Bedre muligheder for borgere og virksomheder Digitaliseringsstrategi 2016-2020
Indhold Digitalisering binder kommunen sammen.... 2 Digitalisering skal give borgere og virksomheder bedre muligheder... 3 Digitalisering skal understøtte vækst og bæredygtighed.... 4 Digitalisering skal bidrage til fremtidens velfærd... 6 Digitalisering skal give nær, tilgængelig og sammenhængende service.... 7 Digitalisering skal skabe en enkel og effektiv administration... 8 Forudsætninger for realisering af strategien.... 9 Fra strategi til praksis.... 10 1
Digitalisering binder kommunen sammen I Aalborg Kommune mærker vi også, hvordan digitaliseringen forandrer den måde, vi arbejder på. Vi skal over hele linjen løbende finde nye og smartere måder at løse opgaverne på. Nytænkning af opgaveløsningen er en simpel nødvendighed, hvis vi skal kunne håndtere de økonomiske udfordringer, vi vil stå over for de næste år. Digitalisering er et af vores stærkeste redskaber til det. Vi oplever, at borgere og virksomheder forventer, at vi på samme måde som den private sektor hele tiden er i stand til at tilbyde nye og sammenhængende digitale løsninger. Digitaliseringen skaber nye muligheder for på tværs af forvaltningerne at tilbyde borgerne og virksomhederne bedre service og samtidig skabe effektivisering. Digitalisering binder os sammen på nye måder. Men digitalisering er også grobund for smarte og integrerede løsninger, der skaber vækst, giver borgerne i kommunen nye muligheder samtidig med, at Aalborg som en grøn og bæredygtig kommune udvikles. Digitalisering binder os sammen med kommunens, borgernes og virksomhedernes udvikling på nye måder. I Direktørgruppen har vi drøftet vores næste digitaliseringsstrategi. Særligt har vi drøftet, hvordan vi på nye måder bedst kan udnytte vores ressourcer i fælles, tværgående indsatser. Vi har en ambition om, at digitaliseringsstrategien skal samle hele koncernen om en række højtprioriterede indsatser og pejlemærker. Strategien skal støtte op om kommunens målsætninger, sådan som de er formuleret af såvel Byrådet, som af udvalgene. Det er ligeledes vores ambition, at kommunen som landets tredje største kommune aktivt medvirker i de fælles kommunale initiativer igangsat af KL og KOMBIT. Ikke bare i realiseringen, med også i planlægningen og udformningen. En strategi gør det naturligvis ikke alene. Strategien skal omsættes i konkrete handleplaner i den enkelte forvaltning og fælles. Vi vil i Direktørgruppen med regelmæssige mellemrum tage strategien op. Både for at sikre at den bliver brugt, men også for at sikre at den til stadighed svarer til Byrådets og udvalgenes ambitioner. Direktørgruppen Jens Kristian Munk Arne Lund Kristensen Jørgen Litske Petersen Martin Østergaard Christensen Bente Holmgaard Graversen Christian Bjerg Jan Nielsen Søren Gais Kjeldsen 2
Digitalisering skal give borgere og virksomheder bedre muligheder Aalborg Kommune er en kommune i fremgang. Befolkningstallet vokser. Det går godt for virksomhederne, og der bliver skabt flere jobs. Aalborg er NordDanmarks vækstcentrum. En bæredygtig smart kommune, hvor det er godt at bo, uddanne sig og drive virksomhed. Digitaliseringsstrategien skal udspringe af og understøtte Byrådets og udvalgenes visioner og strategier, som f. eks. Planstrategien, Erhvervsstrategien, Ungestrategien m. fl. De forskellige strategier kan sammenfattes i følgende pejlemærker: Aalborg skal være en attraktiv og international orienteret lille storby Aalborg er NordDanmarks vækstcentrum, videns og uddannelsesby I Aalborg er der fokus på jobskabelse og arbejdskraft med de rette kompetencer Aalborg udvikler det gode liv for borgerne: Velfærd, uddannelse og arbejde, fritid og kultur og attraktive fysiske rammer Aalborg er en bæredygtig og smart kommune Men over og igennem disse pejlemærker ligger en klar politisk rettesnor: Aalborg Kommune skal have en stærk og robust økonomi, hvor der udvises rettidig omhu og opretholdes en stærk og fokuseret styring af økonomi og budgetter. Digitaliseringsstrategien er masterplanen for kommunens digitalisering. Dermed giver strategien også fælles retning for forvaltningernes egne digitaliseringsindsatser. Når vi igangsætter og gennemfører digitaliseringsprojekter skal vi altid have borgernes og virksomhedernes behov og muligheder i centrum. Det er deres behov og muligheder, der er det egentlig formål med vores digitalisering. Kun ved at borgerne og virksomhederne benytter og får værdi af vores digitale tilbud kan vi selv få gavn af dem. Det kræver inddragelse, involvering og samskabelse. Hvad er digitalisering? Digitalisering er alle de tiltag, der ved hjælp af ny teknologi bidrager til Udvikling af kommunens kerneopgaver Modernisering af kommunen Effektivisering af vores opgaveløsning Digitalisering skal skabe værdi for borgerne, virksomhederne og kommunens medarbejdere. Dermed er alle dele af kommunens virksomhed omfattet bl. a. Undervisning Børnepasning Ældreplejen Borgerbetjeningen Administration Digitalisering er derfor et anliggende for lederne i forvaltningerne. Det er dem, der har ansvaret for at udvikle kerneopgaverne ved hjælp af ny teknologi, for modernisering af deres organisation og for deres økonomien. 3
Visionen for Aalborg Kommunes digitalisering Digitalisering skal give borgere og virksomheder bedre muligheder Visionen udmøntes via fire strategiske indsatser Digitalisering skal understøtte vækst og bæredygtighed Digitalisering skal bidrage til fremtidens velfærd Digitalisering skal give nær, tilgængelig og sammenhængende service Digitalisering skal skabe en enkel og effektiv administration Bæredygtig, digital og dynamisk kommune Erhvervsudvikling Job Det gode liv Velfærd og kultur Smart Aalborg En attraktiv og international lille storby Den stærke og robuste økonomi Viden og uddannelse Bæredygtig og grøn vækst Digitalisering skal give borgere og virksomheder bedre muligheder Digitalisering skal understøtte vækst og bæredygtighed Digitalisering skal bidrage til fremtidens velfærd Digitalisering skal give nær, tilgængelig og sammenhængende service Digitalisering skal skabe en enkel og effektiv administration Fælles offentlige strategier Aalborg Kommunes digitaliseringsstrategi ligger inden for rammerne af den fælles offentlige og fælles kommunale digitalisering. KL vedtog i juni 2015 en ny fælles kommunal digitaliseringsstrategi. Denne indeholder primært en række sektorstrategier og indsatser, der skal indarbejdes i forvaltningernes digitaliseringsstrategier. Den nye fælles offentlige digitaliseringsstrategi bliver først færdig i foråret 2016. Den er forsinket på grund af regeringsskiftet. Den fælles offentlige strategi forventes organiseret i tre hovedtemaer: Service, vækst og velfærdsteknologier. 4
Digitalisering skal understøtte vækst og bæredygtighed I disse år sker der en sammensmeltning af det digitale med det fysiske. Internet bliver bygget ind i alting også kaldet Internet of Things. Internettet er blevet en direkte forudsætning for vores service f. eks. på omsorgsområdet og for skolernes undervisning og kommunikation med forældrene. Der skabes og opsamles enorme mængder af data, der kan og skal udnyttes til at skabe vækst i Aalborg, skabe en mere bæredygtig by og til at gøre vores service smartere. Dette kræver som altid både konkrete initiativer og langsigtet planlægning. Forudsætningen for dette er en digital infrastruktur på linje med veje, varme, vand og el. Denne digitale infrastruktur skal gøre det let og økonomisk at opsamle og transportere data. Den er på samme måde som den fysiske infrastruktur en grundlæggende forudsætning for borgernes og virksomhedernes muligheder. SMART Aalborg organiserer en række initiativer på området. Disse har indtil nu hovedsagelig været fokuseret på de mere tekniske områder planlægning, energi og miljø. Men alle dele af kommunen kan bidrage. Skolerne uddanner kompetente borgere der har noget at ha det i til fremtidens samfund. Jobcentret, Business Aalborg og uddannelsesinstitutionerne skaber job og sikre arbejdskraft med de rette kvalifikationer som danner grobund for iværksættere og vækst. Virksomhederne, forskning og undervisning skal inddrages i at udvikle teknologier, der understøtter vores service, skaber vækst og reducerer CO2 forbruget. Dette giver samtidig virksomhederne muligheder for udvikling og afprøvning af nye produkter og services f. eks. velfærdsteknologier eller teknologier til styring af energiforbruget. Målet er at gøre Aalborg bæredygtig og konkurrencedygtig ved hjælp af kompetente borgere, dygtige virksomheder og en innovativ kommune Ledetråde Vi udstiller, genbruger og deler kommunens data med borgere, virksomheder og forskning for at bidrage til kommunens udvikling og vækst naturligvis inden for lovgivningens rammer Den digitale infrastruktur i kommunen skal udbygges og dække hele kommunen Et aktivt samarbejde med forsknings- og uddannelsesinstitutionerne og med virksomhederne er en forudsætning for nyttiggørelse af data og den digitale infrastruktur Indsatser Styrke det nordjyske samarbejde om udbredelse af bredbånd og mobil data til alle dele af kommunen Udarbejde en masterplan for udbygningen af den generelle digitale infrastruktur og indarbejde denne masterplan i kommunens øvrige plangrundlag Udnytte af Internet of Things i udviklingen af kommunens kerneopgaver og velfærdsydelser Skabe overblik over de data, der findes i kommunen og over hvordan de kan nyttiggøres Igangsætte konkrete projekter med virksomhederne, universitetet og UCN om udnyttelse af Open Data 5
Digitalisering skal bidrage til fremtidens velfærd Vi skal udføre vores kerneopgaver på nye måder. Det er kravet, hvis vi både skal holde serviceniveauet og håndtere de demografiske og økonomiske udfordringer. Innovativ brug af velfærdsteknologierne er helt centralt for dette. Det gælder for alle kommunens store velfærdsområder skoler, børnepasning, ældreomsorg m. v. Vi er lige startet på en udvikling, hvor vi knap kan forestille os, hvor vi vil være på lidt længere sigt. Den udbredte brug af mobiltelefoner og app s, internet i alting (Internet of Things), udbredelse af mobile bredbåndsforbindelser åbner helt nye muligheder. F eks. for kommunikation med borgerne via videomøder i borgeservice og jobcentrene eller for at pårørende kan kommunikere med beboerne på plejehjem; eller at borgerne kan gøre meget mere selv f. eks. overvåge deres egen sundhed via eksisterende apps. Data kan kombineres på nye måder og skabe ny og bedre service: Kan online realtids målinger af vandforbruget benyttes af hjemmeplejen til at vurdere om en borger har akut brug for hjælp? Vi har masser af viden om innovativ brug af nye teknologier i sammenhæng med udvikling af kerneopgaverne, kompetenceudvikling og omstilling af organisation: Aalborg og Nordjylland er førende i afprøvning og brugen af velfærdsteknologier på sundhedsområdet. Aalborg Skolevæsen har inden for de sidste to - tre år sat gang i udviklingen af fremtidens folkeskole. Bibliotekerne har udviklet deres kerneopgave fra udlån af bøger og betjening af borgerne til at være et digitalt kulturcentrum. Denne viden og disse erfaringer skal vi udnytte og udbrede til alle områder f. eks. daginstitutionerne og de tekniske område. Det skal via samskabelse og inddragelse og involvering af borgere og virksomhederne. Målet er at udvikle fremtidens velfærd Ledetråde Vi tænker udefra og ind: Digitalisering af vores velfærdsydelser vil forandre relationen mellem borger og kommune og dermed hvad borgerne forventer af kommune Vi tænker udefra og ind: Vi vil skabe fremtidens velfærd sammen med borgerne Udviklingen af fremtidens digitale velfærd skal ske som samlende og tværgående indsatser for de forskellige målgrupper f.eks. børn og unge, familier, ældre. Indsatser Systematisk udnyttelse af de nye digitale kommunikationsformer som f.eks. videomøder i samspillet med borgerne Udnyttelse af egen udviklede og eksisterende standard app s til udvikling af vores velfærdsydelser f.eks. elevernes læring, sundhedsfremme og borgernes tryghed Organiseret erfaringsudveksling, innovation og afprøvninger af nye teknologier på tværs af de store velfærdsområder skoler, dagsinstitutioner, ældre området m. fl. Systematisk indsamling, deling, standardisering og genbrug af data på tværs for at skabe værdi 6
Digitalisering skal give nær, tilgængelig og sammenhængende service Digitalisering skaber nye muligheder for borgerbetjening på andre måder og andre steder. Det er er ikke bare en én-til-én indførelse af en selvbetjeningsløsning i stedet for det personlige fremmøde. Det er helt nye måder at organisere os på; helt nye måder at samarbejde med borgere og virksomheder og helt nye måder at samarbejde med aktører i andre organisationer offentlige som private. Når borgerne og virksomhederne henvender sig til Aalborg Kommune skal de ideelt set ikke kende noget til kommunens organisation eller til hvilken forvaltning, der har ansvaret for en given service. Vi skal designe service ikke digitale løsninger. Det vil sige, vi skal designe en samlet og sammenhængende service, hvor selvbetjeningsløsningerne spiller sammen med andre kontaktformer f.eks. telefon og personligt fremmøde. Teknologien er ikke løsningen, men midlet. En god og sammenhængende service forudsætter, at vores betjening af borgerne og virksomhederne udgør en helhed på tværs af forvaltninger og teknologier. Målet er en hurtig, sammenhængende og enkel service til borgerne og virksomhederne Ledetråde Vi tænker udefra og ind: Vi tager udgangspunkt i borgernes og virksomhedernes behov og forståelse af den offentlige sektor Vi designer sammenhængende og personlig service digitalisering er bare ét af midlerne heri Borgerne oplever en tryg, sikker og brugervenlig service også digitalt Vi aftaler interne obligatoriske bølgeplaner for den fortsatte digitalisering af borgerbetjeningen Vi inddrager borgere og virksomhederne i samskabelsen af fremtidens digitale service Indsatser Gennemgå service og de tilhørende løsninger systematisk: Hænger service og løsninger sammen med andre service og løsninger? Kan arbejdsgangene forbedres? Kan løsningerne gøres lettere tilgængelige og mere brugervenlige? Udnytte eksisterende løsninger og teknologier bedre og mere konsekvent, f.eks. Digital post, videomøder med borgerne (Skype) Igangsætte tværgående serviceindsatser for virksomheder og udvalgte borgergrupper (pensionister, jobsøgende, unge) for at sikre tilgængelig, brugervenlig og sammenhængende service med konsekvent og relevant brug af digitale løsninger Opsamle og nyttiggøre data om borgerbetjeningen på tværs af forvaltningerne Inddrage borgere og virksomheder systematisk i tilrettelæggelsen af vores service og digitale løsninger f. eks. i form af borgerpaneler Styrke medarbejdernes og borgernes digitale kompetencer, herunder give tilbud om hjælp til at benytte de digitale løsninger 7
Digitalisering skal skabe en enkel og effektiv administration Vores administrative opgaver skal udføres enkelt og effektivt. En konsekvent digitalisering er ofte den afgørende forudsætning for at lette arbejdspresset og frigøre tid til kerneopgaverne. Potentialet er der! Der er stadig gode muligheder for at frigøre tid ved systematisk at gennemgå arbejdsgangene med en digital synsvinkel. Der er mange steder, hvor mulighederne for digitale indberetninger og arbejdsgange ikke udnyttes fuldt ud. Der er adskillige arbejdsgange, hvor der stadig indgår papirblanketter. Der er mange manuelle snitflader som kan effektiviseres ved direkte digital indberetning, godkendelse og advisering. Digitaliseringen af de administrative opgaver skal naturligvis ske med respekt for de mangeartede opgaver og behov i kommunen. Der er forskel på at arbejde i en institution, på et bibliotek eller i en økonomifunktion. Hvis vi skal have mere gevinst ud af digitaliseringsprojekterne kræver det en systematisk og ledelsesmæssigt styret kombination af a) at gøre tingene smartere b) at gøre tingene bedre og c) holde op med at gøre ting, der er blevet overflødige. Målet er at skabe mere tid til kerneopgaverne gennem konsekvent digitalisering Ledetråde Vi tænker udefra og ind: De administrative processer skal designes som helheder med udgangspunkt i ledernes og medarbejdes arbejdssituation og behov. De digitale løsninger er kun et middel hertil Arbejdsgangene skal ses i helheder og på tværs. Mange opgaver, arbejdsgange og blanketter går på tværs af afdelinger, institutioner og forvaltninger Vi aftaler interne obligatoriske bølgeplaner for effektivisering og digitalisering af de administrative opgaver Indsatser Standardisere og forenkle de tværgående og fælles arbejdsgange omkring i de tværgående administrative systemer Effektivisere administration og sagsbehandling ved at udbrede digitale redskaber som talegenkendelse, videomøder og teletolkning Erstatte papirblanketter med digitale indberetninger direkte ved kilden Genbruge og dele data på tværs for at skabe sammenhæng og ny viden med fokus på standardisering, forenkling og effektivisering 8
Forudsætninger for realisering af strategien For at strategien kan blive til virkelighed er der en række forudsætninger, der skal være tilstede både i forvaltningerne og for Aalborg Kommune som koncern. Ledelse og kompetencer Digitalisering handler om teknologi. Men evnen til at udnytte teknologien og realisere gevinster hænger uløseligt sammen med evnen til at skabe forandringer i organisation og i kultur. Drivkraften bag sådanne forandringerne er lederne. Lederne skal være gode til at omstille organisation og kultur og til at udnytte teknologien i løsningen af opgaverne. Systematisk gevinstrealisering Vi gennemfører aldrig digitaliseringsprojekter for teknologiens eller projekternes egen skyld. Digitalisering skal give resultater, som skaber værdi. En forudsætning er naturligvis, at vi har identificeret og synliggjort gevinsterne. Men gevinster er ikke bare penge, i form af effektiviseringer og besparelser: Udvikling af bedre kvalitet i opgaveløsningen og andre måder at udføre opgaverne på er også vigtige og relevante gevinster. Spørgsmålet er derfor ikke længere, om der skal realiseres gevinster eller hvem der skal realisere dem. Spørgsmålet er i stedet: Hvordan får vi realiseret gevinsterne? Inddragelse af medarbejdernes viden, erfaring og engagement Medarbejderne møder borgerne og virksomhederne i det daglige i hjemmet, i daginstitutionen, på jobcentret osv. Det er dem, der benytter de digitale løsninger. Medarbejderne besidder derfor en værdifuld viden om borgernes og virksomhedernes behov og ønsker. Det er en viden, der skal værdsættes og nyttiggøres til at udvikle og modne nye forslag til digitalisering. Trygge, sikre og lettilgængelige digitale løsninger Borgere og virksomheder skal have fuld tillid til, at vi behandler informationer og data om dem på en sikker og forsvarlig måde. Borgernes rettigheder og indsigt; brugervenlighed og tilgængelighed samt datasikkerhed skal derfor gå hånd i hånd i vores service og digitale løsninger. Indsatser Systematisk fokus på digitalisering, ledernes rolle og gevinstrealisering i de tværgående og forvaltningsvise projekter om kompetenceudvikling og innovation o.l. Udvikle en selvhjælps- og innovationskultur blandt medarbejderne m.h.p på udnyttelse af nye teknologier Udvikle fælles, operationelle og enkle metoder til opstilling af Businesscases og metoder til gevinstrealisering. Igangsætte information og kompetenceudvikling om kravene til brugervenlighed og sikkerhed i vores løsninger 9
Fra strategi til praksis Strategiens visioner og mål vil i stor udstrækning skulle realiseres decentralt - i forvaltningerne og i afdelingerne. Det er der ansvaret for undervisningen af børnene, formidling af jobs, den fysiske planlægning osv. er placeret. Koncern og forvaltningsstrategi (Byråd og udvalg) Men der vil være behov for koordinering og prioritering - både i forvaltningerne og fælles. Både for at sikre en samlet fremdrift og retning men også fordi der er store gevinster ved at se på tværs. Strategien skal være dynamisk og kunne tilpasses. Udviklingen går stærkt projekter, der fylder nu, kan være uaktuelle om ganske få år; og ingen kan forudse, hvilke digitaliseringsprojekter og reformer, der skal implementeres i løbet af perioden. Udmøntningen af strategien vil derfor ske løbende og systematisk. Digitaliseringsstrategi (Porteføljeledelse for digitalisering) IT-strategi (IT-gruppen) I praksis betyder det, at Porteføljeledelsen for Digitalisering løbende beslutter og prioriterer handleplaner, obligatoriske bølgeplaner og fælles projekter med udgangspunkt i strategiens målsætninger og indsatser. Det vil ske i samarbejde med de øvrige tværgående grupper. Porteføljeledelsen vil årligt udarbejde og revidere handleplaner m.m. samt foretage afrapportering til Direktørerne. Digitalisering skal give borgere og virksomheder bedre muligheder Digitalisering skal understøtte vækst og bæredygtighed Digitalisering skal bidrage til fremtidens velfærd Digitalisering skal give nær, tilgængelig og sammenhængende service Digitalisering skal skabe en enkel og effektiv administration H a n d l e p l a n e r Opfølgning Revidering 10