niveau og, at datakvaliteten ligger i den øverste ende sammenlignet med landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen har konstateret en række afvigelser mellem BBR og kommunens bygningskort. Afvigelserne skyldes fejl i BBR og/eller i de kommunale plankort og bygningskort, hvorfor kommunen opfordres til at skaffe sig viden om, hvorfra fejlene stammer og sikre, at fejl i BBR-data rettes. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at kommunen til fulde har indført sagsgange som sikrer en løbende og tidstro ajourføring af BBR. Integrationen af BBR i kommunens egen-udviklede elektroniske byggesagsstyring er et tiltag, der tjener som et væsentligt eksempel på at det er muligt at organisere BBR-opgaven, således at en tidstro registrering af registret sikres. Fremadrettet opfordres Århus Kommune at opretholde det nuværende fokus på opgaven. 2
2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Århus Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Århus Kommune 29. maj 2008. Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i Århus Kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer en tidstro ajourføring BBR. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen 29. maj 2008. 3
3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Århus Kommune udført en række kvalitetskontroller på Århus Kommunes BBRdata. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget. Århus Kommune har ikke fremsendt vand, varme og spildevandsplaner i digital form, og det har derfor ikke været muligt at foretage en sammenlignende analyse imellem disse planer og de registrerede oplysninger i BBR. 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret meget få uoverensstemmelser. Det største antal af fejl var på sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og bygningerne, hvor der blev fundet 12 ejendomme med fejl. Antallet af fejl skal ses i lyset af, at Århus Kommune er den største kommune i landet målt på antallet af bygninger. Kommunen kontrollerer ikke selv de logiske sammenhænge i registret, ved at udføre denne type registerkontroller. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Århus Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit 5.1.1 i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Århus Kommune 22.350 enfamiliehuse uden kælder og i 138 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 0,6 % af enfamiliehusene uden kælder var registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette er et forsvindende lille antal fejl i de registrerede arealer på enfamilieshusene. 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Århus Kommunes tekniske kort. 4
Analysen bygger på data fra Århus Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, men kommunens muligheder for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 1.947 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Fejlene indikerer, at der er fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. Kommunens efterfølgende gennemgang af de påviste uoverensstemmelser indikerer, at nogle af uoverensstemmelserne skyldes uhensigtsmæssigheder i analysen. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Århus Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. Århus Kommune har umiddelbart efter tilsynet modtaget de relevante fejllister fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. Det anbefales, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. Som eksempel på et konkret initiativ anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen, at der i et samarbejde mellem BBR-registerføreren og en GIS-medarbejder, undersøges, hvor vandforsyningsplanen og spildevandsplanen skal opdateres, og hvor der er fejlregistreringer i BBR. 5
4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Århus Kommune løses af 3 medarbejdere. Kommunen oplyser, at der er fastansat 3 BBR-registerførere med hovedansvar for BBR-opgaven og at det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven udgør ca. 3 årsværk. Der er ikke sket væsentlige ændringer i ressourcetildelingen til opgaven i forhold til før kommunalreformen. For 5-6 år siden havde afdelingen imidlertid tilknyttet en arkitekt til afdelingen, hvilket var meget udbytterigt for BBR-opgaven såvel som byggesagsopgaverne, 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Århus Kommune løser BBR opgaven med færre ressourcer sammenlignet med landsgennemsnittet. Andre kommuner med samme størrelse og antal bygninger og boliger der skal ajourføres, har efter Erhvervs- og Byggestyrelsens oplysninger afsat flere ressourcer. Der er imidlertid så stort et teamorienteret fokus på opgaven at opdateringen af registret sker i passende takt. 4.2 Organisation og motivation Kommunen anser det som en stor fordel at BBR registerføreren sidder i samme afdeling som byggesagsbehandlerne, og har også tilknyttet ejendomskatteområdet i Teknik & Miljøafdelingen. 4.2.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. Århus kommune er et godt eksempel på at det kan lade sig gøre at organisere arbejdsgangene, så der opnås synergieffekt mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR. Kommunen er opmærksom på at udnytte de nye muligheder for at fordele specifikke opgaver i det nye BBR. Ajourføringen af de enkelte felter kan fordeles på flere sagsbehandlere og områder i kommunen. For eksempel kan miljøområdet tildeles ansvaret for at opdatere oplysninger om olietanke. 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Århus Kommune har givet udtryk for at være opmærksom på BBRopgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for 6
kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen er interesseret i at få udviklet økonomiske incitamenter og metoder til at måle datakvaliteten i BBR. 4.3.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og i nogle tilfælde forkert afregning for vand og varme, samt som tidligere nævnt betydning for fordelingen af pengestrømme, herunder bloktilskud. Med indførelsen af det nye BBR har Erhvervs- og Byggestyrelsen hjemmel til, at nuancere den enkelte kommunes betaling til systemet efter datakvaliteten i den pågældende kommunes del af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på baggrund af de gennemførte tilsyn vurdere om der er behov for en sådan nuancering. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt, at der i forbindelse med det nye BBR-systems implementering afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven ligeledes bliver gennemgået og drøftet; herunder de nye muligheder for at opdatere byggesagsdatoer i det nye BBR. Workshoppen bør indeholde procesbeskrivelse af BBR ajourføringsprocessen og øvrige arbejdsgange indenfor byggesagsbehandlingen. Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, som det anbefales at kommunen samtænker og etablerer formelt mellem afdelingerne i det omfang det ikke allerede sker i kommunen: CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser. Brandsyn: Beredskabet kan indberette i BBR. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR. GIS-funktionen i kommunen kan foretage kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 4.4 Sagsbehandling 4.4.1 BBR ajourføringsprocessen Århus Kommune har organiseret BBR-opgaven traditionelt, således at registerførerne forspørger byggesagsbehandlerne inden ajourføring af registret, og byggesagsbehandlerne indberetter foretagne ændringer til registerførerne, som ajourfører registret. Byggesagsbehandlerne indberetter m.a.o. ikke direkte i registret. Kommunen har indført særlige metoder til at sikre en hurtig opdatering af BBR. I inspektoratets elektroniske journalsystem er byggesagsjournalerne opbygget således, at journalisering i byggesagerne giver løbende 7
meddelelse til BBR med henblik på ajourføring i BBR. Således sikres en løbende ajourføring indenfor ca. 1 uge, og kommunen bestræber sig på at byggesager ikke afsluttes før BBR er ajourført. 4.4.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at kommunen til fulde har indført sagsgange som sikrer en løbende og tidstro ajourføring af BBR. Integrationen af BBR i kommunens egen udviklede elektroniske byggesagsstyring er et tiltag, der tjener som et væsentligt eksempel på at det er muligt at organisere BBR-opgaven, således at en tidstro registrering af registret sikres. I det nye BBR bliver det obligatorisk at registrere dato for modtagelse af ansøgning om byggetilladelse og dato for sagens afslutning. Herudover bliver det muligt for kommunen at registrere datoer for fyldestgørende ansøgning, naboorientering, færdigbehandling af naboorientering mv. BBR kan dermed bliver et hjælpeværktøj til byggesagsstyringen. Disse nye datoer vil blive anvendt til at bestemme kommunernes byggesagsbehandlingstider. Kommunen opfordres til at indtænke disse nye muligheder i det fremtidige arbejde med byggesager i den udstrækning det ikke allerede er sket. 4.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Kommune har udviklet særlige procedurer i forbindelse med ajourføring af byggesager bla. i det elektroniske sagsstyringssystem, som dermed også bidrager til ajourføringen af BBR. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder, da ajourføringen af registret virker uden brug af dette instrument. 4.6 Kommunens kommunikation med ejerne Århus Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har ingen borgerrettet information om BBR eller byggesagsområdet i øvrigt, men linker til www.bbr.dk på kommunens hjemmeside. 8
Kommunen har ikke afholdt kurser i BBR, hvor bl.a. BBR s tværgående betydning for sagsbehandlingen i kommunen er blevet omtalt, men medarbejderne deltager på KMD s informationsmøder, og kommunen har tidligere inviteret en KMD konsulent på besøg dog uden det store faglige udbytte. 4.6.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Erhvervs- og Byggestyrelsen finder at Århus Kommunes høje datakvalitet i BBR generelt vidner om en rimelig kontrol med registret. Der er derfor ikke anledning til at give særlige anbefalinger i den forbindelse, men blot opfordre til at kommunen fastholder det nuværende fokus på BBRopgaven. 9