REFERAT Dialogmøde 2011 Vestsjællands almene Boligselskab Dato: 24. november 2011 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Direktør Karsten Krüger (KK) Forvaltnings- og økonomichef Inge D. Nielsen (IDN) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen. BDA redegjorde for styringsdialogen og bemyndigelser i Kalundborg Kommune samt ændringer i forhold til sidste år. 3. Gennemgang af styringsrapporten. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for at drøfte aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja Afd. 28, Svebølle 3/Bellisvej Udlejningsvanskeligheder Afd. 29, Gørlev 2/Søkrogen Helhedsplan Drøftes under punkt 3 C. B. Gennemgang af boligorganisationen. VAB har i alt 159 afdelinger fordelt i 8 kommuner. Holbæk Kommune er tilsynskommune for selve boligorganisationen, og Kalundborg Kommune er tilsynskommune for de 28 afdelinger, som er beliggende her. Øvrige kommuner med afdelinger er Odsherred, Køge, Lejre, Ringsted, Slagelse og Sorø. Elementerne i styringsrapporten for selve boligorganisationen drøftes dog på dette dialogmøde, eftersom disse har betydning for de enkelte afdelinger generelt. (Referat fra dialogmødet 2011 med Vestsjællands almene Boligselskab) 1/6
1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Udlejningssituationen, særligt i yderområder, stigende omkostninger til renovering og fraflytningstab geografien. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Konstant fokus på ressourseanvendelse og effektivitet i driften. Boligorganisationen oplyser, at de i alt har ca. 700 fraflytninger på et år (alle kommuner). Syn ved fraflytninger bestrides af 5 ejendomsfunktionærer, og deres løn afholdes af boliorganisationen, og er en del af administrationsbidraget. I nogle boligorganisationer hviler den udgift på den/de enkelte afdelinger. Dette kan bl.a. være medvirkende til, om administrationsbidraget er højt eller lavt. Administrationsbidraget ligger højere en benchmark (gul markering). Dispositionsfonden (den disponible) er meget lav i forhold til benchmark. Kommunen: Ønsker uddybning af hvorledes dispositionsfonden vil være i stand til fortsat at dække bl.a. lejetab. Der har i regnskabsåret været lejetab af større eller mindre beløb i 14 af de 28 afdelinger i Kalundborg Kommune og ca. i ca. 48% af samtlige VAB s afdelinger. VAB: Oplyser, at dispositionsfonden i regnskabsåret bl.a. har udlånt 7,8 mill.kr. til afdelingerne til brug for indlæggelse af fibernet. Tilbagebetaling sker over 10 år, og renterne vil løbende tilgå dispositionsfonden. Herudover har der været udlånt 8 mill.kr. til renovering af selskabets administrationsbygning i stedet for at optage lån. Såfremt der måtte blive et akut behov for midler i den disponible dispositionsfond, vil de 8 mill.kr. kunne blive tilbagebetalt i dispositionsfonden ved låneoptagelse. Endelig forventes der at tilgå ca. 3 mill.kr. fra udamortiserede lån næste år. VAB understreger således, at der ikke vil være problemer ved dækning af lejetab i afdelingerne i Kalundborg. Opgørelsen over sager ved beboerklagenævnet dækker alle 8 kommuner, men VAB oplyser, der har været 1 sag her i kommunen. 2) Ledelse og beboerdemokrati : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Rekruttering af beboerdemokrater. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Boligorganisationen har igangsat en spørgeundersøgelse i afdelingerne herom. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger. Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Boligorganisationen oplyser de har igangværende overvejelser omkring markedsføring for på den måde at synliggøre sig bedre. (Referat fra dialogmødet 2011 med Vestsjællands almene Boligselskab) 2/6
Fordeling over udlejningen af boligorganisationens boliger i Kalundborg Kommune : Efter venteliste 58,20 % Kommunal anvisning 41,80 % Fleksibel udlejning 0 % Kombineret udlejning 0 % Annoncering 0 %. Ifølge revisionsprotokollatet er der ingen udlejningsvanskeligheder i afdelingerne i Kalundborg Kommune. VAB oplyser dog, at der er begyndende udlejningsvanskeligheder i afd. 107-Rørby4/Gl.Sorøvej og afd. 14l- Ubby7/Kæret. I afd. 107 er det de store boliger, hvor huslejen ligger på ca. 7.000 kr. Situationen følges. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status : 25, Gørlev 1/Folehaven: Udskiftning af gasfyr (dækket af vedligeholdelserne) 28, Svebølle 3/Bellisvej: Nye køkken (Råderet) 129, Havnsø 2/Lundevej: Nyt varmesystem (lån m/garanti) 191, Etagehuse/Nørre Alle: Fjernvarmeprojekt. 192, Rækkehuse/Kløvervej: Gavlrenovering og udbedring af kloakker. Støttesager ved LBF: Afd.29, Gørlev 2/Søkrogen Der har været problemer omkring entreprenørens tilrettelæggelse af arbejdet, herunder udenlandsk arbejdskraft. Problemet er nu løst. Arbejdet forventes afsluttet i efteråret 2012. Boligorganisationen ønsker mere fokus fra kommunens side på boligsociale problemer. Det blev drøftet, at kommunen iflg. den godkendte boligsociale helhedsplan ikke har forpligtet sig med fast personale/socialrådgiver i afdelingen, men at der i planen ligger en mulighed for i konkrete tilfælde at rette henvendelse herom til kommunen. På den måde har kommunen overholdt sine forpligtigelser i.h.t. helhedsplanen. VAB ønsker minimum en kontaktperson i kommunen til afdelingen. Kommunen lovede at undersøge evt. muligheder i forvaltningen herom VAB ønskede generelt en kontaktmulighed til kommunen vedrørende beboere med sociale problemer se herom under pkt. 6, Eventuelt. Kommunen: Orienteringen til efterretning. Kommunen undersøger og følger op jf. ovenfor. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne : Der er kritiske nøgletal i forhold til benchmark vedrørende: Afd. 16-Svebølle1/Vesterled: Ledige boliger og høj fraflytningsprocent Afd.78-Bjergsted1/Myrehøj: Høj fraflytningsprocent og store henlæggelser til vedligeholdelse Afd.115-Ubby3/Hovedgaden: Store henlæggelser til vedligeholdelse Afd. 129-Havnsø2/Lundevej: Store henlæggelser til vedligeholdelse Afd. 130-Rørby5/Sandbjerggård: Store henlæggelser til vedligeholdelse Afd. 192-Rækkehuse/Kløvervej: Opsamlet underskud Herudover er det gennemgående for de fleste afdelinger, at der er meget store henlæggelser til vedligeholdelse i forhold til benchmark. VAB oplyser, at henlæggelserne svarer til drifts- og vedligeholdelsesplanerne. (Referat fra dialogmødet 2011 med Vestsjællands almene Boligselskab) 3/6
Afd. 16-Svebølle har 12,5% ledige boliger ultimo regnskabsåret. I de øvrige 27 afdelinger i Kalundborg er der 0%. Afd. 16 er kun på 8 boliger, men problemet er stigende, og der er fokus herpå. VAB udtrykker en tendens til et stigende udlejningsproblem og mindre ventelister specielt i boligerne i yderområderne, hvor service, offentlige tilbud, offentlig transport m.v. nedlægges eller indskrænkes. Her tænkes bl.a. på Borgerservice, skoler, institutioner, m.fl., ligesom der ofte i tilknytning heraf lukker butikker. En følgevirkning heraf er, at der bliver næsten umuligt af leje boliger ud i disse områder. Herudover er der forholdsvis høje fraflytningsprocenter i følgende afdelinger: 24, Særslev1/Hækkemosen/Bakkekammen 28, Svebølle3/Bellisvej 78, Bjergsted 1/Kalundborg/Myrehøj 107, Rørby4/Gl. Sorøvej 141, Ubby7/Kæret 177, Gørlev4 191, Etagehuse VAB har igangsat en undersøgelse omkring høj fraflytningsprocent. I de afdelingerne med en fraflytningsprocent på over 25% sendes et spørgeskema til fraflytter med spørgsmål om begrundelsen for fraflytningen. Afdelinger til drøftelse om særlig indsats jf. punkt 3A 2): Afd. 028 28, Svebølle 3/Bellisvej Udlejningsvanskeligheder : Der er fokus på problemet. Afd.029 29, Gørlev 2/Søkrogen Helhedsplan: Har været drøftet jf. B 4). Kommunen oplyser, at garantierklæring for det støttede lån netop er modtaget fra Nykredit og videresendt underskrevet til Landsbyggefonden. VAB oplyser, at beboerne udviser stort engagement ved gennemførelsen af de sociale tiltag ved helhedsplanen. Bemærkninger til de enkelte afdelinger fra revisor: Henlæggelser til tab ved fraflytninger bør forøges i: Afd. 28-Svebølle3/Bellisvej, Afd. 54-Svebølle5/Berberisvej Afd.141-Ubby7, Kæret Afd.191-Kalundborg Nørre Alle Afd.192-Kalundborg Kløvervej Henlæggelser til istandsættelse til fraflytning bør forøges i: Afd. 28-Svebølle3/Bellisvej Afd. 29-Gørlev2/Søkrogen VAB oplyser er efterfølgende forøget Afd. 45-Gørlev3/Egetoften VAB oplyser er efterfølgende forøget Afd. 54-Svebølle5/Berberisvej VAB oplyser er efterfølgende forøget Afd.130-Rørby5-Sandbjerggård VAB oplyser er efterfølgende forøget Afd.191-Kalundborg Nørre Alle Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse bør forøges i Afd. 28-Svebølle3/Bellisvej - VAB oplyser er efterfølgende forøget Afd.172-Høng I VAB oplyser er efterfølgende forøget Vedrørende styringsrapportens afdelingsskemaer, så oplyser VAB, at de f.s.v. angår spørgsmålene om, hvorvidt toiletter /bad, køkkener og fællesfaciliteter er tidssvarende, så svares generelt NEJ, når det er mere end 20 år gammelt. (Referat fra dialogmødet 2011 med Vestsjællands almene Boligselskab) 4/6
D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde : Ingen. 4. Drøftelse af eksisterende udlejningsaftale med kommunen Nuværende godkendte aftale er gældende fra den 1. januar 2007. Kommunen: Der er behov for ny udlejningsaftale. Kommunen er p.t. i gang med en gennemgang af samtlige vores udlejningsaftaler. Kommunen forventer at kunne melde mere generelt ud herom på fællesmødet i februar 2012. BDA og HP orienterede om kommunens igangværende gennemgang af ældre- og ældrevenlige boliger m.v., herunder at det muligvis kan forventes, at kommunen vil opsige de nuværende ældrevenlige familieboliger med 100% anvisning. 5. Regnskabet for 2010 : Regnskabet for 2010 er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har påtalt, at henlæggelser til tab ved fraflytninger bør styrkes, specielt i afd. 28, 54, 141, 191 og 192. Vi har påtalt, at henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning bør styrkes, specielt i afd. 28 og 191. Kommunen forventer, at ovennævnte forhold vil blive bragt i orden. 6. Eventuelt : VAB oplyser, at der ikke er igangværende planer om sammenlægninger af afdelinger beliggende i Kalundborg Kommune. Afd.179-178, Undløse2: Der er indberettet tilsynskommune Kalundborg på selve regnskabet, men det er Holbæk, der er tilsynskommune. Oplysningerne er korrekte i LBF-stamdata. Fejlen rettes. HP oplyste, at de vurderede ventetider i afdelingsskemaerne hentes automatisk fra www.danmarkbolig.dk, Det er derfor vigtigt, at disse er korrekte. Det er i.h.t. almenboliglovens 64 lovpligtigt for boligselskabet at indberette hertil. 7. Næste dialogmøde 2012 : Boligforeningen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2012. Styringsrapporten indberettes snarest muligt herefter. VAB forventer tidligst styringsrapporten er klar ca. 1. august 2012. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. KONKLUSION : Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Styrkelse af henlæggelserne jf. ovenfor. Ajourføring af ventetider i www.danmarkbolig.dk Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Kommunen undersøger procedure/mulighed for én indgang til kommunen (og hvortil) vedrørende henvendelser om socialt belastede beboere af forskellig karakter herunder akutte. (Referat fra dialogmødet 2011 med Vestsjællands almene Boligselskab) 5/6
Nærværende referat godkendes af Vestsjællands almene Boligselskab Kalundborg Kommune den 20 / 12-2011 den 16 / 12-2011 Direktør Karsten Krüger Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (sign. underskrift) (sign. underskrift) (Referat fra dialogmødet 2011 med Vestsjællands almene Boligselskab) 6/6