TID&RESSOURCE SÆRUDGAVE: TimePlan 7 lancering Nye funktioner - nyt look TimePlan 7 værd at vente på Ny TimePlan Webapp til smartphones og tablets Vagtplanlægning Lad Autoplan lægge vagtplanen for dig Den måske største nyhed i TimePlans historie Underskriv dokumenter med digital signatur Tidsregistrering Nyt logo og nye ikoner TimePlan udvider på sociale medier 10 år med Marianne og Chien Interview med direktøren HR - administration Følg os på Nr. 34 Information og nyheder om TimePlan juli 2016
TID&RESSOURCE K O L O F O N Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af TimePlan A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm, sh@timeplan-software.com Redaktion Louise Rønn, lr@timeplan-software.com TimePlan A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ +45 98402020 TimePlan Norge Datatjenesten AS Storgaten 4b NO 1767 Halden +47 6917 9600 info@timeplan-software.no www.timeplan-software.no TimePlan Sverige PA Kompetens Lön AB Kungsgatan 37 SE 111 57 Stockholm +46 (0) 40 607 62 35 info@timeplan-software.se www.timeplan-software.se TimePlan Finland TimePlan Software Oy Valuraudankuja 6 FI 00700 Helsinki +358 (0) 9 346 3199 infofi@timeplan-software.com TimePlan Holland TimePlan Software BV Smederijstraat 2 NL 4814 DB Breda +31 76 5317779 TimePlan Tyskland Graf-Zeppelin-Str. 20 D 24941 Flensburg +49 (0) 4611 450 9955 TimePlan Storbritanien TimePlan Software Limited 219 Kensington High Street London W8 6BD +44 (0) 20 8798 0777 TimePlan Singapore 420 North Bridge Road #05-02/03 North Bridge Centre 188727 Singapore +65 92700045 Oplag 800 eksemplarer på dansk 350 eksemplarer på engelsk Design, produktion og tryk Mercoprint A/S +45 38412600 Distribution Kis Flindt, TimePlan A/S Trykt på Cyclus print 5041 Tryksag 0546 TimePlan 7 værd at vente på Den har været længe undervejs, den nye version af TimePlan. Allerede sidste år blev den annonceret frigivet i forbindelse med ERFA møderne, men sådan gik det desværre ikke. Kvaliteten har simpelthen ikke været god nok. Da flere af vores kunder har givet udtryk for, at de hellere vil vente på frigivelsen af den nye version end modtage en version, der er fejlbehæftet, har vi naturligvis lyttet. Vi har sat ekstra ressourcer ind på den fornødne kvalitetssikring. TimePlan 7 er nu testet både internt og ved betatest ved udvalgte kunder. Vi er af den overbevisning, at det er forsvarligt af frigive den nye version, som både vi i TimePlan og vores kunder kan være tilfredse med. Med nye funktioner som Autoplan, digital signatur af dokumenter og ikke mindst den nye TimePlan Webapp er vi helt sikre på, at TimePlan 7 bliver godt modtaget hos kunderne. Terminer 7. juli 2016 18. oktober 2016 7. marts 2017 8. marts 2017 14. marts 2017 6. april 2017 9. - 10. november 2017 Du kan læse om nyhederne i TimePlan 7 i dette nummer, hvor vi også løfter sløret for vores nye logo, nye ikoner og vores ekspansion på de sociale medier. God læselyst og god sommer. Redaktøren Dansk TimePlan 7 webinar om Autoplan, digital signatur og TimePlan Webapp. Tilmelding på Erfa-gruppemøde NO: Afholdes i Visma-huset i Skøyen. Erfa-gruppemøde Detail 2 DK: Afholdes på Scandic i Odense. Erfa-gruppemøde Detail 1 DK: Afholdes hos TimePlan A/S i Aalborg. Erfa-gruppemøde TFS DK: Afholdes hos HCA Airport i Odense. Erfa-gruppemøde HR DK: Afholdes hos Arp Hansen i København. Erfa-gruppemøde SE: Afholdes hos Beijer i Malmø eller Stockholm. 2 I Information og nyheder om TimePlan
TID&RESSOURCE Ny TimePlan Webapp til smartphones og tablets Der er meget at glæde sig til med lanceringen af TimePlan 7. Den nye webapp har fået nyt design, flere funktioner og et beskedsystem, hvor medarbejderne nu kan kommunikere med hinanden via deres smartphones og tablets. - I de 11 år jeg har arbejdet med TimePlan, har programmet aldrig set bedre ud. Sådan lyder det fra Flemming Larsen, systemudvikler hos TimePlan A/S. Han glæder sig over det nye brugervenlige design, og at webapp en er platform-uafhængig. Det vil sige, at den kan anvendes på alle enheder med Internetadgang og en browser. - Vi har redesignet brugerinterfacet, hvilket får den nye webapp til at fremstå som komplet og intuitiv. Webapp en er nu en fælles, responsiv webplatform, som man kan logge på fra sin smartphone, tablet eller PC. Webapp en har også fået langt flere funktioner i forhold til den tidligere version, fortæller Flemming Larsen. Han påpeger, at TimePlan Webapp en egentlig ikke er en app i traditionel forstand, men snarere en videreudvikling af TimePlans Medarbejderportal. har været efterspurgt af TimePlans kunder i hotel- og restaurationsbranchen. Efterregistrering Med den nye webapp er det også muligt at registrere arbejdstid og at efterregistrere, hvis en medarbejder har glemt at stemple sig ind på en vagt. Medarbejderne kan desuden se deres afspadseringskonto, hvor meget ferie de har til gode og deres SH og flextidkonti. - Folk er mere på deres smartphones og tablets end nogensinde før. Det skal Time- Plan naturligvis også være. De ting, vores kunder har kunnet på medarbejderportalen, kan de nu også på webapp en, lyder det fra Flemming Larsen på kontoret i Aalborg. Nyt beskedsystem - Medarbejderne får nu besked, når der er oprettet eller slettet en arbejdstid i Time- Plan. De kan følge en kommunikationstråd om en bestemt vagt via webapp en og byde ind på vagten. Medarbejderne kan også anmode om ferie og sende interne beskeder til hinanden. Derudover kan man også vedhæfte filer til beskeden, siger Flemming Larsen og tilføjer, at beskedsystemet især TimePlan systemudvikler Flemming Larsen viser stolt den nye TimePlan Webapp frem sammen med kollegaen Belinda Andersen. TimePlan Webapp Platform-uafhængig passer til alle smartphones, tablets og PC. En videreudvikling af TimePlan Medarbejderportalen. Bedre grafisk design og teknisk platform. Responsiv tilpasser sig skærmen, den vises på. Nye funktioner og forbedringer: Mine tider, komme og gå registrering, efterregistrering, beskedsystem. Information og nyheder om TimePlan I 3
TID&RESSOURCE Lad Autoplan lægge vagtplanen for dig Det lyder næsten for godt til at være sandt: Automatisk vagtplanlægning i TimePlan 7. Men det er netop, hvad den nye funktion Autoplan kan. Programmør Rune Mosbæk forklarer, hvordan Autoplan genererer den mest optimale vagtplan. - Det er første gang i TimePlans historie, at programmet skal være intelligent, forstået på den måde, at vi laver automatiske beregninger med Autoplan. Dette har krævet en ny form for kode og tilgang, fortæller Rune Mosbæk fra kontoret i Aalborg. Han forklarer, at funktionen Autoplan har krævet en metaheuristic, som er en slags opskrift på, hvad fornuftig planlægning er. Indenfor computervidenskaben og matematikken er en metaheuristic en overordnet procedure, der er designet til at finde, generere eller udvælge en tilstrækkelig god løsning til et optimiseringsproblem. Alle de faktorer, TimePlan altid tager højde for, når vagtplaner laves manuelt i pro grammet. Rammer korrekt bemanding - Autoplan sikrer, at man som TimePlan bruger kommer ud med grønne tælleværker og rammer den korrekte bemanding. Man undgår at betale unødig overtid og ulempetillæg, og man sparer også tid ved ikke selv at skulle lave den første version af vagtplanen, understreger Rune Mosbæk. Han glæder sig til at høre fra kunderne, hvor meget tid de sparer med Autoplan både når det kommer til de timer, de før i tiden brugte på selv at lægge vagtplanen, og også når de benytter den version af vagtplanen, som Autoplan har genereret for dem. Brugeren kan selv justere Baseret på de data, som TimePlan planlæggeren indtaster i systemet, kommer Autoplan med et forslag til en optimal vagtplan. - Der findes fortsat andre løsninger og forslag i systemet, og brugeren kan naturligvis justere planen og så køre Autoplan igen. På denne måde kan man se flere muligheder og man har altid fuld kontrol over vagtplanen, forklarer Rune Mosbæk. Han og teamet af TimePlan programmører har taget højde for alle nødvendige faktorer for at sikre den mest optimale vagtplan. Dette inkluderer kundens bemandingskrav, tælleværker, arbejdstidslængder, var s lingsregler, overenskomster, m.v. Programmør Rune Mosbæk har arbejdet på Autoplan sammen med sine kollegaer i over to år. Nu glæder han sig til at se, hvor meget tid TimePlans kunder kan spare med den nye funktion. Autoplan Ny historisk funktion i TimePlan 7. Laver automatiske, intelligente beregninger. Kommer med forslag til den mest optimale vagtplan baseret på data, som planlæggeren indtaster i TimePlan. Tager højde for bemandingsbehov, overenskomster, prioritering af fuldtids- og deltidsansatte, ferieønsker, mv. Herefter frigives ledige vagter til timeansatte. Bygget på en ny form for kode en metaheuristic, som er en slags opskrift på, hvad fornuftig planlægning er. 4 I Information og nyheder om TimePlan
TID&RESSOURCE Den måske største nyhed i TimePlans historie Autoplan er måske den største nyhed i TimePlans historie, fordi det er første gang, at programmet selv generer forslag til vagtplaner. TimePlan konsulent Henrik B. Larsen glæder sig til frigivelsen, fordi TimePlans kunder har efterspurgt netop denne funktion, og de europæiske markeder kalder på automatisk vagtplanlægning. - Autoplan tager den menneskelige faktor ud af vagtplanlægningen. Det er næsten lidt robotagtigt, men det er dér markedet bærer henad, siger Henrik B. Larsen. Han påpeger, at mange større TimePlan kunder har en decideret staff planner ansat til at lave vagtplaner centralt fra deres hovedkontor. Denne medarbejder kan nu indtaste data i TimePlan, hvorefter Autoplan automatisk kommer med forslag til en vagtplan. - Planlæggeren har stadig fuld kontrol over vagtplanen og kan manuelt ændre i den. Men TimePlan laver den første version, hvilket sparer en masse arbejdstid, siger Henrik B. Larsen. Hvilke data skal Autoplan bruge? For at kunne genere en vagtplan via modulet Autoplan, skal TimePlan have at vide, hvor mange medarbejdere der skal være på arbejde på hvilken lokation, hvilke dage og i hvilke tidsrum. Dernæst kan planlæggeren også indtaste antallet af fuldtidsansatte og deltidsansatte, deres ansættelsesgrad og hvem der har ønsket fri hvornår. - Baseret på disse data generer Autoplan et forslag til en vagtplan inklusiv en liste over ledige vagter. Disse vagter kan så frigives til timeansatte via TimePlan Webapp en, fortæller Henrik B. Larsen. Autoplan prioriterer således fuldtids- og deltidsansatte først og holder som TimePlan altid har gjort øje med, at overenskomster overholdes og at alle tælleværker er grønne. Med på beatet - Vi har lavet Autoplan, fordi vores kunder har efterspurgt funktionen og for at være med på beatet. De kunder, der ønsker at fortsætte med manual vagtplanlægning kan naturligvis gøre det. Dem, der gerne vil have et optimalt forslag til en vagtplan, de blot skal rette til, vil få stor glæde af Autoplan, lyder det fra Henrik B. Larsen. TimePlan konsulent Henrik B. Larsen (til højre) glæder sig til at kunne tilbyde Autoplan til TimePlans kunder. Her er han sammen med kollegaerne Prakash Visvanathan (til venstre) og Kasper Pedersen, som tæller ned til frigivelsen af TimePlan 7. TimePlan 7 webinar I forbindelse med lanceringen af TimePlan 7 den 7. juli 2016 afholder TimePlan A/S to webinarer på selve udgivelsesdagen. Begge foregår på dansk og varer maximalt en time. Formålet er at give deltagerne et indblik i Autoplan, den nye TimePlan Webapp og elektronisk signatur. Tilmeld dig på www.timeplan-software. com og hold øje med flere webinarer henover sommeren. Information og nyheder om TimePlan I 5
TID&RESSOURCE Underskriv dokumenter med digital signatur Med TimePlan 7 kan alle danske kunder nu underskrive dokumenter med NEM ID. Funktionen digital signatur sparer både tid og penge og øger sikkerheden omkring opbevaringen af følsomt materiale. Før i tiden ville man som HR-administrator typisk udskrive en ansættelseskontrakt, sende den til medarbejderen, skanne, uploade og gemme den i den elektroniske journal i TimePlan. - Men med frigivelsen af TimePlan 7 kan vores danske kunder nu sende kontrakt en til digital signatur, hvor medarbejderen underskriver via NEM ID, fortæller Nikolaj Johannesson, programmør hos TimePlan A/S. - Som administrator kan man vælge, hvor mange og hvilke medarbejdere og afdelingschefer, der skal underskrive. Alle underskrevne dokumenter gemmes automatisk i medarbejderens elektroniske journal. Nikolaj Johannesson har arbejdet med digital signatur-funktionen de sen este fem måneder i samarbejde med Rovsing Applications, som udbyder esignatur. Slut med at printe og skanne Nikolaj Johannesson påpeger, at den digitale signatur i TimePlan kan spare meget dyrebar tid, fordi man som administrator ikke længere skal printe og skanne og hente dokumenterne tilbage fra medarbejderne via mail eller papirform. Især når en ny rygepolitik eller et sikkerhedsdokument skal underskrives af alle virksomhedens medarbejdere, er funktionen et nyttigt værktøj. - Medarbejderen modtager en e-mail med et link, hvor de kan logge ind, læse dokumenterne og underskrive via NEM ID. Når en medarbejder har underskrevet, ser administratoren et grønt rettetegn i TimePlan. Dokumentet kan låses, så det ikke kan redigeres, og medarbejderne kan skrive kommentarer. I overbliksvinduet kan man se, hvem der mangler at underskrive og sende påmindelser ud, siger Nikolaj Johannesson. Øget sikkerhed Med digital signatur slipper man som administrator også for, at kontrakter og andet følsomt materiale ligger i en e-mail inbox eller på medarbejderens computer. Alle dokumenter opbevares sikkert i Time- Plan. Man kan sammensætte en medarbejderpakke med alle dokumenter til en ny medarbejder og sende dem til digital signatur på én gang. Nikolaj Johannesson påpeger, at digital signatur-funktionaliteten er udviklet på en måde, så den lige nu er tilgængelig for danske kunder, men at udenlandske kunder også kan koble sig på med tiden. Zita Toft behøver ikke længere at udskrive dokumenter, få dem underskrevet og skanne dem. Takket være digital signatur funktionen i TimePlan 7 kan medarbejderne nu underskrive kontrakter direkte i TimePlan via NEM ID, hvilket programmør Nikolaj Johannesson (til højre) har været med til at udvikle. Digital signatur HR-administratoren sender et dokument til underskrift til én eller flere medarbejdere i TimePlan. Medarbejderen modtager en mail med et link til dokumentet. Når medarbejderen har læst og underskrevet via NEM ID, vises et grønt rettetegn i TimePlan. Dokumentet kan låses, og medarbejderen kan skrive kommentarer. Har en medarbejder endnu ikke underskrevet, kan administratoren sende en påmindelse ud via TimePlan. Alle underskrevne dokumenter gemmes i medarbejderens elektroniske journal. esignatur er udviklet af Rovsing Applications. For alle TimePlan kunder i Danmark med mulighed for at udvide til internationale kunder. 6 I Information og nyheder om TimePlan
TID&RESSOURCE Nyt logo og nye ikoner TimePlan udvider på sociale medier TimePlan har fået nyt logo og nye ikoner for vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration. Den nye visuelle identitet vidner om en ny tidsalder for TimePlan med øget fokus på mobile enheder, sociale medier og det internationale marked. Lanceringen af TimePlan 7, det nye TimePlan logo og de nye ikoner har medført et øget fokus på online og sociale medier. Fremover kan du følge TimePlan på Facebook, LinkedIn, YouTube, Google+ og Twitter ind imellem udgivelserne af Tid & Ressource. Historierne på TimePlans blog og sociale medier fokuserer bl.a. på nye kunder, nye funktionaliteter, nye forhandlere, tips og tricks og hvad der ellers sker i og omkring TimePlan. Hvis du har ønsker og ideer til historier, hører vi meget gerne fra dig. E-mail lr@timeplan-software.com eller send en besked på Facebook eller LinkedIn. Følg med på og på sociale medier. 10 år med Marianne og Chien hos TimePlan Den 1. juni 2016 kunne både Marianne Lolholm Møller og Chien van Tran fejre 10 års jubilæum hos TimePlan A/S. De slutter sig hermed til den voksende gruppe af 10 års jubilarer hos TimePlan. Marianne er kendt blandt kollegaerne som den levende manual, da hun er ansvarlig for TimePlan manualerne, herunder den nye TimePlan 7 manual. Chien kom til Danmark som 18-årig fra Vietnam og blev fastansat som programmør i 2006 efter en indledende praktikperiode i Aalborg. En af grundene til, at Marianne og Chien begge er blevet hos TimePlan A/S i 10 år er, at der ifølge dem begge altid sker noget. - Der er ikke to dage, der er ens, siger Chien, som har udviklet og testet adskillige TimePlan versioner gennem årene. Både han og Marianne nyder medarbejderarrangementer, som der altid er blevet lagt stor vægt på hos TimePlan A/S. Fejret med middag og quiz - Vores firmaturer til fx Island og Brux elles har været noget helt særligt. Og det er spændende at komme med til Finland og Sverige og implementere TimePlan hos vores kunder, siger Marianne. Hun og Chien blev fejret med manér den 1. juni med gaver, medarbejdermiddag, sang og musik og en 10 års jubilæums-quiz med CEO Henrik Baasch som vært. Information og nyheder om TimePlan I 7
TID&RESSOURCE TimePlan 7 interview med direktøren - Med TimePlan 7 springer vi et skridt foran vores konkurrenter og flytter os flere milepæle. Det skylder vi vores kunder, og det marked, vi opererer i, siger TimePlan A/S CEO, Henrik Baasch. TimePlan 7 er ikke blot en opdatering. Versionen medfører store og drastiske effekt iviseringstiltag, især når det kommer til Auto plan og den nye webapp. Autoplan - Autoplan er en helt ny måde at lave planer på. Der er en tendens hos vores kunder til at fjerne vagtplanlægningen fra den enkelte butik og lægge funktionen centralt hos et hovedkontor. Med Autoplan giver vi dem det værktøj, der gør, at de kan lægge vagtplaner centralt hurtigst muligt. Vi lader maskinen overholde spillereglerne, siger Henrik Baasch. Han påpeger, at TimePlan med det nye Autoplan modul springer et skridt foran konkurrenterne på markedet. Webapp Udviklingen af nye TimePlan Webapp har ifølge Henrik Baasch også været et stærkt ønske hos TimePlans kunder og en nødvendighed for at placere sig foran konkurrenterne. - Vi skylder vores kunder at komme frem i vognen. Vi er gamle i gårde og har i alle årene koncentreret om at gøre alting rigtigt og udvikle mange funktioner. Vi ved godt, at vi er blevet hægtet af, af nogle af vores nyere konkurrenter, som er webbaserede. Nu er det TimePlan A/S CEO, Henrik Baasch, præsenterer sine tanker omkring TimePlan 7 lanceringen for medarbejderne på Aalborg-kontoret. vores tur til at give den en skalle, og det har vi gjort med den nye webapp. Den kan bruges på alle platforme, smartphones, tablets og PC. Alle funktionaliteter fra Med arbejderportalen kan komme med på mobilen, og dermed flytter vi os flere milepæle, siger Henrik Baasch. Digital signatur og beskedsystemet Digital signatur af dokumenter og det nye beskedsystem også er to afgørende ny heder i TimePlan 7. - Digital signatur er lige nu møntet på det danske marked. Men funktionen er lavet på en måde, så den er klar til det internationale marked. Vores beskedsystem er lavet helt om, så man nu kan vedhæfte filer, følge kommunikationen med medarbejderne om en Optakt til Autoplan i 2014 Frigivelse af Autoplan i 2016 8 I Information og nyheder om TimePlan vagt og sende interne beskeder til hinanden. Det giver en hel ny måde at bruge TimePlan på, på de mobile enheder, siger Henrik Baasch. Han glæder sig til at se TimePlans kunder tage Autoplan, webapp en, elektronisk signatur og beskedsystemet i brug og høre tilbagemeldinger på, hvordan TimePlan 7 sparer tid og gør hverdagen lettere for TimePlans brugere.