Samarbejdsaftale mellem Aalborg Kommune og Den selvejende institution HUSET for perioden 01.06.2016 31.12.2019 1
Indholdsfortegnelse 1. Aftalens rammer... 3 1.1. Aftaleparter... 3 1.2. Aftalens formål... 3 1.3. Den juridiske ramme... 3 1.4. Aftaleperiode... 4 1.4.1. Genforhandling... 4 1.5. Misligholdelse... 4 2. Udvikling... 5 2.1. Formål og profil for HUSET... 5 2.1.1. Vedtægter... 5 2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune... 5 2.3. Strategiske målsætninger for aftalen... 6 2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål... 7 3. Drift... 7 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling... 7 3.2. Budget og regnskab... 8 3.2.1. Adgang til Aalborg Kommunes IT... 8 3.3. Ledelse og bestyrelse... 8 3.4. Personaleforhold... 8 3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn... 9 3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation... 9 3.5.3. Dialog... 10 3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening... 10 4. Underskrift... 10 Bilag... 11 2
1. Aftalens rammer 1.1. Aftaleparter Denne aftale er d.d. indgået mellem Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen, Danmarksgade 17, 9000 Aalborg CVR.NR. DK 29189420 og HUSET Hasserisgade 10 9000 Aalborg CVR.NR. DK 47 21 82 68 1.2. Aftalens formål Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Institutionen samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til institutionen, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt. Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for 2013-2018 og i Institutionens formål og opgave, jf. institutionens vedtægter. Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Institutionens tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i institutionen et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter. Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og institutionen. 1.3. Den juridiske ramme HUSET er en selvejende institution støttet af Aalborg Kommune. Institutionen drives i overensstemmelse med Aalborg Kommunes Administrativ Forskrift nr. 26. Ejendommen "Sct. Jørgensgaard" ejes af Aalborg Kommune, og er stillet til rådighed for HUSET. Hvis den af kommunen givne brugsret bortfalder, skal institutionen opløses, medmindre byrådet godkender etablering i andre lokaliteter. 3
1.4. Aftaleperiode Aftalen mellem Aalborg Kommune og HUSET indgås for perioden 01.06.2016 31.12.2019. Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i institutionens bestyrelse e.l. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger. 1.4.1. Genforhandling Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende. Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 3. kvartal 2019. 1.5. Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse: hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt. 4
2. Udvikling 2.1. Formål og profil for HUSET Institutionens formål og profil fremgår af de godkendte vedtægter. Den selvejende institution HUSET er et kulturhus, der danner ramme om kulturelle oplevelser, kreativ selvudfoldelse, møde- og forsamlingsvirksomhed og socialt samvær. HUSET er en udviklingsorienteret og væsentlig aktør, der i et aktivt åbent samspil med kulturmiljøet og HUSET s brugergrupperinger bidrager til skabelsen af et varieret og mangfoldigt udbud af kulturelle tilbud til Aalborgs borgere. HUSET ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, hvor 2 medlemmer udpeges af Aalborg Byråd. 1 medlem udpeges af og blandt medarbejderne i HUSET. 2 medlemmer udpeges af Skole- og Kulturudvalget efter indstilling fra siddende bestyrelse. HUSETs bestyrelse har ansat en daglig leder, der har et ansat personale til varetagelse af driften af kulturhuset. 2.1.1. Vedtægter Institutionens vedtægter vedlægges aftalen. Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden. 2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Kulturpolitikken for Aalborg indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune. Aalborg Kommunes Kulturpolitik 2013-2015 Værdier og principper Målsætninger Indsatsområder - Vilje og vovemod Mangfoldighed I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og 5
- Kort vej - Synlighed - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger 2.3. Strategiske målsætninger for aftalen Aftalen mellem Aalborg Kommune og institutionen tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i Institutionens formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål: HUSET skal tilbyde kulturoplevelser og aktiviteter for byens beboere og besøgende og være på forkant med udviklingen i kommunens befolkningssammensætning, således at HUSET står som en fleksibel kulturaktør, der afspejler byens behov og formår at navigere mellem en mangfoldig og alsidig skare af brugere fra mange forskellige samfundslag og aldersgrupper. HUSET skal fungere som platform for inspiration, opbygning af netværk, mulighed for selvudfoldelse og talentudvikling for byens vækstlagsmiljøer indenfor kultur og foreningsliv. HUSET skal arbejde med at integrere begreber som rummelighed, bæredygtighed, originalitet og åbenhed i sin daglige praksis og profil. HUSET skal generelt, men med Caféen i spidsen, arbejde for at fremme sundhed, bæredygtighed og økologi inden for HUSETs rammer. HUSET skal løbende videreudvikle sine interne kompetencer og ressourcer inden for kulturformidling og kulturhusdrift og vedligeholde og udbygge sit netværk i kulturbranchen lokalt og nationalt, for at fastholde sin position som en moderne og nytænkende kulturinstitution. I forlængelse af dette skal HUSET internt arbejde med implementering af følgende begreber "Større synlighed", "et tydeligere brand" og "forøget kendskab til Husets kerneydelser", for at styrke medarbejdernes bevidsthed omkring deres arbejdsplads som en tydelig og fremsynet aktør i byens kultur og aktivitetsliv og for at give Husets ansatte en mere tydelig ambassadørrolle for Husets tilbud og aktiviteter. HUSET skal mellem støttet kunst, gratis faciliteter og kommunal medfinansiering, øjne fornuftige besparelser, sikre en sund og velfungerende økonomisk styring og udvikle på forretningsmodeller og koncepter, der kan sikre en egenindtjening og være med til at løfte HUSETs økonomiske råderum for kultur og aktiviteter. 6
HUSET skal i endnu højere grad afsøge og udforske mulighederne for samarbejder, aktivitetsforøgelse og deltagelse i projekter med andre kulturinstitutioner og på andre lokaliteter i byen. 2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål Aftalens fælles strategiske mål er omsat i udviklingsmål for aftaleperioden 2016-2019. Disse er beskrevet i bilaget: HUSET Strategiske mål og resultatmål, som er en integreret del af aftalen. Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel. 3. Drift 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling Byrådet i Aalborg Kommunes har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således: Aalborg Kommunes driftstilskud til INSTITUTIONEN, opgjort i nettotal 2016 2017 2018 2019 4.912.000 kr. 4.912.000 kr. 4.912.000 kr. 4.912.000 kr. I det årlige tilskud er der indeholdt et øremærket beløb til HUSET s virksomhed som rytmisk spillested. Sundheds- og Kulturforvaltningen administrerer herudover en konto til vedligehold og forbrugsafgifter med årligt budget: 291.000 kr. Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar. Aalborg Kommune tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen. 7
3.2. Budget og regnskab Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner. HUSET benytter Aalborg Kommunes Bogføringssystem. Der henvises til Administrativ Forskrift nr. 26. 3.2.1. Adgang til Aalborg Kommunes IT I det omfang institutionen har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT, er institutionen forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv. Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens IT-sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse. 3.3. Ledelse og bestyrelse Institutionens daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af institutionen. Kommunen skal godkende fastlæggelsen og ændringer i lederens lønmæssige klassificering. Institutionen må derfor ved evt. opslag af lederstilling tage forbehold for, at den lønmæssige indplacering ikke kan meddeles før kommunens godkendelse heraf foreligger. De politiske udpegede bestyrelsesmedlemmers rolle og mandat i bestyrelsen fremgår af Administrativ Forskrift nr. 26. 3.4. Personaleforhold Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institutionens daglige ledelse. Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem institutionens ledelse og bestyrelse, hvis en sådan er tilknyttet institutionen. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og evt. bestyrelse. 8
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn Aalborg Kommune skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud. Følgende informationer er påkrævet: Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den 01.04. hvert år i aftaleperioden. Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale. Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen. Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtter institutionens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen. Herudover kan Aalborg Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg kommunes vurdering. 3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal. 3.5.2. Kontaktperson Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm. Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud. 9
3.5.3. Dialog Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og institutionens ledelse. Institutionen er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov. 3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening Institutionen skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere. 4. Underskrift Aftalen er indgået og underskrevet den 2016 af: For HUSET: For Aalborg Kommune: Bestyrelsesformand Finn Kjærsdam Rådmand Mads Duedahl Daglig leder Michael Marino Direktør Bente Graversen 10
Bilag Strategiske mål og resultatmål for Huset 2016-2019 Husets Virksomhedsplan Husets vedtægter Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26. Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitik mv. Se endvidere: Aalborg Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ (Ikke vedlagt se KLIK) 11