Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 20. februar 2013 kl. 17.00, K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Lars Emanuel Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1.. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 17. december 2013 og 27. januar er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste). Referat af forretningsudvalgsmøde den 2. og 6. december 2013 samt 10. februar 2014 er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Siden bestyrelsesmøde den 17. december er der indskrevet en række revisionsprotokoller vedr. byggeregnskaber. Byggeregnskaber i forbindelse med helhedsplanen i Urbanplanen Helhedsplanen omfatter Remisevænget Øst, Remisevænget Nord, Hørgården 1 og 2 samt de to mindre sager ombygning af Hjulmagerstien 18 i Remisevænget Øst og opførelse af Aktivitetshuset i Hørgården. Byggesagen er lagt an som én stor byggesag, idet det var de samme arbejder, der skulle udføres i alle fire afdelinger. Arbejderne bestod overordnet set af en byggeskadesag, som var nye facader, en miljøsag, der hovedsageligt var friarealer, forbedringer og altaner, der bestod af en procentdel af helhedsplanen og nye altaner i tilvalg samt en sag om nye vinduer. Derudover blev Hjulmagerstien 18 udført som et tillægsprojekt til helhedsplanen, mens Aktivitetshuset blev udbudt som et helt særskilt projekt. Vi har, inden de endelige byggeregnskaber blev udarbejdet, holdt møder med Landsbyggefonden for at sikre os, at vi kunne få godkendt byggeregnskaber og skema C på helhedsplanen. Vi har også holdt møder 1
med Center for Bydesign for at forklare, hvordan sagerne og det samlede byggeregnskab er bygget op, således at sagsbehandlingen lettes.. Revisionen har gennemgået alle sagerne og har udarbejdet Revisionsprotokollater på samtlige sager til Organisationsbestyrelsens godkendelse. Protokollaterne indeholder ikke forbehold. Huslejekonsekvenser: Der er løbende varslet de godkendte huslejeforhøjelser efterhånden, som byggesagen skred frem, og afdelingerne blev færdige. Afdeling Helhedsplan kr./kvm. Gns. Husleje pr. 01.01.2014. Remisevænget 72,77 737,91 Øst Remisevænget 64,97 699,55 Nord Hørgården 1 35,47 806,57 Hørgården 2 10,53 842,03 Administrationen indstiller, at Bestyrelsen godkender de reviderede byggeregnskaber samt at Revisionsprotokollaterne tages til efterretning og underskrives. Nybyggeri, Dorteavej Bestyrelsen har tidligere godkendt at foreningen skulle opføre 51 Almenbolig+ boliger på Dorteavej i København NV. Byggeriet var oprindeligt planlagt afleveret til indflytning 1. oktober, men på grund af et godt forløb blev boligerne allerede afleveret til indflytning 1. august 2013. Det betød, at boligerne blev ibrugtaget henover perioden 1. august til 15. oktober. Byggeriet havde et skema B tilsagn på 104,2 mio. kr. Byggeriet er imidlertid blevet billigere, idet skema C viser en anskaffelsessum på 100,3 mio. kr. 2
Revisionen har afsluttet sin revision af byggesagen og på baggrund heraf er der udarbejdet vedhæftede revisionsprotokol, som er forsynet med en blank påtegning. Dog skal der henvises til punkt 2.1 i protokollen, hvor revisionen påpeger måden, byggesagshonoraret opgøres på og at lån først er hjemtaget primo december selv om sidste indflytning er den 15. oktober. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet og tager revisionsprotokol til efterretning og underskriver protokollen. 3. Drøftelse, Bestyrelsesvederlag Bestyrelsen drøftede på sit konstituerende møde den 11. juni bestyrelsesvederlaget for den kommende sæson. Bestyrelsen godkendte, at honorarstrukturen fra foregående periode fastholdes til udgangen af 2013. Honorarstrukturen vil blive taget op på bestyrelsesmødet i december, med henblik på eventuelle korrektioner i 2014. Punktet blev imidlertid udsat og blev ikke behandlet på december mødet. Forretningsudvalget ønsker nu en drøftelse af vederlaget. Det kan i øvrigt oplyses, at der er ca. 572 t.kr. til fordeling i 2014 og at der i vedlagte fordeling udloddes 552 t.kr. til bestyrelsen i 2014. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter bestyrelsesvederlagets fordeling. 4. Drøftelse, Kommende bestyrelsesseminar den 22. februar og formandsmøde 1. marts Bestyrelsen har tidligere godkendt de to arrangementer. På baggrund heraf har formanden og den administrerende direktør sammen med Karsten Bonde fra Center for Ledelse aftalt, at de to arrangementer skal munde ud i en fælles erkendelse vedrørende rigets tilstand og gerne nå frem til en prioritering af indsatser de kommende år. 3
Til bestyrelsesseminaret er der udsendt en mail, hvor deltagerne bedes pege på tre styrker og tre svagheder. Disse udsagn vil danne baggrund for arbejdet den 22. februar, hvor også ledergruppen deltager. Formanden vil på bestyrelsesmødet orientere nærmere om de to arrangementer. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter formandsmødet og tager orienteringen 5. Drøftelsen, Beretning 2013 Vedlagt udkast til indhold i beretning til drøftelse. 6. Drøftelse, Repræsentantskabsmøde 27. maj Repræsentantskabsmødet den 27. maj er et traditionelt repræsentantskabsmøde med beretning, årsregnskab og valg af formand og bestyrelsesmedlemmer. Af hensyn til planlægningen indstilles, at bestyrelsen drøfter det kommende repræsentantskabsmøde. 7. Opfølgning Egedalsvænge inkl. DR april Bestyrelsen drøftede på sit ekstraordinære bestyrelsesmøde den 27. januar situationen i Egedalsvænge. I forbindelse hermed besluttede bestyrelsen at meddele afdelingsbestyrelsen en række krav, hvis der fortsat skal samarbejdes. Der har den 10. februar været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, hvor kravene blev afleveret. Afdelingsbestyrelsen accepterede de opstillede krav. Der vil på bestyrelsesmødet blive redegjort for mødet. Til bestyrelsens orientering kan i øvrigt oplyses, at DR dokumentar er i gang med optagelser til et program, som vil blive vist i april (programmet vil gå bag juletræssagen i december 2012). Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4
8.. Indstilling, Forvaltningsrevision inkl. opfølgning på konkrete mål 3B udarbejder hvert år en forvaltningsrevision, der dokumenterer over for revisionen, hvordan 3B arbejder med sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. En vigtig del af forvaltningsrevisionen er opfølgningen på 3B s konkrete mål, som bestyrelsen vedtog i maj 2013. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender udkast til forvaltningsrevision samt status på de konkrete mål. 9. Indstilling, Evaluering af udlejningsaftalen med Københavns Kommune efter møderne med afdelingsbestyrelserne inkl. kontaktpersonordning, herunder indstilling om ændring af udlejningen i Folehaven I henhold til vedlagte overblik over evaluering af 3B s fleksible anvisning i Københavns kommune, aftaler og resultater, fordelt på områder og afdelinger er det allerede nu nødvendigt at ændre antallet af udlejninger efter de fleksible kriterier i Folehaven. Årsagen er, at der er en støt stigende ledighed og flere langtidsledige boende i afdelingen, og tilflyttere tjener mindre end fraflyttere Udviklingen er ikke stabil i Folehaven, mens øvrige afdelinger er stabile. Derfor skal Folehaven drøftes specifikt med kommunen, her kan man overveje at leje mere ud til fleksibel udlejning. I den nuværende aftale bliver 3 udlejninger ud af 9 lejet ud via fleksible kriterier, det indstilles, at det bliver ændret til 4 ud af 9 udlejninger indtil den nuværende aftale udløber. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. 5
Byggesager 10.. Nybyggerier Som vi beskrev i indstillingen til mødet d. 17. december 2013, så har vi bedt om bistand fra rådgivere og advokat til at få anmeldt sagerne til konkursboet. Det er en kompliceret og tidskrævende proces, idet vi skal have gennemgået sagerne og prissat de udeståender der er, og endvidere skal vi have beskrevet og dokumenteret, hvorfor udeståenderne er entreprenørens ansvar. Vi har indgået forlig på Taastrup Torv med garantistiller, og vi har fået udbetalt 3,5 mio.kr. til fuld og endelig afgørelse til færdiggørelse af byggeriet. På sagerne i Høje Taastrup har vi også fået garantistillers accept af at sætte gang i udbedringen af varmeanlæggene. I Toftegård Tag og Signalgården samt Bostedet Amagerfælledvej er vi ved at færdiggøre det økonomiske krav. 11. Egedalsvænge renovering og klimaprojekt I renoveringsprojektet i Egedalsvænge har der vist sig en række ekstraarbejder og merudgifter, som skal godkendes i Landsbyggefonden. Vi har presset hårdt på entreprenøren for at få pris på, hvad ekstraarbejderne løber op i. Vi har nu fået en del tal, men endnu mangler vi besked på, om forsinkelsen i projektet giver sig udslag i ekstrakrav fra underentreprenørerne. Der er ekstraarbejder og rådgivning for 34 mio.kr. svarende til ca. 15 pct. af det godkendte budget, men den store ekstraudgift er på forureningsdelen med fjernelse af PCB, bly og kviksølv, hvor det ser ud til, vi kommer op i ca. 80 mio.kr. alene til den del. Endelig er der klimatilpasningsprojektet, som beløber sig til 22 mio.kr. Dette har Landsbyggefonden dog sagt, de vil indarbejde i sagen. 6
Administrationen indstiller, at Bestyrelsen tager orienteringen 12.. Indstilling, Hørgården 3 Ombygning til nye almene plejeboliger for Sundhedsforvaltningen På baggrund af beslutning på Bestyrelsesmøde 26. juni 2012, hvor det blev godkendt, at der ansøges om skema A til totalrenovering af afdelingen, ansøges der hermed om godkendelse af låneoptagelse til gennemførelse af projektoptimeringsfasen, inden endeligt skema A tilsagn, så projektet ikke forsinkes yderligere. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der optages et lån på op til 10,5 mio.kr. til gennemførelse af projektoptimeringsfasen inden skema A tilsagn. Udgifterne indeholdes i projektet så snart der foreligger et skema A tilsagn. Temadrøftelser 13. Drøftelse, Den fremtidige organisering af administration og drift Bent Frederiksen vil på mødet give en analyse af 3B og kravene til 3B til drøftelse. Oplægget skal også ses som et oplæg til bestyrelsesseminaret lørdag den 22. februar. På baggrund af bestyrelsens beslutning om at bringe samarbejdet med Peter Juul Andersen til ophør skal bestyrelsen også drøfte, om der skal ansættes et nyt direktionsmedlem. Bent Frederiksen vil på møde give et oplæg til den videre proces, herunder rekruttering af nyt direktionsmedlem. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående. Orientering fra udvalgene 14. Boligsocialt udvalg 15. Byggeudvalg 7
16. Demokrati- og kommunikationsudvalget 17. Drifts- og serviceudvalget 18. Klima- og miljøudvalget Orienteringspunkter 19. Orientering vedr. Havneholmen, herunder finansieringen Byggeriet nærmer sig nu sin afslutning og der er indledt en før- afleveringsprocedure. Det ser ud til, at der er styr på færdiggørelsen. Derfor er der fastsat officiel aflevering den 28. februar kl. 11 til 12. Der vil på mødet blive orienteret nærmere om flytningen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Finansiering Bestyrelsen er tidligere blevet orienteret om den påtænkte finansiering af Havneholmen. Det har imidlertid vist sig, at den påtænkte finansiering ikke kunne gennemføres, da Realkredit Danmark krævede et større eget bidrag. Det betyder, at byggeriet er finansieret som følger Realkreditlån (F6) Banklån Eget bidrag 52.065 t.kr. 17.499 t.kr. 22.555 t.kr. Banklånet er et 20 årigt banklån med afdrag og realkreditlånet er et F6 lån, fordelt med 50 pct. afdrag og 50 pct. uden afdrag. Dertil kommer investeringer og finansiering af IT, inventar og flytning. Ovenstående betyder, at den disponible del af arbejdskapitalen hermed er disponeret for de kommende to til tre år. Det vurderes derfor, om der skal ske en om-disponering af udlån fra arbejdskapitalen til et udlån fra dispositionsfonden. Det indstilles, at FU tager orienteringen 8
20. Oversigt over inkassosager indtil 31.12.2013 - fra Lindorff I henhold til vedlagt porteføljeoversigt fra Lindorff har Lindorff fra 1. juni 2007 til 31. december 2013 løbende inddrevet 3B s fordringer på afskrevne sager. Der er for tiden 1.475 aktive sager og der er afsluttet 401 sager. 21. 3B's deltagelse i Ministeriets Hjemløsestrategi For første gang nogen sinde har Socialstyrelsen inviteret to repræsentanter fra boligorganisationerne til at deltage i evalueringen 3B v/solvejg von Barm deltager således i den projektgruppe, der er nedsat sammen med en repræsentant fra Jylland. Et af emnerne for gruppens arbejde er Housing First, der med inspiration fra USA handler om, at hvis der tidligt i et forløb etableres en permanent boligløsning kombineret med den fornødne individuelle sociale bostøtte, er der meget større chance for at komme ud af hjemløsheden. Udfordringen er dog, at der er meget få af de billige boliger. Satspuljeordførerne har som opfølgning på Hjemløsestrategien besluttet at iværksætte et implementeringsog forankringsprojekt, der udbreder og bygger videre på Hjemløsestrategiens resultater. Projektet skal understøtte den videre udbredelse, implementering og forankring af Housing First princippet og flere forskellige bostøttemetoder i de 17 kommuner, der har været med i Hjemløsestrategien samt udbrede og implementere resultater og metoderne i andre kommuner med hjemløshedsproblemer. I den anledning er der etableret en faglig følgegruppe, der kan bidrage til at kvalificere udbredelsesprojektet. Projektperioden er fra den 1. oktober 2013 til 31.december 2015. 9
Ved sammensætningen af den faglige følgegruppe har det dels været en vigtig overvejelse at sikre kontinuitet i forhold til at bygge videre på den faglige følgegruppes arbejde under Hjemløsestrategien dels i øvrigt at sikre så bred repræsentation fra relevante nye aktører inden for området som muligt. Følgende organisationer/repræsentanter deltager i den faglige følgegruppe: Sand SBH Rådet for socialt udsatte Gruppen af efterforsorgsmedarbejdere ved 110 boformer Kommunernes Landsforening Arbejdsmarkedsstyrelsen Boligforeningen 3B Østjysk Bolig Aarhus Centerlederforeningen SFI Socialstyrelsen Kontoret for Udsatte og Civilsamfund, social-, børne- og integrationsministeriet 22. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger, erhvervslejemål/institutioner og forbrug for kommunalt anviste boliger i Herlev pr. 31. december 2013, hvor det samlede lejetab udgør kr. 5.390.377,94. Der er ledige boliger i Toftegård Tag, Ved Rosenhaven, Teglværkshaven, Lampestedet I og II. I Toftegård Tag er en bolig ledig. Den er lejet ud fra den 15. januar 2014. Den har været i tilbud flere gange, sendt til godkendelse hos kommunen flere gange og flere lejekontrakter er sendt. Indflytningsdatoen på boligerne er ændret mange gange pga. byggesagen. Boligen har ligeledes flere skrå vægge end de andre boliger. 10
I Teglværkshaven er en bolig ledig. Den er lejet ud fra den 1. januar 2014. Den har været i tilbud flere gange. Årsagen er bl.a., at der er foretaget flere råderetsarbejder i lejemålet. På Lampestedet I er ni boliger ledige. En af disse boliger er lejet ud fra den 1. november, to boliger er lejet ud fra den 15. december, tre boliger er lejet ud fra den 1. februar, og en er lejet ud fra den 15. februar. De resterende to boliger er i tilbud til ansøgerne på ventelisten. På Lampestedet II er syv boliger ledige. Fire boliger er lejet ud fra den 15. december og en bolig er lejet ud fra den 1. januar. De resterende to er i tilbud til ansøgerne på ventelisten. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. De tre lejemål bliver forsøgt lejet ud. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby, da der p.t. er ved at blive lavet en vurdering af mulig benyttelse af disse. 23. Status Strategi2015 Den vedlagte porteføljeoversigt viser aktuel status på de enkelte projekter på 3Bs udviklingsplan. Ledergruppen laver løbende opfølgning på projekterne næste gang på 1-dags seminar primo marts. Administrationen indstiller, at, at bestyrelsen tager orienteringen 24. Aktivitetspuljen 2013 Aktivitetspuljen udgjorde primo 2013 i alt 460.648 kr. og med årets samlede indbetalinger på 253.156 kr. er der 713.804 kr. til rådighed. Der er i 2012 disponeret i alt 18.260 kr., der endnu 11
ikke er udbetalt. Tilsvarende er der disponeret i alt 16.000 kr. pr. 31. december 2013. Heraf er udbetalt 11.000 kr. Disponibel saldo udgør derfor 679.544 kr. pr. 31. december 2013. 25. Opgørelse trækningsretssager inkl. opgørelse over disponeret i 4. kvartal 2013 Bestyrelsen har tidligere besluttet, at Forretningsudvalget bemyndiges til at behandle og godkende trækningsretsansøgninger inden for rammerne af foreningens politik. Forretningsudvalget orienterer hvert kvartal om, hvad der er givet tilsagn om. I dette kvartal er der i Forretningsudvalget givet tilsagn om følgende sager: 3032 Folehaven, Køkken og bad 6, 1.265.000 kr. 3032 Folehaven, Pilotprojekt indvendig efterisolering, 135.000 kr. 3038 Søbyvej, 243.331 kr. 6066 Helhedsplan, 2.240.000 kr. (samt kapitaltilførsel på 5 * 200.000 kr. 3B s andel udgør 200.000 kr.) Da trækningsretten må disponeres 5 år frem, er der fortsat en disponibel saldo på 86.267.000 kr. (ultimo 2018) 26. Investeringsopfølgning 4. kvartal 2013 Der henvises til vedlagte bilag, der viser status og oversigt over investeringsafkast pr. 31. december. Nettoafkastet pr. 31. december udgør mellem 0,58 og 1,05 pct. Dette svarer til gennemsnitlig 0,8 pct. Benchmark udgør -0,67 pct. Det gennemsnitlige afkast pr. 31. december er altså 1,47 pct. bedre end benchmark, hvilket er tilfredsstillende. 12
Investeringsopfølgningen viser også opgjort p.a. og korrigeret varighed. til efterretning samt at de 3 PM-aftaler fastholdes i 2014. 27. Fraflytninger 2013 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvoraf det fremgår, at der i 2013 har været 1.186 fraflytninger samt at fraflytningsprocenten var 10,31 %. Fraflytningsprocenten har i: 2013 været 10,31 % 2012 været 11,36 % 2011 været 11,42 % 2010 været 11,5 % 2009 været 12,3 % 2008 været 11,0 % I forhold til 2012 har der i 2013 været 113 færre fraflytninger svarende til et fald på 1,05 % Årsagen til faldet i fraflytninger og faldet i fraflytningsprocenten er, at der ligeledes har været 405 boliger, som er taget i brug i slutningen af 2011 og i løbet af 2013: Bostedet Amagerfælledvej 75 boliger Signalgården 53 boliger Kongsgården 30 boliger Møllergården 10 boliger Teglværkshaven 60 boliger Dortheavej 51 boliger Toftegård Tag 21 boliger Lampestedet I 46 boliger Lampestedet II 59 boliger 13
28. Indflytninger 2013 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 2013. Der har været 1.037 indflytninger fordelt som nedenfor: 267 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 326 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 370 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt Byfornyelsen i København 44 boliger er overtaget ved bytning 3 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 26 boliger er lejet ud til genhusning i Egedalsvænge, Herlevgårdsvej og på Australiensvej I forhold til 2012 har der været 35 flere indflytninger i 2013. Der er ligeledes taget flere boliger i brug i 2011, 2012 og 2013. I forhold til 2012 har der været 23 færre boliger som er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 68 flere boliger som er lejet ud efter fleksibel udlejning 43 færre boliger som er anvist til kommunerne - samme antal boliger som er tilbudt Byfornyelsen i København 8 flere boliger som er overtaget ved bytning 1 færre boliger som er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 26 flere boliger er blevet lejet ud til genhusning i 3B Der er i 2012 indgået en ny anvisningsaftale med Herlev Kommune, den er bl.a. årsagen til at der er en større andel af udlejninger efter fleksibel udlejning, færre udlejninger til intern/ekstern ventelisten og antal boliger der er anvist til kommunerne. Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale 14
anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. 29.. Restancer og udsættelser 4. kvartal 2013 Af vedlagte oversigt fremgår det, at der i 2013 er sendt: 4.680 rykker 1 (påkrav) 1.266 rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 200 rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 41 er udsat af deres bolig (10 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). I forhold til 2012 har der i 2013 været sendt: 328 færre rykker 1 (påkrav) 79 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 29 færre rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 31 færre er udsat af deres bolig (9 færre havde afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Lovændringer omkring betaling af husleje fra 1. januar 2013. Fra denne dato er løbedagene på betaling af husleje forsvundet, hvilket måske har medført, at 3B har sendt færre rykker i 2013. Der har ligeledes været 405 boliger, som er taget i brug fra 2011 til 2013, og disse har ikke medført at antallet af fremsendte rykkere er steget. 15
30. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Udpegning til kredsene Fra direktionen: Andre: 31. Eventuelt 16