Kontraktbilag 2 Redegørelse for den tilbudte leverance 1 Opgavens omfang 1.1 Indledning Dette udbud omfatter forbrug til alle sygehusenheder i Region Syddanmark. Udbuddet omfatter kød og helt kødpålæg til brug i sygehuskøkkenerne. Der skal bydes på det samlede forbrug. Leverancen vil kun blive tildelt én leverandør. 1.1 Leveranceomfang Det samlede udbudte forbrug er anslået til ca. 7 mio. kr. årligt. Forbruget på de vigtigste produkter fremgår af Kontraktbilag 3 Tilbudsliste. Disse produkter dækker ca. 90 % af institutionernes forbrug. Det resterende forbrug vil blive købt hos den valgte leverandør. Udbudsmaterialet er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende sygehusstruktur. Denne struktur kan på sigt ændres, f.eks. kan der ske en sammenlægning af sygehuskøkkener med derved færre leveringssteder. 1.1.1 De udbudte produkter Generelt er det vigtigt for ordregiver, at de produkter, som tilbydes, er egnede til formålet og opfylder gældende standarder og normer. Der henvises til nedenstående skema for beskrivelse af mindstekrav og konkurrencekrav til leverancen. Samt til Tilbudsliste for beskrivelse af de udbudte produkter. 1.1.2 Størrelse og specifikationer Pålæg Af Tilbudsliste fremgår størrelse på det enkelte produkt. Denne størrelse er ikke mindstekrav, men derimod vejledende. Størrelserne må altså gerne fraviges. Det tilbudte skal dog være substituerbart med den udbudte størrelse. Tilbydes der produkter, hvor størrelse eller specifikationerne afviger fra Tilbudslisten, bærer Tilbudsgiver selv ansvaret for, at produktet kan accepteres. Det er alene Kundens brugergruppe, der afgør om en afgivelse kan accepteres. Denne vurdering vil først finde sted ved evalueringen af de indkomne tilbud. 2 Mindstekrav og Konkurrencekrav: Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring mindstekrav og Konkurrencekrav: Region Syddanmark Side 1 af 17
Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ukonditionsmæssigt, og ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative produkter, som ikke lever op til mindstekravene. Leverandøren garanterer ved afgivelsen af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Konkurrencekrav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et konkurrencekrav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Leverandørens redegørelse for graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af ordregivers ønsker vil indgå i tilbudsevalueringen. Mindstekrav er udtrykkeligt angivet som mindstekrav. Nedenstående skema er således til at bekræfte, at mindstekravene er opfyldt og samtidig til uddybende beskrivelse af hvordan opfyldes: (Der er dog i skemaet også efterspurgt oplysninger, som ikke er mindstekrav, og som heller ikke vil indgå i evalueringen. Hvor dette er tilfældet, vil det være udtrykkeligt angivet) Tilbudsgivere, der ikke har anført andet, anses for at opfylde samtlige mindstekrav angivet i skemaet. LEVERANCEN TILBUDSGIVERS BE- SVARELSE 1 Generelle krav til produkterne 1.1 Mindstekrav Leverandøren er forpligtet til at sikre at både leverandør og underleverandører opfylder dansk lov og regler for salg af fødevarer i Danmark. 1.2 Mindstekrav Produkterne skal i alle led (produktion, forarbejdning og leverance) være behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende danske lovgivning på området. 1.3 Mindstekrav Tilbagetrækning af produkter Meddelelse om tilbagetrækning af fødevarer skal ske skriftligt pr. mail og telefonisk hvis ønsket, direkte til den/de berørte institutioner. Meddelelsen skal ske straks den er kommet til leverandørens kendskab. Meddelelsen skal indeholde oplysninger, der gør det nemt at identificere produktet, som eks. produktionsdato. Der udover skal meddelelse indeholde oplysning om årsag til tilbagetrækning, risiko samt hvordan kreditering vil foregå. Meddelelsen skal i øvrigt indeholde de i henhold til gældende lovgivning/regler krævede oplysninger. Liste over modtagere af meddelelse om tilbagetrækning udleveres fra Kundens indkøbsafdeling. 1.4 Mindstekrav Produkterne må ikke indeholde elementer, der er gensplejsede. Dokumentation skal leveres ved forlangende. 1.5 Mindstekrav FOKUS-koder I kontraktbilag 2, tilbudslisten er der ved visse varer anført en Fokuskode. Koderne henviser til et register over føde- Region Syddanmark Side 2 af 17
varer, som findes på www.fokusfødevarer.dk under den fane, der hedder Specifikation. I registret beskrives en række kvalitetskarakteristika for den enkelte vare. Når der i Kontraktbilag 2 tilbudslisten henvises til en sådan Fokuskode, så er det et krav, at Tilbudsgiver skal levere i den, i registret, angivne kvalitet. Hvor andet ikke fremgår af kontraktbilag 2, tilbudslisten, er det et krav, at de tilbudte varer opfylder de krav, som findes nedenfor i kravspecifikation. For de produkter, hvor der er angivet en FOKUS-kode i kontraktbilag 2, skal de tilbudte produkter opfylde de til enhver tid gældende krav (for tildelingen i nærværende udbud er det krav gældende pr. 01.5.2016). Hvis der er uoverensstemmelse mellem varebetegnelse og krav i henhold til Fokuskoden er det kravene i henhold til Fokuskode der er gældende. 1.6 Mindstekrav Leverandøren forpligter sig til, på samtlige produkter, at sikre sig at deklarations- og næringsoplysninger ligger tilgængelige i GS1. Deklarations- og næringsoplysninger skal være i henhold til gældende lovgivning. Kravet skal være opfyldt ved kontraktstart for lovgivning som træder i kraft senest 1. januar 2017. 1.7 Mindstekrav Den oplyste vægt på emballagen skal stemme overens med varens faktiske vægt og vægt ifølge datablad. 1.8 Mindstekrav Afvigelse af leveret produkt - Udskæringer hvor der ikke er fokusbeskrivelser på, må afvige med +/- 10 % i forhold til udskæringens vægt i henhold til afgivet ordre. - Indhold i forpakning (herunder Sousvide pakke) må afvige +/- 10 % i forhold til forpakningsstørrelse i henhold til afgivet ordre. 1.9 Mindstekrav Nøglehulsmærket (N) I tilbudslisten er der ud for nogle produkter anført N. Hvor mærket er angivet skal det pågældende produkt leve op til de krav, der stilles, for at produkter af denne art kan opnå det pågældende mærke uden det dog kræves, at produktet rent faktisk bærer mærket. Nærmere oplysning om kravene til nøglehulsmærket findes på Fødevarestyrelsens side: www.noeglehullet.dk 1.10 Mindstekrav Dette udbud omfatter som udgangspunkt ferske produkter, som ikke må have været frosset. Der kan dog accepteres visse frosne produkter, i så fald fremgår det af tilbudslisten (eksempelvis leverpostej). Produkter der leveres som ferske/køl må ikke have været frosset. Lammekød må have været frosset og skal leveres optøet, hvis andet ikke er angivet på ordren. Region Syddanmark Side 3 af 17
Lammekød må ikke være frosset efter hakning. 2 Sortimentsbredde 2.1 Mindstekrav Alle produkter, der fremgår af Tilbudslisten eller som senere tilføjes til aftalen, skal kunne tilbydes til alle institutioner. 2.2 Mindstekrav Tilbudsgivers engrosprisliste, gældende pr. 1. maj 2016, skal vedlægges tilbuddet. Listen skal kun indeholde produkter indenfor aftalens område, og være opdelt efter kategori. 3 Service Engrosprislisten skal være gældende for minimum 30 % af Tilbudsgivers kundekreds målt i omsætning over en periode på et år, i perioden 1.5.2015-30.4.2016. Leverandøren skal bevise prisernes oprindelse på forlangende fra Ordregiver. 3.1 Mindstekrav Alle produkter på tilbudslisten skal kunne bestilles til levering efterfølgende hverdag. Øvrigt sortiment tillades længere leveringstid. Leverandøren er forpligtet til at udarbejde en sortimentsliste over produkter med længere leveringstid. Og angive leveringstid for disse. Leverandøren skal løbende opdatere denne liste. 3.2 Mindstekrav Sortiments tilpasning Leverandøren skal i kontraktperioden være villig til at tilpasse sortimentet i samarbejde med Kunden og institutioner, således at dette modsvarer det aktuelle behov herunder tilføje nye produkter til aftalen. 3.3 Mindstekrav Prissætning af øvrigt sortiment Leverandøren er forpligtet til at levere øvrige produkter der findes i hans sortiment inden for de udbudte varegrupper. Ved prissætning af Øvrigt sortiment fratrækkes den rabat for øvrigt sortiment som Tilbudsgiver har anført på Tilbudslisten for denne varegruppe. 3.4 Mindstekrav Produkter med forbrug over 15.000 kr. pr. år, der ikke er med på tilbudslisten Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at Kunden altid har en skarp pris på produkter, hvor institutionerne samlet har et forbrug på over 15.000 kr. pr. år. Leverandøren er forpligtiget til at tage kontakt til deres underleverandør for at sikre at denne giver en pris, der er i overensstemmelse med, hvad der kan forventes i forhold til Kundens forbrug. Denne tilpasning skal ske: Fremadrettet, hvor institutioner forecaster et forbrug. F.eks. ved at fremsende ingrediensliste for menuplan for kommende periode (skal fremsendes senest 3 uger inden opstart). Region Syddanmark Side 4 af 17
Bagudrettet, idet leverandøren er forpligtiget til mindst hver tredje måned sammen med prisregulering at trække en liste med forbrug over 15.000 kr. samlet for alle institutionerne og tjekke om der er kommet nogle produkter på listen som ikke er omfattet af tilbudslisten. Listen trækkes første gang 6 måneder efter kontraktstart hvor forbrug opregnes til helårsforbrug. Ovenstående liste skal samtidigt fremsendes til Kunden (Indkøbsafdelingen) med note om hvilke priser der fremadrettet laves skarp pris på. Antallet af nye produkter vil forventes ikke at overstige 25 pr. år. 3.5 Mindstekrav Alle produkter skal tilbydes til samme pris til alle Institutioner. 3.6 Konkurrenceparameter Kontraktoptimering Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan man gennem hele kontraktperioden vil sikre, at institutionerne har den mest optimale kombination af pris og kvalitet. Det vil blive vurderet positivt hvis: - Tilbudsgiver kan opstille en klart defineret procedure for, hvordan man vil sikre dette. - Redegørelsen indeholder konkrete forslag til gennemførelsen af optimering. - Redegørelsen indeholder plan for information om udskiftning/nye produkter på aftalen til institutionerne, der sikrer, at alle får glæde af evt. nye produkter, der er taget ind i kontrakten. 3.7 Mindstekrav Skift til økologiske produkter eller frilandsprodukter Hvis en eller flere institutioner generelt ønsker at skifte et produkt fra konventionelt til økologisk, er Leverandøren forpligtiget til at samarbejde om vareskiftet, i det omfang produktet kan fås på det danske marked. Leverandøren er forpligtet til at tage kontakt til deres underleverandør for at sikre at denne giver en rabat, der er i overensstemmelse med hvad der kan forventes i forhold til Kundens forbrug. 3.8 Mindstekrav Kontaktperson/konsulent For hver institution skal leverandøren udnævne en kontaktperson/konsulent, der kan varetage den daglige kontakt til institutionerne. Kontaktpersonen skal have mandat til at træffe afgørelse om problemstillinger vedr. almindelige drift. Denne person skal kunne kontaktes direkte vedr. opståede problemer/spørgsmål. Ved ferie skal afløser oplyses til Kunden. 3.9 Mindstekrav Konsulentbesøg skal ske efter forudgående aftale. Dette gælder også for personale fra eventuelle underleverandører. 3.10 Mindstekrav Leverandøren skal, i den til en hver tid seneste kontrolrap- Region Syddanmark Side 5 af 17
port fra fødevarestyrelsen, som minimum have fået en smiley med lille smil (tredje bedst ud af fem mulige). Vedlæg seneste kontrolrapport fra fødevarestyrelsen. Såfremt Leverandøren ikke ved seneste kontrolrapport som minimum har modtaget en smiley med lille smil, redegør for hvordan Leverandøren vil sikre at opnå dette inden kontraktstart. Såfremt Leverandøren i kontraktperioden får en smiley som ikke har mindst lille smil, er leverandøren forpligtet til at kontakte kunden (indkøbsafdelingen), for dialog om handleplan for at generhverve smiley med lille smil. 3.11 Konkurrenceparameter Det vurderes positivt hvis der ikke er anmærkninger i den seneste kontrolrapport fra fødevarestyrelsen. Såfremt der er anmærkninger vurderes det positivt hvis disse anmærkninger ikke har en alvorlig karakter i forhold til leverance af kød og pålæg og/eller Tilbudsgiver fyldestgørende kan redegøre for afhjælpning af anmærkningen. 4 Særlige krav til fersk kød 4.1 Mindstekrav Alle udskæringer, som der foreligger en FOKUS-specifikation på, skal være skåret efter FOKUS-specifikationen, med mindre andet er aftalt. 4.2 Mindstekrav Hvor varer bestilles i stk. skal det modtagne antal stemme med det bestilte. Leverandøren kan angive evt. stykantal, som mængden skal være delelig med. 5 Særlige krav til svinekød 5.1 Mindstekrav Svinekød må ikke være fra orner eller galte. 6 Særlige krav til kalv og oksekød 6.1 Mindstekrav Kalvekød skal være fra dyr på op til 10 mdr. Ungdyr skal være fra dyr på 10-24 mdr. Oksekød skal være fra dyr på 2-5 år 6.2 Mindstekrav Modningskrav for udskæringer: (modningstid regnes fra slagtedato. Temp. 2-4.) Kalv: Hakket kød: Ingen modningskrav Småkød og kød til kogning: min. 7 dage stykstege og hele stege: 12 14 dage. Ungkvæg: Hakket kød: Ingen modningskrav Småkød og kød til kogning: min. 7 dage Stykstege og hele stege: 12 14 dage. Oksekød: Hakket kød: Ingen modningskrav Småkød og kød til kogning: min. 7dage Stykstege og hele stege: 16 21 dage. Region Syddanmark Side 6 af 17
7 Særlige krav til lam 7.1 Mindstekrav Lam skal være fra dyr op til 12 mdr. 8 Særlige krav til pålæg 8.1 Mindstekrav Hel pålæg skal være velegnet til slicening. 9 Holdbarhed på leveringstidspunkt 9.1 Mindstekrav Fersk kød (ikke hakket) Minimum 5 dages holdbarhed. 9.2 Mindstekrav Hakket fersk kød Gaspakket: minimum 4 dages holdbarhed. Øvrigt: minimum 24 timers holdbarhed. 9.3 Mindstekrav Øvrige kølevarer Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. 9.4 Mindstekrav Frost Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode, dog kræves ikke over 4 mdr. restholdbarhed. 10 Egenkontrol/Emballering 10.1 Mindstekrav Kølevarer Følgende temperaturkrav er gældende ved opbevaring, transport og levering: Frisk hakket kød må være max 2 grader. Øvrigt fersk kød skal være max 4 grader Resterende kølevare max 5 grader 10.2 Mindstekrav Frost Temperaturen skal være minus 18 grader eller derunder ved opbevaring, transport og levering. 10.3 Mindstekrav Datalogger Udskrift af datalogger skal udleveres på forlangende. Ved natlevering skal der ilægges én temperaturlogger i køleleverancen og én i frostleverancen. 10.4 Mindstekrav Yderemballage Leverandøren skal emballere produkterne, således at de leveres til Institutionen i ubeskadiget og forsvarlig stand. Kasser mm må ikke være stødte eller bulede. Transportemballagen skal være ren og være beregnet til transport af fødevarer samt hel og intakt Region Syddanmark Side 7 af 17
Produkter emballeret på anden vis vil blive afvist. 10.5 Mindstekrav Inderemballage: Al emballage skal være ren og hygiejnemæssigt i forsvarlig stand. Emballagen skal være godkendt til levnedsmidler (dokumentation skal kunne forelægges på forlangende). Emballage der benyttes til indpakning af de enkelte varer SKAL være PVC-fri, og må i øvrigt ikke indeholde midler, som er optaget på EU s og/eller Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning. Dokumentation på alle krav skal kunne tilvejebringes på Kundens forlangende. Emballage benyttet til indpakning af fødevarer, herunder plastfolie med overfladetryk, m.fl., skal overholde kravene beskrevet i Bekendtgørelse nr. 43 af 12/01/2016eller den til enhver tid gældende bekendtgørelse. 10.6 Mindstekrav Sous vide Efter aftale skal det enkelte kødstykke kunne pakkes for sous vide tilberedning. Plastposer til sous vide skal være af en sådan kvalitet, at de ikke brister ved almindelig håndtering og må ikke overstige målene på en hel G/N. Poserne skal kunne tåle ovntemperatur op til 110 grader. 10.7 Mindstekrav Inderemballage Varen skal enten emballeres i tætsluttede poser, gaspakning eller vacumposer alt efter leveringsstedets ønske. 10.8 Mindstekrav Produktdatablad på alt inderemballage skal udleveres på forlangende. 10.9 Mindstekrav Pakninger Pakningsstørrelse aftales med det enkelte køkken. 10.10 Mindstekrav Kasser Pakningerne leveres i rene plastkasser, der eventuelt kan placeres på ¼ plastkasser alternativt trailer. Det tillades dog at Frostvarer leveres i papkasser. 10.11 Mindstekrav Hvor Leverandøren har produktet i flergangsemballage skal dette leveres i flergangsemballage. Emballagen skal tages retur ved næste levering. 10.12 Mindstekrav Transportmiddel skal til enhver tid leve op til Fødestyrelsens gældende regler herom. 11 Mærkning Region Syddanmark Side 8 af 17
11.1 Mindstekrav Etikettering og mærkning De tilbudte produkter skal overholde gældende standarder, mærkninger, certificeringer m.v., der gør produktet lovligt at anvende i Danmark. 11.2 Mindstekrav Etikettering Samtlige vare skal være forsynet med etiket, der opfylder lovens krav til mærkning. Etiketten skal være på dansk eller dansklignende sprog. 11.3 Mindstekrav Etikettens minimumsindhold Producentens navn og autorisationsnummer Varens navn inklusiv fedtprocent på hakket kød og produkter af hakket kød Oprindelsesland Varenummer Mindst holdbar til Alle ingredienser i henhold til lovgivningen Vægt Produktionsdato- og tidspunkt 11.4 Mindstekrav Halal- slagtning Er et produkt Halal-slagtet, skal det fremgå af mærkningen på produktet. 11.5 Konkurrenceparameter 11.6 Konkurrenceparameter Halalslagtede produkter Det vurderes positivt, hvis halalslagtede produkter, på webshoppen, er markeret med et symbol el. lign. ud for produktet. Angiv om dette er opfyldt Nøglehulsmærkede produkter Det vurderes positivt, hvis nøglehulsmærkede produkter, på web-shoppen, er markeret med et symbol el. lign. ud for produktet. Angiv om dette er opfyldt 12 Produktdatablade og data til produktionsstyringssystem 12.1 Mindstekrav Der skal ved kontraktstart være elektronisk datablad i form af dybt link via leverandørens hjemmeside på Internettet, til alle produkter, der anvendes, Der skal ligeledes være elektronisk datablad i form af dybt link via leverandørens hjemmeside på Internettet for produkter, der tilføjes i kontraktperioden, erstatningsprodukter samt ved ændringer i produktet. Leverandøren er forpligtet til at vedligeholde disse data og til igennem hele kontraktperioden, så data altid er opdateret. Leverandøren er forpligtet til at sikre Kunden og Kundens brugere adgang til disse. Datablade skal indeholde de oplysninger, der kræves i henhold til dansk lovgivning. Kravet skal være opfyldt ved kontraktstart for lovgivning som træder i kraft senest 1. januar 2017. Region Syddanmark Side 9 af 17
12.2 Mindstekrav Indhold Produktdatablade skal som minimum indeholde følgende oplysninger om næringsindhold: Ingrediensliste i faldende mængder Næringsindhold pr. 100 gram Oplysninger der kræves i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning skal fremgå. Kravet skal være opfyldt ved kontraktstart for lovgivning som træder i kraft senest 1. januar 2017. 12.3 Mindstekrav Levering af link til datablad til Kundens indkøbssystemer Leverandøren skal levere data til Kundens eget indkøbssystem, så der kan lægges link til leverandørens hjemmesides produktdatablade. Disse data skal leverandøren vedligeholde, så data altid er opdateret 12.4 Mindstekrav Det skal være muligt via login til Leverandørens hjemmeside at se gældende priser på de produkter der fremgår af Tilbudslisten. 13 Transportudstyr 13.1 Mindstekrav Transportudstyr Produkter skal kunne leveres som følgende: bure kasser hygiejnepaller (plast) Det enkelte sygehus meddeler, hvordan varen ønskes leveret. Køle og frostvarer må ikke blandes på samme transportudstyr. 13.2 Mindstekrav Varerne skal være pakket således, at udpakning kan foregå i henhold til AT s vejledning nr. D.3.1. Paller og bure må ikke være pakket over 150 cm i højden. 13.3 Mindstekrav Transportudstyret skal være ren og være beregnet til transport af fødevarer. Produkter transporteret på anden vis vil blive afvist. 13.4 Mindstekrav Paller og bure skal, efter ønske, støvdækkes (f.eks. pallehætte eller folie på alle sider og top). 14 Bestilling 14.1 Mindstekrav Akutleverancer Leverandøren skal til enhver tid på hverdage kunne modtage bestilling på akutleverancer, som kan leveres i løbet af 4 timer. Akutleverancer anvendes i meget begrænset omfang, normalt mindre end en gang om året pr sygehus. Det tillades der tages et gebyr på op til 500 kr. pr hasteor- Region Syddanmark Side 10 af 17
dre. 14.2 Mindstekrav Frist Bestillinger skal kunne ske frem til kl. 14.00 på en hverdag til levering følgende hverdag. Høring: Er dette et problem. Har det indflydelse på prisen? 14.3 Mindstekrav Bestillingsform Al normal bestilling vil som udgangspunkt ske via E-handel. Akutleverancer og rettelser vil kunne ske via telefon. Den enkelte institution skal have valgmulighed mellem køb via leverandørens hjemmeside eller køb gennem Kundens egne indkøbssystemer. 14.4 Oplysning kke i evaluering) Til brug for akutbestilling og rettelser, angiv normal åbningstid: 14.5 Mindstekrav Bestillingssted Ordreafgivelse skal kun ske til et sted. Leverandøren kan ikke kræve at ordreafgivelse sker til flere adresser/udleveringssteder. Det accepteres heller ikke, at forskellige produkttyper skal bestilles på forskellige adresser/udleveringssteder. Dette gælder også for akutleverancer og rettelser der evt. foregår telefonisk. 14.6 Mindstekrav Restordre Restordre skal meddeles, straks det kommer til leverandørens kendskab, så den enkelte institution kan nå at lave en alternativ disponering. Det aftales med den enkelte institution hvornår og hvordan besked om restordre videregives. 15 Elektronisk handel 15.1 Mindstekrav Fakturering Fakturering skal foregå elektronisk. Proceduren for elektronisk bestilling og udveksling af handelsdokumenter er specificeret i kontraktbilag 7, E-handel. 15.2 Mindstekrav Ved levering og fakturering af restordre skal det oprindelige ordrenummer fremgå. 16 Levering 16.1 Mindstekrav Leveringsbetingelser Frit leveret på ordregivers adresser, som anført i de respektive ordrer. 16.2 Mindstekrav Leveringsterminer Levering skal finde sted inden for de i Kontraktbilag 5 angivne tidsrum. Levering på andre tidspunkter end de i Kontraktbilag 5 an- Region Syddanmark Side 11 af 17
givne, er at betragte som forsinkelse, og behandles efter de i kontrakten angivne vilkår herfor. Institutionerne er indstillet på, i kontraktperioden, at samarbejde om tilpasning af leveringstidspunkter af hensyn til Tilbudsgivers udkørsel. Det kan dog ikke påregnes at institutionerne kan slække på kravene om leveringstidspunkter. 16.3 Mindstekrav Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor leverandøren har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med købers behov ved konkret aftale, herunder lørdags levering i forbindelse med påske og jul. Leverandøren skal senest 2 måneder før de respektive højtider og helligdage udsende information vedr. deadlines for ordreafgivelse, leveringsplaner etc. 16.4 Mindstekrav Placering Paller, kasser og burer placeres på de anviste pladser f.eks. fremkørsel til relevante lagerrum i henhold til institutionens egenkontrol. 16.5 Mindstekrav Chaufføren skal kunne tale, forstå, læse og skrive dansk, svarende til prøve i Dansk 2. (minimumskravet for permanent opholdstilladelse) 16.6 Mindstekrav Chaufføren skal være iført arbejdsbeklædning der fremstår rent og hygiejnisk. 16.7 Mindstekrav Følgeseddel Enhver levering skal ledsages af en følgeseddel, der som minimum skal indeholde: Ordrenummer/ILS-ordrenummer Varens navn og nummer Leveret mængde pr. varelinje Enhedspris og pris pr varelinje Ordreafgivers navn og kundenummer Følgeseddel skal stemme overens med det modtagne. Er der forskel på det bestilte og det leverede, er det det, der faktisk er leveret, der skal danne grundlag for følgesedlen. 16.8 Mindstekrav Varemodtagelse Temperaturkontrol af varens temperatur skal kunne foretages sammen med chaufføren straks ved leveringen. 16.9 Mindstekrav Returgods Plastkasser og paller fra forrige leverance skal tages med retur. Der betales ikke pant for plastkasser, paller og bure. Institutionerne foretager ikke registrering af modtaget emballage. 16.10 Mindstekrav Leveringssikkerhed Kunden forventer en leveringssikkerhed tæt på 100 %, forstået således, at min. 95 % af varelinjerne leveres 100 % fejlfrit. Op til 3 % af varelinjerne leveres med minimal forstyrrelse for Kunden; Det kan f.eks. være at en anden vogn Region Syddanmark Side 12 af 17
kommer med produktet eller produktet efter aftale med Kunden leveres i et andet mærke. Maksimalt 2 % af varelinjerne leveres med en vis forstyrrelse for Kunden Det kan f.eks. være, hvor et produkt er udgået eller holdbarheden er kortere eller leveringstiden ikke overholdes. Ved produkter der er udgået eller produkter der har kortere holdbarhed kontaktes Kunden med mulighed for enten at vælge at få produktet med kortere holdbarhed, at få et andet produkt, få leveret på et senere tidspunkt eller ophæve ordren. Det er ikke acceptabelt, at produktet blot udelades af leverancen. Leverandøren kan med fordel aftale med den enkelte institution, hvordan disse nødsituationer generelt løses. 16.11 Mindstekrav Leverandøren skal fremstå som én enhed. Det betyder konkret at: Alle institutionernes ordrer skal sendes til ét sted. Også ved bestilling via E-handel. Der skal tilknyttes en konsulent til hver institution der er overordnet ansvarlig for driften. Der skal tilknyttes en primær person/team til den daglige ordrehåndtering herunder afklaring af daglige spørgsmål/sparring med mere. Evt. bestillinger på akutleverancer skal for hver institution kun ske til et sted. Varer, der bestilles som én ordre, skal modsvares af én faktura, også selv om der leveres fra flere lokationer. 16.12 Konkurrenceparameter Case 1 70 kg store hakkebøffer (130g), 60 kg små hakkebøffer (100g) og 40 kg fars (50/50 gris/ungdyr) forkastes grundet for høj temperatur. Varerne skal indgå i formiddagens produktion som starter kl. 7.15. Oplys procedure for at fremskaffe erstatningsvarer, herunder hvornår de nye varer kan modtages, For levering foretaget til: 1) Esbjerg Sygehus 2) Sygehus Lillebælt,Vejle 3) OUH, Odense produktionskøkkenet 4) Sønderborg Sygehus Der lægges vægt på den beskrevne procedure, herunder hvor hurtigt der kan fremskaffes erstatningsvarer. Besvarelse Case 1: 16.13 Konkurrenceparameter Case 2 50 kg sous vide pakket kryddermarineret svinefilet kasseres ved modtagelsen grundet for høj temperatur. Produktet skal serveres den efterfølgende dag og skal derfor tilberedes og nedkøles inden kl. 17. Oplys procedure for at fremskaffe erstatningsvarer, herunder hvornår de nye varer kan modtages, For levering foretaget til: 1) Esbjerg Sygehus 2) Sygehus Lillebælt,Vejle 3) OUH, Odense produktionskøkkenet 4) Sønderborg Sygehus Der lægges vægt på den beskrevne procedure, herunder hvor hurtigt der kan fremskaffes Region Syddanmark Side 13 af 17
erstatningsvarer. Besvarelse case 2: 16.14 Konkurrenceparameter Case 3 Der er leveret 10 kg stroganoff. Da posen åbnes for at bruges, opdager personalet (kl. 7.30) at kødet ikke er strimlet ordentligt (hænger sammen som gardiner). Produktet skal serveres den efterfølgende dag, og der skal derfor være sket korrigerende handling senest samme dag kl. 10.00 for at tilberedning, nedkøling og udportionering kan ske i tide. Oplys procedure for korrigerende handling, for levering foretaget til: 1) Esbjerg Sygehus 2) Sygehus Lillebælt,Kolding 3) OUH, Odense, patienthotellet 4) Sønderborg Sygehus Der lægges vægt på den beskrevne procedure, herunder hvor hurtigt der kan ske korrigerende handling. Besvarelse case 3: 16.15 Case 4 10 kg wienerschnitzel, 4 kg kyllingepølser med persille og 2 stk. seranoskinke i hel blok kasseres ved modtagelsen grundet for høj temperatur. Produkterne skal anvendes samme dag og indgå i produktionen kl. 10.30 Oplys procedure for at fremskaffe erstatningsvarer, herunder hvornår de nye varer kan modtages, For levering foretaget til: 1) Esbjerg Sygehus 2) Sygehus Lillebælt, Middelfart 3) Sygehus Lillebælt, Kolding 4) OUH, Odense kantinen 5) SHS Sønderborg 6) SHS Aabenraa Der lægges vægt på den beskrevne procedure, herunder hvor hurtigt der kan fremskaffes erstatningsvarer. Besvarelse case 4: 16.16 Konkurrenceparameter Case 5: OUH har fået en anden kundes varer og ikke deres egen bestilling. Fejlordren blev leveret kl. 7.00. OUH skal bruge de bestilte varer senest kl. 8.40. OUH s bestilling er leveret til Restauranten på SHS Aabenra. Oplys hvordan problemet vil blive løst: Der lægges vægt på den beskrevne procedure, herunder hvor hurtigt der kan blive løst. Besvarelse case 5: 16.17 Konkurrenceparameter Case 6: Ved varemodtagelse, konstateres det, at varerne er pakket over den aftalte pakkehøjde (afvigende fra ATs vejledning nr. D.3.1) hvilket påpeges overfor Chaufføren/ eller indmeldes telefonisk til kundeservice hvis der er tale om natlevering. Beskriv procedure for håndtering af denne fejl i pakningen ved kontakt til hhv. Chauffør og kundeservice. Der lægges vægt på den beskrevne procedure, herunder hvordan det sikres at dette Region Syddanmark Side 14 af 17
sker fremadrettet. 16.18 Besvarelse case 6: 17 Vedligeholdelse af data til regionernes indkøbssystemer samt regulering af priser 17.1 Mindstekrav Implementering og vedligeholdelse af Kundens indkøbssystemer Tilbudsgiver forpligtiger sig til at udfylde Kundens skabeloner i forbindelse med implementering af aftalen samt ved ændringer (varenr. forpakning, faktureringsenhed mm). Ved ændring af varenr. skal gammelt varenr. oplyses sammen med det nye varenr. Der skal gives oplysninger om faktureringsenhed, forpakning, link til evt. datablad m.m. Oplysningerne skal leveres i Leverandørens faktureringsenhed. Ved ændringer eller udgået varer skal dette meddeles senest 3 hverdage inden ikrafttrædelse alternativt senest 1 hverdag efter det er kommet til Leverandørens kendskab. 17.2 Mindstekrav Procedure for prisregulering Ved prisregulering skal Kundens skabelon anvendes. Skabelonen rekvireres fra Indkøbsafdelingen. Skabelonen skal indeholde oplysninger om gammel nettopris ny nettopris, gammel engrospris ny engrospris procentvis ændring af engrospris procentvis ændring af nettopris. gældende leverandørvarenr. gældende forpakningsoplysninger Oplysningerne afgives i de dertil hørende koloner i skabelonen. Skabelonen udfyldes for alle varelinjer på aftalen. Det skal være markeret, hvor der er ændringer. Leverandøren er forpligtet til samtidigt at kontrollere at leverandørvarenr., og forpakningsoplysninger er korrekte/opdaterede. Udfyldt skabelon fremsendes til Kunden (indkøbsafdelingen) samtidigt med prisvarsling og senest 30 dage inden ikrafttrædelse. 17.3 Mindstekrav Prisregulering Region Syddanmark Side 15 af 17
Priser, der fremgår af Tilbudsliste og produktoplysningsskema, reguleres som udgangspunkt efter Leverandørens engrosprisliste, så den procentvise forskel på nettopris og engrospris i henhold til Kontraktbilag 2 er uændret. Priser på øvrigt sortiment reguleres efter Leverandørens engrosprisliste så den i Kontraktbilag 2 angivne samlet rabat i procent i forhold til Tilbudsgivers engrosprisliste (øvrigt sortiment) er uændret. Kunden kan kræve dokumentation for at en prisstigning sker i henhold til generelle prisstigninger på det danske engrosmarked for den pågældende produkttype (eksempel xxxxxxx). Denne dokumentation skal indeholde underskrevet oplysning fra underleverandør/producent om hvor meget deres vare er steget i procent. Priser for produkter på Tilbudslisten samt øvrigt sortiment kan reguleres hver 3. måned; 1. marts, 1. juni, 1. september og 1. december. Prisreguleringer skal meddeles med minimum 30 dages varsel. Priser må reguleres pr. kontraktstart med udviklingen fra 1. maj 2016 til 1. november 2016. Engrosprisliste pr. 1. maj 2016 vedlægges tilbuddet. De tilbudte priser er angivet i prisniveau pr. 1. maj 2016. 17.4 Mindstekrav Kommer et eller flere af Leverandørens produkter på tilbud/sælges generelt til lavere pris end Kundens pris, skal Kunden tilbydes produktet til samme pris som øvrige kunder. 17.5 Mindstekrav Erstatningsvarer Er leverandøren rent undtagelsesvis nødt til at levere en erstatningsvare, faktureres denne til samme pris som aftalevaren. Dette dog under forudsætning af, at produktet minimum har samme kvalitet og størrelse som aftalevaren. Erstatningsvarer må ikke kræve yderligere forarbejdning for Kunden. 17.6 Mindstekrav Unikke varenumre Leverandøren er forpligtet til at oprette et unikt varenummer på hver størrelse af en udskæring der bestilles. Eksempelvis 120g nakkekotelet. 18 Udgåede varer 18.1 Mindstekrav Et produkt, der er tilbudt på Kontraktbilag 2 Tilbudslisten kan kun udgå, såfremt det ophører med at blive produceret til det danske engrosmarked. Udgår et produkt, skal der tilbydes et andet produkt af minimum samme kvalitet til samme nettopris. Prisen må dog justeres i forhold til mængden. Region Syddanmark Side 16 af 17
19 Vareprøver Det er Kundens brugere, der afgør om det nye produkt er af samme kvalitet. Oplysninger vedr. ny vare fremsendes som anført under punkt 13.1 Implementering og vedligeholdelse af Kundens indkøbssystemer. Et evt. skift af produkt kan kun ske efter godkendelse fra kunden (Indkøbsafdelingen). 19.1 Konkurrenceparameter Kvalitet) Der vil blive foretaget en stikprøvevis vurdering af vareprøver. Der er på forhånd udvalgt 100 positioner hvor der vil blive foretaget evaluering af vareprøve. Disse positioner offentliggøres ikke inden tilbudsfrist. Ordregiver vil efter afsluttet udbudsforretning kunne dokumentere at positionerne er udvalgt på forhånd. Positionerne vil blive udvalgt ud fra væsentlighed, risiko for dårlig kvalitet, samt fordelt over de udbudte produktgrupper Tilbudsgivers tilbudte produkter (Tilbudslisten) vil blive gennemgået og hvor der vurderes at være usikkerhed omkring kvaliteten eller om hvor vidt det tilbudte produkt svarer til det udbudte, vil der blive indkaldt en vareprøve. I disse tilfælde vil der blive indkaldt vareprøve fra alle Tilbudsgivere. 19.2 Mindstekrav Der vil blive taget fotos og udarbejdet beskrivelser af de fremsendte vareprøver. Senere leverancer vil blive sammenholdt med disse. 20 Underskrift 20.1 Mindstekrav Ved afgivelse af underskrift nedenfor, indestår Tilbudsgiver for tilbuddet i sin helhed, herunder de i Kontraktbilag 2 afgivne oplysninger. Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel Region Syddanmark Side 17 af 17