Mellem Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V CVR nr. 34072191 (SLKE) og "Indsæt Arrangørens navn og adresse" (Arrangøren) er dags dato indgået følgende Aftale om afvikling af [indsæt arrangementsnavn]
Indholdsfortegnelse 1. Definitioner... 3 2. Aftalens baggrund og omfang... 3 3. Parternes kontaktpersoner... 3 4. Aftaleperiode... 4 5. Opsigelse... 4 6. Arrangementets afvikling... 4 6.1. Generelt... 4 6.2. SLKE s adgang til Arealet... 4 6.3. Overtagelses- og afleveringsforretning... 4 7. Bankgaranti... 5 8. Pris og betaling... 5 9. Aflysning... 5 10. Force majeure... 6 11. Misligholdelse... 6 12. Arrangørens ansvar... 6 13. Bod for overtrædelse af ordensregler... 7 14. Erstatning og forsikring... 7 14.1. Hæftelse for udgifter til udbedring af skader på SLKE s arealer... 7 14.2. Øvrige skadevoldende forhold... 7 14.3. Forsikring... 7 15. ILO-konventionen nr. 94... 7 16. Skat og moms... 7 17. Ændringer... 7 18. Meddelelse... 8 19. Tavshedspligt... 8 20. Uoverensstemmelser, tvister, stridigheder, m.m.... 8 21. Underskrift og ikrafttrædelse... 8 Bilag: Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Skitse over det omfattede areal Arrangørens beskrivelse af Arrangementet Plan for afvikling af Arrangement April 2014 2 af 8
Bilag 4 Bilag 5 SLKE s regler for adfærd inden for og omkring Arealet inkl. bodstakster for overtrædelse "Havens navn"s ordensregler og historie 1. DEFINITIONER Aftaleperiode Den periode hvor aftalen er i kraft og som er defineret i punkt 4 Arealet Arrangement Rådighedsperiode Det område som SLKE stiller til rådighed for Arrangøren og som er skitseret på tegningen i bilag 1 Det arrangement, som det er aftalt, at Arrangøren afvikler på Arealet Det tidsrum hvor Arealet er til rådighed for Arrangøren og hvor denne bærer ansvaret for Arealet. 1 AFTALENS BAGGRUND OG OMFANG Arrangøren og SLKE har indgået nærværende aftale, der regulerer Arrangørens anvendelse af "havens navn" til afvikling af Arrangementet "arrangementets navn" i perioden fra og med den "dato" til og med den "dato". "havens navn" har en unik og kulturhistorisk værdi og udlejes som led i SLKE s formidlings virksomhed. Arrangøren har forstået og accepteret de særlige forhold, der gælder for "havens navn"s anvendelse. Arealet stilles således til rådighed for Arrangøren på de betingelser, der fremgår af aftalen med bilag og til de formål, som er beskrevet i bilag 2. Aftalen inkl. Bilag 1-5 og senere tillæg er eneste gældende betingelser mellem Arrangøren og SLKE. 2. PARTERNES KONTAKTPERSONER Hver part har udpeget en kontaktperson og bestræber sig på ikke at udskifte denne i aftaleperioden. Arrangørens kontaktperson: "Navn & Titel" "Adresse" "Telefonnummer" "Email" SLKE s kontaktperson: "Navn & Titel" H.C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V "Telefonnummer" "E-mail" April 2014 3 af 8
3. AFTALEPERIODE Aftalen træder i kraft ved underskrift og løber, indtil SLKE har modtaget endelig afregning for Arrangementet. I tilfælde af aflysning, jf. punk 8, ophører Aftalen, når Parterne har afviklet igangsatte aktiviteter som anført i punkt 8. 4. OPSIGELSE Aftalen er uopsigelig for begge parter i aftaleperioden, jf. dog punkt 8 om aflysning. 5. ARRANGEMENTETS AFVIKLING 5.1. GENERELT SLKE stiller Arealet til rådighed for Arrangøren fra og med den "dato" til og med den "dato" (Rådighedsperioden), i hvilket tidsrum Arrangøren har ansvar for Arealet og indestår for, at Arrangementet afvikles i god orden, herunder at SLKE s regler for adfærd i og omkring Arealet, jf. bilag 4, overholdes. Arrangøren skal efter bestemmelserne i punkt 6.3 og 12 betale for udbedring af eventuelle skader som i Rådighedsperioden måtte opstå på SLKE s ejendom. Såfremt Arrangøren får adgang til tilstødende arealer i forbindelse med afviklingen af arrangementet, har denne ansvaret for at ordensreglerne på stedet følges, og at al færdsel sker på Arrangørens eget ansvar. En specificeret plan for Arrangementets afvikling er vedlagt i bilag 3. 5.2. SLKE S ADGANG TIL AREALET Den af SLKE antagne vagt har adgang til Arealet i hele Rådighedsperioden og fører tilsyn med Arrangementet. Arrangøren skal til enhver tid følge servicevagtens henstillinger med henblik på at sikre, at Arealet ikke lider skade, herunder at SLKE s regler for adfærd i og omkring Arealet, jf. bilag 4, overholdes. Endvidere har et nærmere aftalt antal medarbejdere hos SLKE adgang til Arrangementet med henblik på at observere Arrangementets afvikling, herunder at foretage film- og/eller fotooptagelser for der igennem at indsamle erfaringer til gennemførelse af fremtidige arrangementer i Arealet. SLKE kan frit anvende sådanne film- og/eller fotooptagelser, herunder i markedsføringsøjemed. Arrangøren sikrer, at SLKE s medarbejdere udstyres med nødvendige adgangspas mv. forinden Arrangementets start. 5.3. OVERTAGELSES- OG AFLEVERINGSFORRETNING Forud for Arrangørens adgang til Arealet gennemfører parterne en overtagelsesforretning, hvor parterne i fællesskab gennemgår Arealet og noterer og fotodokumenterer eventuelle bestående skader på SLKE s ejendom. Materialet vil blive lagt til grund ved parternes vurdering af Arealets stand ved afleveringsforretningen. Efter Arrangementets afslutning gennemfører parterne i fællesskab en afleveringsforretning og noterer og fotodokumenterer eventuelle skader på SLKE s ejendom, som er opstået i Rådighedsperioden. I forbindelse med afleveringsforretningen opgør parterne, det beløb Arrangøren i medfør af punkt 12 skal betale til SLKE for udbedring af skaderne. Såfremt skaderne har et omfang eller en April 2014 4 af 8
karakter, der medfører, at beløbet ikke kan opgøres umiddelbart, noterer parterne dette, og SLKE fremsender sit krav snarest muligt efter afleveringsforretningens afslutning. 6. BANKGARANTI Såfremt SLKE har stillet krav om, at Arrangøren stiller sikkerhed for de fordringer, som SLKE efter aftalen kan gøre krav på, stilles sikkerheden som en uigenkaldelig anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut eller forsikringsselskab. Garantiens udformning skal forelægges SLKE til godkendelse senest 5 Arbejdsdage efter aftalens indgåelse. 7. PRIS OG BETALING Arrangøren betaler et fast vederlag til SLKE på dkr. "vederlagets størrelse"ekskl. moms for adgang til Arealet. Derudover betaler Arrangøren tillæg for tilslutning til og forbrug af el og vand og andre på forhånd aftalte tillæg. Specifikation af det faste vederlag og aftalte tillæg fremgår af bilag 3. Endelig betaler Arrangøren eventuel bod, jf. punkt 13 og for udbedring af eventuelle skader som opgøres som led i den af parterne gennemførte afleveringsforretning, jf. pkt. 6.3. SLKE fakturerer det samlede beløb som Arrangøren skal betale i overensstemmelse med nedenstående betalingsplan: Ved aftalens underskrift betales et beløb på 20 % af vederlaget svarende til 20 % af vederlaget dkr. Senest antal dage dage før datoen for Rådighedsperiodens start, jf. punkt 6.1, betales et beløb på 30 % af vederlaget svarende til 30 % af vederlaget dkr. Efter gennemført afleveringsforretning og opgørelse af skader betales et beløb på 50 % af vederlaget svarende til 50 % af vederlaget dkr, tillagt samlet pris for tillæg og udbedring af eventuelle skader. Betalingsbetingelserne er 30 dage fra SLKE s afsendelse af faktura. Faktura fremsendes elektronisk til Arrangørens oplyste EAN nr. 8. AFLYSNING Arrangøren bærer ansvaret for Arrangementets gennemførelse og træffer egenhændigt beslutning om eventuel aflysning heraf. Aflysning skal ske ved skriftlig meddelelse til SLKE. Parterne aftaler herefter afvikling af eventuelle igangsatte aktiviteter. Har Parterne på tidspunktet for aflysning afholdt overtagelsesforretning, jf. punkt 6.3, afholdes tilsvarende afleveringsforretning. Uanset ovenstående skal Arrangøren til enhver tid følge SLKE s henstilling om at lukke for adgang til Arealet, såfremt det skønnes nødvendigt af sikkerhedsmæssige hensyn eller for at undgå uoprettelig skade på Arealet, herunder som følge af storm, skybrud mv. I sådanne tilfælde stilles parterne som ved Force Majeure. I tilfælde af aflysning har Arrangøren ikke krav på tilbagebetaling af forudbetalt vederlag, med mindre aflysningen skyldes SLKE s henstilling som beskrevet i afsnittet ovenfor. April 2014 5 af 8
9. FORCE MAJEURE I tilfælde af force majeure, som forhindrer Arrangementets gennemførelse, bortfalder parternes forpligtelse i det omfang og så længe, force majeuren virker. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeuren konstateres og ved denne meddelelse orientere om force majeurens forventede omfang og varighed. Ingen af parterne er erstatningsansvarlige overfor den anden part i tilfælde af force majeure. 10. MISLIGHOLDELSE Såfremt en part finder, at den anden part misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende aftale, meddeler parten dette straks misligholdelsen er konstateret. Meddelelsen skal indeholde en beskrivelse af misligholdelsen, om misligholdelsen anses for væsentlig samt angive en frist inden for hvilken, misligholdelsen skal være bragt til ophør. Misligholder en part sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, er den anden part berettiget til erstatning i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler, jf. punkt 12.2. Parterne er i tilfælde af den anden parts væsentlige misligholdelse tillige berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist med virkning for fremtiden, forudsat at der er givet meddelelse som anført i dette punkts første afsnit og, at den misligholdende part ikke inden fristen har bragt misligholdelsen til ophør. Som væsentlig misligholdelse anses bl.a. at Arrangøren overtræder SLKE s ordensregler, jf. bilag 4, og ikke straks efterkommer SLKE s henstilling om ændret adfærd, at Arrangøren tages under rekonstruktion eller der foretages åbning af forhandlinger om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt for Arrangøren, der bringer aftalens rette opfyldelse i fare. 11. ARRANGØRENS ANSVAR Arrangøren har ansvar for at overholde lovgivning og øvrige retningslinjer udstukket af myndighederne, der er relevante for Arrangementets gennemførelse. Med mindre andet fremgår udtrykkeligt af bilag 3 indestår Arrangøren endvidere for at indhente alle for Arrangementets gennemførelse nødvendige tilladelser. Se i øvrigt Bilag 4 for oversigt over, hvilke tilladelser der skal overvejes afhængigt af arrangementets størrelse og karakter. De oplistede tilladelser kan ikke betragtes som udtømmende. Det påhviler til enhver tid Arrangøren at afklare om arrangementet kræver særlige tilladelser, og indhente disse rettidigt. Arrangøren bærer ansvaret for enhver skade som påføres SLKE s ejendom i Rådighedsperioden uanset om skaden er forvoldt af Arrangøren, dennes medarbejdere og eventuelle underleverandører eller anden tredje part. Arrangøren indestår for, at SLKE s regler, jf. bilag 4, følges og tilsikrer, at alle Arrangørens medarbejdere, som er beskæftiget med Arrangementets afvikling, og enhver tredjepart, som Arrangøren giver adgang til Arealet i aftaleperioden, gøres bekendt med og følger reglernes indhold. SLKE kan i alle tilfælde rette henvendelse direkte til Arrangøren. April 2014 6 af 8
12. BOD FOR OVERTRÆDELSE AF ORDENSREGLER Såfremt SLKE s ordensregler, jf. bilag 4, ikke følges, betaler Arrangøren bod svarende til de i samme bilag anførte bodsbeløb. Bod betales pr overtrædelse, således at gentagen overtrædelse af samme forhold tilsvarende medfører gentagen bodsbetaling. I det omfang den betalte bod ikke dækker SLKE s udgifter til udbedring af skader påført SLKE s ejendom i Rådighedsperioden betaler Arrangøren desuden erstatning efter bestemmelsen i punkt 14.1. 13. ERSTATNING OG FORSIKRING 13.1. HÆFTELSE FOR UDGIFTER TIL UDBEDRING AF SKADER PÅ SLKE S AREALER Arrangøren hæfter for udgifter til udbedring af enhver skade på SLKE s ejendom som måtte opstå i Rådighedsperioden. Udgifter til udbedring opgøres i overensstemmelse med punkt 6.3 og til de i bilag 4 angivne takster. Kan SLKE dokumentere et tab udover det beløb, der kan opgøres efter bilag 4 er Arrangøren endvidere forpligtet til at dække tabet, såfremt det kan henføres til Arrangørens eller personer for hvem Arrangøren hæfter i henhold til denne aftale s groft uagtsomme eller forsætlige adfærd. 13.2. ØVRIGE SKADEVOLDENDE FORHOLD For øvrige skadevoldende forhold, som Parterne måtte pådrage sig ansvar for under aftalen, er Parterne erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Ingen af parterne er dog ansvarlige for driftstab, avancetab eller andet indirekte tab. Medmindre tabet kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part, kan erstatning maksimalt udgøre et beløb svarende til det faste vederlag, jf. punkt 7. 13.3. FORSIKRING Arrangøren tegner og opretholder i hele Aftaleperioden en for branchen almindeligt gældende ansvarsforsikring. Kopi af forsikringspolice er vedlagt i bilag 2. SLKE er som statsinstitution selvforsikrende og kan som følge heraf ikke tegne forsikring. 14. ILO-KONVENTIONEN NR. 94 ILO konvention nr. 94 er gældende for aftalen. Arrangøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som Arrangøren og dennes eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på Arrangementets afvikling, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end dem, der er gældende på den egn, hvor arbejdet udføres. 15. SKAT OG MOMS Arrangøren indestår for, at der til skattemyndighederne sker indberetning af løn, samt foretages indeholdelse af skatter og afgifter, efter de regler, der i Danmark eller andre lande påhviler arbejdsgiveren i forbindelse med det udførte arbejde. 16. ÆNDRINGER Tillæg eller ændringer til aftalen kan kun ske ved skriftlig aftale mellem parterne. Ændringer eller tillæg skal nummereres fortløbende, underskrives af begge parter og vedlægges aftalen. April 2014 7 af 8
17. MEDDELELSE Meddelelser under nærværende aftale skal gives skriftligt, herunder pr. e-mail, til de i pkt. 2 anførte adresser og kontaktpersoner. 18. TAVSHEDSPLIGT Parterne skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende den anden parts eller andres forhold, som de bliver bekendt med i forbindelse med opfyldelsen af denne aftale. Parterne kan dog aftale at anføre den anden part som samarbejdspart på partens hjemmeside. Tavshedspligten omfatter ikke offentligt tilgængelig information samt information, som parterne får overgivet fra tredjemand, som er i retmæssig besiddelse deraf, og som ikke er undergivet nogen fortrolighedsforpligtelse. Bestemmelserne i dette pkt. gælder også efter aftaleforholdets ophør. 19. UOVERENSSTEMMELSER, TVISTER, STRIDIGHEDER, M.M. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med opfyldelse af denne aftale, skal i første omgang søges afgjort i mindelighed mellem parterne. Kan tvisten ikke afgøres i mindelighed, afgøres tvisten ved Københavns byret. Lovvalg og sprog er dansk. 20. UNDERSKRIFT OG IKRAFTTRÆDELSE Aftalen inkl. Bilag 1 5 er oprettet i to enslydende og behørigt underskrevne eksemplarer, af hvilke hver part har modtaget et eksemplar. Aftalen træder i kraft med virkning fra seneste dato for underskrift nedenfor. For SLKE For [Arrangøren] -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- April 2014 8 af 8