Best Practice på DLBR summax for

Transkript

1 DLBR summax Best Practice på DLBR summax for DLBR Kunder Online brugere

2 DLBR summax DLBR BEST PRACTICE Opstart: Kunden har på forhånd set de to generelle videoer omkring e-faktura og e-arkiv - Her Det kan være en god ide at give kunden en opstartspakke med de relevante vejledninger - Brugervejledning e-faktura og e-arkiv Kunden skal validere CVR - se videovejledning Udskriv vilkår for anskaffelse og brug af Summax. Vælg vilkår for brug af DLBR e-arkiv og e-faktura - her. Samtykket underskrives af kunden. Opret samtykke i Ø90 - se videovejledning Tilret profiloplysninger for kunden adviseringsmail og evt. - arkiv mail OS02 blanket til betaling af konto-konto e-fakturaer sendes til og udfyldes af kunden. Blanketten sendes efterfølgende til banken - se OS02 Blanket Vær opmærksom på, at der skal rettes til under profiloplysninger, når mandatet er indlæst igen: * Kaldenavn * Max beløb * Sæt markering, at faktura skal sendes til Ø90 og betaling. Det er kundens opgave at rette det til. Indlæsning af bankdata er et ufravigeligt krav (Optimal situation er kontokig) Aftal hvem der gør hvad i forhold til den bedste arbejdsgang (Aftalegrundlag bliver udformet, så det passer til kunden).

3 Aftalegrundlag: Kunden uddelegerer adgang jf. videoen - uddeleger. Assistenter og konsulenten har adgang til det hele undtaget Privat, med mindre andet aftales med kunden. Tag en drøftelse med kunden om det er relevant at give adgang til fagområder, dette kan være Planteavl, Kvæg- og Svinerådgiver m.m. Leverandørliste udarbejdes af kunden. De leverandører, der er på BetalingsService og Dataoverførsel, meldes som udgangspunkt ikke til. Skabelon sendes ud til kunden, som videresender til leverandører - Se skabelon * Der kan laves individuelle aftaler med DLBR omkring processen. Skal der følges op på noget individuel kontering - Vejledning individuel kontering. Varegældskonti - Vejledning skift varegældskonto. DLBR BEST PRACTICE Kunden sender en mail til assistenten, når alle bilag er i arkivet og vedhæfter bankdata, hvis ikke kontokig. Ved opstart skal der følges op hver måned, denne periode er meget afhængig af både assistent og kunden. Efterfølgende er det nok kun at følge op i forbindelse med moms.

4 Ved bogføring: Tjek i mappen regnskabsbilag, at der ikke er linjer med 0. Hvis, så ret dette til med rigtigt beløb og dato. Tilretning af dokumentoplysninger skal først gøres, efter systemet er kommet med forslag til beløb og dato. Indlæs bankdata - Husk gem linje til genkendelse på de områder der er relevante. Posteringer, der ikke er automatchet, matches vha. funktionen Find bilag i arkiv : Gå til første postering, der ikke er linket. Brug Find bilag i arkiv (Genvejstast: Alt+f+v). Husk at anvende genvejstaster til søgning/nulstil (Nulstil = Ctrl+F5), (søgefeldt = Alt+e) linkning (Alt+k) og gå til næste (Alt+æ). Opdages to ens bilag, noteres bilagsnummeret. Flyt bilaget til indbakken med et tag dobbelt, så er de lette at slette igen. Bilaget slettes, når bogføringen er overstået. Når alle posteringer er gået igennem: Påsæt kontonumre i kasseregistrering og foretag bogføring som normalt. DLBR BEST PRACTICE Brug efterfølgende Find bilag i arkiv : * Varegæld og tilgodehavender fremsøges (Husk at søge på betalingsdato dage inde i næste momsperiode for at få alle bilag med). * Resten, som står under ikke linkede/klar til link, kan måske ligge dobbelt, være betalt kontant eller lignende. Slet de kontoudtog, der ligger dobbelt. * Fremsøg i arkivmappen regnskabsbilag, de bilagsnumre der er noteret tidligere. E-fakturaer der er betalt via et kontoudtog (dette er ikke best practice): * Som udgangspunkt anbefales det IKKE at betale e-fakturaer via et kontoudtog. * Hvis e-fakturaer er betalt via et kontoudtog, skal posteringen deles ud på hver enkelt e-faktura i kasseregistrering, så der ikke ligger dokumenter i regnskabsbilagsmappen, der ikke er linkede. Hvis ikke alle dokumenter linkes, vil de blive ved med at blive vist under klar til link. Bogføringen er nu færdig og momsen kan laves på normal vis. * Husk ved moms at tjekke, om mellemregningskontiene 2725-xx stemmer med betalingerne. * Tjek konto for fejlkontering.

5 DLBR summax KUNDE BEST PRACTICE Opstart: Du har på forhånd set de to generelle videoer omkring e-faktura og e-arkiv - videovejledning. Valider dit CVR - se videovejledning. Underskriv vilkår for anskaffelse og brug af Summax. Tilret profiloplysninger adviseringsmail og evt. - arkiv mail. Se punkt 3 i vejledningen Forberedelse og opstart som findes på denne side - vejledninger til e-arkiv og e-faktura. Udfyld og indsend OS02 blanket til betaling af konto-konto e-fakturaer. Send blanketten til din bank, som underskriver den og videresender den til Nets. Giv besked til assistenten, når dette er gjort - OS02 Blanket. Vær opmærksom på, at der skal rettes til under profiloplysninger, når mandatet er indlæst igen: * Kaldenavn * Max beløb * Sæt markering at faktura skal sendes til Ø90 og betaling. Indlæsning af bankdata er et ufravigeligt krav (Optimal situation er konto-kik) Aftal hvem der: Tilretter arkivdokumenter. Gør hvad i forhold til den bedste arbejdsgang (aftalegrundlag).

6 Hvad skal du gøre for at komme i gang: Du uddelegerer adgangen via se evt. video omkring uddeleger: Assistenter og konsulenter får adgang til alle mapper undtagen Privat, med mindre andet er aftalt. Du kan med fordel også give adgang til dine fagkonsulenter f.eks. planteavl, kvæg- og svine konsulent m.m. Du får e-fakturaer fra dine leverandører på denne måde: * Der er nogle leverandører, der sender i forvejen, tjek dem: Liste over dem der kan sende. * Kontaktoplysninger på de enkelte leverandører findes ved at klikke på siden og logge på med dit Landmand.dk login. * Du tager selv kontakt til dine leverandører med følgende blanket: Vælg - info til afsendere af e-faktura. Vær opmærksom på at du som kunde kan risikere at skulle betale et gebyr for at få tilsendt e-faktura. Denne diskussion ligger du frit for at tage med leverandøren. KUNDER BEST PRACTICE

7 E-faktura Når den første e-faktura modtages: Du får en mailadvisering, når du har modtaget en e-faktura. Du skal gå ind på for at behandle denne faktura. Du gør følgende: Åben fakturaen og tag stilling til indholdet (hvis du ikke kan se indholdet, kan der være et link nederst i e-fakturaen, som du kan åbne og se). Hvis du ikke er enig i indholdet, skal du selv tage kontakt til leverandøren, og enten afvise eller aftale at få en kreditnota. Godkend fakturaen (du kan markere flere og godkende på en gang). Første gang der godkendes en ny leverandør vælges Individuel. Sende til betaling (Vær opmærksom på om det er LeverandørService, Betalingsservice, betaling via konto-konto eller manuel betaling i netbank). Det anbefales at hver enkelt e-faktura betales hver for sig og ikke betales som et kontoudtog. Fakturaer som kører automatisk data skal ikke tilmeldes til e-faktura. E-arkiv Andre dokumenter: KUNDER BEST PRACTICE PDF dokumenter (disse dokumenter får du typisk som mails, på landmand.dk, i banken, e-boks, leverandørsider) - Se videovejledning arbejde med e-arkiv. Dokumenter, du får på mail, kan med fordel lægges i arkivet ved: At videresende mailen til din arkiv-mailadresse som hedder: ditcvr -1234@ summax.dk (være obs. på, at når denne mailadresse benyttes, ligges bilagene i mappen indbakke video mail til arkiv. Automatisk upload-mapper. At trække dokumenter over. At uploade via stifinder.

8 Dokumenter som scannes ind: Ved de dokumenter, som ikke kommer elektronisk og derfor skal scannes, kan du tage fat i din DLBR virksomhed, som kan vejlede dig i forhold til scanner, opsætning mv. Du skal tjekke mappen Indbakke for at være sikker på, at alle dokumenter er fordelt rigtigt. Indbakken skal så vidt muligt være tom. De dokumenter, der skal ligge i regnskabsbilag, er kun dokumenter, som vedrører indbetalinger og udbetalinger på kontoen: Du kan med fordel sætte tags på især BetalingsService bilag. Dette kunne være BS_måned_år. I forbindelse med betalingsservice: * Sørg for at det er det første beløb og tilhørende dato, som står i bilaget, så bliver linkningen lettere. Underbilag til betalingsservice lægges ind for sig selv. Debitor- og kreditorkontoudtog med renter eller aconto-betalinger. PBS-kvittering fra løn. Du skal sørge for, at dokumentoplysninger på beløb og dato ikke er blanke: Tilretning af dokumenter skal først gøres, efter systemet er kommet med et forslag. KUNDER BEST PRACTICE Du kan med fordel sortere kolonnen, så du får de datoer og beløb frem, som ikke er udfyldt, eller som står med 0. Tryk på pilene i hver kolonne. (Her vil du også få sorteret med højeste beløb. Vurder om højeste beløb er realistisk. Der kan være tale om et år til dato beløb, der er blevet aflæst). Husk at rette kreditnotaer, som er kommet fra e-faktura med en betalingsdato. Du kan med fordel lægge disse typer dokumenter i Økonomi (Husk at påsætte tags): Kreditorkontoudtog uden renter eller aconto betalinger Kontoudtog fra banken Lønsedler Årsopgørelser ex. Kreditforening, SKAT, banker, markedsværdirapport (swap)

9 Refinansieringsbilag Ejendomsskattebilag Oplagsnota og statusopgørelser fra foderstof/grovvareselskaber Andelshaverkonti Statusseddel Budgetkontrol Revisionsliste Endelige regnskaber Hvis du benytter fakturering i Ø90, kan du bruge følgende arbejdsgang: - Vejledning til at få bilag fra fakturering i arkivet Betalinger: Alle bilag, som ligger i mappen Regnskabsbilag, skal være bilag, du har sendt til betaling. Husk dog at medtage varegæld/tilgodehavende i forbindelse med momsopgørelse. Du kan med fordel give dem en favoritmarkering, så du hurtigt kan finde dem og sætte dem til betaling. Når du er færdig med at lægge bilag op for en måned, sender du en besked til din regnskabsassistent, som vil gå i gang med bogføringen. KUNDER BEST PRACTICE Benyt arkivet som et samlet arkiv: Du kan med fordel bruge arkivet på tværs af faggrene. Her følger et forslag til, hvad du kan bruge de øvrige mapper til, og hvordan du hurtigt og effektivt søger dokumenterne frem igen.

10 Indbakke: Brug dette som dit opstartsvindue, hvor du behandler dine bilag fra. Her kommer mails sendt til arkivet ind. Her uploader du hurtigst ved de andre upload-metoder: Automatisk upload-mapper At trække dokumenter over At uploade via stifinder Du kan markere en stribe dokumenter, trykke rediger og flytte dem til den rigtige mappe med tags, i en arbejdsgang. Bør som regel være tom. Personale/Ledelse: Ansættelseskontrakter Datablade til sikkerhedsudstyr APV Mark: Gødningsplaner Forpagtningsaftaler Sprøjteplan Markkort Kvæg: Foderplaner KPO Foderkontrakter Papirer vedr. mejeri Fodermiddel blade Svin: Foderplaner E-kontrol Foderkontrakter Fodermiddel blade Afsætningsaftaler Anden Produktion Data vedr. fx vindmølle Lejeaftaler i forbindelse med udleje af ejendomme Miljø: Miljøgodkendelse Miljøansøgninger Privat: Alle private dokumenter, billeder m.m. KUNDER BEST PRACTICE

11 DLBR summax ONLINE BRUGER BEST PRACTICE Du er online bruger: Se først videofilmen Koble posteringer til bilag I Ø90: Indlæs bankdata (Vær obs. på, at alle bilag er lagt over i arkivmappen regnskabsbilag ) Posteringer, der ikke er automatchet, matches vha. funktionen Find bilag i arkiv : Gå til første postering, der ikke er linket. Brug Find bilag i arkiv (Genvejstast: Alt+f+v). Brug evt. genvejstaster til søgning, linkning og gå til næste. Opdages to ens bilag, noteres bilagsnummeret. Bilaget slettes, når bogføringen er overstået. Når alle posteringer er gået igennem: Påsæt kontonumre i kasseregistrering og foretag bogføring som normalt. Brug efterfølgende Find bilag i arkiv : * Varegæld og tilgodehavender fremsøges (Husk at søge på betalingsdato dage inde i næste momsperiode for at få alle bilag med). * Resten, som står under ikke linkede/klar til link, kan måske ligge dobbelt, være betalt kontant eller lignende. Slet de dokumenter, som ligger dobbelt. Fremsøg i arkivet bilagsnumre, som er noteret tidligere. e-fakturaer, som er betalt via et kontoudtog: * På betalingsposteringen deles denne ud til udligning af hver enkelt e-faktura, så e-fakturaerne forsvinder fra klar til link. Bogføringen er nu færdig og momsen kan laves på normal vis.

12