Du kan bruge opgaveblokken i Outlook som en liste over opgaver, du skal have lavet, men Outlook kan også hjælpe dig til at styre dine opgaver. Du kan fx angive forfaldsdato og det forventede tidsforbrug, sætte en påmindelse på og løbende angive opgavens aktuelle status. Du kan også sende opgaver til andre, som på samme måde kan sende opgaveanmodninger til dig. Fordelen er, at du ikke behøver at huske på dine opgaver, men kan få Outlook til at gøre arbejdet for dig. Af Tine Nøhr Stenild Opgaver 76 Bliv en haj til Outlook
Opret en opgave Opgaveblokken kan vises alene i mappen Opgaver ved siden af kalenderen i Kalender. På samme måde kan opgaver oprettes direkte i Opgaver på opgaveblokken i kalendervisning. du kan ændre en opgaves placering på opgaveblokken ved at trække i den? De røde pile viser, hvor opgaven bliver placeret. Vises de røde pile ikke, er det enten, fordi sortering gruppering er slået til. Slå i givet fald sortering og gruppering fra ved at vælge Vis/Arranger efter/ Aktuel visning/tilpas aktuel visning og klik på Nulstil alt under såvel Grupper efter som Sorter... opretter du en opgave direkte på opgaveblokken 1 2 3 4 Skift til mappen Opgaver. Skift til mappen Kalender. Den valgte visning skal vise opgaveblokken. Klik på Klik her for at tilføje en/et ny(t) Opgave. Angiv de ønskede oplysninger. Klik et tomt sted i opgaveblokken. Opgaven er nu føjet til opgaveblokken. Hvis den angivne forfaldsdato for opgaven overskrides, vises opgaven med rød skrift. Bliv en haj til Outlook 77
VINDUET OPGAVE Hvis du vil benytte alle muligheder for at knytte informationer til en opgave, skal du oprette den via vinduet Opgave: 5 1 2 3 4 10? du kan ændre indstillingerne, hvis du oplever, at du ikke kan redigere oplysningerne direkte i opgaveblokken? Vælg Vis/Arranger efter/aktuel visning/tilpas aktuel visning, klik på Andre indstillinger, sæt tjekmærke ud for Tillad redigering i c og klik på OK. 6 8 9 7 1 1. Indtast et opgavenavn. 2 Angiv, hvornår opgaven 2 3 skal være færdig. 3 Angiv, hvornår opgaven skal påbegyndes. 4 Angiv, hvor vigtig 4 opgaven er. 5 5 Angiv, hvornår du vil mindes 6 om opgaven. Outlook sætter som standard påmindelsesklokkeslættet til 8:00. Du kan ændre det ved at vælge Funktioner/Indstillinger og benytte den fremkomne dialogboks. 6 Indtast en beskrivelse af opgaven. 7 7 Angiv, om opgaven er privat. 8 9 8 Skriv den forventede arbejdstid i timer, dage uger. 9 Skriv den brugte arbejdstid. 10 Du kan løbende følge op på en opgave 10 ved at angive opgavens status, hvor mange procent af opgaven der er fuldført. Outlook justerer automatisk de to værdier i forhold til hinanden. 78 Bliv en haj til Outlook
... opretter du en opgave vha. vinduet opgave 1 Skift til mappen Opgaver og klik på knappen Dobbeltklik på Klik her for at tilføje en/ et ny(t) Opgave. Vinduet Opgave vises. 2 Indtast et opgavenavn i tekstfeltet Emne. 3 Vælg de ønskede indstillinger. 4 Klik evt. på knappen Gentagelse, angiv de ønskede indstillinger og klik på OK. Outlook omregner timer til dage på baggrund af de informationer om arbejdstimer, der er angivet i dialogboksen Avancerede indstillinger? Som standard er en arbejdsdag lig med otte timer. Hvis du vil ændre det, skal du vælge Funktioner/Indstillinger i Outlook (ikke i vinduet Opgaver). Vælg fanebladet Andet, klik på Avancerede indstillinger og angiv antal arbejdstimer pr. dag. 5 Vælg evt. fanebladet Detaljer og skriv de ønskede informationer. 6 Klik på Gem og luk. Opgaven er nu oprettet. Du kan også oprette en opgave direkte på opgaveblokken og ændre dens indstillinger senere ved at dobbeltklikke på opgaven, så vinduet Opgave vises.? forfaldsdatoen for en opgave automatisk ændres, når du ændrer startdatoen for opgaven? Bliv en haj til Outlook 79
... opretter du en opgave ud fra en e-mail Hvis du har modtaget en e-mail med beskrivelse af en opgave, kan du bruge autoopret til at føje opgaven til din opgaveblok. 1 Find den meddelelse, du vil oprette en opgave ud fra. 2 Træk meddelelsen til knappen Opgaver. Dialogboksen Opgave vises. E-mailens emne er automatisk indsat som emne, og selve meddelelsen er indsat som opgavebeskrivelse. 3 Angiv de øvrige indstillinger på normal vis. 4 Klik på Gem og luk. Opgaven er nu oprettet. Tilbagevendende opgave Hvis du har en opgave, som gentages efter et bestemt mønster, fx sikkerhedskopiering en gang om ugen, kan du få Outlook til at gentage opgaven på opgaveblokken med en ny forfaldsdato, hver gang det er relevant. Det kan fx være, hver gang den eksisterede opgave er markeret som fuldført, hver gang der er gået en uge.... gør du en opgave tilbagevendende, så den fx gentages hver uge 1 Opret en ny opgave og klik på knappen Gentagelse, inden du vælger Gem og luk. Dobbeltklik på en opgave for at åbne dialogboksen Opgave og klik på knappen Gentagelse Dialogboksen Tilbagevendende opgave vises. 2 Angiv, hvor tit opgaven skal gentages, og hvornår gen tagelsen skal starte og slutte. 3 Klik på OK. 4 Klik på Gem og luk. Opgaven bliver nu skrevet på opgaveblokken med ny fuldførelsesdato, hver gang det er relevant. «80 Bliv en haj til Outlook
Foto: Region Midtjylland du kan springe en forekomst af en tilbagevendende opgave over ved at dobbeltklikke på opgaven og vælge Handlinger/ Spring forekomst over? Bliv en haj til Outlook 81
Følg op på en opgave Du kan følge op på en opgave, mens dit arbejde skrider frem, ved fx at angive den aktuelle færdiggørelsesprocent. Du kan også følge op på en opgave, når den er fuldført, ved at angive det faktisk anvendte tidsforbrug.... holder du oplysningerne om en opgaves status ajour 1 3 2 Dobbeltklik på opgaven for at åbne den. Klik evt. på pilen ud for Status og vælg den aktuelle status. Klik på Gem og luk. Opgavens nye status er nu gemt. Det kan være en god idé løbende at ajourføre tekstfeltet Faktisk arbejde ved at notere det antal timer, du pt. har brugt på opgaven. «du kan markere en opgave som fuldført ved at klikke i firkanten ud for opgaven på opgaveblokken? Så markeres opgaven med et tjekmærke. du kan følge op på en færdig opgave ved at angive den tid, du faktisk har brugt på den ved at angive dato for færdiggørelsen? Du foretager begge registreringer på fanebladet Detaljer. Opgaven markeres herefter som færdig og vises som gennemstreget på opgaveblokken. 82 Bliv en haj til Outlook
Visning af opgaveblokken Du kan skifte mellem forskellige standardvisninger af opgaveblokken i Opgaver, fx: du kan se en del af opgavebeskrivelsen for alle opgaverne, hvis du vælger Vis/Autoindhold? På samme måde kan du se hele opgavebeskrivelsen for den markerede opgave, hvis du vælger Vis/Læserude. Detaljeret liste De næste syv dage Opgavetidslinje Bruges til at få et overblik over, hvor langt du er kommet med de aktuelle opgaver. Er velegnet, hvis du angiver forfaldsdato, når du opretter opgaver. Viser opgaver arrangeret på en tidslinje i kronologisk rækkefølge efter startdato. du selv kan bestemme, hvilke felter der skal vises på din opgaveblok? Højreklik på opgaveblokkens kolonneoverskriftsbjælke og vælg Feltvælger. Træk et felt fra feltvælger-boksen til en placering på kolonneoverskiftsbjælken. Du kan fjerne et felt fra kolonneoverskriftsbjælken ved at trække det væk fra bjælken.... ændrer du visningen af opgaveblokken i Kalender 1 Skift til Kalender. 2 Højreklik et tomt sted i opgaveblokken. 3 Vælg Visning af opgaveblok og klik på den ønskede visning. 4 Højreklik evt. et tomt sted i opgaveblokken og vælg Autoindhold for at vælge fravælge visningen. Opgaveblokken har nu den valgte visning. Den visning, du giver opgaveblokken i Kalender, påvirker ikke den måde, opgaveblokken vises på i Opgaver og omvendt. Bliv en haj til Outlook 83
Samarbejde om opgaver Outlook gør det muligt at samarbejde om opgaver. Du kan sende og modtage opgaveanmodninger, og du kan holde styr på de i- gangværende opgaver ved at sende og modtage statusrapporter. En projektleder kan fx uddelegere opgaver til de øvrige projektmedarbejdere, og den enkelte medarbejder kan anmode en kollega om at overtage en tildelt opgave. Opgaveanmodninger Du tildeler en opgave ved at sende en opgaveanmodning til en person. Den, der modtager opgaveanmodningen, kan acceptere opgaven, afslå opgaven tildele opgaven til en anden person. Du kan beholde en opdateret kopi af den tildelte opgave på opgaveblokken og modtage statusrapporter, men du kan ikke foretage ændringer i en opgave, som du har tildelt en anden person. Sådan opretter du en opgaveanmodning 1 Opret en ny opgave på normal vis og klik på knappen Tildel opgave. Vælg Handlinger/Ny opgaveanmodning og opret opgaven på normal vis. Vinduet Opgave vises med et ekstra tekstfelt til angivelse af modtager samt to tjekmærkefelter til angivelse af, hvordan opgaven skal behandles. 2 Klik på Til og vælg den person, du ønsker at tildele opgaven. Klik i tekstfeltet Til og skriv den e-mail adresse, opgaveanmodningen skal sendes til. 3 Fjern evt. tjekmærket ud for Gem en opdateret kopi af denne opgave på opgavelisten. 4 Fjern evt. tjekmærket ud for Send mig en statusrapport, når denne opgave er fuldført. 5 Klik på knappen Send Opgaveanmodningen bliver nu sendt, og opgaven lukkes. Hvis du åbner opgaven nu, vises statusmeddelelsen Venter på svar fra modtageren øverst i opgavens vindue. Det ændres, når modtageren har angivet, om opgaven accepteres. 84 Bliv en haj til Outlook
Du kan godt sende en opgaveanmodning til flere personer på én gang, men det medfører, at du ikke kan modtage statusrapporter for opgaven. Det kan du løse ved i stedet at opdele opgaven i flere underopgaver og sende hver enkelt til de relevante personer. Opgaver, du har anmodet andre om, kan i opgaveblokken kendes på symbolet med en hånd der afleverer opgaven. Opgaveanmodninger, du har modtaget, kan kendes på, at der ud over hånden vises en konvolut du kan fortryde en opgave, du tidligere har accepteret? Det gør du ved at åbne opgaven og vælge Handlinger/Afslå.... accepterer afslår du en opgaveanmodning 1 Klik på opgaveanmodningen i indbakken, så indholdet vises i læseruden. Dobbeltklik på opgaveanmodningen i indbakken, så e-mailen åbnes. 2 Klik på knappen Accepter, hvis du ønsker at overtage opgaven. Det bevirker, at opgaven bliver noteret på din opgaveblok, og at du er ansvarlig for opgaven (den eneste, som kan rette i den). Klik på knappen Afslå, hvis du ikke ønsker at overtage opgaven. Det bevirker, at opgaven sendes tilbage til den, der har sendt dig opgaveanmodningen. Dialogboksen Accept erer opgave dialogbok sen Afslår opgave vises. 3 Vælg alternativet Send svar nu og klik på OK. Vælg alternativet Rediger svaret før afsendelse, klik på OK, skriv din kommentar og klik på Send. En e-mail med svaret på opgaveanmodningen bliver nu sendt. Vær opmærksom på, at når du accepterer afslår en opgave, slettes opgaveanmodningen (e-mailen) automatisk fra din indbakke og placeres i mappen Slettet post. Bliv en haj til Outlook 85
... tager du selv ansvaret for en afslået opgave Hvis du modtager en afslået opgaveanmodning, kan du vælge at sende opgaveanmodningen til en anden, du kan give dig selv opgaven ved at tage opgaveansvaret tilbage på følgende måde: 1 Åbn meddelelsen med afslaget. 2 Vælg Handlinger/Vend tilbage til opgavelisten. Opgaven står nu opført som en almindelig opgave på din opgaveblok. Vær opmærksom på, at når du åbner svaret på en opgaveanmodning (e-mail), flyttes oplysningerne til den oprindelige opgaveanmodning i mappen Opgaver, mens svaret på opgaveanmodningen slettes. E-mailen forsvinder fra indbakken, men kan findes i mappen Slettet post. videresender du en opgaveanmodning Hvis du modtager en opgaveanmodning, som du synes, at en anden person kan bør løse, kan du sende anmodningen videre til denne person. 1 Dobbeltklik på opgaveanmodningen i indbakken, så e-mailen åbnes. 2 Klik på knappen Tildel opgave. 3 Opret opgaveanmodningen på normal vis. 4 Klik på knappen Send. Opgaveanmodningen bliver nu sendt med dig som opgaveanmoder. Opgaveanmodningen fungerer nu på normal vis, bortset fra at besvarelsen på anmodningen samt eventuelle statusrapporter både bliver sendt til dig og til den person, som oprindeligt sendte opgaveanmodningen (medmindre du har fravalgt det i opgaveanmodningen).... sender du en statusrapport 1 Åbn opgaven. 2 Opdater opgaven ved fx at ændre status tilføje en kommentar. 3 Klik på Gem og luk. Outlook opretter nu en statusrapport og sender den til den person, der har tildelt dig opgaven. Du kan informere andre om status på en opgave ved at sende en kopi af en opgave som en vedhæftet fil i en postmeddelelse. Højreklik på opgaven i opgaveblokken og vælge Videresend.... modtager du en statusrapport Hvis du har tildelt en opgave til en person, og du ikke fjernede tjekmærket ud for Gem en opdateret kopi af denne opgave på opgavelisten, modtager du statusrapporter om opgaven, hver gang den ansvarlige for opgaven opdaterer den. 1 Dobbeltklik på statusrapporten i indbakken for at åbne den. Outlook opdaterer nu oplysningerne i din kopi af opgaven. 2 Luk statusrapporten. Outlook sletter nu statusrapporten (e-mailen), medmindre den rapporterede, at opgaven er fuldført. 86 Bliv en haj til Outlook
Prøv det!» Opret en opgave vha. knappen Ny opgave.» Opret en opgave direkte på opgaveblokken.» Lav en af opgaverne om til en ugentlig tilbagevendende opgave.» Marker en af opgaverne som fuldført.» Lav en opgave om til en opgaveanmodning og send den evt. til en kollega.» Opret en opgave ud fra en note en e-mail. Bliv en haj til Outlook 87