Frokost- og madordninger i dagtilbud efter 1. januar 2011 Vejledende materiale 1
Introduktion Materialet beskriver rammerne for frokost- og madordninger i dagtilbuddene i Århus Kommune efter 1. januar 2011. Udgangspunktet i loven er, at alle børn i kommunale og selvejende daginstitutioner og privatinstitutioner skal tilbydes et sundt frokostmåltid, men at der nu er mulighed for fravalg på afdelingsniveau, men ikke på individniveau. Der er også muligheder for at oprette forældrearrangerede frokost- og madordninger. Dette materiale er udformet som på hjemmesiden, hvor der er en række spørgsmål efterfulgt af kortere svar. Her er endvidere henvisning til side med uddybende svar, hvor det er relevant. 2
Hvad er baggrunden for frokost- og madordningerne i Aarhus Kommune efter 1. januar 2011? Historikken bag frokost- og madordningerne starter med, at der indgås en aftale i folketinget. Det skal være obligatorisk at servere et dagligt sundt frokostmåltid i alle dagtilbud, på alle hverdage, til alle børn. Flere forudsætninger for frokost- og madordningerne er siden blevet ændret. Senest er der vedtaget endnu en ændring af dagtilbudsloven d. 4. juni 2010. Herefter har byrådet i Aarhus Kommune d. 22. september 2010 tiltrådt en indstilling, der har medført den fremtidige udmøntning, som gælder efter 1. januar 2011. Læs mere side 8 Hvad er den kommunale frokostordning? Den kommunale sunde frokostordning er det tilbud om et sundt dagligt frokostmåltid til alle børn i dagtilbud, som dagtilbuddet organiserer. Maden skal overholde fødevarestyrelsens anbefalinger for det sunde frokostmåltid og Aarhus Kommunes Kostpolitik. Den kan være produceret i institutionens køkken, blive leveret udefra, eller være en kombination. Læs mere side 13 Hvad koster den kommunale frokostordning? Taksten for den kommunale frokostordning er 380 kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder i 2012. Den endelige takst for 2013 forventes at stige med 4-5 kr. pr. måned, og ligger klar ved vedtagelsen af budgettet for 2013. Der ydes friplads- og søskendetilskud til den kommunale frokostordning Læs mere side 14 Hvem bestemmer hvilken type frokost, der skal tilbydes i dagtilbuddet gennem den kommunale frokostordning? I de kommunale dagtilbud er det dagtilbudsbestyrelsen, der fastsætter principperne for frokostmåltidet. Herefter er det dagtilbudslederen, der udmønter principperne i dagligdagen. Hvordan det foregår i selvejende institutioner, afhænger af deres overenskomst Læs mere side 15 Skal dagtilbuddet i udbud, hvis det kommunale frokostmåltid skal leveres udefra? Det afhænger af typen af institution, og hvorfra maden skal leveres. Læs mere side 16 Hvordan kommer dagtilbuddet med i fællesudbuddet? Det er dagtilbudslederens opgave, at dagtilbuddet kommer med i udbuddet. Læs mere side 18 Kan dagtilbuddet få hjælp til at udforme en kontrakt om levering af det kommunale frokosttilbud? Børn og Unge har udarbejdet en standardkontrakt, som kan tilpasses det enkelte dagtilbud. 3
Læs mere side 19 Hvad skal dagtilbuddet gøre, hvis leverandøren af det kommunale frokostmåltid ikke lever op til kravene, eller af andre grunde ikke kan levere frokostmåltidet mere? Hvis problemet ikke kan løses mellem dagtilbudslederen og leverandøren, kan det blive nødvendigt at opsige kontrakten. Læs mere side 20 Må der bruges penge fra dagtilbuddets budget på den kommunale frokostordning? Det er muligt for dagtilbuddet at prioritere i det samlede budget, så der kan afsættes flere midler til det kommunale frokostmåltid, end de ca. 315 kr. pr. barn pr. måned der bliver tildelt. Dette er ikke en mulighed i forbindelse med forældrearrangerede frokostordninger, da disse er frivillige at deltage i. Hvilke dagtilbud skal tilbyde den kommunale frokostordningen? Frokostmåltidet skal som udgangspunkt tilbydes børn i alle dagtilbud, både kommunale, selvejende og private. Dog er skovbørnehaver og permanente udegrupper undtaget pligten til at tilbyde frokostmåltidet. Hvor kan man se, hvilke institutioner der tilbyder den kommunale frokostordning? På Århus Kommunes hjemmeside, lægges der en opdateret liste ud over de institutioner, der tilbyder det kommunale frokostmåltid. Listen kan findes på kommunens hjemmeside, www.aarhus.dk/kost Hvilke afdelinger kan fravælge den kommunale frokostordning, og hvem tager beslutningen? Alle afdelinger i alle dagtilbud kan fravælge frokostordningen, med mindre det ud fra sociale og sundhedsmæssige vurderinger, er bestemt at frokostordningen er obligatorisk i en afdeling. Børn der har en lægeordineret diæt, som dagtilbudslederen vurderer ikke kan efterleves i frokostordning, kan undtages for frokostordningen. Herudover gives der ikke mulighed for fravalg for det enkelte barn. Hvem der skal tage beslutningen om fravalg, afhænger af dagtilbuddets struktur. Læs mere side 21 Hvornår kan den kommunale frokostordning fravælges, og hvor lang tid gælder fravalget? Hvert andet år med frist d. 31. december, skal der tages beslutning om evt. fravalg. Første gang var i 2010. Det er dagtilbudslederens ansvar at videreformidle beslutningen til Børn og unge senest d. 31. december. Beslutningen får virkning 1. juli det efterfølgende år, og gælder to år frem. Læs mere side 23 Hvordan foregår fravalget af den kommunale kostordning? Det kan være forskelligt fra dagtilbud til dagtilbud, da det skal tilpasses de lokale forhold. Det er dagtilbudslederens ansvar, at fravalget foretages på oplyst grundlag. Læs mere side 24 Hvilke muligheder er der, hvis en afdeling fravælger den kommunale frokostordning? 4
Hvis en afdeling har fravalgt det kommunale tilbud om frokost, er det som udgangspunkt forældrene selv, der sørger for at give børnene madpakke med. Et fravalg er gældende fra 1. juli det efterfølgende år, og to år frem. Eksempelvis hvis der træffes beslutning d. 31. december 2012, gælder den fra 1. juli 2013 og til 30. juni 2015. Der er også mulighed for at oprette en frivillig forældrearrangeret frokostordning. Hvad er en forældrearrangeret frokostordning? Den forældrearrangerede frokostordning er en ordning for frokostmåltidet, der arrangeres, styres og betales af de forældre, der ønsker at være med i en sådan ordning. Den forældrearrangerede frokostordning er altid frivillig, og kan kun oprettes i afdelinger, der har fravalgt det kommunale frokosttilbud. Læs mere side 26 Hvad er en forældrearrangeret madordning og hvem kan oprette den? En forældrearrangerede madordning er en ordning for alle andre måltider end frokostmåltidet. Ordningen arrangeres, styres og betales af de forældre, der ønsker at være med. Læs mere side 27 Hvilke retningslinjer og forpligtelser gælder for de forældrearrangerede frokost- og madordninger? Disse er frivillige at deltage i, og fuldstændigt forældrestyrede. Der må ikke ansættes køkkenpersonale til at lave mad i institutionens køkken. De forældrearrangerede frokost- og madordninger skal holdes fuldstændigt adskilt fra dagtilbuddets budget. Læs mere side 28 Hvad må en forældrearrangeret frokostordning koste? Den maksimale pris, der må sættes for et forældrearrangeret frokostmåltid, er 380 kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder i 2012, hvis der tilbydes mad på alle hverdage. Den maksimale pris afhænger af antallet af måltider om ugen. Kommunen giver fripladstilskud. Læs mere side 30 Hvad må en forældrearrangeret madordning koste? Den maksimale pris der må sættes for en forældrearrangeret madordning er 170 kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder 2012. Der ydes hverken søskende- eller fripladstilskud. Hvad skal man tænke på før oprettelse af en forældrearrangeret frokost- eller madordning? Der er mange overvejelser, der skal tages, inden man opretter en forældrearrangeret frokost- eller madordning. Læs mere side 31 Hvad kan man bede personalet om i forbindelse med en forældrearrangeret frokost- eller madordning? Da disse ordninger skal holdes fuldstændigt adskilt fra dagtilbuddets budget, kan man som udgangspunkt ikke regne med, at der vil være hjælp fra personalet. Heller ikke til styring, opkrævning af restancer, 5
regnskab mv. Der er dog mulighed for at aftale med ledelsen, at personalet er behjælpeligt i samme omfang, som når de hjælper med børnenes medbragte mad hjemmefra. Hvor kan vi få hjælp til de spørgsmål, vi ikke har fået svar på? I kan sende en mail til den kontaktperson der står opført i kontaktboksen øverst til højre på denne side. Svarene på jeres spørgsmål kan være relevante for andre, og så kan de blive indarbejdet på denne side. Procedure og skabeloner for afstemning om frokostvalg? Findes bagerst i denne skrivelse, s. 32. 6
Oversigt over uddybende svar Hvad er baggrunden for frokost- og madordningerne i Århus Kommune efter 1. januar 2011? 8 Hvad er den kommunale frokostordning?... 13 Hvad koster den kommunale frokostordning?... 14 Hvem bestemmer hvilken type frokost, der skal tilbydes i dagtilbuddet gennem den kommunale frokostordning?... 15 Skal dagtilbuddet i udbud, hvis det kommunale frokostmåltid skal leveres udefra?... 16 Hvordan kommer dagtilbuddet med i fællesudbuddet?... 18 Kan dagtilbuddet få hjælp til at udforme en kontrakt om levering af det kommunale frokosttilbud?... 19 Hvad skal dagtilbuddet gøre, hvis leverandøren af det kommunale frokostmåltid ikke lever op til kravene, eller af andre grunde ikke kan levere frokostmåltidet mere?... 20 Hvilke afdelinger kan fravælge den kommunale frokostordning og hvem tager beslutningen? 21 Hvornår kan den kommunale frokostordning fravælges, og hvor lang tid gælder fravalget?.. 23 Hvordan foregår fravalget af det kommunale frokostmåltid?... 24 Hvad er en forældrearrangeret frokostordning?... 26 Hvad er en forældrearrangeret madordning og hvem kan oprette den?... 27 Hvilke retningslinjer og forpligtelser gælder for de forældrearrangerede frokost- og madordninger?... 28 Hvad må en forældrearrangeret frokostordning koste?... 30 Hvad skal man tænke på før oprettelse af en forældrearrangeret frokost- eller madordning? 31 Afstemning om fravalg af det kommunale frokostmåltid... 32 7
Hvad er baggrunden for frokost- og madordningerne i Århus Kommune efter 1. januar 2011? Historik Som led i aftalen om finansloven for 2008 blev det aftalt mellem regeringen, Dansk Folkeparti og Ny Alliance, at alle børn i daginstitutioner skulle have et sundt måltid mad som en del af kerneydelsen for førskolebørn i daginstitutioner senest fra 1. januar 2010 med mulighed for at indføre ordningen i 2009. Folketinget vedtog en ændring af dagtilbudsloven om dette den 3. december 2008. På den baggrund besluttede Byrådet i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2009, at frokostmåltidet skulle indføres som en del af dagtilbudsydelsen i dagtilbuddene fra 1. august 2009. Frokostmåltidet blev indført i samtlige dagtilbud, og indførelsen var forudsat kommunaløkonomisk omkostningsneutral, idet forældrebetalingsandelen samtidigt blev forhøjet til maksimalt 30 pct. Der er efterfølgende sket ændringer tre gange i grundlaget for frokostmåltidet. Da flere kommuner påpegede, at der var for kort tid til at indføre frokostmåltidet, vedtog Folketinget den 30. november 2009 en ændring af dagtilbudsloven. Det blev muligt at indføre frokostmåltidet gradvis i en kommunes dagtilbud i løbet af 2010, og ordningen skulle nu være indført i alle dagtilbud senest 1. januar 2011. Rammen for indførelse af frokostmåltidet blev også kritiseret af forældre for at være for ufleksibel, samt at der manglede sammenhæng mellem pris og kvalitet for frokostmåltidet. Den 27. januar 2010 indgik regeringen, Dansk Folkeparti og Liberal Alliance derfor en aftale om, at reglerne om frokostmåltid i daginstitutioner i dagtilbudsloven skulle ændres. Forligspartierne bag budget 2010 i Aarhus Kommune indgik på den baggrund den 10. februar 2010 en aftale om en fleksibel overgangsordning for frokostmåltidet i Aarhus Kommune. Efterfølgende indstilling blev vedtaget i Byrådet den 14. april 2010. Indstillingen gav dagtilbudsbestyrelserne mulighed for at fravælge frokostordningen pr. 1. august 2010 og indtil 30. juni 2011. Efterfølgende blev et lovforslag på baggrund af aftalen mellem regeringen, Dansk Folkeparti og Liberal Alliance fremsat i Folketinget om det sunde frokostmåltid den 23. april 2010. Dette blev vedtaget den 4. juni 2010. Loven trådte i kraft 1. januar 2011 og skulle være fuldt ud gennemført fra 1. august 2011. Indholdet af lovændringen af den 4. juni 2010 Nedenfor skitseres det overordnede indhold af den vedtagne lov. 8
Det kommunale tilbud om et sundt frokostmåltid Udgangspunktet i loven er, at alle børn i kommunale og selvejende daginstitutioner og privatinstitutioner senest den 1. august 2011 skal have et sundt frokostmåltid; dog er der mulighed for fravalg. Frokostmåltidet skal leve op til de til enhver tid gældende officielle danske anbefalinger. Det kommunale frokostmåltid omfattes af reglerne om friplads- og søskendetilskud, i modsætning til det forældrearrangerede frokostmåltid, som udelukkende omfattes af fripladstilskud. Kommunalbestyrelsen skal tilbyde det sunde frokostmåltid på én af to måder: Udenfor dagtilbudsydelsen: Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at forældre til børn, der modtager det kommunale frokosttilbud betaler herfor via en særskilt frokosttakst, der svarer til de budgetterede udgifter til kost. Denne takst kommer oveni pladsprisen, og skal fastsættes af kommunalbestyrelsen efter lovens bestemmelser herfor. Forældrebestyrelsen eller et flertal af forældrene i den enkelte afdeling skal have mulighed for at fravælge kommunens tilbud om et sundt frokostmåltid ud fra lovens specificerede regler vedr. fravalg. Inkluderet i dagtilbudsydelsen: Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at udgifterne til et sundt frokostmåltid skal finansieres inden for forældrenes egenbetaling, der med loven er blevet ændret fra maksimalt 30 procent til maksimalt 25 procent af de budgetterede bruttoudgifter for en plads i en daginstitution. Vælger Kommunalbestyrelsen denne mulighed, kan forældrene ikke fravælge måltidet. Kommunalbestyrelsen kan desuden beslutte, at børn i daginstitutioner, der anvender skovens areal eller lignende naturområde som grundlag for barnets ophold i daginstitutionen, ikke skal være omfattet af det kommunale tilbud om et sundt frokostmåltid. Kommunalbestyrelsen kan herudover undtage et barn fra frokostordningen, hvis barnet har en lægedokumenteret allergi eller anden sygdom, der kræver speciel kost, og kommunalbestyrelsen vurderer, at kommunen ikke kan tilbyde barnet frokost i daginstitutionen. Endvidere kan Kommunalbestyrelsen beslutte, at forældrebestyrelsen i en daginstitution eller forældre i den enkelte enhed ikke kan fravælge et sundt frokostmåltid, hvis kommunalbestyrelsen vurderer, at et sundt frokostmåltid af både sociale og sundhedsmæssige årsager er særligt påkrævet for børnene i den pågældende daginstitution eller enhed. 9
Forældrearrangeret frokostordning Beslutter en forældrebestyrelse/forældrene at fravælge den kommunale frokostordning, hvis denne tilbydes udenfor dagtilbudsydelsen, er det i udgangspunktet de enkelte forældres ansvar at sørge for, at deres barn har mad med i institutionen. Dog kan forældrebestyrelser eller forældre i de enkelte enheder, der har fravalgt det kommunale frokostmåltid, alternativt beslutte at oprette en forældrearrangeret frokostordning. En sådan ordning vil ikke være obligatorisk for de enkelte forældre. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at fastsætte rammer for forældrearrangerede frokostordninger. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte et maksimumbeløb for forældrearrangerede frokostordninger efter lovens nærmere bestemmelser herfor. Som udgangspunkt skal forældrene selv administrere de forældrearrangerede frokostordninger; dog kan Kommunalbestyrelsen tilbyde at forestå administrationen, men i så fald skal forældrene betale kommunens udgifter til administration. Kommunalbestyrelsen kan efter anmodning fra forældrebestyrelsen eller forældrene i den enkelte enhed beslutte at ansætte køkkenpersonale til forældrearrangerede frokost- eller madordninger. Kommunalbestyrelsen skal give fripladstilskud til forældrearrangerede frokostordninger til de forældre, som er berettiget hertil, men de forældrearrangerede frokostordninger er ikke omfattet af søskenderabat. Forældrearrangeret madordning udover frokost Uafhængigt af frokostordningen kan forældre, som hidtil, beslutte at oprette en forældrearrangeret madordning for de måltider, som ikke udgør frokostmåltidet - f.eks. morgenmad eller eftermiddagsmad. Det er i givet fald valgfrit for de enkelte forældre, om de vil benytte en sådan ordning. Udgifterne til forældrearrangerede madordninger betales af forældrene til de børn, der benytter ordningen. Som ved forældrearrangeret frokost skal Kommunalbestyrelsen fastsætte et maksimumbeløb for forældrearrangerede frokostordninger efter lovens nærmere bestemmelser herfor. Kommunalbestyrelsen kan imidlertid beslutte at give tilskud til forældrearrangerede madordninger, men skal i så fald administrere og afholde udgiften til administration ved tildeling af tilskuddet. 10
Som ved forældrearrangerede frokostordninger kan Kommunalbestyrelsen fastsætte rammer for forældrearrangerede madordninger, ligesom den kan tilbyde at administrere sådanne madordninger. Forældrene betaler udgifterne til administration. Der gives hverken friplads- eller søskendetilskud til de forældrearrangerede madordninger. Resumé af byrådsindstillingen Med udgangspunkt i lovændring af dagtilbudsloven d. 4. juni 2010, vedtog Aarhus Byråd d. 22. september 2010, en indstilling som omhandler principperne for den fremtidige organisering af frokostmåltidet og andre madordninger fra 1. januar 2011. Udgangspunktet i loven er, at alle børn i kommunale og selvejende daginstitutioner og privatinstitutioner skal tilbydes et sundt frokostmåltid. Der er nu mulighed for fravalg på afdelingsniveau, men ikke på individniveau. Byrådet har besluttet at tilbyde det sunde frokostmåltid udenfor dagtilbudsydelsen mod en særskilt betaling ud over den normale forældrebetaling, en frokosttakst. Den kommunale frokostordning finansieres således via frokosttaksten. Hvert andet år er der mulighed for fravalg af frokostordningen. Forældrebestyrelsen i dagtilbud med en enkelt afdeling og et flertal af forældrene i de enkelte afdelinger i dagtilbud med flere afdelinger kan tage beslutningen om et fravalg. Hvis der ikke foretages et fravalg, beholdes, eller genindføres, den kommunale frokostordning. Endvidere bliver der mulighed for aldersopdelte fravalg i aldersintegrerede afdelinger. Byrådet har vedtaget, at skovbørnehaver og permanente udegrupper fritages for pligten til at tilbyde frokostmåltidet. Forældrebestyrelser eller forældre i de enkelte afdelinger, der har fravalgt det sunde kommunale frokostmåltid, kan beslutte at oprette en frivillig forældrearrangeret frokostordning med en fastsat maksimumtakst, som svarer til frokosttaksten for det kommunale frokostmåltid. Uafhængigt af frokostordningen kan forældre, som hidtil, beslutte, at oprette en valgfri forældrearrangeret madordning for måltider udover frokosten. Her er også fastsat en maksimumtakst. For både forældrearrangerede frokost- og madordninger, gælder det, jf. loven, at udgifterne til forældrearrangerede madordninger betales af forældrene til de børn, der benytter ordningen. Børn og Unge tilbyder at fremsende opkrævning af betaling for disse ordninger, og ifølge lovens bestemmelser skal de deltagende forældre afholde udgifterne forbundet med denne administration. 11
Til de forældrearrangerede frokost- og madordninger kan der ikke ansættes køkkenpersonale, såfremt det indebærer, at kommunen får arbejdsgiveransvaret for dette personale. 12
Hvad er den kommunale frokostordning? Som udgangspunkt skal alle børn i dagtilbud tilbydes et sundt frokostmåltid hver dag, dog ikke 5. juni og 24. december. Dette gælder, hvad enten de går i en kommunal, en selvejende eller en privat institution, undtaget er skovbørnehaver og permanente udegrupper. Frokosten bliver i Aarhus Kommune organiseret i de enkelte dagtilbud ud fra de rammer, der er sat af lovgivning og Byrådet. Det betyder, at der kan være store forskelle på, hvilken type frokost, der tilbydes i forskellige dagtilbud Også indenfor hvert enkelt dagtilbud, kan der være forskel på, hvad der bliver tilbudt i de forskellige afdelinger. Typen af frokostmåltid afhænger blandt andet af de principper dagtilbudsbestyrelsen har sat og de fysiske forhold, der hersker i institutionen. Der er eksempler på dagtilbud, som har egenproduktion med stort set udelukkende økologiske fødevarer, og der er dagtilbud som udelukkende får maden leveret af en privat leverandør. Den mad der tilbydes i den kommunale frokostordning, skal følge Aarhus Kommunes Kostpolitik og Fødevarestyrelsens anbefalinger for et sundt frokostmåltid til den pågældende aldersgruppe. Anbefalingerne kan findes på hjemmesiden for Alt om Kost. Det betyder, at der eksempelvis skal indgå frugt og/eller grønt til ethvert frokostmåltid, og at fisk ofte skal tilbydes. På den måde sikres det, at barnet bliver tilbudt sund mad, der lever op til anbefalingerne. Er man i tvivl om måltidet lever op til anbefalingerne, kan dagtilbudslederen tage kontakt til Børn og Unge, Pædagogisk Afdeling, Sundhed og Trivsel, som kan vurdere den tilbudte frokost ernæringsmæssigt. Det gælder både den mad, der produceres internt, og den mad der leveres ude fra. 13
Hvad koster den kommunale frokostordning? I de dagtilbud og afdelinger hvor forældrene ikke fravælger frokostordningen, skal forældrene i 2013, udover den almindelige forældrebetaling, betale en såkaldt frokosttakst. Frokosttaksten var 380 kr. pr. barn pr. måned i 11 betalingsmåneder. Den endelige takst for 2013 forventes at stige med 4-5 kr. pr. måned, og ligger klar ved vedtagelsen af budgettet for 2013. Af dette beløb får dagtilbuddene, som er med i ordningen, tildelt ca. 315 kr. pr. barn pr. måned i 12 måneder. Grunden til, at beløbet er mindre end det forældrene betaler pr. barn, er, at taksten ifølge lovgivningen skal beregnes inklusive moms. Dette betyder, at der skal budgetlægges med et gennemsnitligt momstillæg i taksten. Taksten for den kommunale frokostordning er i 2012 sat til 380 kr. i 11 mdr., under forudsætning af, at 60 pct. af dagtilbuddene vil benytte den kommunale frokostordning, og at 75 pct. af disse har egenproduktion, og de resterende har ekstern levering. De 380 kr. svarer til de forventede gennemsnitlige udgifter inkl. moms, idet der forudsættes at være moms på 100 pct. på den eksterne leverance, medens der er moms på godt 10 pct. af udgifterne ved intern produktion. Eftersom forudsætningerne kan ændre sig, vil taksterne også blive revurderet årligt. De forældre, som er berettiget til friplads- og søskendetilskud, vil også modtage tilskud til frokosttaksten. 14
Hvem bestemmer hvilken type frokost, der skal tilbydes i dagtilbuddet gennem den kommunale frokostordning? Det er dagtilbudsbestyrelsen i de kommunale dagtilbud, der, fastsætter principperne for frokostmåltidet, og dagtilbudslederen som organiserer frokostmåltidet. Dagtilbudsbestyrelsen Dagtilbudsbestyrelsens kompetence i forhold til det kommunale frokostmåltid svarer til de kompetencer, som dagtilbudsbestyrelsen har i forhold til dagtilbuddets kerneopgaver. Det vil sige, at fastsætte principper for dagtilbuddets arbejde og at fastsætte principper for anvendelsen af dagtilbuddets samlede budgetramme. Det betyder, at dagtilbudsbestyrelsen for eksempel kan fastsætte et princip om, at det kommunale frokostmåltid skal være økologisk, at tilberedningen skal være en del af det pædagogiske miljø, eller at det kommunale frokostmåltid skal være forbundet med færrest mulige omkostninger. Dagtilbudsbestyrelsen i selvejende institutioner kan, alt afhængigt af deres overenskomst, have andre kompetencer. Dagtilbudslederen Dagtilbudslederen har samme opgave i forhold til det kommunale frokostmåltid som i forhold til dagtilbuddets kerneydelser. Det vil sige i praksis at udmønte principperne, som dagtilbudsbestyrelsen har besluttet, samt at være ansvarlig for dagtilbuddets drift og træffe alle konkrete beslutninger vedrørende det pædagogiske arbejde, personaleforhold, arbejdsmiljø, økonomiske dispositioner, sundhed, hygiejne med videre. For eksempel er det dagtilbudslederen, som på baggrund af dagtilbudsbestyrelsens principper for frokostmåltidet træffer beslutning om, hvorvidt det kommunale frokostmåltid skal tilbydes på samme måde i alle afdelinger i dagtilbuddet, om frokostmåltidet ud fra principperne skal være eksternt leveret eller produceret i eget køkken mv. 15
Skal dagtilbuddet i udbud, hvis det kommunale frokostmåltid skal leveres udefra? Ønsker et kommunalt dagtilbud, at maden skal leveres af en anden kommunal institution, eksempelvis et andet dagtilbud, et plejehjem eller en skole, kan dagtilbuddet roligt indgå en aftale, uden at skulle med i et udbud. Hvem skal med i udbud? Har det kommunale dagtilbud ikke en anden kommunal leverandør af frokostmåltidet, men ønsker ekstern levering, skal det med i fællesudbuddet, som afholdes mindst hvert andet år. Samme er gældende, hvis man ønsker et grundlæggende andet tilbud, evt. fra anden leverandør. Man skal dog ikke med i udbuddet, hvis dagtilbuddet allerede har en kontrakt, som er gældende, eller som kan forlænges. Grunden til at dagtilbuddene skal indgå i udbud, skyldes EU s udbudsregler. Det er kun de relevante afdelinger i dagtilbuddet, som ønsker ekstern levering, der skal med i udbuddet. Selvejende dagtilbud får tilbud om at deltage i fællesudbuddet, men de er ikke forpligtet til at deltage i det. De selvejende dagtilbud kan lave egen annoncering i stedet. Det anbefales, at der i de kontrakter, der indgås, er mulighed for forlængelse, mulighed for rimelige opsigelsesfrister, mulighed for at komme ud af samarbejdet ved mislighold mm. Selvejende dagtilbud kan ikke umiddelbart indgå aftaler med kommunale institutioner. Hvem afholder udbuddet og hvornår? Fællesudbuddet afholdes fra centralt hold. Børn og Unge sørger for at udfærdige udbudsmaterialet og afholde udbuddet, så det er juridisk holdbart, så ernæringen i måltidet sikres, og så dagtilbuddene sikres den bedst mulige pris, i forhold til de ønsker de har til måltidet og leveringen af dette. Der sættes nogle overordnede krav til leveringen, og de deltagende dagtilbud får mulighed for at sætte en maksimumpris, samt komme med rimelige og specifikke ønsker. Kontrakten, der indgås efter udbud, vil løbe i to år, med mulighed for forlængelse og med mulighed for opsigelse med rimeligt varsel. Udbuddet bliver afholdt i forlængelse af, at forældrene har taget stilling til, om de vil tage imod frokosttilbuddet eller fravælge dette. Det vil sige, at dagtilbudslederen senest 31. december, skal give melding om, hvilke (hvis nogen) af afdelingerne i dagtilbuddet, der skal indgå i fællesudbuddet. 16
En måned senere skal Børn og Unge have de dagtilbudsspecifikke krav til måltidet i hænde, og afholder herefter udbuddet, så kontrakterne er indgået og træder i kraft d. 1. juli det efterfølgende år. Det er vigtigt at være opmærksom på, at kontrakten indgås mellem dagtilbuddet og leverandøren, og det derfor er dagtilbuddet, der skal håndtere al kommunikation, opsigelser mv. i forhold til leverandøren. Det er dagtilbudslederen, der er kontraktholder. Dagtilbudslederen har således ansvaret for, at den overholdes fra dagtilbuddets side, ligesom det er dagtilbudslederen, der skal lave en eventuel opsigelse indenfor rammerne. Sidste gang udbuddet blev afholdt, fik alle de deltagende dagtilbud en leverandør, og til en pris der var under den maksimale, som dagtilbuddet havde besluttet. Siden første udbud, har det været afholdt hvert år. Uddybende materiale om udbud bliver sendt til dagtilbudslederen hvert andet år, eller efter henvendelse. 17
Hvordan kommer dagtilbuddet med i fællesudbuddet? Udbuddet bliver afholdt i forlængelse af, at forældrene har taget stilling til, om de vil tage imod frokosttilbuddet eller fravælge dette, hvilket sker hvert andet år. Fællesudbuddet vil altså blive afholdt i ulige år, og, hvis det skønnes nødvendigt, også i lige år. Det vil sige, at dagtilbudslederen senest 31. december i lige årstal, skal give melding om, hvilke (hvis nogen) af afdelingerne i dagtilbuddet, der skal indgå i fællesudbuddet. En måned senere skal Børn og Unge have de dagtilbudsspecifikke krav til frokostmåltidet i hænde. Det kan være krav om økologi, om hvorvidt maden skal leveres varm eller kold, om den skal leveres på fade til hver børnegruppe mv. Herefter afholdes udbuddet, så kontrakterne er indgået, og de træder i kraft d. 1. juli det efterfølgende år. Tidsfrister, procedurer og relevant materiale sendes forud for udbuddet til dagtilbudslederen i løbet af efteråret, eller efter henvendelse. Børn og Unge vil tilbyde orienteringsmøder for dagtilbudslederne inden udbuddet, hvis det efterspørges. 18
Kan dagtilbuddet få hjælp til at udforme en kontrakt om levering af det kommunale frokosttilbud? Der er flere forhold dagtilbuddet skal være opmærksomt på, hvis der indgås en kontrakt mellem to kommunale institutioner, eller hvis en selvejende institution indgår kontrakt med en privat leverandør. Det skal bl.a. sikres, at dagtilbuddet kan komme ud af kontrakten ved mislighold, at det er en passende periode, man skriver kontrakt for, at der er mulighed for forlængelse, at der er passende opsigelsesvarsel og meget mere. Det er vigtigt at være opmærksom på, at kontrakten indgås mellem dagtilbuddet og leverandøren, og det derfor er dagtilbuddet, der skal håndtere al kommunikation, opsigelser mv. i forhold til leverandøren. Børn og Unge har udfærdiget en standardkontrakt, som det anbefales at anvende, og som kan tilpasses de lokale forhold. Dagtilbudslederen kan bede om at få tilsendt standardkontrakten, og få hjælp til tilpasningen. 19
Hvad skal dagtilbuddet gøre, hvis leverandøren af det kommunale frokostmåltid ikke lever op til kravene, eller af andre grunde ikke kan levere frokostmåltidet mere? Det er dagtilbudslederen som står som kontraktholder for dagtilbuddet, og derfor vil det være dagtilbudslederen, der skal tage den nødvendige kontakt til leverandøren, også ved eventuel opsigelse. Som udgangspunkt skal dagtilbudslederen og leverandøren gå i dialog for at få løst problemet, men det kan blive aktuelt at opsige kontrakten. Bliver et kommunalt dagtilbud nødt til at opsige en kontrakt med en ekstern leverandør af frokostmåltidet, og ønsker det ikke egenproduktion eller levering fra anden kommunal institution, skal dagtilbuddet selv lave et nyt udbud af frokostmåltidet. Det er her nødvendigt at gå i gang med arbejdet med udbuddet inden samarbejdet med leverandøren ophører, så børnene er sikret deres frokostmåltid. Ophører leverancen pludseligt, eksempel pga. konkurs, skal dagtilbudslederen i første omgang sørge for, at børnene alligevel får deres daglige frokostmåltid. Én mulighed er at personalet en overgang selv smører rugbrød, eller dagtilbuddet kan indgå en midlertidig aftale med en anden leverandør. Det er ikke en mulighed at have midlertidig leverandør i længere tid, derfor skal dagtilbuddet lave det førnævnte udbud. Børn og Unge har lavet et materiale, der kan bruges som udgangspunkt, men det vil være dagtilbudslederen selv, som står for udbuddet. Dagtilbudslederen kan henvende sig til Børn og Unge, Pædagogisk Afdeling, Sundhed og Trivsel, såfremt det bliver aktuelt. 20