Idræt og Fritid Vejledning til Interbook Furesø Kommune Stiager 2 3500 Værløse www.furesoe.dk Oplag: 200 Udgivet: 051007 Redaktion: Idræt og Fritid VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 28
Indholdsfortegnelse Hjælpefunktion 3... Login 3 Skift kodeord 4 Startside.4 Søg ledige tider..7 Enkeltsøgning 7 Avanceret søgning.11 Blanketter. 14 Maillister.. 14 Foreningsregister. 15 Foreningsoplysninger..18 Vis bookinger... 23 Supervisorliste/mine anlæg.. 25 VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 2 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 27
Klik på Udskriv for at udskrive listen Det kan i forbindelse med en booking være rart at kunne skrive notater til de enkelte bookinger, som en lille huskeseddel. Det kan eks. være at der skal sættes stole til et foredrag. Vinger man af i feltet Opret egen tekst, er der mulighed for at skrive en tekst til de enkelte bookinger. Hjælpefunktion Der er mulighed for at få en mere detaljeret hjælp til InterBook. På sider hvor der øverste til højre vises et? vil der være hjælp til den pågældende side og selve emnet. Klik på? Login Brugernavn og adgangskode oprettes og udleveres i Idræts- og Fritidsforvaltningen. Åben din internetbrowser og gå ind på adressen http://booking.furesoe.dk Du kan med fordel tilføje adressen i Foretrukne så du let kan finde den frem fra gang til gang. På startsiden i nederste venstre hjørne klikker du på Log på. Herefter indtaster du Brugernavn og Kodeord Klik på Log på VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 26 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 3
Skift kodeord Vi råder brugeren til med det samme at gå ind og skifte kodeordet Mine anlæg Dette punkt giver mulighed for at vise/udskrive en liste over brugen af et objekt/lokale. Listen kan hjælpe til med at skabe et godt overblik over hvornår objektet/lokaleet benyttes og af hvem. Udfyld søgekriterierne ved at klikke på den lille pil til højre i hvert felt. Klik på Søg Klik på Skift kode Der skal IKKE indtastes Supervisor. Som vist på eksemplet her under, vises der nu en liste med alle de foreninger, der har booket sig ind på objektet i den pågældende dag eller uge. Yderst til venstre ud for hver linie står der et S eller et E, disse bogstaver står for S = sæsontid, E = enkelt tid. Her taster du det nuværende kodeord Indtast det nye kodeord Gentag det nye kodeord Klik på OK Kodeordet er nu skiftet. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 4 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 25
Afbooking Hvis du ønsker at afbooke en tid, kan der afbookes ved at trykke på det røde X ud for hver enkelt linie. Startside Efter du er logget på, ser Startsiden således ud. I højre side af startsiden er der mulighed for at Idræts- og Fritidsforvaltningen kan placere nyheder eller oplysninger til brugere af Interbook. I venstre side er der nu kommet flere menupunkter at vælge i mellem. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 24 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 5
Vis bookinger Vis bookinger, giver et overblik over foreningens aktuelle bookinger. Det betyder, at man let og hurtigt kan se om man har booket til sæson tider og enkelte arrangementer, datoer og tider for bookingerne. Yderst til venstre ud for hver linie står der et S eller et E, disse bogstaver står for S = sæson tid, E = enkelt tid. I venstre side ud for hver enkelt linie er der et I og et B. I et viser informationer om bookingen og B et viser selve bookingbekræftelsen på den enkelte booking. I det følgende vil de enkelte punkter i menuen blive beskrevet. Når foreningen går ind og forespørger på en booking/tid, skal Idræts- og Fritidsforvaltningen godkende forespørgselen. Så længe den booking, foreningen har forespurgt på, ikke er godkendt, vil den kunne ses under fanebladet Forespørgsler. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 6 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 23
Først når Idræts- og Fritidsforvaltningen har godkendt ændringen, vil det fremgå af Foreningsregistret. Søg ledige tider I dette punkt er der mulighed for, at søge på ledig tid i et lokale og for, at forespørge på den ledige tid pr. mail direkte til Idræts- og Fritidsforvaltningen. Enkeltsøgning Hvis du kun ønsker, at søge på en enkelt dato. Vælg hvilken af faciliteterne du vil forespørge på. Aktiviteten der skal foregå. Du kan nøjes med at udfylde et af felterne. Klik på den ønskede dato. Sæt altid hak i søg på hele ugen i firkanten under datofeltet. Klik på søg. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 22 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 7
Eksempel på en samtykkeerklæring: Her er der søgt på Kulturhuset. I nogle tilfælde vil der være mulighed for, at der er forskellige objekter som hal, gymnastiksal, udendørsareal m.m. Klik på den linie med det objekt du ønsker at forespørge på. Det sidste faneblad Øvrige oplysninger indeholder oplysninger om de aktiviteter foreningen kan tilbyde, hvilket område m.m. Ønsker foreningen f.eks. at tilføje flere aktiviteter, kan det gøres i dette billede. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 8 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 21
Idræts- og Fritidsforvaltningen skal altid have en underskrevet samtykkeerklæring (Foreningsoplysninger på Internet) når foreningen ændrer formand eller kasserer. En kommune må ikke publicere privatpersoners data på kommunens hjemmeside uden en underskrift fra de pågældende personer. Derfor skal der, når personer ønsker at blive vist på hjemmesiden ALTID sendes et ekesemplar i underskrevet stand til forvaltningen. Se eksemplet på næste side. I eksemplet er der forespurgt på Teatersalen. Skemaet viser hvilken status de forskellige tider har. Ledig, optaget, lukket, forespørgsel eller foreløbig. Du kan ved hjælp af pilene ved ugenr. i tabellen bladre frem og tilbage mellem ugerne for at finde en ledig tid der passer. Klik på det felt med den ledige tid du ønsker. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 20 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 9
De ændrede oplysninger kopieres automatisk til Idræts- og Fritidsforvaltningens interne del af systemet. På den måde sikres, at oplysninger altid er ajourførte. Skrives der en e-mail adresse ind, kommer der svar retur, når ændringerne er godkendt eller afvist. NB: Ønsker foreningen at modtage en e-mail om godkendelse / afslag fra Fritidsafdelingen påføres e-mailadresse nederst i dette billede. Fanebladet Kontakter indeholder informationerne om Formand og Kasserer. Skifter foreningen formand eller kasserer skal I huske at ændre disse oplysninger. Når oplysningerne er ændret klikkes på Gem. Udfyld Reference Antal deltagere Aktivitet Klik på Bestil. Forespørgslen bliver nu sendt til Idræts- og Fritidsforvaltningen og behandles så hurtigt som muligt. Der sendes en e-mail, når bookingen er godkendt. Følgende to bokse kommer nu frem på skærmen. Klik OK til begge VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 10 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 19
Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for at ansøge om ændring af relevante oplysninger om foreningen. Disse oplysninger vises i Foreningsregisteret, når Idrætsog Fritidsforvaltningen fra en person har modtaget en underskrevet tilladelse til at blive offentliggjort i InterBook. Denne tilladelse kan udskrives fra InterBook, når der ændres i personoplysninger. Det kunne være hvis der er valgt ny formand eller kasserer på en generalforsamling eller hvis nogle af personerne ændrer adresse, tlf.nr. eller lignende. Avanceret søgning Dette billede giver mulighed for at søge ledige tider i en periode. Billedet giver også mulighed for at søge på et bestemt lokale i et anlæg til en enkeltsøgning (eksemplet herunder er en sæsonbooking). Indtast/vælg så mange detaljer om din søgning som muligt. Klik på Søg. Fanebladet Forening indeholder oplysningerne om selve foreningen. Udfyld eller ret de ønskede felter. Klik på Gem. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 18 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 11
Her vises en oversigt over de datoer, som er ledige. Fravælg evt. datoer hvis du på nuværende tidspunkt ved, at disse ikke skal benyttes. Dette gøres ved at klikke fluebenet væk i venstre side ud for den dato, du ønsker at fravælge. Når de datoer, du ønsker at booke, er vinget af med flueben, klikker du på Bestil valgte tider. Herefter kommer et bookingbillede frem. VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 12 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 17
. Klik på en E-mailadresse og E-mailadressen overføres til dit mailprogram, så du kan skrive til kontakten. Klik på en hjemmesideadresse og den pgl. forenings hjemmeside åbnes i et nyt vindue. Klikker du på foreningens navn i kolonnen Forening, kommer et nyt billede frem med yderligere oplysninger om foreningen. Klik på Udskriv for at udskrive disse oplysninger. Udfyld som minimum felterne med * Kilk på bestil VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 16 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 13
Blanketter Under dette punkt kan du finde relevant materiale fra Idræts- og Fritidsforvaltningen. Det kan være regler for udlån af lokaler og idrætsanlæg m.m. Ansøgningsskemaer m.v. kan også være placeret her. Eksempel: Foreningsregister Foreningsregistret giver et overblik over alle de foreninger, der er godkendt under Folkeoplysningsloven, som har ønsket at medvirke med oplysninger i registeret. Har man i første omgang takket nej til at blive registreret i foreningsregistret, kan man altid på et senere tidspunkt tage kontakt til Idræts- og Fritidsforvaltningen og derved komme i registeret. Klik på den ønskede blanket. Når du har den ønskede blanket fremme på skærmen kan du evt. printe den ud. Maillister Denne funktion vil ikke blive taget i brug foreløbig. Hvis der sker ændringer, får I besked om dette via nyhedsfunktionen på forsiden af InterBook. Her kan du så søge efter de forskellige foreninger. Kender du navnet på foreningen kan du taste det ind i feltet Forening. hvis du kun kender noget af foreningsnavnet kan du klikke på den lille pil til højre og vælge søgemuligheden Indeholder så kan du søge på f.eks.: bold og få alle de foreninger frem hvis foreningsnavn indeholder ordet bold. Du har også muligheden for at søge på Aktivitet, Bydel og Foreningstype. Du kan søge på et eller flere kriterier alt efter hvor snæver du ønsker søgningen. Klik på Søg Hvis hele listen med registrerede foreninger ønskes vist, skal man bare klikke på Søg VEJLEDNING TIL INTERBOOK HTTP://BOOKING.FURESOE.DK 14 DOBBELTKLIK HER OG SKRIV SIDEFODSTEKST 15