Vejledning Konteringshjælp til e-faktura i Summax

Transkript

1 Vejledning Konteringshjælp til e-faktura i Summax Denne vejledning viser, hvordan du kan vælge at få din faktura konteret i Ø90 1 Sammendrag 2 Konteringshjælp 2.1 Ens kontering af alle varelinjer på en faktura 2.2 Specifik kontering af hele fakturaen 2.3 Specifik kontering af enkelte varer fra fakturaen 2.4 Faktura til privat 2.5 Privat markering på varelinjer 2.6 Konteringshjælp begrænsninger 3 Tilretning af kontering for Ø90 Online brugere 3.1 Individuel kontering 3.2 Hjælpetekster fra e-faktura 1 Sammendrag I e-faktura er der mulighed for at du kan tilrette din helt egen kontering af din faktura. Visningen i e-faktura giver dig mulighed for at: Vælge at hele fakturaen skal konteres til en og samme konto i Ø90 Kasseregistrering Vælge at hele fakturaen skal konteres som privat Vælge at dele af indholdet på fakturaen er privat køb Vælge en særlig kontering ud fra hjælpetekst og dermed mulighed for øget kontospecifikation i Ø90 kasseregistrering Her er et eksempel på valgmulighederne på e-fakturaen i felterne yderst til højre.

2 I de efterfølgende afsnit finder du vejledning i, hvordan du benytter mulighederne i e-faktura. 2 Konteringshjælp 2.1 Ens kontering af alle varelinjer på en faktura Hvis du vil sikre dig, at hele fakturaens indhold bliver konteret på samme måde i Ø90 Kasseregistrering, kan du gøre det ved hjælp af markeringen Ens kontering. Når du vælger ens kontering, kan/må du KUN sætte markering i én varelinje på fakturaen, og det vil så være varen på denne linje, der benyttes i Dataoverførsel til Ø90, til af afgøre, hvilken konto den valgte vare skal konteres til. Hele indholdet fra fakturaen bliver overført og konteret på denne konto. Din Regnskabsassistent kan se på posteringen i Ø90, at du har valgt at benytte denne facilitet til hjælp med konteringen. I eksemplet her, er der valgt at hele fakturaen fra apoteket skal konteres som varen Resflor Vet : Markering ud for den varelinje som skal afgøre hvordan hele fakturaen skal konteres. 2.2 Specifik kontering af hele fakturaen Du kan yderligere sikre dig, at fakturaen bliver konteret fagligt korrekt, ved at vælge en Hjælpetekst og benytte den sammen med Ens kontering. Når du vil sikre dig, at hele fakturaens indhold bliver konteret på samme måde i Ø90 Kasseregistrering, kan du gøre det ved hjælp af markeringen Ens kontering som beskrevet ovenfor. Ved samtidig at indsætte en hjælpetekst, kan du sørge for at Dataoverførsel konterer fakturaen ud fra den hjælpetekst du skriver, og ikke ud fra den varetekst der er på den aktuelle varelinje. Din Regnskabsassistent kan se på posteringen i Ø90, at du har valgt at benytte denne facilitet til hjælp med konteringen. I eksemplet her er der valgt at hele fakturaen fra apoteket skal konteres som varen Medicin :

3 2.3 Specifik kontering af enkelte varer fra fakturaen En enkelt vare kan ændres ved at benytte Hjælpetekst. For eksempel hvis du ønsker at en vare skal konteres specielt, så kan du sætte en hjælpetekst på varen I eksemplet her er der foderkøb til smågrise, men en kost ønskes konteret til ungsvin. Her er en enkelt vare påsat hjælpetekst for at få den konteret til ungsvin. 2.4 Faktura til privat Når du har modtaget en faktura, hvor hele købet er til privat, markerer du dette ved dels at sætte Privat markering på en varelinje, og samtidig sætte Ens kontering på samme linje, som er markeret med privat. På denne måde sikrer du dig, at fakturaen bliver konteret som privat køb. I Ø90 bliver fakturaen konteret som privat, og leverandørens navn bliver sat på som posteringstekst. Din Regnskabsassistent kan se på posteringen i Ø90, at du har valgt at hele fakturaen skal konteres som privat.

4 Her er der valgt at hele fakturaen skal konteres som privat køb. Eksempel på posteringer i Ø90: Her er posteringerne overført til Ø90. Hele fakturaen er slået sammen til en postering inkl. moms, og det fremgår af tekst feltet, hvem leverandøren er, men ikke hvilke varer der er købt. Der er en markering på posteringen (en rød trekant ). Når den aktiveres vises en kommentar med info om, hvordan faktura er behandlet. 2.5 Privat markering på varelinjer Faktura med delvis privat indhold. Når du modtager en faktura, hvor en eller flere varer er til privat brug, er det let at markere disse varer, og dermed sikre at konteringen bliver korrekt. Du markerer de private varer med privat inden du bogfører fakturaen. Din Regnskabsassistent kan se på posteringen i Ø90, at du har tilkendegivet at varen er til private formål.

5 Her er Børnehandsker markeret med Privat. Eksempel på posteriger i Ø90: Her er posteringerne bogført fra fakturaen, og varen børnehandsker inkl. moms er konteret på privat konto Der er en markering på posteringen (en rød trekant). Når den aktiveres vises en kommentar med info om, hvordan faktura er behandlet. 2.6 Konteringshjælp begrænsninger Ens kontering Konteringshjælpen kan kun anvendes i de varelinjer, der vises i selve fakturaen. Det betyder, at hvis der for eksempel er en faktura med en særlig rabat, eller en afgift, som er specificeret nederst på fakturaen under Linjesum i alt, så vil den ikke indgå i det valg, du har foretaget ovenfor. Kommentar til bogført faktura Konteringshjælp kan kun ændres indtil faktura bliver bogført. Herefter kan du indtaste kommentarer på bilaget i e-arkivet. Kontokoblinger Kontokoblinger har ingen effekt i Dataoverførsel fra Summax på hjælpetekster der er oprettet via Individuel kontering i Ø90.

6 3 Tilretning af kontering for Ø90 Online brugere Ønsker du en helt specifik kontering, der passer netop til dit behov for opfølgning, er det muligt via funktionen Individuel kontering i Ø90 Kasseregistrering. Det foregår ved, at du opretter en individuel kontering i Ø90 Kasseregistrering, vælger kontonummer, og dernæst anvender du denne individuelle tekst som Hjælpetekst, når du bogfører faktura i Summax. Her er sammenhængen mellem Hjælpetekster i Summax og Ø90 skitseret. Nedenfor fremgår det, hvordan du anvender Individuel kontering Hjælpetekster oprettet i Ø90 under Individuel kontering bliver vist som valgmuligheder i Summax, når du ønsker at anvende en hjælpetekst: Her vises et forslag til hjælpetekst når teksten Har skrives i Hjælpetekst feltet i Summax. Tilsvarende bliver nye hjælpetekster oprettet i Summax vist i Ø Individuel kontering

7 I Ø90 skal der tilkobles en kontering i billedet Individuel, før du kan anvende en individuel kontering, ellers vil Dataoverførsel til Ø90 anvende en standard kontering. Når du opretter en kontering, får du mulighed for helt at styre, hvilken kontering du ønsker. Du kan også aftale konteringen med din DLBR virksomhed, som kan tilrette konteringen for dig. I billedet Individuel kontering kan du: Enten oprette en ny hjælpetekst, som skal anvendes i Summax e-faktura Eller du kan tilføje kontering til hjælpetekster, der er oprette i Summax e-faktura Billedet individuel findes i Kasseregistrering under Funktioner, gå via Ret Dataoverførsel, vælg Individuel Kontering. Eller med genvejstaster fra Kasseregistrering vælger du [Alt]+[F]+[X]+[Ctrl]+[I] og vælg Ny linje med [Ctrl]+[Y]. Her er et eksempel på, hvordan du kommer til billedet Individuel kontering : Fra Dataoverførsel Gruppe til konto vælger du Individuel kontering I dialogen Dataoverførsel Individuel kan du sortere indholdet ved at klikke på de forskellige kolonner. En ny hjælpetekst oprettes i billedet Dataoverførsel individuel ved hjælp af Ny linje [Ctrl] + [Y] Anvend forslaget: E-faktura til Ø90, indtast hjælpeteksten under Varetekst og vælg kontonummer. Nedenfor er der et eksempel med Harid, som giver mulighed for at følge op på, hvad der er af vedligeholdelse på Hardi marksprøjten fra Først opretter du en individuel kontering i Ø90 med fx teksten Hardi

8 Her er Hjælpeteksten Hardi oprettet, og konteringen er valgt til en oprettet konto til Hardi sprøjten. Vejledning om summeringskoder finder du nederst i vejledningen her. Du kan bruge sumkoder til at vælge, hvordan posteringerne fra e-fakturaerne skal summeres. Herefter anvender jeg Hardi som hjælpetekst, når jeg bogfører fakturaen, og jeg vælger Ens kontering så jeg får hele fakturaen konteret som vedligeholdelse på netop den konto, jeg har valgt/oprettet til formålet. Eksempel på faktura Her er hjælpeteksten Hardi indtastet på en af varelinjerne, og der er valgt Ens kontering, så hele fakturaen bliver konteret til samme konto i Ø90. Eksempel på posteringer i Ø90 Kasseregistrering: Her er posteringerne overført til konto , oprettet til formålet på ejendomskontoplanen. Det er selvfølgelig ikke nødvendigt at oprette en specifik konto. Du kan sagtens vælge en eksisterende konto fra kontoplanen. Konto på kontoplanen:

9 Konto er oprettet på ejendomskontoplanen 3.2 Hjælpetekster fra e-faktura Hjælpetekster fra summax kan du se fra Individuel kontering ved at vælge F4 fra Varetekstfeltet. På denne måde vises dialogen Dataoverførsel hjælpe varetekster. Dialogen viser alle de hjælpetekster der findes, både dem der er oprettet i Summax, og dem der er oprettet i Ø90. For at oprette en kontering til en hjælpetekst oprettet i e-faktura, skal du åbne dialogen Dataoverførsel hjælpe varetekster, og overføre hjælpeteksten til billedet Dataoverførsel Individuel for her at vælge kontonummer. Oversigten over oprettede hjælpetekster kan åbnes via F4 fra Varetekstfeltet. I Dialogen Dataoverførsel hjælpe varetekster kan du i kolonne Ajourført af let se, hvilke du har oprettet fra Summax, idet det er din DLI bruger ident, der er påsat som Ajourført af.