Kravspecifikation (Dok. 3)

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Kravspecifikation (Dok. 3)"

Clara Steensen
5 år siden
Visninger:

Københanvs Kommune Socialforvaltningen 30-09-2014 Sagsnr. 2014-0165781 Dokumentnr.

Københavns Kommunes udbud af Rammekontrakt af kontorfrugt Køb og levering af økologisk hel frugt til

1 Københanvs Kommune Socialforvaltningen Sagsnr Dokumentnr Kravspecifikation (Dok. 3) Sagsbehandler Michele Marques Fejø For gsnr. Københavns Kommunes udbud af Rammekontrakt af kontorfrugt Køb og levering af økologisk hel frugt til medarbejderne i Socialforvaltningens og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, jf. Tilbudsloven. Den 3. november 2014.

2 Generelt om udbuddet: Generelt for udbud af fødevarer gælder, at Københavns Kommune ønsker leveret varer af en høj kvalitet, og fødevarer som lever op til samtlige krav, der generelt stilles til disse. Som udgangspunkt skal der leveres produkter af bedste kvalitet, med mindre andet specifikt er angivet. Der er tale om en rammekontrakt, og omsætningen og produktvalget er anslåede mængder, som er beregnet ud fra kontorernes årlige forbrug i Tonnagen er derfor udelukkende retningsgivende, og ikke udtryk for en fast ordre på disse mængder. Udbyder forpligter sig således kun til at aftage den mængde, der modsvarer det faktiske forbrug, og er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde. Økologi Ej heller er et evt. anslået estimat vedr. fordeling mellem konventionelt og økologisk frugt bindende for Udbyderen. I de tilfælde, hvor et kontor ønsker en økologisk vare, må denne som hovedregel ikke udbyttes med en konventionel. Skulle der være ekstraordinære grunde til, at varen ikke kan leveres i den ønskede kvalitet økologisk, kan der tilbydes en konventionel erstatningsvare, men kun efter forudgående aftale med det enkelte kontor og mod et forholdsmæssigt nedslag i prisen. Kommunestruktur Udbudsmaterialet er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende organisationsstruktur. Denne struktur kan på sigt ændres således, at der bliver færre eller flere leveringssteder. Der tages også forbehold for kontorer, som lukker eller bliver sammenlagt eller delt i kontraktperioden, hvilket kan bevirke, at antallet af kontorer enten indskrænkes eller udvides. Mindstekrav () Kravspecifikation beskriver udbyders forventning til leverancer, og der kan ikke tages forbehold for de specifikationer, der er mindstekrav og mærket med, ud for nummereringen. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder alle nedenstående specifikationer, der er markeret med, vil Udbyder være forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiver garanterer ved afgivelsen af tilbud, at samtlige specifikationer efterleves/opfyldes. Side 2 af 6

3 1. Udbuddets opbygning 1.1. Enhederne omfattet af udbuddet har forskellige størrelser og behov Leverandøren skal være opmærksom på, at der alene er tale om anslåede mængder, og at udbyder ikke er bundet til at aftage mere end det faktiske forbrug. 2. Institutionernes rettigheder 2.1. Bestillingsfrist for: Kontorerne Anslået levering: 2 gange om ugen. En levering kan vederlagsfrit afbestilles frem til kl. 12:00 en uge før leveringen skal finde sted. Kortere frist kan eventuelt aftales mellem kontoret og leverandøren. Kontorer kan vederlagsfrit foretage ændringer i en levering senest frem til kl. 12:00 en uge før leveringen skal finde sted. Kortere frist kan eventuelt aftales mellem kontoret og leverandøren Bestillingsform Ordreafgivelse samt ændring og aflysning af en levering skal kunne ske pr. mail eller via en elektronisk bestillingsform, hvis leverandøren har sådan en. Telefonisk ordreafgivelse samt ændring og aflysning af en levering skal følges op af skriftlig bekræftelse. Bestillingssted Det enkelte kontor skal kunne ændre og aflyse leveringer på samme telefonnummer og adresse. Kontaktperson For hvert kontor skal leverandøren udnævne en kontaktperson/konsulent, der varetager kontakten til kontoret, og som skal være kontaktbar i det tidsrum, kontorerne får leveret deres varer. Kontaktpersonen skal have mandat til at træffe afgørelse om problemstillinger vedr. almindelig drift. I forbindelse med ferier og sygdom, skal der være tilknyttet en ekstra person, som kender kontoret. 3. Generelle krav til samtlige varer 3.1. Kvalitet Tilbuddet skal omfatte friske varer af 1. kvalitet. 4 Følgende er gældende ved opbevaring, transport og levering: 4.1 Varens temperatur ved levering Side 3 af 6

4 Frugt og grønt leveres i de temperaturer, der er bedst for holdbarhed og kvalitet. 5. Mærkning, emballering og pakning 5.1. Vægtangivelse Den oplyste vægt på emballagen skal stemme overens med varens faktiske vægt. 5.2 Emballering Leverandøren skal sørge for at emballere produkterne, således at de leveres til kontoret i ubeskadiget og forsvarlig stand. Transportemballagen skal være ren og være beregnet til transport af fødevarer. Produkter emballeret på anden måde vil blive afvist. Med hensyn til opbevaring, emballering, mærkning samt distribution af de enkelte leverancer, skal denne til enhver tid, som minimum, opfylde de af den danske lovgivning stillede krav, i forhold til de respektive varekategorier. Emballagen må ikke indeholde kemikalier, PVC, affaldsstoffer og lignende, som er på Miljøstyrelsens liste over uønskede kemiske stoffer. Omfanget af emballagemængden forudsættes begrænset, så overemballering undgås. Leverandøren skal vederlagsfrit tage transportemballage retur ved leveringen, såfremt kontoret ønsker dette. 6. Transport, levering og information 6.1. Generelt om levering og kontraktstart M.K Leverandøren skal aftale med det enkelte kontor, hvordan leveringssituationer generelt løses. Hvis Leverandøren og det enkelte kontor ikke kan blive enige om leveringstidspunkt, er det Kontoret for Regnskab, som skal facilitere en løsning, og som kan træffe afgørelse om en løsning. Leverandøren skal på et opstartsmøde forud for kontraktstart præsentere kommunen for en udrulningsplan for, hvordan og hvornår de enkelte kontorer skal begynde at bruge aftalen. Kommunen forventer at leverandøren har færdigimplementeret aftalen på samtlige kontorer senest 1 måned efter kontraktstart, og at leverandøren på dette tidspunkt dokumenterer dette for kommunen skriftligt. Side 4 af 6

5 Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor leverandøren har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med købers behov ved konkret aftale. Leverandøren skal senest 1 måned før de respektive højtider og helligdage, udsende information vedr. deadlines for ordreafgivelse, leveringsplaner etc. Placering Leverandøren forpligter sig til inden kontraktstart at tage kontakt til samtlige kontorer under ordningen. I den forbindelse skal leveringssted anvist af kontoret aftales, således at der fra kontraktstart er klarhed omkring den korrekte placering af leverancen hos kontoret, hvilket leverandøren bekræfter skriftligt til Kontoret for Regnskab Leveringen opfylder ikke kravene, hvis varerne ikke stilles det aftale sted. Leverandøren sørger for at indhente kvittering for modtagelse og aflevering af varerne på det korrekte sted. Kontorets personale er ikke forpligtet til at underskrive en kvittering for aflevering, før varerne er afleveret på det aftalte leveringssted Følgeseddel Enhver levering skal ledsages af en følgeseddel, som også er tilgængelig elektronisk, der som minimum skal indeholde: Leveringsmodtager Dato Ordrenummer (hvis opgivet) Varens navn og nummer Leveret mængde og pris pr. varelinjer Om der er erstatningsvare, og hvad de erstatter Følgeseddel skal stemme overens med det modtagne. Modtageren foretager hurtigst muligt en kontrol af, om de leverede varer svarer til bestillingen. Er der forskel på det bestilte og det leverede, er det varerne, der faktisk er leveret, der skal danne grundlag for følgesedlen. Side 5 af 6

6 Dokument B Generelle mindstekrav til frisk frugt Kontorfrugten skal overholde kvalitetskravene i EU s generelle handelsnormer for frugt og grønt, herunder mindstekrav til kvalitet og mærkningskrav vedr. oprindelsesland. Produkter, der ikke er omfattet af EU s generelle eller specifikke handelsnormer, skal være af sund, sædvanlig handelskvalitet. Hvor andet ikke specifikt efterspørges, ønskes varer af 1. kvalitet. Mindstekrav til kvalitet Kontorfrugten skal være frisk, sprød, uden synlige misfarvninger, skærefladen må ikke være flosset. Kvalitet skal svare til billede på produktdatablad. Under hensynstagen til tilladte tolerancer, skal produkterne være: Hele Sunde. Produkter, der er angrebet af råd eller forringet i en sådan grad, at de er uegnede til konsum, udelukkes Rene, praktisk taget fri for synlige fremmedlegemer Praktisk taget fri for skadegørere Praktisk taget fri for skader, forårsaget af skadegørere Fri for unormal ydre fugtighed Fri for fremmed lugt og smag Mindstekrav til modenhed Produkterne skal være tilstrækkeligt udviklede og modne. Produkternes modenhed skal sikre, at de kan fortsætte deres modningsproces og opnå passende modningsgrad. Produkter med specifik handelsnorm Omfatter æbler, pærer, citrusfrugter, kiwifrugter, ferskner / nektariner, jordbær, spisedruer og cherrytomater En specifik handelsnorm omfatter: Mindstekrav til kvalitet, se ovenfor Klassificering af produkter ( Klasse I, Klasse II, og evt. Klasse Ekstra ) Bestemmelser om størrelsessortering Bestemmelser om tolerancer Bestemmelser vedrørende præsentation Bestemmelser vedrørende mærkning. Mærkning af produktets oprindelse Oprindelseslandets fulde navn skal anføres på følgesedlen. For produkter med oprindelse i en EU-medlemsstat, skal dette være på oprindelseslandets sprog eller et andet sprog, der forstås af forbrugerne i bestemmelseslandet. For andre produkter skal det være på et sprog, der forstås af forbrugere i bestemmelseslandet. Side 6 af 6

Relaterede dokumenter

Bilag 2 Kravspecifikation mindstekrav. Vareudbringning

Bilag 2 Kravspecifikation mindstekrav Vareudbringning 1 Mindstekrav til Vareudbringning I det følgende fremgår Vesthimmerlands Kommunes mindstekrav til ydelsen. Tilbuddet tages kun i betragtning hvis mindstekravene