Casebeskrivelse Indholdet af casen og caseorganisationen Koncept Skitsering af IKT-koncept Den digitale mangelliste standard er udviklet af bips for at dække et behov for at digitalisere og standardisere den måde informationer udveksles på mellem byggeriets parter, herunder mangellister. Overordnet beskrivelse af afprøvning Ved renoveringen af Patent & Varemærkestyrelsen kontor i Høje Tåstrup er der i afleveringsfasen anvendt digitale mangellister efter bips standard C207. Projektet er gennemført som totalentreprise, med en entreprisesum på 31millioner og er forløbet i perioden juni december 2005. Totalentreprenør er NCC Construction Danmark A/S Malerentreprisen er udført af Malerfirmaet Tom Olsen A/S El-entreprisen er udført af Kemp & Lauritsen A/S Særlige udvælgelseskriterier og resultat af udvælgelse Der er ved udvælgelsen fokuseret på standarden, den er således vægtet med 70 %, metoden og softwaren er vægtet med henholdsvis 20 og 10 %. Den samlede bedømmelse af IKT-konceptet var 3,5. Forventet resultat af case Hypotese Standarden sikrer, at den information, der skal til for at kunne udbedre manglerne, er til stede. Det at manglerne indsamles digitalt, så der ikke er behov for efterbehandlingen eller renskrivning, vil give en besparelse på indsamlingen af mangler. Fagentreprenørerne vil have nemmere ved at følge mangeludbedringen, da den digitale overførsel gør, at de hurtigere modtager mangellisterne og at de ikke skal ud på byggepladsen for at hente dem. Målgruppe Alle parter, der har kontakt med udførelsen i afleveringsfasen. Det kan være fag-, hoved- og totalentreprenører, men også rådgivere med tilsyn og bygherre kan have interesse. Afgrænsninger Omkostningen til at udvikle softwaren medtages ikke. Udviklingen er foregået i Digital Konvergens regi og NCC s udviklingsomkostning er indirekte finansieret denne vej. Softwaren vil blive brugt på alle NCC-projekter hvor det er kommercielt muligt, de udviklingsomkostninger der ville kunne deles ud på dette ene projekt er derfor meget begrænsede. Softwarekomponenten er udviklet til Excel, der er meget udbredt og ofte anvendes til en række andre formål. Derfor medtages omkostninger til Excel ikke. 1 af 7
Succeskriterier Den standardiserede datastruktur, som foreskrives af bips standard C207, har givet en let forståelig mangelliste, med netop den information, der skal til for at udbedre og følge op på manglerne. Den digitale arbejdsgang er forløbet gnidningsfrit. Forudsætninger Timer anvendt eller sparet i forbindelse med IKT-konceptet er sat til 500 kr. pr. time. Caseansvarlig Anders Kudsk, IT-udvikling, NCC Construction Danmark A/S, aku@ncc.dk Konceptansvarlig Carsten K. Hansen, TOP-Centeret, NCC Construction Danmark A/S Projektdeltagere Carsten K. Hansen, Byggeprojektets fagperson, NCC Construction Danmark A/S,TOP-Centret Henning Seebach, Byggeprojektets fagperson, NCC Construction Danmark A/S, Renoveringsafdelingen Charlotte Altenburg, Ledelsesrepræsentant, NCC Construction Danmark A/S, IT-afdelingen Martin Kramath, Byggeprojektets fagperson og IKT-koncept ansvarlig, Kemp & Lauritzen Tom Olsen, Byggeprojektets fagperson, IKT-koncept ansvarlig samt Ledelsesrepræsentant, Malerfirmaet Tom Olsen ApS Anvendt teknik og værktøjer Udviklede applikationer Mangellistesoftware er udviklet af Digital Konvergens. Softwaren fungerer som en add-on til Microsoft Excel. Add-on en er gratis. Det at der er tale om en add-on gør at softwaren forudsættet at brugeren i forvejen har Excel installeret i den version, som add-onen er programmeret til. Softwaren understøtter det XML format, som forskrives i bips mangellistestandard, dette ved at kunne im- og eksportere til/fra dette format. Systemer og infrastruktur For at kunne hjemsende mangellisterne til fagentreprenørerne forudsættes at de har PC, e-mail og internetadgang. Standarder bips mangellistestandard C207 Software og hardware Den anvendte software bygger på Excel, hvilket gør, at brugerne skal have PC med dette installeret. Mangellisterne er udleveret på papir til håndværkerne på pladsen. Dette forudsætter, at der er mulighed for at printe på pladsen. (A4 - sort/hvid) 2 af 7
Der er anvendt e-mail til at sende de digitale mangellister til fagentreprenørerne. Særlige kompetencer Basis IT-kompetenceniveau på casen Brugen og udvekslingen forudsætter brugerniveau inden for Excel, Windows og e-mail. Kernekompetencer Ingen af brugerne har modtaget særlig undervisning i mangellistesoftwaren, der er dog udleveret en kort vejledning. Specialistkompetencer Kendskab til Excel på brugerniveau. Milepæle og kvalitetsplan Overordnet plan for caseafprøvning inkl. kvalitetssikring og dokumentation Fase Aktivitet Milepæl Ansvar 1 Casestart Nov 05 AKU 2 IKT-konceptbeskrivelse Dec 05 AKU 3 Implementeringsbeskrivelse Dec 05 AKU 4 IKT-effektvurdering Jan-apr 06 AKU 5 Caserapport mar-apr 06 AKU 6 Kvalitetssikring Aug 06 SBi Kontrolplan Hvad Hvordan Hvem Hvornår Dokumenter Udvælgelse Værdimåling Udvælgelses manual Metode manual DTU og case ansvarlige DTU og case ansvarlige Før anvendelse Efter anvendelse UM skemaer MM og skemaer Kontrol hos deltagerne Casemateriale fremsendt PL + Case deltagere Efter anvendelse Respons fra deltagerne.doc Audit Kontrol SBi Inden endeligerapport Audit rapport Afvigerapport nr. 1: Udvekslingen er ikke forgået i XML-format men i XLS (Excel) format. 3 af 7
Årsag til afvigelse på projektet: Da alle brugere på projektet har anvendt sammen software og ingen af deltagerne har haft problemer med at modtage XLS (Excel) filer med macroer, har der ikke været noget argument for at udvekslingen skulle forgå i XML-format. Udvekslingen er derfor forgået i XLS-format Iværksatte korrigerende og forebyggende handlinger: I forbindelse med interviewene med brugerne er disse i et vist omfang blevet spurgt til deres generelle Windows-kompetencer. Svarene viser at brugerne sandsynligvis uden problemer kunne have håndteret udveksling i XML-format. Grunden til, at udveksling i XML-format vil kræve mere at brugerne, end udveksling i XSL format er, at XML-filen skal importeres i mangellistesoftwaren og derfor ikke kan åbnes med et traditionelt dobbeltklik. Afvigerapport nr. 2: IKT-modenhed og Strategisk IKT-anvendelse for Kemp & Lauritsen er ikke udfyldt af en ledelsesrepræsentant. Årsag til afvigelse på projektet: Det har ikke været muligt at få en ledelsesrepræsentant til at udfylde skemaerne. Iværksatte korrigerende og forebyggende handlinger: Skemaerne er udfyldt af Martin Kramath, Byggeprojektets fagperson/ IKT-koncept ansvarlig hos Kemp & Lauritsen Auditresultat SBI s konklusioner, observationer og anbefalinger Metodekritik Learning points Udbredelsen af mangellistestandarden er primært et spørgsmål om at ændre vaner, da udbredelsen ikke indebærer store tekniske udfordringer eller stiller specielle kompetencekrav. Det kan forventes at deltagere i digitalt byggeri fremover har adgang til en computer og har brugerkompetencer på det niveau som er nødvendigt. Indsatsen kan derfor primært rettes mod information og konkret brug af digitale mangellister som led i at ændre vaner. Om end at de deltagende parter ikke har oplevet IKT-risici, skønner rapporten at der er en vis risiko ved at anvende XML som udvekslingsformat, hvorfor en kritisk succesfaktor er en god vejledning i hvordan mangellister importeres og eksporteres. Dette forhold må understreges idet afmystificeringen af XML, som repræsentant for et moderne filformat, er en afgørende fordel - ikke kun dette projekt men for hele ideen bag et digitaliseret byggeri. Præciseringer I forbindelse med fremkomsten af nye Excel versioner, forventes der at være behov for investeringer for at opdatere softwaren. Dette er lidt uklart, for hvis den udviklede software er udviklet til excel, hvorfor så tage diskussionen om XML dette måske kun fordi databrugeren skal tilgodeses med et systemuafhængigt filformat. På den anden side 4 af 7
kunne softwaren ligeså godt være udviklet til at virke på XML formatet hvilket ville gøre det uafhængigt af nye Excel versioner. Denne uklarhed accentueres yderligere af at seneste version af Excel filformatet jo er et XML format. Forbedringsforslag Det burde overvejes om den udviklede software ikke burde skrives så det ikke var afhængigt af excel, investeringen hertil ville være til at overse, og ville kunne fjerne behovet for investeringer der fulgte nye Excel versioner. På sigt vil det være hensigtsmæssigt at mangellisterne også forefindes elektronisk på byggepladserne med adgang for håndværkerne m.fl. På sigt vil det være hensigtsmæssigt at planlægning tænkes ind som en del af mangellistestandarden, således at de implicerede kan følge logistikken i udbedringen af manglerne og derved forbedre muligheden for at planlægge eget arbejde på byggepladsen. Dette ligger udenfor dette projekts formåen, men skrives her i håbet om at kommende relevante projekter finder plads til en sammentænkning. Dokumentation Udvælgelsesskemaer Abstract UM02_Digital_mangelliste.xls 02_Digital_mangelliste_abstract.doc Testskemaer (MM) IKT-konceptbeskrivelse Strategisk IKTanvendelse_NCC Strategisk IKT-anvendelse_K&L Strategisk IKT-anvendelse_T O Effektvurdering Implementeringsbeskrivelse Caserapport KS-dokumentation, auditrapporter Q Case 3.doc Den udleverede vejledning i mangelliste softwaren Vejledning til fagentreprenører.doc Resultater Konklusioner, anbefalinger og perspektivering Caseresultater Opsummerende konklusion 5 af 7
Mangellistestandarden sikrer, at den nødvendige information til at administrere og udbedre manglerne er til stede, og at den er struktureret på en let og overskuelig måde. Det har endvidere været en fordel for fagentreprenørerne, at de har fået sendt mangellisterne hjem i digital form, da det har gjort det lettere for dem at følge status på mangeludbedringen. Malermester Tom Olsen mener, at han af den årsag har sparet flere besøg på pladsen. Den opstillede hypotese er verificeret. Udvekslingen er dog ikke foregået i det af standarden foreskrevne XML-format men i XLS-format. Når der på sigt udvikles forskellige applikationer til at behandle mangellisterne, vil det være nødvendigt, at mangeldata udveksles i XML-format for at alle kan læse dem. IKT-profil Alle de tre deltagende virksomheder har, under hensyntagen til deres størrelse en relativ høj IKT-profil. Det relative høje IKT-niveau hos de deltagende virksomheder har betydet at de har, kunne se perspektivet og mulighederne i IKT-konceptet, hvilket har gjort det nemt at opnå opbakning til implementeringen. Det at alle deltagere har haft PC og Excel-kompetencer på brugerniveau, har medvirket til at der ved denne første gangs anvendelse er opnået så positive resultater. Implementeringsomkostninger 3.000 kr. anvendt til kick off-møde og udarbejdelse af vejledningsmateriale. Driftsomkostninger Der er ikke identificeret direkte driftsomkostninger i forbindelse med dette IKT-koncept. I forbindelse med nye versioner af Excel kan der blive behov for at tilrette softwaren. Rationaliseringsgevinster Hvem? Hvor? Hvor meget? Hvorfor? Den digitale indsamling af mangeldata har for totalentreprenøren NCC givet en gevinst i størrelsesordenen 9.000 kr. i forhold til indsamling i hånden. Gevinsten har ligget i sparet tid til efterbehandling/renskrivning af de indsamlede informationer. Fagentreprenøren Malerfirmaet Tom Olsen har oplevet en gevinst på 10.000 kr. Gevinsten ligger i, at de hjemsendte mangellister har gjort det lettet at følge status uden at skulle besøge pladsen. Kvalitative gevinster Fagentreprenørerne har oplevet, at de nødvendige informationer til at udbedre manglerne var til stede, og at de var godt struktureret. Endvidere har Kemp & Lauritsen oplevet, at det var let at følge historikken. IKT-risici Ingen at de deltagende parter har oplevet risici. Det vurderes dog, at der på visse projekter kan være en vis risiko ved at anvende XML som udvekslingsformat. Det skyldes de ekstra ITkompetencer, som dette med den nuværende software forudsætter. 6 af 7
Anbefalinger Digitale mangellister efter bips C207 og den af Digital Konvergens udviklede software kan med fordel anvendes af både total- og fagentreprenører. Selvom ikke alle parter har mulighed for at modtage mangellisterne i digital form, ligger der alene ved den digitale indsamling af mangeldata en fordel. Kritiske succesfaktorer Vindende strategier Det er en fordel at kunne udlevere mangellisterne på papir til håndværkerne på pladsen. Dette samtidig med at mangellisterne sendes til firmaerne i digital form. Forventede investeringer Der vil i forbindelse med nye versioner af Excel være behov for at opdatere softwaren. Uddannelse Hvis der anvendes XML til udvekslingen, er det vigtigt, at der gives en god vejledning i hvordan mangellister importeres og eksporteres. Good practise notes Tommelfingerregler Digital indsamling af mangler halverer, pga. den sparede efterbehandling, tiden til at indsamle mangler. Dette i forhold til indsamling på papir, men efterfølgende renskrivning. Do and Don t Der bør afholdes et kick off-møde, inden mangeludbedringen starter. På mødet gennemgås den anvendte arbejdsgang for mangeludbedringen. Teknologivurdering Den anvendte software indeholder en række funktioner, der effektiviserer indsamlingen af mangeldata, men der er tale om en skabelon i Excel, ikke om selvstændig mangelliste-software. Dedikeret mangellistesoftware vil i højere grad kunne målrettes til opgaven. Det kunne bl.a. være muligt at åbne og gemme direkte i XML format. Endvidere ville selvstændig softwares opgraderings frekvens være uafhængig af hvornår der kommer nye Excel versioner. Læs mere www.bips.dk www.digitalkonvergens.dk www.detdigitalebyggeri.dk www.digbyg.cursum.net 7 af 7