Njalsgade 30 A, st. tv. 2300 København S Telefon 3254 0401 Islands Brygge, 06. marts 2015 Kære andelshaver Her er indkaldelsen til foreningens ordinære generalforsamling 2015. Vedlagt er alt materialet, der skal benyttes til generalforsamlingen. Årsregnskab og budget vil blive delt ud i uge 12, da de ikke er endeligt på plads. Som traditionen byder, er der kaffe, the, og tilbehør i form af kage. Husk at medbringe adgangskortet! Vel mødt til generalforsamlingen: Onsdag d. 25. marts 2015 kl. 19.00, Den store Sal, Kulturhuset Islands Brygge (K-I-B), Islands Brygge 18, 2300 København S Med venlig hilsen Bestyrelsen Vedlagt: - Adgangskort - Dagsorden - Bestyrelsens beretning - Forslag 1 - Flytning af nedløb fra de øverste tagrender ind mod gården - Forslag 2 - Undersøgelse af rørledninger i gården - Forslag 3 - Skraldesugsanlæg skal indgå i vedligeholdelsesplan - Forslag 4 - Ændringer i gårdrummet - Forslag 5 - Mulighed for feriebytning og korttidsudlejning - Forslag 6 - Oprettelse af altanudvalg Ordinær generalforsamling i Boligselskabet Isafjord 25. marts 2015. Følgebrev
Njalsgade 30 A, st. tv. 2300 København S Telefon 3254 0401 Ordinær generalforsamling afholdes onsdag d. 25. marts 2015 kl. 19.00 Den store Sal, Kulturhuset Islands Brygge (K-I-B), Islands Brygge 18, 2300 København S Dagsorden: 1) Velkomst. 2) Valg af dirigent og referent. 3) Bestyrelsens beretning om boligselskabets virksomhed i det forløbne år. 4) Kort orientering fra udvalgene, TV-udvalg, gårdudvalg, vedtægtsudvalg og gruppe vedrørende aktindsigt (max.5 min. per udvalg) 5) Oplæsning af revisionsprotokollen. 6) Forelæggelse af det reviderede regnskab, forslag til værdiansættelse og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af det reviderede regnskab og værdiansættelsen (andelskroneværdien) samt beslutning om anvendelse af årets resultat.. 7) Forelæggelse af budget for indeværende år til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. 8) Indkomne forslag. - Forslag 1: Bestyrelsen stiller forslag om flytning og ekstra nedløb på øverste sæt tagrender (se bilag 1) - Forslag 2: Bestyrelsen stiller forslag om undersøgelse af rørledninger i gården (se bilag 2) - Forslag 3: Gårdudvalget stiller forslag om skraldesug (se bilag 3) - Forslag 4: Gårdudvalget stiller forslag om ændringer i gårdrummet (se bilag 4) - Forslag 5: Kim Møller stiller forslag om mulighed for bytte og korttidsudlejning i kortere periode (se bilag 5) - Forslag 6: Malou Sørensen, Laura Bech og Kim Møller stiller forslag om nedsættelse af et altanudvalg (se bilag 6) 9) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter samt fastsættelse af bestyrelseshonorar. - Bestyrelsesmedlemmer skal vælges til ny bestyrelse på valg er: Kim B. Møller (modtager gerne genvalg) Jens Brenner Larsen (modtager ikke genvalg) Tue Bjerborg (overvejer) - Valg af 2 suppleanter: - Fastsættelse af bestyrelseshonorar. 10) Valg af revisor. 11) Ekstraordinære bevillinger 12) Eventuelt. Adgangskort med lejlighedsnummer skal medbringes og afleveres ved indgangen, mod udlevering af stemmeseddel. Ordinær generalforsamling i Boligselskabet Isafjord 25. marts 2015 Dagsorden
Bestyrelsens Beretning for 2014 Bestyrelsens beretning for det forløbne år i B/S Isafjord. Njalsgade 30A, st.tv. DK-2300 København S Året 2014 har været et år hvor mange andelshavere har været engageret i foreningens virke. Vi har i 2014 haft en del arbejdende udvalg i gang, således et TV-udvalg, et Gårdudvalg og et Vedtægtsudvalg. Desuden har der været arbejdet med en ny hjemmeside, som nu er kommet op at stå. Og så er gårdfesten genopstået med stor succes efter nogle års fravær. Derfor stor tak til alle de aktive andelshavere, der har medvirket til udvalg, til hjemmeside og fest. Alt i alt er der sket en del ting i løbet af året; Vi har fået et nyt lokalt firma, JR service, til at overtage trappevasken, som har vist sig at gå godt. Vi fik en ny lejer, Dortes dyreartikler, til vores erhvervslejemål efter at møntvaskeriet i Njalsgade 24A forlod os. Butikken er blevet sat vældigt fint i stand og det har helt sikkert løftet ejendommen. Vi har fået en god ny lejer og det er vores indtryk at vores nye lejer er glad for at være her. Vi har fået gennemført ny TV-opkobling i en fleksibel ordning, således at man nu kan vælge TV-pakke individuelt såvel som at vælge det helt fra og sluppet for, at vi alle skal indgå og betale for samme pakke. Med lidt udbedringer af mangler rundt omkring ser det ud til nu at fungere i det store hele, som det skal. De gamle rådne ting i gården, som sandkasse og gynger, har gårdudvalget sørget for at få udskiftet, og ligeledes er det rådne træværk rundt om græsplænen i midten af gården ved at blive udskiftet med stensætning. Vi har efter længere tovtrækkerier med vores arkitekt på kælderrenovering, CASA, forligt sagen om trin på ramperne til cykelkældrene med en erstatning til foreningen på 35.000. Kældrene blev forsynet med trin i efteråret og det har i den grad hjulpet på adgangsforholdene og de fremstår nu langt mere brugbare. Vi kan bare opfordre alle til at benytte dem til cykler, så cykler i gården begrænses til de cykelstativer, der er opsat. Det ser ud til, at det man kalder 100 års regn er noget der er kommet for at blive om ikke hvert år så i hvert fald hvert andet år. Den 31.august under gårdfesten blev Islands Brygge igen ramt af et voldsomt skybrud, der i mængde overgik det i 2011 der satte vores oversvømmelsessikring og kælderrenoveringsprojekt i gang. Det har sparet os for mange bekymringer og en svømmehal i kælderen således som vores naboer, mens vi kunne nøjes med lidt vand på kældergulvene. Der er derfor stadig brug for forbedring, idet overløb på tagrenderne over kælderskaktene under skybrud kan begrænses yderligere. Bestyrelsens forslag om flytning og ekstra nedløb på de øverste tagrender skal ses i det lys. Aktindsigt af kælderrenoveringsprojektet, som blev vedtaget på ekstraordinær generalforsamling i februar 2014 og som firmaet Atlas Property og vores revisor blev sat til efter den ordinære generalforsamling i marts 2014 afventer en rapport fra Atlas. Referat fra den ekstraordinære generalforsamling blev omdelt til andelshaverne af referenten i marts 2014 uden underskrift fra daværende bestyrelsesformand, da han ikke ønskede at tiltræde referatet. I stedet blev der af den daværende bestyrelse udsendt også i marts 2014 en række kommentarer til referatet. Referatet er i december 2014 tiltrådt med underskrift af nuværende bestyrelsesformand med de nævnte kommentarer. Referatet findes på foreningens hjemmeside. 2014 har ligesom 2013, 2012 været et år med mange lejlighedsoverdragelse, omkring 17 stykker, og som følge deraf travlhed. Generelt så fremstår foreningen, som særdeles veldrevet i markedet, hvorfor andelene sælges hurtigt. Det hurtigste vi har hørt om er solgt på 4 timer efter 75 henvendelser.
Foreningens bogholder har udført et stort stykke arbejde med procedurer efter ABF anvisninger og effektivisering af overdragelse af andele. Vi bruger desværre en del ressourcer på manglende orden og oprydning i foreningen. F.eks. sker det tilsyneladende at loftrum tømmes på vores tørrelofter, hvorefter foreningen bliver nødt til at punge ud for en oprydning. Det koster det samme som en gårdfest at få det udført. Det er ærgerlige penge. Vi har en fælles opgave med at forbedre kulturen i foreningen, at man rydder op efter sig selv ikke efterlader noget på trapperne eller lader ting flyde i gården. Vi må blive bedre til affaldssortering og håndtering af storskrald, som der desværre er problemer med. Året 2014 har været de lange møders år for bestyrelsen. Bestyrelsen har været præget af meget forskellige holdninger, som blandt andet har gået på bestyrelses kompetence. Vi har derfor igennem året benyttet forskellige kursustilbud fra ABF Andelsforeningernes Fællesrepræsentation samt afholdt et sent eftermiddagsmøde med en specialist i administration af andelsforeninger fra DATEA for at dygtiggøre såvel bestyrelsesmedlemmer som suppleanter. I Juli blev foreningen medlem i ABF. Den enkelte andelshaver opdager det måske mest ved, at man nu modtager ABF-nyt med posten, men det har været til stor gavn for bestyrelsens arbejde med adgang til kurser og drage nytte af erfaringer fra andre andelsforeninger. Vi har i bestyrelsen lagt vægt på at kvalificere bestyrelsesarbejdet ved at benytte forskellige kursustilbud, og det er også hensigten fremover, at nye bestyrelsesmedlemmer (og gamle for den sags skyld) får mulighed på den måde at sætte sig ind bestyrelsesarbejdet i en andelsforening med pligter og muligheder. Vi har i slutningen af året påbegyndt arbejdet med en vedligeholdelsesplan for ejendommen. Den er ikke så langt, at det er noget vi præsentere nu ved denne generalforsamling. Vi har fundet en rådgiver, Gaihede arkitekter og ingeniører, delvis gennem anbefalinger fra andre andelsforeninger og en udbudsrunde i efteråret. Det generelle indtryk er, at ejendommen er i god stand. Dette til trods er der alligevel nogle ting der vender tilbage som skal gøres, og som vi fremover skal sørge for der er penge til at udføre, som f.eks. maling af vinduer som skal ske i løbet af de næste 5 år. Derfor er en vedligeholdelsesplan nødvendig for vores prioriteringer fremadrettet. Men derudover er det også noget, der spørges til i forbindelse med andelshandler, og som formentlig bliver et lovkrav i fremtiden. Det bliver en opgave for den kommende bestyrelse at komme videre med det arbejde. Med venlig hilsen Bestyrelsen B/S Isafjord
Bilag 1 Forslag 1: Indstilling til generalforsamling 2015- Flytning af nedløb fra de øverste tagrender ind mod gården Indstilling Det indstilles til generalforsamlingen den 25.marts 2015 i B/S Isafjord, at der træffes beslutning om at flytte nedløb fra det øverste sæt tagrender ind mod gården. Samtidig fordobles antallet af nedløb således at presset på det nederste sæt tagrender fordeles bedre med mindre risiko for overløb som resultat. Til udførelse af arbejdet afsættes et rammebeløb på kr. 60.000 inklusiv moms baseret på tilbud afgivet af boligselskabets VVS installatør, Triton VVS. Baggrund I forbindelse med det seneste skybrud den 31.august 2015 blev det observeret overløb på det nederste sæt tagrender på vores manzard-tag over kælderskakten på grund af tilførsel af regnvand fra nedløb fra det øverst sæt tagrender. De øverste nedløb er i dag placeret over på taget over kælderskaktene. Forslaget fremsættes med det formål at begrænse overløb fra tagrender og begrænse presset på vores afløbssystem i kælderene under ekstrem regn og derved minimere risici for oversvømmelse yderligere. I 2012 er de lange nedløb til gårdens afledning af regnvand fra det nederste sæt tagrender flyttet, hvilket allerede har flyttet væsentlige overløb væk fra områderne med kælderskakte. Dette forslag skal derfor ses som en yderligere forbedring i tråd med de arbejder der allerede er gennemført. Indstillingen sker på baggrund af anbefaling fra vores tekniske rådgiver, Gaihede. Beskrivelse Nedløb fra de øverste sæt tagrender på manzard-taget flyttes så de ikke leder regnvand ned i det nederste sæt tagrender over kælderskaktene, så overløb styres ud i gården ved ekstrem regn.
Bilag 1 Antallet af nedløb fordobles således at trykket på de nederste tagrender fordeles bedre og overløb begrænses yderligere. Ændringerne udføres kun på gårdsiden, hvor der er kælderskakte at beskytte mod tagvand. Tiltaget vil ikke forhindre overløb på tagrender ved ekstrem regn, men derimod styre vandet uden om der hvor det kan gøre skade. Det skal bemærkes, at det kan ikke lade sig gøre at udføre tagrender i så store dimensioner, at de kan håndtere vandmasserne ved skybrud uden overløb Arbejdet vil kunne udføres på 3-4 arbejdsdage og kræver adgang med bomlift i gården.
Bilag 2 Forslag 2: Indstilling til generalforsamling 2015- Undersøgelse af rørledninger i gården. Indstilling Det indstilles til generalforsamlingen den 25.marts 2015 i B/S Isafjord, at foretage undersøgelse ved TV-inspektion af regnvandssystem for se om der er utætheder på systemet samt komme med forslag til udbedringer, såfremt det viser sig nødvendigt. Til udførelse af inspektionen og rådgivers udformning af forslag til foranstaltninger afsættes et rammebeløb på kr. 145.000 inklusiv moms baseret på overslag fra vores tekniske rådgiver. Baggrund Vores regnvandsrør i gården er gamle og er ikke blevet inspiceret med kamera siden midten af 80 erne. Utætte regnvandsledninger kan medvirke til at hæve grundvandsstanden specielt ved kraftigt pres på systemet, hvilket kan medvirke til grundfugt i kældervæggene og opstigende vand på kældergulvene efter ekstrem regn. Undersøgelsen anbefales af vores tekniske rådgiver, Gaihede. Beskrivelse Der udføres en TV-inspektion af regnvandsrør og spildevandsrør i gården for at klarlægge om der er utætte samlinger, rørbrud eller tilstopninger i rørene, der kan føre til udsivning eller forhindringer for frit afløb. Der udarbejdes en datarapport fra TV-inspektionen af et TV-inspektionsfirma. På basis af resultaterne udarbejdes der forslag til foranstaltninger af vores tekniske rådgiver. Disse kan eksempelvis være reparation af rør, udførelse af omfangsdræn og fugtisolering af kældervægge mod gården (er udført mod gaden i 2006) eller udbygning af pumpekapacitet i pumpebrønde og fornyelse af trykrør. Afhængig af hvad undersøgelsen må komme frem til sættes eventuelle foranstaltninger ind i foreningens vedligeholdelsesplan og prioriteres i denne.
Bilag 3 Forslag 3: Skraldesugsanlæg skal indgå i vedligeholdelsesplan Baggrund: Et skraldesug er en nedgravet kæmpeskraldespand, som der er adgang til via diskrete nedkastningssteder. Skraldet bliver suget op af en skraldebil. Denne løsning i vores gård vil give meget plads, og vi vil undgå lugtgener, især når det er varmt. Samtidig vil det minimere risikoen for skadedyr og fejlsorteringer, og dermed de strafgebyrer, som kommunen nu pålægger fejlsorteringer (1500 kr. per container per gang). Da skraldesug er dyrt at etablere, vil det betyde en huslejestigning på 25 kr. per enhed per måned (enhed=1/2 værelse), hvis det skal laves med det samme. Forslag: Skraldesugsanlæg skal være et punkt på Isafjords samlede vedligeholdelsesplan for og etableres indenfor 5 år. Pris: 2,5 mio. kr. (samlede udgifter inklusiv moms og i dagspris). Forslagsstillere: Gårdudvalget v. Kathrine Staffeldt (lejl. 41), Anders Bo Petersen (lejl. 119), Michael Henriksen og Marianne Bjerborg (lejl. 49).
Bilag 4 Forslag 4: Ændringer i gårdrummet Baggrund for forslaget: Det skal være muligt at opholde sig de steder i gården, hvor der er sol. Samtidig skal enderne af gården være mere attraktive opholdssteder. Endelig skal der være steder, hvor flere borde kan stilles sammen. Ændringerne skal ske etapevis. Vi gør nogle ting i år, ser hvordan det påvirker beboernes måde at bruge gården på, og laver så evt. nye ændringer året efter. Så, ikke en stor samlet plan, men en plan, der kan udvikle sig i forhold til, hvordan gården udnyttes. Det er planen, at beboerne laver det meste arbejde sammen med varmemester over en arbejdsdag eller -weekend. Udover at holde prisen nede styrker det fællesskabet. Forslaget indeholder følgende punkter: 1. Nedlæggelse af cykelskure. Al tør-parkering rykkes til kældre efter en cykelindsamling. 2. Etablering af cykelstativer langs husmure, fx bag døre. Det kan betyde sløjfning af enkelte runde bede 3. Sidevægge over containerhøjde og tage fjernes fra skraldskure for at skabe mere lys. Væg mod tørrestativer bliver stående. 4. Indkøb og beplantning af mobile bede, så der bliver grønt flere steder, og så man kan indrette, som man ønsker. Evt. også beplantning i andre bede og vandopsamling et par steder. 5. Reparation og hævning af hegn langs indgange til Egilsgade 27B og 29A. 6. Etablering af overdækket parkering med strøm til handicapkøretøjer plus evt. cykelpumpe med kompressor. Pris: max 200.000 kr. Forslagsstillere: Gårdudvalget v. Kathrine Staffeldt (lejl. 41), Anders Bo Petersen (lejl. 119), Michael Henriksen og Marianne Bjerborg (lejl. 49).
Bilag 5 Forslag 5: Mulighed for feriebytning og korttidsudlejning Baggrund Jeg vil gerne stille et forslag til generalforsamling om lovliggørelse af begrænset korttidsudlejning af enten enkeltværelser eller hele lejligheden, samt muligheden for at bytte boligen i en kortere periode. Muligheden skal være *begrænset* og naturligvis foregå med stort hensyn til ens naboer og de øvrige andelshavere. Motivationen er at give andelshaverne mulighed for at deltage i den nye deleøkonomi, dels ved udlejning gennem services som AirBnB, samt bytte lejlighed i ferierne. En vedtagelse af forslaget ville sætte en praksis i faste rammer ved at gøre den lovlig og synlig. I praksis betyder forslaget en supplering af vedtægtens 13: En andelshaver er berettiget til at bytte eller leje boligen ud i kortere perioder, i indtil 6 uger om året. Det er alene andelshaverens ansvar, at bytning og udlejning ikke er til gene for de øvrige beboere. Bestyrelsen informeres ved hver bytning/udlejning. Bestyrelsen godkender en standard aftale ved udlejning efter de af bestyrelsens fastsatte betingelser. Sammenligningen mellem den nuværende 13 og forslaget til ændring fremgår af tabellen på næstes side Forslagsstiller Kim Møller (lejl. 7)
Bilag 5 Nuværende formulering Forslag til ændring Udleje/fremleje Udleje/fremleje En andelshaver må hverken helt eller delvist overlade brugen af boligen til andre end medlemmer af sin husstand, medmindre han er berettiget dertil efter stk. 2 og stk. 3. En andelshaver må hverken helt eller delvist overlade brugen af boligen til andre end medlemmer af sin husstand, medmindre han er berettiget dertil efter stk. 2 og stk. 3. En andelshaver er berettiget til at fremleje eller udlåne sin bolig med bestyrelsens tilladelse, som kun kan gives, når andelshaveren er midlertidigt fraværende på grund af sygdom, institutionsanbringelse, forretningsrejse, studieophold, ferieophold, militærtjeneste, midlertidig forflyttelse eller lignende for en begrænset periode på normalt højst 2 år. Fremleje kan således ikke tillades efter fraflytning eller dødsfald, uanset om der måtte være særlige grunde såsom svigtende salg. Bestyrelsen skal godkende fremlejetageren og betingelserne for fremlejemålet. En andelshaver er berettiget til at fremleje eller udlåne sin bolig med bestyrelsens tilladelse, som kun kangives, når andelshaveren er midlertidigt fraværende på grund af sygdom, institutionsanbringelse, forretningsrejse, studieophold, ferieophold, militærtjeneste, midlertidig forflyttelse eller lignende for en begrænset periode på normalt højst 2 år. Fremleje kan således ikke tillades efter fraflytning eller dødsfald, uanset om der måtte være særlige grunde såsom svigtende salg. Bestyrelsen skal godkende fremlejetageren og betingelserne for fremlejemålet. Fremleje eller lån af enkelte værelser kan tillades af bestyrelsen på de af den fastsatte betingelse. Fremleje eller lån af enkelte værelser kan tillades af bestyrelsen på de af den fastsatte betingelse. En andelshaver er berettiget til at bytte eller leje boligen ud i kortere perioder, i indtil 6 uger om året. Det er alene andelshaverens ansvar, at bytning og udlejning ikke er til gene for de øvrige beboere. Bestyrelsen informeres ved hver bytning/udlejning. Bestyrelsen godkender en standard aftale ved udlejning efter de af bestyrelsens fastsatte betingelser. For det tilfælde en andelshaver uden tilladelse fra bestyrelsen alligevel måtte udleje/fremleje sin bolig helt eller delvist, kan bestyrelsen ekskludere et medlem og bringe dennes brugsret til ophør, jfr. 26. For det tilfælde en andelshaver uden tilladelse fra bestyrelsen alligevel måtte udleje/fremleje sin bolig helt eller delvist, kan bestyrelsen ekskludere et medlem og bringe dennes brugsret til ophør, jfr. 26. Under ganske særlige forhold kan bestyrelsen udleje enkelte andelslejligheder til ikke andelshavere. Det for disse andelslejligheder fastsatte indskud overtages af andelsboligforeningen. Under ganske særlige forhold kan bestyrelsen udleje enkelte andelslejligheder til ikke andelshavere. Det for disse andelslejligheder fastsatte indskud overtages af andelsboligforeningen. Såfremt en udlejet andelslejlighed bliver ledig, skal bestyrelsen søge den overdraget til en person, der optages som andelshaver i overensstemmelse med 3, medmindre andelslejligheden skal anvendes som bolig for en ejendomsfunktionær eller der er tale om det sidste udlejede lejemål. Såfremt en udlejet andelslejlighed bliver ledig, skal bestyrelsen søge den overdraget til en person, der optages som andelshaver i overensstemmelse med 3, medmindre andelslejligheden skal anvendes som bolig for en ejendomsfunktionær eller der er tale om det sidste udlejede lejemål.
Bilag 6 Forslag 6: Oprettelse af altanudvalg Vi vil gerne stille forslag om at der oprettes et altanudvalg med mål om: udarbejdelse af forslag om opsætning af altaner (almindelige såvel som franske), enten som et projekt for hele foreningen eller som et projekt for de enkelte andelshavere en masse information til andelshaverne om, hvad det betyder at sætte altaner op. indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling inden august 2015, hvor det endelig forslag kan behandles. Forslaget skal indeholde alt, hvad der er nødvendigt for en beslutning. Her tænkes blandt andet på: Finansiering, Regler for vedligeholdelse, Tegninger og visualisering af mulige løsninger, og Husorden for brug af altanen. Der har allerede været kontakt til et altanfirma, som vil udarbejde et forslag til placeringer og forslag til hvilke typer af altaner, der kan passe til vores bygning. Altanfirmaet har en god erfaring med, hvilke typer kommunen vil godkende. Vores valuar har nævnt, at ejendommens værdi vil stige med mere end, det beløb, som vil blive brugt på altanerne. Udarbejdelsen af forslaget er gratis for foreningen. Perioden frem til den ekstraordinære generalforsamling vil blive brugt på informationer og til debat mellem andelshaverne. Der afholdes et informationsmøde i april. Her er det tanke, at andelshavere fra andre foreninger med altan på Bryggen deltager. Der bliver mulighed for at stille spørgsmål om f.eks. hvordan processen har været, hvordan det er at have altaner i foreningen, eller hvad der måtte være af tvivl og usikkerheder. Budget: max 15,000,- Beløbet dækker alene afholdelsen af en ekstraordinær generalforsamling. Udarbejdelse af forslaget om placering og typer af altaner vil et altanfirmaet stå for. Forslagsstillere Kim Møller (lejl. 7), Malou Sørensen (lejl. 70), Laura Bech (lejl. 64).