Vejledning i Avanceret CV Avanceret CV giver nu dig og hele organisationen en lang række spændende muligheder for at registrere medarbejderes og lederes CV, kompetencer, kurser, certificeringer o.l. samt mulighed for at rate fra 1 til 6 på dem, indgå en dialog med nærmeste leder, justere og således validere det hele og let og enkelt trække data ud på alle niveauer. Velkommen til at gøre brug af denne spændende mulighed. Spørg endelig, hvis I løber ind i problemstillinger, som I gerne vil have hjælp til, info@musskema.dk. Oprettelse fra Firmaadministration Inden I går i gang, er der to steder, hvor man fra Firma administration skal udfylde noget: Opsætning af aldersintervaller systemet er født med den angivne, som kan rettes, hvis I ønsker det o Klik: CV og vælg Afdeling o Er aldersintervallerne OK ellers retter du dem (de anvendes til dataudtræk i næste fase i rapporterne) Opsætning af Områder og Temaer til rullemenu: Du har mulighed for at oprette nogle områder med
en række temaer under hvert område, som så i selve medarbejderens udfyldelse af CV vil blive vist som en rullemenu. Det kan bruges til fx Fag i en skole, eller Kompetencegivende kurser i tekniske discipliner, eller Certificeringer i en ITverden o.l. Området er så fx Certificeringer, eller Sprog i en oversætterverden og Temaerne er så alle de aktuelle certificeringer, som I vil angive i medarbejdernes CV: o Klik øverst på Firma administration o I højre side finder du Personlige CVtemaer : Klik på korrekt firma/afdeling o Områder oprettes ved at skrive din tekst i feltet klik Opret. Du må gerne oprette flere Områder o Du opretter nu et antal Temaer under hvert Område ved at klikke på + ud for Områdets navn og skrive temaets navn klik OK. Du kan oprette så mange Temaer, du ønsker Og du kan slette og rette i dem. Fastlæg grundlæggende spørgeramme til CV Fra Firma administrations-adgangen kan du nu sikre, at I har den ønskede skabelon til jeres CV i jeres organisation. Systemet er født med en, som kun er til inspiration, og som må justeres, så den passer hos jer. Klik på Rediger skema
o Bemærk de forskellige typer af spørgsmål, som vælges ved pilen til venstre Overskrift Forklarende tekst knytter sig normalt til overskriften Score spørgsmål 1-6, hvor medarbejderen kan rate sine færdigheder i CV, og så man kan trække rapporter på disse ratings Tekst spørgsmål som er prosa-svar Underoverskrift Årstal Score spørgsmål 1-6 med flere svar her er der mulighed for at rate fra 1 til 6 men også mulighed for at vælge Områder og Temaer fra rulletekster Man kan fx have rulletekster inden for områder som Fag, Sprog, Certificeringer o.l. Her skal Firmaadministrator ud for det enkelte spørgsmål, hvor man vil anvende rulletekster vælge det område/den gruppering, som det enkelte spørgsmål skal knytte sig til Score spørgsmål 1-6 med relevans har får respondenten mulighed for at klikke til/fra, hvis et spørgsmål har/ikke har relevans for respondenten
o Man kan rette og oprette/slette i både overskrifter, tekster og spørgsmålstyper o Når spørgerammen/skabelonen er OK, så klik på PUBLICER (nederst), så er det denne skabelon, som anvendes i jeres organisation! Rettelse af spørgerammen uden at alle medarbejdere skal til at indtaste igen Hvis man har publiceret spørgerammen og medarbejderen allerede har udfyldt deres CV og man så fra ledelsen kunne ønske et par ekstra spørgsmål indlagt eller justeret så må man lige holde tungen lige i munden! Der er to muligheder her: Den ene mulighed betyder at alle medarbejdere skal udfylde deres CV forfra igen! (se næste punkt) Den anden mulighed er at man faktisk kan få alt det udfyldte med over i det justerede CV Vær meget OBS her! Hvis du ønsker, at medarbejderens allerede udfyldte CV skal trækkes med over for alle de gamle punkter, så skal du gøre sådan her: Klik på Aktuelt skema Klik så på Rediger aktuelt skema Så kan du tilføje ekstra punkter, vælge spørgsmålstype o.l. og du kan rette i eksisterende
tekster (NB. Vær OBS på, at det kun bør være sproglige korrektioner, idet det jo skal svare til medarbejderens udfyldte CVs besvarelse!). Du kan flytte de nye punkter hen, hvor de skal være men du kan IKKE slette i eksisterende punkter. Nu kan de enkelte medarbejdere gå ind og udfylde de sidste punkter, mens alle medarbejderens oprindeligt udfyldte fortsat vil stå der Rettelse af spørgerammen hvor alle medarbejdere bedes udfylde på ny forfra Hvis firmaadministrator ved lejligheder har foretaget justeringer af CVspørgerammen efter retningslinjer fra forrige afsnit uden at alle medarbejdere skal til at indtaste igen, men nu ønsker at redigere CV-skabelonen mere grundlæggende, så alle medarbejdere må udfylde forfra så klikker firmaadministrator på CV, Rediger skema. Og her kommer en vigtig ting mere: For at sikre, at du nu redigerer i den senest opdaterede version, så klikker du nederst på siden i feltet Opdater til Aktuelt skema, herefter har du den senest opdaterede version, og så kan du redigere, slette, rette, føje til og til sidst: Publicer. Men så skal alle medarbejderne indbydes til at nyudfylde deres CV forfra! Man følger denne procedure: Klik Rediger skema Brug samme mulighed som anført ved Rediger skema oven for Slut med: Publicer! Når medarbejderen skal udfylde sit CV Den enkelte leder sætter processen i gang. Lederen stiller sig på Lederens side så fremkommer lederens team(s) i højre spalte.
Højreklik på den enkelte medarbejder Vælg CV Hvis medarbejderen skal udfylde NYT CV forfra: Klik Nyudfyldelse Herefter får medarbejderen en automatisk mail med link til at udfylde Lederen kan til enhver tid gå ind og se udfyldelsen og i dialog med medarbejderen kan både leder og medarbejder begge redigere i medarbejderens CV Hvordan udfylder medarbejderen helt konkret sit CV? Medarbejderen går ind med sit password og klikker på: Mit Musskema.dk og i højre spalte står der et rødt link: Rediger CV Herefter udfylder medarbejderen efter bedste evne alle punkterne og skriver gerne kommentarer til, og hvis der skal rates fra 1 til 6, så gør man det Ved spørgsmål med rulletekster klikker man sig frem til det relevante i rulleteksten. Medarbejderen kan vælge flere i rulleteksten så får de hver en linje med rulletekstens overskrift o Der er mulighed for at angive perioder fra/til det kan være perioder for at bestride en post, undervise i et fag, være indehaver at certificering o.l. o Hvis du efterlader perioderne tomme vil begge komme til at stå med d.d.
Til sidst: Afslut! Herefter kan du fortsat gå ind og redigere i det Lederen kan til enhver tid gå ind og se udfyldelsen og i dialog med medarbejderen kan både leder og medarbejder begge redigere i medarbejderens CV Udtræk af CV-data i rapport og fuldtekstsøgning Der er en række spændende muligheder for at få data fra CV vist. Fuldtekstsøgning fra lederens eller firmaadministrators side Alle ledere og chefer kan fuldtekstsøge inden for egen virksomhed. Man kan søge på et ord, fx advokat så kommer alle de hits frem, som indeholder advokat som en del af sit CV, altså både en advokat, en advokatsekretær og en, som skriver at vedkommende har været piccolo på et advokatkontor Man kan også her søge på en kompetence, færdighed, o.l. som er ratet, fx engelsk >4, så får man alle som har ratet engelsk større end 4. Og man kan i søgestrengen anvende alle klassiske søgemetoder På Chefniveau (Firma administration) og Lederniveau (Lederens side) kan man nu gå ind og søge i CV. Der er flere måder at søge på dels helt fritekst-søgning i alle CV og dels i ratingspørgsmålene, hvor man kan udsøge f.eks. engelsk større end eller lig med 4 o.l. Søgnings muligheder:
Eks. 1: "fodbold & håndbold!rundbold" vil finde alle der har skrevet fodbold og håndbold, men fjerne dem der også har skrevet rundbold. Eks 2: "fodbold håndbold" vil finde de brugere der enten har skrevet fodbold eller håndbold. Eks. 3: "fo%bold" vil finde alle der har skrevet f.eks. 'fodbold', 'foddebold', 'foden sparker bolden'. Eks. 4: "Engelsk > 4" vil finde alle der har sat engelsk til 5 eller 6 i score. Der kan benyttes '<', '>', '=', '<=', '>='. Eks. 5: kombinationer af ovenstående. Synonymer for ' ' er ligeledes 'eller' og 'or', og for '&' er det 'og' og 'and', og dermed er disse 'reserverede ord', som ikke kan søges på. Derefter får man et link til alle de personer, som er dækket ind af den pågældende søgning. Linket angiver først medarbejderens navn og i parentes lederen/teamet. Chef og leder har mulighed for at søge i egen organisation, nedad fra det niveau, man er på eller: i hele jeres firma. Ved søgefeltet på både Chef og Leder er den forlods sat til at søge i egen organisation med et flueben i boksen. Fjern dette flueben og den søger i hele jeres firma. Rapport fra firma administrations siden Gå ind fra Firma administration klik: CV, vælg afdeling/firma og klik: Rapport. Her får du en lang række muligheder for at lave udtræk af data fra CV-systemet. Dine muligheder styres naturligvis af dine rettigheder: En chef med rettighed til en afdeling kan trække alt fra denne afdeling. En direktør med ansvar for flere afdelinger, kan trække fra denne flerhed af afdelinger.
Først skal du øverst vælge Type om du vil se på Afdelingsniveau eller på Team-niveau. Herefter sætter du kryds ud for den afdeling eller det team, som du vil lave udtræk på. Venstre spalte: Her har du mulighed for at vælge en række filtre, som dine udtræk skal bestemmes af: Spørgsmål: Du får her mulighed for at vælge et eller flere spørgsmål, som udtrækkene filtreres gennem (her kan du jo så få mulighed for at få udtræk fra spørgsmål som fra den ene afdeling til den anden kan være formuleret lidt forskelligt fx fra skoleområdet til teknisk område i en kommune) Udløb fra/til: Du kan sætte begge tids-felter eller du kan nøjes med til for at få udløb af en certificering eller en tidsbegrænset rettighed o.l. Igangværende: Kan anvendes til at filtrere på noget, som er aktuelt nu Hvis en medarbejder for 10 år siden har haft en bestemt IT-certificering, som ikke har været anvendt i 7 år, så er dette måske ikke så aktuelt at få med i udtrækket. Derfor sætter du Igangværende til d.d. Erfaring Kan anvendes til at se, hvor mange måneder samlet har den pågældende medarbejder haft denne kompetence, certificering, fag o.l. Og i dine søgekriterier kan du så sætte større end eller lig med fx 60 måneder Score Her kan du beslutte at søge på scorespørgsmål, hvor scoren er fx fra 4-6
Køn kan vælges eller fravælges (man markerer ikke noget her og det fravælges så i højre spalte) Aldersgruppe kan vælges eller fravælges (man markerer ikke noget her og det fravælges så i højre spalte) Højre spalte: Her kan du så klargøre, hvilke filtre, du så rent faktisk vil tage med i dine udtræk: Team/afdeling Medarbejder (så kommer det med navn) Spørgsmål ud fra dine evt. valgte spørgsmål Tema som så tager de temaer med, der er valgt fra rulleteksterne Score Aldersgrupper Køn Når du har sat alt, som du ønsker det, så klikker du øverst på: Generer rapport. Så kommer der den ønskede oversigt som du også kan hente over i en CSV-fil/flad Excelfil, så du kan bruge den til at arbejde videre med!