STRESSPOLITIK I RED BARNET Indledning For at understøtte Red Barnets overordnede ønske om at fremme ledernes og medarbejdernes trivsel er det besluttet, at der skal udarbejdes en egentlig stresspolitik for organisationens hovedkvarter med præcisering af organisationens mål og anvisninger til, hvordan stress kan forebygges og håndteres, da stress indvirker negativt på den enkelte, dennes arbejdsindsats og arbejdsmiljøet. Det kræver både en indsats og tid at få en stresspolitik gjort til andet end ord og hensigtserklæringer, og en stresspolitik er først en succes, når den er blevet en del af kulturen. I hele dette arbejdet er prioritering af indsatsområder og handling nøgleordene. Åbenhed om stress og dialogen mellem ledelse og medarbejdere er vigtige redskaber i bestræbelserne på at reducere arbejdsbetinget stress. Stresspolitikken er udarbejdet på baggrund af et caféseminar for hele organisationen, hvor alle var med til at afdække, hvad der kan udløse stress og komme med forslag til løsninger til håndtering af stress. Politikken er forankret i samarbejdsudvalget og er udarbejdet af en gruppe under SU. Faktaboks Her og nu stress Stress er noget, der kommer indenfor sekunder, efter at vi oplever stressårsagen. Stress er en aktivering af kroppen og påvirker os både fysisk og psykisk. Når vi er stressede, så fungerer kroppen anderledes, og vores psyke er anderledes. Vi kan være alt fra lidt stressede eller meget stressede. En meget lille stress oplever vi, når vi er nervøse eller spændte på noget. En stor stress oplever vi ved pludselige hændelser, trusler, angst osv. Her og nu stress kaldes medicinsk for akut stress Langvarig stress Hvis vi har et forhøjet niveau af stresshormoner i kroppen i lang tid, så får stress en række mere og mere alvorlige bivirkninger. De alvorlige symptomer kommer ikke fra den ene dag til den anden, men over flere uger, måneder eller år. Vi får flere og flere alvorlige stresssymptomer. Men vi opdager dem ikke altid, eller vi tror ikke det har noget med stress at gøre. Man kan blive alvorlig syg af stress, uden at vide, at man er stresset. Langvarig stress er blot her og nu stress, som har stået på i for lang tid. Langvarig stress kaldes medicinsk for kronisk stress. Det er vigtigt at understrege, at den ikke er kronisk i den forstand, at man ikke kan komme ud af den igen, for det kan man. Stresspolitik i Red Barnet 1/9
Grundvilkår for arbejdet i Red Barnet Red Barnet er en arbejdsplads, hvor sagen børns rettigheder og vilkår nationalt og internationalt er afgørende og fylder meget for organisationens engagerede ansatte. Red Barnet er en politisk ledet organisation, hvor det er vigtigt, at de politisk valgte medlemmer har indflydelse på organisationens udvikling og dermed er med til at sætte dagsordenen for organisationens arbejde og dermed for de ansatte. Ydermere kan der komme pludseligt opståede problemer/katastrofer eller muligheder, som organisationen bør tage sig af eller gribe. Denne uforudsigelighed kræver megen forståelse og fleksibilitet fra ledelsen og medarbejdernes side, og det stiller store krav til den enkeltes kompetencer, selvstændighed og evne til hele tiden at prioritere mellem sine arbejdsopgaver. Endelig varierer arbejdsbelastningen meget i løbet af et år, fra afdeling til afdeling, og det er dermed ikke muligt at undgå spidsbelastninger. Men vi ved, at længere tids stress påvirker vores arbejdsindsats og vores psykiske såvel som fysiske velbefindende i en negativ retning, og derfor bør længerevarende stress minimeres eller helt undgås gennem planlægning og arbejdsdeling. Mål Overordnede mål Red Barnet ønsker at skabe en god arbejdsplads med en moderne, motiverende og tidssvarende ledelsesform, der kan tiltrække og fastholde bedst kvalificerede medarbejdere inden for organisationens virkeområde. Det er ønsket at skabe en arbejdsplads, hvor nøgleordene er: o tryghed, gensidig respekt mellem medarbejderne og ledelsen o indflydelse på vigtige beslutninger både vedrørende udviklingen af Red Barnets virke og eget arbejde o klare og realistiske rammer for arbejdets udførelse o fagligt og personligt udviklende o godt samarbejde med kvalificerede kolleger og ledere Red Barnet tilstræber en høj grad af fleksibilitet i arbejdets tilrettelæggelse og gennemførsel. Red Barnet ønsker at være i front med initiativer, der fremmer samspillet mellem familieliv og arbejde, når det gælder personalepolitik for børnefamilier såvel som for singler og seniorer. Dertil skal personalepolitikken til enhver tid: o Fremme og udvikle dialog, der bygger på gensidig respekt, hvor både ansattes og Red Barnets behov og interesser fremstår klart og derved sikrer, at gensidige forventninger hos Repræsentantskab, ledelse og medarbejdere afstemmes og justeres o Fremme medarbejdernes engagement i, forståelse for og viden om børns rettigheder Stresspolitik i Red Barnet 2/9
o Sikre medarbejdernes indflydelse på eget arbejde gennem delegering og dermed øget ansvar i forhold til løsninger af de forskellige arbejdsopgaver Vedtaget af SU 11. juni 2008 o Sikre at medarbejdernes faglige udvikling, efteruddannelse samt jobudvikling afstemmes efter medarbejdernes og Red Barnets behov o Sikre gennemskuelighed og informationer til alle i relevant omfang o Understøtte dialog og indflydelse gennem demokratisk valgte organer som Samarbejdsudvalg, Sikkerhedsudvalg og de ansattes faglige organisering Konkrete mål For at sikre en løbende positiv udvikling i trivslen i Red Barnet udarbejdes der en handlingsplan for arbejdet med trivsel i organisationen, og hvordan stress kan forebygges og håndteres. Minimum hvert andet år evalueres handlingsplanen i forbindelse med en trivselsundersøgelse i huset, så der løbende udvikles og følges op på tiltag, der kan forebygge og håndtere stress. De overordnede målsætninger for Red Barnets stresspolitik er: 1) At sikre god trivsel blandt alle ansatte Et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø er afgørende for, at vi kan løfte hele organisationens mangeartede opgaver, og at vi fortsat kan være en arbejdsplads med god trivsel. Red Barnet ønsker at styrke trivslen blandt hovedkontorets medarbejdere. Det er forventningen at man ved trivselsundersøgelsen i 2010 vil kunne aflæse mærkbar bedring i medarbejdernes trivsel både i relation til trivselsundersøgelsen fra december 2006 og andre relevante benchmarks. 2) At reducere sygdom Megen sygdom og længerevarende sygdom kan være udtryk for mistrivsel eller decideret stress. Ledere skal løbende følge op på evt. sygefravær for at sikre, at medarbejderne trives. Red Barnet ønsker at reducere ansattes sygefravær. Der laves opgørelse over sygefraværet årligt, så udviklingen løbende kan følges. 3) At tydeliggøre hvilke roller alle ansatte spiller i forhold til at forebygge og håndtere stress 4) At alle ansatte ved, hvilke muligheder der er for handling i forbindelse med længerevarende stress 5) At give konkrete redskaber til, hvordan man kan forebygge og håndtere stress Stresspolitik i Red Barnet 3/9
Ansvar for forebyggelse og håndtering af stress Ansvaret for at undgå og/ eller håndtere stressproblematikker i dagligdagen ligger på alle niveauer i organisationen. 1) Det organisatoriske niveau 2) Ledelsen 3) Medarbejdergruppen 4) Den enkelte De enkelte niveauer har ansvar og opgaver i forhold til at forebygge stress samt ansvar og opgaver i forhold til at håndtere stress. Den enkeltes læge er pligtig til at anmelde stress som arbejdsskade, når der er tale om klinisk defineret stress. Skulle lægen ikke leve op til denne forpligtigelse, vil Red Barnet anmelde sagen. Det organisatoriske ansvar Overordnet set er det et organisatorisk ansvar at skabe trivsel i dagligdagen for alle medarbejdere og ledere. Det organisatoriske niveau har ansvar for: o at skabe en balance mellem de krav der stilles og de mål der sættes, i forhold til de ressourcer der afsættes generelt i alle enheder i organisationen o at holde ledelsesniveauet orienteret om organisatoriske tiltag og fremtidsmål o at skabe en ramme for det gode lederskab, hvor lederne kan få plads til at lede såvel fagligt, administrativt som personalemæssigt o at sørge for relevant lederuddannelse for alle ledere o at sørge for en vedvarende og konstruktiv dialog med alle ledelsesfora, for at kunne vedligeholde eller skabe en balance i krav, mål og ressourcer i dagligdagen o at sikre aktive ledelsesnetværk til sparring af problematikker vedrørende ledelsesopgaven o at være vedvarende opmærksom på ubalancer, der kan skabe stress og manglende trivsel o at sikre jævnlig måling af arbejdsmiljøet og handle på resultaterne o at sikre, at ledelsen og HR-funktionen har kendskab til stress og stresshåndtering Stresspolitik i Red Barnet 4/9
Ledelsens ansvar Lederen har et konkret ansvar for at understøtte og udvikle medarbejdernes trivsel. Forebyggende arbejde I det forebyggende arbejde skal lederen tage medansvar for medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø ved det at o skabe klarhed om roller og ansvar o give medarbejderne feedback o sikre medarbejderne medindflydelse og medbestemmelse gennem dialog og information o være klar og realistisk i forventningerne til medarbejderne i forhold til opgaver, ansvar, samarbejde o sikre sammenhæng mellem ressourcer og opgaver (tid, kvalitet, penge) o sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, såvel for den enkelte, som for alle o coache medarbejderne til at kunne varetage arbejdsopgaverne selvstændigt o prioritere opgaverne i tvivlstilfælde o vise medarbejderne sammenhænge i organisationen o sikre, at information om organisationens overordnede mål og krav samt arbejdsgange er klar for alle medarbejdere o være lyttende og handlende i forhold til medarbejderproblematikker o sikre mulighed for konstruktivt at kunne lufte utilfredshed og håndtering af konflikter o være garant for at medarbejderne har mulighed for at passe deres kerneopgaver o skabe ro om arbejdet o sikre relevante debriefingssystemer fx efter rejser Det kræver at lederen: til stadighed arbejder på at have de fornødne følelsesmæssige og sociale kompetencer holder fokus på personaleledelse Håndtering af stress Hvad gør lederen, hvis en medarbejder bliver stressramt i dagligdagen? Det er lederens ansvar at o tage hånd om en medarbejder, så snart der udvises tegn på stress o tage kollegahenvendelser alvorligt og handle i umiddelbar forbindelse med henvendelsen Hvad gør lederen, hvis en medarbejder bliver sygemeldt med stress? Det er lederens ansvar at o sikre tid til, at medarbejderen får ro i sygefraværsperioden o sørge for at nødvendige backup-funktioner etableres, og der sker evt. prioritering i medarbejderens (samt backup erens) arbejdsområde på baggrund af dialog med relevante medarbejdere Stresspolitik i Red Barnet 5/9
o orientere den sygemeldte om, at lederen eller HR konsulenten (efter medarbejderens ønske) vil kontakte vedkommende i sygefraværsperioden, hvis den overstiger 14 dage. Henvendelsen vil ske på et i forvejen skriftligt meddelt tidspunkt. Kontakten vil være et led i en omsorgssamtale og vil derfor ikke kræve hverken forberedelse eller handling af den sygemeldte o opfordrer medarbejderen til at tage kontakt til egen læge o gøre opmærksom på og opfordre til at kontakte Red Barnets psykologtilbud o orientere HR konsulenten med det samme medarbejderen sygemeldes o have kontakt med medarbejderen igennem hele sygeforløbet enten gennem HR konsulenten eller selv, afhængigt af forholdet og de konkrete aftaler o aftale om andre kolleger må kontakte den vedkommende dog IKKE om arbejdsrelaterede emner / opgaver o aftale hvordan det skal meldes ud i organisationen og til evt. samarbejdspartnere o tage initiativ til en dialog om hvad stresskilden/kilderne er - når medarbejderen er klar til at tale om det Hvad gør HR konsulenten? Det er HR konsulentens ansvar at o tage kontakt med den sygemeldte medarbejder efter, at medarbejderen har talt med nærmeste leder - hvis det ikke er aftalt med vedkommende, at lederen står for kontakten o HR konsulenten eller leder vil efterfølgende holde løbende kontakt til medarbejderen under sygefraværet Hvad gør lederen i forhold til resten af medarbejdergruppen? Det er lederens ansvar at o skabe sig et overblik over om dette er et enkeltstående tilfælde eller et symptom på generelle stressproblemer i medarbejdergruppen o kontakte HR konsulenten som sparring i forhold til at afdække om resten af gruppen også er stresset Hvad gør lederen, før medarbejderen skal vende tilbage til arbejdet? Der aftales et møde med medarbejderen inden arbejdet genoptages, hvor HR konsulenten og evt. tillidsrepræsentanten / sikkerhedsrepræsentanten også deltager. Der er 4 formål med mødet: o at identificere stresskilden/kilderne o at aftale hvilke ting, der skal ændres i arbejdssituationen o at aftale hvordan den pågældende vender tilbage, herunder arbejdstid, arbejdsopgaver og aftale opfølgning o at aftale hvordan kollegaer involveres og hvad de informeres om Hvad gør lederen, når en medarbejder skal vende tilbage efter en sygemelding på grund af stress? Det er lederens ansvar at: o de udløsende stressorer er fjernet fra medarbejderens arbejde Stresspolitik i Red Barnet 6/9
o have en tæt dialog med medarbejderen og den øvrige medarbejdergruppe om reaktioner på tilbagekomsten o sikre, at arbejdsopgaverne passer til den aftalte arbejdstid, samt at der langsomt i takt med at medarbejderen går op i arbejdstid bliver tilført flere opgaver o skabe ro og være buffer i forhold til omverdenen o i samarbejde med medarbejderen at identificere særlige kolleger, som kan støtte medarbejderen fagligt og/eller socialt o sikre system for opfølgning Medarbejdergruppens ansvar Medarbejdergruppen har et ansvar for at medvirke til kollegernes trivsel. Forebyggende arbejde I det forebyggende arbejde, skal medarbejdergruppen tage medansvar for det psykiske arbejdsmiljø gennem det at: o skabe klarhed om roller og ansvar i dialog med hinanden og nærmeste leder o give hinanden feedback til sikring af trivsel i dagligdagen o arbejde på en konstruktiv dialog om succeser og problematikker i dagligdagen hvorfor lykkes noget (ikke)?, hvordan lykkes noget (ikke)? o være klar og realistisk i forventningerne til hinanden i forhold til opgaver, ansvar, samarbejde o i alle former for intern kommunikation at overholde god tone o sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, såvel for den enkelte, som for alle i gruppen o skabe klarhed over handleansvar i konkrete sager o skabe ro om arbejdet gennem dialog og fastholdelse af overblik o udfærdige præcise handlereferater ved alle møder Det kræver at medarbejdergruppen: til stadighed er deres fælles ansvar bevidst, som medskaber af det gode psykiske arbejdsmiljø holder fokus på arbejdsgruppens trivsel er rummelige og bevidste om hinandens kompetencer Håndtering af stress Hvad gør medarbejdergruppen, hvis en kollega bliver stresset? Det er gruppens ansvar at o forsøge at tale med den stressramte om problematikken o at kontakte nærmeste leder Stresspolitik i Red Barnet 7/9
Hvad gør medarbejdergruppen, hvis en kollega bliver sygemeldt med stress? Det er gruppens ansvar, at o give kollegaen ro i sygefraværsperioden, al kontakt skal være positiv kontakt, det vil sige ingen meldinger fra jobbet med mindre den sygemeldte udtrykkeligt beder om det o at være samarbejdsvillige i forhold til ledelsens arbejde med at undersøge stressorer for den sygemeldte og gruppen som helhed o tale konstruktivt om stressproblematikker gennem at søge løsninger for den stressramte og for alle i fremtiden Hvad gør medarbejdergruppen, når en kollega skal vende tilbage efter en sygemelding på grund af stress? Det er gruppens ansvar at: o være forstående i forhold til en tilbagekomstordning med nedsat arbejdsfunktion o tale åbent om daglige stressproblematikker og deres løsning o at være i dialog med nærmeste leder, hvis der opstår problemer Den enkelte medarbejder Den enkelte medarbejder har et ansvar for at medvirke til egen trivsel. Forebyggende arbejde I det forebyggende arbejde, skal den enkelte medarbejder tage medansvar for det psykiske arbejdsmiljø gennem det at: o sikre sig klarhed over egen rolle og ansvar i dialog med kolleger og nærmeste leder o melde uklarheder og konflikter ud i tide o deltage aktivt i en konstruktiv dialog om succeser og problematikker i dagligdagen hvorfor lykkes noget (ikke)?, hvordan lykkes noget (ikke)? o sikre klarhed over forventninger til egen arbejdsindsats og samarbejde o være klar i forventninger til kolleger med hensyn til samarbejde og kommunikation o sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet o skabe klarhed over eget handleansvar i konkrete sager o skabe ro om arbejdet gennem dialog og fastholdelse af overblik Det kræver at den enkelte medarbejder: til stadighed er sig sit ansvar bevidst, som medskaber af det gode psykiske arbejdsmiljø holder fokus på gruppens trivsel tager ansvar for egen arbejdssituation er bevidst om egne faglige kompetencer og formåen Stresspolitik i Red Barnet 8/9
Håndtering af stress Hvad gør den enkelte medarbejder, hvis man oplever stress? Det er den enkeltes ansvar at o gå til nærmeste leder og arbejde på at få afbalanceret situationen o evt. at tage kontakt med sin Tilldsrepræsentant eller Sikkerhedsrepræsentant o at sige hensigtsmæssigt til og fra i forhold til personlige ressourcer Hvad skal den enkelte medarbejder vide, hvis man bliver sygemeldt med stress? o Man bliver kontaktet af leder og/eller HR konsulent i sygefraværsperioden o Man skal være med til at planlægge egen tilbagekomst når man er klar o At den øvrige medarbejdergruppe informeres om fraværets karakter o At man aktivt skal deltage i processen o Overveje om man ønsker at involvere sin tillidsrepræsentant Tillidsrepræsentantens / Sikkerhedsrepræsentantens rolle Hvis den enkelte medarbejder ønsker det, er der mulighed for, at tillidsrepræsentanten / sikkerhedsrepræsentanten inddrages aktivt i håndteringen af stress. Hvad gør tillidsrepræsentanten / sikkerhedsrepræsentanten, hvis den enkelte medarbejder bliver sygemeldt med stress? o Have løbende kontakt med den sygemeldte o Deltage i møde sammen med leder og HR konsulent før medarbejderen skal vende tilbage til arbejdet Stresspolitik i Red Barnet 9/9