Projektbeskrivelse Ledelse på Tværs - Ledelse og koordinering af sammenhængende patientforløb 1
1. Indholdsfortegnelse Indledning...3 Baggrund og formål...3 Projektets formål i forhold til andre projekter og forskningen på området...4 Målgruppe...7 Overordnet plan og fremgangsmåde:...7 April 2013 April 2014: Dataindsamling...7 April 2014 April 2015: Udvikling of implementering af interventioner...8 April 2015 April 2016: Evaluering og formidling...8 Organisering og samarbejdspartnere...9 Økonomi...10 Referencer...11 2
Indledning Denne projektbeskrivelse beskriver, hvordan Region Midtjylland og CBS sætter fokus på Ledelse på tværs, så emnet bliver belyst med en forskningsmæssig kvalitet og samtidig får en praksisanvendelig betydning for Region Midtjyllands patienter og borgere. Det overordnede formål med projektet er at skabe mere sammenhængende patientforløb ved hjælp af ledelse og koordinering i hospitalsafdelinger, på tværs af faglige, organisatoriske og geografiske grænser. Baggrund og formål De udfordringer, som fremtidens samlede sundhedsvæsen står overfor, stiller store krav til ledelse fremover. Vi ser en fortsat specialisering indenfor de forskellige behandlingsformer. Vi ser en befolkning, der lever længere, har mere komplekse behandlingsforløb og stiller højere krav til kvalitet i den behandling, de modtager. Samtidig har vi en økonomisk udfordring i at skulle klare opgaven med de samme eller færre ressourcer. Disse krav højere kvalitet, bedre sammenhæng og mere effektiv anvendelse af alle ressourcer - stiller nye krav til ledelse og koordinering i forhold til at skabe sammenhæng og effektivitet i den enkeltes behandlingsforløb. Vi ved at fælles mål, gensidig respekt og gode relationer har stor betydning for kvaliteten, for den enkelte patient, for omkostninger til sundhed og for det psykiske arbejdsmiljø (Gittel 2012). Vi ved derimod ikke, hvad der faktisk virker, når koordinerings- og ledelsesarbejdet skal skabe endnu mere sammenhæng i patientforløb. Det overordnede formål med dette projekt er derfor at få belyst og dokumenteret hvordan og i hvilke processer ledelse og koordinering praktiseres på tværs i hospitalsafdelinger. Dernæst er formålet at bidrage med anbefalinger til nye konkrete aktiviteter og metoder, der systematisk arbejder med at gå fra silo- og søjletænkning til at tænke i fælles ansvar for hele patient- og behandlingsforløb på tværs af faggrupper, afdelinger og hospitaler. 3
Effekten vil blive vurderet på afdelingsspecifikke parametre, således at succeskriterierne forankres i hver deltagende hospitalsafdeling. Eksempelvis vil effekten således kunne ses i reducerede ventetider og genindlæggelser, større tilfredshed hos patient og pårørende, eller bedre samarbejdsrelationer. Projektet består af en udviklingsorienteret del og en forskningsorienteret del. Formålet med den udviklingsorienterede del af projektet er at udvikle måder, hvorpå den lokale ledelse og koordinering i højere grad kan støtte og bidrage til sammenhængende patientforløb. Dette gøres ved hjælp af lokalt forankrede interventioner, som er målrettet de udfordringer og fokusområder, som de enkelte afdelinger peger på som særligt relevante. Formålet med den forskningsorienterede del af projektet er for det første at få kortlagt det ledelsesog koordineringsarbejde, der foregår i og på tværs af faggrupper, afdelinger og hospitaler i forhold til at skabe sammenhæng i patientforløbene. Dette er indlejret i både det kliniske og organisatoriske arbejde. For det andet er formålet at følge udviklingen af ledelses- og koordineringsarbejdet under og efter interventionerne for at dokumentere selve udviklingsprocessen, og til sidst at undersøge og dokumentere, hvilken effekt interventionerne har haft i forhold til at skabe mere sammenhængende patientforløb, målt på de udvalgte parametre. Projektets formål i forhold til andre projekter og forskningen på området Der er i disse år et massivt pres på offentlig ledelse. Ledelse er blevet en afgørende faktor i at imødekomme de voksende krav til styring, lederskab og udvikling af kvalitet på de offentlige hospitaler. Som led i bestræbelser på at levere endnu bedre kvalitet for de samme eller for færre penge, og samtidig behandle de flere, har vi set en stærk specialisering og optimering indenfor det enkelte speciale, det enkelte afsnit, afdeling og hospital. Samtidig har vi fået større udfordringer m.h.t. kommunikation og koordinering imellem de forskellige dele, der indgår i patienters forløb. Dels fordi patientforløbene er blevet mere komplekse og indebærer mere samarbejde mellem en række aktører, hospitaler, afdelinger og faggrupper, dels fordi vi har oplevet sammenlægninger og andre foranstaltninger, som har ført til, at afdelinger og afsnit er blevet større og ledelsesspændet tilsvarende er blevet større (Holm-Petersen, Tolsgaard et al. 2011). 4
Fremtidens hospitalsudvikling tegner således et billede af større krav til ledelse af sammenhæng og fokus på effektivitet i den enkelte patients behandlingsforløb. Der er behov for fokus på koordinering og sammenhæng på tværs i patientforløb både i forhold til specifikke patientkategorier såsom ældre, medicinske patienter, og også som generel udfordring for sundhedssektoren som helhed (Sundhedsstyrelsen 2011a, Sundhedsstyrelsen 2011b). Men hvad er sammenhængende patientforløb? Sammenhæng af hvad og for hvem? Tidligere forskning har peget på tre vigtige aspekter af sammenhæng i patientforløb; relationel sammenhæng, informationsmæssig sammenhæng og ledelsesmæssig sammenhæng (Guthrie, Saultz et al. 2008). Vi ved også fra undersøgelser af patienters oplevelse af sammenhængende patientforløb, at sammenhæng ofte opleves ved sit fravær (Martin 2010). En dansk ph.d.-afhandling om sikring af patientovergange peger på, at samarbejde og kommunikation på tværs af professionelle og organisatoriske grænser er centrale elementer i at nedbringe fejl og forbedre overgange i patientforløb (Siemsen 2011). En del af koordineringsopgaven i sundhedsvæsenet løses via standardisering, eks. i form af pakkeforløb eller kliniske retningslinjer for behandlingsforløb 1. Selvom kvalitetsstandarder medvirker til at koordinere det daglige patientarbejde, ved vi også, at disse standarder kun koordinerer en del af det arbejde, som er afgørende for, at patientforløb fungerer, er sammenhængende og af god patientoplevet kvalitet (Meier 2011). Det ledelses- og koordineringsarbejde, som er nødvendigt for at få standarder til at virke i praksis, er ikke inkluderet i selve standarden. Endelig har vi i de seneste år set forskning, der dokumenterer, at aspekter som fælles mål, gensidig respekt og gode relationer i samarbejdet omkring patienterne har bevirket øget patientoplevet, faglig og organisatorisk kvalitet (Gittell, Seidner et al. 2010, Gittell, Godfrey et al. 2012) For at bidrage med viden om hvordan og hvorfor disse tiltag virker i den lokale kliniske praksis trækker vi således på flere forskningsfelter: viden om organisering og ledelse af sundhedsfagligt arbejde, koordineringsteori, den del af forskningen i patientsikkerhed, som sætter fokus på 1 Den Danske Kvalitetsmodel indeholder både generelle, organisatoriske og kliniske standarder, som specificerer dele af behandlingsforløb, eks apopleksi. 5
kontinuitet og overgange, samt betydningen af relationel koordinering. Vores ambition er at blive klogere på processerne hvori ledelse og koordinering foregår og sammenhæng skabes, og dermed kunne angive langt mere udbyggede og nuancerede anbefalinger til ledelse af sammenhængende patientforløb. 6
Målgruppe Tre hospitalsafdelinger deltager i projektet: Onkologisk Afdeling D, Aarhus Universitetshospital Medicinsk Afdeling, Regionshospitalet Randers Akutafdelingen, Hospitalsenheden Vest De er valgt, fordi vi fra tidligere forskning ved, at det kan være særligt udfordrende at koordinere og skabe kontinuitet i behandlingsforløbene i forhold til kræftpatienter, patienter med kroniske sygdomme og akut tilskadekomne patienter. (Gittell 2002, Strauss, Fagerhaugh et al. 1997, Bohmer 2009). Overordnet plan og fremgangsmåde: April 2013 April 2014: Dataindsamling - Etablering af lokale styregrupper - Kvantitativ og kvalitativ dataindsamling og analyse, herunder o Data på de deltagende hospitalsafdelinger: typer af patienter, antal afsnit, antal specialer/faggrupper, antal medarbejdere, fordeling af faggrupper og nøglepersoner, antal patienter på sengeafsnit (CPR/år eller antal kontakter/år), antal kontakter i ambulatorium, antal aflysninger i ambulatorium, antal genindlæggelser og gennemsnitlig liggetid/sengeafsnit, TULE, m.m. o Relational Coordination Survey, der undersøger kvaliteten af relationerne blandt de medarbejdere og ledere, der er involverede i det kliniske, patientnære arbejde. o Interviews med hospitalsledelser/centerledelse, afdelingsledelser, funktionsledere, nøglepersoner og repræsentanter fra medarbejdergruppen. o Observationsstudier af afdelingsledelserne, funktionsledere og nøglepersoner/medarbejdere i deres daglige arbejdspraksis. o Interviews med patienter, samt observationer af patientforløb, der forløber på tværs af flere afdelinger. 7
April 2014 April 2015: Udvikling of implementering af interventioner - Workshop og udviklingsmøder med styregrupper og arbejdsgrupper på tværs - Design og gennemførelse af eksperimenter og prøvehandlinger, skræddersyet til og i samarbejde med de tre hospitalsafdelinger. Interventionsdelen forventer bl.a. at besvare følgende spørgsmål: o Hvordan sikrer vi, at der er et overordnet ansvar og overblik over patientens samlede behandlingsforløb, og hvordan udmønter og understøtter vi dette i praksis? Hvilke konkrete aktiviteter skal der til i overgangene fra afsnit til afsnit, fra afdeling til afdeling, fra hospital til hospital, fra hospital til henholdsvis primærkommune og praktiserende læge? o Hvilke konkrete aktiviteter og metoder bringer vi i anvendelse, så vi støtter patientens og de pårørendes ansvar i at være aktører i det sammenhængende patientforløb, så det også for dem giver mening og værdi at tage del forløbet? o Hvordan stimulerer vi et smidigt samarbejde i forhold til flow i patientforløbet? Hvilke konkrete og rettidige kommunikations- og møderutiner understøtter, at vi har fælles mål og viden om den enkeltes patientforløb? April 2015 April 2016: Evaluering og formidling Gentagelse af dataindsamling, analyse og perspektivering hvilken effekt er opnået og hvorfor. Endelig afrapportering og formidling, herunder bl.a.: Særskilt tilrettelagt national konference om sammenhængende patientforløb og ledelse på tværs af hospitalsafdelinger Opsamling af projektets resultater i bogform henvendt til sundhedsfagligt personale Formidling af resultaterne til øvrige regioner eksempelvis via Parternes Personalepolitiske Messe og Dansk Selskab for Ledelse i Sundhedsvæsenet Publicering af artikler i nationale tidsskrifter og elektroniske nyhedsbreve Forskningsformidling, som varetages primært via internationale tidsskrifter, konferencedeltagelse og deltagelse på workshops og seminarer 8
Organisering og samarbejdspartnere Projektet er organiseret i et gensidigt samarbejde mellem Region Midtjylland og Institut for Organisation, Copenhagen Business School (CBS) ved Postdoc Ninna Meier. Desuden vil projektet være akademisk tilknyttet Center for Relationel Koordinering i Boston ved professor Jody Gittel. Projektet organiseres som skitseret nedenfor med følgegruppe, projektleder, projektgruppe, lokale styregrupper, forskernetværk og samarbejdspartnere. Organisering af projektforløbet Praksis Udviklingsdel OLP Samarbejds- -partnere, -RM Projektchef Per BO Central projekt gruppe Projektleder SØ NM AL MV Forskningsdel Postdoc. Ninna Meier CBS Akademisk forankring og ansættelse KORA Samarbejdspartner og tilknytning Center for Relationel Koordinering, USA Akademisk tilknytning Patient- følgegruppe: - Kræftens bekæmpelse - Diabetesforeningen Akut, Onko, Medicinsk med styregrupper Hospitalsledelses-følgegruppe: Hospitalsledere fra de tre hospitaler, Sundhedsplanlægning, Koncern HR Forsker-følgegruppe: - Lektor Signe Vikkelsø, IOA, CBS. - Professor Jody Gittell, Brandeis University, Boston 2 9
Økonomi Der er foreløbig tildelt 2.901.190 kr. til forskningsdelen/post-doc. Dels fra FSE (Det Frie Forskningsråd Samfund og Erhverv) svarende til 1.901.190 kr., dels fra Region Midtjylland svarende til 1 mio. kr. Kontakter: Projektchef: Per Bo Nørgaard Andersen Koncern HR, Organisation, Ledelse og Procesoptimering Tlf.: 7841 0810 Per.Bo@stab.rm.dk Projektleder for forskningsdelen: Ninna Meier Institut for Organisation, CBS Tlf.: 41393514 E-mail: nme.ioa@cbs Projektleder for udviklingsdelen: Susanne Østergaard, Koncern HR, Organisation, Ledelse og Procesoptimering, Tlf.: 2129 7050 E-mail: susoes@rm.dk 10
Referencer BOHMER, R.M.J., 2009. Designing Care: Aligning the Nature and Management of Health Care. Boston, Massachusetts: Harvard Business Press. GITTEL, H., JODY, 2012. Effektivitet i sundhedsvæsenet samarbejde, fleksibilitet og kvalitet. København: Munksgaard. GITTELL, J.H., 2002. Coordinating Mechanisms in Care Provider Groups: Relational Coordination as a Mediator and Input Uncertainty as a Moderator of Performance Effects. Management Science, 48(11), pp. 1408-1426. GITTELL, J.H., GODFREY, M. and THISTLETHWAITE, J., 2012. Interprofessional collaborative practice and relational coordination: Improving healthcare through relationships. J Interprof Care,. GITTELL, J.H., SEIDNER, R. and WIMBUSH, J., 2010. A Relational Model of How High-Performance Work Systems Work. Organization Science, 21(2), pp. 490-506. GUTHRIE, B., SAULTZ, W.J., FREEMAN, K.G. and HAGGERTY, L.J., 2008. Continuity of Care Matters. BMJ, 337(a867), pp. 548-549. HOLM-PETERSEN, C., TOLSGAARD, A., VESTERGAARD, M.B. and OESTERGAARD, S., 2011. Færre ledere til flere medarbejdere Ledelsesspænd på store hospitalsafsnit. Aarhus: Central Denmark Region. MARTIN, H.M., 2010. Er der styr på mig? Sammenhængende patientforløb fra patientens perspektiv. København: KORA. MEIER, N., 2011. Coordination in clinical managerial practice: moving things around and making things happen. Scandinavian Journal of Public Administration, 15(4), pp. 57. SIEMSEN, I.M.D., 2011. Patientovergange: et eksplorativt studie af faktorer der påvirker sikkerheden af patientovergange, DTU Management Engineering. STRAUSS, A., FAGERHAUGH, S., SUCZEK, B. and WEINER, C., 1997. Social Organization of Medical Work. New Brunswick: Transaction Publishers, Rutgers. SUNDHEDSSTYRELSEN, 2011a. Evaluering af sundhedsaftalerne, sammenfatning og evaluering. København: Schultz Publications. SUNDHEDSSTYRELSEN, 2011b. Styrket indsats for den ældre medicinske patient. Fagligt oplæg til national handlingsplan. København: Schultz Publications. 11