Kontakt: Sundhed og Ældre Udviklingskonsulent Nina Fabricius E-mail: nif@ishoj.dk Når kommune og frivillige skaber sammen
At lære af andres erfaringer Når det kommer til udvikling af den offentlige sektor og dens samarbejdspartnere, kan vi med fordel bruge hinandens erfaringer på tværs af kommuner. Projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil opererer på ældreområdet og omhandler samarbejdsmuligheder mellem frivillige og Ishøj kommune. De metodeerfaringer, vi har draget med Find Grænserne og Sæt Dem i Spil, er dog også brugbare, når det handler om fx børne- og ungeområdet, og hvordan vi som kommuner skaber et godt samarbejde med forældregrupper eller udbygger samarbejdet med lokale patientforeninger eller idrætsforeninger. Med det følger der en opfordring til, at andre kommuner lader sig inspirere af den erfaring, vi i Ishøj Kommune har fået i projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil. Projektet Projektet Find Grænserne og Sæt Dem i Spil, der i 2011 har præget Ishøjs ældreområde er finansieret af midler fra Socialministeriets pulje til Udvikling af Bedre Ældrepleje. Projektplanen er udarbejdet i samarbejde mellem Sundhed og Ældrecentret, Ishøj kommune og konsulenthuset Dacapo. Målgruppen for projektet Find Grænserne og Sæt Dem i Spil er borgere og pårørende, frivillige og ansatte på ældreområdet samt lokale politikere i Ishøj kommune. Samspillet mellem de tre målgrupper har været centralt for projektet, og er illustreret ved nedenstående figur. Borgere/Pårørende Frivillige Ansatte Formålet med projektet er, at vi i Ishøj Kommune gennem et styrket samarbejde med de frivillige vil forbedre de tilbud, der er rettet mod Ishøjs ældre borgere, skabe mere helhedsorienterede tilbud, samt belyse de områder, hvor der mangler tilbud. Det styrkede samarbejde skal opnås bl.a. via debatter om grænserne for arbejdsopgaverne på ældreområdet og fremtidige samarbejdsmuligheder. Projektet Find Grænserne og Sæt Dem i Spil udfordrer opgaveløsningen på ældreområdet, og skal hjælpe os til at tænke nyt og utraditionelt. Er der arbejdsopgaver, som de frivillige varetager bedre end de kommunale medarbejdere? Er der områder, hvor en indsats fra kommunen kan forbedre de frivilliges arbejdsbetingelser betydeligt? Hvor går grænsen egentligt mellem
opgaver som de frivillige tager sig af, og de kommunale medarbejderes arbejdsopgaver? Projektets metoder Der blev afholdt en række arrangementer i forbindelse med projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil. Et formøde i begyndelsen af 2011 skød projektet i gang, og her deltog formænd for lokale pensionistforeninger og ledere på ældreområdet i Ishøj kommune. På formødet blev foreninger og ledergruppen introduceret for projektets formål, samt opfordret til at deltage i og udbrede ordet om projektet. Centralt for projektets proces var et visionsdøgn, hvor formålet var at komme på nye ideer for ældreområdet, udvikle netværk, diskutere arbejdsopgavernes grænser og samarbejdet mellem frivillige og kommunale medarbejdere. Under 4 udviklingsdage i maj måned blev der arbejdet videre med samme temaer, og erfaringerne fra visionsdøgnet blev delt med deltagerne. Ideapoint og Dacapo samarbejdede om at facilitere visionsdøgnet mens, Dacapo alene stod for facilitering af udviklingsdagene. Endelig blev der afholdt en afsluttende konference, hvor projektets resultater og fremtiden var til drøftelse. Det har været vigtigt at skabe synergi mellem de forskellige aktiviteter i projektet. Dette er gjort ved at sætte fokus på viderelevering af erfaringer fra arrangement til arrangement. Samtidig har en del af deltagerne været med hele forløbet igennem. Dacapos arbejdsform baserer sig på interaktivt teater, improvisation og konsulentmetoder. Metoden er inddragende og sætter deltagerne i centrum. Dacapo har fokus på opbygning af netværk og relationer, og at dette letter forandringsprocesser. I projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil har Dacapo bl.a. taget dagligdagsproblematikker på ældreområdet og sat dem på spidsen for på denne måde at udfordre deltagerne til at betragte området fra en ny vinkel. Dacapo har gennemført interview på scenen og ført deltagerne gennem øvelser, hvor det handler om at sige ja og, for på denne måde at undgå, at vi bliver bremset i kreative processer (læs mere om Dacapo på www.dacapo.as). Ideapoint arbejder med innovation, strategi og forretningsudvikling gennem metoden Rule Breaking Strategy. Her blev deltagerne udfordret til at tænke nyt, ved bl.a. at stille spørgsmålene: hvordan gør andre brancher? Hvordan ville vi gøre det helt modsatte? Kan vi forlænge/forstørre det vi gør? (læs mere om Ideapoint på www.ideapoint.dk). Gode råd I 2011 har vi også I Ishøj sat fokus på frivilligt arbejde, i forbindelse med det nationale frivilligår. En stor del af debatten om frivilligt arbejde har taget udgangspunkt i, om de offentligt ansvarlige
(primært kommuner) ville fralægge sig ansvaret for visse velfærdsopgaver, og overlade det til borgere og frivillige. Deltagerne i Find Grænserne og Sæt Dem i Spil har ikke været optaget af denne problematik og dermed har drøftelsen taget udgangspunkt i mere positive områder såsom samarbejds- og udviklingsmuligheder. Invitér til samarbejde Arbejdet med grænser mellem frivilligt arbejde på ældreområdet, og kommunens arbejdsopgaver på ældreområdet, har under Find Grænserne og Sæt Dem i Spil vist sig at fylde mindre i de frivillige og medarbejdernes bevidsthed end antaget. Alle parter, der deltog i projektet, var mere interesserede i at diskutere nye og mulige samarbejdsflader og udviklingspotentiale. En positiv indstilling til projektet er naturligvis en nødvendighed for at opnå snakke om og lyst til øget samarbejde og udviklingspotentiale. Flere deltagere på projektet fremhævede, at de opfattede det at blive indbudt af kommunen til at debattere grænser og mulige samarbejdsflader som noget positivt, der førte til at indstillingen til projektet generelt blev god. Som kommune skal vi være bedre til at invitere borgere til en snak om samarbejde. Det kan både være frivillige, der er organiseret i en forening, frivillige der udfører et stykke frivilligt arbejde i forbindelse med en lokal institution og borgere, der blot har en interesse for det frivillige arbejde. Vi kan som kommune invitere borgerne til møder eller arrangementer på området eller organisere et forum, hvor borgere og frivillige med en fælles interesse kan dele tanker med hinanden og kommunale medarbejdere. Innovation tiltrækker opmærksomhed Visionsdøgnet der løb af stablen i forbindelse med projektet, gik primært ud på at tænke og gøre på nye måder. Det at tænke nyt i det kommunale arbejde har en positiv klang blandt både kommunale medarbejdere og borgere. På denne måde fik projektet et positivt afset, og det rygtedes hurtigt, at innovation var en stor del af projektets tanke. Vi har i projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil taget nye metoder i brug. Det drejer sig om Dacapos interaktive og inkluderende teater og Ideapoints innovative metoder. Find Grænserne og Sæt Dem i Spil er første offentlige projekt, hvor Ideapoints metode om Rule Breaking Strategy er benyttet. Deltagerne har taget godt imod de nye metoder og har nydt at blive udfordret til at bruge nye metoder og tænke på uvante måder. Vi skal som kommuner være opmærksom på, at innovation er en vigtig grundsten i udviklingsarbejdet af vores velfærdssamfund. Nyhedsværdien ved nye former for tiltag giver genklang i borgergruppen, hvilket kan resultere i stor interesse. Borgergruppen ligger på samme tid inde med en
indsigt i lokalsamfundet, vi som kommune ikke har. Her kan vi som kommuner have stor nytte af borgernes input. Vi skal som kommuner være bedre til at inddrage borgerne i udviklingsprocesser, da inddragelse også giver borgerne en ansvarsfølelse på det enkelte område eller over for det enkelte projekt. hvordan kommunale medarbejdere, både på institutioner og på rådhuset, skal være opmærksom på det frivillige arbejdes store betydning. Det kan fx ske gennem arrangementer, der sætter frivilligt arbejde i fokus og hvor både kommunale medarbejdere, frivillige og borgere inviteres og inddrages. Åbenhed er et nøgleord Et af de områder der er blevet debatteret meget i projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil, er de frivilliges mulighed for at komme i kontakt med relevante kommunale samarbejdspartnere, både på et organisatorisk og institutionelt niveau. Det vil sige at både kommunale medarbejdere der arbejder administrativt samt medarbejdere på kommunale institutioner, skal være åbne for henvendelser fra frivillige. Fx skal der tages godt imod nye frivillige på de kommunale institutioner. En sammenfatning af erfaringerne efter projekt Find Grænserne og Sæt Dem i Spil viser, at vi som kommuner har stor indflydelse på samarbejdet med omverdenen blot i kraft af vores åbenhed over for borgere, lokale foreninger o.a. Hvis vi som kommune ønsker at styrke og udvikle samarbejdet med de frivillige er det vigtigt, at vi er åbne over for frivillige. Der skal være lette, tilgængelige og hurtige veje ind i det kommunale system. Hvis ikke risikerer vi, at de frivillige mister tålmodigheden med det kommunale system, og at samarbejdet dermed ikke bliver frugtbart. Vi kan som kommune fastligge retningslinjer for, Netværk, netværk og netværk Et af projektets fornemmeste formål var at skabe netværk blandt frivillige og kommunale medarbejdere. Med Find Grænserne og Sæt Dem i Spil har Ishøj Kommune i kraft af arrangementerne skabt platforme, hvor frivillige, borgere i Ishøj og medarbejdere i Ishøj kommune har stiftet bekendtskab med hinanden og styrket og udviklet nyt og eksisterende netværk. Projektet har vist eksempler på helt konkrete samarbejdsrelationer, der er opstået efter fællesarrangementer. Fx er der skabt netværk mellem en frivillig på et lokalt aktivitetscenter, der er drevet af både kommunale medarbejdere og frivillige, og en lokal gruppe bydelsmødre, der primært beskæftiger sig med at inddrage kvinder med anden etnisk baggrund end dansk i lokalsamfundet. Her er der opstået en mulighed for, at aktivitetscentret fremover i større grad også vil blive benyttet af borgere med anden etnisk baggrund. Find Grænserne og Sæt Dem i Spil viser, at fællesarrangementer hvor der er fokus på at skabe gode processer med kommunikation og inddragelse som værktøjer, fører til forstærket samarbejde.
Deltagerne i projektet har gentagne gange fremhævet vigtigheden af at kommunale institutioner tager vel imod nye frivillige, og at frivillige generelt føler sig velkomne på institutionerne. At afholde arrangementer for frivillige, borgere og kommunale medarbejdere er en åbenlys mulighed, hvor vi som kommuner kan være med til at udbrede netværk både blandt frivillige og kommunale medarbejdere men i den grad også på tværs af grupperne. Vi skal i kommunerne sørge for, at den positive indstilling til frivilligt arbejde også er udbredt på institutionerne og det gør vi ved at lade medarbejderne være med til at definere hvad og hvordan. Det virker ikke, hvis det frivillige arbejde og indstillingen hertil bliver dikteret oppefra. Alle skal være med. Fælles sprog letter kommunikationen At vi som frivillige, borgere og kommunale medarbejdere kender hinanden har vidtrækkende effekter. Deltagerne i Find Grænserne og Sæt Dem i Spil har under projektets arrangementer drøftet grænser og samarbejdsmuligheder mellem borgere, frivillige og kommunale medarbejdere. Drøftelserne har ført til, at deltagerne har udviklet et fælles sprog og en fælles forståelse af ældreområdet i Ishøj og det arbejde alle gør for at bedre dette. Det fælles udgangspunkt og den fælles vision vil føre til, at det også bliver lettere at samarbejde i fremtiden. Vi skal som kommuner være bedre til at afholde fællesarrangementer, så vi på den måde får skabt et fælles sprog og en fælles vision blandt aktørerne inden for et givent område. Har vi som frivillige, borgere og kommunale medarbejdere et fælles sprog letter vi kommunikationen. På samme tid vil en fælles vision for området medføre, at vi alle i fællesskab arbejder mod samme mål, og løfter vi i samlet flok, er der større chance for at målet nås. Ringe i vandet Find Grænserne og Sæt Dem i Spil har medvirket til, at mange i Ishøj kender nogen, der kender nogen, der har været med i projektet. Projektet skaber ringe i vandet, og spreder vores fælles forståelse, så det fremover er lettere at drøfte de svære problemstillinger. Der er undervejs i projektet bl.a. gennemført en række udviklingsdage, som handlede om at udbrede den viden, der var indsamlet og bearbejdet under visionsdøgnet. Projektet har sat spor i både den frivillige og den kommunale sektor på ældreområdet. Spor som fremover vil være med til at styrke samarbejdet. Vi skal som kommune have fokus på at udbrede indsamlet viden til en større gruppe, sådan at flere borgere bliver deltagere og dermed føler ejerskab over for projektets formål. Vi aktiverer på den måde de mange ressourcer, der ligger blandt borgergruppen. Ved at inddrage borgere og frivillige bliver de problemer, vi beskæftiger os med som kommune, i større grad et samfundsanliggende end et kommunalt ansvar.