Projekt Struktur dagtilbud Projektbeskrivelse Projektleder: Pia Elgetti Senest revideret: 31/7 2014 Version: 2 Projektejer Navn og organisatorisk tilhørsforhold Projektleder Navn og organisatorisk tilhørsforhold Sven Nørgaard - Center for Børn og Læring Forvaltning Børn og Unge Pia Elgetti center for Børn og Læring Programleder Navn og organisatorisk tilhørsforhold Revideret Dato, navn og versionsnummer Baggrund Baggrundsbeskrivelse for projektet 15. juni Pia Elgetti version 1 31. juli Pia Elgetti version 2 I det indgåede forlig 20. maj 2014 hedder det: Forliget om skolestrukturen i Herning Kommune har indvirkning på dagtilbudsområdet. I flere lokalområder opstår nye situationer omkring de eksisterende dagtilbud. Som princip signalerer forligspartierne, at tilbuddet til de 0-6 årige forbliver i lokalområdet. Der igangsættes en proces, som forankres i Børne- og Familieudvalget, hvor forældre, berørte institutioner og idrætsforeninger inddrages. Målet er at få mere viden om, hvilke ønsker de berørte parter har for fremtidens løsninger og behov omkring dagtilbud, foreningsaktiviteter med videre uden for skoletid. Dette sker i forlængelse af de ændringer, der nu sker i skolestrukturen. Side 1 13
Drøftelser skal være tilendebragt inden udgangen af 2014 med henblik på implementering 1. august 2015. Center for Børn og Læring igangsætter processen, der omfatter tids og handleplan, nedsættelse af arbejdsgrupper med bred repræsentation. Tids og handleplan vil bla. omfatte dialog med hver af de berørte områder, hvor Børne- og Familieudvalget deltager. Formål, målsætninger og metode til effektmåling Begrundelse for projektet. Indvirkning på fx afdeling, borger eller andre? Hvad skal projektet levere? Hvordan skal målene indfries? Forventninger til kvalitative og økonomiske afkast/udbytter/gevi nster Børne- og Familieudvalget besluttede på deres møde den 4. juli at Børne- og Familieudvalget bemyndiger forvaltningen til at iværksætte proces på dagtilbudsområdet. Forliget til den fremtidige skolestruktur: - Feldborg skole lukkes og skolebørnene flyttes til Haderup skole - Nøvling skole lukkes og skolebørnene flyttes til Sinding skole - Holtbjerg skole lukkes og skolebørnene flyttes til Herningholmskolen - Kølkærskole og Arnborg skole sammenlægges et skoledistrikt - Hodsager skole og Aulum Byskole sammenlægges og ledes fra Aulum et skoledistrikt - Ilskov skole og Sunds Side 2 13
skole sammenlægges og ledes fra Sunds et skoledistrikt - Sdr. Felding og Skarrild, samt Vinding og Ørnhøj, forpligtes på yderligere at udvikle deres skolefællesskaber, gerne med sigte på senere fælles skoledistrikt. Følgende daginstitutioner ligger i de ovennævnte områder: - Feldborg Børneunivers med den kommunale aldersintegrerede daginstitution Kålormen med børn i alderen 0 år 4. klasse. Der er fællesledelse og ansat en pædagogisk leder af daginstitutionen. Haderup Skole og Børnehus med den kommunale aldersintegrerede daginstitution Fristedet med børn i alderen 2,9 år til 4. klasse. Der er fællesledelse og ansat en pædagogisk leder af daginstitutionen. - Nøvling med den kommunale aldersintegrerede daginstitution SNild med børn i alderen 2,9 år 4. klasse. Der er fællesledelse og ansat en institutionsleder af daginstitutionen. Sinding- Ørre Midtpunkt med den kommunale aldersintegrerede daginstitutionen Hvepsere- Side 3 13
den med børn i alderen 2,9 år 4. klasse og med dagplejere i området tilknyttet. Der er fællesledelse og ansat en pædagogisk leder af daginstitutionen. - Holtbjerg med 2 selvejende daginstitutioner Holtbjerg Børnehus og Holtbjerg Fritidscenter, der begge har børn i alderen 0 år 4. klasse. Der er på begge daginstitutioner ansat hver deres institutionsleder. - Kølkær med den kommunale aldersintegrerede daginstitution med børn i alderen 0 år 4. klasse. Der er fællesledelse og ansat en pædagogisk leder af daginstitutionen. Arnborg med den kommunale aldersintegrerede daginstitutionen ABC Tusindfryd med børn i alderen 0 år - 4. klasse. Der er fællesledelse og ansat en institutionsleder af daginstitutionen. - Hodsager med den kommunale daginstitution Regnbuen med børn i alderen 0 år 4. klasse. Der er fællesledelse og ansat en institutionsleder af daginstitutionen. Aulum med den kommunale aldersintegrerede daginstitution Eventyrhaven med børn i alderen Side 4 13
0 år skolestart og en special afdeling for børn i alderen 0 år skolestart. - Ilskov med den kommunale aldersintegrerede daginstitution Skovmyren med børn i alderen 0 år 4. klasse. Der er fællesledelse og leder stillingen på daginstitutionsområdet er vakant. Sunds med den selvejende aldersintegrerede daginstitution Børneliv med børn i alderen 2,9 å 4. klasse. Der er ansat en institutionsleder. Da der er fælles ledelse i en del af institutionerne, skal der være en afklaring på det fremtidige bestyrelsesforhold. I henhold til tidligere struktur ændring fra 1/8 2012 defineres økonomiske bæredygtige dagtilbud og økonomiske og faglige bæredygtige dagtilbud: Økonomisk bæredygtige dagtilbud: udgør det vægtede 100 børnehavebørn Økonomisk og faglige bæredygtige dagtilbud: udgør det vægtede 125 138 børnehavebørn Der ses på følgende: -Pasningsdistrikterne således at de bliver koblet i henhold til skoledistrikterne. - En skole og ca. en daginsti- Side 5 13
tution i hvert skoledistrikt. - Et pasningstilbud for børn fra 0 4 klasse, således børn fra en klasse ikke spredes på evt. 2 pasningstilbud. Strukturen får indflydelse for de nævnte lokalområder, og dermed også for de borgere der bor i disse områder. I tids og handleplanen beskrives aktiviteter og hvem der er ansvarlige for at opgaverne igangsættes. De økonomiske mål er at der mindst frigives 200.000 kr. i henhold til projektansøgning om et kraftcenter i Holtbjerg området. Interessenter og målgrupper Eksisterende og forventede Primære interessenter: Børne-og Familieudvalget Daginstitutionerne: Feldborg Børneunivers Haderup skole og Børnehus SNild Sinding-Ørre Midtpunkt Holtbjerg Børnehus og Holtbjerg Fritidscenter Kølkær ABC Tusindfryd Regnbuen Hodsager Eventyrhaven Skovmyren Børneliv Samt de forældre og børn der Side 6 13
benytter daginstitutionerne som deres pasningstilbud. Sekundære interessenter: Tværfaglige samarbejdsparter Lokalområderne og de samarbejdsparter der er i områderne. Risikovurdering Risici: - Utilfredse og utrygge ansatte - Utilfredse bestyrelser og forældre - At områder ikke vil det samme / fælles - Kulturændringer pga. af sammenlægning - I en periode dårlig trivsel og manglende motivation - Merarbejde til ledelsen af daginstitutionerne - Eventuelle ledelsesforandringer Center for Børn og Læring vil imødekomme ovenstående via dialog og udarbejdelse af guideline, samt opfølgning med ledelsen. Her foruden vil der med bestyrelsen også være dialogmøder. Center for Børn og Læring vil sammen med HR tilbyde de enkelte daginstitutioner en forandringsproces Side 7 13
Projektorganisation Hvordan er projektet organiseret? Definition af rollerne. Styregruppe - CBL: Sven Nørgaard Projektejer Bo Meldgaard - sparring Britta Andersen - sparring Pia Elgetti projektleder Arbejdsgruppe 1. administration: Pia Elgetti Projektleder - CBL Hanne Kargaard aftalegrundlag ol. - CBL Lone H. Abildskov prognose, børnetal - CBL Anja Børsen beskrivelse, opsætning af materiale - CBL Arbejdsgruppe 2. (Følgegruppe) overordne drøftelser: Sven Nørgaard projektejer og link til struktur skole - CBL Pia Elgetti projektleder - CBL Hanne Kargaard aftalegrundlag ol. - CBL Anja Børsen ref. - CBL Rep. BUPL Rep. FOA 2. rep. Fra daginstitutionsledernes FU - CBL Samrådets formand Side 8 13
Arbejdsgruppe 3. budget og børnetal: Pia Elgetti - CBL Lone Pedersen regnskab og budget - CUO Lone H. Abildskov børnetal - CBL Endvidere i gennemførelsesfasen: Arbejdsgruppe 4.: personale og pædagogiske forhold Pia Elgetti - CBL Lederne af de sammenlagte daginstitutioner CBL Arbejdsgruppe 5. forhandlinger og guideline: Pia Elgetti CBL Hanne Kargaard CBL Martin Buur HR jura Arbejdsgruppe 6. bygningsmæssig kapacitet: Pia Elgetti CBL Lone H. Abildskov kapacitet CBL Hanne Kargaard bygninger CBL Ad Hoc de berørte daginstitutionsledere Hver arbejdsgruppe udarbejder sin egen tids- og handleplan, ud fra den overordnede tidsplan. Side 9 13
Tidsplan Start- og sluttidspunkt for projektet De mest centrale milepæle Driftsoverdragelse Hvem har ansvaret for driften? Hvordan skal overdragelsen af driften foregå? Ejerskab og roller i driftsfasen Se bilag. HK koordinerer og udarbejder plan over driftsoverdragelse. Pladsanvisningen: Den digitale pladsanvisning, her skal der ændres på de nye daginstitutioner og deres tilbud. Samt IT opsætning / KMD. US IT afdelingen: IT support. MH Regnskabsafdelingen: Sammenlægning af budget og regnskab samt ny ressourcetildeling. LP Koncern økonomi: Samarbejde med regnskabsafdelingen vedr. div. opgaver LP Løn og personaleafdelingen: Nye ansættelsesbreve, og oprettelse i systemet. EF/ LHA Stednummer ol.: Nye stednummer til daginstitutionerne. LP P numre. OT Civilstyrelsen: Side 10 13
Ved selvejende daginstitutioner søges der godkendelse. HK Kontrakter: Nye kontrakter og vedtægter udarbejdes. HK IT pædagogisk: Overblik over konsekvenser vedr. div ITmoduler og kvalitetsrapport. Servicering af daginstitutionerne. JO / SS. Kommunikation Hvilke kanaler anvendes i projektet? Hvem har ansvaret for at sikre ordentlig kommunikation? Sven Nørgaard og Pia Elgetti har ansvaret for kommunikationen, som foretages. PE for den interne kommunikation som foregår løbende via dialog og møder. Der udarbejdes skriftligt materiale til de berørte forældre om processen, som daginstitutionslederen sender via NemBørn. Forbrug af timer Estimeret/budgetteret ressourceforbrug i timer Etablerings- og anlægsomkostninger Budget i kr. Beskrives ikke CBL har ansvaret for udfra dagtilbudsrammen, at der er finansiering af etablerings og eventuelle anlægsomkostninger. Daginstitutionslederen har an- Side 11 13
svaret for deres tildelte budget / regnskab. Der forventes en mindre besparelse ved projektets gennemførelse. Driftsomkostninger Budget i kr. Finansiering efter projektafslutning Daginstitutionslederne skal selv forestå driften efter sammenlægningerne. Sammenhænge Hvor har projektet forbindelse til andre projekter, centrale dele i driften, processer, interaktioner og strategier mv. Projektet har sammenhæng med projektet om skoleforliget: Forliget om skolestrukturen i Herning Kommune har indvirkning på dagtilbudsområdet. I flere lokalområder opstår nye situationer omkring de eksisterende dagtilbud. Afgrænsninger Hvad er med i og ikke mindst, hvad er ikke en del af projektet? Projektet forholder sig til forligsteksten. Samt til det på budgetkonferencen drøftede materiale. Projektevaluering Projektet evalueres ultimo 2016. Fremgangsmåden bliver lig evalueringen af dagtilbudsanalysen som er fremlagt for BFU 4. juli 2014 Side 12 13
Redskaber I henhold til projektmodellen er der tilvalgt: I planlægningsfasen: - Projektbeskrivelse - Tids- og aktivitetsplan = tids og handleplan - Driftoverdragelseplanlægning - Interessentanalyse - Kommunikationsplan I gennemførelsesfasen: - Projektbeskrivelse - Driftsoverdragelse - Statusrapportering I afslutningsfasen: - Projektevaluering - Driftoverdragelse Word Filnavn: 02 projektbeskrivelse Side 13 13