Krisekommunikation og issues management Undersøgelse blandt 54 af Danmarks førende børsnoterede selskaber 2. november 2007 Copyright Reliance A/S
Indhold 1. Undersøgelsens formål 2. Definitioner 3. Baggrund 4. Metode 5. Population 6. Overordnede konklusioner 7. Reliance s kommentarer 8. Kontaktinformation Bilag 1. Liste med virksomheder 2. Spørgsmål og resultater 3. Anonyme citater fra respondenterne 3 4 5 8 9 10 12 14 15 17 27 2 Copyright Reliance A/S
1. Undersøgelsens formål Formålet med undersøgelsen er at få indblik i, hvor konkret danske børsnoterede virksomheder arbejder med issues management og krisekommunikation, og i hvilket omfang disse spørgsmål er på dagsordenen på direktions- og bestyrelsesniveau Undersøgelsens tema er relevant i den løbende debat om god selskabsledelse, herunder bestyrelsesansvar samt arbejdet med investor relations Det er undersøgelsens hypotese, at det langt fra er alle børsnoterede virksomheder, der arbejder med krisekommunikation som en integreret del af den overordnede risikostyring og ledelse 3 Copyright Reliance A/S
2. Definitioner Begreberne issues management og krisekommunikationsberedskab er i undersøgelsen defineret på følgende måde: Issues management er en systematisk identifikation af sager og forhold interne som eksterne der kan udvikle sig til et problem eller en krise for virksomheden Krisekommunikationsberedskab er en detaljeret handlingsplan over hvem, der gør hvad og hvornår herunder forberedte budskaber, Q&As, baggrunds- og faktaark, tjeklister etc., som med kort varsel kan aktiveres 4 Copyright Reliance A/S
3. Baggrund Risikostyring er i dag en integreret del af anbefalingerne for god selskabsledelse (corporate governance) i børsnoterede virksomheder og behandles derfor som et selvstændigt punkt i årsberetningen Den type risikostyring som direktion og bestyrelse officielt tager stilling til i årsberetningen er hovedsagligt rettet mod finansielle og konkrete operationelle risici, men sjældent mod krisehåndtering og arbejdet med at forebygge, at virksomheden bliver kastet ud i en krise Pludselige kriser og mangelfuld håndtering af de kommunikative udfordringer afspejles ofte øjeblligt i aktiekursen og kan forvolde store skader på virksomhedens omdømme og forretning 5 Copyright Reliance A/S
3. Baggrund (fortsat) Arbejdet med at forudse issues, der kan udvikle sig til et problem, og med at forberede virksomheden på at håndtere situationen bedst muligt - enten for at minimere skaderne eller for ligefrem at komme styrket ud af situationen - er helt grundlæggende for de virksomheder, der i dag klarer sig godt i kampen om at tiltrække investorer og kvalificeret arbejdskraft Omkostninger i tid og penge til udarbejdelse af et krisekommunikationsberedskab er marginale i forhold til de tab, der potentielt er forbundet med en krise 6 Copyright Reliance A/S
3. Baggrund (fortsat) Virksomheder er i dag mere eksponerede overfor kriser og kritiske issues pga.: Øget konkurrence blandt medier, der alle har interesse i solohistorier og helst gode afsløringer Øgede krav fra forbrugere, kunder, investorer og medarbejdere til virksomhedens holdninger og handlinger Informationer (sande som falske) har optimale vækstbetingelser i cyberspace og kan hurtigt mobilisere mennesker og holdninger, hvilket reducerer reaktionstiden hos en virksomhed til næsten ingenting Udbredelsen af kapitalfonde og aktivt ejerskab lægger pres på virksomheder for altid at sikre en så korrekt prissætning af sine aktier som muligt 7 Copyright Reliance A/S
4. Metode Undersøgelsen er gennemført i perioden juni til september 2007 Spørgeskemaet bestod af ti spørgsmål til kvantitativ besvarelse med mulighed for at knytte en supplerende kvalitativ kommentar til hvert af spørgsmålene Spørgeskemaet blev fremsendt elektronisk af Reliance primært til selskabernes kommunikations- eller IR-ansvarlige medarbejdere Svarprocenten blandt de 54 adspurgte børsnoterede selskaber var 8 8 Copyright Reliance A/S
5. Population Undersøgelsens 54 selskaber er inddelt i følgende kategorier: Samtlige selskaber i OMXC20-indekset (19 selskaber, idet A.P. Møller-Mærsk, der har to selvstændige aktieklasser, kun indgår som ét selskab) 35 af de førende selskaber (eksklusive den finansielle sektor) uden for OMXC20-indekset 9 Copyright Reliance A/S
6. Overordnede konklusioner 51% af de børsnoterede virksomheder mener, at de har behov for at styrke arbejdet med issues management og krisekommunikation. 49% mener, de gør tilstrækkeligt 3 af virksomhederne har et krisekommunikationsberedskab og 23% arbejder systematisk med issues management Hos 44% af selskaberne med et krisekommunikationsberedskab sker der en løbende opdatering af beredskabet 10 Copyright Reliance A/S
6. Overordnede konklusioner (fortsat) Issues management og krisekommunikation har været drøftet i direktionen inden for det seneste år i 79% af virksomhederne, men hos 4 er det et tilbagevendende punkt på direktionens dagsordenen I 44% af bestyrelserne har man drøftet issues management og krisekommunikation inden for det seneste år, men kun i 19% af bestyrelserne sker det som et tilbagevendende punkt på dagsorden 11 Copyright Reliance A/S
7. Reliance s kommentarer Et flertal af bestyrelser har et tilstrækkeligt overblik over virksomhedens risici i forbindelse med en pludseligt opstået krise, hvad enten den opstår som følge af interne eller eksterne forhold Som følge af utilstrækkeligt arbejde med issues management og krisekommunikationsberedskab er mange virksomheder i høj-risiko zonen for en negativ påvirkning af deres omdømme og forretning Især små og mellemstore virksomheder er karakteriseret ved manglende issues management og krisekommunikationsberedskab 12 Copyright Reliance A/S
7. Reliance s kommentarer (fortsat) I relation til god selskabsledelse forventes det, at der i fremtiden vil blive rettet øget fokus på kommunikation, herunder kriseberedskab, i danske bestyrelser i takt med at: Bestyrelserne bliver mere professionaliserede Bestyrelserne bliver mere internationaliserede Flere kvinder får plads i danske bestyrelser Fokus på bestyrelsesansvar øges 13 Copyright Reliance A/S
8. Kontaktinformation Undersøgelsens resultater må gerne gengives, men kun med tydelig kildeangivelse (Reliance A/S) og med henvisning til Reliance A/S website (www.reliance.dk). Spørgsmål og kommentarer vedrørende undersøgelsen kan rettes til: Poul Lykkesfeldt Seniorrådgiver, partner Dir +45 33 34 60 75 Mob +45 20 21 71 30 pl@reliance.dk 14 Copyright Reliance A/S
Bilag 1: Liste med virksomheder Spørgeskemaet er sendt til følgende selskaber i OMXC20- indekset: A.P. Møller-Mærsk Carlsberg Coloplast Danisco Danske Bank DSV FLSmidth Genmab GN Store Nord Lundbeck Nordea Novo Nordisk Novozymes Sydbank Topdanmark Torm TrygVesta Vestas William Demant 15 Copyright Reliance A/S
Liste med virksomheder (fortsat) Spørgeskemaet er sendt til følgende selskaber uden for OMXC20- indekset: ALK-Abelló Auriga Industries Bang & Olufsen Bavarian Nordic BioMar DFDS Dalhoff Larsen & Horneman Flügger Greentech Energy Gyldendal Harboes Bryggeri H+H International IC Companys Jeudan Keops LifeCycle Pharma Mols-Linien NeuroSearch NKT Norden Nordicom PARKEN Sport & Entertainment Rockwool Royal Unibrew Sanistål SAS SimCorp Sjælsø Gruppen Solar Søndagsavisen Thrane & Thrane Tivoli TK Development TopoTarget ØK 16 Copyright Reliance A/S
Bilag 2: Spørgsmål og resultater Spørgsmål 1: Arbejder din virksomhed med issues management, jf. den angivne definition? 10 8 89% 68% 77% 6 4 2 11% 32% 23% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 17 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 2: Har din virksomhed et krisekommunikationsberedskab, jf. den angivne definition? 10 8 6 4 2 17% 83% 4 6 3 7 OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 18 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 3: Hvis din virksomhed allerede arbejder med issues management, er der en tilbagevendende opdatering af dette arbejde? 10 8 6 4 2 17% 78% 6% 5 5 36% 62% 2% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 19 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 4: Hvis din virksomhed allerede har et krisekommunikationsberedskab, er der en tilbagevendende opdatering af dette beredskab? 10 8 6 4 2 17% 78% 6% 6 4 44% 53% 2% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 20 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 5: Har issues management eller krisekommunikationsberedskab været drøftet i direktionen inden for det seneste år? 10 8 6 4 2 6% 89% 6% 16% 76% 8% 14% 79% 7% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 21 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 6: Hvis din virksomhed allerede arbejder med issues management eller har et krisekommunikationsberedskab, er det da et tilbagevendende punkt på direktionens dagsorden? 10 8 6 4 2 28% 67% 6% 48% 36% 16% 4 5 1 OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 22 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 7: Har issues management eller krisekommunikationsberedskab været drøftet i bestyrelsen inden for det seneste år? 10 8 6 4 2 17% 5 33% 44% 4 16% 33% 44% 23% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 23 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 8: Såfremt issues management eller krisekommunikationsberedskab har været drøftet i bestyrelsen inden for det seneste år, er det så som en direkte konsekvens af Muhammed-sagen? 10 8 77% 85% 82% 6 4 2 23% 5% 1 3% 15% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 24 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 9: Hvis din virksomhed allerede arbejder med issues management eller har et krisekommunikationsberedskab, er det da et tilbagevendende punkt på bestyrelsens dagsorden? 10 8 6 4 2 41% 35% 24% 64% 8% 28% 55% 19% 26% OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 25 Copyright Reliance A/S
Spørgsmål og resultater (fortsat) Spørgsmål 10: Vurderer du, at din virksomhed i dag har et behov for at styrke arbejdet med issues management eller krisekommunikation? 10 8 6 4 56% 44% 44% 56% 49% 51% 2 OMXC20- selskaber Selskaber uden for OMXC20 Alle selskaber 26 Copyright Reliance A/S
Bilag 3: Citater fra respondenterne Vi prioriterer den tid, det kræver lige nu. Med den dag, man står med et konkret problem, vil man altid føle sig mindre godt klædt på. Vi har et stærkt beredskab. Vores stabe kan selv løfte opgaven uden indblanding af hele direktionen og det behøver derfor være et fast punkt på direktionens dagsorden også fordi vores direktion er stor og består af adskillige forskellige nationaliteter. Vores adm. direktør er dog tit inde over. Issues management og krisekommunikation står meget højt på min agenda. Man må underprioritere det. Man kan altid gøre det bedre, og verden ændrer sig hele tiden. 9/11 viste med al tydelighed, at man har fantasi til at forestille sig, hvad der kan ske. Det er den tilgang man skal have til issues management og krisekommunikationsberedskab. 27 Copyright Reliance A/S
Citater fra respondenterne (fortsat) Det noget, vi gør det store nummer ud af for at sige det mildt. Man kan med en vis ret anføre, at vores approach er high risk, men vores virksomhed har mig bekendt aldrig været rodet ud i en større krise, som har krævet særlige kommunikationsmæssige kompetencer ud over ærlighed og sund fornuft. Forventninger og krav til virksomheder stiger støt, og man skal derfor hele tiden være opmærksom på, hvad der kan blive til et issue. Grundlæggende er det et spørgsmål om at sikre, at ledelsen har et issues management mindset. Selv om vi arbejder med issues management og krisekommunikation, kan vi fortsat styrke indsatsen på det område, fordi vores virksomhed er i konstant udvikling. 28 Copyright Reliance A/S
Citater fra respondenterne (fortsat) Jeg kunne godt tænke mig, at arbejdet med issues management og krisekommunikation blev prioriteret højere. Nej, vi har behov for at styrke arbejdet med issues management og krisekommunikation men det kan altid gøres bedre, og især efter en tur i vridemaskinen gennemgår vi hvad og hvordan, vi gjorde det. Bestyrelsen drøftede det sidste år under den fælles overskrift Risk Management. Det var første gang, men jeg håber det bliver en tilbagevendende drøftelse. 29 Copyright Reliance A/S
Citater fra respondenterne (fortsat) Issues management og krisekommunikation er et tilbagevendende punkt for direktionen i forbindelse med forberedelsen af regnskabsmeddelelser. I takt med at vores markeder bliver mere og mere politiske, skal vi være bedre og bedre forberedt og klar til at stå på mål for mange flere issues. Det er typisk kynisk fornuft at bruge penge og ressourcer på issues management og krisekommunikationsberedskab, før man får øjnene op for, hvor dyrt det er at være ordentligt forberedt, når problemerne rammer en. 30 Copyright Reliance A/S
Poul Lykkesfeldt Seniorrådgiver, partner Dir +45 33 34 60 75 Mob +45 20 21 71 30 pl@reliance.dk www.reliance.dk 31 Copyright Reliance A/S