J.nr.: 7503045-A MGA Kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning mellem Den Danske Folkekirke v. Ministeriet for Ligestilling og Kirke, Frederiksholms Kanal 21, 1220 Kbh. K (i det følgende kaldet Kunden) og (i det følgende kaldet Leverandøren) Kammeradvokaten Telefon +45 33 15 20 10 Vester Farimagsgade 23 Fax +45 33 15 61 15 DK-1606 København V www.kammeradvokaten.dk
1. BAGGRUND OG FORMÅL... 4 2. DEFINITIONER... 4 3. OPGAVEN... 4 3.1 KRAV TIL LEVERANDØRENS YDELSER... 4 4. VARIGHED, OPSIGELSE OG OPHØR... 5 4.1 KONTRAKTENS LØBETID... 5 4.2 OPSIGELSE... 5 5. PRISER OG BETALINGSBETINGELSER... 5 6. SKADEBEHANDLINGSTEAM... 6 7. AUDIT... 7 7.1 VIDEREGIVELSE AF REVISIONSERKLÆRINGER OG AUDITRAPPORTER... 8 8. GARANTI... 8 8.1 OVERHOLDELSE AF REGLER... 8 9. OVERDRAGELSE... 9 10. ANSVAR... 9 11. MANGLER... 10 12. OPHÆVELSE... 10 13. REKLAMATION... 11 14. FORCE MAJEURE... 11 15. KONFLIKTLØSNING MV.... 11 16. FORTROLIGHED... 11 17. FORTOLKNING... 12 18. ØVRIGE BETINGELSER... 12 19. ÆNDRINGER... 12 20. UNDERSKRIFTER... 12 SIDE 2/14
BILAGSFORTEGNELSE... 13 SIDE 3/14
1. BAGGRUND OG FORMÅL Folkekirken har valgt at være selvforsikrende i forhold til skader anmeldt til Folkekirkens Selvforsikring (bygning og løsøre samt entreprise). Det bemærkes særligt, at foruden tingskader omfatter Folkekirkens Selvforsikring også ansvarsskader opstået i forbindelse med deltagerne i Folkekirkens Selvforsikrings bygge- og anlægsarbejder. Denne kontrakt indgås med henblik på at sikre, at skader anmeldt til Folkekirkens selvforsikring behandles til en fast pris pr. skade, og at skader, som anmeldes til Folkekirkens Selvforsikring, behandles efter samme proces, som hvis der var tegnet sædvanlig forsikring i en forsikringsinstitution. 2. DEFINITIONER Kontrakten Ved Kontrakten forstås denne kontrakt med bilag og senere ændringer og tillæg. Offentlig Institution Ministerier, styrelser, statsvirksomheder, selvstændige offentlige virksomheder (SOV), kommuner, regioner, offentlige forvaltningssubjekter, kommunale virksomheder, råd og nævn samt selvejende institutioner, hvis drift i det væsentlige finansieres med offentlige midler. Statslige aktieselskaber samt aktieselskaber med kommunal deltagelse er ikke omfattet. Parterne Ved Parterne forstås Kunden og Leverandøren, og ved "Part" en af disse. Opgaven Ved opgaven forstås de ydelser, som Leverandøren skal levere i henhold til kontrakten 3. OPGAVEN 3.1 Krav til Leverandørens ydelser Leverandøren er forpligtet til at levere de ydelser, der fremgår af nærværende kontrakt samt dennes bilag. SIDE 4/14
Leverandøren har forud for underskrivelsen af kontrakten udfærdiget et tilbud (bilag 2), hvor Leverandøren nærmere har beskrevet, hvorledes opgaven vil blive udført, og hvorledes kravene i kravspecifikationen (bilag 1) vil blive opfyldt. Leverandørens udførelse af opgaven skal indeholde alle krav og beskrivelser i bilag 1 og bilag 2. Det af Leverandøren anførte i tilbuddet (bilag 2) kan ikke indebære, at opgaven bliver begrænset eller, at specifikationer og beskrivelser i bilag 1 eller i kontrakten ikke vil blive opfyldt. 4. VARIGHED, OPSIGELSE OG OPHØR 4.1 Kontraktens løbetid Kontrakten træder i kraft den 1. juli 2012. Skadebehandlingsaftalen udløber uden yderligere varsel den 30. juni 2013. Aftalen kan ikke opsiges i dens løbetid. Kontraktens løbetid kan forlænges på uændrede vilkår 2 gange med op til 1 år ad gangen, første gang den 1. juli 2013. Aftalen kan således maksimalt løbe indtil den 30. juni 2015. Ministeriet for Ligestilling og Kirke meddeler senest 3 måneder forud for kontraktens udløb (første gang den 31. marts 2013) Leverandøren, hvorvidt ministeriet ønsker en forlængelse af aftalen i overensstemmelse med det ovenstående. Uanset at aftalen ophører (uanset årsag) er Leverandøren forpligtet til at færdigbehandle alle skader anmeldt i aftalens løbetid. 4.2 Opsigelse I tilfælde af at ordningen vedrørende Folkekirkens Selvforsikring ophører eller ved andre væsentlige ændringer i ordningen vedrørende Folkekirkens Selvforsikring, kan Kunden opsige kontrakten med 6 måneders varsel. 5. PRISER OG BETALINGSBETINGELSER Leverandøren er berettiget til betaling af en fast pris pr. skade, der fremgår af bilag 3. SIDE 5/14
Leverandøren honoreres kvartalsvis bagud på baggrund af Leverandørens opgørelse over antallet af påbegyndte skadesager. Uanset det faktiske antal anmeldte skadesager vil Kunden dog honorere Leverandøren et årligt beløb svarende til mindst 1.000 anmeldte skadesager for hver 12 måneders periode i kontraktens løbetid. Forhøjelse af de i bilag 3 fastsatte priser kan højst kræves på grund af ændring i det i medfør af lovbekendtgørelse nr. 76/1999 fastsatte nettoprisindeks for januar og juli måned med virkning for den efterfølgende april henholdsvis oktober måned. Der henvises i øvrigt til kravspecifikationens (bilag 1) bestemmelser, der finder anvendelse i tillæg til nærværende bestemmelse. 6. SKADEBEHANDLINGSTEAM Leverandøren forpligter sig til at opretholde den til gennemførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. Leverandørens udskiftning af medarbejdere, set i forhold til det under tilbudsafgivelsen oplyste skadebehandlingsteam, kræver Kundens skriftlige samtykke. Såfremt en udskiftning er uundgåelig, f.eks. pga. opsigelse, sygdom eller lign., skal Leverandøren tilbyde en ny medarbejder med minimum de samme kvalifikationer som den udskiftede. Kunden skal høres, inden den nye medarbejder indsættes i skadebehandlingsteamet. Kunden kan på baggrund af en saglig begrundelse kræve en anden ny medarbejder i stedet for den foreslåede. Selvom en udskiftning er uundgåelig (jf. ovenstående afsnit), må udskiftningen ikke påføre Kunden omkostninger eller forsinkelser. Kunden skal på forhånd informeres om påtænkte eller forestående udskiftninger af medarbejdere. Såfremt Kunden skønner, at samarbejdet mellem Kunden og Leverandøren ikke fungerer, eller kvaliteten af Leverandørens arbejde ikke er som aftalt, og dette skyldes en SIDE 6/14
bestemt medarbejder hos Leverandøren, har Kunden, efter skriftligt og begrundet påkrav, ret til at få den pågældende medarbejder udskiftet. Kunden kan evt. sideløbende gøre sine almindelige misligholdelsesbeføjelser gældende. 6.1 Samarbejde 6.1.1 Generelt Leverandøren har initiativpligten og ansvaret for, at alle anmeldte skader behørigt behandles i overensstemmelse med regelgrundlaget og med behørig fremdrift. Såfremt Leverandøren forudser forsinkelse i forhold hertil eller i øvrigt forudser problemer i forhold til løsning af opgaven, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere Kunden. Leverandøren er i sådanne tilfælde forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente en forsinkelse i behandlingen af sager. Kunden og Leverandøren skal loyalt understøtte og fremme løsningen af opgaven ved bl.a. at udveksle viden og information i det omfang, dette er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for opfyldelse af kontrakten, samt i det hele taget samarbejde konstruktivt. Leverandøren udpeger en kontaktperson, som skal varetage kontakten til Kunden, ligesom Kunden udpeger en kontaktperson, der skal varetage kontakten til Leverandøren. 7. AUDIT Kunden har gennem hele kontraktperioden ret til at gennemføre audit af Leverandørens kvalitetssikringssystem med henblik på at sikre korrekt gennemførelse af opgaver omfattet af nærværende kontrakt, herunder registrering af skader samt udarbejdelse af skadestatistikker. Kunden kan iværksætte audit med et varsel på 20 arbejdsdage over for Leverandøren. Kunden har ret til at få bistand fra tredjepart til denne opgave. I forbindelse med advisering om en forestående audit skal Kunden meddele Leverandøren det nærmere indhold af audit, således at Leverandøren kan gøre klar hertil. SIDE 7/14
Leverandøren skal deltage aktivt i samt bistå Kunden og/eller tredjepart i forbindelse med gennemførelse af audit, således at audit gennemføres så smidigt og kortvarigt, som det er muligt. Leverandøren skal stille kvalificeret personale, relevant dokumentation, data m.v. til rådighed, således at audit bliver effektiv. Leverandøren skal dokumentere og eftervise over for Kunden, at konstaterede fejl og mangler er blevet udbedret inden for 15 arbejdsdage fra konstateringen, ellers betragtes dette som en kvalificeret fejl. Bestemmelserne om mangler, jf. pkt. 11 og ophævelse ved misligholdelse, jf. pkt. 12 finder i øvrigt anvendelse ved konstaterede fejl og mangelfuld gennemførelse af opgaver omfattet af nærværende kontrakt. 7.1 Videregivelse af revisionserklæringer og auditrapporter Kunden har ret til at videregive resultatet af audits som beskrevet i nærværende kontrakt til relevante eksterne aktører, herunder myndighederne og deres revisorer. 8. GARANTI 8.1 Overholdelse af regler Leverandøren garanterer, at alle skader behandles korrekt i forhold til "Almindelige betingelser for Folkekirkens Selvforsikringsordning (bygning og løsøre samt entreprise), " jf. bilag D og E til kontraktens bilag 1, og "Håndbog for Folkekirkens Forsikrings- og Selvforsikringsordning 2012," jf. bilag F til kontraktens bilag 1. Leverandøren garanterer desuden, at behandlingen af skader opfylder relevante præceptive regler og deklaratoriske regler i Forsikringsaftaleloven, samt øvrige relevante regler udstedt af Ministeriet for Ligestilling og Kirke. SIDE 8/14
9. OVERDRAGELSE Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden Offentlig Institution, når de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget, overgår til en anden Offentlig Institution. Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Kontrakten til tredjemand. Kunden kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund. 10. ANSVAR Leverandøren er erstatningsansvarlig for tab og skade, som påføres Kunden i forhold til nærværende kontrakt. Leverandøren bærer det fulde ansvar for eventuel skade, som Leverandøren måtte foranledige som følge af Leverandørens handlinger, uanset om ansvaret er opstået som følge af Leverandørens handlinger over for tredjemand som følge af Leverandørens arbejde for Kunden. Rejses der sag mod Kunden som følge af Leverandørens arbejde, skal Leverandøren således skadesløsholde Kunden for enhver erstatning og omkostning i forbindelse med sagen, herunder omkostninger til Kundens advokat og sagsomkostninger, som måtte blive tilkendt vedkommende sagsøger. Leverandørens ansvar over for Kunden er begrænset til Kundens direkte tab og omfatter således ikke indirekte tab eller følgeskader. Leverandørens ansvar for Kundens tab kan ikke overstige Leverandørens samlede honorar i kontraktens løbetid, idet der dog ikke gælder ansvarsbegrænsning for handlinger foretaget ved grov uagtsomhed eller forsæt. Der skal i hele kontraktens løbetid, inkl. en eventuel udnyttelse af optionen, være tegnet en for branchen sædvanlig ansvarsforsikring, idet Leverandørens ansvar dog ikke begrænses hertil. Kunden kan på forlangende kræve dokumentation herfor. Kundens ansvar over for Leverandøren er begrænset til Leverandørens direkte tab og omfatter således ikke indirekte tab eller følgeskader. SIDE 9/14
11. MANGLER Der foreligger en mangel ved Leverandørens ydelser, såfremt disse ikke opfylder de krav, som fremgår af kontrakten eller dennes bilag, såfremt ydelserne ikke lever op til god skik på det pågældende brancheområde, eller såfremt ydelserne i øvrigt ikke er, som Kunden med føje kunne forvente. Såfremt der konstateres mangler ved Leverandørens ydelser, er Kunden berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Kunden fastsat passende kort frist eller at forlange et forholdsmæssigt afslag i Leverandørens vederlag. 12. OPHÆVELSE Kunden kan ophæve kontrakten, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse. Kunden er berettiget til at begrænse ophævelsen til en del af kontrakten. Der anses bl.a. for at foreligge væsentlig misligholdelse i følgende tilfælde: - Kvalificerede fejl og mangelfuld gennemførelse af opgaver omfattet af nærværende kontrakt konstateret i forbindelse med audit, jf. pkt. 7. - Leverandørens konkurs, såfremt konkursboet ikke på baggrund af skriftlig henvendelse fra Kunden uden ugrundet ophold tilkendegiver, at boet indtræder i kontrakten. - Leverandøren er taget under rekonstruktion. - Der er påbegyndt forhandlinger om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, der bringer kontraktens rette opfyldelse i fare. - Leverandørens ophør med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer kontraktensrette opfyldelse i alvorlig fare. Hvis Kunden ophæver kontrakten pga. mangelfuld opgaveudførelse, skal Leverandøren tilbagebetale alle beløb, som denne har modtaget i relation til den konkrete mangelfulde opgave eller registrering. Kunden er berettiget til helt eller delvist at overtage SIDE 10/14
det arbejde, der er udført indtil da med henblik på at fuldføre opgaven, eventuelt med assistance fra tredjemand. I et sådant tilfælde skal Kunden betale et forholdsmæssigt vederlag. 13. REKLAMATION Parterne forpligter sig til at foretage skriftlig reklamation i forbindelse med opståede fejl, mangler eller forsinkelser. Reklamation skal ske uden ugrundet ophold efter konstatering af fejl, mangler eller forsinkelser. 14. FORCE MAJEURE I tilfælde af force majeure, herunder også strejke eller lockout, som forhindrer arbejdets udførelse, bortfalder parternes forpligtelser, i det omfang og så længe force majeure situationen gælder. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeuren konstateres, og ved denne meddelelse orientere om forventet omfang og varighed. 15. KONFLIKTLØSNING MV. Uenighed om parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med kontrakten skal søges afværget gennem forhandlinger, og såfremt det ikke fører til en løsning af tvisten, gennem forhandlinger mellem parternes øverste ledelse. I tilfælde, hvor sådanne forhandlinger ikke fører til enighed, kan hver af parterne indbringe spørgsmålet for de danske domstole. Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. 16. FORTROLIGHED Under samarbejdet vil Kunden videreformidle relevante oplysninger til Leverandøren. Leverandøren forpligter sig til udelukkende at formidle disse oplysninger videre til de i samarbejdet implicerede personer. Leverandøren og dennes medarbejdere pålægges SIDE 11/14
tavshedspligt i forhold til disse oplysninger, hvorfor enhver uberettiget videregivelse er strafbar efter straffelovens regler herom. Denne forpligtelse gælder såvel i kontraktens løbetid som herefter. 17. FORTOLKNING De til denne kontrakt hørende bilag anses for en integreret del af kontrakten. Henvisning i denne kontrakt til en bestemmelse deri omfatter også de til kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og ordlyden af kontraktens bilag, har kontrakten forrang frem for bilagene. Bestemmelser i bilag 2, der strider imod bestemmelser i denne kontrakt eller i bilag 1, er ikke bindende for Kunden. 18. ØVRIGE BETINGELSER For spørgsmål, der ikke er særskilt reguleret i kontrakten, gælder dansk rets almindelige regler. 19. ÆNDRINGER Alle ændringer til og præcisering af denne kontrakt skal foretages skriftligt og underskrives af begge parter. 20. UNDERSKRIFTER Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf Parterne hver modtager et eksemplar. Sted: Dato: For Kunden: Sted: Dato: For Leverandøren: SIDE 12/14
BILAGSFORTEGNELSE bilag 1 : bilag 2 : bilag 3 : bilag 4 : Kravspecifikation med bilag A-F Tjenesteyderens tilbud Prisbilag Skadebehandlingsteam SIDE 13/14
SIDE 14/14 20. APRIL 2012