ecomone Faktura / Kreditnota Layout og eksempler

Posten Norden AB ekommunikation Tietgensgade 37 1566 København V ecomone Faktura / Kreditnota Layout og eksempler Version 1.2 20. august 2009

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 1 Forkortelser og forklaringer...3 2 Record oversigt...3 3 Record specifikationer:...4 3.1 Forsendelse Header:...4 3.2 Faktura Header:...5 3.3 Faktura Kunde:...6 3.4 Faktura Leveringssted:...7 3.5 Faktura Udsteder (Leverandør):...8 3.6 Faktura Betaling:...9 3.7 Faktura Rabat & Gebyr:...10 3.8 Faktura Totaler:...10 3.9 Faktura Linie:...11 4 Print-eksempel med felthenvisning...12 5 Eksempel i record-format...13 6 Eksempel i CSV-format...13

1 Forkortelser og forklaringer Record Record id M/C Lgd. Typ Pos. Nr. Samling af datafelter i en given struktur. Navn på given record, samtidigt identifikationen af hvilken record der er tale om Mandatory / Conditional. Angivelse af om record eller felt er krævet (mandatory) eller frivilligt (conditional) Feltlængde Felttype. an = alfanumerisk, n = numerisk Position. Når der er tale om fastlængde records angiver Pos. hhv. start og slutposition for datafeltet. Feltidentifikation, medtaget for henvisning til feltet Alle beløbsfelter angives med underforstået to decimaler (ører). F.eks. angives 1.543,75 som 154375. Procentangivelser angives på tilsvarende måde, således angives 25% som 2500. I dokumentationen forekommer felter som er reserveret til evt. fremtidigt brug. Disse er angivet som shaded. Feltlængderne er (primært) tænkt anvendt i forbindelse med det record-baserede filformat. For CSVformatets og XML-formaternes vedkommende er feltlængderne helt eller delvist underordnet. Formatet kan anvendes til såvel faktura som kreditnota. De steder hvor ordet faktura er nævnt skal det læses som faktura / kreditnota. Det beskrevne format omhandler primært input-format til ecomone. I de tilfælde hvor ecomone formatet anvendes som output (f.eks. i ecomone Online CSV-download) er der nogle mindre forskelle fra det beskrevne. Disse forskelle vedrører: Beløbsfelter: Disse er i output-formatet præsenteret med to decimaler og punktum som decimalpunkt (eks.: 163.45). Datofelter: Disse er i output-formatet præsenteret i formatet: YYYY-MM-DD. Ovennævnte ændringer er foretaget i output-formatet for at gøre det lettere at anvende formatet direkte fra download. 2 Record oversigt ID: Beskrivelse: M/C Forek. HDR Forsendelsesheader M 1 FDR Faktura Header M 1 KUN Fakturakunde M 1 LEV Leveringssted C 0-1 UDS Fakturaudsteder M 1 BTM Betalingsbetingelser og betalingsmåde M 1 RAB Rabat og gebyrer C 0-10 TOT Fakturatotaler M 1 LIN Fakturalinie M 1-99999

3 Record specifikationer: 3.1 Forsendelse Header: Forsendelse Header M 1 X1 Recordidentifier HDR M 3 an 1 3 H1 Afsender identifikation M 35 an 4-38 H2 Modtager identifikation M 35 an 39-73 H3 Dokumenttype FAK M 3 an 74-76 H4 Afsendelsesdato M 8 n 77 84 H5 Afsendelsestidspunkt C 6 n 85-90 Forsendelse Header anvendes til at angive éntydige identifikationer for forsendelsen. Det drejer sig om identifikation af afsender, modtager, dokumenttype og dato for afsendelse. Anvendes primært til éntydig identifikation til brug for videre konvertering. Afsender og modtageridentifikation kan enten være i standardiseret format (f.eks.) GLN nr., CVR nr. el. lign. Indholdet skal altid aftales med Post Danmark ekom. Dokumenttypen er for fakturaens vedkommende altid FAK og for kreditnotaen KRE. Afsendelsesdato er i formatet YYYYMMDD og tidspunktet: HHMM. NB: Hvis modtagere udelukkende er offentlige institutioner der modtager OIOXML via VANS, skal H2 Modtager identifikation altid sættes til 9999999999999.

3.2 Faktura Header: Faktura Header M 1 X1 Recordidentifier FDR M 3 an 1 3 F1 Fakturanummer (kreditnotanummer) M 35 an 4 38 F2 Fakturadato (kreditnotadato) M 8 n 39-46 F3 Fakturatype M 1 an 47-47 F4 Valutatype M 3 an 48-50 F5 Købers ordrenummer M 35 an 51-85 F6 Sælgers ordrenummer C 35 an 86-120 F7 Ordredato M 8 n 121 128 F8 Regningsmodtageridentifikation M 13 an 129-141 Faktura Header anvendes til header oplysninger der gælder for én faktura. Format for F2 og F7: YYYYMMDD F3 kan indeholde F for faktura og K for kreditnota F4 indeholder den valuta der gælder for hele fakturaen. Indholdet er koderne fra DS/ISO4217:2002, f.eks. DKK (danske kroner) og EUR (euro). Købers ordrenummer skal altid angives hvorimod sælgers ordrenummer er valgfrit. F8 er modtagerens GLN (EAN) nr., og er obligatorisk for fakturaer til offentlige myndigheder.

3.3 Faktura Kunde: Faktura Kunde M 1 X1 Recordidentifier KUN M 3 an 1-3 K1 Kundeidentifikation C 35 an 4-38 K2 Kundeidentifikation type C 3 an 39-41 K3 Dimensionskontostreng M 35 an 42-76 K4 Kunde navn M 35 an 77-111 K5 Kunde type C 1 an 112 112 K6 Kunde vejnavn1 M 35 an 113 147 K7 Kunde vejnavn2 C 35 an 148-182 K8 Kunde husnummer C 15 an 183 197 K9 Kunde by M 35 an 198-232 K10 Kunde postnr M 15 an 233-247 K11 Kunde landekode C 2 an 248-249 K12 Kunde reference identifikation M 35 an 250 284 K13 Kunde reference navn C 35 an 284-318 K14 Kunde reference tlf C 15 an 319-333 K15 Kunde reference fax C 15 an 334-348 K16 Kunde reference mail C 35 an 349-383 K17 Kunde reference rolle C 35 an 384-418 Faktura Kunde anvendes til at angive oplysninger om kunden (køberen). Der kan angives to forskellige KUN records, én for Fakturering (K5 = F ) og én for Juridisk (K5 = J ). NB: Anvendelsen af K5 er ikke implementeret. Der kan p.t. kun angives én forekomst af Faktura kunde. K1 indeholder en éntydig identifikation af kunden. I modsætning til regningsmodtagerid kan der her være tale om andre identifikationer. K2 angiver hvilken id der er tale om: CVR = CVR-nr. SE = SE-nr. P = P-nr. EAN = EAN-nr. DUN = DUNS-nr. K3: Såfremt køber har opgivet en dimensionskontostreng i forbindelse med afgivelse af rekvisition eller ordre, er køber, jvnf. Lov om Offentlige Betalinger og tilhørende bekendtgørelse, berettiget til at tilbageholde betaling, indtil den oplyste dimensionskontostreng fremgår af fakturaen. Anvendelse af dette felt er betinget af, at køber har opgivet en dimensionskontostreng. K11: Landekode i ISO 3166-1 format, hvor f.eks. Danmark = DK. Referencefelterne (K12 K17 kan anvendes til at angive en referenceperson hos ordreafgiveren. Feltet K12, kunde reference identifikation er et vigtigt felt idet en offentlig myndighed ved afgivelse af ordren skal oplyse en kundereference. Jvnf. Lov om Offentlige Betalinger og tilhørende bekendtgørelse er køber berettiget til at tilbageholde betaling, indtil den oplyste kunde reference identifikation fremgår af fakturaen. NB: Felterne K13 K17 anvendes p.t. ikke.

3.4 Faktura Leveringssted: Faktura Leveringssted C 0-1 X1 Recordidentifier LEV M 3 an 1-3 L1 Kunde levering identifikation C 35 an 4-38 L2 Kunde levering id type C 3 an 39-41 L3 Kunde levering navn C 35 an 42-76 L4 Kunde levering type C 1 an 77-77 L5 Kunde levering vejnavn1 C 35 an 78-112 L6 Kunde levering vejnavn2 C 35 an 113-147 L7 Kunde levering husnummer C 15 an 148-162 L8 Kunde levering by C 35 an 163-197 L9 Kunde levering postnr C 15 an 198-212 L10 Kunde levering sprog C 3 an 213-215 L11 Kunde levering reference identifikation C 35 an 216-250 L12 Kunde levering reference navn C 35 an 251-285 L13 Kunde levering reference tlf C 15 an 286-300 L14 Kunde levering reference fax C 15 an 301-315 L15 Kunde levering reference mail C 35 an 316-350 L16 Kunde levering reference rolle C 35 an 351-385 Faktura Leveringssted kan anvendes til angivelse af et leveringssted. Hvis feltet L1 anvendes, skal L2 angive typen af identifikation jvnf. Nedenstående forkortelser: CVR = CVR-nr. SE = SE-nr. P = P-nr. EAN = EAN-nr. DUN = DUNS-nr. L10: Sprog angives i DS/ISO 639-1:2002 hvor f.eks. dansk = da.

3.5 Faktura Udsteder (Leverandør): Faktura Udsteder (leverandør) M 1 X1 Recordidentifier UDS M 3 an 1-3 U1 Udsteder identifikation M 35 an 4-38 U2 Udsteder identifikation type M 3 an 39-42 U3 Udsteder navn M 35 an 43-77 U4 Udsteder vejnavn1 M 35 an 78-112 U5 Udsteder vejnavn2 C 35 an 113-147 U6 Udsteder husnr C 15 an 148-162 U7 Udsteder by M 35 an 163-197 U8 Udsteder postnr M 15 an 198-212 U9 Udsteder landekode M 2 an 213-214 U10 Udsteder CVR M 35 an 215-249 U11 Udsteder CVR type M 3 an 250 252 U12 Udsteder kontakt telefonnr. C 15 an 253-267 U13 Udsteder kontakt faxnr. C 15 an 268-282 U14 Udsteder kontakt e-mail C 35 an 283-317 Faktura Udsteder (Leverandør) anvendes til informationer om leverandør (udstederen af fakturaen/kreditnotaen). U1 anvendes til en entydig identifikation, og U2 angiver hvilken identifikation der er tale om jvnf. nedenstående: CVR = CVR-nr. SE = SE-nr. P = P-nr. EAN = EAN-nr. DUN = DUNS-nr. U11: Landekode angives i ISO 3166-2 U12: Angiver fakturaudstederens CVR eller SE nummer. U13: Angiver om koden i U12 er CVR-nr. ( CVR ) eller SE-nr. ( SE )

3.6 Faktura Betaling: Faktura Betaling M 1 X1 Recordidentifier BTM M 3 an 1-3 B1 Kortartskode C 2 an 4 5 B2 Betalingsdato C 8 n 6-13 B3 Betalingstype C 1 an 14 14 B4 Betalings id C 16 n 15 30 B5 Kreditornummer C 8 n 31 38 B6 Kontonummer C 20 an 39-58 B7 Kontotype C 9 an 59 67 B8 Bankafdeling id C 10 an 68-77 B9 Bank id C 11 an 78-88 B10 Bank navn C 35 an 89-123 B11 Betalingsadvis modtager C 20 an 124-143 B12 Betalingsadvis afsender C 20 an 144-163 B13 Betalingsbetingelse C 1 an 164-164 B14 Toldkurs C 15 n 165 179 B15 Kontantrabatsats C 10 n 180 189 B16 Strafrentesats C 10 n 190 199 B17 Kontantrabatdato C 8 n 200 207 B18 Strafrentedato C 8 n 208 215 B19 Betalingsbetingelse Note C 35 an 216 250 B20 Lang advisering C 512 an 251-762 Faktura Betaling anvendes til at angive betalingsmåde og betalingsbetingelser. Betalingsmåden er styret af indholdet i B3 (Betalingstype): K = Kontooverførsel I = Indbetalingskort B1 (kortartskode) kan ved B3 = I indeholde følgende: 04, 71, 73 eller 75 B2 (betalingsdato), B17 (kontantrabatdato) og B18 (strafrentedato) er alle i formatet YYYYMMDD. B4 (betalings id) indeholder OCR-referencen (0, 15 el. 16 cifre). B5 (kreditornummer): Det 8 cifrede kreditornummer hos PBS. B6 (kontonummer): Sælgers kontonr. i forbindelse med B3 = K B7 (kontotype): Sælgers kontotype angivelse: BANK, GIRO eller FIK. B8 (bankafdeling id): Det 4-cifrede bank reg.nr. i forbindelse med B3 = K B9 (bank id): Sælgers banks BIC (Bank Identification Code) SWIFT adr. B20 (lang advisering kan anvendes sammen med B1 = 73 el. 75. B13 (betalingsbetingelse) kan antage værdierne: K = Kontraktmæssigt aftalt S = Specifik NB: Disse koder anvendes p.t. ikke, i stedet bruges B19 B14 er toldkursen i den valgte valuta (anvendes ikke p.t.) B15 kontantrabat udtrykt i promille: Den rabat der fratrækkes ved betaling inden kontantrabatdato. B16 (strafrentesats) udtrykt i promille: Det der tillægges ved betaling senere end betalingsdato. B19: Betalingsbetingelse i fri tekst.

3.7 Faktura Rabat & Gebyr: Faktura Rabat & Gebyr C 0-10 X1 Recordidentifier RAB M 3 an 1-3 R1 Gebyr kategori M 6 an 4-9 R2 Momspligtigt M 1 an 10-10 R3 Gebyr total M 10 n 11-20 Faktura Rabat & Gebyr anvendes til angivelse af diverse rabatter og gebyrer. R1 (Gebyr kategori) kan have følgende værdier: Rabat, Fragt, Afgift eller Told. R2 (momspligtigt) angiver om rabatten/gebyret er momspligtigt med hhv. J for Ja og N for Nej. R3 (gebyr total) angiver det totale rabat/gebyr i hele ører. 3.8 Faktura Totaler: Faktura Totaler M 1 X1 Recordidentifier TOT M 3 an 1-3 T1 Fakturalinie total M 12 n 4-15 T2 Fakturatotal M 12 n 16 27 T3 Afgiftstype M 1 an 28-28 T4 Momsgrundlag M 10 n 29-38 T5 Momsbeløb M 10 n 39-48 T6 Momsprocent M 2 n 49-51 Faktura Totaler anvendes til at angive totalbeløb mv., der gælder for hele fakturaen. Alle beløbsangivelser (T1, T2, T4 og T5) er i hele ører. T6 Momsprocent er i heltal. T3 Afgiftstype kan enten være J (moms) eller N (ej moms = zero-rated ).

3.9 Faktura Linie: Faktura Linie M 1-99999 X1 Recordidentifier LIN M 3 an 1-3 L1 Linie nummer C 5 n 4-8 L2 Antal enheder M 18 n 9-26 L3 Enhedstype C 5 an 27 31 L4 Enhedsudsteder C 5 an 32 36 L5 Liniebeløb M 18 n 37 54 L6 Varebeskrivelse C 35 an 55 89 L7 Enhedspris C 18 n 90 107 L8 Gebyrkategori C 6 an 108 113 L9 Momsindikator for gebyr C 1 an 114 114 L10 Gebyrbeløb C 18 n 115 132 L11 Leverandør varenummer M 15 an 133-147 L12 Købers varenummer C 15 an 148-162 L13 Momsindikator M 1 an 163 163 L14 Momsbeløb C 15 an 164-178 Faktura Line indeholder alle oplysninger på linieniveau på fakturaen. L3 Enhedstype angives som udgangspunkt jvnf. Unit of Measure fra UN/CEFACT recom. 20 af 2002. L4 Enhedsudsteder angives til UNUOM ved L3 som nævnt ovenfor, i andre tilfælde som: n/a. NB: Anvendes ikke p.t. L5 Liniebeløb, L8 Enhedspris og L10 Gebyrbeløb angives i hele ører. L8 Gebyrkategori udfyldes med Rabat, Gebyr, Fragt, Afgift eller Told. L9 Momsindikator for gebyr udfyldes med J for moms, N for momsfritagelse (for gebyr). NB: L8 L10 anvendes p.t. ikke. L13 Momsindikator udfyldes med J for moms, N for momsfritagelse (for hele varelinien).

4 Print-eksempel med felthenvisning FAKTURA F3 CVR: U11 45645234 U10 Post Danmark A/S U3 Tietgensgade U4 37 U6 ekommunikation U5 1566 U8 København V U7 Telefon: +45 3361 7438 U12 Telefax: +45 6251 6719 U13 Mail: ekommunikationsalg@post.dk U14 Danske Bank B10 3430 B8 5478390222 B6 Regningsmodtagerid: 5798512342792 F8 Fakturanummer: F1 67543 Kunde: Levering: Fakturadato: F2 26.03.2009 CVR: K2 26375412 K1 Jan Bo Sørensen K4 Kirkegade K6 42 K8 Ferslev K7 4050 K10 Skibby K9 Rekvirent: ID: Port4 L1 Transportvej L5 24 L7 1234 L9 Lastby L8 Køber ordrenummer: F5 257439 Sælger ordrenummer: F6 K-137500 Ordredato: F7 01.03.2009 Kontostreng: K3 2345-9873-45 Ref.: JBS K12 Valuta: DKK F4 Betalingsdato: 30.04.2009 B2 Betaling: Betingelser: 30 dage netto B19 +71<000000607195435+81487901< B1 B4 B5 L1 Leverandør vnr.: L11 Kunde vnr.: L12 Varebeskrivelse L6 Antal L2 Enh. L3 Pris L7 Moms L13 Beløb L5 001 5790004932934 47638-2 Blyanter 12 Stk 3,67 * 44,04 002 5790008374932 45742-1 Viskelæder 7 Stk 37,34 * 261,38 003 5793940322374 68574-2 Hulmaskine 24 Stk 83,45 * 2002,80 004 5793526374832 37849-0 Whiteboard pen 4 Stk 12,23 * 48,92 005 5789847392834 23267-3 Kuglepen 9 Stk 6,89 * 62,01 Total: T1 2419,15 Fragt: R1 R3 125,37 Rabat: R1 R3 500,00 Moms 25 T6 % T5 479,79 Momsgrundlag: T4 1919,15 Fakturatotal: T2 2898,94

5 Eksempel i record-format Bemærk: Af overskuelighedshensyn vises kun de første 120 karakterer af hver linie (record). HDR45645234 5798512342792 FAK200903301600 FDR67543 20090326FDKK257439 K-137500 KUN26375412 CVR2345-9873-45 Jan Bo Sørensen Kirkegade BTM7120090430I000000607195435 814879015478390222FIK 3430 Danske Bank RABFragt N 12537 RABRabat J 50000 TOT 241915 289894J 191915 4797925 LIN 001 12Stk 4404Blyanter 367 LIN 002 7Stk 26138Viskelæder 3734 LIN 003 24Stk 200280Hulmaskine 8345 LIN 004 4Stk 4892Whiteboard pen 1223 LIN 005 9Stk 6201Kuglepen 689 6 Eksempel i CSV-format HDR;45645234;9999999999999;FAK;20090330;1600 FDR;67543;20090326;F;DKK;257439;K-137500;20090301;5798512342792 KUN;26375412;CVR;2345-9873-45;Jan Bo Sørensen;;Kirkegade;Ferslev;42;Skibby;4050;DK;JBS LEV;Port4;;Transportvej;;24;Lastby;1234 UDS;45645234;CVR;Post Danmark A/S;Tietgensgade;eKommunikation;37;København V;1566;DK;45645234;CVR;+4533617438;+4562516719;eKommunikation@post.dk BTM;71;20090430;I;000000607195435;81487901;5478390222;FIK;3430;;Danske Bank;;;;;;;;;30 dage netto RAB;Fragt;N;12537 RAB;Rabat;J;50000 TOT;241915;289894;J;191915;47979;25 LIN;001;12;Stk;;4404;Blyanter;367;;;;5790004932934;47638-2;J;1101 LIN;002;7;Stk;26138;Viskelæder;3734;;;;5790008374932;45742-1;J;6535 LIN;003;24;Stk;200280;Hulmaskine;8345;;;;5793940322374;68574-2;J;50070 LIN;004;4;Stk;4892;Whiteboard pen;1223;;;;5793526374832;37849-0;j;1223 LIN;005;9;Stk;6201;Kuglepen;689;;;;5789847392834;23267-3;J;1550