Referat fra stormøde fredag d. 23. september 2011 kl. 18 i KFUM og KFUK i Haderslevs foreningshus Domkirkepladsen 1, 6100 Haderslev 1. Stormødet åbnes af formanden, der leder valg af dirigent, referenter og stemmetællere Dirigent: Christian Christensen Referenter: Lene Pedersen og Maja Hørlyck Stemmetællere: Brian Ebsen og Carsten Friis 2. Beretning, evaluering og fremtidsplaner for arbejdet i distriktet fra alle udvalg Distriktsbestyrelse, formandsberetning ved Aksel Juhl: Efter stormødet i 2010 konstituerede distriktsbestyrelsen sig med Aksel som formand, Mette som sekretær og Jan som næstformand. Der er udarbejdet en rekrutteringsliste til distriktsbestyrelsen. Den træder i kraft, hvis det skulle ske, at der på et tidspunkt ikke er nok kandidater, der stiller op til distriktsbestyrelsen. Rækkefølgen på foreninger er: Sønderborg, Haderslev, Toftlund, Vojens, Aabenraa, Bolderslev, Bedsted, Vesteregnen og Agerskov I samarbejde med arbejdsgiverudvalget og Distrikt trekanten har vi forlænget Viktors ansættelse, således at han nu er ansat frem til august 2014. Vi har derudover samarbejdet med andre udvalg omkring Portalaften, Store Lederdag samt taget stilling til diverse ansøgninger og økonomispørgsmål. Der er indkøbt et kamera til brug for alle. Vi har sagt ja til, at distriktsbestyrelsen i samarbejde med Viktor og landsbevægelsen deltager i et projekt omkring spørgsmålene: Hvad er det vi vil - og hvordan når vi der hen. Som aftalt på sidste stormøde har det i år ikke været vores opgave at finde kandidater til diverse distriktsudvalg. Det er dejligt at se at alle udvalg har taget denne opgave alvorligt og vi derfor har kandidater til alle udvalgsposter i aften. Alle landskonsulenter skal mere ud i foreningerne. Gitte Sandbjerg skal være støtte for distrikt Syd. Der skal være en aften, hvor temaet er Hvad er det vi vil - og hvordan kommer vi derhen. Det er for alle distriktsudvalg D. 22. november. Børne-teenudvalget, beretning ved Dorthe Mørk: Børne-Teenudvalget afholder ca. 4 møder årligt + 2 møder med Distrikt Trekanten, hvor Viktor også deltager. Der er afholdt børnesommerlejre på Philipsborg: drengelejr, pigelejr og 2 børnelejre. Det har fungeret godt med gode ledere og mange deltagere. Udvalget overvejer, hvordan de kan takke de mange ledere og køkkentanter, som igen i år har brugt mange timer på at forberede og afvikle lejrene. 1 af 6
Alt vores Teenarbejde er fortsat i samarbejde med Teenudvalget i Distrikt Trekanten. Der er afholdt Teensommerlejr på Skåstrup Strand i fællesskab med Distrikt Trekanten samt deltagere fra andre distrikter. Udvalget er ansvarlig for at finde ledere til lejren, men da ledergruppen er meget stabil kræver det ikke så meget. Det er et større problem at finde køkkentanter, og i år manglede der en gennemgående person i køkkenet. Derudover har vi i fællesskab med DT arrangeret Teen-event, hvor en busfuld unge sidst i november var i Baboon City i Herning. Næste Teen-Event går til svømmehallen i Kolding og derefter hygge i Kolding. I fællesskab med Fredagsklubben i Toftlund har vi arrangeret en børnedag, som blev afholdt d. 17. sep. i Toftlund. Desværre var der kun 20 børn, men de havde en super god dag, med forkyndelse, besøg af en brandbil og leg og hygge. Det overvejes at finde et senere tidspunkt at lave dagen på fremover, da flere klubber ikke var startet. Børnedagen bliver afholdt de år, hvor der ikke er børnefestival. Til børnefestivalen i Vejle i april 2012, vil vi igen arrangere fælles buskørsel for børn og ledere. Alle lejre får lokaletilskud. Det er 65 % af lejeudgifterne. Der er ønske om fra lejrlederne om at se det endelige regnskab for lejrene, så de kan få indblik i økonomien om en enkelte lejr ender med over- eller underskud. Gert vil tage en opgørelse med til lejrenes møde ved Elisabeth Jessen Hansen. Det er en idé, at lejrene søger nogle Y-mens klubber om penge til nogle konkrete aktiviteter til lejrene. Børn der kommer med på lejrene fra kommunerne, skal betale dobbeltpris. Der bliver sendt programmer samt et brev til kommunerne om at taksten er højere for dem. Børne-teenudvalget vil gerne have besked, hvis der sker ændringer i ledergruppen, eller hvis der er ledermangel/mangel på køkkentanter til lejrene. Det er vigtigt, at lederne ved besked, hvis de får børn med, der har særlige behov. Der er truffet beslutning om, at lederne på lejrene ikke skal betale for at være med på lejren. Der gives ikke kørselspenge til lederne. Drøftelse om der gives gaver til lederne på lejrene, tages op på lejrens møde ved Elisabeth Jessen Hansen. Børnedag skal flyttes til foråret - det år, hvor der ikke er børnefestival. Der er forslag om, at lave et færdigt koncept for børnedagen, så den klub, der står for dagen, har nemmere ved at arrangere den. Der er forslag om, at der reklameres endnu mere for landsbevægelsens kurser, også for teenager. Informationsudvalg, beretning ved Lene Pedersen: Infoudvalget er kommet godt i gang, dog kun med 3 medlemmer, da Edel Hedegaard valgte at stoppe i udvalget kort efter opstarten. Medlemmerne er Inger Juhl, Peter Vibe og Lene Pedersen. 2 af 6
Der er afholdt en kursusaften om brug af Portalen et fællesarkiv som de enkelte foreninger eller udvalg kan bruge til at gemme dagsordener, referater, programmer m.m. i. Alle udvalgsmedlemmerne har derved samme tilgang til materialet. Vi opfordre til, at dette værktøj tages i brug. Peter er webmaster og er udpeget til denne opgave. Han gør sit bedste for at holde distrikt Syds hjemmeside ajour, samt sende nyhedsmail til alle interesserede, når der er nyheder på hjemmesiden. Foreningerne opfordres til at sende gode historier fra klubarbejdet til hjemmesiden. Distriktsudvalg og andre skal orientere om datoer til deres arrangementer samt sende det færdige materiale til Peter. Info-udvalget indhenter oplysninger om foreningsaktiviteter, og får det lagt på siden, så den er et godt redskab, hvis man vil vide, hvad der sker andre steder. Husk vi er ALLE ansvarlige for at oplysningerne på siden er korrekte. Så tjek af og til og giv Peter besked om ændringer. Inger og Lene har brugt kræfterne på at finde formen på et årsskrift. Vi er selv godt tilfreds med resultatet, selvom det var en lang proces. Vi vil gerne takke alle, som har medvirket til, at der kom artikler og billeder til årsskriftet. Årsskriftet blev lidt dyrere end forventet pga. forskellige problemer, som vi rendte ind i. Vi har allerede fundet en billigere løsning til opsætning og trykning i 2012. Allerede nu er flere i gang med at skrive indlæg til årsskriftet, som udkommer lige før påsken 2012. Rigtig flot årsskrift. Udvalget vil gerne har ideer til artikler og arrangementer og lignende, der kan komme med i bladet. Der er forslag om at Y-men får tilbud om en halv side i bladet. Der er ca. 500 der modtager bladet, og så er der blevet delt en del rundt. Godt arbejde med hjemmesiden og nyhedsmails. Sportsudvalg: Der er ingen repræsentanter fra udvalget. Der har ikke været så stor tilslutning til de sidste sportsarrangementer. Arbejdsgiverudvalg, beretning ved Mette Clausen: Udvalget består af 2 fra Distrikt Trekanten og 2 fra Distrikt Syd. Vi er ikke på valg, men udpeget af distriktsbestyrelsen. I det forgangne år har vi især arbejdet med Viktors kontraktforlængelse og arbejdsbeskrivelse som de store punkter. Vi har afholdt et møde med den nye distriktsbestyrelsen for at videregive information om traditioner og tanker om fremtiden for distriktet overordnet - samt for Viktors ansættelse. Sammen så vi også et udkast til arbejdsbeskrivelse igennem. I marts blev Viktors kontrakt forlænget fra august 2011 til august 2014. Vi har arbejdet med at sætte pejlemærker op for vores samarbejde i de kommende tre år. Temaer, der er i fokus er: Ledelse, medier, synlighed, unge og teenagere. Desuden er vi optaget af, hvad vores overordnede vision er i vores område. Altså: Har vores arbejde en retning? og hvor peger det i så fald hen? Den endelige arbejdsbeskrivelse for Viktor er lagt på hjemmesiderne i trekanten og syd. Forhåbentlig er det et brugbart værktøj, hvor det er synligt omend i overskrifter hvad Viktor bruger sin tid på. Vi er parate til dialog, hvis I har spørgsmål eller idéer - lokalt eller på distriktsplan. Beskrivelsen er et 3 af 6
levende dokument, som vil blive redigeret undervejs i ansættelsesperioden. I november afholdes der et heldagskursus for arbejdsgivere omkring foreningsudvikling og ledelse af en selv-ledende medarbejder. Vi er stolte af og glade for at have Viktor ansat som konsulent i vores område. Det er tydeligt, at det har effekt at have ham ansat. Vi kan bl.a. se det på de unges medlemstilgang. For teenagere og unge lokalt samt andre ansatte eksempelvis på landsplan er Viktor en person, der deler ud af sin erfaring, viden og inspiration. Der bliver lyttet med interesse på det, Viktor og vi i distrikterne har sat i gang (tidl. eks. om teenagere og efterskoler) og nu om lokal ledelse i bl.a. bestyrelser. Det er spændende gennem Viktor at fornemme, hvad der sker helt i front på landsplan på disse områder. Det, at han har fingrene med i projekter på landsplan gør, at han har en stor viden at dele ud af i forbindelse med eksempelvis foreningsudvikling. Brug ham og hans mange kompetencer! Sidste år ønskede vi os en voksen kontaktperson mellem ca. 25 og 40 år, som kunne hjælpe til i Raptus-udvalget. Det ønsker vi os fortsat. Viktor har en stillingsannonce ;-) klar. Facebook er et godt sted at reklamere, og der opfordres til, at vi får en facebookmaster, ligesom vi har en webmaster. Viktor og Sissel vil gerne være med til at kigge nærmere på de sociale medier, facebook/sms. De vil selv finde en mere, der kan være med til at tænke tanker sammen med dem. De samarbejder med informationsudvalg. Det er vigtigt, at foreninger og udvalg selv tager kontakt til Viktor, for at få hjælp. Han laver ikke opsøgende arbejde hos foreninger og udvalg. Lederfokusudvalg, beretning ved Viktor Jacobsen og Maja Hørlyck: Formål: Udvalget består af repræsentanter fra de 2 distrikter. Vi har fokus på ledere og udvalg og bestyrelser i distrikt trekanten og distrikt Syd. Vi giver mulighed for networking, dvs. at vi laver arrangementer, hvor der er mulighed for at møde andre mennesker fra distrikterne og få inspiration fra andre. Vi lægger vægt på at det skal være godt at være leder. Vi har fokus på ledere, så dem der slider på lejrene bliver plejet og tanket op, så de igen er fyldt op og kan give fra sig. Tiltag i det forgangene år: Bliv klogere på KFUM og KFUK: Tur til Landskontoret i Valby, hvor vi bl.a. lærte portalen, landskontoret og Kbh. bedre at kende. Store lederdag: Stor succes, mange positive tilbage meldinger. Fremtiden: Store lederdag: Der arbejdes på at arrangere det igen i 2012 sammen med trekanten. Vil du hjælpe? Israelsturen : Der udbydes en tur i november 2012 for alle interesserede Økonomi: Søgt om kr. 10.000 fra hvert distrikt for at kunne pleje ledere, udvalg og bestyrelser. PR: Meld jer til nyhedsmails, så får I besked når vi har arrangementer. Hvis I har Ideer så kontakt Viktor. 4 af 6
Gode tilbagemeldinger på Storlederdag. Vigtigt med en kanon på programmet. Der skal gøres mere tydeligt, at det ikke kun er for ledere, men for alle i distrikterne. Der er brug for anerkendelse af den enkelte. Børne-teenudvalget og lederfokusudvalget skal snakke sammen om hvordan man siger tak til lejrlederne. Raptus, beretning ved Viktor Jakobsen: Raptus er distriktsarrangementer for 16-25-årige. Der er fokus på både det sjove og det seriøse. Alle arrangementer bliver planlagt af unge. Det er ofte mandag-aftner eller fx en søndag eftermiddag. Det kan være arrangementer med fokus på det sociale, sport, hygge, grill, sang og fællesskab. Det kan fx være 1. januar, hvor det er tradition at mødes på McDonald og derefter fortsætte på KFUM og KFUK i Kolding. I 2011 har Raptus arrangeret 3 foredragsaftner med stor succes. Temaet for alle aftner var: BLIV klogere. Første aften: Bliv klogere på KFUM og KFUK besøg af Kirsten Lund Larsen, Generalsekretær i KFUM og KFUK. Anden aften: Bliv klogere på Tro og Tvivl: besøg af Karen Klemmed, Kristendoms Konsulent i KFUM og KFUK. Tredje aften: Bliv klogere på dig selv og dine venner: besøg af Benedicte C. Eilby om de 4 temperamenter. Vi ser frem mod 2012: Unge vil gerne køre efter et godt netværk. PR foregår personligt eller over sms og facebook. Unge vil gerne have en blanding af seriøs og sjov. Citat fra ung: Fx Raptus er K et i KFUM og KFUK for mig altså kristelige. Der er stor udskiftning i Raptus-udvalget. Unge vil gerne engagerede sig helhjertet på halvtid. Vi søger 2 voksne til at støtte med at bevare og udvikle Raptus. En til at støtte med fundraising. En til at tænke langsigtet med Viktor. Kontakt Viktor. 3. Nedsættelse af distriktsudvalg, samt valg af udvalgsmedlemmer Børne- og teenudvalg: Jytte Due Pedersen og Carsten Friis modtager ikke genvalg. Frederik Hansen modtager genvalg. Derudover er valgt: Sidsel Bach, Brian Ebsen og Roald Jensen. Dette betyder, at 2 er på valg i 2012 og 4 i 2013. Udvalget finder selv ud af, hvem af de 4, der skal være på valg igen i 2012 Lejrudvalg: Elisabeth J. Hansen på valg i 2012 Informationsudvalg: Da begge medlemmer er på valg i 2012, har udvalget valgt at Inger Juhl er på valg i 2011. Hun modtager genvalg Sportsudvalg: Jakob Mørk modtager genvalg Arbejdsgiverudvalg: (Udpeges af distriktsbestyrelsen) Lederfokusudvalg: (Udvalget er selvsupplerende) Raptus: (Udvalget er selvsupplerende) 4. Indkomne forslag Ingen 5 af 6
5. Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede årsregnskab for; Distriktskassen: Underskud på 5.147,59 kr. mod budgetteret underskud på 36.000 kr. Se regnskabet for 2010 på hjemmesiden. Projekt konsulent: Underskud på 42.343,38 kr. Se regnskabet for 2010 på hjemmesiden. Erling Due Pedersen, Kim Bjerre og Edel Kristensen arbejder med at samle yderligere penge ind til projekt konsulent. 6. Godkendelse af det samlede budget og fastsættelse af distriktskontingent Budgettet er vedtaget med et underskud på kr. 27.600. Se hele budgettet på hjemmesiden. Gert samler oplysninger på fonde og Y-mens clubber, som man kan søge midler ved. Alt hvad der bliver søgt på distriktsplan skal gå via Gert. Det drøftes på det fælles sommerlejrmøde, om børnelejrene skal stige med f.eks. 50 kr. for en hel uge. Distriktskontingentet fortsætter uændret. Børn kr. 10 unge 13-19 år kr. 35 voksne kr. 60. 7. Valg til distriktsbestyrelse samt Valg af 2 revisorer til distriktskassen, samt en revisor til projekt konsulent Distriktsbestyrelsen: Aksel Juhl modtaget ikke genvalg. Han stopper ved udgangen af 2011 Bodil Møller, Sønderborg er valgt til 2013 Revisorer til distriktskassen: Edel Kristensen og Holger Hansen modtager genvalg. Revisorer til projekt konsulent: Calle Thams modtager genvalg 8. Valg af repræsentanter til skoler m.m. Repræsentanter, Dybbøl Efterskole: Jeppe Bastholm, Sønderborg modtog genvalg til en ny 5-årig periode til 2016. Peter Høeg, Bolderslev modtog ikke genvalg. I stedet er Krista Knudsen, Bedsted valgt indtil 2016 Distrikt Syd har 10 repræsentanter i alt. 9. Fastsættelse af dato for næste stormøde D. 21. september 2012 i Haderslev, Café Laden. 10. Eventuelt Der er forslag om distriktsfest i november 2013. Medtages på stormødet 2012. Tak til Aksel Juhl, som udtræder af Distriktsudvalget ved udgangen af 2011. 6 af 6