Vejledning om arrangementer på Club Danois hjemmeside Indledning Mange af Club Danois arrangementer (f.eks. trave- og vandreture, der er gratis) kræver ikke forudgående tilmelding. For andre arrangementer skal der betales for deltagelse, og forudgående tilmelding og betaling - også for evt. gæster - skal foretages som angivet i den udsendte indbydelse til de enkelte arrangementer. Tilmelding kan ske på to alternative måder: 1) Indsendelse af tilmeldingsformular tillige med fransk check som betaling, eller 2) Tilmelding og samtidig betaling over internettet med gyldigt betalingskort. Hvor der er begrænsning i antallet af deltagere i det pågældende arrangement, gælder princippet "først til mølle", hvor poststemplets dato hidtil har været og fortsat er afgørende. Efter indførelse af tilmelding via internettet gælder princippet også, idet arrangøren sikrer, at tilmeldingsrækkefølgen opretholdes ved at reservere pladser til tilmeldinger, der sendes pr. post. For at lette administrationen henstilles det, at medlemmerne så vidt muligt benytter internettet til tilmelding og betaling herfor. Vejledning for tilmelding og betaling via internettet Indledning I det nye system for tilmelding kan man se indbydelserne til de kommende arrangementer på Club Danois hjemmeside under "Arrangementer", og man kan tilmelde sig og betale for deltagelsen. Bruger man denne fremgangsmåde, er tilmelding kun gyldig ved samtidig betaling, jf. nedenfor. Hvor starter man? "Arrangementer" findes på Club Danois hjemmeside. Man kommer ind på hjemmesiden ved at benytte adressen www.club-danois.com Når man klikker i menuen til venstre på "Arrangementer", kommer man til "Aktivitetskalenderen". I menuen foroven kan man vælge mellem "Kalender" eller "Søgning". Ved at klikke på "Kalender" kommer man tilbage til "Aktivitetskalenderen". Ved at klikke på "Søgning" kan man søge efter bestemte arrangementer med udvalgte søgekriterier. Aktivitetskalenderen I aktivitetskalenderen vises alle kommende arrangementer i kronologisk orden med de førstkommende arrangementer øverst. Allerede afholdte arrangementer vises ikke i listen. Side 1 af 9
Udsnit af kalender For hvert arrangement vises dato og ugedag, arrangementets type og titel samt identifikationsnummer. Eventuelt aflyste arrangementer vises også, men det vil fremgå, at arrangementet er aflyst, og det vil derfor ikke være muligt at tilmelde sig. Ved at klikke på "Indbydelse" ud for et arrangement vises en detaljeret indbydelse for arrangementet. Hvis Indbydelse mangler, er det, fordi den færdige indbydelse endnu ikke foreligger. Søgning efter arrangementer I søgeformularen kan man søge efter bestemte arrangementer efter udvalgte kriterier. Man kan eksempelvis søge efter alle kommende vandreture eller efter alle arrangementer uanset type i en bestemt måned. Søgeformular. Der søges på vandreture i september 2004 Ved tryk på " Søg" vises søgeresultatet. Valg af type, måned og år sker i rullelister. Ved at søge på Alle kan man undlade at bruge et søgekriterium. Indbydelser Ved klik på "Indbydelse" ud for et arrangement vises den detaljerede indbydelse i et separat vindue. Nedenfor ses et eksempel på en indbydelse til et golf-arrangement. Side 2 af 9
Udsnit af indbydelse til golf-arrangement Selve indbydelsen er opbygget i en standardiseret form med oplysninger om arrangementet så som titel, beskrivelse, type, sted, tid, pris, arrangør mm. Der kan også være et farvebillede med i indbydelsen. Derudover vises en række informationer af dynamisk art, dvs. informationer som afhænger af tidspunkt for besøget på hjemmesiden, antal tilmeldte mm: Datoen for oprettelsen af indbydelsen eller, hvis indbydelsen senere er ændret, datoen for den sidste ændring. Det aktuelle antal tilmeldte. Antal ledige pladser, hvis deltagerantallet er begrænset. Antal på venteliste, hvis deltagerantallet er begrænset Meddelelse om at tilmeldingsfristen er overskredet. Meddelelse om at arrangementet er fuldtegnet og at tilmelding sker til venteliste. Meddelelse om at arrangementet er aflyst. Side 3 af 9
Vinduet lukkes efter brug. Man kommer da tilbage til "Aktivitetskalenderen" eller til søgeresultatet. Tilmelding Hvis man ønsker at tilmelde sig - og evt. gæster - til et arrangement, klikker man på den røde knap "Tilmelding" nederst i indbydelsen. Derved vises en tilmeldingsformular, som skal udfyldes. Hvis betingelserne for tilmelding ikke er opfyldt, findes den røde knap ikke i indbydelsen. Er arrangementet allerede er fuldtegnet, kan man fortsat tilmelde sig, men tilmelding sker til venteliste. Arrangøren vil give meddelelse, hvis der senere viser sig mulighed for deltagelse. Tilmeldingsformularen Ved klik på den røde knap "Tilmelding" kommer tilmeldingsformularen op. Eksempel på udfyldt tilmeldingsformular Hvis deltagerantallet er begrænset, vises antallet af ledige pladser eller at tilmelding sker til venteliste. I formularen udfyldes rubrikkerne for - fornavn(e), - efternavn, - telefonnummer, - e-mail adresse, - antal deltagere (medlemmer, ikke-medlemmer og børn) samt - evt. supplerende oplysninger til arrangøren. (Hvis arrangøren har brug for supplerende oplysninger, vil dette fremgå af indbydelsen). Ved tilmelding af par skal begges fornavne angives i rubrikken "Fornavn(e)". Har et par forskellige efternavne, må man kun angive et af dem. Også gæsters navne skal angives. under supplerende oplysninger. Telefon eller e-mail adresse skal altid udfyldes. Derved får man mulighed for at modtage beskeder fra arrangøren om evt. ændringer af arrangementet. Udfylder man e-mail adresse, får man tilsendt en bekræftelse på tilmeldingen på den angivne e-mail adresse. Antal deltagere angives i en rulleliste for hver slags deltagere. Bemærk: Man kan ikke tilmelde flere personer end der er ledige pladser. I givet fald kommer man tilbage til tilmeldingsformularen, hvor man kan prøve igen med et mindre antal. Ønsker Side 4 af 9
man at tilmelde flere personer end antallet af ledige pladser, må man foretage to tilmeldinger: Den første, hvor man besætter de sidste ledige pladser. Den anden, som så bliver tilmelding til venteliste. Når formularen er korrekt udfyldt, sendes tilmeldingen ved at trykke på Tilmeld. Hvis nogle af de obligatoriske rubrikker ikke er udfyldt, bliver man gjort opmærksom på det ved tryk på Tilmeld. Formularen kan først sendes, når alle de obligatoriske rubrikker er udfyldt. Hvis arrangementet kræver betaling, følger dernæst siderne for online betaling med betalingskort. Hvis betaling ikke kræves, vises siden for bekræftelse af tilmelding. Se nedenfor. Bemærk: Online betaling er en forudsætning for tilmelding via klubbens hjemmeside til arrangementer for så vidt betaling kræves. Hvis betalingen ikke foretages samtidig med tilmeldingen, bortfalder tilmeldingen. Online betaling Online betaling sker til klubbens franske bankforbindelse BNP Paribas. Ved betalingen overføres beløbet fra kortindehaverens konto til Club Danois konto hos BNP Paribas. Øverst på siden med Online betaling vises arrangementets identifikationsnummer samt titel. Nedenunder ses en opstilling med beregning af det samlede beløb. Hvis der er venteliste eller forfaldsdag, fremgår det af en meddelelse under opstillingen. Bemærk: Alle beløb angives i, og der kan kun betales i. Venteliste Ved tilmelding til venteliste overføres beløbet ikke straks, men kun hvis man senere overføres til deltagerlisten. Dette fremgår af en meddelelse på siden for angivelse af korttype. Forfaldsdag Ved større arrangementer betales det fulde beløb, og tilmeldingen er bindende, selv om beløbet først overføres på en nærmere angivet forfaldsdag. Forfaldsdagen fremgår af indbydelsen og af siden for angivelse af korttype. Tilbagebetaling Ved aflysning af et arrangement tilbagebetaler Club Danois det fulde beløb ved at dette føres tilbage på kortindehaverens konto. Angivelse af korttype På den første side vedrørende betaling skal man angive hvilken type betalingskort, man ønsker at anvende. Der kan vælges mellem følgende korttyper: CB VISA MASTERCARD Side 5 af 9
Man angiver sin korttype ved at klikke på billedet af det pågældende kort. Side for angivelse af korttype Øverst på siden for angivelse af korttype vises til orientering arrangementets titel og en beregning af det samlede beløb. Angivelse af kortoplysninger På den følgende side skal kortoplysninger angives. Øverst vises Club Danois identifikationsnummer hos banken, transaktionsreferencen samt det beløb, som skal betales. Transaktionsreferencen identificerer entydigt betalingen. Ved evt. henvendelser til klubben om betaling angives enten denne eller reservationsnummeret. Reservationsnummeret vises på siden for bekræftelse af tilmelding (se nedenfor) Til højre på siden vises den valgte korttype i stort format. Man skal angive følgende kortoplysninger: 1. Kortnummer, som skal indtastes. 2. Kortets udløbsdato. Angives ved at klikke i de to rullelister for angivelse af henholdsvis måned og år. 3. Card Security Code, som skal indtastes. Card Security Code er en sikkerhedskode trykt på bagsiden af betalingskortet. Ved at klikke på teksten Card Security Code ses en vejledning med billeder, der viser hvor man finder sikkerhedskoden bag på kortet. Dette vindue kan lukkes efter brug. Side 6 af 9
Side for angivelse af kortoplysninger Når de nævnte tre kortoplysninger er angivet, kan man fortsætte ved at klikke på knappen BETALE. Hvis alt er i orden, godkendes og registreres betalingen. Man kommer da til siden for godkendt betaling. Se nedenfor. Hvis betalingen ikke godkendes, kommer man i stedet til siden for Afvist betaling. Se nedenfor. Man kan afbryde ved at klikke på knappen ANNULLER TILBAGE TIL CLUB DANOIS. I så fald bortfalder tilmeldingen, og man kommer til siden Tilmelding afvist. Se nedenfor. Godkendt betaling På siden for godkendt betaling vises en række oplysninger om betalingen, bl.a transaktionsreference og beløb. Side 7 af 9
Side for bekræftelse af betaling Fortsæt ved at klikke på knappen BEKRÆFTELSE AF TILMELDING. Så kommer man til siden med bekræftelsen af selve tilmeldingen til arrangementet. Se nedenfor. Afvist betaling Hvis betalingen ikke godkendes, kommer man til siden for afvist betaling. Fortsæt ved at klikke på knappen ANNULLER TILBAGE TIL CLUB DANOIS. Man kommer så til siden Tilmelding afvist. Se nedenfor. Bekræftelse af tilmelding På denne side vises bekræftelsen på selve tilmeldingen. Bekræftelsen indeholder oplysninger om det pågældende arrangement, om tilmeldingen herunder navn mm., om arrangøren samt reservationsnummeret. Hvis der kræves betaling, vises også beløbet og en bekræftelse på, at der er betalt. Det tilrådes at printe bekræftelsen. Side 8 af 9
Har man angivet sin e-mail adresse i tilmeldingsformularen, vil en e-mail med bekræftelsen straks blive sendt til den anførte e-mail adresse. Udsnit af side for bekræftelse af tilmelding Bekræftelsesvinduet lukkes efter brug, og man kommer tilbage til indbydelsen, som ligeledes lukkes efter brug. Tilmelding afvist Denne side viser at tilmeldingen er afvist på grund af manglende betaling. Luk vinduet efter brug, og man kommer tilbage til indbydelsen, som ligeledes lukkes efter brug. Ved problemer Hvis der er problemer med anvendelsen af tilmeldingssystemet, vil evt. spørgsmål kunne besvares ved henvendelse til klubbens sekretær Helle Pinto på tlf. 04 93 58 00 28 i kontortid eller til klubbens webredaktør Ralf Egede Andersen på tlf. 06 71 19 14 88. Side 9 af 9