Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Torsdag 21. juni 2007 Tilstede: Uffe Steffensen, Michael Laustsen, Peter Bragh, Marianne D. Jensen, Egon Christensen, Klaus Frejo Dagsorden: 06/07-45: Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 23.04.2007 Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet fra sidste møde den 23.4.2007 06/07-46: Økonomiredegørelse pr. 01.06.2007 Golfmanageren fremlagde økonomiredegørelsen pr. 01.06.2007, der viser at: Indtægter De forventede kontingentindtægter forventes pr. 01.06.2007 at blive ca. 270.000 kr. mindre end oprindeligt budgetteret svarende til ca. 4.9 % For at kunne realisere denne indtægt er det en forudsætning at: Der kommer yderligere 20 prøvemedlemmer i løbet af året Der gives 40 banetilladelser i resten af året Der kommer yderligere 15 direkte indmeldelser fordelt over alle kategorier Differencen skyldes især at: Det forventede antal prøvemedlemmer i 2007 nedskrives fra 75 til 60 Der har været flere udmeldelser, som først er meddelt efter modtagelse af kontingentopkrævningerne fra medlemmer, der er flyttet fra byen o.lign. De forventede direkte indmeldelser fra medlemmer med banetilladelse er væsentligt under det forventede. De nye prøvemedlemmer venter til sidst på året med at indløse banetilladelse, med lavere kontingent til følge. De øvrige indtægter forventes fastholdt i henhold til budgettet med følgende undtagelser: Sponsorindtægterne nedskrives med 10.000 De ekstraordinære indtægter opskrives med 40.000 Samlet set er der således en forventet mindre indtægt på 240.000 kr. Endnu udestår følgende til afklaring vedr. indtægter: 3 sponsoraftaler under forhandling Endelig afregning fra Viborg Kommune vedr. lokaletilskudsregnskabet for 2006 Afklaring af en sag vedr. refusion af delvis moms i henhold til en ny afgørelse i SKAT. Da ingen af sagerne er afklaret, er de ikke medtaget i det forventede resultat. 1
Udgifter Set i lyset af den manglende indtægt fra kontingenter har det været nødvendigt at gennemgå budgettet nøje for at finde mulige besparelser. Der er derfor gennemført en generel budgetgennemgang med fokus på reduktion af alle poster i regnskabet. Af særlige punkter kan nævnes: Banen Det har været udgangspunktet, at vi skal anvende de nødvendige midler på banen men køre stramt budget resten af regnskabsåret. Det er forventningen, at budgettet for de opstillede driftskonti kan reduceres med 25.000 for indeværende regnskabsår. Med i budgettet er Merit samt udskiftninger af sprinklere på alle gamle greens. Der kører en forsikringssag med reparation af defekte sprinklere og dykpumpe som følge af lynnedslag til en samlet udgift på ca. 50.000 kr. Det er forventningen, at denne udgift dækkes af Alm. Brand. Drift af GolfCaféen Vi har haft ekstraomkostninger i forbindelse med 2 udskiftninger af forpagtere på ét år, herunder især den ekstraordinære situation omkring Kim Hansens fratræden. Det har været nødvendigt at betale enkelte udestående lønninger til rengøringspersonale, samt opvaskere ligesom der har været ekstra rengøring i en periode. Samtidig har de to udskiftninger af forpagtere betydet udgifter til supplering af udstyr, maskiner etc. Herudover har klubben desværre været inde i en periode med mange reparationer. Samlet er det forventningen, at driften af Caféen i 2007 løber op i ca. 100.000 kr. Det er forventningen, at vi med betalingen af sidste kvartals regning til DGU vil ende op med at have betalt 146.000 i kontingent til DGU i 2007 Optagelsen af det nye lån ved Sydbank samt forsinkelserne i byggerierne af lockerhusene har forbedret den kortsigtede likviditet. Hvilket betyder en forventet reduktion i renteudgifterne med ca. 30.000. Samlet set giver det nye budget et samlet minus på driftsbudgettet på 49.000. Dette tal er fortsat betinget af en realisering af de budgetterede indtægter og fraværet af ekstraordinære udgifter. Det er meget vanskeligt at finde yderligere besparelser på de fast udgiftsposter. Eneste konti, som det dermed reelt er muligt at finde besparelser på, er aktivitetskonti, som ikke på forhånd er bundet: Investeringer Byggeregnskabet for de besluttede investeringer er endnu ikke afsluttede men det forventes at: Den samlede udgift til Toiletterne udgør ca. 170.000 mod budgetteret 150.000 Især murerentreprisen har været dyrere end forventet ligesom, der har været udgifter til krantransport af husene samt leje af stilladser, endeligt har udgifterne for tilkobling af toiletterne til banens vandingsanlæg været dyrere end forventet. Den samlede udgift til lockerrum udgør pt. 287.500 kr. og den endelige pris bliver 430.000. Det forventes, at de budgetterede 50.000 kr. til etablering af vaskeplads holder sig inden for budgettet. Der er brugt 27.000 kr. på afstandsmarkeringer. Udgiften til aircondition på sekretariatet udgør ca. 15000 kr. mod forventet 30.000 kr. 2
Udgiften til rhododendron på 30.000 er forsat fjernet. Tage økonomiredegørelsen pr. 01.06.07 til efterretning Indstille til golfmanageren at arbejde for at finde yderligere besparelser og indtægter på budgettet. 06/07-47 Drift af GolfCaféen Golfmanageren leverede en redegørelse for driften af GolfCaféen. I april måned stoppede klubbens nyansatte forpagter Kim Hansen med få dages varsel grundet alvorligt sygdom. På den baggrund besluttede FU at bemyndige golfmanageren til at indlede omgående forhandlinger med Viborg Bowling og Golf Center om overtagelse af Cafédriften. Det lykkedes glædeligvis at indgå en aftale om Viborg Bowling og Golfcenters omgående overtagelse af Cafédriften. Ved at lave en vagtplan bestående af frivillige og de ansatte fra sekretariatet lykkedes det at gennemføre alle planlagte arrangementer selv om der var tale om en meget travl periode. og endda til gæsternes udtalte ros. Det var meget positivt at opleve den positive indstilling fra de frivillige hjælpere og medlemmerne i en presset situation. Det er aftalt med Tage Hansen, at der indgås en tidsbegrænset aftale frem til 1. oktober, hvor begge parter er bedre klædt på til en forhandling om en evt. forlængelse. Tage orienteringen om Cafédriften til efterretning. Bestyrelsen godkender, at FU forhandler en foreløbig forpagtningsaftale på plads med Viborg Bowling og Golfcenter frem til 1. oktober, hvor en forhandling om en længerevarende aftale kan finde sted. 06/07-48: Udvidelse af greenkeepergård Bestyrelsen har tidligere besluttet, at udvidelsen af greenkeepergården skal prioriteres højt, da forholdene er utilfredsstillende og ikke opfylder kravene til en moderne arbejdsplads. Greenkeeperpersonalet har gjort opmærksom på, at det fortsat er et stærkt og nødvendigt ønske, at der sættes gang i processen omkring udvidelsen. Golfmanageren foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe med det kommissorium at levere et færdigt oplæg til udvidelsen inden 1. oktober 2007 således, at der er tid til at regne på finansieringen forud for budgetlægningen for næste regnskabsår. Nedsætte en arbejdsgruppe med det kommissorium at levere et færdigt oplæg til en udvidelse og modernisering af greenkeepergården inden 1. oktober 2007. Bestyrelsen besluttede at følgende indgår i arbejdsgruppen: o Formand Uffe Steffensen o Baneudvalgsformand Egon Christensen o Chefgreenkeeper Per Knudsen o Golfmanager Klaus Frejo o En repræsentant valgt blandt greenkeeperpersonalet 3
06/07-49 Røgfrit miljø i Viborg Golfklub Folketinget har den 29. maj vedtaget lov om røgfri miljøer. Loven træder i kraft den 15. august 2007. Loven betyder, at rygning i indendørs lokaliteter hvor offentligheden har adgang forbydes. Dette betyder alle indendørs klubfaciliteter incl. greenkeepergården Herudover omhandler Kapitel 5 rygning på serveringsteder og her vil der blive rygning forbudt i Caféen. Det samme gør sig gældende for Spikebaren, da der her serveres mad og denne står i direkte forbindelse med køkken, og baren. I henhold til loven skal den enkelte arbejdsgiver udarbejde en skriftlig rygepolitik, der skal være tilgængelig for alle medarbejdere. der pr. 15. august 2007 er rygeforbud i alle Viborg Golfklubs lokaler incl. Golf Caféen og Spikebaren. At golfmanageren skriftligt meddeler dette til de ansatte og medlemmerne snarest. 06/07-50 Revideret logo for Viborg Golfklub På baggrund af bestyrelsens vurdering af første udkast til revideret logo for Viborg Golfklub har Skabertrang udarbejdet nyt forslag. I alt er fremsendt 3 forslag med samme logo, men med teksten placeret forskelligt i forhold til logoet. Bestyrelsen drøftede forslagene og der var enighed om, at alle tre forslag er gode og kan anvendes i forskellige sammenhænge. Godkende alle tre fremsendte forslag til revideret logo Det reviderede logo præsenteres for medlemmerne og tages i brug med det samme i det omfang det er muligt. 06/07-51 VHK GolfCollege Formanden orienterede om status for projektet vedr. VHK Golfcollege. Viborg Golfklub har meddelt VHK, at man fortsat er positiv overfor projektet og afventer en invitation til et møde med de relevante interessenter, hvor projektet kan konkretiseres. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 06/07-52 Strategi for medlemstilgang På trods af forøgede markedsføringstiltag er antallet af prøvemedlemmer gradvist faldende. Antallet pr. 15.6 er således: 2005: 69, 2006: 54, 2007: 41 Samtidig må det konstateres, at netto medlemsfremgangen ikke går så hurtigt som ønsket. Medlemstilgangen til klubben er helt afgørende for økonomien og klubbens fremtid, hvorfor bestyrelsen drøftede de uværende regler omkring optagelse af nye medlemmer med og uden banetilladelse. Vedr. nye medlemmer med banetilladelse drøftede bestyrelsen det rimelige i den vedtagne regel, der siger at man skal betale fornyet indskud, hvis det er mere end 8 år siden man har været medlem af klubben. Her var der enighed om, at hvis man én gang har betalt indskud i Viborg Golfklub skal man ikke betale igen uanset hvor længe man har været udmeldt, dog med den tilføjelse, at man i perioden for udmeldelse skal have været aktivt eller passivt medlem af en anden klub under DGU. 4
Vedr. prøvemedlemmer fandt man det på sin plads at nedsætte en arbejdsgruppe, som kan analysere den nuværende model for optagelse af nye medlemmer og fremkomme med forslag til eventuelle ændringer. Med i denne gruppe bør naturligt indgå Proen. Alle der én gang har betalt indskud i Viborg Golfklub, kan indmeldes igen uden indskud uanset hvornår de sidst har været medlem. Dette gælder kun såfremt pågældende i hele perioden siden udmeldelsen af Viborg Golfklub har været aktivt eller passivt medlem af en anden klub under DGU. Der nedsættes en arbejdsgruppen bestående af FU samt Proen, med det formål at komme med forslag til: o Forbedringer/ændringer af den nuværende model for optagelse af prøvemedlemmer. o Nye markedsføringstiltag i forhold til rekruttering af nye prøvemedlemmer 06/07-53 Vurdering af kopiaftale Golfmanageren fremlagde en analyse af finansieringsmuligheder vedr. klubbens leasing af kopimaskine til bestyrelsens stillingtagen. På baggrund af den fremlagte analyse besluttede bestyrelsen, at man fortsætter med den nuværende aftale indtil aftalens udløb i 2010. 06/07-54 Orientering fra FU Formanden henviste til det udsendte referat fra sidste FU møde. 06/07-55: Tøj til juniorerne og talenter Leveringen af spilletøjet til Juniortalentprojektet har været forsinket ud over det acceptable i denne sæson. Man drøftede på den baggrund, hvorledes processen omkring bestilling af spilletøj kan optimeres fremover. Bestyrelsen besluttede, at alle sponsoraftaler forsat skal gå via golfmanageren, men udvælgelse og bestilling af spilletøj udlægges til juniorudvalget. 06/07-56: Orientering fra de områdeansvarlige og golfmanageren Baneansvarlig Egon Christensen: Indledte med at rose greenkeeperne for banens fine standard. Desværre er der kommet afslag fra Skov og Naturstyrelsen på ansøgningen om tilladelse til anlæggelse at et nyt teested på hul 11, hvorfor denne del må udgå af udviklingsplanen. Baneudvalget har udarbejdet forslag til udvikling af Golfbanen. Dette forslag blev drøftet på en et fælles møde mellem Baneudvalget, bestyrelsen og banearkitekt Michael Traasdal Møller den 19. april. På baggrund af dette møde har Baneudvalget revideret udviklingsplanen, og Egon Christensen forelagde det reviderede forslag for bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte Baneudvalgets forslag til udviklingsplan for golfbanen og besluttede, at Baneudvalget fremlægger planen for Banearkitekt Michael Traadsdal Møller til endelig godkendelse. 5
Orientering fra Sportsansvarlig Peter Bragh: Eliten og juniortalenterne klarer sig rigtigt fint. Juniortalentprojektet har vist sig at fungere rigtigt godt og deltagerne har helt tydeligvis haft stor nytte af træningen. De er alle gået meget ned i handicap og de kan spille til det. Orientering fra golfmanageren: Ansøgningen om tilladelse til begrænset anvendelse af pesticider på Viborg Golfklubs arealer forventes behandlet i Viborg Kommunes Miljøudvalg indenfor kort tid. Indtil der foreligger et svar kører klubben videre på den gamle tilladelse fra 2006. Viborg Golfklub skal tegne særskilte ansvarsforsikringer på klubbens golfbiler. Her kan der vælges mellem en ren ansvarsforsikring og en kaskoforsikring. Bestyrelsen besluttede, at der alene tegnes ansvarsforsikring og indstillede til Golfmanageren at tegne de påkrævede forsikringer. Der installeres aircondition på sekretariatet inden for kort tid for at kunne nedbringe rumtemperaturen på varme sommerdage til det acceptable. Der har været store problemer med leveringen af baneguider fra Dansk Baneguide, som har fyret salgschefen på grund af forsinkede leverancer Det forventes, at der bliver leveret nye baneguider omkring 1. august. De vil så til gengæld være 100% reviderede og opdaterede. Toiletterne på banen er færdige og taget i brug, med stor succes. Pr. 1. juli vil stort set alle på venteliste til et lockerrum have fået et rum eller være tilbudt et rum. Tilbage er reelt 2 medlemmer som skal bruge en elplads og ca. 15 medlemmer der har et overskab men som gerne vil have et underskab. Derudover er der ca. 40 ledige overskabe til udlejning tilbage. Vaskepladsen forventes færdig inden 1. august Viborg Golfklub har modtaget 1. udkast til revideret hjemmeside. Det er forventningen, at den reviderede hjemmeside kan lanceres inden generalforsamlingen. Golfmanageren samarbejder med revisionen om mulighederne for delvis momsrefusion i henhold til en ny afgørelse vedr. momsrefusion ved SKAT. En afgørelse i denne sag forventes inden regnskabsafslutningen for 2006/07 06/07-57: Eventuelt Næste bestyrelsesmøde afholdes den 23. august kl. 17.00 Formand og golfmanager deltager i DGU s regionalmøde 10. oktober 2007 i Sæby Golfklub DGU har skrevet til Viborg Golfklub og takket mange gange for en god behandling og en god bane i forbindelse med DGU Senior Tour i maj måned. Bestyrelsen indstillede til golfmanageren at udarbejde forslag til ordensregler for Viborg Golfklub til senere behandling i bestyrelsen. Ref Klaus Frejo 6