Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Afbud. Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Afbud

Transkript

1 Glostrup, den 4. september 2014 Referat Den 3. september 2014 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Afbud Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Afbud Lone Lund-Rasmussen Kasper Nørballe Dennis Schultz administrerende direktør direktør driftschef Erik Andersen orienterede om, at Lars Hansen d.d. pr. mail havde meddelt, at Johnny Ryttersson i mail havde oplyst, at han melder fra til alt det næste stykke tid. Lars Hansen er næstformand i afdelingsbestyrelsen i Marielyst og suppleant for Johnny Ryttersson i organisationsbestyrelsen, så al mail aktivitet skal indtil videre forbi ham som stand-in for Johnny Ryttersson. Erik Andersen anmodede om, at der blev indsat et punkt 0 vedrørende salg af CO 2. Dette blev godkendt. Dagsorden: 0. Salg af CO 2, Mørkhøjvænge 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Revisionsprotokol 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2012/13 4. Generel drøftelse af fordele og ulemper ved kollektiv råderet (bilag 1) 5. Afd. 2 Ved Stadion - kollektiv råderet til køkkenmodernisering (bilag 2 og 2a) 6. Afd. 4 Marielyst - kollektiv råderet (bilag 3 og 3a) 7. Godkendelse af salg af trailer (bilag 4) 8. Godkendelse af aftale med BEKEY (bilag 5 og 6) 1

2 9. Godkendelse af aftale med Udbetaling Danmark (bilag 7) 10. Godkendelse af ny lejekontrakt i GAA ApS 11. Afd. 6 Mørkhøjvænge - status for byggesagen 12. Status erhvervslejemål 13. Personalesituation 14. Kompetence vedrørende godkendelse af byggesager (bilag 8 og 9) 15. Fraflytningsstatistik (bilag 10) 16. Status på E-flyt 17. Styringsdialog med Gladsaxe kommune 18. Orientering om fugtsager (bilag 11) 19. Oplæg om energimærkning af afdelingerne 20. Kildevængets Børneinstitution 21. Drøftelse af eventuel indtræden i FA09 (bilag 12 og 12a) 22. Orientering om status på byggesagen og LAR i Marielyst 23. Orientering om status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget 24. Bondehavevej, Landsbyggefondsmidler til nyt antenneanlæg 25. Orientering om indgåede overenskomster (BL/ejendomsfunktionærer) 26. Orientering om ændring af ventelisteprincipper 1. januar Nyt fra afdelingerne 28. Lukket punkt (bilag 13) 29. Eventuelt 0. Salg af CO 2, Mørkhøjvænge Der har været udbud for salg af CO 2 vedrørende Mørkhøjvænge. Salget sker på baggrund af energirenoveringen, der er en del af helhedsplanen. DONG har givet det bedste bud på 0,39 kr. pr. KwH. at organisationsbestyrelsen godkender salget. Organisationsbestyrelsen bad om, at administrationen kontaktede Gladsaxe Kommune for at høre om de kunne tilbyde en bedre pris. I modsat fald godkendte organisationsbestyrelsen salgsaftalen. 2

3 Efterfølgende kan det oplyses, at kommunens pris for CO 2 ligger under den af DONG afgivne pris. 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 3. juni 2014 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2012/13 Gladsaxe Kommune har ikke behandlet regnskaberne endnu. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Efterfølgende kan det oplyses, at kommunens godkendelse af regnskaberne er modtaget. Godkendelsen vedhæftes nærværende referat. 3

4 4. Generel drøftelse af fordele og ulemper ved kollektiv råderet I forbindelse med kommunens godkendelse af kollektiv råderet, lægger kommunen vægt på "det lejedes værdi" samt en maksimering af det samlede tillæg til det enkelte lejemål. Kommunens praksis kan bruges som oplæg til drøftelserne (bilag 1). Beboerne har altid en "individuel råderet", hvor den enkelte beboer selv kan finansiere moderniseringer. Ved fraflytning godtgøres restbeløbet af afdelingen og ny lejer pålægges den forhøjede leje. Beløbene for individuel råderet pr. 1/ er kr samt under forudsætning af kommunens godkendelse et forhøjet beløb på kr Ved individuel råderet kan beboeren bruge "håndværkerfradraget" på kr pr. voksen person i lejemålet. Beboeren sparer den relativt dyre forrentning af investeringen, men modtager til gengæld ikke boligsikring af investeringen. at organisationsbestyrelsen drøfter fordele og ulemper ved den kollektive råderet. Organisationsbestyrelsen drøftede fordele og ulemper ved den kollektive råderet, og besluttede fremadrettet, at organisationsbestyrelsen ved ansøgninger om kollektiv råderet skal have afdelingens økonomi analyseret, herunder det nuværende og fremtidige huslejeniveau. Der skal lægges vægt på, om der er større renoveringsarbejder på vej og om det på grund af huslejens størrelse kan være risiko for udlejningsproblemer. Det skal overvejes, om beløbets størrelse med den kollektive råderet skal gradueres efter lejemålets størrelse. Ligeledes blev det besluttet, at køkkener skal afskrives over 10 år. Beboere skal orienteres mere om den individuelle råderet, som kan være en billigere løsning for beboeren. Det blev endvidere besluttet, at forslag fra en afdelingsbestyrelse om råderet, skal forelægges organisationsbestyrelsen forinden forelæggelse på et beboermøde. 4

5 5. Afd. 2 Ved Stadion - Kollektiv råderet til køkkenmodernisering Afdelingsmødet har den 15. maj 2014 godkendt brug af den kollektive råderet til modernisering af afdelingens køkkener. Der er fastsat et maks. beløb pr. køkken på kr inkl. omkostninger med en samlet maksimal låneoptagelse på kr jf. (bilag 2). Det fremgår af (bilag 2a) hvad huslejen er pr. 1/ samt den fremtidige husleje inkl. køkken. at organisationsbestyrelsen, under forudsætning af kommunens godkendelse, godkender brug af kollektiv råderet til køkkenmodernisering og den deraf følgende låneoptagelse på kr Det blev oplyst, at der skal renoveres stigstrenge i afdelingen. Organisationsbestyrelsen foreslog, at man udskød beslutningen om kollektiv råderet og fik fremskyndet projektet med stigstrenge og så fik etableret køkkener i hele afdelingen samtidig. Da afdelingen ikke har likviditet til projektet kan det betyde, at der skal optages lån og eventuelt søges om tilskud fra trækningsretten/dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen vil, når projektet og økonomien foreligger, vurdere om det kan gennemføres som anført. Gladsaxe Kommune orienteres om ovenstående. 6. Afd. 4 Marielyst - Kollektiv råderet til badeværelser Afdelingsmødet har den 27. maj 2014 godkendt brug af den kollektive råderet til modernisering af afdelingens badeværelser. Der er fastsat et maks. beløb pr. badeværelse på kr inkl. omkostninger med en samlet maksimal låneoptagelse på kr jf. (bilag 3). Det fremgår af (bilag 3a) hvad huslejen er pr. 1/ samt forhøjelsen på grund af altan samt forhøjelsen ved etablering af nyt køkken samt bad. 5

6 at organisationsbestyrelsen, under forudsætning af kommunens godkendelse, godkender brug af kollektiv råderet til badeværelsesmodernisering og den deraf følgende låneoptagelse på kr Organisationsbestyrelsen besluttede at afvise kollektiv råderet til badeværelser på nuværende tidspunkt, dels på grund af det deraf følgende huslejeniveau, dels at der er en ikke afsluttet byggesag samt at der er et ikke afsluttet projekt vedr. køkkenmodernisering i afdelingen. Organisationsbestyrelsen vedtog, at der på nuværende tidspunkt ikke gives tilladelse til modernisering af både køkken og bad til samme lejemål på grund af huslejen. Ligeledes kan det overvejes, at beløbet gradueres i forhold til lejemålets størrelse. Gladsaxe Kommune orienteres om ovenstående. 7. Godkendelse af salg af trailer Traileren som efter det oplyste er indkøbt af GAA som ønskes solgt. Traileren er vurderet til en salgspris på mellem kr til kr (DBA). Traileren har været brugt til ud- og indkørsel af havebænke i Marielyst. LAR projektet har dog forandret udeområderne så meget, at den størrelse trailer ikke længere kan benyttes. De øvrige afdelingerne har ikke og ønsker ikke at benytte traileren. Den endelige salgspris bør efter vores vurdering sættes til kr ,00 ud fra trailerens aktuelle stand. Tilbud om køb af trailer fra Lars Riggelsen vedlægges som (bilag 4). at organisationsbestyrelsen godkender salg af trailer. Organisationsbestyrelsen godkendte salg af trailer til kr Lars Riggelsen får traileren tilbudt. Såfremt han ikke ønsker at købe den, godkendte organisationsbestyrelsen at traileren kan sælges til anden side. 6

7 8. Godkendelse af aftale med BEKEY Gladsaxe Kommune ønsker at lette adgangen til de borgere, som kommunen udfører service for i hjemmet. Det kan f.eks. være adgang for hjemmeplejen. Hvis der er dørtelefon ved opgangen medfører det, at plejepersonalet skal have nøgle til opgangen. Dette løses i dag med nøgleboks i muren med nøgle til opgangen. Ved montering af en lille printplade i dørtelefonen kan der skabes adgang til opgangen ved f.eks. en smartphone. Det fungerer ved, at relevant plejepersonale får en digital nøgle, der virker til dørtelefonen i et bestemt tidsrum på døgnet. En digital nøgle virker kun til den smartphone, den er tildelt. Gladsaxe Kommune har for en 4-årig periode lavet kontrakt med firmaet BEKEY A/S om et system for adgang til opgangene, og man anmoder nu boligselskaberne om at lave aftale med BEKEY for levering, montering og drift af adgangssystemet. Gladsaxe Kommune anmoder derfor GAA om at indgå aftale med BEKEY. Det er BEKEY der betaler, ejer, driver og vedligeholder systemet. BEKEY-systemet ændrer ikke på den almindelige adgang til opgangen ved nøgle eller lignende. BEKEY kan sælge adgang til andre firmaer og myndigheder, der kan være relevante for beboere/afdelingsbestyrelse. Her tænkes på post, reklamer, Aarstiderne.dk o.s.v., men salg af adgang kan kun ske med GAAs godkendelse. Ved driftsforstyrrelser i adgangsdørene er det aftalt, at BEKEY skal servicere dørlåsene indenfor 24 timer. I modsat fald kan vi bruge vores egen elektriker og viderefakturere til BEKEY, såfremt fejlen var BEKEYs system. Aftalen kan opsiges med 1 måneds varsel. Fordele: - Bedre service af de berørte beboere - Mulighed for med tiden selv at indgå abonnement med BEKEY og lette adgangen til opgangene for vores samarbejdsparter. - Færre fysiske nøgler i omløb Ulemper: - Ved driftsforstyrrelser kan ansvar ligge flere steder. Der vil uvægerligt komme diskussioner. Herudover bemærkes: - Forventet at være omkostningsneutralt - Samarbejdet kan opsiges med 1 måneds varsel gældende ved udløb af måneden (Jfr. bilag 5) 7

8 Afdelingsbestyrelsen har mulighed for at abonnere på adgang via BEKEY til f.eks. håndværkere. Prisen og vilkår for denne adgang skal forhandles og koster p.t. ca. kr. 475 årligt pr. opgang (jfr. bilag 6). at organisationsbestyrelsen godkender aftalen med BEKEY for så vidt angår Gladsaxe Kommunes adgang til opgangsdørene. at organisationsbestyrelsen drøfter Abonnement PLUS aftalen. Organisationsbestyrelsen godkendte aftalen med BEKEY. Det blev præciseret, at såfremt der blev problemer med BEKEY skal aftalen opsiges med 1 måneds varsel. Organisationsbestyrelsen meddelte, at Abonnement PLUS aftalen ingen interesse har p.t. 9. Godkendelse af aftale med Udbetaling Danmark Flere kommuner har længe afregnet boligsikring direkte med administrationen. I forbindelse med etablering af Udbetaling Danmark er det muligt for boligorganisationer generelt at tilmelde sig ordningen. Ordningen indebærer, at administrationen modtager boligsikringen og beboerne opkræves den deraf følgende mindre husleje. For boligorganisationen vil det betyde, at opståede restancebeløb bliver mindre. (Jfr. bilag 7) at organisationsbestyrelsen godkender aftalen vedrørende GAA. Organisationsbestyrelsen godkendte aftalen. 10. Godkendelse af ny lejekontrakt i GAA ApS Der foreligger 2 kontrakter - GAA ApS/Kildevænget og GAA ApS/Lægehuset. Begge kontrakter skal revideres og godkendes af organisationsbestyrelsen. 8

9 at sagen behandles under det lukkede punkt. Organisationsbestyrelsen godkendte, at punktet tages under det lukkede punkt. 11. Afd. 6 Mørkhøjvænge - Status for byggesagen Der har været afholdt licitation og SB Entreprise A/S er indstillet og valgt som entreprenør. Licitationsresultatet holdt sig inden for det tidligere godkendte anlægsbudget og skema A og der er indberettet skema B. Gladsaxe Kommune og Landsbyggefonden har givet endeligt tilsagn og godkendt skema B. Underskrevet entreprisekontrakt er fremsendt til rådgiver. Sagen startes op og efter den foreløbige tidsplan skal projektet være afsluttet medio Når sagen er godkendt laves der en aftale om byggeforretningsførelse med PAB. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og giver organisationsbestyrelsens formand fuldmagt til at underskrive standard byggeforretningsføreraftale med PAB. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte, at formanden kan underskrive en byggeforretningsføreraftale. 9

10 12. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst Gladsaxevej 130. st. 5 Lejemålet er opsagt pr. 1. oktober Kontraktoplæg er sendt til Søstrenes Begravelsesforretning. Vi afventer tilbagemelding Gladsaxevej 130. st. 7 Lejemålet er ledigt pr. 1. december Godkendelse af branchen frisør og kosmetolog er godkendt af afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsens formand. Organisationsbestyrelsen har godkendt nedslag i lejen fra ny leje til nuværende leje i perioden 15/8 30/ = 3½ måned. Ny leje fra 1/ på kr./m 2. Afd. 5, Kildevænget Kildebakkegårds Alle 168, Lægepraksis til overdragelse pr. 1/ Oplæg til ny kontrakt med 2 nye læger er vedlagt dagsordenen og behandles under det lukkede punkt Solnavej 65, st. 3 Lejemålet er ledigt pr. 1. november Der er en interesseret lejer, der vil drive branche med beklædning og smykker. Branchen er godkendt af afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsesformand. Kontrakten er godkendt. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Lone Lund-Rasmussen orienterede om, at Gladsaxevej 130, st.5 og 7 var udlejet og dermed afsluttet. Solnavej 65, st.3. Lejer er sprunget fra i sidste øjeblik. Organisationsbestyrelsen besluttede at administrationen kan nedsætte lejen, hvis det bliver nødvendigt. Det er aftalt, at leje og branche altid skal godkendes af formanden for den enkelte afdeling og organisationsbestyrelsesformanden. 10

11 13. Personalesituationen Alle afdelinger har fuld bemanding. Kildevænget har et løbende samarbejde med Gladsaxe Kommune om praktikplads for ledige som har behov for 3 til 6 måneders praktikforløb (under ordningen "springbrættet"). I øjeblikket har Kildevænget en praktikant beskæftiget (Patric Löfberg startet den ). at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Det blev forespurgt om Marielyst ikke også burde have en praktikant. Det blev oplyst, at det blev vurderet. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 14. Kompetence vedrørende godkendelse af byggesager På organisationsbestyrelsesmødet den 3. juni 2014, blev det besluttet at der skulle udarbejdes en politik med retningslinjer for byggesager i GAA. Politikken med retningslinjer vedlægges som (bilag 8). Som en del af retningslinjerne er også udarbejdet en standard byggeforretningsføreraftale, der er vedlagt som (bilag 9). at organisationsbestyrelsen godkender politik for retningslinjer for byggesager i GAA og standard byggeforretningsføreraftale. Organisationsbestyrelsen godkendte begge dokumenter med enkelte rettelser. 15. Fraflytningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 31. juli 2014 vedlægges som (bilag 10). Udlejningssituationen: Vi har ingen problemer med at udleje boligerne i GAA. Vi sender tilbud ud til ansøgere og som regel accepterer en af disse ansøgere tilbuddet. 11

12 Vi har dog i afdeling 5, haft en enkelt lejlighed, som vi sendte ud i 2. tilbudsrunde. Herefter blev lejligheden udlejet med det samme. at statistikken tages til efterretning. Fremover kaldes punktet Udlejningssituation. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 16. Status på E-flyt Fremdriften bliver mere og mere stabil. De sidste mange sager er kørt fint. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Dennis Schultz oplyste, at alle bruger systemet. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 17. Styringsdialog 2014 med Gladsaxe kommune Referatet er godkendt af deltagerne og vil, når det er underskrevet, blive udsendt til organisationsbestyrelsen. Kommunen har særskilt godkendt GAAs udlejningsregler af 4-rums boliger og derover til børnefamilier. at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 12

13 18. Orientering om fugtsager Sagerne bliver afsluttet løbende (bilag 11). GAA har brugt et elektronisk skimmelsagsbehandlingssystem i en længere periode med et positivt resultat. Kildevænget og Marielyst har sagsbehandlet flest skimmelsager og erfaringerne med skimmelsystemet er taget fra de to afdelinger. Driftschefen vil bruge ca. 10 min. på at gennemgå skimmelsystemet. at orienteringen tages til efterretning. Dennis Schultz gennemgik det nye skema. Der var stor tilfredshed med dette. Organisationsbestyrelsen besluttede, at afrapportering fremover bliver fra det nye system. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punktet flyttes til lukket punkt fremover. 19. Oplæg om energimærkning af afdelingerne Alle bygninger, hvor der anvendes energi til regulering af indeklimaet, skal energimærkes efter reglerne i Bekendtgørelse om energimærkning af bygninger og 21, medmindre de er undtaget efter 3-5. Da GAA har et samlet beboelsesareal på ca m 2 og prisen på udførelse af energimærkning ligger på ca. 3-4 kr. pr. m 2, vil et forventeligt tilbud på udførelsen af energimærker på GAAs afdelinger ligge under tærskelværdien for hvornår noget skal i udbud. PAB vil derfor indhente underhåndsbud fra tre firmaer, der er godkendt til at udføre energimærker og vælge det lavstbydende firma til at udføre opgaven. Betaling for udførelse af energimærkerne sker af de respektive afdelinger og vil blive opkrævet som en del af varmeregnskabet, dog således at udgiften fordeles over de år energimærket er gældende, hvilket er minimum er 7 år. 13

14 at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte, at PAB indhenter tilbud. 20. Kildevængets Børneinstitution Købsaftalen mangler fortsat at blive endelig godkendt. Der udestår p.t. et problem med adgang til boilerrum m.v. for ansatte i Kildevænget, der skal servicere varmeanlægget. Kommunen ønsker ikke at ejendomsfunktionærerne fra Kildevænget skal servicere institutionen fremover. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Erik Andersen orienterede om, at der den 2. september 2014 havde været møde med kommunen. På mødet skulle det afklares, hvordan Kildevænget skulle servicere institutionen. Det blev aftalt, at Kildevænget overhovedet ikke skal servicere Børneinstitutionen. Kommunen vil overtage ansvar for boilerrum og ledninger fra måler. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Der arbejdes på at overtagelsen kan ske med virkning fra 1. oktober 2014, hvor det nye regnskabsår begynder. 21. Drøftelse af eventuel indtræden i FA09 Der henvises til beslutning i referat af bestyrelsesmødet den 3. juni 2014, punkt 21. FA09s vedtægter er blevet revideret og vedlægges som (bilag 12a). De væsentligste ændringer følger af, at FA09 er blevet en 100% non-profit organisation. Derudover er der lavet en bestemmelse om, at større stigninger i administrationshonoraret end prisindekset, skal godkendes med kvalificeret flertal. 14

15 Udkast til en aftale/oplæg vedlægges som (bilag 12). Honorar for tillægsydelser, som fx særlig økonomisk eller juridisk rådgivning, skal altid godkendes i organisationsbestyrelsen. Da administrationshonoraret består af et basishonorar og en lønandel, vil det blive endeligt beregnet inden aftalens indgåelse. at organisationsbestyrelsen med udgangspunkt i dagsordensteksten drøfter det videre forløb. På baggrund af det fremsendte materiale oplyste administrationen, at der var en manglende side i vedtægterne (side 7), samt at der endnu ikke er lavet et nyt ydelseskatalog. Det aftaltes, at ydelseskataloget vil blive fremsendt medio oktober. Angående prisen er der fremsendt en forklaring. GAA vil holde et ekstraordinært bestyrelsesmøde med spisning, hvor aftalen vil blive drøftet. Decembermødet vil blive afholdt som almindeligt bestyrelsesmøde. Der blev nedsat et udvalg bestående af Henrik Segato, Birgit K. Nielsen og Erik Andersen. Udvalget vil udarbejde et oplæg til mødet, der er aftalt til 1. november 2014, kl Orientering om status på byggesagen og LAR i Marielyst Renovering af altaner og butikstorv Marielyst har på deres ordinære afdelingsmøde i 2012 godkendt to projekter vedrørende renovering af altaner og butikstorv, med en samlet huslejestigning på 3,2%. Organisationsbestyrelsen har på deres møde 14. juni 2012 godkendt anlægsbudgetterne, her under afdelingens brug af egen trækningsret på henholdsvis kr (altaner) og kr (butikscenter), optagelse af realkreditlån og byggesagshonorar. Byggesagerne følger tidsplanen og der er afleveringsforretning torsdag den 21. august Beboerne er varslet den budgetterede huslejestigning pr. 1. november

16 Når der er afleveret teknisk byggeregnskab fra rådgiver, udarbejder PAB byggeregnskab der fremsendes til godkendelse hos revisor. Her efter indsendes skema C til byggeskadefonden og der bliver hjemtaget trækningsret fra Landsbyggefonden. Her efter indstilles byggeregnskabet til godkendelse i organisationsbestyrelsen og realkredit lån hjemtages. Eventuel regulering af husleje i forhold til den endelige ydelse på lånene, reguleres ved udarbejdelse af budget 2015/16. LAR projekt Lar projektet i Marielyst forventes afleveret 1. november Projektet der er en del af det klimatilpasningsprojekt, der er indstillet til Nordisk Råds natur- og miljøpris. Administrationen afventer byggeregnskab for tilbagebetaling af tilslutningsafgifter og udgifter til projektet fra Nordvand. Her efter indstilles byggeregnskabet til godkendelse i organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der har været afholdt afleveringsforretning på altan- og butikscentret. LAR projektet er ikke færdigt. Der sker nogle uhensigtsmæssigheder en gang i mellem. De erfaringer kan bruges i LAR-projektet i Kildevænget. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Orientering om status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget Varmeanlæg Kildevænget har på deres ordinære afdelingsmøde i 2014 godkendt forslag om at renovere deres varmeanlæg, ved brug af trækningsret (kr ), henlæggelser (kr ) og lån af egne midler (kr ). Organisationsbestyrelsen har på deres møde den 3. juni 2014 godkendt indstillingen, her under anlægsbudget, byggesagshonorar og brug af trækningsret. 16

17 Administrationen har indsendt ansøgning vedrørende afdeling Kildevænget om brug af egen trækningsret på kr til Landsbyggefonden. Administrationen har modtaget tilsagn den 30. juni Administrationen har den 18. august 2014 afholdt møde med rådgiver A/I-gruppen og ejendomsmesteren, med henblik på at få udfærdiget en rådgiveraftale og et udbudsmateriale. Rådgiveraftalen ligger under tærskelværdien og er således ikke omfattet af udbud. LAR projekt Kildevængets bestyrelse fik på organisationsbestyrelsesmødet den 3. september 2013 godkendt lån/tilskud fra dispositionsfonden, til brug for udarbejdelse af et skitseprojekt i forbindelse med LAR. Kildevængets bestyrelse har i deres beretning på det ordinære afdelingsmøde i 2014 orienteret om, at de i samarbejde med administrationen, Gladsaxe Kommune og rådgivningsfirmaet Orbicon, ville lave et skitseprojekt og starte de indledende undersøgelser i forbindelse med et LAR projekt. Her efter ville der blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor afdelingen kunne træffe endelig beslutning om man vil gå vider med projektet. Kildevængets afdelingsbestyrelse har fået lavet ovenstående og indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 23. september 2014, hvor der skal træffes beslutning om: at der gennemføres et LAR projekt i Kildevænget. at der på afdelingsmødet bliver nedsat et udvalg, der har kompetence til at færdiggøre projektet inden for de jf. de økonomiske rammer der er besluttet jf. vedtægterne 19 stk. 8. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. at organisationsbestyrelsen uddelegerer kompetencen til at godkende rådgiveraftale, udbudsmateriale og licitationsresultat til et af organisationsbestyrelsen nedsat udvalg. at organisationsbestyrelsens formand får fuldmagt til at underskrive standard byggeforretningsføreraftale med PAB. 17

18 Varmeanlæg: Indregulering vil blive udskudt til foråret. Det betyder, at sagen vil blive opdelt i 2 sager. På baggrund af det første byggeregnskab vil trækningsretsmidlerne blive hjemtaget. Ved uddelegering af beslutningskompetence til et LAR-udvalg, skal GAAs retningslinjer vedrørende godkendelse af udbudsmaterialer og licitation overholdes. Til begge projekter besluttede organisationsbestyrelsen at nedsætte et udvalg bestående af Dorte Pihl Madsen, Birgith Hansen, John Ejsing og Erik Andersen, der godkender rådgiveraftale, udbudsmateriale og licitationsresultat. Kommunikationen foregår via mail og der er svarpligt. Organisationsbestyrelsen godkendte, at formanden har fuldmagt til at indgå byggeforretningsføreraftale med administrationen. 24. Bondehavevej, Landsbyggefondsmidler til nyt antenneanlæg Per Nielsen har henvendt sig til Erik Andersen vedrørende muligheden for, at afdeling Bondehavevej kan bruge trækningsretten til at modernisere deres antenneanlæg. PAB har på foranledning af ovenstående henvendt sig til Landsbyggefonden for at høre om modernisering af antenneanlæg ligger inden for de regler der er beskrevet i deres regulativ af 13. december Landsbyggefonden har i mail af 20. august 2014, bekræftet at der godt kan søges tilskud fra trækningsretten til modernisering af antenneanlæg. Udgiften til anlægget er estimeret til at koste mellem kr og Tilskuddet kan maksimalt udgøre 2/3 af de dokumenterede udgifter, hvilket svarer til maksimalt kr Den sidste 1/3 skal finansieres af egne midler eller realkreditlån. Udgiften til dette vil indgå i afdelingens antenneregnskab. at organisationsbestyrelsen forholder sig til ovenstående. 18

19 Organisationsbestyrelsen godkendte, at de kan trække via egen pulje af trækningsret. 25. Orientering om indgåede overenskomster (BL/ejendomsfunktionærer) Der er indgået ny overenskomst med ejendomsfunktionærerne. Lønnen forhøjes over en 3-årig periode med 5,5%. Derudover skal arbejdsgiver afsætte et beløb på kr pr. ejendomsfunktionær og kr. 770 pr. ejendomsmester til udviklingsfonden. Arbejdsgiverpensionsbidraget stiger i 2015 til 10,5% og 2016 til 11%. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 26. Orientering om ændring af ventelisteprincipper 1. januar 2010 I 1994 overgik GAA fra organisationsformen boligselskab til almen andelsboligforening. Ved omdannelsen af selskabet til en andelsboligforening besluttede GAA, at give alle daværende lejere i selskabet et medlemsnummer (anciennitet) i forhold til indflytningsdagen i daværende lejemål. (Ved indflytning før ændringen af selskabsformen mistede man sin anciennitet, når man fik en bolig). De personer, der ikke havde en bolig i selskabet, fik et medlemsnummer efter de bolighavende lejere og rangordnet efter opnoteringsdatoen. Fx fik en lejer, der var flyttet ind i en bolig i 1989 et lavere medlemsnummer end en ikke lejer, der var opnoteret i

20 Den 1. januar 2010 ændrer lovgiver reglerne for boligselskaber og almene andelsboligforeninger. De bliver slået sammen til en almen boligorganisation med ens ventelisteregler, jfr. bekendtgørelse om udlejning af almene boliger m.v. 2, stk. 1. Alle med medlemsnumre, der ønskede at bevare deres anciennitet skulle inden 1. juli 2010 give administrator besked. Sagde man ja til at bevare sin anciennitet blev medlemsnummeret konverteret til en anciennitet, der svarer til opnoteringstidspunktet. Det betyder, at den i 1994 indførte rangordning af medlemsnumrene til de daværende beboere er fjernet, og at medlemmer med et højt medlemsnummer, der efterfølgende er flyttet ind i selskabet, vil kunne få en bolig forud for de beboere, der har boet i selskabet i mange år før selskabet blev omdannet til en andelsboligforening. at organisationsbestyrelsen drøfter ændringen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Der gjort en ekstra indsat i det grønne område herunder blomsterkummer mv. Ejendomsmesteren har gennemgået lejemålene i Højebo med henblik på udskiftning af fliser på baderum. Der vil snarest blive udskiftet fliser i de lejemål hvor der er konstateret et behov. 1 års gennemgang er gennemgået på Højebo (tag og facader) Vi afventer nu resultatet Afd. 2, Ved Stadion Der gjort en ekstra indsat i det grønne område herunder blomsterkummer mv. Afd. 3, Bakkely Der er etableret en færdig grillplads til beboerne. Legepladsen bliver renoveret med 20