Foreningscentret Pedersholm Brugerrådet Roskildevej 161 3600 Frederikssund Frederikssund d. 6. april 2016 Referat fra Stormøde mandag den 4. april 2016 kl. 1900 På Pedersholm Foreningscenter Lokale 1.31. Soldaterstuen Dagsorden for mødet iflg. Vedtægternes 5 er minimum: 1. Valg af dirigent, samt referent. 2. Brugerrådets arbejde i det forløbne år, herunder redegørelse for anvendelsen af den faste bevilling til centret. 3. Forslag til indkøb af inventar m.v. samt renovering og vedligeholdelse af foreningscentret. 4. Valg af medlemmer til brugerrådet samt 2 suppleanter. På valg er: Ernst Rosenwanger modtager genvalg Kaj Clausen, modtager genvalg Henning Juellund. modtager ikke genvalg Valgperioden er for brugerrådsmedlemmer 2 år og for suppleanter 1 år. Lotte Tøttrup, modtager genvalg. Bjarne Mandrup, modtager genvalg 5. Eventuelt. 9. marts kl. 19.00. Velkommen til årets stormøde på Pedersholm. Velkommen til Conni Haugbølle, samt Pia Rogren Simonsen fra kommunen. Der blev budt på drikkevarer. For god orden skyld, skal vi lige starte med at registrere hvilke foreninger der deltager her til mødet, således at vi også kan få de stemmeberettigede på plads. Traditionen tro er kommunens repræsentant dirigent ved stormøder. 15 foreninger var mødt op til mødet. Radioflyveklubben, LOF Frederikssund, Nordsjællands Garderforening, Silverstar Linedansers, Tværfaglig Efterlønsklub, Viking Auto Sport, Ældresagen, Form & farv, Forsvarsbrødrene Frederikssund, EDR Frederikssund, Fiskeklubben Fjordkrogen Flyvevåbnets Soldaterforening, Frederikssund Fotoklub, Frederikssund Marineforening og. Hvis nogle af de tilstedeværende foreninger der ikke er nævnt undskylder vi dette.
Ad. punkt 1 Conni Haugbølle blev valgt som dirigent. Dirigenten gjorde opmærksom på at mødet var indvarslet i tide, dog med lidt turbulens på grund af Påsken. Brugerrådets sekretær Ernst Rosenwanger varetager referatet. Ad. punkt 2. Brugerrådets beretning og information til brugerne, var i år opdelt i 3 afdelinger. A. Formandens beretning generelt B. Bookingsystem og Webside ved Joakim Soya C. Bygninger og vedligehold ved Ernst Rosenwanger. A. Formandens beretning generelt Vi har fået et nyt bookingsystem det virker, men der er selvfølgelig lidt der skal rettes. Vi har igen haft en del problemer med manglende belysning. Hvis det skulle ske igen, så kontakt pedellen på Pedershave på tlf. Pedelfunktionen fungerer ikke, den daglige rundtur på Pedersholm, udføres ikke, som lovet. De små vedligeholdelsesopgaver udføres heller ikke, her tænkes på udskiftning af et defekt nedløbsrør, fjernelse af visne, blade og nærmest muld i hjørnerne. Vinduerne rådner, soklerne smuldrer, hvis ikke det laves smuldrer Pedersholm væk. Er det kommunens økonomi eller er det pga. tidspres. Da pedelfunktionen på Pedersholm blev lagt sammen med Pedershave, var det brugerrådets opfattelse at der var afsat timer til service og vedligehold af Pedersholm. Mange småopgaver kunne løses inden at det blev for dyrt. Rengøringen, ja-------. Vi ser engang i mellem en bil holde i gården med en person i og så løber der en igennem salen og bygningen og kigger ----------------. Det var den rengøring. Her er mildt sagt møgbeskidt. Salen ligner nogle gange en grusbane og toiletterne på motorvejen er nogle gange renere. Det er selvfølgelig for dårligt men vi brugere skal også huske at rydde op og feje. Skraldespanden skal ikke overfyldes så låget ikke kan lukkes. Det er det samme som sætte skilt op til rotterne gratis tag selv bord. Nøgler: Nøgle udleveringen kører ikke optimalt, her er lidt udfordringer, for i forbindelse med det nye bookingsystem, har vi lidt problemer med udlevering af nøgler, registrering af hvem der skal have udleveret nøgle og hvem der afleverer eller ikke gør. Det må vi arbejde på at få løst. Kopimaskinen: Ja, den virker og bruges frit af foreningerne, men husk at kopipapir. Vi har lige bestilt (14 dages side) nye toner, så den skulle gerne virke og den er stadig ikke til privat kopiering af sange m.v. Køkkenet i opgang A. Den store kaffemaskine har fået et servicetjek. Foreningernes kaffe m.m. skal opbevares i de tildelte skabe. Såfremt at foreningen ikke har et skab, kontaktes brugerrådet. Der må ikke opbevares fødevarer i køkkenet, heller ikke mel, småkager osv. Alt bliver smidt ud Køkkenet tilhører salen ved udlån af denne og det skal gøres rent af de enkelte brugere.
Køkkenet i opgang E, her skal brugerne (malerne) huske at rengøre vasken for gammel maling mm. Lokaler: Vi nævnte i sidste års beretning følgende: At i skal rydde op inden i forlader lokaler og stille stolene op på bordene således at der kan fejes og vaskes gulv. Der vaskes ikke gulve hver dag. I skal også feje gulvet, der kommer jo en anden forening efter jer i lokalet. SALEN: Salen, her skulle lydanlægget nu fungere. Der er kommet en ny DVD afspiller, hvor der også er mulighed for at bruge et USB stk. Vi har indkøbt 12 nye borde. Den trådløse mikrofoner er udskiftet til head sæt og der er kommet nye kabler så de nyere pc kan tilsluttes. Lån af lokaler: I vedtægterne står der at Brugerrådet i samarbejde med Frederikssund Kommune anviser plads til klubber og foreninger der ønsker lokale på Pedersholm. Det vil brugerrådet stadig gøre alle de bookninger der laves på Pedersholm, sendes videre til brugerrådet inden at I får en endelig godkendelse. FGC Formand B. Bookingsystem og Webside ved Joakim Soya Bookingsystem og Webside. De nye bookingsystem har nu kørt omkring et år. Det er foretaget 106 Enkeltbookninger og 95 sessonbookninger. I øjeblikket godkender Brugerrådet selv bookninger, dette skal fremover varetages af 2 personer fra brugerrådet når de er blevet behørigt oprettet i øjeblikket er det mig der står for det. Selve godkendelsen er let at gennemføre for alle enkeltbookningerne, der er jo aldrig konflikt og i forhold til tidligere, hvor beskeden kom på e-mail og der kunne mangle alt muligt Dato, lokale og hvem der bookede. Så er de nye bookninger af højeste kvalitet. Så for brugerrådet og Pedersholm betyder det nye system en lettelse i administration vi mangler lige at prøve en omgang sesson bookninger, men jeg tror ikke det er svært bare meget på en gang. Vi skal også have fundet ud af hvordan kommunens generelle regler kan komme til at spille sammen med de særlige forhold der gælder for Pedersholm. I hvilke lokaler kan hvilke aktiviteter foregå, hvordan arrangeres fælles vedligehold og rengøring af lokalerne, hvordan skal nøgleudlevering håndteres. Er der P-Pladser nok... Det handler om at både nye og gamle brugere skal have glæde og ikke sorger af Pedersholm, samtidig med at vi udnytter lokalerne bedst muligt. Desværre har bookingsystemet også betydet af nogle at de informationer vi tidligere havde let adgang til nu er blevet meget svært. Blandt andet er foreningsliste og dermed e-mails til vores brugere det er jo nu også i bookingsystemet. Og i samme moment er vores hjemmeside "pedersholm.info" kommet i knibe : Lokalebeskrivelser skal vel findes tæt på bookingsystemet - altså på kommunens hjemmeside.
Der er ikke nogen kalender på hjemmesiden der viser hvad der sker i dag. Og vores brugere har ikke det samme behov for hjemmesiden, og der er derfor færre besøg chancen for at informationer på hjemmesiden bliver læst er altså faldende. Jeg tror at vi vil bruge meget til det kommende år på at få de mange ender til at nå samme igen, rundt om bookingsystemet. Joakim fra EDR. C. Bygninger og vedligehold ved Ernst Rosenwanger. Efter Flemming fine beretning, har han så lagt ansvaret over på mig, med hensyn til bygningernes vedligeholdelse og stand. Jeg har i den periode hvor jeg har været sekretær for brugerrådet foretaget flere gennemgange af Pedersholm, og i forbindelse med vores møder vedhæftet en liste over "Udestående/igangværende arbejder", som i jo alle har kunnet følge med i på vores hjemmeside. Denne liste er desværre stadig lang, da der så at sige ikke sker ret meget med vedligeholdelsen af ejendommen. Bygningerne trænger til, en ordentlig overhaling. Liste kan ses her ved bordet. Med hensyn til indvendig vedligeholdelse påhviler det jo de enkelte brugere at sørge for at der bliver malet i de lokaler som de bruger, og jeg kan i den forbindelse oplyse, at der både er maling og redskaber til dette formål i det lille værksted ved vaskerummet. Disse rekvisitter bliver udleveret i forbindelse med udlevering af nøgler Det ville desuden være dejligt om der blev ryddet lidt op engang i mellem, der står mange ting rundt omkring som aldrig bliver brugt, især oven på skabene i den store indgang. Køkkenet som jo hører til salen bliver desuden også brugt af andre foreninger, og det er et krav at der bliver ryddet op, samt at der ikke er andet i køkkenet end det der hører til i skabene. Der er desværre mange der ikke kan kende forskel på bestik, og blot smider det ned i skufferne, dette kan i ikke være bekendt. Med hensyn til aflåsning af både køkken og skabe, så skal der strammes op på dette, det sker tit at der ikke er låst, eller at nøglen blot er efterladt i døren. Senest i fredags var alle skabene i gangen ikke låst. Til slut vil jeg lige gøre opmærksom på, at hvis der er noget i synes der bør ændres, så kom frem med det, så ser vi på det. Ernst fra Tværfaglige Efterløn. Formandens afsluttende bemærkninger: Vi har i 2015 fået malet i opg. A og salen, fået nye gardiner, 1 af rullegardinerne er dog allerede defekte. S75 er malet og gardinerne udskiftet i opg. A, dette arbejde er udført af Efterlønsklubbens bestyrelse. Herefter din liste lidt sammenkogt Parkering Det er et af de største problemer vi har og det er ikke blevet mindre efter at udvidelsen af Pedershave er påbegyndt.
Vi må konstatere at grus parkeringen bagved i dagtimerne bruges af håndværkerne, det var ikke den aftale vi lavede, men vi må prøve at få det til at fungere i den resterende del af byggeperioden. På græsplænen er der udlagt køreplader og det er selvfølgelig hensigten at man holder på pladerne og ikke ude på græsplænen. Brugerrådet har udsendt oversigt over mulige parkeringssteder i området BRANDVEJEN, DET VIL SIGE VEJEN OP TIL NABOEJENDOMMEN VED SALEN, ER DER PARKERING FORBUDT. DET ER SELVFØLGELIG OGSÅ FORBUDT AT HOLDE OP HOS NABOEN I NR. 163. Pladsen mellem skurene og hovedbygningen er heller ikke p. plads men må kun benyttes til af & pålæsning. Det er et dagligt problem - SÅ, DET ER VIGTIGT AT BOOKINGSYSTEMET TAGER HØJDE FOR ANTALLET AF LEDIGE P PLADSER, INDEN AT DER UDLÅNES LOKALER.!!! Spørgsmål til ovenstående beretning: Viking Auto spurgte om det var nødvendigt at booke salen blot fordi de lavede kaffe i køkkenet i forbindelse med deres orienteringsløb og lignende, hvor de ikke var på Pedersholm. Det blev oplyst at ifald man skal bruge køkkenet skal salen bookes, og ifald salen er booket, skal de andre foreninger selv aftale med salens lejere om evt. fælles brug af kaffemaskine. Der blev spurgt om det var muligt at få udført et rygeskur, og Viking Auto kommer med et forslag Der blev spurgt om ekstra nøgler og adgang til Pedersholm Jørgen kan kontaktes på tlf. nr som står på hjemmesiden. Der er stadig nogen uvished om nøgler i forbindelse med bookningerne. Nogle foreninger mangler tilbagemelding på bookninger. Der blev spurgt om tidspunkt for opstart af bookning for næste sæson, og Conny svarede at dette ville blive offentliggjort inden for de næste 14 dage. Der blev spurgt om man ikke kunne booke fast den eks. første mandag i hver måned og ikke som enkeltbookninger. Dette vil blive varetaget i kommunen. Der opstod en livlig diskussion om parkering på vejen ved Pedersholm, og brugerrådet anbefaler at man benytter de p-pladser som er anvist på hjemmesiden. Der blev gjort opmærksom på at toilettet ved kopirummet kun kan trække to gange og så mangler der vand, samt at der ikke kommer varmt vand til køkkenet ved kopi rummet. Punktere er overdraget til viceværten, men kommer på listen over "Igangværende arbejder" Undertegnede er efterfølgende blevet gjort opmærksom på, at blandingsbatteri i køkken på 1. sal er løs og tilslutning bør skiftes, samt at toilettet på 1. sal løber. dette er ligeledes sendt videre. Der blev spurgt til tømning af containeren, og det blev oplyst at det er vigtigt at låget altid er helt lukket, så der ikke kommer rotter. Der er desuden nogle udefra der benytter containeren, så hold øje med disse, samt pak evt kasser g lignende sammen inden de lægges i containeren.
Der blev spurgt til rengøringen, og man blev oplyst om at der bør sidde mærker i dørkarmene for tidspunkter. I forbindelse med opvask i køkkenet må man gerne selv medbringe tabs, men ellers er det Pedersholm der leverer dette. Det blev fra salen bedt om, at man parkerer inden for stregerne i gården samt ikke parkerer ved de gule streger. Som noget positivt, fik brugerrådet ros for flere opgaver der er blevet udført sidste år, herunder blandt andet: Lister langs gulvet i salen P-plads til invalidebiler Sæbedispensere på toiletter Ad. punkt 3 Der arbejdes stadig på etablering af et værksted og indkøb af værktj til samme Ad. punkt 4 Valg af medlemmer til brugerrådet samt 2 suppleanter. På valg er: Ernst Rosenwanger modtager genvalg Kaj Clausen, modtager genvalg Henning Juellund. Bjarne Mandrup overtager her. Valgperioden er for brugerrådsmedlemmer 2 år og for suppleanter 1 år. Lotte Tøttrup, modtager genvalg. Henriette Juel Bruhn fra Viking Auto Sport blev valgt. Ad- punkt 5 Eventuelt. Der har været flere klager over manglende rengøring af salen efter weekend arrangementer, Det er et krav at gulvene fejes og om nødvendigt vasker efter brug.. Conny takkede for god ro og orden, og forklarede at det nu var Pia der overtog hendes job, da hun nu overgik til skoleafdelingen i kommunen. Formanden afsluttede ligeledes med en tak for deltagelsen, samt stor tak til brugerrådet for veludført arbejde Ernst Rosenwanger Referent