VEJLEDNING TIL OPFØLGNING, EVALUERING OG AFRAPPORTERING PÅ MÅLAFTALE - INSTITUTION

Transkript

1 VEJLEDNING TIL OPFØLGNING, EVALUERING OG AFRAPPORTERING PÅ MÅLAFTALE - INSTITUTION Guldborgsund Kommune Økonomi og IT, Styringsenheden 10. februar 2017

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING 2 OPFØLGNING, EVALUERING OG JUSTERING 2.1 Indsamling af data og vurdering 2.2 Justering af bidrag 3 AFRAPPORTERING 3.1 Bidrag til afrapportering til centeret BILAG Skabelon til opfølgningsskema til inspiration 2

3 0. INDLEDNING Institutionslederen har ansvar for at der bliver fulgt op, evalueret og afrapporteret på bidragene til indsatserne i institutionens målaftale. Det vil sige, At følge op på og vurdere om institutionen når de fastsatte milepæle og den ønskede effekt. At justere i bidraget, hvis opfølgning og evaluering viser, at der er behov derfor. Såfremt det ikke er muligt med justeringer at opnå den forventede effekt, skal ledelsen tage kontakt til centeret. At afrapportere til centret på, hvordan det går med de udvalgte milepæle og den forventede opnåelse af effekten. Nedenstående er en vejledning til, hvad man bør overveje i forbindelse med opfølgning, evaluering og afrapportering på målaftalen. Der er ikke tale om en udtømmende liste, men en oversigt som kan lette processen. Såfremt der er behov for yderligere informationer er Styringsenheden gerne behjælpelig. 3

4 2. OPFØLGNING, EVALUERING OG JUSTERING 2.1 Indsamling af data og vurdering De indsamlede data over parametre og milepæle danner baggrund for at vurdere, om bidraget til indsatsen har den nødvendige fremdrift og forventes at føre til de ønskede resultater og effekter. Data er ikke viden i sig selv, men et grundlag til at kunne analysere og evaluere, om man når de ønskede resultater og effekter. Opgave Beskrivelse Hvordan Indsamle data Indsaml de nødvendige data som kan vise, om I har nået de fastsatte parametre og milepæle i målaftalen. Læs evt. mere om dataindsamling i Vejledning om fastsættelse af parametre og milepæle samt dataindsamling i målaftalerne på GUFI. Dataene skal vise, om I når den ønskede effekt eller de resultater, som I ønsker at se på vej hen imod den ønskede effekt. Vurdering Foretag en faglig kvalificeret vurdering af, om I forventer at opnå den ønskede effekt på grundlag af de indsamlede data for parametre og milepæle. Fremdrift: Vurder om der er den nødvendige fremdrift i bidraget til indsatsen, som er planlagt. Undersøgende spørgsmål: Viser data, at I når de fastsatte milepæle? Kan I på baggrund heraf konkludere, at I forventer at opnå den ønskede effekt? (er måleparametre og milepæle gode indikatorer for, at I opnår den ønskede effekt?) Målopfyldelse: Vurder om I kan opnå den ønskede effekt. Er der evt. behov for anden information? Hvis I ikke når de fastsatte milepæle, hvad er grunden til det: o Er bidraget implementeret som planlagt (tidsmæssigt, omfangsmæssigt m.m.)? o Er der den ønskede sammenhæng mellem bidrag og milepæle for resultater og effekt, som er forudsat i målaftalen? o Er der udefra kommende forhold og/eller andre risikofaktorer, som kan forklare, hvorfor vi ikke når de fastsatte milepæle for resultater og effekt? Til inspiration er udarbejdet skabelon til opfølgningsskema (se bilag). 4

5 2.2 Justering af bidrag Hvis vurderingen viser, at der er problemer med at opnå de ønskede resultater og effekter, skal institutionslederen vurdere, om det er muligt at tilpasse bidraget indenfor institutionens rammer og stadigvæk opnå effekten. Hvis dette ikke er muligt, skal han/hun indgå i dialog med centeret om evt. ændring af målaftalen. Opgave Beskrivelse Hvordan Justeringer af bidrag Hvis vurderingen viser, at det ikke er muligt at opnå den ønskede effekt med det nuværende bidrag til indsatsen, skal institutionen: Hvis muligt - justere institutionens bidrag så de kan opnå den ønskede effekt. Hvis dette ikke er muligt: Kontakte centeret med henblik på at finde en samlet løsning på tværs af institutionerne eller ændring af målaftalen. Undersøgende spørgsmål: Institutionen: Kan institutionen opnå den ønskede effekt ved at justere på implementeringen af bidragene f.eks. ved at: Ændre i måden at gøre tingene på? Inddrage ressourcer fra andre steder? Ændre i praksis, arbejdsgange, fokus mm.? Centeret: Kan institutionen i samarbejde med centeret og/eller de øvrige institutioner finde en fælles løsning, således at de opnår den ønskede effekt. Kan I i samarbejde med de øvrige institutioner og/eller centeret løse opgaven? Hvis ikke: Hvad skal justeres i målaftalen? 5

6 3. AFRAPPORTERING 3.1 Bidrag til afrapportering til centeret Det er vigtigt, at få forventningsafstemt med centret, hvad institutionen skal aflevere i forhold til afrapportering til centret. Opgave Beskrivelse Hvordan Rapportering til centeret Institutionen skal forventningsafstemme med centeret om, hvad der skal afrapporteres på vedrørende bidraget til indsatsen, herunder: Udvalgte parametre og milepæle Form, Hyppighed, Tidsfrister Undersøgende spørgsmål: Hvad skal I levere til centeret? Er der formkrav til afrapporteringen? Frekvens (hvor ofte/hvornår skal institutionen levere) Detaljeringsniveau (f.eks. afvigelser, ændringer mv.) Hvornår skal centeret orienteres? (f.eks. ved manglende målopfyldelse?) 6

7 Parameter Parameter Indsats Opfølgningsdato _ OPFØLGNING INSTITUTION Udfyldes for hver af effekterne i institutionens bidrag i forbindelse med opfølgning. Titel Hvilken indsats følges der op på? Ansvarlig Hvem har ansvaret for at foretage opfølgningen Bidrag Effekt Parameter Milepæle Aktuel måling Vurdering Justering/tilpasning Parameter Milepæle Aktuel måling Vurdering Justering/tilpasning 7