Antenneforeningen Trekanten Udskrevet d. 26. september 2007, kl. 00:59 Referat af bestyrelsens møde Bestyrelsesmøde Tirsdag d.25. September 2007, kl. 18.30-21.30 i Grønt Hus Tilstede: HO, PF, MA, AC, BP, PJ (indtil kl 19). Afbud: HJP Punkt Tekst 1 Velkomst ved formanden Aftenens møde havde kun to punkter på dagsordenen: 8) kontrakter og 8.5) Indkaldelse til generalforsamling Øvrige punkter i referatet er status orientering fra formanden. 2 Valg af Dirigent, Referent og Protokolfører Formand PF, PF, MA 7 Forvaltning af beboerdemokratiet Punkt 7. Er kun status punkter. 7.1 Kommunikation med afd.bestyrelserne PF/Bestyrelsen 7.1.1 Personlige emails Møde referater Formandsmøder Besøg hos bestyrelserne Generalforsamling De sidste møde referater er udsendt. 7.2 Kommunikation til stemmeberettigede Skal det etableres i 2008? 7.3 Kommunikation med beboerne * 7.2.1 Info-kanal Web side * Dette er et punkt som skal tages op til yderligere diskussion. Info-kanalen har fået en efterårsudgave. Der har været afholdt tema-aften. PJ: Per Skilt Jakobsen, JJ: Jan Jensen, HJ: Henning Jensen, JK: Jesper Kjærgaard (CD: Canal digital). LBF: Konsulent Lars Bo Frederiksen Side 1 af 6
Debatten, fejlmelding via TV Bruger tilfredshedsundersøgelse gennemføres. Opslag i opgangene Der er generalforsamling d. 24. Okt. 2007 Informationsskrivelser Kom og mød bestyrelsen kontor tid Generalforsamling 7.3 Beslutningssprocesser * Hvordan går det med at inddrage den tunge demokratiske process i diverse beslutningsprocesser. 7.3.1 Strategiske beslutninger 7.3.2 Kontraktlige forpligtelser Valg af drift/service og signal leverandør 7.3.3 Økonomiske beslutninger 8 Strategiske projekter Vi er gået skakmat i kontrakt fornyelses processen. Se også punkt 8.1.4.1 samt bilag 1: kopi af beslutningsprotokollen pr. 25. Sept. 2007. Der er heftig debat om hvorvidt det er bestyrelsen eller generalforsamlingen som skal godkende/indgå kontraktlige forpligtelser på foreningens vegne. 8.1 Kontraktforhandlinger/leverandører PF 8.1.2 Alternative tilbud HJP 8.1.2.1 Videre med alternative tilbud. Status. HJP Se tidskema i tabellen herunder. 8.1.2.1b D. 18. Aug. afholdt PF og HJP møde, hvor brevet til synkro blev udfærdiget. D. 18. Aug. sendtes kopi af henvendelse til resten af bestyrelsen for kommentarer. D. 20. Aug. sendtes forespørgsel om indhenting af alternative løsningsforslag og pris på leverancer til Synkro. D. 25. Aug. kom der svar fra Synkro, med kommentarer omkring adgang til at læse allonge D. 28. Aug. var emnet til bebat i bestyrelsen (se referat fra d. 28. Aug) D. 29. Aug. sendtes endelig allonge og forespørgsel vedr. fortrolighedsfortolkning til JK hos CD. PJ: Per Skilt Jakobsen, JJ: Jan Jensen, HJ: Henning Jensen, JK: Jesper Kjærgaard (CD: Canal digital). LBF: Konsulent Lars Bo Frederiksen Side 2 af 6
D. 14. Sept. svar fra CD vedr. fortrolighedsfortolkning. D. 14. Sept. ny kontakt til Synkro D. 20. sept. Svar og spørgsmål fra Synkro D. 23. Sept. AF3 har telefonisk kontakt med Synkro, samt modtager kontraktudkast vedr. rådgivning fra synkro D. 25. Sept. gennemgang i bestyrelsen af Synkro rådgivningskontrakt, det bemærkes bl.a. at Synkro oplyser, at det ikke kan garanteres at der foreligger endeligt svar fra alle alternative udbydere så de kan præsenteres rettidigt til at blive behandlet på generalforsamlingen. 8.1.4 Hvad forventes at være de næste skridt i samarbejdet med Synkro (HK) 8.1.4.1 Kontrakt tekst fra HK HJP Kontrakt tekst fra HK blev gennemgået, men da HK ikke kunne garantere at have priser og sin anbefaling klar før end 1. November 2007, så var der medlemmer af bestyrelsen som ikke kunne godkende at vi indgik kontrakt med HK. Og bestyrelsen måtte konstatere sig selv sat skakmat. 8.1.4.2 Kontrakt med HK uderskrives HJP Udskudt på ubestemt tid. 8.1.4.3 Gennemgang af materiale som HK skal sende til HJP alternative leverandører. 8.1.4.4 HK udsender materiale til alternative HJP leverandører 8.1.4.5 Leverandører har svar tilbage til HK HJP 8.1.4.6 HK gennemgår løsningsforslag og priser fra HJP leverandørerne, og giver bestyrelsen en anbefaling. 8.1.2 Canal Digital BP 8.1.2.1 Allonge er klar til underskrift PF OK 8.1.2.2 Afventer svar vedr. fortrolighedsforespørgsel på allonge PF OK pr. 14. Sept. 2007. PJ: Per Skilt Jakobsen, JJ: Jan Jensen, HJ: Henning Jensen, JK: Jesper Kjærgaard (CD: Canal digital). LBF: Konsulent Lars Bo Frederiksen Side 3 af 6
8.1.2.3 Faktura på strøm i hovedstation og taget PF 8.1.2.4 Underskrivelse af kontrakt med CD? BP 8.3.0 Opkrævning af TV pakker 8.3.0.1.2 Opfølgning vedr. 1. Sept. LBF Vi er klar til at finde ud af hvem der skal have rykkere. 8.3.0.2 Opkrævninger pr. 1. Okt. LBF Alle nytilmeldinger er registreret og behandlet 8.3.0.3 Opkrævninger pr. 1. Nov LBF 8.3.0.4 Opkrævninger pr. 1. Dec LBF 8.3.4 Tilfredshedsundersøgelse i September BP 8.3.4.5.6 Indsamling sted af brugerundersøgelse. Udfyldte brugerundersøgelser skal afleveres i postkassen Parkvej 9, kld. 8.3.4.5.7 Optælling af brugerundersøgelse 8.3.4.6 Afregning til Viasat for reklamer 8.4 Temaaften vedr. demokratiske grundlag PF 8.4.1 Opfølgning på Temaaften BP Vi får kopi af notater til næste møde 8.5 Generalforsamling i Oktober 8.5.1 Indkaldelse 8.5.1.2 Møde lokale PF OK 8.5.1.3 Udsendelse af indkaldelse til bestyrelserne Dagsorden udsendes Onsdag d. 26. Sept. 2007. 8.5.1.4 Opslag i opgangene Opsættes Onsdag d. 26. Sept. 2007 8.5.1.5 Kort bestyrelsesmøde før generalforsamlingen Forplejning 8.5.2 Vedtægter 8.5.2.1 Det foreslås at antallet af bestyrelsesmedlemmer Udsendes som bilag. nedsættes til 7 personer. 8.5.2.2 Det foreslås at tegningsretten for foreningen ændres fra den samlede bestyrelse til 5 Udsendes som bilag. PJ: Per Skilt Jakobsen, JJ: Jan Jensen, HJ: Henning Jensen, JK: Jesper Kjærgaard (CD: Canal digital). LBF: Konsulent Lars Bo Frederiksen Side 4 af 6
medlemmer. 8.5.3 Regnskab Afventes færdigt hos Revisor indenfor et par dage. 8.5.4 Budget Der er ikke sket udvikling i kontrakter, tilbud eller lign som har givet anledning til at justere på det maksimum budget som blev udarbejdet d. 28. Aug. 2007 8.5.5 Bestyrelsens forslag iøvrigt 8.5.6 Øvrige detaljer 9 Øvrige projekter 9.10 Opfølgning på Entreprise opgaver 9.10.1 TV og Internet hos ejendomskontoret i Æblehaven CD kommer med svar fra deres projekt afdeling i den kommende uge. 10 Beslutningsprotokol Protokolfører se bilag 1 til dette referat. 11 Næste møde Dirigent Torsdag d. 10. Oktober 2007 i Grønt Hus 12 Evt. Dirigent 13 Oprydning Alle Husk at sætte stole i stak i hjørnet af lokalet. PJ: Per Skilt Jakobsen, JJ: Jan Jensen, HJ: Henning Jensen, JK: Jesper Kjærgaard (CD: Canal digital). LBF: Konsulent Lars Bo Frederiksen Side 5 af 6
Antenneforeningen Trekanten Udskrevet d. 26. september 2007, kl. 00:59 Referat af bestyrelsens møde Mødeplan: Mødeplan - Dato Sted Hovedopgave Sidst opdateret d. 26. September. Tirs. d. 25. Sept. kl. 18.30 Grønt Hus Bestyrelsesmøde - udsendelse af dagsorden til generalforsamlingen i Okt. Ons. d. 26. Sept. Man. d. 1. Okt. Kl. 12.00 Sidste dag for omdeling af dagsorden etc. til generalforsamlingen Sidste frist for indlevering af stemmeseddel ved brugertilfredsheds undersøgelse. Tir. d. 2. Okt. kl. 18.30 Grønt Hus Extraordinært Bestyrelsesmøde - bilag til dagsorden punkter for generalforsamlingen Tor. d. 11. Okt. kl. 18.30 Grønt Hus Bestyrelsesmøde - gennemgang af indkomne forslag til generalforsamling. Tir. d. 16. Okt. Tirs. d. 23. Okt. kl. 18.30 Grønt Hus Bestyrelsesmøde Ons. d. 24. Okt. kl. 19.00 Beboer-huset Beboerhuset Æblehaven - Ordinær generalforsamling Tors. d. 8. Nov. kl. 18.30 Grønt Hus Bestyrelsesmøde Tors. d. 22. Nov. kl. 18.30 Grønt Hus Bestyrelsesmøde Tors. d. 6. Dec. kl. 18.30 Grønt Hus Bestyrelsesmøde Sidste dag for omdeling af indkomne forslag PJ: Per Skilt Jakobsen, JJ: Jan Jensen, HJ: Henning Jensen, JK: Jesper Kjærgaard (CD: Canal digital). LBF: Konsulent Lars Bo Frederiksen Side 6 af 6