Referat Udsendt den 31. december 2014 Organisationsbestyrelsesmøde den 24. november 2014, kl. 16.00 Billedsalen Til stede Afbud fra John B. Sørensen, Flemming Balle, Ellen Højgaard Jensen, Ole Lagoni, Mogens Hansen, Frank Sass, Stig Torp Kaspersen, Bjarne Krohn og Said Hussein Alice Brødbæk og Kjeld Poulsen Fra administrationen Margrete Pump, Rolf Andersson (under punkt 3-5), Finn Larsen under punkt 13, Lene Vennits, Niels Bonne Rasmussen, Michael Willer-Jensen, Oliver Saltoft og Anne Mette F. Svendsen. Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 15. september 2014... 3 2. Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning... 3 3. Grønttorvet - nybyggeri... 4 4. Nybyggeri i Nordhavnen... 5 5. Tagboliger på Jyllandshuse Nybyggeri... 7 6. Herlevhuse - Salg af forretningsejendom med 4 forretninger og tilhørende beboelse... 8 1/43
7. Ansøgning om trækningsret til udskiftning af varmesystem i Rebildhuse... 9 8. Sallinghus helhedsplan... 11 9. Facade- og gulvvarmerenovering af Tingbjerg II, børnehave... 13 10. Endelige byggeregnskaber for videoovervågning i Tingbjerg... 14 11. Sjællandshuse Udskiftning af vinduer og efterisolering af gavle... 15 12. Nye vand- og afløbsinstallationer i Langelandshus... 17 13. Udlejningsaftale mellem Københavns Kommune og BL s 1. kreds om rammer for udlejning i perioden 1. januar 2015 31. december 2018... 18 14. Serviceramme og velkomstmateriale... 21 15. Udgifter på grund af uønsket beboeradfærd... 22 16. s hjemmeside status og udvikling... 24 17. Prioritering af trækningsret... 25 18. Bellahøj helhedsplan opstart af landskabsprojekt... 26 19. Rolandsgården demonstrationsprojekt... 27 20. Følgegrupper til renoveringsprojekter i Vanløse-området... 28 21. Mødedatoer for seminar for organisationsbestyrelsen, temadag og seminar... 29 22. KAB s beboerhøjskoler 2015... 29 23. Beboerapp til smart drift og bedre kundeservice... 30 Sager til orientering... 32 24. Sølund status... 32 25. Strandlodsvej - status... 32 26. Tingbjerg I Helhedsplan - Skimmelsvamp, facader m.m.... 34 27. Kolde ydervægge og nedfaldne facadeglas i Brohuset... 37 28. Guidelines for sociale viceværter i KAB... 38 29. Forsikringsstatistik fra Willis... 39 30. Udbetaling Danmark... 39 31. Skabeloner til nye reglementer... 40 32. Status på personale... 41 33. Aktuel boligpolitisk orientering... 42 34. Eventuelt... 42 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Ansøgningsskema for Rebildhuse... 11 Bilag 2: Urevideret byggeregnskab for facaderenovering af børnehaven Tingbjerg II... 14 Bilag 3: Endelige byggeregnskaber for videoovervågning i Tingbjerg I-V... 14 Bilag 4: Udlejningsaftalen... 21 Bilag 5: Bilag til udlejningsaftalen... 21 Bilag 6: Udlejningshjul for de tre trappetrin... 21 Bilag 7: Indplacering af afdelinger... 21 Bilag 8: Skadesopgørelse Skyttevænget... 23 Bilag 9: Skadesopgørelse Tingbjerg... 23 Bilag 10: Notat om hjemmesiden... 25 Bilag 11: Oversigt over trækningsret... 26 2/43
Bilag 12: Udkast til nye principper for tildeling af trækningsret... 26 Bilag 13: Udkast til ansøgningsskema... 26 Bilag 14: KAB s beboerhøjskoler 2014... 30 Bilag 15: Fremtidens Sølund... 32 Bilag 16: Sølund, luftfoto... 32 Bilag 17: Guidelines for sociale viceværter... 39 Bilag 18: Forsikringsstatistik 2010-2013 for boligorganisationen... 39 Bilag 19: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet 2010-2013... 39 Bilag 20: Husorden... 41 Bilag 21: Teaminddeling FOA... 41 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 15. september 2014 Referatet fra ovennævnte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Det indstilles, at referatet fra mødet den 15. september 2014 godkendes og underskrives. Flemming Balle ønskede ført til referat vedrørende punkt 3, at han påtalte, at der endnu ikke havde været indkaldt til følgegruppemøde og at det blev lovet, at der ville blive indkaldt snarest. Referatetet blev godkendt med ovenstående rettelse. 2. Revisionsprotokol Det bemærkes hermed, at der ikke siden regnskabsaflæggelsen den 13. januar 2014 er foretaget indførelser i protokollen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Sager til beslutning 3/43
3. Grønttorvet - nybyggeri Indledning/baggrund Københavns Kommune arbejder på at udvikle området på og omkring det gamle Grønttorvsområde. Kommunen har planer om at etablere erhverv og boliger samt bevare dele af de gamle bygninger på Grønttorvet. I forbindelse med oplæg til lokalplan nr. 462 har kommunen udsendt et Åben kvote udbud af kommunal grundkapital. KAB har indgået et samarbejde med Grønttorvet A/S og FB- Gruppen omkring udviklingen af grunden øst for den gamle Grønttorvshal, som grænser op til Retortvej. Udviklingen sker i tæt samarbejde med teknik- og miljøforvaltningen i Københavns Kommune, som udvikler den overordnede masterplan for hele Grønttorvsområdet. Samarbejdet skal resultere i et tillæg til lokalplanen, som forventes bekendtgjort medio 2015. Den aktuelle grund er på 21.000 m 2 og det forventes, at der bygges 32.000 etagemeter (bebyggelsesprocenten er på 150 %). På grunden er der lagt op til blandede ejerformer, bl.a. almene etage-familieboliger, rækkehuse efter AlmenBolig+konceptet, institution (BUF), institution (SOF), private lejligheder og private rækkehuse. Udviklingen af almene boliger på grunden forventes at fordele sig med ca. 7.155 m 2 rækkehuse og familieboliger samt 4.475 m 2 klassiske etagefamilieboliger. Til udvikling af ideoplægget benyttes Grønttorvets rådgivere, Idébureauet 2+1 og Polyform Arkitekter. Det er hensigten at fordele de almene projekter imellem og AKB København, men projektet er på nuværende tidspunkt ikke konkret nok. Projektet bliver også præsenteret for AKB s bygge og fremtidsudviklingsudvalg med den samme indstilling vedrørende økonomi, som AKB har accepteret. Sagsforløb Den 1. november 2014 var der ansøgningsfrist til Københavns Kommunes åben kvote udbudkonkurrence om grundkapitalmidler i 2014. Bedømmelsesudvalget vedrørende udbud af grundkapital har d. 30. oktober prækvalificeret ideoplægget for Grønttorvet til 2. fase. Arbejdet i fase 2 skal resultere i et prissat dispositionsforslag, der skal godkendes i kommunen og kan danne grundlag for bedømmelse samt tildeling af Skema A tilsagn. Kommunen har bedt KAB om at udarbejdet et oplæg til en tidsplan på det kommende forløb frem til Skema A. Når tidsplanen og de indledende arbejder er på plads, kan vi anslå udgifterne til dispositionsforslaget og forelægge dem for organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at 4/43
- organisationsbestyrelsen træffer beslutning om at afholde udgifter til indledende arbejder, bla. rådgivning, for 75.000 kr., som trækkes af arbejdskapitalen og indfinansieres i byggesagen, såfremt den realiseres - at nedsætte en følgegruppe med henblik på senere beslutninger og gennemførelse af projektet. Rolf Andersson uddybede punktet. Det kan blive et ret stort byggeprojekt, som inkluderer et samarbejde med private og med AKB København. vil komme til at bo i det sydvestlige hjørne. Der vil blive mulighed for nogle rækkehuse og nogle etagehuse til både og AKB København, som skal fordele de almene boliger imellem sig. Det skal også afgøres, hvem der evtuelt skal huse nogle plejeboliger. Frank Sass udtrykte bekymring for, om KAB har personalemæssig kapacitet til alle disse byggerier. Bjarne Krohn gav udtryk for bekymring for om s økonomi kan holde til det. Rolf Anderson svarede, at KAB må erkende, at der har været en medarbejderkrise, men at der netop er ansat to nye personer og der er to nye på vej. Derudover oprettes i forbindelse med den ny organisering i KAB et Center for byggeri, som vi mener vil kunne rumme det, sagde han. Lene Vennits bemærkede, at den økonomiske prognose, der blev præsenteret på temadagen, netop viste, at der er indkalkuleret udgifter i forbindelse med nybyggerier. Organisationsbestyrelsen besluttede, at bevillige 75.000 kr. til projektet og Flemming Balle og Frank Sass blev valgt som følgegruppemedlemmer. 4. Nybyggeri i Nordhavnen Kommunen har endelig udmeldt nybyggerikonkurrencen om Nordhavnen. Der bliver tale om en arkitektkonkurrence med en ekstern rådgiver. Det har tidligere været annonceret, at der skulle være to byggefelter i Nordhavnen. På de fælles formandskabsmøder er det tidligere aftalt, at og AKB København skulle gå efter hver sin. Men det endte altså med at blive et samlet byggefelt. Det foreslås på den baggrund, at og AKB København går sammen om opførelsen, da ejendommen jo er stor nok til en rimelig fornuftig afdeling til hver og da organisationerne også kan være fælles om at dele den økonomiske udgift til konkurrencen. Der er derfor fremsendt en enslydende indstilling til AKB Københavns organisationsbestyrelse. 5/43
Byggeriets omfang Der er tale om et byggeri på ca. 11.000 m 2 almene boliger og dertil skal vi opføre 860 m 2 daginstitution (der opføres for børne- og ungeforvaltningens risiko) og 1.450 m 2 butikker (der opføres for by og havns risiko). Der er dermed potentielt 5.500 m 2 byggeri til hver boligorganisation, svarende til 50 familieboliger og 15-20 specialboliger til socialforvaltningen. En boligafdeling på 65-70 boliger er en god driftbar størrelse. Byggeretsprisen er 3.700 kr. pr m 2 inkl. moms. Det ligger i den lavere ende i det nuværende marked. Det giver en økonomi, der får projektet til at hænge godt sammen. Det er afgørende vigtigt, at der hurtigt findes en god arkitekt og det sker lettest og billigt i et miniudbud i henhold til rammeaftalerne for teknisk rådgivning. Der skal bruges 150.000 kr. til konkurrencen. Det giver en udgift på 75.000 kr. til hver boligorganisation. Hvis AKB København skulle beslutte sig for ikke at gå ind i konkurrencen, kan vælge at søge at blive bygherre for den samlede sag. Det vil da betyde, at konkurrenceudgifterne skal dækkes fuldt ud af. Der er tale om en meget attraktiv byggemulighed, som administrationen indstiller, at engagerer sig i. Det indstilles, at - organisationsbestyrelsen godkender at iværksætte miniudbudsprocessen og efterfølgende afgive tilbud på det kommunale udbud af nybyggeri i Nordhavnen. Opgaven udføres i samarbejde med AKB København - skulle AKB København beslutte sig for ikke at afgive bud, påtager sig opgaven som samlet tilbudsgiver for hele projektet - der bevilges henholdsvis 75.000 kr. eller 150.000 kr. fra arbejdskapitalen til projektkonkurrencen alt efter udfaldet af ovenstående. Hvis byggesagen realiseres, vil udgiften blive indregnet i den samlede anlægsudgift for byggeriet. Rolf Andersson uddybede punktet. Projektet har været gået i stå på grund af Kommunens samarbejde med By og Havn, men nu sættes det i konkurrence. Oprindeligt var der to byggefelter, som og AKB København skulle byde på hver især. Det er i dag blevet til et samlet byggefelt, som er lidt større. Der vil derfor i givet fald skulle bygges i fællesskab med AKB København. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 6/43
5. Tagboliger på Jyllandshuse Nybyggeri Baggrund Afdelingen Jyllandshuse i Vanløse har for tid tilbage udvist interesse i at bygge tagboliger og administrationen ligeså. Forvaltningsområd A indgik i en længere dialog med kommunen, men projektet løb stille og roligt ud i sandet. I forbindelse med Københavns Kommunes udmøntning af kommunal grundkapital i oktober 2014 efterlystes ungdomsboliger og familieboliger - gerne som tagboliger. På efterspørgsel fra kommunen og i samarbejde med administrationen i KAB blev det besluttet at genoplive tagboligprojektet på Jyllandshuse som en del af grundkapitaludbuddet. Ideforslaget indeholder 23 familieboliger på 92-115 m 2 og 40 ungdomsboliger på 35 m 2. Samlet udgør etagearealet 3.650 m 2. Den forventede anskaffelsessum på 90 mio. kr., fordeler sig som følgende: Ungdomsboliger 38 mio. kr. Familieboliger 52 mio. kr. Kommunale forhold Københavns Kommunes økonomiforvaltning vurderer, at kommunen har krav på tillægskøbesum, såfremt anvendelsen af ejendommene øges ved f.eks. at etablere yderligere etager på de eksisterende bygninger. Kommunen vil derfor rejse krav om tillægskøbesum overfor, såfremt det påtænkte byggeri gennemføres. Kravets størrelse er endnu ukendt. Lokalplanforhold Københavns Kommune er villige til at udarbejde nye lokalplanforhold for området, så vidt det vil være påkrævet, for at kunne gennemføre projektet. Sagsforløb Den 1. november 2014 var der ansøgningsfrist til Københavns Kommunes åben kvote udbudkonkurrence om grundkapitalmidler i 2014. Bedømmelsesudvalget vedrørende udbud af grundkapital har den 30. oktober prækvalificeret ideoplægget for tagboliger på Jyllandshuse til 2. fase. Arbejdet i fase 2 skal resultere i et prissat dispositionsforslag, der skal godkendes i kommunen og som kan danne grundlag for bedømmelse, samt tildeling af Skema A tilsagn. Ideen til tagboliger har ikke været præsenteret på et beboermøde endnu, men har været positivt modtaget i afdelingsbestyrelsen. Det indstilles, at 7/43
- organisationsbestyrelsen træffer beslutning om iværksættelse af et alment dispositionsforslag til anslåede omkostninger på 250.000 kr. fra arbejdskapitalen. Omkostningerne vil blive lagt under byggesagen, hvis projektet realiseres. - Der nedsættes en følgegruppe med henblik på senere beslutninger og gennemførelse af projektet. John B. Sørensen og Ole Lagoni gav udtryk for bekymring over, at afdelingen ikke har taget stilling til sagen, før der bevilliges 250.000 kr. Rolf Andersson svarede, at der skal bruges nogle midler til at lave en visualisering og så skal der laves nogle huslejeberegninger, men at de 250.000 kr. ikke bruges med det samme. Organisationsbestyrelsen besluttede at bevillige 250.000 kr. som ramme, men besluttede samtidig at der skal ske en beslutning via beboerdemokratiet før hele beløbet kan benyttes. John B. Sørensen og Stig Torp Kaspersen blev valgt til følgegruppemedlemmer. 6. Herlevhuse - Salg af forretningsejendom med 4 forretninger og tilhørende beboelse Der har gennem nogen tid været uformelle drøftelser mellem administrationen og Kræftens Bekæmpelse (KB) om salg af den forretningsejendom, der ligger ud til Herlev Ringvej på Runddyssen i Herlevhuse. Forvaltningskommissionen har på sit møde den 8. oktober 2014 bemyndiget administrationen til at fortsætte drøftelserne, herunder at indhente en professionel vurdering af ejendommens værdi i fri handel. Rapporten foreligger nu og vurderingen er på ca. 5,2 mio kr. Prisen er baseret på salg af ejendommen, som den forefindes med tilhørende lejere og i den stand, den forefindes. Følgende forudsætninger skal opfyldes før et endeligt salg kan realiseres: - s organisationsbestyrelse skal vedtage at sælge på de indstillede vilkår. - Kommunal godkendelse skal indhentes. - Ministeriel godkendelse skal indhentes. Afdelingsbestyrelsen har tidligere udtalt sig positivt i forhold til en afhændelse, men dette er sket på et meget spinkelt grundlag. Eksempelvis har de økonomiske konsekvenser ikke været analyseret. Hvis salget skal gennemføres, vil det være hensigtsmæssigt, at afdelingsbestyrelsen giver sin opbakning til dette, selv om afdelingsbestyrelsen ingen formelle kompetencer har til at beslutte eller modsætte sig salget. 8/43
I den sammenhæng kan det være hensigtsmæssigt, at der udfærdiges en programerklæring i forhold til salgsprovenuet. Dette tilfalder i henhold til reglerne s dispositionsfond. Af det endelige salgsprovenu øremærkes et beløb til brug for særlige strategiske udviklingstiltag for afdeling Herlevhuse. Disse udviklingstiltag skal fremtidssikre afdelingen. Problematikken omkring hjemfaldsklausuler er efter det oplyste meget tæt på at finde sin løsning, hvorfor en egentlig salgsaftale med fordel kunne trækkes lidt tidsmæssigt. Rent teknisk ønsker KB at vi som grundsælger opsiger lejerne, rydder og renser grunden, så den er klar til, at KB kan påbegynde deres projekt. Det fordrer et stort og komplekst aftalegrundlag, hvor skal have afdækket en lang række risici og potentielle omkostninger. Efter drøftelser med juridisk afdeling i KAB er den umiddelbare indstilling, at vi skal sælge som ejendommen forefindes (som investeringsejendom). Alene opsigelse af lejerne og afklaring af erstatninger til disse (overenskomst eller retssager) synes meget vanskelig at afdække ved aftaler. Ligeså synes nedrivning og grundrydning vanskelig, om end ikke på samme måde uoverskuelig. Disse forhold kan naturligvis påvirke salgssummen. Det er derfor væsentligt, at administrationen får et vist forhandlingsrum i forhold til salgsbetingelserne. Det indstilles, at - organisationsbestyrelsen drøfter salget og beslutter, om det skal søges gennemført på de skitserede betingelser - organisationsbestyrelsen forholder sig til problemstillingen omkring provenuets anvendelse (øremærkning) og fastlægger, hvad man eventuelt kan stille afdelingsbestyrelsen i udsigt. Punktet blev trukket fra dagsordenen. 7. Ansøgning om trækningsret til udskiftning af varmesystem i Rebildhuse Rebildhuse står for at skulle udskifte sit gamle et-strengede varmesystem til et to-strenget system. Radiatorerne er i dag placeret centralt i boligerne, hvilket giver en dårlig varmeudnyttelse. Afdelingen ønsker derfor ved samme lejlighed at flytte radiatorerne til en placering under vinduerne. Da køkkener og bad er uden opvarmning, er tanken desuden at opsætte nye varmekilder her. På dette grundlag er der foretaget en beregning af anskaffelsessummen, finansiering og huslejekonsekvens. 9/43
Den nuværende leje er på 788 kr./m 2 årligt pr. 1. november 2014. Afdelingen består af 132 boliger. Den økonomiske beregning ser således ud: Anlægsudgifter Entreprisesum Administrative omkostninger Gebyrer til offentl. myndigheder Samlet anskaffelsessum 5.250.000 kr. 1.059.500 kr. 84.000 kr. 6.393.500 kr. Finansiering Såfremt projektet tildeles 2/3 trækningsret, vil finansieringen se således ud: Annuitetslån 30 årigt 2.131.500 kr. Trækningsret 4.262.000 kr. I alt 6.393.500 kr. 10/43
Lejepåvirkning Huslejen vil i gennemsnit stige med 16,96 kr. /m 2 årligt, således at huslejen efter udskiftning af tag og vinduer vil udgøre 805 kr./m 2 årligt ved tildeling af trækningsret på 2/3. Uden trækningsret vil huslejen udgøre 840 kr./m 2 årligt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at tildele Rebildhuse trækningsret til udskiftning af et-strenget varmeanlæg til to-strenget varmeanlæg inkl. opsætning af nye radiatorer. Bilag 1: Ansøgningsskema for Rebildhuse Anne Mette Svendsen havde en rettelse til huslejebeløbene, som var fejlagtige pga. beregningen af hjemfald. Organisationsbestyrelsen besluttede at bevillige trækningsret svarende til 2/3 af udgifterne til projektet - dog maksimalt 4.2 mio.kr. 8. Sallinghus helhedsplan Baggrund Afdelingen har over en lang årrække drøftet renovering og fremtidssikring af deres ejendom. I forbindelse hermed er blevet udarbejdet fremtidssikringsanalyse af 2006, periodisk eftersyn af 2013, tryghedsrapport af 2011 og en række undersøgelser af tag og altaner i perioden 2000-2004, som underbygger, at afdelingen fremstår pæn og velholdt og indeholder mange synlige kvaliteter, men samtidig understreger at mange bygningsdele er nedslidte og utidssvarende og trænger til udskiftning/renovering. På denne baggrund har afdelingen besluttet at igangsætte tekniske forundersøgelser med henblik på at belyse bygningsdelenes tilstand samt vurdere løsninger og omkostninger ved renovering. Sammenholdt med afdelingens ønsker mht. fremtidssikring af bebyggelsen, opstilles scenarier for renovering bundet op på finansieringsbehov og huslejeniveau. Dette indledende forløb skal lede frem til en helhedsplan for renovering, eventuelt opdelt i to etaper med hensyn til akutte og øvrige arbejder, samt en skema A ansøgning. De drøftede undersøgelser, som helhedsplanen skal belyse, drejer sig om: - Udskiftning af varmeanlæg, brugsvandsanlæg inkl vand- og afløbsinstallationer, faldstammer og vinduer. - Renovering af altaner, badeværelser, køkkener, kældertrapper, lyskasser, indgangspartier og kælderdøre. - Installation af mekanisk ventilation og udsug i lejligheder. - Udskiftning af tage og i den forbindelse eventuel udnyttelse til indretning af tagboliger. 11/43
- Sammenlægning af lejligheder, fortrinsvis i gavllejligheder. - TV-inspektion af kloak. - Flytning af radiatorer fra midten af boligen og ud til facaden. - Undersøgelse af skimmel. - Undersøgelse af miljøforhold. Det videre forløb Til at forestå de tekniske forundersøgelser samt udarbejdelse af helhedsplan er det på følgegruppemøde nr. 1 besluttet at vælge en totalrådgiver. Totalrådgiver vælges blandt de 6 firmaer, som har indgået rammeaftale med KAB: Wissenberg, Arkitema, Nova 5 Arkitekter, Tegnestuen Vandkunsten, Domus Arkitekter og AI. Udbuddet forventes afviklet i indeværende kalenderår. Følgegruppen indkaldes for endelig beslutning om valg af totalrådgiver. Når totalrådgiver er valgt, kan de planlægte forundersøgelser gå i gang og helhedsplan blive udarbejdet. Følgegruppe Det anbefales, at stiller med to medlemmer af organisationsbestyrelsen til at indgå i følgegruppen. Tidsplan for den videre proces Totalrådgivers ydelser inddeles i en fase I og en fase II. Tidsplan for fase I er som følger: 2014: Valg af totalrådgiver 2015: Forundersøgelser, helhedsplan og skema A ansøgning Fase II planlægges med udgangspunkt i de valg, der træffes i helhedsplanen. Tidsplanen udarbejdes af totalrådgiver. Økonomi På følgegruppemøde nr. 1, den 28. august 2014 blev det besluttet at bevilge 12.750 kr. inkl. moms til KAB s udarbejdelse af miniudbudsmateriale med henblik på igangsættelse af totalrådgiver. Driftschefen Anders Hornehøj oplyste, at midlerne kan tilvejebringes i afdelingen, som i alt har afsat 400.000 kr. til de forestående forundersøgelser, som udføres af totalrådgiver. Når konkret tilbud fra rådgiver kendes, vil det eventuelt blive nødvendigt at søge yderligere midler til dette udlæg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt - udpeger to medlemmer af organisationsbestyrelsen til at indgå i følgegruppen. 12/43
Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men besluttede at afdelingesbestyrelsen skal høres først, om de ønsker følgegrupperepræsentation fra organisationsbestyrelsen på nuværende tidspunkt i forløbet. 9. Facade- og gulvvarmerenovering af Tingbjerg II, børnehave Den 7. marts 2012 modtog administrationen et påbud fra Arbejdstilsynet om bl.a. at beskytte personalet i børnehaven, Tingbjerg II mod udefrakommende kulde og træk samt problemer med at regulere varmen i institutionen. Påbuddet skulle være efterkommet inden den 1. september 2012. I første omgang gik planen på at udskifte vinduerne i facaden, men det viste sig, at karmene indgik i den bærende konstruktion. Når vinduerne blev udskiftet, skulle facaden også efterisoleres for at opfylde bygningsreglementets krav til varmeisolering ved renovering. I samarbejde med det rådgivende ingeniørfirma Kim Olsson besluttedes det at udskifte facaderne. Her følger en meget kort beskrivelse af processen: Den 2. november 2012 godkendte børne- og ungdomsforvaltningen arbejderne og økonomien. Den 19. november 2012 fremsendtes ansøgning til Københavns Kommune, center for bydesign, støttet byggeri. Den 2. januar 2013 blev godkendelsen modtaget. Efter byggeriets afslutning ansøgte administrationen om optagelse af kreditforeningslån. Kreditforeningen krævede imidlertid fuld kommunal garanti. Den 27. februar 2014 blev en ansøgning om fuld kommunal garanti med ønskede bilag fra kreditforeningen fremsendt til Københavns Kommune. Derefter er der rykket flere gange for svar uden held, mens sagen behandles i flere forskellige forvaltninger i kommunen. Byggeregnskab Ifølge byggeregnskabet pr. 20. september 2013 er den samlede anskaffelsessum på 1.720.231 kr. Håndværkerudgifter udgør 1.629.256. kr. Påregnet finansiering for byggesagen er 625.000 kr. af afdelingens henlæggelser, egenfinansiering på 12.073 kr. og resten af beløbet på 1.083.158 kr. skal lånefinansieres. Regnskabet er ikke revideret på grund af manglende kommunal garanti for optagelse af lån. Det vil ske, så snart der foreligger en endelig beslutning. 13/43
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender et midlertidig lån fra arbejdskapitalen på 1.083.158 kr. til dækning af udgifterne, indtil lånet kan optages med kommunal garanti, samt at organisationsbestyrelsen godkender det ureviderede regnskab. Bilag 2: Urevideret byggeregnskab for facaderenovering af børnehaven Tingbjerg II Organisationsbestyrelsen besluttede ikke at stille garanti for lånet, men ønskede at der måtte gøres yderligere forsøg på at opnå garanti fra kommunen. 10. Endelige byggeregnskaber for videoovervågning i Tingbjerg Med forbehold for kommunens endelige godkendelse fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse, som bilag 3, de reviderede endelige byggeregnskaber pr. 31. juli 2014, inkl. opgørelser over de i byggeregnskaber pr. 23. juni 2009 indeholdte reservationsbeløb. De endelige byggeregnskaber udviser en endelig anlægssum på: Tingbjerg I Tingbjerg II Tingbjerg III Tingbjerg IV Tingbjerg V 2.000.410 kr. 1.277.516 kr. 1.408.301 kr. 1.289.864 kr. 756.745 kr. Reservationsopgørelserne i regnskaberne viser et mindre forbrug på: Tingbjerg I Tingbjerg II Tingbjerg III Tingbjerg IV Tingbjerg V -32.086 kr. -18.360 kr. -21.412 kr. -6.012 kr. -3.781 kr Byggesagerne er finansieret med 15-årige kommunalt garanterede lån. Mindre forbrug i regnskaberne er blevet overført til driften. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen, med forbehold for Københavns Kommunes godkendelse, godkender de fremlagte endelige byggeregnskaber pr. 31. juli 2014. Bilag 3: Endelige byggeregnskaber for videoovervågning i Tingbjerg I-V 14/43
Byggeregnskaberne blev godkendt. 11. Sjællandshuse Udskiftning af vinduer og efterisolering af gavle Status Vi står desværre overfor en udfordring med hensyn til projektets fremdrift og økonomi. Vi modtog den 3. november 2014 en prøvetagnings- og analyserapport fra Dansk Miljø- Analyse. Rapporten konkluderer i hovedtræk, at mange bygningsdele indeholder over de tilladte grænseværdier af miljøfarlige stoffer, hvorfor der skal benyttes særlige arbejdsmiljøforanstaltninger. Det skal bemærkes, at der ikke er konstateret miljøfarligt indeklima, men udelukkende risiko for arbejdsmiljøfarligt klima, som skal saneres i henhold til gældende sikkerhedsforskrifter og vejledninger. Dette kommer til at betyde, at der vil være en forøgelse i udgifter til saneringsprocesser. Der er tidligere foretaget en screening af alle KAB administrerede afdelinger. Konklusionen på screeningen var dengang, at sandsynligheden for PCB og andre miljøfarlige stoffer i Sjællandshuse var minimal, derfor er resultatet af de nye prøver meget overraskende. Totalrådgiver Wissenberg vurderer, at merudgiften til miljøsanering vil belaste projektet yderligere med ca. 10 mio. kr. inkl. moms. KAB og Wissenberg indstillede på følgegruppemøde den 28. oktober 2014, at projektet blev sendt i udbud som planlagt, selvom vi med de nyeste oplysninger omkring miljøsaneringen ville overskride budgettet. Følgende ligger til grund for indstillingen til følgegruppen: - Udbudsmaterialet ligger klar til udsendelse til bydende entreprenører. - Wissenberg vurderer, at budgetoverslaget er forbundet med en forholdsvis stor usikkerhed, som kan være til fordel for projektøkonomien. Dette skyldes, at erfaringstal på både miljøsaneringen og nedbrydning af brystninger er begrænsede. - Der er i budgettet afsat 5 mio. inkl. moms (15 %) til uforudsete udgifter. - Det vil være omkostningsfrit at sende projektet i udbud nu, fremfor at finde besparelser i projektet og omprojektere. Wissenberg forpligtiger sig til omkostningsfrit at omprojektere, hvis projektet viser sig at overskride budgetrammen efter licitation. Dette vil ikke være tilfældet, hvis der skal omprojekteres, inden projektet sendes i udbud. Wissenberg kan og vil kræve betaling for at udarbejde et nyt/revideret udbudsmateriale. - Det vil være yderst vigtigt for projektets fremdrift, at vi får nogle økonomiske kendsgerninger på bordet. 15/43
- Nedenstående oversigt belyser afholdte udgifter på byggesagen frem til 12. november 2014. Det skal bemærkes, at oversigten ikke indeholder byggesagshonorar til KAB. Ingeniør... 754.226,- kr. Tryk af tegninger... 14.797,- kr. Anden teknisk rådgivning... 136.000,- kr. Forundersøgelser... 184.855,- kr. EU-udbud... 12.750,- kr. Mødeudgifter... 5.305,- kr. Beboerinformation Kørsel Udgifter i alt... 1.725,- kr.... 620,- kr.... 1.110.278,- kr. Følgegruppen besluttede på mødet den 28. oktober 2014 at godkende indstillingen og sende projektet i udbud. Udbudsdatoen blev herefter sat til den 11. november 2014. Følgegruppen består af to organisationsbestyrelsesmedlemmer, tre afdelingsbestyrelsesmedlemmer og en beboer. Afdelingsbestyrelsen omgjorde kort tid efter følgegruppemødets beslutning. Følgende mail fra afdelingsbestyrelsen blev fremsendt i forlængelse af afdelingens regnskabsmøde den 4. november 2014: Bestyrelsen har enstemmigt besluttet, at den ikke kan bakke op om at sende det nuværende projekt i udbud. Som det foreligger nu, er der alt for mange usikkerheder til, at vi finder en sådan handling forsvarlig. Højeste myndighed internt i boligforeningen, Afdelingsmødet, har d.d. givet sin fulde opbakning til bestyrelsens beslutning. Vi forventer, at projektet må tage en anden drejning, og vi vil i den næstkommende tid udarbejde et antal løsningsmuligheder, som vi ønsker økonomiberegninger på, således at vi kan fremlægge et godt, gennembearbejdet og ansvarligt projekt for beboerne. Det skal bemærkes, at ovennævnte blev drøftet under punktet eventuelt på regnskabsmødet. Beboerne fik i den forbindelse fejlagtigt oplyst, at afdelingen ville være økonomisk bundet af et licitationsresultat, også selvom licitationsresultatet ville overskride budgetrammen. En licitation kan til enhver tid aflyses, hvis licitationsresultatet overskrider budgetrammen. KAB og Wissenberg er stadig af den overbevisning, at det vil gavne projektet både økonomisk og tidsmæssigt at sende det i udbud nu. KAB ser gerne, at ligeledes tilslutter sig at få projektøkonomien belyst nærmere, før der tages stilling til eventuelle besparelser. Man kan, i tilfældet af en væsentlig budgetoverskridelse, vælge enten at foretage besparelser/ projektændringer og sende projektet i udbud igen, eller man kan forsøge at få 16/43
budgetoverskridelsen vedtaget. Begge muligheder kræver under alle omstændigheder en vedtagelse på et nyt ekstraordinært afdelingsmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at fastholde følgegruppemødets beslutning om at sende projektet i udbud nu. Flemming Balle orienterede om processen i følgegruppen. Der er på nuværende tidspunkt afholdt 28 følgegruppemøder og forbrugt over en million på rådgiverhonorarer. Afdelingsbestyrelsen har gentagne gange været med til at træffe beslutninger på følgegruppemøder, som de efterfølgende har fået omstødt. Hvis afdelingsbestyrelsen ikke ønsker projektet, bør der snart sendes en regning til afdelingen, fremførte han. Ellen Højgaard Jensen var bekymret for de problemer, det kan give at gå imod afdelingens holdning. Anne Mette Svendsen fortalte, at projektet oprindelig blev vedtaget på et afdelingsmøde i juni 2014, men at det havde været debatteret på det seneste afdelingsmøde. Det var dog sket på et fejlinformeret grundlag og under punktet eventuelt. Flemming Balle fremførte, at det det i denne situation ikke er organisationsbestyrelsen, der overruler afdelingen, men afdelingsbestyrelsen, der underruler afdelingen eller handler udemokratisk. Ole Lagoni erklærede sig enig heri. Organisationebstyrelsen besluttede at fastholde følgegruppens beslutning om at sende projektet i udbud, samt at der skulle sendes information ud til samtlige beboere. 12. Nye vand- og afløbsinstallationer i Langelandshus En 2 år gammel ingeniørrapport for Langelandshus konkluderer: Brugsvandinstallationer er primært udført af galvaniserede rør med en del tæringer. Der er udført flere reparationer på kælderledningerne og stigstrengene på grund af tæringer. Der er oplyst om problemer med manglende tryk specielt på det varme vand, samt tryksvingninger ved tapsteder i lejligheder som indikerer til stoppelse i rørene på grund af rust og kalk. Både afløbs- og vandinstallationen vurderes at være meget tæt på udtjent med en restlevetid på 0-5 år. Flere registrerede skader bør udbedres omgående. Set i lyset af ovenstående og sammenholdt med, at der de seneste år har været ikke ubetydelige udgifter til nødvendige reparationer af de omhandlende afløbs- og vandinstallationer, har et ekstraordinært afdelingsmøde besluttet at foretage udskiftning, med dertil hørende huslejestigning på 5,5 %, til ydelser på et 30-årigt Realkreditlån. 17/43
I henhold til skema A vil huslejestigningen være på 11 %, men grundet, at man konverterer årlige henlæggelser på 250.000 kr. til ydelser på lånet, kommer lejeforhøjelsen til at være på de 5,5 %. De årlige henlæggelser på 250.000 kr. har isoleret set været identisk med, hvad der har været budgetteret brugt på reparation og udskiftning af faldstammer og stigstrenge. Dette er ikke længere nødvendigt, når der bliver lavet helt nye. Samlet anlægsbudget 6.680.375 kr. Henlagte midler 500.000 kr. 30 årigt realkr. 6.180.375 kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projektet og den dermed forbundne låneoptagelse. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 13. Udlejningsaftale mellem Københavns Kommune og BL s 1. kreds om rammer for udlejning i perioden 1. januar 2015 31. december 2018 Udlejningsaftalen 2015-2018 er forhandlet på plads mellem Københavns Kommune og BL s 1. kreds og skal i perioden september december forelægges Samarbejdsforum, Partnerskabsforum, BL s 1. kreds og Borgerrepræsentationen. Aftalen er vedlagt som bilag 4, bilagene til aftalen som bilag 5. Individuelle aftaler om andelen af fleksibel udlejning Aftalen skal træde i kraft 1. januar 2015, men skal følges op af individuelle aftaler med hver enkelt boligorganisation. Det er tanken, at aftalerne skal træde i kraft så tæt på 1. januar 2015 som muligt (med mulighed for en eventuel overgangsperiode). Boligorganisationerne vil blive indkaldt af kommunen, men skal gerne forinden have taget stilling til bl.a. andet den konkrete andel af fleksibel udlejning for hver enkelt af boligorganisationens afdelinger, idet der som noget nyt lægges op til, at boligorganisationen i begrænset udstrækning får medindflydelse herpå. Fastsættelse af omfanget af fleksibel udlejning Udlejning og anvisning finder i den nye aftale sted efter en trappetrinsmodel med tre trin, hvorpå afdelingerne indplaceres efter andelen af beboere over 18 år, der står udenfor arbejdsmarkedet. 18/43
Hvor der førhen blev opereret med 40+ eller 40 minus afdelinger efter procentandelen af beboere udenfor arbejdsmarkedet, er der nu tre kategorier (trin): 38 minus afdelinger, 38-40% afdelinger og 40+ afdelinger (se side 6 i bilag 4). Afdelingerne er desuden kategoriseret efter, om de er beliggende i et stort sammenhængende boligområde (mere end 1000 almene boliger) eller om de er selvstændigt beliggende i små områder. Trappetrinene illustrerer, hvordan der skrues op for fleksibel udlejning og ned for boligsocial anvisning, når andelen af personer udenfor arbejdsmarkedet stiger. I 40+ afdelinger, som friholdes helt for boligsocial anvisning, vil store områder have maksimal fleksibel udlejning (8/9, idet 1/9 går til genhusning), mens små områder kan vælge 7/9 8/9 fleksibel udlejning (se eventuelt bilag 6 med udlejningshjul). I 38-40 % afdelinger vil der være 1/9 boligsocial anvisning. I store områder kan der vælges mellem 5/9 og 6/9 fleksibel udlejning og i små områder mellem 3/9 og 6/9 fleksibel udlejning. I 38 minus afdelinger vil der være 1/3 boligsocial anvisning. I store områder kan der vælges mellem 3/9 og 4/9 fleksibel udlejning og i små områder mellem 1/9 og 4/9 fleksibel udlejning. Vedlagt som bilag 7 er kommunens indplacering af s familieboligafdelinger på de tre trin. Kommunens vision er, at der ikke er områder i København, hvor flere end 33 % står udenfor arbejdsmarkedet og i den henseende kunne det være fristende at vælge den maksimale andel fleksibel udlejning for at bevæge sig i den retning. I 40+ afdelingerne vil det være anbefalingen at vælge den maksimale fleksible udlejning, fordi det i disse områder må prioriteres højt at få andelen af erhvervsaktive personer/studerende bragt op. I forhold til de to sidste kategorier (og især den sidste) bør det dog overvejes, i hvor stor udstrækning man vil vælge den maksimale fleksible udlejning. Det er vigtigt at lægge et niveau, hvor der fortsat er rum for at man kan få en bolig via ventelisten, selvom man er arbejdsledig. Konsekvenser for de udsatte boligområder Tingbjerg og Utterslevhuse vil ikke længere være fritaget for boligsocial anvisning og udlejes efter 100 % fleksibel udlejning, som det er sket hidtil. De vil fremover blive behandlet på lige fod med andre store (sammenhængende) boligområder med over 1000 lejemål og udlejes efter deres andel af beboere, der ikke er i beskæftigelse eller under uddannelse. Da Tingbjerg og Utterslevhuse i dag kategoriseres som 38 minus områder, vil der være 1/3 boligsocial anvisning og enten 3/9 eller 4/9 fleksibel udlejning. 19/43
Her anbefales det at vælge den maksimale fleksible udlejning på 4/9 for så vidt muligt at forsøge at fastholde den positive udvikling i beboersammensætningen i disse områder. Man kan være lidt bekymret for, at det overhovedet vil være nok. Der vil på organisationsbestyrelsesmødet blive præsenteret et konkret forslag til andel af fleksibel udlejning for de enkelte afdelinger på baggrund af behandling i udlejningsudvalget. Kriterier for fleksibel udlejning Ifølge den nye udlejningsaftale skal 2/3 af den fleksible udlejning ske til personer i beskæftigelse og uddannelsessøgende (A-kriteriet) og 1/3 til seniorer og skilsmisseramte (Bkriteriet). Her er der sket en opprioritering af studerende i forhold til den gamle aftale, hvor 2/3 af de fleksible udlejninger gik til personer i beskæftigelse og 1/3 til studerende, seniorer og skilsmisseramte. Mens A-kriteriet ligger fast, kan boligorganisationerne beslutte at mindre end 1/3 af den fleksible udlejning skal gå til B-kriteriet (seniorer og skilsmisseramte) og dermed yderligere opprioritere personer i arbejde og studerende (se nærmere beskrivelse side 2 i bilag 3 Rammer for fleksibel udlejning til udlejningsaftalen i bilag 5). Suspension af oprykningsretten For at sikre, at oprykningsretten (beboerfortrinsretten) ikke skal underminere effekten af den fleksible udlejning, lægges der i den nye udlejningsaftale op til, at boligorganisationerne bør suspendere oprykningsretten (udenfor egen boligafdeling/boligområde) helt eller delvist i 40+ afdelingerne. Ved hel suspension kan man slet ikke benytte oprykningsretten. Ved delvis suspension skal man opfylde de fleksible kriterier for at benytte oprykningsretten. For afdelinger i de øvrige kategorier (38-40% og 38 minus) kan boligorganisationen vælge at suspendere oprykningsretten helt eller delvist (se side 8 i bilag 3 Rammer for fleksibel udlejning til udlejningsaftalen i bilag 5). Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om den nye udlejningsaftale til efterretning og - godkender forslaget til andel af fleksibel udlejning for hver enkelt af s boligafdelinger - beslutter, om mindre end 1/3 af den fleksible udlejning skal gå til B-kriteriet (seniorer og skilsmisseramte) - beslutter delvis suspension af oprykningsretten udenfor egen boligafdeling/boligområde i 40+ områderne - beslutter, om der skal ske en delvis suspension i de resterende områder - beslutter, at der afholdes et fællesmøde, hvor den nye udlejningsaftale præsenteres for afdelingerne. 20/43