Køb materialer Maj 2012
2
Køb materialer... 1 Start af Køb materialer... 4 Opstartsvinduet... 4 Indkøbsprojekter... 5 Indkøb baseret på materialevalgslister... 5 Titel fra resultatliste til indkøbsprojekt... 8 Nedarver opstilling og udlånstidsgruppe... 10 Prisopslag hos leverandøren... 13 Pris hos andre leverandører... 13 Prisændringer... 14 Leverandører uden prisopslag... 15 Samlet pris... 15 Bestilling af indkøbsprojekt... 16 Ad hoc-indkøb baseret på søgning i DanBib... 17 Skanning af ISBN... 20 Indkøb af materialer, der ikke findes i DanBib... 20 Gensend EDItX-ordrer... 21 Samarbejde om et indkøbsprojekt... 22 1. Skiftevis redigering af indkøbsprojekt... 22 2. Overtagelse af et indkøbsprojekt fra anden bruger... 24 Initialer på ordrer i indkøbsprojekt... 25 Kommunikationsforum Indlæg og kommentarer... 26 Tilføj et indlæg... 27 Slet eller rediger indlæg... 27 Opdater og udskriv indlæg... 28 Eksportér indkøbsprojekt eller materialevalgsliste til PDF- eller TIFF-format... 29 Få overblik over indkøbsprojekter og afgivne ordrer... 31 Annullering af ordrer... 32 Behold+... 35 Opsætning af skabelon... 35 Personlige indstillinger... 38 Modtagelse af e-mails... 38 Vælg indstillinger for materialeregistrering... 38 Indkøbsstatistik... 40 TIP: Lokaliser internetpublikation til brug i Dantek BiblioMatik... 41 Digitale materialer for skoler... 41 3
Køb materialer Programmet Køb materialer hjælper dig til et ubesværet materialeindkøb og tilbyder en let adgang til vigtige oplysninger om materialerne. Dermed får du et kvalificeret beslutningsgrundlag, før du bestiller. Køb materialer giver dig også mulighed for, allerede når du bestiller materialet, at vælge dets opstilling og udlånstid. Det betyder sparet tid, når materialet modtages. Visse leverandører tilbyder endda at printe den valgte opstilling på stregkodelabelen. Start af Køb materialer Hvis du vil arbejde fra din egen eller en af skolens computere, der ikke er forbundet med Dantek BiblioMatik, skal du installere en genvej til Dantek MaterialeValg på computeren. Dette har den fordel, at du fx kan sidde derhjemme og forberede indkøb. På Danteks hjemmeside www.dantek.dk kan du under Produkter > Dantek MaterialeValg > Kvalitet i materialeanskaffelse finde link til, hvordan du gør. Det er altid muligt at tilgå Dantek MaterialeValg via fjernskrivebordet med Dantek Biblio- Matik. Start sådan: Windows programmenuen > Dansk MaterialeValg > Køb materialer Opstartsvinduet Log ind med dit UNI-login eller dit Dantek-login (A) Når programmet åbnes, navngives der automatisk et nyt indkøbsprojekt. Den åbne hængelås symboliserer, at indkøbsprojektet er åbent, og at der derfor kan tilføjes og fjernes materialer. Du kan ændre på navnet på indkøbsprojektet, hvis du ønsker det. Info: DanBib indeholder den danske nationalbibliografi samt alle offentlige forskningsog folkebibliotekers bibliografiske poster 4 (B) Vælg leverandør og Valgt klargøring viser indkøbsprojektets standardindstilling for leverandør og klargøring. Ved at trykke på et af disse links (B) åbnes et nyt vindue: Egenskaber. Her kan du ændre projektets standardindstillinger for leverandør, klargøring og opstilling/udlånstid. (C) Ved at klikke på fanebladet i skærmens højre side åbnes programmets søgefunktion, der giver adgang til at søge direkte i DanBib.
Indkøbsprojekter Ved indkøb er der typisk to fremgangsmåder: - Ad hoc-indkøb af nye materialer og suppleringseksemplarer af fx taskebøger og klassesæt m.v. baseret på din søgning i DanBib - Løbende indkøb baseret på materialevalgslister fx udgivet af Skolebibliotekernes Kontor. Indkøb baseret på materialevalgslister En materialevalgsliste er en periodisk liste, der typisk tager afsæt i DBC s definition af Folkeskoleegnede titler, men den kan også være sammensat ud fra et interessefelt fx titler inden for Kost og sundhed fra det sidste halve år. For at oprette et nyt indkøbsprojekt baseret på en materialevalgsliste: 1) Vælg Filer > Ny > Projekt fra Materialevalgsliste eller Ctrl + M som genvejstast. I vinduet, der åbnes, vises de tilgængelige materialevalgslister. 2) Vælg den ønskede liste. Den vises nu i skærmens højre side. A. For oven kan du se, hvem der har udgivet listen og under hvilke konditioner. Udgiveren af en materialevalgsliste kan fx forhindre dig i at ændre standardindstillinger for leverandør og klargøring og hindrer dig i at tilføje titler, der ikke er indeholdt i materialevalgslisten. B. Her ser du en gruppering af de titler, som materialevalgslisten indeholder. Klik for at åbne for visning af posterne. 5
Gruppering og sortering (A) Du kan selv bestemme, hvordan posterne skal grupperes ved at højreklikke på emnerne: Hvis du kun er interesseret i et bestemt emne og kender DK5-koden, er det smart at gruppere efter klassificering. Så kan du hurtigt finde materialer inden for netop dit emne. Eksempler på gruppering: Efter klassificering Efter type (B) For at se en detaljeret visning af alle posterne, skal du klikke på et plus. Nu fremkommer en detaljeret visning for hver enkelt post. Den er sorteret efter klassifikation og derpå forfatternavn. Du kan ændre sortering ved at højreklikke i ruden med posterne: 6
Et kvalificeret beslutningsgrundlag Køb materialer giver en række ekstra muligheder for et godt beslutningsgrundlag: (A) Bogpriser: ISBN benyttes til at søge på www.bogpriser.dk. Her kan du se, om titlen stadig er tilgængelig, og hvad markedsprisen er. Hvis du indkøber via Bogpriser.dk, håndteres handlen ikke af Dantek Materiale- Valg. (B) Materialevurdering: Hvis DBC har lavet en materialevurdering af titlen, kan du læse den her. Dette kræver abonnement hos DBC. (C) Google: Der laves en Google-søgning på postens titel og forfatter. Det vil kunne resultere i anmeldelser og anden relevant information. Info: EMU Materialeplatformen indeholder udelukkende aktuelt markedsførte undervisningsresurser at en titel findes deri, indikerer derfor, at den er rettet mod undervisningsbrug og er på markedet. (D) EMU: Åbner via søgning på ISBN for visning af titlen i EMUmaterialeplatformen. Hvis den findes i EMU, er der stor sandsynlighed for, at den kan skaffes. Hvis ikke vises dette ikon. Dermed udelukkes dog ikke, at titlen kan købes. (E) Find Titler der ligner: Programmet foreslår søgekriterier i Dantek ElevWeb, der hjælper dig med at finde materialer af samme forfatter, forlagsserie eller samme emne m.fl. Vinduet Find titler der ligner (ElevWeb) tilbyder søgning vha. informationerne i den bibliografiske post for den nye titel. Ved at se, hvilke materialer du har til rådighed inden for fx samme emne, kan du vurdere, om der er behov for den pågældende titel, eller om skolen er dækket ind i forvejen. (F) Ved at klikke på titel eller ISBN kan du se, om titlen i forvejen findes i samlingen. Du har også mulighed for at se, om I allerede har andre titler i samme serie. NB! Når du bruger Find titler der ligner, skal du være opmærksom på følgende standardindstillinger: - at der fra en post overført til et indkøbs-projekt (venstre side) søges i skolens Dantek ElevWeb - at der fra en post i resultatlisten (højre side) søges i kommunens Dantek ElevWeb. 7
Titel fra resultatliste til indkøbsprojekt Når du har fundet den ønskede titel, trækker du den over i venstre del af skærmen eller dobbeltklikker på den: Information om andre skolers indkøb Hvis andre skoler i ens kommune har bestilt en titel, som indgår i dit indkøbsprojekt, bliver det markeret, og du kan klikke på linket og se, hvilke skoler det drejer sig om. Ved klik på Bestilt af fremkommer vinduet med oplysninger om, hvilke institutioner der har bestilt pågældende titel: Linket fremkommer kun, hvis der er andre skoler, der har bestilt titlen. 8
Gruppering/Sortering Ved hjælp af gruppering/sortering kan du vælge, i hvilken rækkefølge du vil have posterne vist. Standardindstillingen i Køb materialer er: Ikke grupperet/sorteret. Det betyder, at posterne bliver vist i den rækkefølge, de er tilføjet. Tilføjer du en ny post, placeres den øverst. Nederst i skærmbilledet kan du ændre dette: Klik på Grupperet/Sorteret Når du nu tilføjer en ny post placeres den i forhold til de valgte indstillinger for sortering. Du kan vha. højreklikmenuen vælge, hvordan posterne skal grupperes og hvordan de skal sorteres: 9
For at fjerne en titel fra indkøbsprojektet, højreklikker du på den og vælger Slet eller taster delete: Nedarver opstilling og udlånstidsgruppe Når du har udpeget indkøbets fremtidige opbevaringssted og lånetid (Opstilling og udlånstid) vil dette valg automatisk nedarves til den næste bog, du registrerer. Oftest vil det være en lettelse, men husk dog selv at skifte Opstilling og eventuelt Udlånstid, når du registrerer næste titlel i dit indkøbsprojekt. Vælg antal, klargøring og opstilling (A) For hver titel i dit indkøbsprojekt skal du vælge det antal eksemplarer, du vil købe. Dantek MaterialeValg sætter automatisk antallet til 1 (B) Hvis du ønsker, at titlen skal have en anden klargøring end valgt i standardindstillingerne for indkøbsprojektet, skal du ændre dem. (C) Ligeledes kan du ændre indstillingen for opstilling og udlånstid NB! Når du bestiller ud fra en materialevalgsliste, skal du være opmærksom på, at udgiveren kan have låst indstillingerne for leverandør og klargøring. 10
Info: Programmet henter én gang i døgnet automatisk oplysninger om opstilling og udlån i din skoles Dantek BiblioMatik. Opretter du en ny afdeling i Dantek BiblioMatik eller ændrer et afdelingsnavn, optræder denne ændring derfor først efterfølgende dag i DantekMaterialeValg. Nu kan du finde den næste ønskede titel i resultatlisten til højre og overfører den til venstre side og dit indkøbsprojekt - og så fremdeles. Besked til leverandør NB! Undersøg først om din leverandør rent faktisk læser medsendte beskeder! NB! Før du igangsætter valg af materialer til dit indkøbsprojekt, kan du sætte opstilling og udlånstid. Tryk F4 og vælg Opstilling/Udlånstid Du kan så ændre undervejs ved de enkelte titler. Du kan skrive en besked til din leverandør i forbindelse med ordreafgivelse. Du kan både sende en besked, der kun knyttes til en enkelt ordre i projektet, eller du kan sende en besked, som knyttes til hele indkøbsprojektet. Besked om den enkelte ordre I den enkelte ordre klikker du i boksen Besked til leverandøren og skriver beskeden i feltet, der fremkommer: Besked om det samlede indkøbsprojekt Du kan sende en besked, der omhandler alle ordrer i projektet, i samme vindue, hvor du ændrer projektets standardindstillinger: Tryk F4 eller vælg Filer > Egenskaber I vinduet der fremkommer, klikker du ud for Besked til leverandør og skriver beskeden i feltet, der dukker op. Når du afgiver bestillingen, medsendes beskeden/beskederne til din leverandør. 11
Udskriv indkøbsprojekt Du har mulighed for at lave en udskrift af din bestillingsliste. Det kan være nyttigt, hvis du fx ønsker at drøfte dit indkøbsprojekt med en kollega før bestilling. Vælg Filer > Udskriv > Komplet format eller genvejstast Ctrl + P for en udskrift, der viser alle postens oplysninger. For en kortere udgave vælg Forkortet udgave eller Ctrl + R Ønsker du at se udskriften, før den bliver printet, vælg Filer > Vis Udskrift > Komplet format eller Ctrl + F2. Du kan også højreklikke på en post i indkøbsprojektet og så vælge Udskriv eller Vis udskrift. Gem indkøbsprojekt Du kan gemme ufærdige projekter og fortsætte arbejdet på et senere tidspunkt. Vælg Filer > Gem eller brug Ctrl + S som genvejstast. Åbn gemt projekt Vælg Filer > Åbn eller genvejstast Crtl + O Vælg det ønskede projekt fra listen i det fremkomne vindue. 12
Prisopslag hos leverandøren Dantek MaterialeValg kan lave prisopslag hos flere leverandører. Prisoplysningerne kan dække over forskelligt: Priskategorier: Bindende pris (Locked price) Forventet pris (Expected price) Anslået pris (Estimated price) SKI-pris (Net price publisher) Endnu ingen pris (No price yet) Ingen levering (No delivery Er du i tvivl, hvad priserne dækker over, bør du kontakte din leverandør. Pris hos andre leverandører Hvis dit system har tilføjet flere leverandører, kan du ved at klikke på de to stjerner se, hvad titlen evt. koster hos de andre (såfremt de tilbyder prisopslag): 13
Prisændringer Hvis der sker det, at leverandøren ændrer prisen på en eller flere titler, efter at du har påbegyndt dit projekt (og inden du bestiller det), bliver du ved bestilling af projektet gjort opmærksom på det og får mulighed for at annullere bestillingen. 14
Leverandører uden prisopslag Tilbyder din leverandør ikke prisopslag, vises forlagets vejledende pris, hvis en sådan er oplyst til DanBib, ellers vil det fremgå, at prisen er Ukendt. Med DanBib-pris Uden DanBib-pris Samlet pris Projektet samlede pris vil fremgå forneden. Vær dog opmærksom på, at der kan være titler uden pris, samt at titler i forskellige priskategorier tælles hver for sig: 15
Bestilling af indkøbsprojekt Når du har fundet de ønskede titler, valgt klargøring, opstilling og udlånstid, kan bestillingen afsendes. Klik Filer > Bestil eller brug Ctrl + B som genvejstast. Klik OK og godkend bestillingen. Bestillingen er nu afsendt. Hængelåsen er blevet skiftet ud med en varebil. Sikring mod dobbeltbestilling Programmet har en indbygget funktion, der advarer dig mod dobbeltindkøb. Du bliver automatisk advaret, hvis du bestiller en titel, der allerede er bestilt (inden for en valgt tidsperiode opsætning af denne foregår i programdelen Udgiv Materialevalgsliste > Funktioner > Installationsopsætning. Se s. 28). Du kan enten vælge at fjerne titlen fra den aktuelle ordre, eller hvis det ikke er en fejl bestille de(t) ekstra eksemplar(er). 16
Ad hoc-indkøb baseret på søgning i DanBib Når du har åbnet Køb materialer, navngives der automatisk et nyt indkøbsprojekt. Herefter er det bare at finde de ønskede titler i DanBib og overføre dem til dit indkøbsprojekt. Er det helt nye titler, kan det være nødvendigt at oprette posten selv se Indkøb af materialer, der ikke findes i DanBib (s. 54) 1. Du bør begynde med at bestemme standardindstillingerne for dit indkøbsprojekt, så de passer til den type materialer, du vil bestille. Ved at trykke på et af links ene åbnes et nyt vindue, Egenskaber, hvor du kan vælge projektets standardindstillinger. 2. Klik på fanebladet Bibliografisk søgning i DanBib i skærmens højre side. Klikker du på nålen øverst til højre, fjerner du søgeskærmen igen. Tip: Tast F4 for projektets standard-indstillinger eller klik ud for Valgt klargøring. Simpel 3. Du kan nu enten lave en fritekst-søgning (Simpel) eller bruge Avanceret- eller Favoritter-funktionen, der bl.a. rummer Folkeskoleegnede titler. Her tilbydes fritekstsøgning i DanBib. Du kan søge fx en titel, forfatter, emneord, noter eller id-numre (ISBN, Faust). NB Fritekstsøgning kan give rigtig mange hits. Avanceret Muligheden tilbyder kombinationssøgninger af bibliografiske begreber. (A) Du kan fx vælge at søge ud fra forlagsserie, ISBN, titel, forfatter, emne, udgivelsesår m.v. (B) Du kan kombinere de forskellige bibliografiske begreber ved at klikke på Tilføj. (C) Vælg hvordan de bibliografiske begreber skal kombineres skal det være og/eller/ikke. (D) Du kan lukke en søgelinje ved i boksens højre side at klikke 17
Eksempel : Du skal måske have suppleret et klassesæt af Blue cat-engelskbøger, som du kan se er udgivet i 2004. Da du ikke er interesseret i tidligere udgaver, laver du en søgning, som kun finder Blue cat-bøger, der er udgivet i 2004 eller senere. 1) Vælg titel (A) og skriv Blue cat 2) Klik Tilføj (B) 3) Vælg Udgivelsesår efter (A) og skriv 2003 4) Klik Søg Nu får du en resultatliste, som kun omfatter Blue cat-bøger fra 2004 og senere. Favoritter Fanebladet Favoritter tilbyder prædefinerede søgninger. Det er fx Folkeskoleegnede titler eller Netpublikationer disse søgninger kan kombineres med en tidsperiode, så man kan finde relevante titler, der er registreret inden for en given periode. Når du benytter den prædefinerede søgning Folkeskoleegnede titler, får du den fordel, at søgeresultatet finder poster, der skønnes relevante for et skolebibliotek. De bagvedliggende søgekriterier er valgt af DBC. Info: At en titel er registreret i Dan- Bib i en given uge er ikke ensbetydende med, at den er udkommet den pågældende uge. Det kan tage over et halvt år fra udgivelse til registrering i DanBib. I ovenstående eksempel er brugt den prædefinerede søgning Folkeskoleegnede titler og der er søgt udelukkende i uge 6. Resultatet indeholder nu alle titler, der skønnes folkeskoleegnede, og som blev registreret i DanBib i uge 6. På denne måde kan man let holde sig opdateret om nye titler. NB! Hvis du søger i den aktuelle uge, skal du være opmærksom på, at du først fra torsdag middag, kan forvente, at alle relevante titler er med. Valg af de enkelte titler og afgivelse af bestilling foregår på samme måde som ved et Indkøb baseret på en materialevalgsliste: Se mere under punktet Titel fra resultatliste til indkøbsprojekt (s.49). 18
CCL-søgning CCL-søgekoder kan benyttes til søgninger både i Køb materialer og Udgiv materialevalgsliste: Det er muligt vha. CCL-søgninger at kombinere Folkeskoleegnede titler med fx emneord. Det kan have sin fordel, hvis man gerne vil se, hvilke nye bøger, der er at finde inden for bestemte emneord, og som er relevante for skolebiblioteket. Søgningen kan se sådan ud: (kk=bkm201135 og sf=s) og em=fodbold Kk=bkm201135 hentyder til katalogkoden som er BiblioteksKategoriseret Materiale og tidsrummet uge 35 i 2011 Sf=s betyder, at det er skolerelevant materiale. 19
Skanning af ISBN Hvis du skal bestille suppleringseksemplarer eller blot en ny titel, hvor du allerede har et eksemplar med ISBN-stregkode, kan du nu skanne ISBN på bogen med den skanner, som du ellers benytter til Dantek BiblioMatik. Skanneren til Dantek BiblioMatik er typisk programmeret på en særlig måde, som i Dantek BiblioMatik har den fordel, at du ikke først skal klikke i et felt, før en skanning kan udføres. Det er den programmering af skanneren, som Dantek MaterialeValg nu tager højde for. Du klikker Søg, når ISBN er skannet! Indkøb af materialer, der ikke findes i DanBib Det kan ske, at du skal købe et materiale, der er så nyt, at det ikke findes i DanBib. Så er du nødt til selv at oprette en post, som kan bruges i din bestilling. Vælg Funktioner > Ny bibliografisk post eller brug F6 som genvejstast. 20 (A) De oplysninger om emnet, du har kendskab til, indtaster du i formularen vigtigst er ISBN, titel og forlag samt klassificering (hvis leverandøren udskriver bibliografiske labels). (B) Drejer det sig om en bog, vælg da tekst under Generel materialebetegnelse. (C) I programmets højre side foretages automatisk en søgning i DanBib, der viser poster, som svarer til de oplysninger, du indtaster. (D) Når du ikke har flere oplysninger at indtaste, klikker du på Tilføj. Nu optræder din nye post i dit indkøbsprojekt.
Gensend EDItX-ordrer Brugere, der benytter EDItX har nu mulighed for at genfremsende elektroniske ordre i tilfælde, hvor ordremailen af en eller anden årsag er gået tabt i cyberspace. Det sker fra menupunktet Filer > Send EDItX-ordre igen: Funktionen er kun aktiv, hvis projektet allerede er blevet bestilt hos en EDItX-leverandør. Efter at ordrerne i projektet er blevet genfremsendt, vises dette vindue: 21
Samarbejde om et indkøbsprojekt Det er naturligvis muligt at samarbejde om udarbejdelsen af et indkøbsprojekt. Det kan gøres på to måder: 1. Skiftevis redigering af indkøbsprojekt I skiftes til at arbejde på projektet. Den ene markerer sig færdig, før den næste overtager. 2. Overtagelse af et indkøbsprojekt stadig under udarbejdelse I arbejder samtidig på projektet. Den ene overtager listen uden varsel fra den anden. Det er en god ide indbyrdes at aftale, hvordan og efter hvilken metode et samarbejde skal foregå. 1. Skiftevis redigering af indkøbsprojekt Denne metode kan med fordel benyttes, hvis man ikke ønsker at andre blander sig, før man tydeligt markerer, at man ikke længere arbejder på projektet. Her skiftes man til at arbejde på projektet. Når du ønsker at vise dine kolleger, at du er færdig med din redigering af projektet, skal du afslutte redigeringen: 1) Vælg Filer > Gem eller tast Ctrl + S 2) Derefter Filer > Afslut redigering Nu ændrer bestillingsprojektet status: Før: Titlen er markeret med en åben hængelås. Du kan stadig redigere listen. Efter: Titlen er markeret med en lukket hængelås, og du kan ikke længere redigere (medmindre du vælger Filer > Start redigering) 22
Hvis du nu vælger: Filer > Åbn kan du se, at der ikke er anført noget navn i kolonnen Redigeres af : Nu kan en anden starte en redigering af projektet. Det gøres sådan: 1) Vælg Filer > Åbn eller tast Ctrl + O 2) Udpeg det ønskede projekt og vælg OK eller dobbeltklik på det 3) Vælg Filer > Start redigering Når vedkommende ikke længere ønsker at redigere projektet, kan denne enten afgive bestilling eller vælge at afslutte redigeringen og dermed lade en anden afgive bestilling eller videreredigere det. Indkøbsprojekter med dette symbol er markeret færdigredigeret og kan derfor redigeres af en anden fra samme institution. Fortryder du din redigering, kan du, inden du afslutter eller gemmer listen, gøre gjort ugjort: Vælg Filer > Fortryd Redigering 23
2. Overtagelse af et indkøbsprojekt fra anden bruger Du kan overtage indkøbsprojekter oprettet af en af de andre brugere fra din institution. Du skal være opmærksom på, at din kollega ikke skal give grønt lys, før du kan overtage projektet. Vælg Filer > Åbn eller tast Ctrl + O I vinduet, der åbnes, ser du indkøbsprojekter, som er under udarbejdelse, er bestilt eller som er klar til redigering. Du kan overtage projekter markeret med dette ikon Dobbeltklik på det ønskede projekt, eller markér det, og klik OK. Det åbnes: 24 Du kan stadig ikke redigere i listen det indikeres af to ting: (A) Hængelåsen er stadig lukket
(B) Du har ikke mulighed for at ændre antal. For at overtage projektet og begynde at redigere: Vælg Filer > Overtag rettighed til projekt Hængelåsen skifter nu til åben, og du har mulighed for at redigere projektet. Med Filer > Afslut redigering i topmenuen har du mulighed for at markere din redigering for afsluttet. Initialer på ordrer i indkøbsprojekt Når du tilføjer en ordrer i et indkøbsprojekt indsættes dine initialer i ordrens øverste højre hjørne. Er der flere på samme skole, der bestiller, er det nu let at se, hvem der har foreslået hvad. Initialerne dannes automatisk af forbogstaverne i dit navn fx MP for Mads Petersen. Projekter som er påbegyndt før denne opdatering, vil kun indeholde initialer på den, der oprettede projektet. 25
Kommunikationsforum Indlæg og kommentarer Til hver enkelt post/ordrer kan du tilføje et indlæg/kommentar. Du kan vælge, om dit indlæg kun skal kunne ses af kollegerne på institutionen, eller om alle brugere i kommunen skal have muligheden. Hvis der allerede er oprettet et indlæg til den pågældende post, er det markeret med en knappenål: Når du gennemser materialevalgslister eller indkøbsprojekter, kan du let afgøre om et indlæg (den gule nipsenål) er lokalt, henvendt til alle eller begge dele. Nipsenålen vil være suppleret af små ikoner for Lokalt eller Alle eller begge typer indlæg. Så er det let se, hvor der optræder fx fælles anmeldelser for alle. 26 Lokale indlæg ses kun af brugere, som er registreret på samme skole, som den der har skrevet indlægget. For at se indlægget eller indlæggene klikkes på knappenålen.
Tilføj et indlæg Er der ikke i forvejen oprettet indlæg til posten, klikker du på Tilføj indlæg. I vinduet, der fremkommer, skrives indlægget, og du vælger, om det kun er for din skole eller for alle i kommunen. Klik Udgiv for at poste indlægget. Slet eller rediger indlæg Fortryder du dit indlæg, eller ønsker du at redigere i det, dobbeltklikker du på det. (A) Nu kan du redigere og gemme eller slette indlægget helt. (B) Ønsker du alligevel, at indlægget skal være tilgængeligt for alle, kan du sætte flueben i boksen. 27
Indlæggene listes efter, hvornår de er oprettet med nyeste øverst. Et lokalt indlæg markeres med dette ikon: Et indlæg for alle brugere i installationen markeres med dette ikon: Opdater og udskriv indlæg Når du har indlægsforummet åben, er det en god idé at klikke Opdater en gang i mellem. På den måde er du sikker på at få de seneste indlæg med. Det gør sig specielt gældende, hvis I chatter. Vælger du Udskriv, printes alle indlæggene. Indlæggene vises under de bibliografiske oplysninger i udskriften 28
Eksportér indkøbsprojekt eller materialevalgsliste til PDF- eller TIFF-format Dette er kun relevant i det tilfælde, at du ønsker at maile dit indkøbsprojekt eller din materialevalgsliste til én, der ikke har adgang til Dantek MaterialeValg. Forudsætningen er, at du har tilgang til en dokument-skriver det kan være Microsoft Office Document Image Writer, Microsoft Office Document Writer eller en PDF-skriver (fx PrimoPDF - den er gratis og kan downloades på www.primopdf.com). For at finde ud af det, kan du trykke Ctrl + P og se, hvilke printmuligheder du har. Sådan gør du: Vælg Filer > Udskriv eller genvejstast Ctrl + P Nu fremkommer et vindue med dine printmuligheder. OBS! På fjernskrivebord med Dantek BiblioMatik har du adgang til MS Document Writer I det viste tilfælde kan der vælges mellem Microsoft Office Document Image Writer eller PrimoPDF de andre er rigtige printere og ikke programmer og vil derfor ikke kunne bruges til dette formål. 1) I eksemplet vælges Microsoft Office Document Image Writer, der klikkes på Udskriv Et nyt vindue åbnes. 29
2) Vælg filnavn og placering - gem filen. Filen er nu gemt, og du kan vedhæfte den til en e-mail. Sådan kan det se ud, når filen åbnes: 30
Få overblik over indkøbsprojekter og afgivne ordrer Vælg Filer > Åbn eller brug genvejstast Ctrl + O Som udgangspunkt ser du projekter som endnu ikke er afsluttet. Hvis du også vil se de afsluttede projekter sættes flueben i denne boks (D) Ikonerne betyder følgende: Åben hængelås: Projektet er under opbygning og kan stadig redigeres (A). Målflag: Ordren er modtaget og registreret i Dantek BiblioMatik (B). Varevogn: Ordren er afgivet og i proces (C). Lukket hængelås: Projektet er klar til redigering. Lukket hængelås med en person: En af dine kollegaer arbejder på pågældende projekt. Du kan dog godt overtage og arbejde videre med det. (D) For oven kan du vælge, hvilken type af projekter, du vil have vist. Hvert enkelt projekt på listen kan med et dobbeltklik åbnes, så du kan se de indeholdte ordrer. 31
Annullering af ordrer Når først en ordre er afsendt, er det kun i nogle tilfælde muligt at annullere den via Dantek MaterialeValg. Hvis det ikke er muligt, må du på anden måde tage kontakt til din leverandør. Hvis leverandøren bruger Leverandørens Portal, der er en integreret del af Dantek MaterialeValg, kan du annullere bestillingen, forudsat at ordren stadig har status af afventer og endnu ikke er blevet godkendt af leverandøren. Hvis kommunikationen med leverandøren foregår via den såkaldte EDItXstandard og uden brug af Leverandørens Portal, er det endnu ikke muligt at annullere. I det tilfælde, vil du, hvis du annullerer en bestilling, blive adviseret og få besked på at kontakte din leverandør på anden vis. Info: EDItX er en standard for digitale transaktioner inden for biblioteksbestillinger og skal lette kommunikationen mellem indkøbere og leverandører. Du kan annullere et helt indkøbsprojekt (der kan bestå af flere ordrer) eller nøjes med en enkelt ordre i et projekt. For at annullere en ordre i et projekt Først skal du åbne det indkøbsprojekt, der indeholder ordren: Vælg Filer > Åbn eller genvejstast Ctrl + O Vælg det ønskede projekt ved at dobbeltklikke eller markere og klik OK 32
Klik for at se projektets ordrer. Højreklik på den ordre, du vil annullere: Vælg Annuller ordre. 33
Sådan gør du for at annullere et indkøbsprojekt 1) Vælg Filer > Åbn eller Ctrl + O som genvejstast 2) Højreklik på den bestilling, du vil annullere og klik Slet 3) Svar Ja for at slette ordren. Status ændres til et rødt kryds, der indikerer, at ordren er annulleret: 34
Behold+ Dantek MaterialeValg kan nu levere oplysninger til Biblioteksmedier til brug for Behold+. Det er en funktion, der aktiveres efter aftale med Dantek Support. Til brug for informationsudveksling imellem Dantek MaterialeValg og Behold+ skal der opsættes en skabelon. Dette bør ske i samarbejde med Dantek Support. Skabelon for Behold+ er valgt Opsætning af skabelon Opsætning sker i Funktioner > Bibliografiske labels Ny skabelon Klik på Opret ny skabelon nederst til venstre i vinduet. Skabelonen kan nu navngives. For at indsætte de såkaldte CC-felter højreklikkes i feltet til højre. 35
Herefter kan de nødvendige datafelter trækkes over i CC-felterne til højre: 36
I datafelterne Fuld opstillingssti og Udlånstid har man mulighed for at indskrænke stien. Det kan være nødvendigt, hvis der på labelen ikke er plads til den fulde sti: Her er valgt de to yderste led i materialets opstilling I stedet for hele stien vises nu kun de yderste to led: Før bestilling kan det testes, hvilke informationer der sendes med i hvilke CC-felter: Typisk vil det være sådan, at kommunen efter aftale med Dantek får lavet en standardskabelon, der automatisk benyttes. 37
Personlige indstillinger Under menupunktet Funktioner er det muligt at vælge forskellige personlige indstillinger. Modtagelse af e-mails Dantek MaterialeValg udsender automatisk en e-mail, når der udkommer en ny materialevalgsliste i systemet. Denne mail-service kan fravælges ved at fjerne fluebenet. På samme måde er det muligt at fravælge e-mails fra materialevalgsadministrationen. Vælg indstillinger for materialeregistrering Du kan sikre dig hurtig adgang til den oftest anvendte afdeling ved at benytte mulighederne i Personlige indstillinger. Afdelingen skal du bruge, når du skal udpege dine nyindkøbs opstilling i samlingen, sammen med din skoles udlånstidsgrupper. Hensigten er, at du vælger, hvilken hovedafdeling (fx Skolebiblioteket) der automatisk skal være åbn i træstrukturen, når du vil udpege bogens fremtidige opstilling. Åbn menuen Funktioner > Personlige indstillinger Klik fanen Vælg indstilling for materialeregistrering Vælg Udfold kun valgt afdeling Klik fx Skolebiblioteket i jeres afdelingsstruktur Klik Gem 38 Tilsvarende kan du vælge mellem at se alle dynamiske samlinger (typisk for lånetid) eller blot din skoles ditto, når din skole er en del af et fællesskab.
Egen skole er sat som standardindstilling (Vis kun hierarkiet svarende til materialernes registreringssted). 39
Indkøbsstatistik Du finder den samlede indkøbsstatistik i menuen Funktioner > Statistik Obs! Vær opmærksom på, at alle prisoplysninger kan være behæftede med usikkerheder. Nogle priser kan stamme fra DanBib-posterne (incl. moms). Andre priser stammer fra prisopslag hos jeres leverandør (excl. moms) eller leverandører, hvis der har været skift undervejs! Statistikkens antalsmarkeringer repræsenterer de antal eksemplarer, som der er afgivet ordere på. 40
TIP: Lokaliser internetpublikation til brug i Dantek BiblioMatik Søgefunktionen i Dantek MaterialeValg er en effektiv hjælp til at lokalisere de relevante sider på internettet, der er registreret i DanBib, og som kan supplere og udbygge bibliotekets samling. Det kan dreje sig om pdf-filer, netmusik eller hjemmesider omhandlende bestemte emner. Da internetpublikationer ikke er fysiske eksemplarer, kan de ikke bestilles og registreres vha. Dantek MaterialeValg. Registreringen skal foregå i Dantek BiblioMatik. Når man kender internetpublikationens Faust-nummer, kan man i Dantek BiblioMatik downloade posten fra DanBib (kræver Dantek DownloadCenter) og tildele den et materialenummer. Derefter er internetpublikationen søgbar både i ElevWeb og Skolebibliotekarens portal. Digitale materialer for skoler Klikker du på den øverste dropdownbox, kan du indskrænke dit interessefelt til fx Digitale materialer eller alene Digitale materialer for skoler. Det er firmaet DBC, som katalogiserer posterne og dermed vælger, hvilke poster, der skal vises indenfor området. Du kan skaffe dig et indblik ved fx at vælge Digitale materialer for skoler og derpå udskifte ISBN med Udgivelsesår og fx skrive 2011 klik så Søg. Højreklik eventuelt i resultatlisten og vælg Gruppering > Grupperet efter type. Nu kan du studere de digitale materialer og (som regel) klikke det blå ikon W for at se nærmere på den digitale resurse. Obs! Vær opmærksom på hvorfra du starter Dantek MaterialeValg. Sker det fra fjernskrivebordet kan du ikke forvente at åbne PDF-filer. Ønsker du at finde alle digitale resurser inden for et givent emne. Også dem der ikke er kategoriseret for skoler gør sådan: 1. Åbn Bibliografisk søgning DanBib til højre i skærmvinduet, og vælg Avanceretfanen. 2. Vælg Materialetype (kode) i drop-down-menuen. Materialetypekoden for internetpublikation er xe. Skriv det. 3. Klik Tilføj og vælg Udgivelsesår efter. Vælg et år, der ikke ligger alt for langt tilbage udviklingen går stærkt på nettet, og der kommer hele tiden nye sider til. 41
4. Klik Tilføj og vælg Emne. Skriv et emneord. 5. Klik Søg Nu fremkommer en resultatliste. Du kan se de enkelte poster ved at klikke på et kryds (A) Du kan besøge internetpublikationen ved at klikke på, der fungerer som et link, og vurdere, om den har relevans. (B) Ønsker du at kunne søge internetpublikationen fra jeres Dantek BiblioMatik, skal du kende faust-nummeret. Skriv det ned (det er endnu ikke muligt at overføre det direkte fra MaterialeValg til Dantek BiblioMatik). Start Materialevedligeholdelse i Dantek BiblioMatik Indsæt faustnummer og klik Søg Tilknyt et materialenummer. Internetpublikationen indgår nu som en del af bibliotekets samling og kan søges fra Elev- Web og Skolebibliotekarens portal 42