Mamut ServiceSuite. Mamut ServiceSuite Planlægning. Kom i gang-guide

Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planlægning Kom i gang-guide

Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planlægning Kom i gang-guide V1: 12

VELKOMMEN TIL MAMUT Introduktionsbøgerne, som følger med programmet, giver en kort indføring i de muligheder, programmet indeholder. Alle kunder modtager bogen "Installation, indstillinger, rapporter og udvalg". Afhængigt af hvilken licens du har anskaffet dig, vil du også modtage en eller begge introduktionsbøgerne "Kunde-, salgsopfølgning og hjemmeside" og "Økonomistyring, logistik og personale". Dokumentationen indeholder information om funktioner fra hele programserien. Omtale af funktioner, som ikke finnes i din programversion, kan forekomme. Du kan evaluere udvidelserne i eksempeldatabasen og bestille opgradering for at benytte funktionerne. Hvis du ønsker yderligere information om større versioner kan du tage kontakt via telefon 80 39 00 02 eller via e-mail: mail@mamut.dk. Det er vigtigt at du læser både bruger- og Mamut Serviceaftale igennem inden du installerer. Der vil du få en oversigt over de kontraktmæssige vilkår, som gælder mellem dig som kunde og os som leverandør. I bøgerne får du hjælp til gøre dig kendt med, hvordan systemet er opbygget, således at du kan finde frem og tilpasse systemet til dine behov. Bøgerne giver også en indføring i de forskellige funktioners hovedelementer, samt beskrivelser af hvordan du udfører de mest normale operationer. Vi minder også om vores hjemmeside www.mamut.dk/support. Der finder du tusindvis af svar og løsninger på forskellige problemstillinger knyttet til Mamutsystemerne. Du kan søge efter det rigtige svar på dine spørgsmål 24 timer i døgnet. Vi er overbeviste om at din virksomhed vil få stor nytte af det program, du har modtaget. God fornøjelse med Mamut Business Software! II

COPYRIGHT Producent og distributør: Mamut A/S Sluseholmen 2-4 2450 København SV Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: mail@mamut.dk Mamut Supportcenter: Mamut A/S Sluseholmen 2-4 2450 København SV Åbent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdage Tlf.: 70 27 71 78, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk/support E-mail: support@mamut.dk Salg: Mamut A/S Sluseholmen 2-4 2450 København SV Tlf.: 80 39 00 02, Fax: 70 27 71 79 Internet: www.mamut.dk E-mail: sales@mamut.dk 2009 Mamut. Alle rettigheder. Med forbehold for ændringer. Mamut og Mamut-logoet er registrerede varemærker fra Mamut. Alle andre varemærker er registrerede varemærker af respektive firmaer. III

INDHOLD Indhold VELKOMMEN TIL MAMUT... II INTRODUKTION... 1 SYSTEMKRAV... 2 INSTALLATION... 3 Installation...3 Krav ved installation af Mamut ServiceSuite...3 Installation af Mamut ServiceSuite...3 HOVEDMENU OG UNDERMENUER... 8 REGISTRERING OG LICENS... 12 KONFIGURERING OG INDSTILLINGER... 15 Konfigurering og indstillinger... 15 KONFIGURERING OG AUTOMATISERING... 21 Konfigurering og automatisering... 21 Integration med et ERP-system... 21 KONFIGURER SERVICESUITE MOBIL... 26 LOG IND I MAMUT SERVICESUITE PÅ INTERNETTET... 30 IV

INTRODUKTION INTRODUKTION Mamut ServiceSuite e et unikt værktøj for virksomheder, hvis arbejdsstyrke er delvist eller fuldt mobilt. Det tilbyder avanceret, mobil funktionalitet for den mobile arbejdsstyrke og integration med brugerens primære ERP-system. Mamut ServiceSuite Planlægning retter sig mod virksomheder, som generer sine overskud via kundeaftaler ved at sælge medarbejderes tid og/eller produkter. Mamut ServiceSuite henvender sig også til virksomheder, hvis medarbejdere bruger en væsentlig del af deres tid udenfor kontoret. Mamut ServiceSuite er ideelt for mobile professionelle, såsom læger, inspektører, arkitekter og salgsfolk. Det egner sig også til mobile servicetjenester, såsom blikkenslagere, elektrikere, mekanikere og gartnere. Med Mamut ServiceSuite Planlægning kan den mobile medarbejder planlægge sin tid, booke aftaler, notere tidspunkter og produktsalgsinformationer, håndtere kunder, produkter, leverandører og medarbejdere på hurtig, effektiv og professionel vis. Med Mamut ServiceSuite kan virksomhedsoplysninger og processer håndteres fra enhver enhed, som kan gå på internettet, herunder notebook-computere, PDA eller mobiltelefoner. Mamut ServiceSuite yder funktionalitet, som ofte er en mangelvare i ERP-systemer, og kan også overføre alle nøgleinformationer. For eksemel kan salgsordrer, arbejdsnotater, produkt- og kundelister alle overføres til brugerens ERP-system for dermed at forberede faktura- og regnskabsprocessen. Mamut ServiceSuite kan også importere oplysninger fra CRM og ERPsystemer til brug i marken samt på daglig basis. Stregkodescanning og lagerregnskab Mamut ServiceSuite har avancerede stregkode-features, som gør, at stregkodescannere kan indgå i lagerregnskabet, indkøb og salg, eller til enkelt at printe stregkodelabels. Brugerdefineret import og eksport af data Mamut ServiceSuite understøtter en fuldt definerbar dataimport- eksportmotor, hvilket betyder, at programmet virker sammen med de fleste ERP-systemer og dermed kan synkroniseres og integreres med dine regnskabsprocesser- og oplysninger. Øget integration med flere ERP-systemer understøttes også sammen med overlegne integrationsfeatures for brugere af Mamut Business Software, inklusiv Mamut Enterprise. Mamut ServiceSuite sparer dig for tid og penge ved at øge effektiviteten af den mobile arbejdssstyrke og forbedrer kundeserviceniveauet samtidig med, at det giver dig øget kontrol over din virksomhed og de daglige aktiviteter. I forhold til medarbejderne reducerer Mamut ServiceSuite arbejdsbyrden, da antallet af fejl reduceres kraftigt ligesom papirarbejdet mindskes betydeligt i løbet af en arbejdsdag. Denne guide giver dig oplysninger om og instruktioner i, hvordan du enkelt kan opsætte og konfigurere softwaren i henhold til din virksomheds specifikke krav. Du får også en indføring i brugen af den udvidede funktionalitet, som softwaren tilbyder. 1

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING SYSTEMKRAV Vigtigt! Installationen kræver, at du installerer Service Pack 2 til Windows XP. Systemkrav for Mamut ServiceSuite: 1,6 GHz processor eller højere, 1GB RAM eller mere, Microsoft Windows Vista*/XP med SP2 og/eller Windows 2003 Server, Microsoft Internet Explorer 6.0 eller højere, 1 GB harddisk-plads og 1,024x768 eller højere skærmopløsning. Systemkravene afhænger også af hvilket opgraderingssystem, du bruger. Hvis du benytter Windows Vista, skal du have 2 GHz processor eller højere og 1.5 GB RAM eller mere. 2

INSTALLATION INSTALLATION Installation Så snart Mamut ServiceSuite er blevet installeret, er der flere indstillinger, som skal konfigureres for at aktivere og opnå fuldt udbytte af Mamut ServiceSuite. Gå venligst til Mamut ServiceSuite-installationsguiden for detaljeret trin-for-trin-instruktioner om, hvordan du installerer Mamut ServiceSuite på din computer. Krav ved installation af Mamut ServiceSuite Læs venligst checklisten herunder, før du begynder at installerer Mamut ServiceSuite. Vigtigt! Installationen kræver, at du installerer Service Pack 2 til Windows XP. Installationen kræver, at du installerer visse nøglekomponenter. Installationen vil undersøge og sikre, at disse komponenter er på plads og fører dig igennem en guide, som beskrives herunder. Hvis komponenterne allerede er på plads, kan du fortsætte til Installation herunder. Indsæt din Mamut ServiceSuite-CD i CD/DVD-drevet. Hvis installationen ikke starter automatisk, dobbelklikker du på My Computer (Min computer), som du finder på Windows-skrivebordet. Find CD/DVD-drevet (eksempelvis D:) og dobbeltklik på det for at se indholdet på CD'en. Dobbeltlik for at påbegynde Setup.exe. Sådan installeres de nødvendige komponenter 1. Så snart guiden dukker op, klikker du Næste i Velkommen-vinduet. 2. Klik Accepter for at installere de nødvendige komponenter. 3. Vent venligst mens guiden installerer de nødvendige komponenter. Computeren vil automatisk resettes, når installationen er fuldført. Når alle enheder er installeret, vil du blive ført videre til installationsguiden for Mamut ServiceSuite. Alle nødvendige komponenter til Mamut ServiceSuite er nu installeret. Installation af Mamut ServiceSuite Vigtigt Installationen kræver, at du installerer Service Pack 2 til Windows XP. Indsæt din Mamut ServiceSuite-CD i CD/DVD-drevet6. Hvis installationen ikke starter automatisk, dobbelklikker du på My Computer (Min computer), som du finder Windowsskrivebordet. Find CD/DVD-drevet (for eksempel, D:) og dobbeltklik på det for at se indholdet på CD'en. Dobbeltklik gå til Setup.exe. 3

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Sådan installeres Mamut ServiceSuite 1. Så snart guiden dukker op, klikker du Næste i Velkommen-vinduet. 2. Brugeraftalen skal accepteres, før installationen kan fuldføres. Hvis du vil fortsætte, skal du krydse af ud for Jeg accepterer betingelserne i brugeraftalen og dernæst klikke Næste. 3. I næste trin specificerer du, hvor Mamut ServiceSuite's programfiler skal placeres. Mamut foreslår automatisk et område. Hvis du vil installere til det foreslåede område, klikker du blot Næste. Alternativt kan du indtaste et andet område her. 4

INSTALLATION 4. Klik Næste for at starte installationen. 5. Mamut ServiceSuite installeres nu, og nye programfiler kopieres til det område, som du valgte. Hav venligst lidt tålmodighed, da denne proces kan tage nogen tid. Det er vigtigt, at du ikke afbryder eller forstyrrer installationen. 5

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING 6. For at fortsætte skal du vælge, om du vil installere en Stand-alone Installation, hvis programmet kun skal benyttes på din computer, eller vælg Serverinstallation som linker flere computere til Mamut ServiceSuite. Dette kræver, at du har købt den nødvendige licens. Hvis du installerer Serverinstallation, skal du vælge Klientinstallation på den næste computer, som du installerer på. Herefter skal du verificere den foreslåede database under Klientinstallation. 6

INSTALLATION 7. Når du har valgt installation, klikker du på OK. 8. Vent venligst, mens MSSQL installeres. 9. Klik på Afslut for at fuldføre installationen. 10. Du kan nu starte programmet ved at dobbeltklikke på Mamut ServiceSuite-ikonet på skrivebordet. Når programmet starter første gang, vil du se en gratis version af Mamut ServiceSuite. Mamut ServiceSuite er nu installeret på din computer. Du er nu klar til at anvende programmet. Bemærk! Hvis du har brug for hjælp eller support, er du velkommen til at kontakte os på 70 27 71 78 eller pr. e-mail på support@mamut.dk. 7

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING HOVEDMENU OG UNDERMENUER Undermenuer i hovedmenuen I venstre side af Mamut ServiceSuite-vinduet finder du kernen i programnavigeringen; Nemlig undermenuen i hovedmenuen og Indstillinger i undermenuen. Så snart programmet starter dukker undermenuen op i venstre side af vinduet sammen med undermenuen for Indstillinger. Herfra kan du bladre igennem de forskellige områder af Mamut ServiceSuite. Hvis du klikker på hovedmenuens rullemenu, kan du navigere til: Planlægning, Salgsordrer, Kunder og Varekatalog. Hvis du klikker på Planlægning i hovedmenuen, vil Planlægningsmenuen åbne modulet, hvorfra du kan oprette og arbejde med begivenheder. I Planlægningsmenuen finder du: Kalender, Skema, Oversigt og Aftaler og Arkiv. Yderligere to undermenuer, som er knyttet til Planlægning vil nu også være tilgængelige: Kartoteksmenuen og undermenuen Indstillinger. 8

HOVEDMENU OG UNDERMENUER I hver enkelt af hovedmenuens undermenuer vil Hovedmenu vises i toppen af listen med undermenuer og linke direkte tilbage til hovedmenuen. Derfor kan du når som helst vende tilbage til hovedmenuen og dermed opnå adgang til adskillige undermenuer fra Hovedmenuen i Mamut ServiceSuite. I hovedmenuens undermenu kan du også gå til Salgsordrer. I Salgsordrermenuenkan du oprette, redigere, slette, søge og se alle relevante oplysninger angående kunder. Herudover kan du også gå til Varekatalog fra hovedmenuen. I Varekatalogmenuen kan du oprette nye produkter, redigere produkter, slette, søge og se alle relevante oplysninger om angående produkter, priser og rabatter. I Kunder og Varekatalog vil Funktionsmenuen også være tilgængelig. Indstillingsmenuen Under hovedmenuen finder du indstillingsmenuen. Her kan du vælge mellem to muligheder: Indstillinger og Om Mamut ServiceSuite. Indstillinger i indstillingsmenuen giver adgang til Stamoplysninger, Brugere, Medarbejdere, Planlægning, Salgsordrer og Udskrifter. Du kan tilføje, redigere, slette og se alle relevante oplysninger, der er knyttet til disse områder. Desuden er tre yderligere menuer tilgængelige under indstillingsmenuen: Systemmenuen, Kommunikationsmenuen Integrationsmenuen. 9

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Undermenuen Om Mamut ServiceSuite viser generelle informationer angående din licens. Her finder du også vigtige informationer om Mamut samt oplysninger om Mamut Supportcenter og program- og versionsoplysninger. Undermenuerne Så snart du vælger en af mulighederne i hovedmenuen eller i indstillingsmenuen, ændres referatet. Øverst oppe vil den valgte menu nu vises, og herunder vises Hovedmenu. I menuen vil det valgte arbejdsområde i øvrigt blive fremhævet. Dette fortæller dig, hvilke moduler eller tjenester, som i øjeblikket er åbne. Når du vælger Hovedmenu, finder du en liste over undermeneuer og indstillinger, som er tilgængelige via denne rute. Hvis du på samme måde vælger en af de øvrige menuer, vil en liste over de nye, tilgængelige undermenuer og indstillinger, vises. 10

HOVEDMENU OG UNDERMENUER Hvis du for eksempel vælger Kunder vil Kunde-menuen vise funktionerne, der omhandler oprettelse og redigering af kunder. Figuren herunder viser opbygningen af modulerne i Mamut ServiceSuite. 11

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING REGISTRERING OG LICENS Før du tager Mamut ServiceSuite i brug, skal du indtaste registreringsoplysninger og licensnøglen, som du har modtaget af Mamut via e-mail. Sådan indtaster du registreringsoplysninger og licensnøgle 1. I Indstillinger-menuen vælger du Indstillinger. 2. I det aflange vindue Stamoplysninger allerøverst, ved siden af overskriften Stamoplysninger, klikker du Rediger registrering for at indtaste registreringsoplysningerne. 3. Indtast virksomhedsoplysningerne i de relevante felter - alle påkrævede felter er markeret med en rød stjerne (*). 12

REGISTRERING OG LICENS 4. Når dette trin er gennemført, indtaster du licensnøglen, som du modtog af Mamut via e-mail, i feltet Licensnummer. Du kan vælge at modtage specialtilbud og brugertips via e-mail ved at krydse af i boksen under feltet Licensnummer. 5. Når alle oplysninger er indtastet korrekt, klikker du OK til højre for feltet Telefonnummer. Hvis du ikke har udfyldt alle de påkrævede oplysninger, vil du få en besked frem på skærmen om, hvilke oplysninger, du mangler at indtaste. 6. Når du har gjort dette, klikker du OK. 7. Du kan tjekke den gennemførte registrering af øvrige licenser ved at klikke på fanebladet Registrerede Licenser i vinduet Administrer Licenser. De nye licenser vises sammen aktiveringsdatoen. Du har nu indtastet de korrekte registreringsoplysninger samt licensnøgleoplysningerne. 13

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Sådan tilføjer du ServiceSuite Mobil-licensen Hvis du har købt en licens til ServiceSuite Mobil, kan denne tilføjes, når hovedproduktlicensen er indtastet. Det gør du ganske enkelt ved a indtaste ServiceSuite Mobil-licennøglen i feltet Licensnummer. 1. For at tilføje en licens til ServiceSuite Mobil på et senere tidspunkt klikker du på Indstillingermenuen - Indstillinger og dernæst på Rediger registrering i værktøjslinjen Stamoplysninger allerøverst. For at tilføje en ServiceSuite Mobil-licens eller en licens til øvrige brugere klikker du Administrer Licenser - til højre for Rediger registrering i Stamoplysninger allerøverst - for at vise Licensoversigt. Klik på Tilføj licens øverst i dette vindue for at åbne vinduet Rediger registrering. 2. Indtast licensnøgle i feltet Licensnummer (eksisterende licenser vil ikke blive påvirket af denne handling) og indtast den nye licensnøgle. 3. Når du er færdig, klikker du OK for at registrere den nye licens. 4. Du kan tjekke den gennemførte registrering af øvrige licenser ved at klikke på fanebladet Registrerede Licenser i vinduet Administrer Licenser. De nye licenser vises sammen aktiveringsdatoen. Du har nu indtastet licensen til ServiceSuite Mobil. Bemærk! Hvis du har købt en licens til ServiceSuite Mobil før du logger ind i ServiceSuite Mobil første gang, SKAL du gennemføre trinene, som er beskrevet i afsnittet herunder. 14

KONFIGURERING OG INDSTILLINGER KONFIGURERING OG INDSTILLINGER Konfigurering og indstillinger Tilføj administrator, medarbejdere og brugere Så snart alle licensopgaver er fuldførte, anbefales det, at du opretter og konfigurerer brugerne af Mamut ServiceSuite, før du foretager dig andre indstillinger. Sådan tilføjer du en administrator 1. Klik på Indstillings-menuen - Indstillinger - Brugere. Bruger-vinduet vises, og det vil indeholde en indgang til Administrativ bruger (administrator). 2. For at angive adgangskode for administrator klikker du på Rediger bruger til venstre for Brugervinduet. Rediger bruger-vinduet vises nu. 15

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Brugernavn er påkrævet, når du starter softwaren, og når du logger ind i Mamut ServiceSuite på internettet. Det anbefales, at den primære bruger bliver ved med at være Admin. Navn-feltet bruges bare til at beskrive typen af bruger. Eller til brugerens navn af informationsårsager. 3. Indtast den ønskede adgangskode i Password 1#-feltet, og gentag den i Password 2#-feltet for at bekræfte Administrators adgangskode. 4. Udfyld de øvrige informationsfelter med de påkrævede kontaktdetaljer og sprogpreferencer. 5. Under Rediger bruger-afsnittet finder du Rettigheder-afsnittet, hvor du kan administrere adgangsrettighederne til de forskellige moduler og opgaver. For at opnå fuld kontrol med systemet bør alle tjekboksene for Administrator være afkrydset. Sørg for at alle bokse er afkrydset ved at klikke på hvert faneblad; Varer, Kunder, Indkøbsordrer, e-handel, Indstillinger and Internet. 6. Når du har gjort dette, klikker du OK. Administrator er nu tilføjet i systemet. 16

KONFIGURERING OG INDSTILLINGER Sådan tilføjer du medarbejdere Inden du opretter andre brugere, anbefales det, at medarbejdere oprettes i systemet. 1. For at oprette medarbejdere klikker du på Indstillingsmenuen - Indstillinger - Medarbejdere. 2. I Medarbejder-vinduet allerøverst klikker du Opret medarbejder. Nu vises vinduet Opret ny medarbejder. 3. Indtast oplysninger om medarbejderen i de passende felter. Sørg for at indtaste oplysninger om medarbejderens arbejdstimer;oplysninger om Arbejdstider og Tidsregistrering og Noter og Egne felter finder du i de øvrige faneblade. 4. Du kan desuden tilpasse brugeren ved at anvende de brugerdefinerede felter. Disse kan nås via fanebladet Egne felter. 17

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING 5. For at gøre medarbejderne let genkendelige, kan du til højre i fanebladet Arbejdstider tildele en farve til hver medarbejder ved at klikke på knappen Skift farve. 6. Når dette er fuldført, klikker du OK. Gentag denne proces for hver medarbejder, du ønsker at føje til systemet. Sådan tilføjer du brugere Så snart medarbejdere er blevet føjet til systemet som påkrævet, kan hver medarbejder oprettes som bruger af systemet. 1. For at oprette flere brugere, klikker du på Indstillingsmenuen - Indstillinger - Brugere. Nu vises vinduet Brugere. 2. I højre side af vinduet klikker du på knappen Opret bruger. 18 Nu vises vinduet Tilføj ny bruger. 3. Indtast det ønskede brugernavn i feltet Bruger. Dette er brugernavnet, som er påkrævet, når softwaren startes, og når der logges ind i Mamut ServiceSuite via internettet. 4. Navnefeltet benyttes udelukkende til at beskrive typen af bruger, eller til at indtaste brugerens navn af informationsårsager. 5. Indtast ønsket adgangskode i Password 1#-feltet og gentag det adgangskoden i Password 2#- feltet for at bekræfte brugerens adgangskode. 6. Udfyld de øvrige informationsfelter (Kontaktoplysninger og sprogpreferencer) som påkrævet. Brugeren kan linkes til en medarbejder ved at klikke på Medarbejdermenuen og vælge Medarbejdere i listen. Listen viser alle medarbejderne og eventuelle farvekoder, du har oprettet i systemet. 7. Under afsnittet Tilføj ny bruger finder du afsnittet Rettigheder, hvor du kan administrere adgangsrettighederne for de enkelte moduler og opgaver. Indstil adgangsrettighederne ved at krydse af i de påkrævede bokse. Sørg for at alle rettigheder er konfigureret ved at klikke på hver af fanebladene, Varer, Kunder, Indkøbsordrer, e-handel, Indstillinger og Internet.

KONFIGURERING OG INDSTILLINGER 8. Når du har fuldført dette, klikker du OK. Brugervinduet viser nu navnene på den nye bruger under Administratoren. Gentag proceduren for hver påkrævet bruger af Mamut ServiceSuite. Så snart medarbejdere og brugere er tilføjet, og når brugernes adgangskoder er angivet, følger du instruktionerne i afsnittet herunder for at aktivere ServiceSuite Mobile. Andre indstillinger Sådan vedligeholdes databasen Mamut anbefaler, at du tager regelmæssig tager backup af din database. 1. Klik Indstillingsmenuen Indstillinger System - Database og vælger Backup af database. 2. Et nyt vindue vil nu dukke op. Klik på den grå knap til højre i dette vindue og indtast dernæst filnavnet og gem det. 3. Når du har gjort det, klikker du OK. Din backup er nu blevet gemt. 19

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Sådan redigerer du indstillinger for Planlægning Her kan du redigere aftalenumrene.. 1. Klik på Indstillingsmenuen - Indstillinger - Booking. Nu vises et nyt vindue. 2. Du kan nu selv vælge nummerækkefølgen. De tildelte numre er nu blevet redigeret. 20

KONFIGURERING OG AUTOMATISERING KONFIGURERING OG AUTOMATISERING Konfigurering og automatisering Mamut ServiceSuite bygger på idéen om integration, automatisering og enkelthed. Derfor er en stor mængde indstillinger inkluderet for at sikre optimal udnyttelse af funktioner og moduler og for at aktivere automatisk import af produkter og kunder. Mamut ServiceSuite - Mamut Business Software-integration Mamut ServiceSuite er blevet integreret med Mamut Business Softwares ERP- og CRM-systemer, som understøtter gnidningsfri dataudveksling og procesflow, ligesom workflowet styrkes for virksomheder, som har en mobil arbejdsstyrke. Derudover kan Mamut ServiceSuite udveksle data med alle systemer, der kan importere og eksportere data i kommaadskilte filer samt med mange systemer, der benytter mere komplekse formater. Integration med et ERP-system Mamut ServiceSuite - Integration med Mamut Business Software: En introduktion om integration mellem Mamut ServiceSuite og Mamut Business Software. Med Mamut ServiceSuite kan du nemt udveksle data med Mamut Business Software. Følgende afsnit er en indføring, hvordan du forbereder denne integration. Aktiver integrationen med Mamut Business Software Mamut ServiceSuite opdager normalt Mamut Business Software automatisk, og i løbet af nogle sekunder burde en dialogboks dukke op på skærmen. 21

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Klik Ja for at aktivere integrationen med Mamut Business Software. 22

KONFIGURERING OG AUTOMATISERING Sådan aktiverer du integrationen Mamut Business Software manuelt Hvis Mamut ServiceSuite ikke automatisk opdager Mamut Business Software, kan du aktivere integrationen manuelt. 1. Gå til Indstillinger-menuen - Indstillinger - Integration - Andre programmer. 2. Klik Direkte integration på ikonlinjen allerøverst for at åbne følgende vindue ton the icon bar in order to open the following window: 3. Vælg Mamut Business Software og klik OK. Integrationen med Mamut Business Software er nu aktiveret manuelt. 23

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Konfigurering af integration med Mamut Business Software Når du aktiverer integrationen med Mamut Business Software, er det nødvendigt at lokalisere Mamut-databasen og identificere virksomhedens databasenummer: Systemdatabase-feltet specificerer placeringen af Mamut Business Software-databasen: Bemærk! Virksomhedens databasenummer fuldfører stien. Når stien er indtastet, klikker du Test databaseforbindelse for at teste integrationen og klikker OK for at gemme indstillingerne. Sådan overfører du kunder fra Mamut Business Software 1. I Hovedmenuen i Mamut ServiceSuite klikker du Kunder -Funktioner - Indlæs fra Mamut. 2. Klik Ja i vinduet, som vises, for at bekræfte, at du vil begynde at overføre dine kunder fra Mamut Enterprise til Mamut ServiceSuite. 3. En dialogboks vil vise status på dataoverførelsen. 24 Du har nu overført dine kunder til Mamut ServiceSuite fra Mamut Business Software.

KONFIGURERING OG AUTOMATISERING Sådan overfører du salgsordrer til Mamut Business Software Salgsordrer kan nemt overføres til Mamut Business Software via modulet Salgsordrer i Mamut ServiceSuite. Ved at benytte denne funktion, kan du oprette salgsordrer i Mamut ServiceSuite og efterfølgende fakturere og bogføre dem i Mamut Business Software. 1. Klik Hovedmenu - Salgsordrer. 2. Vælg den/de salgsordre(r), du vil overføre, ved at krydse af i boksen til venstre for den/de aktuelle ordre(r). Klik herefter på Integration i værktøjslinjen og vælg Overfør ordrer til Mamut i rullelisten. 3. Klik Ja i vinduet, som vises, for at overføre alle valgte ordrer. Salgsordren er nu overført til Mamut Business Software. 25

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING KONFIGURER SERVICESUITE MOBIL Når du har tilføjet medarbeidere og brugere, og når brugernes adgangskode er angivet, skal du gennemføre følgende trin for at aktivere den mobile tjeneste. Du skal have en gyldig licens til Mamut ServiceSuite for at kunne benytte den mobile funktionalitet. Den mobile løsning i Mamut ServiceSuite skal konfigureres før anvendelse. Du skal bruge en mobil enhed, som kan kobles til internettet, for at kunne bruge denne tjeneste. Tjek specifikationerne til din enhed i producentens dokumentation, hvis du er usikker på din enheds funktioner. Sådan indstiller du ServiceSuite Mobil 1. Klik på Hovedmenu - Indstillinger - Brugere. 2. Marker brugeren, der skal have adgang til den mobile tjeneste, og klik på Rediger bruger. 26

KONFIGURER SERVICESUITE MOBIL 3. I området Rettigheder klikker du på fanebladet Internet. Kryds af for Kan logge ind i ServiceSuite på internettet. Noter Aktiveringskoden under afkrydsningsboksen. Denne kode skal bruges, når brugeren skal logge sig ind. 4. Klik OK. Gentag dette trin for hver bruger, der kræver mobil- og internetbaseret adgang til Mamut ServiceSuite. 27

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING 5. Klik derefter på System - Service for at vise skærmen Serviceindstillinger. 6. Synkroniseringstjenesterne, som tilbydes af Mamut ServiceSuite, vises i vinduet, og er som følger: Indlæsning af e-varebeholdning Opdatering af online e-varebeholdning Udveksling af Kunder Udveksling af Planlægning Udveksling af tidsregistrering Udveksling af varer 7. Hver tjeneste skal aktiveres individuelt på denne måde: Marker en tjeneste og klik på knappen Konfigurer i højre side af skærmen for at vise vinduet Konfigurer serviceopgave. 28 Klik på pilen til højre for feltet Udføres for at vise rullelisten. Her kan brugere vælge synkroniseringsfrekvens. Der er flere tilgængelige alternativer, men for real-time (øjeblikkelig)

KONFIGURER SERVICESUITE MOBIL synkronisering vælger du Hver gang en hændelse aktiverer opgaven. Dette alternativ sørger for, at hver gang der sker en relevant ændring i Mamut ServiceSuite, så vil ændringen automatisk opdateres og den nye information vil blive tilgængelig online eller på en kompatibel mobil enhed. Klik på pilen til højre for feltet Udføres af for at vise rullelisten. Her skal brugere vælge navnet på computeren, som de ønsker at synkronisere med den mobile tjeneste. Som standard vælges navnet på den nuværende computer, hvor konfigurationen faktisk foregår. Vælg navnet på computeren og klik på Afslut. 8. Klik Ja i dialogboksen, som vises. Vinduet Serviceindstillinger viser nu, at opgaven er aktiveret, Når påkrævet er markeret med et flueben ved siden af opgaven. 9. Gentag denne procedure for hver af de tjenester, som skal være tilgængelige via mobile enheder. Normalt bruges alle tjenester. Når det drejer sig om Import af e-varebeholdning og Opdatering af online e-varebeholdning, kan disse kun aktiveres af brugere med en gyldig e-handelslicens. 10. Når hver opgave er aktiveret på denne måde, skal brugere klikke på knappen Nulstil data på internettet øverst i vinduet Serviceindstillinger. 11. Til sidst klikker du på knappen Start Service ved siden af knappen Nulstil data på internettet øverst på siden og klikker så Ja i dialogboksen, der vises. Den mobile tjeneste er nu konfigureret og klar til brug. Hele tjenesten kan standses når som helst ved at klikke på Stop Service øverst på skærmen. Hver opgave kan også standses individuelt ved at markere opgaven og klikke på knappen Deaktiver til højre på skærmen. Når opgaven er stoppet, vises den med et kryds til venstre for opgaven. 29

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING LOG IND I MAMUT SERVICESUITE PÅ INTERNETTET For at logge ind i Mamut ServiceSuite fra internettet, skal du have en kompatibel mobil enhed. Sådan logger du ind i Mamut ServiceSuite fra internettet 1. Åbn en webbrowser. 2. Gå til: http://mobile.mamut.com. Følgende side vises: 3. Sproget her er som standard engelsk, men du kan ændre sprog ved at klikke på Change language. Klik herefter på ønsket sprog. Hovedsiden vil herefter vises på valgt sprog: 30

LOG IND I MAMUT SERVICESUITE PÅ INTERNETTET 4. Vælg Login for at vise indlogningssiden: 5. I feltet Aktivering skriver du Aktiveringskoden, som du fik tidligere. Koden finder du ved at klikke Hovedmenu - Indstillinger - Brugere - Rediger bruger og vælge fanebladet Internet. 6. Indtast brugernavnet i feltet Bruger - det samme som er angivet i feltet Bruger i vinduet Rediger bruger/tilføj ny bruger. 7. I feltet Password indtaster du adgangskoden, som du selv angav i vinduet Rediger bruger/tilføj ny bruger. Kryds af ud for Husk kode så adgangskoden automatisk huskes i fremtiden. Adgangskoden gemmes i 7 dage. Herefter skal du angive koden igen. 8. Når alle felterne er udfyldt, klikker du på Login. 9. Følgende vindue vises. Firmaoplysningerne, som er synkroniseret med kontorinstallationen af Mamut ServiceSuite, kan nu bruges og administreres ved hjælp af en kompatibel mobil enhed. 31

KOM I GANG MED MAMUT SERVICESUITE PLANLÆGNING Du er nu logget ind i Mamut ServiceSuite via internettet. Du kan få flere oplysninger om, hvordan du benytter den tjeneste, i brugervejledningen for Mamut ServiceSuite for mobile brugere. Konfigureringssprocessen antager, at brugerens mobile enhed allerede er konfigureret til brug på internettet. Hvis dette ikke er tilfældet, kan du tage kontakt med mobilleverandøren for at få flere oplysninger. For information om, hvordan du tilføjer varer, kunder, aftaler og timeregistreringer til Mamut ServiceSuite, kan du læse Mamut ServiceSuites brugervejledning. 32