Matchning af ledige og virksomheder PROJEKTRAPPORT Januar 2014
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Oversigt over de vigtige læringstemaer... 4 Workshops i 16 jobcentre om matchning... 6 Organisering af virksomhedssamarbejdet... 6 Kommunikation og videndeling på tværs i organisationen... 7 Jobparate og aktivitetsparate... 8 Eksternt samarbejde... 11 Jobcentrenes proces efter workshoppen... 11 Skematisk oversigt over udfordringer og løsninger i de 16 workshops... 11 Eksempler på 10 jobcentres løsninger på matchning...31 Virksomhedskonsulenter samlet i et team... 32 Virksomhedskonsulenter har delt ledelse... 42 Kombination af virksomhedskonsulenter i et team og fordelt på flere teams... 55 Skematisk oversigt over konkrete løsninger på matchning... 74-2 -
Indledning Denne projektrapport er et bilag til læringskataloget 1. I læringskataloget redegøres for de vigtigste læringstemaer, som kan uddrages fra projektet med matchning af ledige borgere og virksomheder. Projektrapporten supplerer læringskataloget ved at beskrive en række eksempler på, hvordan jobcentrene konkret har håndteret udfordringerne med matchningen. Rapporten indeholder såvel konkret eksempler fra de 10 jobcentre fra hele Danmark, som har arbejdet med løsningsforslag på matchningsudfordringer, samt beskrivelse af processen i de 16 jobcentre fra Østdanmark, som har arbejdet med udviklingsopgaver med henblik på at kunne håndtere matchningsudfordringerne. Projektrapportens indhold: 1. afsnit (side 6 til 30) En præsentation af resultaterne fra de 16 østdanske jobcentre, der har deltaget i projektet. Det enkelte jobcenter har udpeget en række udfordringer i matchningen af ledige med virksomheder, og har med dette udgangspunkt sat et udviklingsarbejde i gang Først beskrives de tværgående temaer, som er fælles for flere jobcentre (side 6 til 11) Herefter præsenteres i skematisk form (side 12 til 30) de udfordringer med matchning samt løsningsforslag, som hvert enkelt af de 16 jobcentre har peget på. 2. afsnit (side 31 til 83) En præsentation af de 10 eksempler på jobcentre, der har fundet konkrete løsninger på deres udfordringer med matchning Først en beskrivelse af løsningerne i det enkelte jobcenter (side 32 til 73) Herefter beskrives i skematisk form de vigtigste læringstemaer (side74 til 83). 1 Læringskatalog Matchning af ledige og virksomheder, Discus, januar 2014-3 -
Oversigt over de vigtige læringstemaer De vigtigste læringstemaer fra de 10 jobcentre er ligeledes beskrevet nedenfor med henvisning til, hvor de er nærmere beskrevet. Jobparate Tema 1: Forbedre kvaliteten af CV er for at lette udsøgningen af ledige Se beskrivelse af følgende jobcentre: Hjørring (s. 35), Skive (s. 39), Middelfart (s. 49), Brøndby (s. 56), Ringkøbing-Skjern (s. 61) Tema 2: Placere ansvar for opfølgning/respons på jobordrer Se beskrivelse af følgende jobcentre: Haderslev (s. 33), Skive (s. 39), Ikast-Brande (s. 43), Køge (s. 46), Middelfart (s. 49), Brøndby (s. 56), Slagelse (s. 65), Aalborg (s. 70) Tema 3: Kvalificere jobordrer Se beskrivelse af følgende jobcentre: Hjørring (s. 35), Middelfart (s. 49), Brøndby (s. 56), Ringkøbing-Skjern (s. 61) Tema 4: Forbedre overblik over ledige Se beskrivelse af følgende jobcentre: Køge (s. 46), Brøndby (s. 56), Slagelse (s. 65). Tema 5: Sikre videndeling mellem jobcentrets medarbejdere Se beskrivelse af følgende jobcentre: Ikast-Brande (s. 43), Køge (s. 46), Middelfart (s. 49), Brøndby (s. 56), Ringkøbing-Skjern (s. 61). Aktivitetsparate Tema 6: Sikre beskæftigelse på dagsordenen fra start Se beskrivelse af følgende jobcentre: Ikast-Brande (s. 43), Køge (s. 46), Middelfart (s. 49), Aalborg (s. 70) Tema 7: Sikre overblik og undgå tomme pladser Se beskrivelse af følgende jobcentre: Brøndby (s. 56), Slagelse (s. 65), Aalborg s. 70 Tema 8: Oprette nye praktikpladser, der matcher borgernes behov Se beskrivelse af følgende jobcentre: Hjørring (s. 35), Brøndby (s. 56), Aalborg (s. 70) Tema 9: Sikre progression Se beskrivelse af følgende jobcentre: Hjørring (s. 35), Middelfart (s. 49), Brøndby (s. 56) - 4 -
Virksomhedskontakt Tema 10: Kvalificere henvendelser/kontakt til virksomheder Se beskrivelse af følgende jobcentre: Haderslev (s. 33), Hjørring (s. 35), Skive (s. 39), Ikast- Brande (s. 43), Middelfart (s. 49), Ringkøbing-Skjern (s. 61), Slagelse (s. 65), Aalborg (s. 70) Tema 11: Registrere virksomhedskontakt Se beskrivelse af følgende jobcentre: Haderslev (s. 33), Hjørring (s. 35), Skive (s. 39), Køge (s. 46), Ringkøbing-Skjern (s. 61), Slagelse (s. 65) Tema 12: Afklare virksomhedernes behov på sigt Se beskrivelse af følgende jobcentre: Hjørring (s. 35), Skive (s. 39), Ikast-Brande (s. 43), Køge (s. 46), Ringkøbing-Skjern (s. 61), Slagelse (s. 65) Tema 13: Afklare virksomhedernes behov for kvalifikationer Se beskrivelse af følgende jobcentre: Haderslev (s. 33), Skive (s. 39), Middelfart (s. 49), Slagelse (s. 65) Tema 14: Eksterne samarbejdsflader Se beskrivelse af følgende jobcentre: Hjørring (s. 35), Skive (s. 39), Middelfart (s. 49), Brøndby (s. 56), Ringkøbing-Skjern (s. 61), Slagelse (s. 65) Matchningsprojektets tre faser I projektets første fase er der gennemført en landsdækkende analyse af udvalgte jobcentres strategi, organisering, virksomhedssamarbejde og samarbejde med andre lokale parter vedrørende matchning. Hensigten er at finde de bedste metoder og den bedste praksis for at matche ledige med virksomhedernes jobåbninger og ledige borgere med aktiveringspladser. I samarbejde med landets fire beskæftigelsesregioner er der på landsplan udvalgt 10 jobcentre, som har arbejdet kvalificeret med matchning, og som er interviewet om deres konkrete udfordringer og løsninger. På baggrund af analysen er der i projektets anden fase gennemført en udviklingsproces i 16 jobcentre i Østdanmark. I hvert af de 16 jobcentre er der gennemført workshops med ledelsen og relevante jobcentermedarbejdere, hvor DISCUS med baggrund i resultaterne i 1. fase - har præsenteret anbefalinger og eksempler på matchning af. På workshoppen har ledelsen og medarbejderne ligeledes drøftet, hvordan jobcentret kan kvalificere organisering, praksis, arbejdsgange mv., hvorefter jobcentret selv har igangsat konkrete udviklingsaktiviteter, der på sigt bidrager til at kvalificere matchning af ledige borgere og virksomheder. Processen i jobcentrene er kvalificeret ved at DISCUS har fulgt op ca. 3 uger efter workshoppen. Som afslutning på matchningsprojektet har DISCUS udarbejdet denne rapport om matchningsprojektet og en tilsvarende læringsrapport med projektets resultater og anbefalinger (tredje fase). - 5 -
Workshops i 16 jobcentre om matchning Med udgangspunkt i viden og erfaringer med matchning fra de 10 jobcentre er der gennemført en udviklingsproces med workshops i 16 jobcentre i Østdanmark. Dette afsnit omhandler erfaringerne fra de 16 workshops i Albertslund, Bornholm, Fredensborg, Frederikssund, Glostrup, Helsingør, Hillerød, Hvidovre, København, Stevns, Sorø, Taarnby, Lolland, Slagelse, Lejre og Gribskov. Workshop -jobcentrene har ligesom de 10 jobcentre haft forskellige strategier for virksomhedssamarbejdet, forskellige organiseringer, virksomhedskontakt og samarbejdet med forskellige eksterne parter. I afviklingen af den enkelte workshop er der taget højde for denne forskellighed, så de præsenterede løsninger i videst muligt omfang passer til det enkelte workshop-jobcenter. Inden workshoppen er det aftalt med en repræsentant fra jobcentret, hvilke udfordringer jobcentret specielt har ift. matchning og hvilke processer, der allerede måtte være i gang i jobcentret med henblik på at styrke matchning og evt. andre processer, som har indflydelse på matchningen. Workshopdeltagerne er virksomhedskonsulenter, jobkonsulenter og sagsbehandlere samt teamledere. De er først blevet præsenteret for erfaringer fra de 10 jobcentre og derefter i grupper drøftet, hvilke udfordringer de har med matchning, og hvilke løsninger de kan se på disse udfordringer. Efterfølgende har ledelsen drøftet og besluttet, hvilke af disse løsninger det enkelte jobcenter ønsker at arbejde videre med. Workshoppen er derfor i mange tilfælde blevet brugt af det enkelte jobcenter for at høre, hvor medarbejderne vurderer at skoen trykker, og hvad der skal til for at forbedre matchningen. Organisering af virksomhedssamarbejdet Nogle af jobcentrene har placeret virksomhedskonsulenterne i de enkelte teams eller afdelinger for ydelsesgrupper, og i andre jobcentre udgør virksomhedskonsulenterne et selvstændigt team. Andre jobcentre kombinerer organiseringen af virksomhedskonsulenterne i forskellige teams og et mindre selvstændigt team. Uanset organisering har medarbejderne behov for at få afklaret arbejdsgange og snitflader, så den enkelte medarbejder kender sine opgaver og ansvarsområder, snitfladerne til andre medarbejdergrupper samt ledelsens forventninger. Dette emne har derfor været drøftet på alle workshops med større eller mindre vægt. Målet for ledelsen og medarbejderne har været at undgå dobbeltarbejde, lette arbejdsgangene og opnå en fælles viden og faglighed om matchning af såvel job- som aktivitetsparate. - 6 -
Delt ledelse I jobcentre, hvor virksomhedskonsulenterne er placeret i forskellige teams, har der været behov for at arbejde med virksomhedskonsulenternes faglighed, koordinering og kommunikation mellem afdelingerne. Løsninger på denne udfordring kan være at få defineret virksomhedskonsulenternes forskellige roller for, at jobcentret får det optimale udbytte af deres besøg på virksomhederne. Herunder skal også afklares, hvilke forventninger der er til, hvad virksomhedskonsulenterne konkret gør med de jobåbninger, praktikpladser, ønsker om jobrotation mv., de har med hjem til jobcentret, og hvor ansvaret ligger for at følge op. at nedsætte en arbejdsgruppe med repræsentanter fra virksomheds- og sagsbehandlergruppen samt teamlederen. Arbejdsgruppen skal udarbejde en procedurebeskrivelse for kommunikationen mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter om matchning af hhv. job- og aktivitetsparate. Fælles ledelse I jobcentre, hvor virksomhedskonsulenterne er placeret i et selvstændigt team, er der behov for at arbejde med fælles værdier og en bedre fælles forståelse mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter, fx om behovet for og brugen af skriftlig dokumentation. Løsninger på denne udfordring kan være at give virksomhedskonsulenterne lejlighed til at deltage i sagsbehandlernes borgersamtaler. 5 samtaler til hver virksomhedskonsulent fordelt på alle sagsbehandlere, så sagsbehandlerne hver får 2 borgersamtaler med deltagelse af en virksomhedskonsulent. Borgersamtalerne skal indeholde en række emner, bl.a. CV'et på jobnet.dk, jobplan og tilbud. Efter selve samtalen drøfter virksomhedskonsulent og sagsbehandler den konkrete samtale: Hvad skal skrives ned? Hvad er virksomhedskonsulentens behov for information? at nedsætte en arbejdsgruppe, som dels skal sikre at de enkelte virksomhedsbesøg kommer hele vejen rundt om virksomhedens behov og at indsatsen dermed bliver mere ensartet. Dels at virksomhedskonsulenterne får en bedre dialog med sagsbehandlere og jobkonsulenter om, hvilke behov virksomhederne har for viden om behov, kompetencer og evt. barrierer hos borgeren. Kommunikation og videndeling på tværs i organisationen I flere jobcentre ønsker man et fast forum, hvor medarbejderne løbende udveksler viden og erfaringer, som kan fremme matchning. Ikke mindst set i lyset af at medarbejderne får nye opgaver, når der kommer større fokus på virksomhedsservice. Løsninger på denne udfordring kan være at indføre ugentlige matchningsmøder mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter, hvor konkrete jobordrer præsenteres og matches, og hvor de to medarbejdergrupper kan præsentere hhv. de ledige og virksomhederne. at ledelsen og virksomhedskonsulenterne drøfter formen på fællesmøder: hvor ofte, med hvilken dagsorden og deltagerkreds, evt. de forskellige teamledere på skift (i et - 7 -
jobcenter, hvor virksomhedskonsulenterne som noget nyt er flyttet ud i forskellige teams og derfor har fået forskellige ledere.) at kvalificere kommunikationen mellem virksomhedskonsulenter og sagsbehandlere via procedurebeskrivelser. Fx om hvordan virksomhedskonsulenterne giver tilbagemeldinger til sagsbehandlerne om de lediges reelle interesse i et job og om en jobordre er åben eller ej. at tage matchning som et fast punkt på dagsordnen ved personalemøder. at stramme op på dagsordenen og indføre drøftelser af et fælles værdigrundlag, arbejdsgange, praksis omkring virksomhedspraktik, løntilskud mv. på virksomhedskonsulenternes møder. Jobparate og aktivitetsparate En udfordring i indsatsen for både job- og aktivitetsparate er at sikre et overblik over de ledige og behovet for arbejdskraft på såvel kort som lidt længere sigt. Jobparate Mht. matchning af jobparate er der to hovedtemaer på de afholdte workshops: Kvalificering af jobordrer og af de lediges CV i jobnet.dk. Kvaliteten af jobordrer og CV'er er afgørende for, at medarbejderne kan udsøge den bedst egnede kandidat til jobbet. Herunder en konkret beskrivelse af kravene til kandidatens faglige og personlige kvalifikationer i jobordren og de lediges formelle faglige kvalifikationer såvel som personlige erfaringer og kompetencer i deres CV. En løsning på kvalificering af jobordrer er at udarbejde og tage udgangspunkt i en eksisterende tjekliste til virksomhedskonsulenternes samtale med virksomhederne, så det sikres at medarbejderen får spurgt ind til fx arbejdstider, krav til kandidaten om samarbejde, ansvarlighed mv. En anden udfordring er at synliggøre jobordrer for kolleger i jobcentret såvel som for den ledige. Dette søges løst ved at virksomhedskonsulenten mailer en liste med alle jobordrer til alle sagsbehandlere hver uge. Listen opdateres løbende, så nye job kommer på, og besatte job fjernes. Listen viser desuden, om jobordren er eksklusiv til jobcentret eller om den ligger offentligt tilgængelig på jobnet.dk. Jobkonsulenterne gemmer listen på deres egen computer, så de hurtigt kan vise den til den ledige ved samtalen og dermed synliggøre jobåbninger samt drøfte behov for kompetenceudvikling. at vise jobordrer på skærme i jobcentret. Fx i de lokaler, hvor de ledige venter på at komme til samtale. Et jobcenter har en udfordring i at få overblik over efterspørgsel på arbejdskraft. De har derfor besluttet at udarbejde en positivliste over efterspørgsel på arbejdskraft. Listen skal inddeles i brancher og/eller fagområder, og det uddybes, om efterspørgslen er på job, der kræver konkret uddannelse eller kan bestrides af ufaglærte med uddannelsestilbud, og om efterspørgslen er på kort eller på længere sigt. Listen skal ligge hos sagsbehandlerne, der har samtaler med de ledige. - 8 -
Kvalificering af de lediges CV i jobnet.dk En gennemgående udfordring på alle workshops har været at kvalificere CV'er på jobnet.dk CV'er skal bruges til at udsøge ledige (både arbejdsgivere og jobcentermedarbejdere) og samtidig skal det afspejle den lediges reelle kompetencer og kvalifikationer. Løsningsforslagene går i flere retninger og retter sig både mod jobcentrets egne medarbejdere, de ledige samt samarbejdspartnere. Der er forslag om at lave fælles definition af det gode CV via en arbejdsgruppe med deltagelse fra både en repræsentant for sagsbehandlere, jobkonsulenter og virksomhedskonsulentgruppen. at formidle jobcentrets egen definition på det gode CV, som egner sig til udsøgning til alle medarbejdere og samarbejdspartnere, til anden aktører, A-kasser mv. Herunder også opkvalificering af sagsbehandlere, jobkonsulenter, medarbejdere i jobbutikken m.fl. at sikre, at borgeren får viden, der ruster vedkommende til selv at udfylde CV'et, så det kan bruges til udsøgning. Fx via en kort beskrivelse/en guide/en tjekliste/et informationsmøde/et kort undervisningsforløb eller CV-cafeer, der skal give de ledige viden om, fx hvilke søgeord, som er vigtige at have med i et CV, forskellen på et brutto-cv til udsøgning og et mini-cv, der sendes med en ansøgning til virksomheder, vigtigheden af at holde sit CV opdateret med nye kvalifikationer, erfaringer og kompetencer. at indføre arbejdsgange, der sikrer, at jobcentermedarbejderne kan rådgive og vejlede de ledige i at udfylde deres jobnet.dk-cv. Fx ved at gennemgå CV'et sammen med borgeren ved personlige samtaler. Gerne allerede ved første samtale og løbende med fokus på uddybning og opdatering. Der er stort behov for at ruste jobcentermedarbejderne yderligere til at rådgive og vejlede de ledige i at udfylde deres jobnet.dk-cv, så det både kan bruges til udsøgning og sendes til arbejdsgiveren. Herunder også at definere hvilke søgeord, der er vigtige og relevante i udsøgningen. Den ledige skal tage ejerskab til jobsøgningen Endelig har det på flere workshops været drøftet, hvordan den ledige selv i videst muligt omfang motiveres til at tage ansvar og ejerskab for egen jobsøgning. Jobcentrenes løsninger er at udarbejde en kortfattet folder med en forløbsbeskrivelse af indsatsen. Folderen skal bruges til at gennemgå processen med den ledige ved første samtale. Den kan indeholde en oversigt over det forløb, den ledige skal igennem (fx jobklub, aktivering, praktik), konkrete tidsfrister og en kort beskrivelse af sanktioner ved manglende overholdelse af aftaler mv. Folderen udarbejdes af en arbejdsgruppe i jobcentret. Arbejdsgruppen tager derefter stilling til om der skal laves forskellige foldere til forskellige forsørgelsesgrupper. at tage udgangspunkt i reelle jobønsker i dialogen med den ledige, så jobcentret sikrer, at virksomhederne får motiverede kandidater. Men også mere bevidst arbejde med at flytte borgeren, når ikke der umiddelbart er jobåbninger inden for borgerens primære jobønsker. - 9 -
Aktivitetsparate Udfordringerne i forbindelse med matchning af aktivitetsparate består dels i at få sat beskæftigelse på dagsordenen tidligt i indsatsen og sikre progression i indsatsen, dels i at sikre overblik over praktikpladserne som enkeltplaceringer eller i de eksisterende virksomhedscentre, og at pladserne matcher behovet hos de aktivitetsparate. Der er arbejdet med øget fokus på beskæftigelse og progression i indsatsen: Brevet med indkaldelse til første samtale i jobcentret skal indeholde et spørgsmål om, hvor borgeren ser sig selv på arbejdsmarkedet Sagsbehandleren præsenterer borgeren for et katalog over praktikpladser og virksomhedscentrene med billeder og beskrivelser af arbejdsopgaver, mentorer mv. Jobkonsulenterne gør sagsbehandlerne opmærksomme på nye og spændende virksomhedsaftaler, så sagsbehandlerne bedre kan motivere og matche den ledige til et at komme i praktik Drøftelse af, hvordan samtalen med sagsbehandleren kan bidrage til at skabe et oppres, hvor den ledige hurtigst muligt matches med en praktikplads eller et virksomhedscenter og henvises til en jobkonsulent. Bl.a. en arbejdsgruppe, som kvalificerer borgersamtalerne via en skabelon for samtalen med øget fokus på hvad der skal til for at opnå beskæftigelse og synliggørelse af borgerens progression En procedurebeskrivelse for, hvordan virksomhedskonsulenterne (for jobparate) kan kontakte sagsbehandlere og jobkonsulenter (for aktivitetsparate) i de til fælde, hvor der ikke er ledige jobparate, som matcher en konkret jobåbning, med en forespørgsel om der er aktivitetsparate, der matcher. Der er arbejdet med at skabe overblik over praktikpladser, virksomhedscentre og tomme pladser samt adgang til relevante pladser: Emnet indgår fremover som et fast punkt på alle teammøder, så alle aktivitetsparate, der er klar til en indsats, matches til tomme pladser. Samtidig drøftes det med faste intervaller, om de eksisterede virksomhedscentre dækker behovet Sagsbehandlere besøger virksomheder, hvor der er aftaler om praktikpladser og virksomhedscentre, så de får mere detailkendskab til de pladser, de skal sælge til borgerne En tovholder er ansvarlig for overblikket over ledige praktikpladser og orienterer sagsbehandlerne, hvis der er ledige pladser. Virksomhedssamarbejdet Forventningerne til virksomhedskonsulenterne er, at de både er i stand til at lytte til de behov og muligheder, virksomheden måtte have, og præsentere jobcentrets tilbud. Løsningsforslag, der understøtter dette er at udarbejde en folder, hvor jobcentrets forskellige tilbud præsenteres samlet at bruge et eksisterende nyhedsbrev til at informere virksomhederne om jobcentrets tilbud og desuden gøre brug af den produktmappe, som kan hentes på BRHS webside at kvalificere virksomhedskonsulenterne, der har meget forskellig baggrund, ved at arrangere et kort salgskursus med en ekstern underviser efterfulgt af intern supervi- - 10 -
sion fra en garvet virksomhedskonsulent til en ny kollega. Målet er at fremme en fælles tilgang til virksomhedskontakten og mulighed for, at kolleger lettere kan overtage virksomhedskontakter fra hinanden, hvis der bliver behov for det. at sætte tid af til at ringe til virksomheder, som jobcentret ikke pt. har kontakt til, og som tilhører brancher i vækst for at spørge ind til behovet for arbejdskraft i nærmeste fremtid. Eksternt samarbejde Ved flere af de 10 workshops har samarbejdet med andre jobcentre og med a-kasser været drøftet, men som oftest set i et længere tidsperspektiv end dette projekt. Workshopdeltagerne er således opmærksomme på de fordele der ville være ved et tættere samarbejde med fx nabojobcentre eller a-kasser, men oplever også at initiativet skal komme oppefra, dvs. fra deres egen ledelse. I et tilfælde har man ønsket at udpege en arbejdsgruppe, som har ansvar for at drøfte mulige rammer for samarbejdet og kontakte virksomhedskonsulenter i to nabokommuner. Workshopdeltagerne anerkender vigtigheden i samarbejde med andre jobcentre, men ser det ikke nødvendigvis for deres opgave at tage initiativet. Jobcentrenes proces efter workshoppen Der er fulgt op på resultaterne af workshoppen i de enkelte jobcentre efter 3-5 uger. Dvs. relativt kort tid efter workshoppen. De løsningsforslag som jobcentermedarbejderne har bidraget med på workshoppen indebærer i de fleste tilfælde, at jobcentrene nedsætter en arbejdsgruppe, der skal arbejde videre med medarbejdernes input eller at ledelsen træffer beslutninger om fx nye retningslinjer, opkvalificering af medarbejdere eller afklaring og kommunikation af strategier. De konkrete resultater af workshoppen vil derfor først være implementeret på et senere tidspunkt. Jobcentrene vurderer, at workshoppen dels har været med til at afklare, hvor de reelle udfordringer for god matchning er og at virke som katalysator for, at der bliver handlet på denne viden. Endelig har flere jobcentre også oplevet, at workshoppen indgik i en igangværende proces i jobcentret. Skematisk oversigt over udfordringer og løsninger i de 16 workshops I det følgende præsenteres i skematisk form de udfordringer med matchning, som ledelsen og jobcentermedarbejderne i de 16 jobcentre har peget på som centrale udfordringer, samt løsninger herpå. Ligeledes beskrives kort vurderingen af fordele og ulemper ved de løsningsforslag, som jobcentrene har valgt at arbejde videre med i matchningsprojektet. - 11 -
Albertslund Udfordringer: Der er sket et skred i tidspunktet for henvisning af aktivitetsparate fra jobkonsulent til virksomhedskonsulent. Nu henvises de ledige meget sent op til aktivering skal sættes i gang, og ofte har virksomhedskonsulenten kun få dage til at finde et relevant tilbud. Få de ledige til at tage ansvar for egen sag, selv søge jobs og uddanne sig, eller på anden måde kvalificere sig til de jobåbninger, der er i kommunen. Der er ikke en fælles opfattelse af, hvad CV skal indeholde, og hvad formålet med jobnet.dk cv skal bidrage til. De lediges CV skal både fungere som udsøgningsredskab for arbejdsgivere og jobcentermedarbejdere og som tillæg til en ansøgning. En stor gruppe ledige i jobcentret har ikke de kvalifikationer eller kompetencer, som virksomhederne efterspørger. Få virksomhederne til at efterspørge den arbejdskraft, der reelt er til rådighed i kommunen (eller den arbejdskraft som jobcentret råder over). Løsninger Der nedsættes en arbejdsgruppe af virksomhedsog jobkonsulenter, der skal drøfte og udarbejde en model med en forløbsbeskrivelse af indsatsen, som fremover skal gennemgås sammen med de ledige ved 1. samtale. Forløbsbeskrivelsen skal indeholde en oversigt over det forløb, den ledige skal igennem (jobklub, aktivering, praktik), med konkretet tidsfrister og med kort beskrivelse af sanktioner ved manglende overholdelse af aftaler mv. Der skal laves forskellige modeller til forskellige forsørgelsesgrupper. Der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra virksomheds- og jobkonsulentgruppen og en teamleder, mhp. at drøfte kvalificering af de lediges jobnet.dk CV. Arbejdsgruppen skal fx udarbejde en kort beskrivelse (evt. en guide), der skal bidrage til at kvalificere de lediges CV, samt beskrive arbejdsgange der sikrer, at alle lediges CV drøftes allerede ved første samtale med jobcentermedarbejderen. I beskrivelsen skal der fx stå hvilke søgeord, som er vigtige at have med i et CV, og der kan evt. være en meget kort tekst om udfyldelsen af et CV (og forskellen fra en ansøgning) samt forslag til gennemgang af CV i samtalen med den ledige. Der skal igangsættes initiativ, der bidrager til at styrke netværksopbygning med virksomhedskonsulenter fra andre jobcentre omkring match på tværs af kommunegrænsen. Der udpeges to virksomhedskonsulenter, som sammen med teamlederen er ansvarlige for at drøfte aftalerammerne for samarbejdet og kontakte virksomhedskonsulenter i hhv. Glostrup og Høje Tåstrup. - 12 -
Bornholm Udfordringer: Jobparate Det er vanskeligt at udsøge jobparate ledige, når der kommer ordrer på jobs uden klar beskrivelse af stillingen (fx ufaglært pizzabager, medhjælper til landbrug osv). Udfordringerne består i at udsøge ledige i jobnet.dk (og i Opera, da ikke alle overfører jobnet.dk cv til Opera) fordi teksten i de lediges cv er sjældent egner sig til udsøgning. Når virksomhedskonsulenten sender mails til alle sagsbehandlere om jobordren (hvis ikke søgningen i jobnet.dk giver resultat) kommer der sjældent svar tilbage. At sagsbehandlerne får besked, hvis et match mislykkedes (fx hvis den ledige i jobsamtalen siger nej til jobbet). Sanktionering hvis den ledige ikke tager jobbet, da jobparate ledige ikke visiteres skriftligt til en jobsamtale (dvs der er ikke dokumentation til at sanktionere). Overblik over hvilke ledige, der er 100 % motiverede for jobs og hvem der reelt ikke er motiveret, så der skal arbejdes med motivation. Aktivitetsparate: Ny organisering i jobcentret, hvor virksomhedscentrene nu skal anvendes til flere målgrupper (modsat tidligere, hvor virksomhedscentrene var forbeholdt kontanthjælp match 2). Det betyder, at jobkonsulenter fra sygedagpenge, ledighedsydelse og kontanthjælp (over og under 30 år) nu skal anvende virksomhedscenterpladserne, og der er behov for nye procedurer og nye aftaler omkring visitering fra sagsbehandler til jobkonsulent. Matchet mislykkedes ofte, når den virksomhedsrettede indsats ikke er sat på dagsordenen fra begyndelsen, og når man i jobcentret 'er bagud' på at udfylde en plads. Årsagen er, at den plads, den ledige får, ofte er en tilfældig tom og ikke ønskepladsen for den ledige. Matchet lykkes, når sagsbehandleren på baggrund af samtalen med den ledige kan visitere den ledige direkte til et (ønske)virksomhedscenter (dvs. til den jobkonsulent, der har ansvaret for virksomhedscentret). Løsninger Jobparate Der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra virksomheds- og sagsbehandlergruppen samt teamlederen. Arbejdsgruppen skal udarbejde en procedurebeskrivelse for kommunikationen mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter for de jobparate, herunder processen fra jobordre til udsøgning, tilbagemelding fra virksomhedskonsulenter til sagsbehandlerne, hvis en ledig reelt ikke er interesseret i et job og jobordren stadig er åbent. Arbejdsgruppen skal ligeledes drøfte muligheden for at afholde ugentlige matchningsmøder mellem sagsbehandlere og virksomhedskonsulenter (evt. repræsentanter), hvor konkrete jobordrer præsenteres og matches, og hvor de to medarbejdergrupper kan præsentere hhv. de ledige og virksomhederne. Endelig skal arbejdsgruppen udarbejde en procedurebeskrivelse for virksomhedskonsulenternes kontakt til sagsbehandlere og jobkonsulenter for aktivitetsparate - om de har aktivitetsparate, der matcher en jobåbning, hvis ikke der er ledige jobparate, der matcher en konkret jobåbning. Aktivitetsparate Det primære ansvar for matchning af den aktivitetsparate til et virksomhedscenter skal (igen) ligge hos sagsbehandlerne. Sagsbehandleren skal sætte virksomhedsindsatsen på dagsordenen fra første samtale, vise den ledige kataloget over virksomhedscentrene, arbejdsopgaver og mentorer. Ligeledes skal jobkonsulenterne gøre sagsbehandlerne opmærksomme på nye og spændende virksomhedscenteraftaler og på den baggrund målrettet arbejde på at matche den ledige til et virksomhedscenter. Der skal således genetableres et 'oppres' af ledige frem mod virksomhedscentrene, hvor samtalen med sagsbehandleren skal bidrage til at presse den ledige opad i forløbet til jobkonsulent. Tomme pladser og ledige uden virksomhedsaktivering skal være et fast punkt på alle teammøder, så alle aktivitetsparate, der er klar til en indsats, matches til tomme pladser. Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af sagsbehandlere og jobkonsulenter, der drøfter og tager stilling til, hvordan ovenstående implementeres. - 13 -
Frederikssund Udfordringer: Hvad skal der til for at kvalificere de lediges CV er på jobnet.dk. Hvordan kan jobcentret og den enkelte virksomhedskonsulent blive endnu bedre til det virksomhedsopsøgende arbejde? Løsninger Kvalificering af CV er i jobnet.dk Ledelsen nedsætter en arbejdsgruppe, med medarbejdere fra forskellige teams, som drøfter og kommer med et udkast til hvad der skal til for at CV et bliver så brugbart som muligt for alle interessenter (Jobcentrets egne medarbejdere, borger og arbejdsgiver). Ligeledes drøftes hvordan viden om det gode CV udbredes til alle medarbejdere og evt. samarbejdspartnere, der er involveret i udarbejdelsen af CV er. Arbejdsgruppen sammensættes af de medarbejdere, som har viden og erfaringer på området. Definition af virksomhedskonsulenternes roller - hvem gør hvad Der er og skal også fremover være forskellige roller og opgaver til de forskellige virksomhedskonsulenter. Ledelsen definerer roller og forventninger mhp. at jobcentret får det optimale udbytte af virksomhedskonsulenternes besøg på virksomhederne. Herunder også forventninger til, hvad virksomhedskonsulenterne konkret gør med de jobåbninger, praktikpladser, ønsker om jobrotation mv., de har med hjem til jobcentret og evt. ansvar for at følge op. Afklaring af behov og muligheder for møder mellem virksomhedskonsulenter. Virksomhedskonsulenterne udtrykker behov for at kunne mødes fast for at udveksle viden og erfaringer. Ledelsen skal sammen med virksomhedskonsulenterne drøfte formen på disse møder: hvor ofte, med hvilken dagsorden og deltagerkredsen. Herunder deltagelse af teamledere på skift. - 14 -
Lejre Udfordringer: Afstemme forventningerne med borgere hvilke job er det realistisk de søger og hvad er et godt CV Løsninger I eksisterende arbejdsgruppe udarbejdes: En tjekliste/manual til den gode samtale. Både med borgere og virksomheder, så både CV er og jobordrer kvalificeres Afstemme forventninger med kolleger så sagsgangen giver plads til at overholde tidsfrister. At få delt den fælles viden, der pt. primært er tavs viden, som alene findes i medarbejdernes hoveder om, hvordan de plejer. Det kan gøre det svært at indføre nye kolleger i opgaverne og at samarbejde ud over kommunegrænsen. En beskrivelse af ordreflowet hvem gør hvad ift. jobordrer, responstider, ansvar for opfølgning mv. Afstemme forventningerne med virksomheder hvilke kvalifikationer har de reelt brug for, hvilke ledige kan jobcentret formidle kontakten til, responstid på jobordrer, mulighed for/varighed af praktikker og løntilskud.' Forslag til at styrke de personlige relationer mellem virksomhedskonsulenterne og den enkelte virksomhed (leder/personaleansvarlige). Fx deltagelse i netværk, fyraftensmøder, en folder med information til nye virksomheder om jobcentrets tilbud, julekort mv. - 15 -
Hillerød Udfordringer: Jobparate: At kvalificere CV er på jobnet.dk, så de kan bruges til udsøgning At beskrive hhv. jobordrer og de lediges kompetencer/kvalifikationer At få overblik over de ledige At motivere borgeren Aktivitetsparate: At motivere borgeren At få virksomhedscentre, der matcher behovet hos (nye) målgrupper At få fokus på beskæftigelse tidligt i indsatsen Løsninger Der nedsættes 2 arbejdsgrupper. En arbejdsgruppe, som skal kvalificere borgersamtaler herunder, hvordan beskæftigelse kommer på dagsordenen så tidligt som muligt i forløbet og gerne som en skabelon for samtalerne, differentieret efter målgrupper. Jobparate: i indkaldelsen til samtalen opfordres den ledige til at medbringe tre ledige job; beskæftigelsesrådgiveren foreslår konkrete job, som vedkommende kan søge umiddelbart; samtalen tager udgangspunkt i borgerens CV på jobnet.dk og kvalificering af dette med mere præcise søgeord, personlige kompetencer mv. Aktivitetsparate: mere fokus på beskæftigelse fra første samtale og fokus på, hvad der skal til for at opnå job; undgå, at barrierer skygger for beskæftigelsesperspektivet; synliggøre borgerens progression og at målet med indsatsen er beskæftigelse samt de trin, der skal til for at nå mål og delmål. En arbejdsgruppe, som skal kvalificere kontakten til virksomheder herunder styrke den tværgående virksomhedsindsats, koordinere og sikre virksomhedsservice at besøget kommer rundt om virksomhedens behov, og at indsatsen bliver mere ensartet. Styrke, at virksomhedskonsulenterne bliver bedre til at gå i dialog med beskæftigelsesrådgiverne om, hvem, der gør hvad, og hvilke behov virksomhedskonsulenterne har for fx beskrivelser af behov/kompetencer og barrierer hos borgeren. Derudover skal det afklares evt. i én af de to arbejdsgrupper: hvordan den lediges CV på jobnet.dk kvalificeres så det i højere grad kan bruges som et redskab til udsøgning via afklaring/beskrivelse af borgerens kvalifikationer, kompetencer og erfaringer. Og kan bruges som et redskab i / et fast punkt ved samtalen med borgeren for derigennem at opnå større klarhed over, hvilke job borgeren kan bestride og evt. på hvilke områder, der skal en opkvalificering til. Det kan ske ved, at virksomhedskonsulenternes viden om relevante søgeord, andre fag- og stillingsbetegnelser og kvalifikationer, personlige kompetencer mv. som kan hæftes på den ledige, videregives til beskæftigelsesrådgiverne, som igen formidler det videre til borgerne ved samtaler. Dette er til dels en - 16 -
selvstændig opgave, som også indebærer en dialog med anden aktører, der arbejder med de lediges CV, primært de personlige CV er, som bruges i forbindelse med en konkret ansøgning. Evt. også en dialog med a-kasserne, som godkender CV erne. For de borgere, som har behov for støtte til at lave gode CV er, kan der evt. afholdes CV-cafeer. Yderligere fokus på virksomhedssamarbejdet.et forum for faglig udvikling og ensretning af virksomhedsservice på tværs af teams ikke mindst set i lyset af, at de får nye opgaver. Gerne med deltagelse af repræsentanter fra ledelsen. Emner for dette kan fx være hvordan håndterer vi krav om en mere efterspørgselsorienteret service, g hvordan kan vi gå i dialog med beskæftigelsesrådgivere om vores behov/deres behov? - 17 -
Glostrup Udfordringer: Fokus på aktivitetsparate: Rød tråd fra 1. samtale med arbejdsmarkedskonsulenten til virksomhedskonsulentens matchning. Hvordan sikrer vi, at der er flow lige fra første samtale med arbejdsmarkedskonsulenter til matchning af borger med virksomhedscenter? At få et oplyst grundlag for matchning. At fylde pladser op, som ikke er attraktive for borgeren. At udnytte ledige pladser på eksisterende virksomhedscentre. At få foden indenfor på virksomhederne, og afstemt forventninger At lægge en fælles linje for virksomhedskontakt At kortlægge behov for flere virksomhedscenterpladser fremover. Hvordan får vi fundet nye pladser, som også matcher målgrupperne? Løsninger Fokus på beskæftigelse: Allerede i brevet med indkaldelse til 1. samtale, spørges borgeren om, hvor han eller hun ser sig selv på arbejdsmarkedet. Borgeren præsenteres for et katalog med virksomhedscentre (arbejdsopgaver, billeder mm.) ved samtalen med arbejdsmarkedskonsulenten. Arbejdsmarkedskonsulenter besøger virksomhedscentre, så de får mere detailkendskab til de pladser de skal sælge til borgerne. Ledelsen har overblikket over ledige pladser i virksomhedscentre og orienterer arbejdsmarkedskonsulenterne, hvis der er ledige pladser, som derefter sender ledige ud (sekundær løsning, det er bedst, hvis borgeren er motiveret). Ugentlige møder, hvor arbejdsmarkedskonsulenter og virksomhedskonsulenter gennemgår liste med hhv. pladser i de eksisterende virksomhedscentre samt aktivitetsparate ledige. Og laver serviceeftersyn af eksisterende virksomhedscentre. Udsøgning i CV: En tjekliste til at udfylde CV i jobnet så det egner sig til udsøgning (kompetencer, erfaringer og kvalifikationer). Arbejde målrettet med at den ledige skal lave to CV, et til jobnet.dk til udsøgning og et mini-cv til konkrete jobansøgninger målrettet den bestemte virksomhed. Og obs på at holde CV er opdateret. Personlig samtale bruges til at gå CV igennem med fokus på uddybning og opdatering. Virksomhedskontakt: Sætte tid af fx 2 timer hver anden uge til at ringe til nye virksomheder. Fx målrettet brancher i vækst. Salgskursus en eftermiddag med ekstern konsulent (teknik og etik i salg). Intern videndeling/supervision i teamet (fx supervision fra garvet sælger til nye kolleger). Formål: at fremme en fælles tilgang og mulighed for at kolleger kan overtage virksomhedskontakter, hvis der er behov for det. Indføre 80/20 regel ved virksomhedsbesøg: virksomhederne får 80 % af taletiden til at fortælle om, hvad der optager dem. Folder, hvor jobcentrets forskellige tilbud beskrives samlet. - 18 -
Fredensborg Udfordringer: Udsøge ledige, der matcher ordinære jobs hentet hjem via virksomhedsbesøg. Især ufaglærte jobs eller jobs der kræver nogle kvalifikationer (fx køkken eller restauration eller ufaglærte jobs inden for snedker/tømre) men ikke egentlig uddannelse (fx som kok eller tømrer). En del af de jobparate ledige er reelt ikke 100 % jobparate, og matcher dermed ikke ordinære stillinger. Ordinære jobs skal i langt højere grad være synlige for de ledige, så de selv kan søge. Ledige henvender sig til jobcentret for råd og vejledning eller information om egentlige jobåbninger udenfor deres samtaleforløb, og kan ikke få hjælp af fx jobformidler. Jobkonsulent for forsikrede jobklare ledige har ikke overblik over deres 'beholdning' af ledige, når der kommer mail fra virksomhedskonsulent med jobordre (og har ikke ressourcer/tid til at udsøge ledige pga. andre opgaver). Løsninger Kvalificering af jobordren Virksomhedskonsulent mailer liste med alle jobordre til alle hver uge (opdateret med nye jobs + besatte jobs fjernes). Jobkonsulenterne gemmer listen i en mappe i outlook til hurtig visning til den ledige i samtalen, så jobåbninger bliver synlige. Listen påføres et afkrydsningsfelt om jobordren er intern / eksklusiv til jobcentret eller om jobbet er 'officielt'(ligger på jobnet.dk osv.) mht. forventningsafstemning med den ledige. Skærm på væggen i jobcentret - i lokaler hvor de ledige fx venter på at komme til samtale - med ledige jobs (evt. som rulletekst). Øget dialog mellem virksomhedskonsulenter og jobkonsulenter om matchning. Skal være fast punkt på personalemøder: 1. hvor mange ledige er der pt., fordelt på alder, køn og evt. kvalifikationer (de ledige deles op i branchegrupper) og 2. hvad virksomhederne efterspørger af kompetencer og kvalifikationer. Alle jobkonsulenter læser den lediges CV i jobnet.dk igennem inden samtale. Jobkonsulent for kontanthjælp gennemgår CV sammen med den ledige og kvalificerer (bl.a. på baggrund af viden om virksomhedernes behov fra personalemøderne). Jobkonsulenter for forsikrede gør ledige opmærksomme på, at de bør opdatere CV, hvis der er væsentlige mangler og at CV i jobnet.dk primært er til udsøgning. Informationsmøde for nyledige, hvor kvalificering af de lediges CV i jobnet.dk er på dagsordenen. Der nedsættes en arbejdsgruppe med en virksomheds- og jobkonsulent og en teamleder, der drøfter kvalificering af CV i jobnet.dk (fx hvilke søgeord er vigtige, + evt. laver lille tekst til guide til udfyldelse af CV i jobnet.dk + drøfter evt. muligheden for kort undervisningsforløb til jobklare ledige i at udfylde CV). Mulighed for rådgivning om jobsøgning samt information om jobåbninger til ledige udover de lovpligtige samtaler (jobformidler). - 19 -
Helsingør Udfordringer: Klare opgavebeskrivelser/procedurer for oprettelse/udmelding af jobordrer samt korrekt registrering af borgerens job / stillingsbetegnelse, bestilling af virksomhedspraktikker, løntilskud eller job, samarbejdet m. / krav til anden aktør, etablering og opfølgning af virksomhedscenterpladser, virksomhedskontakt Placering af ansvar for kontakt til virksomhedscentre og matchning af ledige til virksomhedscentre gerne 1 person, som har / skaffer overblik over målgrupper, arbejdsopgaver, muligheder for skånehensyn, opdatering af jobåbninger og offentlige løntilskudsjob. Større synlighed af jobåbninger på skærme i forskellige teams og i jobbutik. Forbedring af CV kvalitet, så det bliver lettere at udsøge og matche, herunder udarbejde guidelines til CV er i jobnet.dk (hvor der skelnes mellem joberfaring og uddannelse, mellem bruttocv og cv, der skal sendes til virksomheder), oprette CV cafeer samt opkvalificere medarbejdere i jobbutik i at lave CV er til udsøgning Løsninger Der skal udarbejdes et udkast til procedure- og arbejdsgangsbeskrivelse, som dels genopfrisker eksisterende arbejdsgange og dels indeholder nyt. Fx er der behov for en nærmere præcisering af virksomhedsservice, herunder balancen mellem prioritering af det opsøgende arbejde og driftsopgaver er det fx alle, der skal besøge virksomheden med henblik på salg. Rolle- og ansvarsfordeling mellem virksomhedskonsulenter indbyrdes og mellem virksomhedskonsulenter og jobkonsulenter. Formidling af viden om konkrete jobordrer/jobåbninger til morgenmøder i de enkelte teams. En beskrivelse af arbejdsgange for udsøgning af ledige, hvor virksomhedskonsulenten 1) selv søger i jobnet.dk, 2) henvender sig til kolleger (mails m. sigende overskrift/streaming i Kilden/skærme i teams og jobcafe?) 3) udarbejder guide til kvalificering af CV i jobnet.dk kursus for hhv. jobkonsulenter og de ledige (CV cafe) og 4) står for styring af offentlig løntilskudsdatabase Udkastet til procedure- og arbejdsgangsbeskrivelsen præsenteres på en temadag for medarbejdere for hhv. jobklare og indsatsklare. - 20 -