REFERAT Ordinært afdelingsmøde afd. 26 Sted: Hotel Vojens Dato: 22. september 2014 kl. 20.00. Deltagere: 36 beboere, repræsenterede 27 husstande Børge Westergaard, bestyrelsesformand Henrik Brønd, hovedbestyrelsesformand HB Kjeld Petersen, hovedbestyrelsesmedlem KP Bo Bierbaum, hovedbestyrelsesmedlem Jacob Nilsson, hovedbestyrelsesmedlem Helle Nilsson Schmidt, forretningsfører HNS Torben Rasmussen, inspektør TR Michael Bjørkquist, ejendomsfunktionær MB Dagsorden: Referent: 1. Valg af dirigent 2. Forelæggelse af den generelle vejledning for budget 2015 3. Fremlæggelse af budget for 2015 4. Godkendelse af budget for 2015 5. Behandling af eventuelt indkomne forslag 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter 7. Eventuelt Helle Nilsson Schmidt Ad. 1 Bestyrelsesformand Børge Westergaard bød velkommen og formand for hovedforeningen Henrik Brønd blev valgt som dirigent og konstaterede at afdelingsmødet var lovligt indvarslet og beslutningsdygtigt. Henrik Brønd oplæste dagsordenen og informerede forsamlingen om, at VAB s rådgiver - i sagen omkring færdiggørelse af Nørregades forlængelse - advokat Erik Berg var inviteret til at deltage på mødet og orientere om status i sagen under punkt 7. Eventuelt. Af hensyn til advokat Erik Bergs deltagelse blev det vedtaget at lægge ud med punkt 7. Ad. 7 Henrik Brønd gav ordet til advokat Erik Berg, som repræsenterer foreningens interesser og Erik Berg orienterede forsamlingen om status i sagen. Erik Berg roste for VAB s administration for håndtering af sagen og fortalte, at der bliver gjort alt hvad der overhovedet er muligt for fremme færdiggørelsen af vejen og fjernelse af jordbunkerne. Erik Berg orienterede om følgende: Vi er I er løbende i kontakt med parterne, og der er tegn på, at der er en løsning på vej inden for en overskuelig fremtid. 1
Det blev fra starten vurderet, at en retssag mod grundsælger både var dyr og formentlig ville tage længere tid en tilfældet er nu og der er altid en risiko ved at køre en proces, især når man på forhånd har indtryk af, at det er pengemangel, der er en del af årsagen. Og der er ikke andre end beboerne til at betale og det er ikke rimeligt. Det er svært at sige, men vi mener, det er den rigtige beslutning, der er truffet. Der har været forhold omkring matrikulering af grundejerforeningens arealer, der har forlænget processen, men dette skulle også være på plads. Der blev udtrykt utilfredshed fra flere beboere med tingenes tilstand, men som sagt bliver der skubbet på og nogle gange sker der ting, som er ude af vore hænder, og som vi ikke alene kan få på plads, hvor gerne vi end ville. Det er endnu ikke muligt at sætte en dato på vejens færdiggørelse. Henrik Brønd takkede Erik Berg for orienteringen og mødet fortsatte ifølge dagsordenen. Ad. 2 Den generelle vejledning for budget 2015 blev fremlagt af forretningsfører Helle Nilsson Schmidt. HNS gennemgik budgetvejledningen med fokus på konto 105 - nettokapitaludgifter, konto 109 - renovation, konto 112 - administrationsbidrag, konto 112 - henlæggelse til dispositionsfonden samt konto 120 - henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse. Der blev orienteret om følgende: Nettokapitaludgifter konto 105 - består af betaling til lån, der har finansieret byggeriet. Birkeparken er finansieret med T-lån (rentetilpasningslån) med ydelsesstøtte fra Stat og LBF. Beboerbetalingen reguleres i takt med inflationen. Der forventes ingen stigning i 2015. Udgiften for afhentning af affald betales til Provas og Kommunalbestyrelsen godkender priserne. Prisen på grundgebyrer er sat ned i 2014 og der er en mindre stigning på tømningsgebyrer for store enheder. I 2015 har vi budgetteret med en stigning på 4 % i forhold til 2014 priserne Administrationsbidrag konto 112 Bidraget opgøres efter kostægte principper dvs. det, det koster at drive vores administration. Vi har stor fokus på bidragets størrelse og omstruktureringen i organisationen som har været i gang over en periode er ved at være på plads. Desuden og vi har fået én afdeling yderligere jeres afdeling Birkeparken og administrationsbidraget er nedsat fra kr. 4.275 til kr. 4.150 i 2015. Henlæggelse til dispositionsfonden konto 112 Midlerne her udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal kunne anvendes som stødpude overfor eventuelle uforudsete begivenheder i afdelingerne. Fonden bliver bl.a. brugt til tab ifm med lejeledighed og tab ved fraflytning. Der er en mindstegrænse fastsat ved lov om størrelsen på dispositionsfonden vi er lige omkring den grænse derfor skal der henlægges 277 kr. pr. lejemål i 2015. Indtægtskilder til dispositionsfonden er udamortiserede lån oprindelige lån der er udløbet samt bidrag fra afdelingerne. 2
Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse konto 120 Henlæggelse betyder opsparing, når vi taler om en boligafdeling. Henlæggelser er de penge der opspares til at købe nyt, når det gamle skal udskiftes. Der er love og regler for, hvad der skal spares op til og der skal udarbejdes et langtidsbudget en 10 årig vedligeholdelsesplan, så det er muligt at se, hvilke udgifter der kommer de følgende år. Det blev fremhævet, hvor vigtigt det er for en afdelings økonomi, at der henlægges så meget, at boligafdelingen har tilstrækkelige midler til selv større vedligeholdelsesarbejder og fornyelse at tekniske installationer uden at huslejen skal sættes op eller afdelingen skal låne penge. Da det var første budget for hele afdelingen begge etaper - nævnte HNS endvidere følgende: Ad. 3 Almene boliger omfattet af den almene lejelov Huslejen fastsættes, så der til enhver tid er dækning for afdelingens driftsudgifter balancelejeprincippet Budget 2014 tallene er baseret på de beregninger, der er udarbejdet af byggerådgiver og godkendt af kommunalbestyrelsen inden byggeriets opførelse dvs. i 2011. Etape 1 gik i drift den 15/3 2013 Etape 2 gik i drift den 1/9 2013 Derfor er årsregnskab 2013 en blandet landhandel Forklaring til afvigelser i forhold til Budget 2014 eller sammenligning med resultatet for 2013 er derfor ikke relevant Budget 2015 udarbejdet ud fra kendte forhold og erfaring fra 2014 Budgetterne for 2015 blev fremlagt af HNS og der var mulighed for at stille relevante spørgsmål undervejs. HNS orienterede om følgende: Der er ikke budgetteret med en lejestigning i 2015 - der forventes en forøgelse af udgifterne på ca. tkr. 129 i forhold til budget 2014 - som dækkes af renteindtægter ca. tkr. 13 og overskuddet fra 2013 på ca. tkr. 116. Der blev spurgt om årsagen til stigningen i energiudgifterne og forklaringen fra HNS var, at beløbet fra budget 2014 stammer fra standardberegninger udarbejdet af byggerådgiver før byggeriets opførelse, og de nye tal er budgetteret ud fra erfaring med de nu kendte forhold. Ad 4 Budgettet for 2015 blev godkendt. Ad 5 Der var indkommet 3 forslag fra bestyrelsen. 1. Velfærdsudvalg 2. Flagudvalg 3. Råderetskatalog 3
Forslag 1- Velfærdsudvalg Der var lidt debat om hvorvidt bestyrelsen kunne tage sig af opgaven. Det blev foreslået alternativt, at forsøge at udvide bestyrelsen med 2 personer til i alt 5 og samtidig invitere suppleanter med til bestyrelsesmøder, så der var flere til at trække læsset. Derfor blev der ikke nedsat et velfærdsudvalg. Forslag 2 - Flagudvalg Efter lidt debat frem og tilbage blev følgende valgt: 1. Hans Chr. Møller Birkeparken 24 1. th. 2. Helge Bang, Birkeparken 29 3. Hans Henrik Kahl, Birkeparken 12 1. mf. Beboerne henvender sig blot til én fra udvalget, som sørger for flaget bliver hejst på mærkedage. Forslag 3 - Råderetskatalog Råderetskataloget omhandler de mange muligheder der er for forbedringer og forandringer i boligen. Råderetskataloget for afdeling 26 blev godkendt og vedtaget, og bliver efterfølgende tilgængeligt på foreningens hjemmeside. Der blev forespurgt til etablering af udvendig lampe på altan/terrasse jfr. råderetskataloget og TR oplyste at der var indhentet en tilbudspris på kr. ca. 1.500 inkl. montering. Ad. 6 Bestyrelsen blev udvidet med 2 personer og Gudrun Sørensen Birkeparken 3 1.th. og Inge Lise Holdt Birkeparken 10 blev valgt. Suppleant Benthe Griepentrog var indtrådt efter at Henry Christensen var fraflyttet afdelingen. Paul Erik Jensen Birkeparken 11 og Hans Chr. Møller Birkeparken 24 1. th. blev valgt som suppleanter. Bestyrelse består herefter af følgende: Børge Westergaard på valg 2015 Pia Villadsen på valg 2015 Benthe Griepentrog på valg 2015 Gudrun Sørensen på valg 2016 Inge Lise Holt på valg 2016 Suppleanter: Paul Erik Jensen Hans Chr. Møller Ad. 7 fortsat Der blev spurgt til hvordan træhåndtag på altaner skulle behandles og TR informerede om, at de skal behandles med olie, som udleveres af vicevært Michael ved henvendelse. Der blev spurgt til tidsperspektivet for normaldrift af elevatorerne i etape 1. HNS henviste til skrivelsen fremsendt til beboerne den 10/9 2014 og informerede om, at det er advokatens vurdering, at vi med elevatorleverandøren formentligt kan nå en mindelig løsning, når en klar og tydelig 4
skønserklæringen forligger. Kan der imidlertid ikke opnås en mindelig løsning på baggrund af skønserklæringen, skal der anlægges en sag ved Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed. På nuværende tidspunkt er det svært at love, hvornår elevatorerne kører igen. Det er vores forhåbning, at vi indenfor et par måneder har en klar og tydelig skønserklæringen, og at vi derved har sikret det nødvendige bevis, således at udbedringerne af foreningens elevatorer kan igangsættes. Der blev spurgt til udskiftning af filtre i ventilationsanlæg i etape 2 og TR orienterede om at disse skiftes i uge 40. En beboer i etape 1 spurgte til mulighed for at udvide terrassen. HB forklarede, at spørgsmålet skal stilles på afdelingsmødet, som forslag til tilføjelse til råderetskataloget. Forespørgsel til tidspunktet for opsætning af hegn/stakitter om terrasser i etape 2 blev af TR besvaret med, at grundet leveringsproblemer var tidsplanen rykket en smule. Til slut bad formand Børge Westergaard om ordet for at afgive beretning. Børge Westergaard nævnte, at Birkeparken på trods af udfordringerne er et dejligt sted at bo. Alle beboerne har pyntet altaner og terrasser pænt med blomster det er en fornøjelse at se på. Samtidig glædede han sig over, at alle hilser med en frisk bemærkning når man mødes Der er opsat flagstang og bænke og afholdelsen af midsommerfesten blev reddet af teltet fra Rikkes fødselsdag tak for det. Med hensyn til søen har Bang lavet et andehus og viceværten har skaffet en pæl så spændende til næste år, om vi kan tiltrække nogle ænder! Der er udsat fisk i søen og beboerne blev opfordret til ikke at fodre fiskene når temperaturen er under 10 gr. Formanden nævnte endvidere, at han havde haft kontakt med den nu nedlagte børnehave om mulighed for at købe legeredskaber. Der bliver afholdt loppemarked, hvor der er mulighed for at købe til små penge. Mindre indkøb kan dækkes af afdelingens opsparing. Et af skurene er indrettet til fællesrum skur nr. 48 her står haveredskaber, kompressor, grillrenser, waders m.v. til fri afbenyttelse. På opfordring fortalte formanden, at søen er 1800 m2 og 1,70 m hvor den er dybest. Da der ikke var flere indlæg takke dirigenten for fremmødet og for god ro og orden. Efter mødet blev der serveret kaffe og brød. Mødet blev hævet kl. 21.40. Helle Nilsson Schmidt Referent Henrik Brønd Dirigent 5