Glostrup, den 6. december 2012 Referat Den 5. december 2012 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Kim Jensen bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Afbud Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Grete Nielsen suppleant for GC Kasper Nørballe Lone Lund-Rasmussen forvaltningsdirektør administrerende direktør Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Revisionsprotokol 3. Godkendelse af arbejdskalender (bilag 1) 4. Udlejningsstatistik (bilag 2) 5. GAA-dag 6. Status på E-flyt 7. Orientering fra administrationen (bilag 3a og 3 b) 8. Skema til kompetenceafklaring (bilag 4) 9. Underskrift af GAA s politik for telefoni og it (bilag 5 og 6) 10. GAA s bestyrelseshonorar 2012/13 (bilag 7) 11. Orientering om fugtskader (bilag 8) 12. Orientering om forsikringen (bilag 9 og 10) 13. Indstilling om godkendelse af renoveringsprojekt Mørkhøjvænge (bilag 11 og 11 a) 14. Indstilling om kollektiv råderet og låneoptagelse Mørkhøjvænge (bilag 12) 1
15. Kildevængets Børneinstitution 16. Gennemførelse af en APV for GAA 17. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse for de ansatte i GAA (bilag 13) 18. Indstilling af rådgiverkontrakt om altaner og butikscenter i Marielyst (bilag 14) 19. Nyt fra afdelingerne 20 Lukket punkt (bilag 15, 16, 17,18 og 19) 21. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 5. september 2012 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. : Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 2
3. Godkendelse af arbejdskalender Udkast til arbejdskalender 2013 vedlægges som (bilag 1). at organisationsbestyrelsen godkender den tilrettede arbejdskalender. Organisationsbestyrelsen godkendte arbejdskalenderen. Johnny Ryttersson vender tilbage med information om lokale til repræsentantskabsmødet. 4. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 1. oktober 2012 vedlægges som bilag 2. at statistikken tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog statistikken til efterretning. 5. GAA-dag GAA har tradition for en årlig GAA-dag. Johnny Ryttersson kommer med et forslag til en GAA-dag. at organisationsbestyrelsen overvejer, om der skal afholdelse af en GAA-dag i 2012. Organisationsbestyrelsen besluttede at afvente medarbejdertilfredshedsundersøgelsen, for derefter at bruge resultatet af denne som oplæg til GAA-dagen. 3
6. Status på E-flyt Indførelse af E-flyt, som besluttet af organisationsbestyrelsen den 17. februar 2011, trækker ud. Administrationen vil nu få lavet en deadline for indsamling af materiale til indlægning i systemet. Samtidig vil undervisningen af alle ejendomsmestrene påbegyndes. Det er hensigten, at alle afdelingerne er på systemet inden udgangen af 1. kvartal 2013. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Der er aftalt møde den 13. december 2012 med ejendomsmestrene, hvor tidsplan med undervisning m.v. aftales. Organisationsbestyrelsen forventer, at alle afdelinger kommer i gang i 1. kvartal 2013 og anmodede om, at der til juni mødet forelå en redegørelse for brugen af E-flyt. Organisationsbestyrelsen tog derefter oplysningerne til efterretning. 7. Orientering fra administrationen Organisationsbestyrelsen har anmodet om at få en stillings- og opgavebeskrivelse for en driftschef. (Bilag 3a og 3b) Stillingsbeskrivelsen og opgaver for driftschefen er tilrettet med de beslutninger, der blev besluttet på sidste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen godkender stillingsbeskrivelsen. Organisationsbestyrelsen indføjede ved pkt. 5 i stillingsbeskrivelsen "overordnet". I opgavebeskrivelsen blev der indføjet at "Afdelingsbestyrelsen deltager om ønsket i ansættelsesproceduren" samt at "Organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen skal involveres forinden en afskedigelse". Ligeledes blev afsnittet om driftschefens deltagelse i afdelingsbestyrelsesmøder ændret. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter stillings- og opgavebeskrivelsen. Disse udsendes ikke igen. 4
8. Skema til kompetenceafklaring Kompetenceafklaringsskema med rettelser vedtaget på sidste organisationsbestyrelsesmøde vedlægges som bilag 4. at organisationsbestyrelsen godkender kompetenceafklaringsskemaet. Organisationsbestyrelsen godkendte kompetenceafklaringsskemaet efter at have ændret pkt. 5, således at varmeværkslederen noteres på egen linie. Organisationsbestyrelsen skal også involveres ved ansættelsen/afskedigelsen af ejendomsmester og varmeværksleder. 9. Underskrift GAA s politik for telefoni og it GAA s politik for telefoni og it fremlægges til underskrift (bilag 5 og 6) at Erik Andersen underskriver GAA s politik. GAA's politik for telefoni og it blev underskrevet af Erik Andersen. 10. GAA s bestyrelseshonorar 2012/13 Udkast vedlægges som (bilag 7) at udbetaling af honorar ændres, således at honoraret udbetales i september og marts, første gang marts 2013. Organisationsbestyrelsen godkendte omlægningen af udbetalingen af bestyrelseshonoraret. 5
11. Orientering om fugtskader Sagerne bliver afsluttet løbende. (bilag 8) at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med Kasper Nørballes bemærkninger om de uafsluttede sager. 12. Orientering om forsikringen Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at have egen bestyrelsesansvarsforsikring. Tilbud på fornyelse af bestyrelsesansvarsforsikring vedlægges som (bilag 9) at organisationsbestyrelsen godkender tilbuddet. Organisationsbestyrelsen godkendte tilbuddet om bestyrelsesansvarsforsikring. Der skal efter aftale holdes licitation på alle forsikringer i 2013. Tidsplan vedlægges som (bilag 10) at organisationsbestyrelsen godkender tidsplanen. Organisationsbestyrelsen godkendte tidsplanen. 6
13. Godkendelse af renoveringsprojekt Mørkhøjvænge Baggrund Landsbyggefonden har på baggrund af den fremsendte renoveringsstøtteansøgning og byggetekniske undersøgelser anerkendt, at der er tale om en byggeskade i forhold til tagene og delvis i forhold til vinduer og døre. Mekanisk ventilation er et følgearbejde af, at man tætner boligerne væsentligt. Det samlede anlægsbudget uden tilskud og brug af henlæggelser er kr. 23.965.276 LBF har telefonisk oplyst, at den vil yde støttede lån tag (100%) samt delvist vindu er/døre(50%) og mekanisk ventilation(50%). Den årlige ydelse på lånene uden støttede lån vil være kr. 1.728.375, svarende til kr. 380 pr. m 2 pr/år. Den årlige ydelse på lånene med støttede lån vil være kr. 1.082.905, svarende til kr. 238 pr. m 2 pr/år. Mørkhøjvænge har i forvejen en høj husleje (kr. 865 pr. m2 pr/år) og det er ikke administrationens vurdering, at den kan klare en stigning på kr. 238 pr. m2 pr/år. Vi har derfor taget en dialog med LBF om muligheden for at få andre støtteordninger end renoveringsstøtten, samt set på afdelingens egne muligheder for at nedbringe ydelsen. Administrationen har jfr. beslutning på organisationsbestyrelsesmødet den 5. september 2012 ansøgt Landsbyggefonden om kapitaltilførsel, huslejestøtte og fritagelse for G-indskud. Landsbyggefonden har fremsendt skitse til kapitaltilførselssag, hvor af det fremgår hvilken andel boligorganisationen skal bidrage med og som indstilles nedenstående. Projektet. Udskiftning af tage, vinduer og etablering af mekanisk ventillation, jf vedhæftede rammeudbud. Økonomi. Anlægsøkonomi og huslejeberegning fremgår af vedhæftet budget (bilag 11) at organisationsbestyrelsen godkender projektet, her under at afdeling Mørkhøjvænge får: 7
tilskud fra GAAs dispositionsfond på kr. 200.000 som boligorganisationens anpart af kapitaltilførelsen 1/5. tilskud fra egen trækningsret på kr. 560.000. (egen saldo udgør 1.291.000) fritagelse for indbetaling af pligtmæssige bidrag (G-indskud) kr. 205.000 pr. år og uamortiserede ydelser til dispositionsfonden kr. 50.000. pr. år. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen godkender tilbud på totalrådgivning af 10. februar 2012 fra den vindende rådgiver af miniudbud november 2010. (bilag 11a). Godkendelsen af projektet afhænger endvidere af Gladsaxe Kommune og afdelingsmødets godkendelser af projektet. Det blev oplyst, at beboermødet har godkendt projektet. Organisationsbestyrelsen godkendte alle punkterne i indstillingen under forudsætning af, at Gladsaxe Kommune og Landsbyggefonden godkender projektet. Endvidere godkendte organisationsbestyrelsen tilbud på totalrådgivning af 10. februar 2012. 14. Kollektiv råderet og låneoptagelse i Mørkhøjvænge Der er på afdelingsmødet i Mørkhøjvænge godkendt brug af kollektiv råderet for henholdsvis badeværelser og køkkener. På organisationsbestyrelsesmødet den 14. juni 2012 besluttede man at, sætte ønsket om råderet i bero ind til man kender udgifterne til, og konsekvenserne af helhedsplanen. Dette forhold er nu jfr. indstilling om renoveringsstøtteprojekt kendt og afdelingsbestyrelsen ønsker derfor, at organisationsbestyrelsen på ny tager stilling til afdelingens beslutning om brug af kollektiv råderet for køkkenerne, da disse generelt er meget nedslidte. at badeværelsesrenoveringen fortsat sættes i bero. 8
at organisationsbestyrelsen godkender brug af kollektiv råderet til ca. 40 køkkener i afdeling Mørkhøjvænge, her under låneoptagelse på op til kr. 2.400.000 jfr. vedhæftede (bilag 12). Organisationsbestyrelsen besluttede at godkendte kollektiv råderet til max. 40 køkkener. Af hensyn til afdelingens økonomi og den fremtidige husleje, fastsættes en maksimal grænse for det enkelte køkken til kr. 40.000. 15. Kildevængets Børneinstitution På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at overveje at opsige lejemålet og sælge ejendommen til anden side. Efter erhvervslejelovens bestemmelser kan lejemålet opsiges, når udlejer selv ønsker at benytte det lejede. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb i sagen. Organisationsbestyrelsen besluttede at drøfte en eventuel anden anvendelse af lejemålet på juni mødet 2013. 16. Gennemførelse af APV for GAA APV er gennemført. Der var deadline 2. november. Den overordnede konklusion på APV undersøgelsen er at der er rigtig gode arbejdsmiljømæssige forhold i GAA, hvilket understreges af, at afdeling Marielyst har fået en Grøn Smiley af arbejdsmiljøtilsynet da de var på kontrol i sommers. Dennis har gennemgået APV'en og har fundet en tendens i følgende hovedområder, hvor meget tyder på, at vi må gøre en ekstra indsats omkring de ergonomiske forhold og alene arbejde. 1. Vold, trusler og andre traumatiske begivenheder. 9
2. Tunge skub og træk. 3. Tunge løft 4. Ulykker generelt 5. Belastning af kroppen Dennis vil i starten af december indkalde ejendomsfunktionærerne til et møde hvor ovenstående problemstillinger vil blive gennemgået, og der vil blive udarbejdet en handlingsplan her for. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og at handlingsplan fremsendes til næste møde til orientering. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 17. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse for de ansatte i GAA Oplæg til skema vedlægges som (bilag 13). Det er hensigten, at skemaet udfærdiges elektronisk, hvorefter det udsendes. De anslåede udgifter til denne undersøgelse andrager kr. 5.-6.000. at organisationsbestyrelsen godkender skemaet og udgiften. Organisationsbestyrelsen godkendte spørgeskemaet. Afholdelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelse er efter administrationsaftalen mellem GAA og PAB indeholdt i administrationsbidragets grundydelse. Såfremt PAB ønsker en elektronisk bearbejdning, er udgifter hertil GAA uvedkommende. 18. Indstilling af rådgiverkontrakt om altaner og butikscenter i Marielyst Rådgiverkontrakt vedlægges som (bilag 14). Kontrakten er godkendt af afdelingsbestyrelsen. 10
at organisationsbestyrelsen godkender indstillingen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen. 19. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo For at højne standarden i Højebo er der udskiftet døre i 2 lejemål samt igangsat udskiftning i yderligere 2 lejemål. Der er også opsat fliser i bruseområdet i 2 lejemål samt igangsat udskiftning i yderligere 3 lejemål. Der er udskiftet varmemålere i alle lejemål med fjernaflæser fra Minol. Ejendomsfunktionæren har malet alle kældre samt døre. Tag- og facaderenoveringen er blevet forsinket på grund af forhandlinger med naboerne om isolering af gavlene. Afd. 2, Ved Stadion Wire Word gør sig færdige med strømkablerne i indeværende uge. Der mangler et hovedtræk og 3 lejligheder. Grunden til den store afvigelse i tidsplanen skyldes, at beboerne ikke har overholdt deres aftale om at være hjemme på de aftalte tidspunkter. Der er opsat et udhæng på materialeskuret for at beskytte vejsaltet. Afd. 3, Bakkely 8-3-94-14 Chokoladeæsken, Bagsværd Hovegade 135. st.th. Der foregår forhandlinger om overdragelse til ny lejer i samme branche. Lejemålet er ikke opsagt. Der bliver etableret et bestyrelseslokale i kælderen. Administrationen har (telefonisk) henvendt sig til kommunen omkring kørselsforholdene fra Bagsværd Hovedgade og ind til Bakkely. Denne indkørsel giver mange farlige situationer, hvor knallerter og cyklister kører på fortovet. 11
Administrationen har konstateret vandindtrængning fra taget Bagsværd Hovedgade 137.2. tv./baghave. Der er en del tegl, som ligger mistænkeligt (sne, is) og nogle er revnede. Ejendomsmesteren har haft skaden under skærpet tilsyn siden april 2012. Der har ikke været yderligere vandindtrængning. Byggesagen med badeværelser er afsluttet. Byggeregnskabet er afleveret til revisionen medio oktober. Revisionen forventes at have færdigrevideret regnskabet medio november 2012. Afd. 4, Marielyst Der vil blive foretaget renovering af varmecentralen. 8-4-570-12 Gladsaxevej 130. st. 7 Overvejer nedsættelse af lejen samt andre tiltag i forbindelse med gendlejningen. Administrationen har haft første møde med følgegruppen til LAR-projektet. Mødet var så effektivt, at vi fik alle de oplysninger som var nødvendige for at kunne udarbejde et skitseprojekt. Skitseprojektet er nu fremsendt til afdelingsbestyrelsen i Marielyst til endelig godkendelse, Herefter skal kommunen godkende projektet. Hvis både afdelingsbestyrelse og kommunen godkender projektet, går vi i gang med LAR-projektet. Administrationen afventer kommunens svar på de forskelligt projekter, som er indsendt til godkendelse (altaner, køkkener, butikscenteret). Arbejdstilsynet har været på tilsyn. Det gav en Grøn Smieley. Flere ejendomsfunktionærer i Marielyst er på vinterbeskæringskursus i Kildevænget. Afd. 5, Kildevænget Fjernvarmeselskabet har udskiftet rør og der er opstået nogle følgeskader. Almindelig opretning af jord er udført. Manglende beplantning udføres senere og asfalt ved blok 1 bliver efter aftale lavet i foråret 2013. Der vil blive foretaget renovering af varmecentralen. Bestyrelsen har besluttet at udskifte varmemålere i indeværende år. Der har været indkaldt til afdelingsmøde om valg af fastnetudbyder, Mødet blev aflyst. Kursus i vinterbeskæring starter i uge 46 i Kildevænget med mandskab fra GAA og eventuelt fra PAB. 12
Der udskiftes stadig El i afdelingen, og man er nu nået til opgang 61. Der er taget en kontrolpris på hus -elektrikeren, og han er stadig den billigste. Der er efterplantet og fræset op til to grillpladser. Pladserne bliver etableret ved de store sten omkranset af bøgehæk og æbletræer. Ved blok 7 fra nr. 55-63 fjernes buskene og erstattes af blomsterplanter. Afdelingen skal tage stilling til, hvilke nye typer lamper, som skal erstatte de gamle, da man ikke mere kan få reservedele til de gamle. Da der er 116 lamper, skal der henlægges til en løbende udskiftning. Renoveringen af varmecentralen går planmæssigt. Dog vil det blive omkring kr. 110.000 dyrere end først antaget. I forbindelse med de nye affaldsregler/kildesorteringen, vil der komme 2 ekstra containere i skralderummene. Administrationen vil prøve at lave en rundspørgen blandt beboerne, om der stadig er interesse for information via ITV, eller om informationerne nu hentes på nettet. Anlægget er ikke digitalt, og har derfor udviklingsbegrænsninger. Det vil koste ca. kr. 40.000, hvis det skal ændres til digitalt. Alle erhvervslejemål i afdelingen er genudlejet. Afd. 6, Mørkhøjvænge Der henvises i øvrigt til punkt 13 og 14. Der er etableret et nyt Miele vaskeri. Alle maskiner er udskiftet til Miele maskiner. Der er ligeledes kommet et nyt betalings- og styresystem som er webbaseret. Det betyder, at beboerne på deres pc er kan følge, hvor langt maskinerne er i vasken. Desuden kan man lave en maskinbooking hjemmefra. Der er en del beboere, som ikke følger husordenens bestemmelser om, hvordan haverne og hækkene skal vedligeholdes. De pågældende beboere har fået flere henstillinger fra administrationen om at sørge for at dette sker, idet udbedring ellers vil ske for beboernes regning. På grund af de meget nedslidte affaldsskure, har affaldsdørene været til stor gene for beboerne. Administrationen har derfor valgt at fjerne alle dørene. Der er indkøbt nye cykelstativer, som bliver opsat løbende. 13
I takt med, at opgangsbelysningen skal skiftes i opgangede bliver den nye belysning en LED belysning. Administrationen er i gang med at finde den bedste og billigste løsning, Kommunen har godkendt, at afdelingen kan skifte den kolonihaveblå farve, som alt træværk er malet med, til en stålgrå farve. Dette bliver et punkt på dagsordenen på det kommende afdelingsmøde. På det kommende afdelingsmøde skal beboerne også tage stilling til ny legeplads. I forbindelse med de nye ændringer i affaldsregler er der nedsat en arbejdsgruppe, som vil arbejde videre med flere forslag. På grund af et stort vandtab er varmeveksleren udskiftet, og afdelingen kører igen med en stabil vanddrift. Der arbejdes på at kunne iværksætte en helhedsplan samt kollektiv råderet for køkkener. Dette bliver et punkt på dagsordenen på det kommende afdelingsmøde. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Der henvises til punkt 15. Afd. 8, Bondehavevej Der er igangsat aflukning af vægge mellem alle husene i tagrummet. Installationen af 13 nye gaskedler er færdigt. Alle beboerne har fået tilbudt individuel undervisning i brugen af kedlerne. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning, idet det blev oplyst, at Dennis Schultz vil foretage en undersøgelse af fastnetudbydere for samtlige afdelinger. Det blev samtidig bekræftet, at samtlige byggeregnskaber skal forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. 20. Lukket punkt (bilag 15, 16, 17,18 og 19) 14
21. Eventuelt Næste ordinære møde er onsdag den 13. februar 2013 kl. 16.45. Der holdes formøde onsdag den 6. februar 2013. Planlægning af regnskabsaflæggelsen: Fremsendelse til afdelingsbestyrelserne senest 21. december 2012 Seneste tilbagemelding til administrationen den 1. februar 2013 - meget gerne før. Erik Andersen og Birgith Hansen skal modtage selskabets regnskab senest 21. december 2012, og de blev bemyndiget til at bede revisor gennemgå særlige områder. Erik Andersen gjorde opmærksom på, at lovgivningen siger, at referatet skal offentliggøres senest 4 uger efter afdelingsbestyrelsesmøderne. Referaterne må derfor udfærdiges så hurtigt, at de kan komme på nettet indenfor fristen. Det bemærkes, at PAB skal have 1 uge til at få referatet på nettet. På forespørgsel fra administrationen meddelte organisationsbestyrelsen, at man ikke ønskede at afdelingsbestyrelsesmedlemmer får Metrokort i GAAs navn. Administrationen oplyste, at der er planlagt MUS-samtaler med ejendomsmestrene i januar måned. 15