LANGELAND KOMMUNE Stresshåndtering - en handlingsvejledning November 2008 1
Handlingsvejledning Stresshåndtering Introduktion og vejledning Nærværende handlingsvejledning med bilag er udarbejdet af personalechef Hanne Anderson, leder af Forebyggelsescentret Anne Marie Hedegård, tillidsrepræsentanterne Susanne Clausen, DLF; Iben Lauritzen, BUPL; Else Muller, SL; og Lene Pryds Andersen, FOA; alle Langeland Kommune, i samarbejde med konsulent Claus Holm Thomsen, Hovedværkstedet. Indhold: 1. Handlingsvejledning: Stresshåndtering 2. Bilag 1: Uddrag af Lov om arbejdsmiljø 3. Bilag 2: Forhold, der kan bidrage til stress på arbejdspladsen 4. Bilag 3: Stress-symptomliste 5. Bilag 4: Gode råd om samtale om stress 6. Bilag 5: Afdækningssamtale om stress: Til lederens forberedelse 7. Bilag 6: Aftale om indsats mod stress Ibrugtagning: Handlingsvejledningen tages i anvendelse per 1. januar 2009. Herefter forudsættes handlingsvejledningen anvendt ved formodning for forhold der kan give stress på arbejdspladsen, eller ved bekymring for om en medarbejder/kollega har stress. Arbejdsgang: 1. Ved problemstillinger vedr. stress, læser den medarbejder/leder, der er er bekendt med/bekymret for problemet, handlingsvejledningen igennem og tager de beskrevne skridt i anvendelse. 2. Hovedudvalg og ledelser er ansvarlige for handlingsvejledningens implementering i overensstemmelse med følgende implementeringsstrategi: 2
Implementeringsstrategi Nærværende handlingsvejledning vedr. stress er gældende for kommunale arbejdspladser i Langeland Kommune. Handlingsvejledningen indeholder en struktur og proces for indsatsen overfor stress på kommunens arbejdspladser samt en række redskaber, der anvendes i indsatsen. Implementeringen bygger på følgende principper: 1. Information om handlingsvejledninger 2. Anvendelse af handlingsvejledninger i indsatser mod stressproblemer 3. Evaluering af indsatser mod stressproblemer 4. Korrektion af fremtidige indsatser pba. evaluering 5. Afrapportering til Hovedudvalg om arbejdspladsernes evalueringers konklusion og anbefalinger. 6. Hovedudvalgs evaluering af hele den kommunale indsats og tilbagemelding til arbejdspladserne/medarbejderne herom. Ad 1. Information om og gennemgang af Handlingsvejledningen på medarbejdermøder på alle kommunens arbejdspladser. Ad 2. Ved oplevelse af stress på arbejdspladsen er det ledelsens ansvar, at handlingsvejledning mod stress tages i anvendelse. Ad 3. Indsatsen mod stress på arbejdspladsen under anvendelse af handlingsvejledningen evalueres gennem halvårlige drøftelser i arbejdspladsens sikkerhedsgruppe af arbejdspladsens stress-situation, samt evaluering af indsatser i forhold til de medarbejdere, der har haft stress. Evalueringen skal afdække om den enkelte indsats har været i overensstemmelse med den i handlingsvejledningen beskrevne struktur og proces. Konklusion på drøftelser og evaluering nedskrives sammen med eventuelle anbefalinger til korrektion af indsats eller justering af handlingsvejledning. Konklusion og anbefalinger underskrives af sikkerhedsgruppens parter og kopi sendes til hovedudvalget. 3
Ad 4. Det er lederens ansvar, at anbefalinger fra evalueringen vedr. korrektion af arbejdspladsens indsats gennemføres i samarbejde med sikkerhedsgruppen. Ad 5. Hovedudvalget samler konklusioner og anbefalinger fra de enkelte arbejdspladsers evalueringer. Ad 6. Hovedudvalget drøfter halvårligt kommunens samlede stressindsats under inddragelse af de enkelte arbejdspladsers evalueringer og anbefalinger. Hovedudvalget tager stilling til eventuelle behov for justeringer af handlingsvejledningen og iværksætter i givet fald disse. Hovedudvalget tager ligeledes stilling til behovet for korrektion i indsatsen mod stress og melder tilbage til arbejdspladserne herom. Hovedudvalget behandler som udgangspunkt alene den samlede stressindsats og går ikke ind i de enkelte sager. Det bør sikres, at ledere deltager i de nødvendige lederudviklingskurser, der sikrer kompetent stresshåndtering i overensstemmelse med denne handlingsvejledning. 4
Handlingsvejledning: Stresshåndtering Struktur (Rammerne for indsatsen) Proces (Hvad skal der gøres og hvornår?) Resultat (Hvad skal processen føre til?) Stress defineres som forhold i omgivelserne, der af personen vurderes som belastende eller som noget, der overstiger hans eller hendes ressourcer og truer hans eller hendes velbefindende. (Lazarus & Folkmann 1984 Stress kan have årsag i både private, personlige og arbejdsmæssige forhold. Denne handlingsvejledning omhandler arbejdspladsens støtte til stressramte medarbejdere uafhængigt af årsagen til stress. Ifølge Lov om arbejdsmiljø (Jf. Bilag 1) har arbejdsgiveren, herunder nærmeste leder ansvaret for, at medarbejderens stress forebygges, selv om medarbejderen ikke tager selvstændigt initiativ hertil. Et vigtigt led i at påtage sig dette ansvar er at indarbejde psykisk arbejdsmiljø i arbejdspladsvurderingen. http://www.at.dk/sw23462.asp Ansvarsfordeling: Lederen på den enkelte kommunale arbejdsplads skal sørge for, at der føres effektivt tilsyn Generel forebyggelse af stress: Ved bekymring for forhold, der kan medføre stress på arbejdspladsen, skal medarbejderen gøre sin daglige leder opmærksom herpå m.h.p. forebyggelse, eventuelt gennem henvendelse til sikkerhedsrepræsentanten. (Se bilag 2) Ved egen oplevelse af stress: Medarbejderen har pligt til at underrette sin daglige leder, hvis medarbejderen føler stress eller oplever risiko herfor. Hvis medarbejderen er mest tryg herved, kan henvendelse ske gennem sikkerhedsrepræsentanten/tillidsrepræsentanten eller en overordnet leder. 1 Ved bekymring for stress hos kollegaer: Alle medarbejdere opfordres til at hjælpe kollegaer ved bekymring for, om en kollega har stress (se bilag 3 vedr. stresssymptomer). Tal med kollegaen og råd den- Medarbejderes trivsel øges ved at stressproblemer identificeres, forebygges og håndteres af arbejdspladsen og ikke overlades til den enkelte medarbejder. Arbejdspladsen støtter medarbejdere i pressede situationer. Arbejdspladsen kan rumme medarbejdere med forskellige tolerancetærskler for belastninger. 1 Eksempelvis hvis daglig leder er en del af stress-problematikken. 5
med, at arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt, herunder at forhold der kan medføre stress på arbejdspladsen reduceres. Lederen skal være opmærksom på stress-symptomer blandt medarbejderne. Lederen har ansvaret for at stressramte medarbejdere hjælpes under anvendelse af nærværende handlingsvejledning. Sikkerhedsrepræsentanter har sammen med lederen i sikkerhedsgruppen et særligt ansvar for at være opmærksomme på stress og bekæmpe og forebygge stress efter denne handlingsvejledning. Alle medarbejdere opfordres til at være opmærksomme på forhold, der kan skabe stress, samt på stress-symptomer hos sig selv og hos kollegaer. Alle medarbejdere opfordres til at forebygge og bekæmpe stress gennem anvendelse af denne handlingsvejledning. ne til at tale med leder eller sikkerheds-/tillidsrepræsentant om stress-situationen (Se bilag 4 vedr. gode råd om samtale om stress). Hvis du efter samtale med kollegaen fortsat er bekymret og fornemmer, at kollegaen ikke handler, kan det være god kollegial støtte selv at kontakte daglig leder, sikkerhedsrepræsentanten, tillidsrepræsentanten eller overordnet leder herom. Sikkerheds-/Tillidsrepræsentantens handlinger: En sikkerheds-/tillidsrepræsentant, der er blevet kontaktet vedr. stress, sikrer, at lederen orienteres om stressproblemet, enten gennem deltagelse i samtale mellem leder og medarbejder, eller om nødvendigt ved selv at tage en samtale med lederen. Lederens handlinger: Leder, der er blevet opmærksom på et stressproblem hos en eller flere medarbejdere, skal gøre følgende: a) tage en afdækningssamtale med den pågældende medarbejder m.h.p. at afdække årsager til problemet (se bilag 4 om afdækningssamtale om stress). b) indgå en indsatsaftale med medarbejderen under medvirken af dennes bisidder, hvis medarbejderen ønsker det. 2 (Anvend bilag 5: Aftale om 2 En bisidder kan være en tillidsrepræsentant/sikkerhedsrepræsentant, eller en anden person som medarbejderen har tillid til. 6
indsats mod stress) c)følge op ved at gennemføre en ny samtale med medarbejderen senest en måned efter, der er indgået aftale om indsats mod stress, for at sikre at situationen er blevet bedre. I modsat fald laves ny aftale om indsats. Møder og aftaler om stress indføres i medarbejderens personalesag. 7
Bilag 1 Uddrag af Lov om arbejdsmiljø Nedenfor findes nogle af de vigtigste bestemmelser vedr. arbejdsgivere, ledere og ansattes pligter i forbindelse med sikring arbejdsmiljøet, herunder modvirkning af stress. Uddragene er ikke udtømmende, og loven i sin helhed kan ses på Arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk/sw23308.asp Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø *) Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse nr. 268 af 18. marts 2005 med senere ændringer - ikke autoriseret sammenskrivning Kapitel 4 - Almindelige pligter Arbejdsgiveren 15. Arbejdsgiveren skal sørge for, at arbejdsforholdene sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarlige. Der henvises her særligt til 1. kapitel 5 om arbejdets udførelse, 2. kapitel 6 om indretning af arbejdsstedet, 3. kapitel 7 om tekniske hjælpemidler m.v., 4. kapitel 8 om stoffer og materialer. 15 a. Arbejdsgiveren skal sørge for, at der udarbejdes en skriftlig arbejdspladsvurdering af sikkerheds- og sundhedsforholdene på arbejdspladsen under hensyntagen til arbejdets art, de arbejdsmetoder og arbejdsprocesser, der anvendes, samt virksomhedens størrelse og organisering. Arbejdspladsvurderingen skal forefindes i virksomheden og være tilgængelig for virksomhedens ledelse, de ansatte og Arbejdstilsynet, som fører tilsyn med arbejdspladsvurderingen. En arbejdspladsvurdering skal revideres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v. og disse ændringer har betydning for sikkerhed og sundhed under arbejdet, dog senest hvert tredje år. Stk. 2. En arbejdspladsvurdering skal omfatte en stillingtagen til virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, og hvordan de løses, under iagttagelse af de forebyggelsesprincipper, der er angivet i arbejdsmiljølovgivningen. Vurderingen skal indeholde følgende elementer: 1. Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold. 2. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer. 3. Prioritering og opstilling af en handlingsplan til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer. 4. Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen. Stk. 3. Arbejdsgiveren skal inddrage sikkerhedsorganisationen eller de ansatte i planlægningen, tilrettelæggelsen og gennemførelsen af samt opfølgningen på arbejdspladsvurderingen, jf. stk. 1 og 2. Stk. 4. Beskæftigelsesministeren fastsætter nærmere regler om arbejdsgiverens pligter efter stk. 1-3. 8
16. Arbejdsgiveren skal sørge for, at der føres effektivt tilsyn med, at arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. 17. Arbejdsgiveren skal gøre de ansatte bekendt med de ulykkes- og sygdomsfarer, der eventuelt er forbundet med deres arbejde. Stk. 2. Arbejdsgiveren skal endvidere sørge for, at de ansatte får nødvendig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet på farefri måde. 19. Arbejdsgiveren skal sørge for, at samarbejde om sikkerhed og sundhed efter kapitel 2 kan finde sted, samt deltage i samarbejdet. Virksomhedsledere m.fl. 23. Lovens bestemmelser om arbejdsgiverens pligter gælder også for den, som leder eller deltager i ledelsen af virksomheden. Arbejdslederen 24. Ved arbejdsleder forstås den, hvis arbejde udelukkende eller i det væsentlige består i på arbejdsgiverens vegne at lede eller føre tilsyn med arbejdet i en virksomhed eller en del deraf. 25. Arbejdslederen skal deltage i samarbejdet om sikkerhed og sundhed, jf. kapitel 2, 20 og 37. 26. Arbejdslederen skal medvirke til, at arbejdsforholdene sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarlige inden for det arbejdsområde, som han leder. Han skal herunder påse, at de foranstaltninger, der træffes for at fremme sikkerhed og sundhed, virker efter deres hensigt. Stk. 2. Bliver arbejdslederen bekendt med fejl eller mangler, som kan medføre fare for ulykker eller sygdom, skal han sørge for at afværge faren. Kan faren ikke afværges ved hans indgriben på stedet, skal han straks gøre arbejdsgiveren bekendt med forholdet. Ansatte 27. De ansatte skal deltage i samarbejdet om sikkerhed og sundhed, jf. kapitel 2. 28. De ansatte skal medvirke til, at arbejdsforholdene sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarlige inden for deres arbejdsområde, herunder at de foranstaltninger, der træffes for at fremme sikkerhed og sundhed, virker efter deres hensigt. Stk. 2. Bliver de ansatte opmærksomme på fejl eller mangler, som kan forringe sikkerheden eller sundheden, og som de ikke selv kan rette, skal de meddele det til et medlem af sikkerhedsgruppen, arbejdslederen eller arbejdsgiveren. Kapitel 5 - Arbejdets udførelse 38. Arbejdet skal planlægges, tilrettelægges og udføres således, at det sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarligt. Stk. 2. Anerkendte normer eller standarder, som har sikkerheds- eller sundhedsmæssig betydning, skal følges. 9
Kapitel 6 - Arbejdsstedets indretning 42. Arbejdsstedet skal indrettes således, at det sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarligt. Stk. 2. Anerkendte normer og standarder, som har sikkerheds- eller sundhedsmæssig betydning, skal følges. 10
Bilag 2 Forhold, der kan bidrage til stress på arbejdspladsen Ved forebyggelse af forhold, der kan medføre stress, er det værd at være opmærksom på, at uoverensstemmelser mellem personlige ressourcer og nedenstående krav kan bidrage til stress: Kvantitative krav (arbejdsmængde og arbejdstempo) handler om, at man fx er nødt til at arbejde i et meget højt tempo, at arbejde uden pauser eller at arbejde over for at nå sine opgaver. Tankemæssige krav, der handler om, at man fx skal lære eller huske meget, være nytænkende, overskue meget eller træffe svære beslutninger. Følelsesmæssige krav optræder fx ved omsorgs- og plejearbejdet med mennesker, der har svære helbredsmæssige, personlige eller sociale problemer. Det er fx krav om indlevelsesevne og om at kunne bruge sine følelser konstruktivt i arbejdet. Krav om sociale kompetencer vedrører fx krav om at kunne indgå i samarbejdsrelationer med kolleger, eller i arbejdet med andre mennesker - klienter, patienter, elever mv. med store krav om at kunne aflæse forskellige sociale situationer og handle effektivt i dem. Uklare krav der fører til usikkerhed hos medarbejderen med hensyn til, hvad vedkommende skal leve op til. Andre krav omfatter bl.a. krav om fleksibilitet, ansvarlighed og selvstændighed, engagement og motivation, høj arbejdsmoral og disciplin, krav om at kunne håndtere forandringer og krav om selvforvaltning, fx ved distancearbejde. Hvis kravene er indbyrdes modstridende, er det pr. definition umuligt at indfri dem alle, og det kan anbringe medarbejderen i et ubehageligt dilemma. Andre forhold, der kan medføre et stresset arbejdsklima er: Ringe indflydelse på eget arbejde MEGET VIGTIG Ringe kollegial eller ledelsesmæssig støtte og feedback Uoverensstemmelser, konflikter og mobning Traumatiske begivenheder i arbejdet, fx vold og trusler om vold Jo flere af ovennævnte faktorer, der er til stede, jo større grund til at være opmærksom på stress på arbejdspladsen. http://www.at.dk/sw23462.asp 11
Stress-symptomliste Bilag 3 En række kropslige, psykiske og adfærdsmæssige ændringer kan være tegn på stress især hvis flere af dem optræder samtidigt. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at personer reagerer forskelligt på stress. Eksempler på kropslige symptomer Hjertebanken, højere blodtryk. Øget svedproduktion, åndenød, svimmelhed og mangel på appetit. Muskelspændinger Bleg ansigtskulør Hovedpine og mavesmerter, Eksempler på psykiske symptomer Nervøsitet, ængstelighed, rastløshed, irritabel Sårbar over for kritik. Koncentrationsbesvær og hukommelsesproblemer Følelse af magtesløshed, tristhed, udmattelse og manglende overblik. Eksempler på adfærdsmæssige og sociale symptomer Ofte ledsages stresstilstanden også af ændringer i medarbejderens adfærd. Vedkommende bliver måske Mere ubeslutsom Mere aggressiv, oftere part i skænderier Eller isolerer sig socialt. Kilde: Arbejdstilsynet, http://www.at.dk/sw23462.asp 12
Bilag 4 Gode råd om samtale om stress Nedenstående råd er til dig, der vil udtrykke en bekymring for stress overfor en kollega og tilbyde din hjælp. 1. Find en lejlighed til at tale sammen på tomandshånd 2. Fortæl kollegaen, hvilke signaler du har bemærket, og at du på den baggrund er bekymret. 3. Spørg hvad kollegaen tænker om det, som du siger, og giv dig tid til at lytte. 4. Hvis kollegaen giver udtryk for stress, mind da kollegaen om kommunens handlingsvejledning vedr. stress. 5. Stil dig til rådighed for at hjælpe kollegaen og foreslå, at kollegaen fortæller lederen/sikkerhedsrepræsentanten/tillidsrepræsentanten om stresssituationen. 6. Hvis du fortsat en uge efter samtalen er bekymret for kollegaen, så tal med denne igen. Tilbyd eventuelt at gå med til lederen/sikkerhedsrepræsentanten/tillidsrepræsentanten, hvis kollegaen endnu ikke har kontaktet denne. 7. Hvis det er dit indtryk at kollegaen ikke har kontaktet lederen, og du fortsat er bekymret, kan det være god kollegial støtte selv at kontakte daglig leder, sikkerhedsrepræsentanten, tillidsrepræsentanten eller overordnet leder herom. cht 13
Bilag 5 Afdækningssamtale om stress Til lederens forberedelse 1. Invitér den stresstruede eller stressramte medarbejder og gør denne formålet med samtalen klart: At få afdækket mulig stress-trussel og lavet en aftale om, hvad der skal gøres herimod med henblik på at kunne fastholde medarbejderen. Giv medarbejderen en kopi af skemaet i bilag 5: Aftale om indsats mod stress til medarbejderens orientering/forberedelse. 2. Invitér aldrig en medarbejder til en afdækningssamtale henover en weekend eller ferie, idet stressede personer, kan føle sig truede, hvorved stress kan forøges. Samtalen bør derfor finde sted relativt hurtigt efter invitationen, og medarbejderen bør have mulighed for at kontakte dig ved usikkerhed el. lign. i ventetiden 3. Sørg for god tid og ro til samtalen, slå telefoner mv. fra, meddel at I ikke vil forstyrres. Samtalesituationen må ikke i sig selv være stresset. 4. Lad først medarbejderen beskrive, hvorledes denne oplever sin arbejdssituation og trivselssituation i det hele taget. Lad medarbejderen komme til orde. Tre hovedregler: a. Undlad at afbryde b. Spørg uddybende c. Undlad at svare på kritik under medarbejderens beskrivelse 5. Efter medarbejderens beskrivelse af sin situation, spørg da til evt. forhold, som du har brug for uddybning af. Vær opmærksom på såvel personlige, private som arbejdsmæssige faktorer, men at udgangspunktet er hvordan arbejdspladsen kan bidrage til at støtte medarbejderen uafhængigt af problemets årsag. 6. Spørg til hvordan medarbejderen selv kan forestille sig situationen løst a. Hvad forestiller medarbejderen sig, at arbejdspladsen kan gøre? b. Hvad forestiller medarbejderen sig, at denne selv kan gøre? 7. Udfyld evt. sammen bilag 5 som et - for medarbejderen - uforpligtende udkast til aftale. Fortæl medarbejderen, at du på baggrund heraf en af de nærmeste dage vil komme med et fær- 14
digt aftaleudkast, som begge parter kan underskrive i overværelse af tillidsrepræsentant/sikkerheds-repræsentant. 8. Aftal så vidt muligt staks det opfølgende møde eller i hvert fald tidshorisonten herfor. Overhold de aftalte tidsfrister. 9. Alle underskrevne aftaler lægges på medarbejderens sag, ligesom medarbejderen får en kopi. Alle oplysninger i sagen behandles professionelt og fortroligt. 10. Ved akut bekymring for medarbejderen tager lederen omgående hånd om medarbejderen og løser problemet her og nu. NB! Ved tvivl om handlemuligheder, herunder forespørgsler om eksterne hjælpemuligheder eksempelvis i form af psykolog mv., kan Langeland Kommunes personalechef eller lederen af Forebyggelsescentret kontaktes for råd, sparring og vejledning. 15
Bilag 6 Medarbejders navn: Aftale mellem medarbejder og leder om indsats mod stress Beskrivelse af medarbejders behov for arbejdspladsens støtte i relation til stress: Hvilken ændring ønskes gennemført? Hvad skal leder gøre? Hvad skal medarbejderen gøre? (Eks. sygemelde sig, kontakte egen læge osv) Er der aftalt at hjælp udefra inddrages? I givet fald til hvilke opgaver? Dato for evt. næste møde/opfølgning samt beskrivelse af, hvad der skal være nået inden da Dato Medarbejders underskrift Leders underskrift 16