1 TR undersøgelse vedr. tidsregistrering på erhvervsakademier Djøf, DM og IDA har som et led i opfølgningen med Styrelsen for Videregående Uddannelser af indførelsen af årsnorm og tidsregistrering ved OK13 i slutningen af maj 2015 spurgt tillidsrepræsentanter for de tre organisationer på erhvervsakademierne, hvordan det er gået med at implementere arbejdstidsaftalen fra OK13. Der er besvarelser fra samtlige erhvervsakademier, og fra nogle er der flere besvarelser. Spørgsmålene er stillet som åbne spørgsmål, og der er derfor ikke lavet statistik på besvarelserne. Der er udarbejdet en rapport over besvarelserne, som giver et billede af, hvordan status er 2 år efter indførelsen af OK13. Det er tilstræbt at give et så nuanceret billede som muligt, og der er medtaget både negative og positive citater. Spm. 1 Er tidsregistrering indført? Alle erhvervsakademier har indført et tidsregistreringssystem. Systemerne er alt fra hjemmelavede i et excelregneark til systemer, som egentlig er for store og uhensigtsmæssige til opgaven. Et enkelt erhvervsakademi skiller sig ud ved at bruge Outlook som tidsregistreringssystem. De primitive systemer i Excel regneark bliver beskrevet som upraktiske, men kan trods alt det, de skal. UDDATA+ får gode karakterer, mens Lessor bliver beskrevet som uoverskueligt og ikke ret godt, bl.a. fordi det ikke løbende opsummerer faktisk timeforbrug. Outlook bliver beskrevet som fuldstændig uanvendeligt som tidsregistreringssystem. CRM og Uddata får pæne ord med på vejen som et system af god kvalitet. Ingen erhvervsakademier har indført tilstedeværelsespligt. På det erhvervsakademi, der bruger Outlook, har ledelsen dog meldt ud, at der vil blive indført tilstedeværelsespligt, hvis medarbejderne kræver et egentligt tidsregistreringssystem. Citat (vedr. brugen af Outlook): Der er så vidt jeg ved INGEN kollega, der har sat tider o. lign. ind i outlook og dernæst sat sig ned med en gammeldags regnemaskine eller et regneark og talt de forskellige kategorier sammen over et år. Spm. 2 Er tidsregistrering obligatorisk eller frivillig? På alle erhvervsakademier undtagen ét er brug af et tidsregistreringssystem obligatorisk. Der opleves dog ikke at være nogen konsekvenser ved manglende registrering. På det erhvervsakademi, der bruger Outlook til registrering, er registreringen ikke obligatorisk. Citat: Ledelsen melder en gang imellem ud, at det nok er en god idé, fordi de skal. Spm. 3 Den praktiske brug af tidsregistreringssystemet, og hvad der registreres Selv om det formelt set er obligatorisk, er der flere steder, hvor tidsregistrering kun bruges af halvdelen eller derunder af medarbejderne. Et akademi har en teknisk/automatisk registrering på 7,4 timer pr. dag, som skal godkendes hver måned, medmindre underviseren selv vælger at registrere manuelt. Sygedage mv. skal dog altid registreres særskilt.
2 Det samme akademi har haft en del uheldige situationer, hvor undervisere har arbejdet mere end den tildelte ressource og så blev afvist, da der ikke har været en reel tidsregistrering. Tidsregistreringssystemet angives i flere tilfælde at bruges til at holde øje med arbejdstiden, følge de lagte budgetter, planlægning og som dialogværktøj. Mange steder registreres den daglige arbejdstid på flere fastlagte kategorier. På et akademi skal det angives, hvor arbejdet er udført. Nogle steder er undervisningsdelen lagt ind i registreringssystemet på forhånd. Et akademi registrerer på opgavetyper både på forhånd aftalte med en given tidsramme og ad hoc. Nogle steder skal medarbejderne selv tage initiativ til at give ledelsen tilbagemeldingen på registreringen. Et andet sted er det kun ledelsen, der kan se registreringerne. Som medarbejdere skal vi selv registrere og tilbagemelde til ledelsen om status. Der er ikke opfølgning. Den praktiske brug af systemet er stærkt kritisabel, idet underviserne i store træk fordeler sig i 4 grupper: - 25% registrerer faktisk forbrugt arbejdstid - 25% registrerer 37 timer pr. uge slavisk uanset hvad - 25% registrerer stort set ikke - 25% tæller lektioner og ganger med den gamle forberedelsesfaktor Dette har ført til, at ledelsen ikke stoler på registreringerne. Medarbejderne registrerer senest ved månedens afslutning, og studielederen tager hver måned en kort drøftelse med hver medarbejder. Konklusion: Det, der oprindelig var tænkt som en værnsregel for medarbejderne, fungerer ikke efter hensigten. Den generelle oplevelse blandt medlemmerne er, at registreringerne ikke tages alvorligt, og at de ikke bliver brugt til fx planlægning af semesteret med fokus på at holde årsnormen. Spm. 4 Dialog med ledelsen Hvordan/i hvilket omfang foregår den løbende dialog mellem medarbejderne og lederne om arbejdsmængden og fordeling/placering af opgaverne? Omfanget af den løbende dialog er noget varierende, også fordi det på de enkelte arbejdspladser kan variere mellem chef og afdeling. Et sted er det planlagt til hver anden måned, men efterleves ikke. Et andet sted er det lidt tilfældigt, om der er dialog. Andre steder er der et forsøg på dialog ved skoleårets start og ved MUS. Nogle steder er der kun dialog, hvis der er overtid/for stort timeforbrug. Nogle steder har dialogen karakter af en budgetdrøftelse som man altid har gjort, men nu bare med en lavere forberedelsesfaktor end før. Et sted har ledelsen et regneark, men tallene er ikke tilgængelige for medarbejderne.
3 Der er en dialog om arbejdsopgaver med de respektive afdelingsledere, men den er altid på bagkant og finder som gennemsnit sted hver 4. måned. Men det er et gennemsnit hvor nogen ofte har dialog og andre blot en enkelt gang årligt. Langt de fleste oplever, at ledelsen ikke rigtigt ønsker dialogen og helst vil være fri for at lave noget om, og det gælder både opgavemængden og den tidsmæssige placering af opgaverne. I forbindelse med opstart af et skoleår og derefter løbende, hvis ændringer i time budgettet er nødvendigt. Sker dialogen før, under og/eller efter udførelsen af opgaverne? Besvarelserne om, hvornår dialogen foregår, deler sig i 4 grupper, hvor før opgaverne og efter opgaverne er nogenlunde lige store. Der er et par stykker, hvor dialogen foregår under eller løbende under opgaveudførelsen, og derudover er der en lille gruppe, hvor dialogen er stærkt varierende, hvor den sker tilfældigt, og hvor der ikke er tid til dialog. Dialogen sker før vi starter på semesteret, og så skulle der være en opfølgning månedsvis, men den mangler, da vores leder ikke har tid (min antagelse) Løbende Mest før, især i forbindelse med semesterplanlægningen, herefter er det primært komme tilopgaver, der fordeles Primært efter, og problemet er, at når vi taler arbejdsopgaver ved vi kun, at vi gennemsnitlig skal have 37 timer ugentligt. Først ved når vi har brugt eksempelvis 1924 kan vi se, at der er merarbejde Oplever I dialogen som reel eller formel (pro forma)? Omkring halvdelen angiver, at dialogen er reel. Et par af disse steder ville tidligere have betegnet dialogen som pro forma. Et sted anfører dog, at dialogen udvandes, når ekstra opgaver fordeles. Et par steder er oplevelsen afhængig af den konkrete chef. En mindre gruppe betegner dialogen som en formel øvelse. Pro forma dialog. Vi får bare at vide, at vi skal holde os inden for 1924 timer. Dialog er reel, men det store problem er, at de stadig arbejder med normer som ikke er aftalt med tillidsfolk nu hedder de bare budget. Langt de fleste oplever, at ledelsen ikke rigtigt ønsker dialogen og helst vil være fri for at lave noget om. Lederne har et regneark til planlægningen, men tallene er hemmelige for medarbejderen også hans egne tal. Afhænger af hvem lederen er
4 Den er både formel og reel, der afhænger af, hvad dialogen går ud på. Om det er nye opgaver eller kendte opgaver. Det er en reel dialog, som er blevet bedre med årene. Konklusion: Dialogen eksisterer, men fungerer ikke alle steder optimalt, og/eller foregår for spredt til at have nogen praktisk effekt. Det opfattes som et reelt problem, at ledelsens grundlag for planlægning af arbejdet ikke er gennemskuelig for medarbejderne. Der er således tydelige træk fra akkordtankegangen. Spm. 5 Bliver medarbejdernes tidsregistrering anerkendt af ledelsen, bl.a. i forhold til merarbejde? Tilbagemeldingerne veksler mellem, at undervisernes tidsregistreringer slet ikke anerkendes af ledelsen, til at registreringerne anerkendes, hvis tidsforbrug og opgavetyper ligger inden for ledelsens budget/de på forhånd aftalte rammer. I sidstnævnte tilfælde oplever underviserne dog oftest, at det er meget svært at få anerkendt timer, som ligger ud over de fastlagte rammer. Godkendelse af tidsregistreringer i løbet af året indebærer ikke nødvendigvis en anerkendelse af de præsterede arbejdstimer, idet godkendelsen i flere tilfælde kun er foreløbig og kan ændres efter ledelsens skøn. På nogle akademier accepteres merarbejde, hvis det aftales med ledelsen på forhånd. I et enkelt tilfælde er der en fast bagatelgrænse på 80 timer årligt, som overføres til den efterfølgende normperiode og forventes udlignet over en periode på 3 5 år. I et andet tilfælde oplever underviserne et problem omkring den nødvendige efteruddannelse i forbindelse med lektorkvalificering, idet de kommende lektorer forventes at udføre en del af deres forberedelse som interessetimer uden for arbejdstiden. En TR oplyser, at den manglende tidsregistrering giver et fejlagtigt billede af en jævn arbejdsbelastning, hvor der reelt er store udsving i arbejdsbelastningen. En anden TR bemærker, at ujævne registreringsmetoder blandt underviserne (dvs. hvor underviserne bruger vidt forskellige metoder for opgørelse af arbejdstiden) giver et skævt billede af de enkelte underviseres arbejdsbelastning og dermed undergraver systemet, da ledelsen ikke stoler på registreringerne. Citater fra besvarelserne: Ledelsen mener ikke, at systemet skal bruges til at registrere den ansattes timer. Ledelsen accepterer ikke merarbejde, hvorfor registreringen bliver ligegyldig. Merarbejde eksisterer ikke længere. Den største udfordring er ikke selve systemet, men derimod de kolleger, der bestemt ikke har meget lyst til at tidsregistrere. Medarbejdernes tidsregistrering bliver anerkendt af ledelsen, hvis vi holder os inden for budgettet. Afviger vi fra normen, så bliver det utrolig svært. Jeg er ikke af den opfattelse, at lærerne som helhed er belastet med meget overarbejde, men at det er svært at tidsætte og afgrænse især undervisningsopgaverne. De optager typisk mere tid, end der angives skemamæssigt.
5 Konklusion: Manglende styring af, hvordan tidsregistreringssystemerne bruges, medfører (for) store udsving i kvaliteten af registreringerne. Medarbejderne oplever ikke, at tidsregistreringen og den faktuelle arbejdsbelastning tages alvorligt af ledelsen, hvilket svækker deres interesse i at foretage registrering. Der mangler en stillingtagen til, hvem der har ansvaret for at forudse, at der vil være merarbejde ved udgangen af normperioden. Spm. 6 Hvordan bliver resultaterne af tidsregistreringen brugt i planlægningen af undervisning, forberedelse og øvrige opgaver? Et gennemgående træk i besvarelserne er, at tidsregistreringerne ikke indgår i planlægningen af de forskellige aktiviteter. I et par besvarelser uddybes dette med, at tidsregistreringen er alt for grov/udetaljeret til at kunne bruges som grundlag for planlægning. Fra et enkelt akademi er meldingen dog, at tidsregistreringerne indgår i planlægningen af opgaverne. Fra nogle akademier oplyses det, at tidsregistreringen alene bruges til at holde øje med, om underviserne har over /undertid, og at tidsforbruget ikke må overskride ledelsens norm. Der er flere meldinger om, at ledelsen opererer med skuffebudgetter vedr. det generelle tidsforbrug, i flere tilfælde angiveligt baseret på de tidligere normer for forberedelse og undervisning. Ansvaret for at vurdere, hvad der er nødvendig/tilstrækkelig kvalitet i opgaverne, lægges herefter ud til underviserne, og dialogen med ledelserne om kvalitetsgraden opleves som mangelfuld. Underviserne oplever i de nævnte situationer ikke, at de kender faktorerne i ledelsens skuffesystemer, samt at der er store forskelle fra leder til leder, hvilket giver en følelse af skævhed/urimelighed for de enkelte underviseres tidsmæssige rammer. Citater fra besvarelserne: Tidsregistreringen bruges ikke til noget som helst. Studielederne bruger de gamle akkorder, men vil ikke oplyse budgettet. Formentlig har ledelsen en idé om arbejdsfordelingen og belastningen, som ikke bliver delt med medarbejderne. Det er op til underviseren selv at tilrettelægge sin tid. Systemet er fint nok, vi skal bare være mere opmærksom på at dialogen vedr. arbejdsopgaver også bør indeholde et forventet tidsforbrug til opgaverne. I gamle dage, og det er 2 år siden, tog folk gerne et ekstra hold eller en ny opgave, fordi man vidste, det blev anerkendt i form af timer. Sådan er det ikke længere, og oplevelsen af en uens regnestok blandt institutionens ledere har suget motivationen ud af dele af lærergruppen. Vi har opnået en medindflydelse og påvirkning af tilrettelæggelsen af arbejdet. Ledelsen har ligeledes forsøgt/formået at få et overblik over de aktiviteter, der faktisk foregår i vores regi, hvilket også er en positiv afledt effekt. Konklusion: Arbejdstidsregistreringerne bliver ikke brugt tilstrækkelig systematisk i planlægningen af arbejdet, fx gør man ikke brug af indhøstede erfaringer om tidsforbruget på forskellige typer arbejdsopgaver. Underviserne oplever, at ledelsen holder sig ude af en dialog om den nødvendige kvalitet af arbejdet og efterfølgende, når arbejdet er udført, ikke er villig til at honorere faktisk udført (mer)arbejde.