Vejledning til forpagtnings- & samarbejdsaftale mellem golfklub/driftsselskab og pro Denne vejledning udstikker nogle generelle retningslinjer til den af PGA og DGU udarbejdede forpagtnings- & samarbejdsaftale mellem KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET og en PRO. Vejledningen henviser til aftaleudkast fra februar 2009, men vejledningen danner ikke grundlag for fortolkning af parternes indgåede aftale. KLUBBERNE er opbyggede og strukturerede forskelligt. Det indebærer, at PROEN ikke nødvendigvis skal varetage alle de i aftaleudkastet anførte opgaver, skal varetage flere opgaver og eventuelt på andre vilkår. Det skal vurderes konkret. Det anbefales, at hver part uanset om aftaleudkast anvendes før indgåelse af en forpagtnings- og samarbejdsaftale indhenter juridisk rådgivning og vejledning om, hvorvidt de ønskede vilkår er i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Herved sikres såvel KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET som PROEN imod overraskelser til det aftalte. For nemheds skyld er bemærkninger til de enkelte punkter anført med henvisning til det enkelte punkt i udkast til forpagtnings- & samarbejdsaftalen. 1. PARTERNE Det er væsentligt at få anført de rigtige parter til aftalen og få anført korrekt navn, adresse og CVR-nr. Andre relevante oplysninger som eksempelvis telefonnummer og e-mail kan også anføres. 2. PRÆAMBEL 2.1 Præambelen angiver de overordnede hensigter for samarbejdet. Herved bliver parterne gjort bekendt med aftalens enkelte intentioner. Dette kan have betydning, såfremt der senere måtte opstå tvivl om forståelsen af aftalens bestemmelser eller parternes rettigheder og forpligtelser. Parterne kan afhængig af behov tilføje eller fjerne et eller flere punkter i aftalen. 2.2 Aftalen karakteriseres ved at være sammensat af en forpagtningsaftale - fordi PROEN driver proshoppen fra KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET s lokaler - og et samarbejde om øvrige forhold. Drift af pro-shop har ofte en sådan sammenhæng med samarbejdets øvrige forhold, at det vil være hensigtsmæssigt at regulere begge forhold i et samlet aftalegrundlag. Der er intet til hinder for, at parterne indgår to separate aftaler (en særskilt erhvervsleje/forpagtningsaftale for lokalerne og en særskilt samarbejdsaftale om de øvrige forhold). Februar 2009
3. TID, VARIGHED OG OPHØR 3.1 Det er vigtigt at få anført datoen for aftalens ikrafttræden. Ved alene at angive et ikrafttrædelsestidspunkt bliver samarbejdet tidsubegrænset. Samarbejdet skal derfor opsiges af en af parterne for at bringes til ophør, jf. pkt. 3.2. 3.2 Opsigelsesvarslet er anført til udgangen af en måned, medmindre der er tale om misligholdelse. Såfremt parterne ønsker et andet ophørstidspunkt, kan det aftales. 3.3 Hver af parterne kan meddele den anden part, at denne gerne vil genforhandle punkter i aftalen, men den anden part er ikke forpligtet til at imødekomme ændringer i den eksisterende aftale. 3.4 Det er fastlagt som princip i aftalen, at ingen af parterne er berettiget til kompensation, såfremt samarbejdsaftalen opsiges. Bestemmelsen er ikke til hinder for, at en part kan forlange erstatning, såfremt samarbejdsaftalen måtte ophøre på grund af misligholdelse. 4. RETTIGHEDER OG FORPLIGTELSER 4.1 Aftaleudkast fastslår, at PROEN driver selvstændig erhvervsvirksomhed i alle forhold omfattet af forpagtnings- og samarbejdsaftalen. PROEN kan derfor ikke - medmindre andet er skriftligt aftalt - indgå aftaler, der forpligter KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET. 4.2 Parterne skal være opmærksomme på, at retsstillingen for en selvstændig erhvervsdrivende og en ansat golftræner er væsentligt forskellig. En selvstændig erhvervsdrivende er bl.a. ikke beskyttet af de lovregler, der gælder ved ansættelse, herunder fx ferieloven. Som selvstændig erhvervsdrivende er PROEN forpligtet til at lade sig momsregistrere og pålægge sine ydelser moms i det omfang, det foreskrives af den til enhver tid gældende momslovgivning, herunder afregne moms over for Skat. PROEN er for dens medarbejdere forpligtet til at tilbageholde A-skat og indbetale sådan til Skat. PROEN hæfter for eventuel manglende A-skattebetaling af udbetalt løn. Endvidere skal PROEN sørge for obligatoriske forsikringer for sine medarbejdere. 4.3 Forpligtelser eller rettigheder, der ikke skal være omfattet eller er anført, kan af parterne ændres og tilføjes i nærværende afsnit. Aftaleudkast giver PROEN eksklusiv ret og pligt til at undervise, sælge, udleje og reparere golfartikler samt golfbolde. Disse rettigheder og pligter specificeres nærmere i aftalens punkter 5, 6 og 7. Der er tale om en eneret for PROEN, og PROEN kan derfor gøre indsigelser, såfremt KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET begynder at sælge undervisning osv. PROEN skal dog bl.a. respektere DGU s undervisning til klubbens talenter. Ligeledes bør parterne aftale en evt. begrænsning i eneretten, hvis KLUBBEN ansætter assistenter og/eller elever. 5. PRO-SHOP 5.1 PROEN driver pro-shoppen som selvstændig erhvervsdrivende og driver derfor shoppen for egen regning og risiko. 5.2 Lokaler for pro-shoppen stilles til rådighed mod vederlag af KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET. Det anbefales som bilag at vedhæfte en oversigt over lokalet/lokalerne. 5.3 Stiller KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET driftsmateriel til rådighed for PROEN, bør parterne i tillæg til aftalen udfærdige bilag 2, der specificeret angiver inventaret, som stilles til rådighed af Februar 2009 2
KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET. Ved ændringer i inventar osv. ajourfører PROEN bilaget og sørger for bilagets datering og parternes underskrifter. 5.4 Lokalerne overtages ryddet og rengjort og driftsinventar i funktionsdygtig stand. Det anbefales, at parterne afholder fællesbesigtigelse af lokalerne før aftalens indgåelse. Hvis der konstateres mangler, som ikke skal udbedres af PROEN ved aftalens ophør, bør der laves et skriftligt notat herom, som dateres og underskrives af parterne. 5.5 Den indvendige vedligeholdelse af lokalet og vedligeholdelse af driftsmateriel påhviler PROEN, medmindre andet aftales. 5.6 Lokaler og driftsmateriel skal ved ophør af samarbejdet afleveres i samme stand som ved indgåelse af aftalen med undtagelse fra almindelig slid og ælde. Det anbefales, at parterne afholder fællesbesigtigelse af lokaler og inventar ved aftalens ophør. Ødelæggelser, der ikke skyldes slid og ælde, kan eventuelt kræves istandsat eller erstattet af KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET. Der bør udfærdiges referat af fællesbesigtigelsen, som underskrives og dateres af parterne. 5.7 Telefonnummer tilhører KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET, og PROEN får en brugsret til dette, så længe samarbejdsaftalen er gældende. PROEN afholder i øvrigt selv omkostninger til brugsretten, herunder bl.a. abonnement og forbrug. 5.8 KLUBBEN/DRIFSSELSKABET opkræver en afgift for PROEN s råderet over pro-shoppens lokale/lokaler. Parter kan aftale alle former for reguleringsklausuler eksempelvis indeksreguleret leje, omsætningsbestemt leje eller faste årlige stigninger (trappeleje). Udlejning af fast ejendom er momsfritaget, medmindre KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET er frivillig registreret for udlejning af fast ejendom. Medmindre andet aftales skal PROEN betale særskilt for forbrug af vand, varme og el m.m. Der skal derfor ske aflæsning af målerne i forbindelse med overtagelse af lokalerne og igen ved fraflytning. 5.9 Medmindre lokalet/lokalerne er tyverisikret, skal PROEN sørge herfor. 5.10 PROEN skal sørge for at tegne og betale samtlige relevante forsikringer, herunder også forsikringer til lokalerne mv. Det anbefales, at PROEN og KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET får afklaret, om fællesforsikringer eventuelt er prismæssigt mere favorabelt, og samtidig sikrer, at der ikke er huller i dækningsområdet mellem PROENS og KLUBBENS/DRIFTSSELSKABETS ansvarsområder. 5.11 Det er vigtigt at få præciseret, hvad parterne anser for at være sæson, fordi åbningstiden som udgangspunkt kun er gældende for sæsonen. Hvis sæsonen er en anden periode end 1. april til 30. september, skal sæsonen ændres i aftalen. Endvidere skal parterne anføre pro-shoppens åbningstid i samarbejdsaftalen. 5.12 Pro-shoppen har bl.a. til formål at servicere klubbens medlemmer og varesortiment mv. og skal derfor afspejle servicen over for medlemmerne. Det anbefales derfor, at PROEN og KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET ved indgåelse af samarbejdsaftalen drøfter parternes forventninger til et passende varesortiment. 6. DRIVING RANGE 6.1 Aftaleudkastet forudsætter, at KLUBBEN har ansvaret for den daglige vedligeholdelse af driving range, herunder fx græsslåning og udskiftning af nødvendige skilte. 6.2 PROEN forestår den daglige drift og administration af driving range, herunder fx. salg/udlejning af træningsbolde, indkøb af træningsbolde og opsamling af træningsbolde. Februar 2009 3
Aftaleudkast lægger til grund at medlemmer, og gæstespillere skal betale for benyttelse af træningsbolde. Prisen er nærmere aftalt mellem PROEN og KLUBBEN. Enkelte klubber stiller træningsboldene vederlagsfrit til rådighed for deres medlemmer ved, at KLUBBEN betaler PROEN en engangsafgift for indkøbte træningsbolde hvert år. Gæstespillere betaler fortsat PROEN for træningsbolde. Ønskes denne konstruktion, skal aftalegrundlaget ændres. 6.3 Parterne aftaler driving rangens åbningstid i et bilag 4, der dateres og underskrives af parterne. 7. UNDERVISNING 7.1 I aftaleudkastet varetager PROEN salg af golfteknisk undervisning til medlemmer og gæstespillere. Alternativt kan KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET fx ansætte PROEN til at forestå den golftekniske undervisning. Bemærk, at dette bør ske ved en særskilt ansættelsesaftale. I så fald er det KLUBBEN, der står for salg af golfteknisk undervisning til medlemmer og gæstespillere. For at opnå et retvisende billede af salg af golfteknisk lektionstimer kan det med fordel aftales, at PROEN skal reservere/registrere salget på KLUBBENS administrationssystem. Alternativt kan det aftales, at PROEN hver måned afleverer dokumentation for registrerede/solgte lektionstimer. 7.3 Det er vigtigt at få præciseret, hvad parterne anser for at være sæson, fordi åbningstiden som udgangspunkt kun er gældende for sæsonen. Hvis sæsonen er en anden periode end 1. april til 30. september, skal sæsonen ændres i aftalen. Parterne bør udfærdige bilag 5 med angivelse af tidspunkter for undervisning. Målet er, at medlemmerne til enhver tid kan få undervisning. Parterne bør i bilag 5 aftale, hvad der anses for rimelig ventetid for at få undervisning. 7.4 Parterne aftaler undervisningsvederlagets størrelse hvert år inden den 1. november, medmindre andet aftales. 8. PROENS MEDARBEJDERE 8.1 PROEN er som selvstændig erhvervsdrivende alene ansvarlig for sine medarbejdere. Antal af medarbejdere drøftes mellem parterne. Bemærk, at KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET siden foråret 2008 under visse betingelser kan ansætte PGA-assistenttræner, PGA-elever & hjælpetrænere (personer, der tager grundtræneruddannelsen), jf. PGA s vedtægtsbestemmelse 3. www.pga.dk/download/vedtaegter%202008.pdf 8.2 Medarbejdere, som PROEN ansætter til at bistå i pro-shoppen, er PROENS medarbejdere med de forpligtelser, der følger af at have medarbejdere, forsikringer, tilbageholdelse og ansvar for A-skat osv. af medarbejdernes løn. Krav, som medarbejderen måtte få mod PROEN, er KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET uvedkommende. 9. ØVRIGE FORHOLD 9.1 Ønsker parterne ikke, at PROEN skal have fuldmagt til at opkræve greenfee, skal nærværende bestemmelse udtages. KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET, der lejer golfanlæg, skal undersøge, om retten til opkrævning af greenfee tilkommer dem. 9.3 Det kan være relevant for KLUBBEN/DRIFTSELSKABET at stille krav om indsigt i nogle af PROvirksomhedens regnskabsmæssige nøgletal eller årsregnskab, fx når KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET har ansat PROEN til at udføre noget undervisning, og/eller der er tale om en omsætningsbestemt forpagtningsafgift for pro-shop lokalet/lokalerne. Formålet er, at KLUBBEN herved opnår et retvisende Februar 2009 4
billede af PRO-virksomhedens omsætning. Det giver parterne et bedre grundlag til at vurdere de samlede økonomiske forpligtelser over for hinanden. For at opnå et retvisende nøgletal mv. kan det være relevant at anføre, at KLUBBEN anser det som væsentlig misligholdelse af aftalegrundlaget, hvis PROEN ikke overholder den til enhver tid gældende skatte- og afgiftslove. 9.4 KLUBBERNE bør sikre sig, at der årligt indhentes børneattester på ansatte og frivillige, herunder at PROEN indhenter det på PROENS ansatte. 10. MISLIGHOLDELSE 10.1 Aftalen kan ophæves uden varsel, såfremt en part væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til denne, hvilket medfører, at aftalen ophører med at eksistere, og ingen af parterne kan støtte ret på aftalens bestemmelse. 10.2 De under 10.2 anførte eksempler på væsentlig misligholdelse er ikke udtømmende. Er der forhold, som PROEN og KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET lægger særlig vægt på, kan det være hensigtsmæssigt at anføre sådanne specielle forhold under eksemplerne, idet det bemærkes, at de forhold, der eventuelt anføres, skal være væsentlige. 10.3 Hvis aftalen ophæves på grund af væsentlig misligholdelse, kan der rejses krav om erstatning efter dansk rets almindelige regler, forudsat at misligholdelsen har påført parten et tab. 11. TVISTER 11.1 For at undgå tvister i den udstrækning, det er muligt, bør samarbejdsaftalen udfærdiges så entydigt som muligt, og det anbefales i det omfang aftaleudkastet fraviges, at parterne tilstræber at få anført det aftalte klart, således at der ikke senere kan opstå tvivl om, hvad der var parternes fælles hensigt med tilføjelsen/fravigelsen til aftalen. Måtte der under samarbejdet opstå spørgsmål, som der ikke er taget højde for, kan det anbefales at finde en afklaring af det opståede spørgsmål og i givet fald at udfærdige et tillæg til samarbejdsaftalen. Enhver tvist bør søges løst i al mindelighed mellem parterne. 11.2 Medmindre andet aftales, kan sagen indbringes for retten, hvor KLUBBEN/DRIFTSSELSKABET har sit hjemsted. 12. ÆNDRINGER AF AFTALEN 12.1 Ændringer til aftalen skal være skriftlige for at sikre, at PROEN og KLUBBEN/SELSKABET er enige om sådanne ændringer eller tilføjelser. Dette forebygger, at der efterfølgende opstår uoverensstemmelser om, hvorvidt det er aftalt parterne imellem. 13. BILAG 13.1 Enhver særlig aftale bør udarbejdes som tillæg til aftalegrundlaget og vedhæftes som bilag. Bilag bør dateres og underskrives af parterne. 15. UNDERSKRIFTER OG EKSEMPLARER 15.1 Hver part skal underskrive aftalen, og parterne bør sikre, at det er de tegningsberettigede personer, der signerer aftalen. Februar 2009 5