Esben Iversen, Jurjen Hessels og Morten Langgaard STATUSMØDE OG ERFARINGSUDVEKSLING FOR DLBR SUMMAX SUPERBRUGERE STATUS SUMMAX Antal samtykker: 1.750 kunder Antal e-fakturaer: 135.000 stk. Antal virksomheder: 1.800 virksomheder Betalingsløsning BankConnect Mandater: 27 kunder Betalinger: 750 gennemførte 2... 1
STATUS ANTAL E-FAKTURA 140000 E-faktura modtaget 120000 100000 80000 60000 E-faktura modtaget 40000 20000 0 01-09-2013 01-10-2013 01-11-2013 01-12-2013 01-01-2014 01-02-2014 01-03-2014 01-04-2014 01-05-2014 01-06-2014 01-07-2014 01-08-2014 01-09-2014 01-10-2014 01-11-2014 01-12-2014 01-01-2015 01-02-2015 01-03-2015 01-04-2015 01-05-2015 01-06-2015 01-07-2015 01-08-2015 01-09-2015 3... STATUS ANTAL KUNDER 3500 3000 2500 2000 1500 Plan Aktuelt 1000 500 0 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 jan-14 feb-14 mar-14 apr-14 maj-14 jun-14 jul-14 aug-14 sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 aug-15 sep-15 okt-15 nov-15 dec-15 4... 2
STATUS ANDEL E-FAKTURA 25% Andel e-faktura af regnskabsbilag 20% 15% 14% 15% 17% 18% 20% 11% 12% 11% 10% 5% 0% Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August 5... BETALINGSLØSNINGER I SUMMAX 6... 3
2 FORSKELLIGE LØSNINGER Løsning 1: OverførselsService Bankuafhængigt Benytter OverførselsesService Bruger Nem-ID Kan kun håndterer konto-konto betalinger Løsning 2: BankConnect Bankafhængig Kræver Erhvervs-netbank Benytter BankConnect Bruger Nem-ID Kan håndtere alle slags betalinger BETALINGSLØSNING TRIN 2 20% 14% Nordea Danske Bank DLBR summax Bankdata HUB 26% Bankdata Ø90 Kontoudtog 20 % SDC 20% BEC 8... 4
TILMELDING BankConnect Vestjysk Bank, Sydbank og Jyske Bank ved hvad det drejer sig om. Alle andre banker skal kontaktes, i første omgang af jer selv. Meld retur til SEGES med status gerne på mail til o90support@ Se mere info her: http://www.o90.dk/nyt/2015/n_15_88.htm Og vejledning her: http://www.o90.dk/vejledning/e_faktura_arkiv/vejledninger/v_e _BankConnect_betalingsloesning_vejledning.htm 9... BETALINGSLØSNING BANKCONNECT Opret aftale 10... 5
BETALINGSLØSNING BANKCONNECT Valg af konto 11... BOGFØRTE FAKTURAER OVERFØRES TIL Under fanen Bogførte fakturaer overføres til skal der vælges Ø90 og sendes til betaling for at kunne betale en efaktura 12... 6
HVILKE KVITTERINGER ØNSKES PÅ MAIL Under Overførselsservice advisering vælges hvilke kvitteringer der ønskes på mail 13... POTENTIALE PÅ BANKCONNECT - I DAG 14... 7
AUTOBOGFØR 15... IDEEN Benytte Dataoverførsel til automatisk kontering af kontoudtog Godt match med Betalingsløsningen i e-faktura (som sikrer specifik kontering af bilag) Gammelt ønske fra Dataoverførsel Besvær med at håndtere kontokik og download fra Netbank 16... 8
TANKERNE BAG AUTOBOGFØR KONTOUDTOG Muligheder med BankConnect Med BankConnect løsningen findes format til kontoudtog Fælles for alle banker tilsluttet løsningen Hvad skal der til? Der skal laves en aftale med hver enkelt konto (i netbanken) Banken leverer kontoudtog til Ø90 dagligt Målgruppen: Målgruppen er alle kunder i Ø90 med DLBR summax. I første omgang de ca. 60 procent der ikke anvender Danske Bank eller Nordea som pengeinstitut. Løsningen designes som en del af Summax produktet 17... LØSNING I SUMMAX / Ø90 Summax Tilkobles Kontoudtog via profil (kan gøres af kunden) Dataoverførsel Behov for at kunne danne likvide posteringer med bet.art Behov for at kunne håndtere moms jfr. kontoplanen Der skal være et samtykke til Kontoudtog Ø90 Kasseregistrering Match med arkivet (link til bilag i arkivet) Match med Ø90 faktura fra indbetalinger Saldo overføres og afstemmes i kasseregistrering ved afstem periode Kontrol på posteringer med kontokobling (kvantum kan indtastes) Ny fejlliste 18... 9
KONTERINGS ÆNDRINGER Individuel kontering anvendes som fra e-faktura Summax BC betalingsløsning Betaling Betalingsløsning anvendt (e-faktura) Manuel Med standard tekst Manuel Med individuel tekst LS eller BS Tekst fra kontoudtog Tekst er modtager Indtastet tekst fra Netbank Indtastet tekst fra Netbank Standard tekst fx: BS DR LICENS Behandling Kontering til mellemregningskonto Automatisk kontering i Dataoverførsel Via Individuel kontering i Ø90 Automatisk kontering i Dataoverførsel 19... OPRET MANDAT TIL BETALING OG KONTOUDTOG 22... 10
EKSEMPEL PÅ POSTERING FRA KONTOUDTOG Kontering jfr. Dataoverførsel Eller Kontonummer 7999 65 Forvalg moms Betalingsart tilhørende bankkontoen Bilagsnummer fra arkiv via auto match ved opdatering Referencenummer: Kontoudtog fra bank KU: reference KontoUdtog 23... DE SENESTE STORE OPDATERINGER 24... 11
SENESTE OPDATERINGER STORE FACILITETER E-rykker Betalingsoverblik i e-arkivet 25... E-RYKKER 26... 12
E-RYKKER E-Rykker Ingen kontering Ingen arkivering Kun til visning Tryk accepter for at fjerne fra oversigten 27... OVERBLIK OVER BETALINGER 28... 13
OVERBLIK OVER BETALINGER Betalingsoverblikket kan dannes på to måder. Inde i Summax Alle dokumenter havner i regnskabsbilag Udenfor Summax Alt bliver betalt inden det rammer Summax Der bruges kun mails til at få dokumenter ind. Videresend til arkiv mail CVR-1234@summax.dk Scan til mail Gem dokumenter fra e-boks, ejersites og Landmand.dk og vedhæft mail. Betaler e-faktura fra kvitteringsmailen 29... 30... 14
BETALINGSOVERBLIK I E-ARKIVET 31... DET ARBEJDER VI PÅ 32... 15
FEJLRETTELSER ER LØST E-faktura på over 1 MB afvises - grænsen sættes op til 5MB Ny version af OCR software 64 bit Markant hurtigere afløftning Mulighed for link til arkiv fra efterposteringer og statusposteringer Link til arkiv dokument (alt+r+l) fjerner kontonummer Modtagelse UTS dokumenter fra Energi Midt & Energi Danmark 33... DET ARBEJDER VI PÅ: E-fakturaer med personfølsomme oplysninger Arkiv mappenavne med variable tekster Teknisk fejl ved gem på PC med e-fakturaer Mail til arkiv Mac og Windows 8 34... 16
KOMMENDE OPDATERINGER 13. november 2015: E-bogføring 15. december 2015: Auto-bogføring Januar 2016: Betalingsløsning Danske Bank April 2016: Betalingsløsning Nordea 35... E-BOGFØRING Anden brugerflade end Ø90 Flerbruger -løsning Hvis DLBR arbejder i opgørelse 2015 kan summax ikke rette i e-bogføring i samme periode. Målgruppe Onlinebruger som ikke bruger fakturering Fakturering er næste tiltag håber ultimo 2017 36... 17
E-BOGFØRING Kasseregistrering sammenkørende med Ø90 Autobogfør E-faktura kan tjekkes dagen efter bogføring og rettes af kunden Link til bilag Debit/kredit baseret med modkonto Kontoplan sammenkørende med Ø90 37... E-BOGFØRING 38... 18
TIPS OG TRICKS TIL AT FINDE HJÆLP 39... VIDEOER www.youtube.com og www.vimeo.com 40... 19
O90.DK 41... FAQ PÅ O90.DK Opdateret med videofilm især omkring upload problemer Der bliver så vidt muligt lavet små korte videofilm til at imødekomme ofte sete problemer. 42... 20
WWW.SUMMAX.DK 43... GOOGLE ER OGSÅ GOD AT SØGE PÅ 44... 21
WEBINAR 45... 22