Resultatkontrakt for Moderniseringsstyrelsen 2013
1. Indledning Moderniseringsstyrelsen blev etableret d. 31. oktober 2011 og samler Finansministeriets arbejde med økonomistyring, overenskomster og ledelse i staten. Dermed er skabt et stærkt afsæt til at frigøre de betydelige ressourcer, der ligger i modernisering af de offentlige overenskomster, en bedre offentlig økonomistyring og bedre ledelse. Samtidig er Moderniseringsstyrelsen Finansministeriets koncernfælles funktioner for økonomi, HR, service og kommunikation. Den overordnede retning for Moderniseringsstyrelsen er fastlagt i Finansministeriets koncernfælles mission og vision. Finansministeriets mission Finansministeriet giver regeringen det bedst mulige grundlag for at føre en sund økonomisk politik og sikrer fornyelse og effektivisering af den offentlige sektor. Finansministeriets vision Finansministeriet skal være et analytisk kraftcenter, udfordre og udvikle det fulde potentiale i medarbejderne og skabe fremtidens topledere. Finansministeriet skal agere som én koncern og være rollemodel for effektivisering, drift og udvikling af den offentlige sektor i Danmark. Strategiske pejlemærker for Moderniseringsstyrelsens arbejde Moderniseringsstyrelsen skal frigøre ressourcer i den offentlige sektor. Der er fire strategiske pejlemærker for dette arbejde. Moderniseringsstyrelsen skal: Skabe gennemsigtighed og prioritering i styringen i den offentlige sektor Gøre løn og arbejdstid i det offentlige til en væsentlig og integreret del af udgiftspolitikken Levere effektiv, sikker og målrettet rådgivning og systemunderstøttelse Sætte en ny standard for koncernstyring i staten Moderniseringsstyrelsen skal skabe gennemsigtighed og prioritering i styringen i den offentlige sektor ved at ændre styringskulturen. Styringen i den offentlige sektor skal være præget af ledelsesmæssigt fokus på styringsrelevante, valide og aktuelle data samt gennemsigtighed i prioriteringen. Moderniseringsstyrelsen skal i tæt samarbejde med departementet gøre løn og arbejdstid i det offentlige til en væsentlig og integreret del af udgiftspolitikken gennem arbejdet med overenskomsterne samt ved at skabe det analytiske grundlag for modernisering af løn og arbejdsvilkår i det offentlige. Moderniseringsstyrelsen skal levere effektiv, sikker og målrettet rådgivning og systemunderstøttelse ved et konstant fokus på omkostningsreduktion samt gennem meget høj faglighed at være kompetencecenter for rådgivning og vejledning. Systemområdet skal udvikles til at give en samlet systemunderstøttelse af styringen i staten. Moderniseringsstyrelsen skal som Finansministeriets koncernfælles funktioner sætte ny standard for koncernstyring i staten ved at levere mere for mindre og udnytte stordriftsfordelene til at levere 2
høj kvalitet på styring, service og kompetenceudvikling. Medarbejderne skal udfordres og udvikles til at blive de bedste i staten. Målhierarki Centrale mål 2013 OK13 Økonomistyring stat Økonomistyring kommuner/ regioner Professionel topledelse Statslig benchmarkdatabase Statens Indkøb flere besparelser og compliance Systemstrategi 2020 Effektiv systemunderstøttelse Interessentundersøgelse Strategiske pejlemærker Moderniseringsstyrelsen skal skabe gennemsigtighed og prioritering i styringen i den offentlige sektor gøre løn og arbejdstid i det offentlige til en væsentlig og integreret del af udgiftspolitikken levere effektiv, sikker og målrettet rådgivning og systemunderstøttelse sætte en ny standard for koncernstyring i staten Finansministeriets mission Finansministeriet giver regeringen det bedst mulige grundlag for at føre en sund økonomisk politik og sikrer fornyelse og effektivisering af den offentlige sektor. Finansministeriets vision Finansministeriet skal være et analytisk kraftcenter, udfordre og udvikle det fulde potentiale i medarbejderne og skabe fremtidens topledere. Finansministeriet skal agere som én koncern og være rollemodel for effektivisering, drift og udvikling af den offentlige sektor i Danmark. Velfungerende koncernfælles funktioner Udvikling af medarbejdere, ledelse og organisation Medarbejderne er Moderniseringsstyrelsens afgørende aktiv. Medarbejderne skal være så kompetente, at de kan opbygge det nødvendige faglige fundament for at skabe forandring. Og de skal være så dygtige og engagerede, at de i mødet med samarbejdspartnere og interessenter kan gøre den afgørende forskel, der skal til for at indfri styrelsens mål. Kompetente ledere - der sætter retning, inspirerer til nytænkning og effektivisering samt har fokus på helhed - er et centralt element heri. Derfor er det afgørende, at Moderniseringsstyrelsen rekrutterer de bedste, har en professionel organisation og konstant udvikler og udfordrer medarbejderne. Det sker gennem systematisk og strategisk arbejde med HR og organisationens tilstand. Den enkelte medarbejder får målrettet, konkret og kvantitativ tilbagemelding på performance og dialog om udvikling gennem Finansministeriets PULS-koncept (Performance-, Udvikling- og LønSamtaler). 3
Samtidig er det afgørende, at organisationen understøtter høj performance på både kort og lang sigt. Derfor undersøges organisationens tilstand systematisk og kvantitativt i forhold til styrker og svagheder på medarbejdernes oplevelse af retning, kvaliteten af ledelse, styrken af incitamentsstrukturer, kvaliteten af arbejdet med kompetencer mv. Denne viden anvendes til at sætte målrettet ind på de områder, der er forudsætningen for, at Moderniseringsstyrelsen fortsat kan levere resultater. Det er målet, at scoren for organisationens tilstand skal være godt 15 pct. bedre i 2013 end i 2012. Struktur og ressourceforbrug Moderniseringsstyrelsen består af en direktion og tre områder: Arbejdsgiversøjlen, Økonomistyrings- og systemsøjlen samt Koncernfælles funktioner, der løser interne støttefunktioner for hele Finansministeriets koncern. Styrelsen har ca. 300 årsværk samt ca. 50 koncernfælles elever. Moderniseringsstyrelsen har i 2013 budgetterede udgifter for i alt ca. 533 mio. kr., som er fordelt med 185,5 mio. kr på det bevillingsfinansierede område, 164,7 mio. kr. på det indtægtsdækkede område og 183,1 mio. kr. til Finansministeriets koncernfælles funktioner. Effektiviteten i opgavevaretagelsen indrammes af to KPI er. For det første skal der ske løbende effektiviseringer på det indtægtsdækkede område, således at omkostningerne for kunderne alt andet lige falder år for år. Det indtægtsdækkede område udgør 31 pct. af de samlede omkostninger i Moderniseringsstyrelsen. I 2013 skal der ske effektiviseringer på det samlede indtægtsdækkede område med 5,5 pct. Endvidere skal der i 2013 fastlægges en langsigtet strategi for effektiviseringer og prisudviklingen på området. For det andet skal de samlede udgifter til overhead i Finansministeriets koncern være under gennemsnittet i staten. Da de koncernfælles funktioner er placeret i Moderniseringsstyrelsen, har Moderniseringsstyrelsen et stort ansvar for at sikre, at KPI en opfyldes. De koncernfælles funktioner udgør 34 pct. af Moderniseringsstyrelsens omkostninger og er dimensioneret til at være under benchmark i staten på baggrund af Deloitte analysen fra efteråret 2011. Der skal i 2013 fastlægges et nyt statsligt benchmark i forbindelse med Moderniseringsstyrelsens opbygning af en statslig benchmark database. På baggrund af aktivitetsbaserede budgetter foretager direktionen halvårlige ressourceprioriteringer, hvor styrelsens ressourcer prioriteres i lyset af de væsentligste indsatser, udviklingen i opgaverne og fremdriften på de forskellige områder. Koncept Denne resultatkontrakt er udarbejdet i overensstemmelse med Finansministeriets retningslinjer for udarbejdelse af resultatkontrakter. Kontrakten er bygget op om 11 centrale mål i 2013, der bidrager til de fire strategiske pejlemærker, 4 Key Performance Indicators (KPI er) og 3 mål om god økonomistyring. De strategiske pejlemærker er langsigtede og flerårige, mens centrale mål og KPI er fastlægges på årsbasis. 4
2. Mål og KPI er A. Centrale mål Milepæle 2013 A.1 OK13 OK13 skal være løftestang for at fremme Moderniseringsstyrelsens dagsorden om at gøre løn og arbejdstid i staten til en væsentlig og integreret del af udgiftspolitikken. A.2 Økonomistyring stat Det er målet at opnå en markant forbedring i økonomistyringen i staten, herunder at de statslige institutioner prioriterer de aktiviteter, der har størst positiv effekt, og udfører dem på den mest effektive måde, således at borgerne får mest muligt for pengene. A.3 Økonomistyring kommuner og regioner Det er målet at bidrage til at forbedre grundlaget for politisk prioritering i kommuner og regioner gennem øget gennemsigtighed, der synliggør den lokale ledelses prioriterings- og beslutningsrum. 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Gennemførelse af OK13 i forlængelse af strategien. Nyt koncept for rammeredegørelser er offentliggjort og implementeret i statens institutioner. Afrapportering af resultater på analyser af økonomistyring i kommunerne og på sygehuse og konsolidering af konklusioner. Konkretisering af implementering af resultatet fra OK13. Understøtte departementet ift. budgettering af FFL14 med baggrund i tidligere års regnskaber og RR1 2013 1. Konkrete indsatser for bedre økonomistyring indarbejdes i økonomiaftalerne på baggrund af analysearbejde. Strategi for det videre arbejde forelægges DHE. Analyser af arbejdstid og løndannelse, der identificerer problemstillinger og potentialer på udvalgte områder. Med baggrund i RR2 2013 understøttes departementet ift. identificering af midler, der kan omprioriteres under udgiftsloftet. Alle budgetkorrektioner er udmøntet. Plan for implementering af aftalte konkrete indsatser forelægges for DHE. Analyser af arbejdstid og løndannelse, der identificerer problemstillinger og potentialer på udvalgte områder. Understøtte departementet i arbejdet med at overholde udgiftsloftet. 1 Moderniseringsstyrelsens understøttende arbejde vurderes ud fra Plan for budgettering af FFL14, som er udarbejdet i samarbejde med departementet.
A.4 Professionel topledelse i staten Det er målet at bidrage til en effektiv offentlig sektor ved at rekruttere de bedste topledere og udvikle topledelse, der skaber resultater, evt. afvikle evaluering for nogle styrelsesdirektører. Pipelinekoncept er forelagt og godkendt af DHE Der er foretaget valg af leverandør til pipelineprogram for topledertalenter. A.5 Statslig benchmarkdatabase Det er målet at styrke regeringens styringsdagsorden ved at skabe mere gennemsigtighed om institutionernes styringsindsatser samt forbedre grundlaget for interne prioriteringer i arbejdet med effektivisering og øget produktivitet. Præsentation af konsolideret produkt for DHE og den taktiske følgegruppe. Benchmark kan anvendes i ministeriernes budgetproces for 2014. Godkendelse af yderligere 5-10 statslige benchmarks. Produktet er sammenlignelige tal på udvalgte parametre på tværs af institutioner i staten. A.6 Statens Indkøb flere besparelser og compliance Strategien for Statens Indkøb skal revurderes med henblik på at identificere, hvorledes den næste milliard i besparelser findes. Der skal i 2013 idriftsættes en ny rapporteringsløsning for måling af myndighedscompliance på statens indkøbsaftaler samt opstilles et tværministerielt KPI for compliance. Udarbejdelse af e- fakturabaserede complianceopgørelser på 3-4 indkøbsaftaler i ny rapporteringsløsning (pilot). Afrapportering af en ny strategi for Statens Indkøb til ØU. Afrapportering af compliance for 1. halvår 2013 til ØU, herunder fastlæggelse af fremadrettet målsætning for compliance 2013-2015. A.7 Systemstrategi 2020 Der skal fastlægges en strategi for en samlet systemunderstøttelse i staten frem mod 2020. Målet er at sikre en ensartet systemportefølje på den økonomisk mest fordelagtige måde. Strategien skal forankres bredt blandt interessenter via inddragelse af brugergrupper. Strategien for en samlet systemunderstøttelse er godkendt. Plan for inddragelse af interessenter udarbejdet. Indsatsområder prioriteret af direktionen. Analyse af udbudsmæssige muligheder er gennemført. Interessenter og institutioner inddraget. Analyser af prioriterede områder udarbejdet og forelagt direktionen. Handlings- og investeringsplan for de prioriterede områder udarbejdet. Ressource og kompetenceplan udarbejdet. 6
A.8 Effektiv systemunderstøttelse Omkostningerne for Moderniseringsstyrelsens systemydelser skal alt andet lige 2 - falde i de kommende år. Samtidig skal der opretholdes høj kvalitet og sikker drift. A.9 Interessentanalyse Der skal gennemføres en analyse blandt Moderniseringsstyrelsens interessenter som opfølgning på Deloitte analysen i efteråret 2011. A.10 Velfungerende koncernfælles funktioner De koncernfælles funktioner skal i 2013 opnå stabil og sikker drift med leverancer af høj kvalitet og til aftalt tid, etablere ensartede snitflader og arbejdsprocesser samt øge kundetilfredsheden. Dette skal medvirke til at lægge grunden til i 2015 at nå målene om førsteklasses økonomiog koncernstyring, strategisk HR og en høj kundetilfredshed. Serviceydelser og servicemål er beskrevet. Høj kundetilfredshed, herunder gennemførelse af kundetilfredshedsmåling. Efterlevelse af cirkulære vedrørende økonomistyring. Udmelding af årshjul, herunder tidsfrister for leverancer fra institutionerne til de koncernfælles funktioner og vice versa. Udmelding af priser på indtægtsdækket virksomhed for 2014 samt strategi for prisfald i 2015/2016. Høj kundetilfredshed. Efterlevelse af cirkulære vedrørende økonomistyring. Udarbejder systematisk strategisk ledelsesinformation på økonomiområdet, herunder rettidige budgetopfølgninger, der understøtter institutionernes behov. Fastlæggelse af fælles bedste praksis på budget- og regnskabsområdet. Der er etableret opfølgnings- og rapporteringsprocesse r for servicemål. Gennemførelse af interessentanalyse. Resultaterne skal være mere positive end i 2011. Forøget kundetilfredshed i fornyet kundetilfredshedsmåling ifht. Kundetilfredsmåling i 1. kvartal. Efterlevelse af cirkulære vedrørende økonomistyring. Udbredelse af PULS til hele koncernen. Afklaring af ensartede snitflader mellem koncernøkonomi og institutionerne. Udvikling af intelligente, kvantificerbare feedbackmekanismer for styrelsens vejledning og rådgivning, der kan indgå som baseline i RK2014. Høj kundetilfredshed. Efterlevelse af cirkulære vedrørende økonomistyring. Overholdelse af udgiftslofter. Fastlæggelse af strategi for Finansministeriets koncernfælles funktioner. 2 Alt andet lige angiver at omkostningerne skal falde i forhold til en uændret systemportefølje. 7
A.11 Moderniseringsstyrelsens tilsynsrolle Moderniseringsstyrelsens tilsynsrolle skal implementeres fuldt i 2013, herunder udarbejdelse af interne vejledninger. 2 nye interne vejledninger er udarbejdet. 4 nye interne vejledninger er udarbejdet. 2 nye interne vejledninger er udarbejdet. Alle interne vejledninger er udarbejdet og efterleves, således at der opnås bedømmelsen tilfredsstillende ved eventuelt besøg fra Rigsrevisionen. 8
B. Key Performance Indicators B.1 Sikker drift i de koncernfælles funktioner. Definerede frister er overholdt, se afsnit 4. Opgørelse. B.2 Omkostningerne på det indtægtsdækkede systemområde skal alt andet lige 3 falde år til år. Omkostninger og indtægter sammenholdt med prismål, jf. B.8 B.3 Måling af organisationens tilstand. 2011 Baseline Resultatkrav Pejlemærker Resultatkrav 2012 Realiseret 2012-4 5,5 pct. 2013 2014 2015 2016 Benchmark Organisationens tilstand måles vha. Organizational Health Index. Scoren er fastlagt som det samlede resultat af ca. 180 spørgsmål fordelt på 9 dimensioner. B.4 Overheadniveauet i koncernen (opgjort som samlede overheadudgifter pr. årsværk) ligger i 2013 under benchmark. - - 43 pct. 50 pct. 60 pct. - < 180.000 kr. - < 170.000 kr. < 165.000 kr. 180.000 kr. 3 Alt andet lige angiver at omkostningerne skal falde i forhold til en uændret systemportefølje. 4 Baseline fremgår af notat af 13. december 2012: Redegørelse om økonomien for Moderniseringsstyrelsens systemydelser 9
C. Mål om god økonomistyring Moderniseringsstyrelsen skal igennem egne dispositioner foretaget på baggrund af økonomioplysninger og frister stillet til rådighed af Finansministeriets Koncerncenter medvirke til, at Finansministeriet kan gå foran og være rollemodel for god økonomistyring i staten. Der stilles i Moderniseringsstyrelsens resultatkontrakt krav til Koncerncentrets økonomiadministration. C.1 Moderniseringsstyrelsen lever op til frister stillet af Koncern Økonomi C.2 Moderniseringsstyrelsen opnår minimum bedømmelsen tilfredsstillende i forbindelse med revision af årsrapporten for 2013. C.3 Budgetteringen skal være periodiseret og afspejle realistiske forventninger til de fremadrettede omkostninger C.4 Alle institutioner opnår bedømmelsen tilfredsstillende for regnskabsåret 2013. 10
3. Opgørelse af resultatkontrakt Opfyldt Delvist opfyldt Datakilde Vægt A. Centrale mål 45 A.1 OK13 Vurdering fra departementschefen A.2 Økonomistyring stat Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.2. A.3 Økonomistyring kommuner og regioner A.4 Professionel topledelse i staten A.5 Statslig benchmarkdatabase Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.3. Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.4. Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.5. A.6 Statens Indkøb Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.6. A.7 Systemstrategi 2020 Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.7. A.8 Effektiv systemunderstøttelse Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.8. A.9 Interessentundersøgelse Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.9. Vurdering fra departementschefen OK13 4 Økonomistyring - stat 4 Økonomistyring - kommuner og regioner Plan for plan for budgettering af FFL14. Projekt vedrørende professionalisering af topledelse i staten Projekt vedrørende KPI er i staten Statens Indkøb 4 Systemstrategi 2020 4 Projekt vedrørende servicemål Vurdering fra departementschefen 4 4 4 4 4 11
A.10 Velfungerende koncernfælles funktioner A.11 Moderniseringsstyrelsens tilsynsrolle Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.10. Milepæle for 2013 nås, jf. resultatkrav A.11. Vurdering fra departementschefen med input fra driftsledelsen og koncernrevision. Implementeringsplan for interne vejledninger. B. Key Performance Indicators 30 B.1 Sikker drift i de koncernfælles funktioner. Følgende frister er overholdt: Grundbudgetter er udarbejdet inden årets udgang Bevillingsafregning og resultatdisponering Vurdering fra departementschefen Frist er overholdt - 2 Frister er overholdt 1 RR1, 2 og 3 Frister er overholdt 2 af 3 frister er overholdt 5 4 15-2 Årsrapport Frister er overholdt - 2 FFL-bidrag Frister er overholdt - 1 Tilsynsnotater til departementet Månedlige budgetopfølgninger Kvartalsvise opfølgninger på resultat- og direktørkontrakter for MODST, SIT og SAM Standardrapportering vedr. ledelsesinformation på HRområdet hvert kvartal Måling af den gennemsnitlige månedlige afslutningsprocent for sager på HR-området samlet set Måling ifht. de opstillede servicemål på service- og sekretærområdet samlet set Måling af kundetilfredsheden i de koncernfælles funktioner. Frister er overholdt - 1 Budgetopfølgninger ekskl. januar og juli Frister er overholdt - 1 Den gennemsnitlige månedlige afslutningsprocent er 80 Den gennemsnitlige månedlige opfyldelsesprocent er 80 Den gennemsnitlige tilfredshed med de koncernfælles funktioner er minimum 3,0 i 1. kvartal stigende til 3,5 i 4. kvartal på en skala fra 1-5. Den gennemsnitlige månedlige afslutningsprocent er 75 Den gennemsnitlige månedlige opfyldelsesprocent er 75 Den gennemsnitlige tilfredshed er minimum 3,3 i 4. kvartal på en skala fra 1-5. Opgørelse af servicemål Opgørelse af servicemål Tilfredshedsmåling 1 1 1 1 1 12
B.2 Omkostningerne på det indtægtsdækkede systemområde skal alt andet lige falde år til år. B.3 Måling af organisationens tilstand Omkostninger og indtægter sammenholdt med prismål, jf. A.8 Scoren er 50 pct. Scoren er 47 pct. Organizational Health Index 5 5 B.4 Overheadniveauet opgjort som samlede overheadudgifter pr. årsværk ligger i 2013 under benchmark. Maksimalt 180.000 kr. pr. årsværk Opgørelse fra Koncernøkonomi, jf. metoden fra Koncernanalysen (Deloitte) C. Mål om god økonomistyring 25 C.1 Moderniseringsstyrelsen lever op til frister stillet af Koncern Økonomi C.2 Moderniseringsstyrelsen opnår minimum bedømmelsen tilfredsstillende i forbindelse med revision af årsrapporten for 2013. C.3 Budgetteringen skal være periodiseret og afspejle realistiske forventninger til de fremadrettede omkostninger C.4 Alle institutioner opnår bedømmelsen tilfredsstillende for regnskabsåret 2013. Frister er overholdt 6 Bedømmes tilfredsstillende Koncernrevision 6 Prognosepræcision for: 1. kvt. > 80% 2. kvt. > 85% 3. kvt. > 90% 4. kvt. > 95% ikke nås, kan der på baggrund af afvigelsesbeskrivelser gives point. Beregning af prognosepræcision Bedømmes tilfredsstillende Koncernrevision 10 I alt 100 5 3 13
4. Kontraktperiode og rapportering Kontrakten træder i kraft ved underskrivelsen og er gældende indtil 31. december 2013. Status på resultatkontrakten afrapporteres til Finansministeriet efter 1., 2. og 3. kvartal 2012. For KPI er følges op månedsvis i det omfang, det vurderes fagligt relevant. Den endelige målopfyldelse opgøres i styrelsens årsrapport. I opgørelsen af målopfyldelsen vurderes de enkelte resultatkrav som enten opfyldt, delvist opfyldt eller ikke opfyldt. I vurderingen af, om styrelsen opfylder målene og resultatkravene, lægges der vægt på, at de opstillede mål realiseres inden for de afsatte økonomiske rammer. Genforhandling/justering af kontrakten kan finde sted ved væsentlige ændringer i det grundlag, hvorpå kontrakten er indgået. 5. Påtegning København den 2013 København den 2013 For Finansministeriet For Moderniseringsstyrelsen Departementschef David Hellemann Direktør Niels Gotfredsen 14