Ledelsesevalueringsprocessen i Socialområdet - en procesguide Indholdsfortegnelse: Om lederevalueringen... 3 Tidsplan... 4 Når du skal vælge dine svarpersoner... 4 Information til dine svarpersoner/din afdeling før udfyldelse af spørgeskema... 5 Husk at takke dine svarpersoner for deres feedback... 5 Når du skal have din rapport og forberede din feedback... 5 Når du er til Leder Udviklings Samtale... 6 Eventuel en medarbejderdialog efter lederevalueringssamtalen... 6 Hvad kan lederevalueringen bruges til udover input til en LUS?... 7 Hvis du gerne vil have konsulenthjælp... 7 Side 1
Kære leder i Socialområdet Denne guide er tænkt som en hjælp til dig, der skal være centrumperson i ledelsesevalueringsprocessen i socialområdet. HR håber, at du her kan finde svar på dine spørgsmål, samt få en klar fornemmelse af, hvordan ledelsesevalueringsprocessen forløber. Udover informationerne i denne guide, vil du løbende blive præsenteret for relevant information og proceshjælp i de mails, som du vil modtage fra vores eksterne samarbejdspartner Ennova. Ledelsesevalueringen er tilrettelagt som en 360 graders evaluering, som skal understøtte følgende målsætninger for socialområdets ledelsesevaluering: Ledelsesevaluering er et udviklingsværktøj, der over tid skal understøtte udvikling af ledere og ledelse Ledelsesevaluering skal sætte ledelse inden for det sociale område på dagsorden Ledelsesevaluering skal bidrage til at systematisere feedback-processer Ledelsesevaluering skal fremme afklaring af ledelsesroller Ledelsesevaluering skal kvalificere Ledelsesdialogsamtalen og skabe et bedre dialoggrundlag Ledelsesevaluering skal være gennemskuelig, så man som leder kan genkende logikken i måden der evalueres på Vi vil med denne guide medvirke til at sikre, at lederevalueringsprocessen foregår på ordentlig vis. I procestilrettelæggelsen har vi taget udgangspunkt i følgende etiske spilleregler: 1. Ledelsesevaluering er et udviklingsværktøj 2. Ledelsesevaluering er et øjebliksbillede, som danner baggrund for dialog og konkrete udviklingsplaner til ledelsesdialogsamtalen 3. Ledelsesevaluering er et grundlag for videreudvikling af ledere og ledelse 4. Ledelsesevaluering bygger på tillid i ledelsessystemet 5. Ledelsesevaluering kan ikke erstatte den løbende dialog om ledelse både når det går godt og mindre godt 6. Ledelsesrevalueringens resultater er fortrolige - lederen og dennes leder har adgang til resultaterne 7. Ledelsesevalueringens resultater bliver ikke en del af personalesagen Hvis I har spørgsmål, kan I kontakte Sten Kock-Hansen, HR (29201676), Anne Birgitte Christensen, HR (766318289) eller Camilla Skytte Behrendsen, HR (76631873). Vi ønsker en Jer god og lærerig proces. Med venlig hilsen Region Syddanmarks HR-funktion Side 2
Om ledelsesevalueringen Evalueringen er udformet som en 360 evaluering. Det betyder, at du får feedback fra: Dine underordnede/medarbejdere, dine lederkolleger samt din overordnede altså hele vejen rundt. Selve evalueringen foregår elektronisk og du vil få tilsendt mails når du: 1) skal vælge dine svarpersoner, 2) når du selv skal udfylde spørgeskemaet, 3) når du skal have din rapport. Evalueringen gennemføres i et samarbejde med Ennova. Ennova er et konsulentfirma, der bl.a. har specialiseret sig i at gennemføre medarbejdertilfredsundersøgelser og ledelsesevalueringer. Det er Ennova, der sørger for den tekniske del af evalueringen det betyder i praksis, at Ennova modtager og opbevarer besvarelser, bearbejder besvarelser og udformer rapporter. Desuden står Ennova som garant for anonymitet for de kolleger og medarbejdere, som giver dig feedback. Spørgerammen er udarbejdet særligt til Region Syddanmark, og du vil få feedback inden for følgende temaer: Region Syddanmarks værdier Det sociale områdes vision & strategi Det sociale områdes ledelsesgrundlag Side 3
Tidsplan 13. januar- 30. januar Du får tilsendt et link, hvor du skal indmelde dine svarpersoner: underordnede ledere/medarbejdere og lederkolleger. 16. februar-27. februar I perioden skal du og dine svarpersoner udfylde spørgeskemaet. Spørgeskemaet kommer i et link eller et loginbrev - fra Ennova. Februar/marts Workshop om ledelsesmæssig feedback og opfølgning i forhold til en ledelsesevaluering med Anders Møller Jensen, Peter Schøning og Torben S. Nielsen om tilbagemelding på en ledelsesevaluering 10. marts Rapporten fremsendes til forstandere og Paul Gandil. 11. marts 3.april - Paul Gandil giver individuel feedback på 2 timer til hver forstander 16. marts- 8.april - Peter Schøning og Torben S. Nielsen holder individuelle lederdialogmøder med forstandere. Husk selv at sende rapport til jeres leder (Peter eller Torben). Når du skal vælge dine svarpersoner I perioden 13. januar 30. januar skal du vælge de svarpersoner, som skal give dig feedback. Som en naturlig del skal din leder give dig feedback, men derudover skal du vælge nogle svarpersoner blandt dine medarbejdere, underordnede ledere samt dine sideordnede, herunder eksterne ledere eksempelvis kommunale ledere du samarbejder meget med. I hver kategori skal du vælge mellem 3 og 6 svarpersoner og helst minimum 5 svarpersoner. For at sikre anonymitet i din rapport vil der ikke blive gengivet besvarelser på spørgsmål, hvor færre end 3 har svaret. Feedbacken fra din nærmeste leder er personlig, dvs. ikke anonym. Det betyder, at du i din rapport kan se hvad din leder har svaret. Hvis du har flere end 6 underordnede ledere/medarbejdere eller sideordnede ledere og dermed skal udvælge dine svarpersoner blandt en større kreds af personer, anbefaler HR, at du udvælger dine svarpersoner så du får en vis bredde i din feedback. Det kunne være relevant at tage hensyn til: lang/kort anciennitet, mand/kvinde, forskellige faggrupper og andre relevante forhold. Du er velkommen til at vælge din souschef som svarperson, og souschefen kan indgå i gruppen af sideordnede lederkolleger. Hvis du er i tvivl om valget af svarpersoner, kan du kontakte din leder eller kontaktpersonerne i HR. Når du angiver dine svarpersoner skal du oplyse navn, e-mail og om det er en medarbejder/ underordnet leder eller en sideordnet kollega. Hvis en svarperson ikke har en mailadresse i forbindelse med sit arbejde, angiver du postal dataindsamlingsform. Derefter vil du modtage et personligt loginbrev, som du skal udlevere til svarpersonen. Herefter kan medarbejderen udfylde et spørgeskema på en vilkårlig computer med internetadgang. Side 4
Information til dine svarpersoner/din institution før udfyldelse af spørgeskema Den 16. februar vil dine svarpersoner modtage en mail (eller et loginbrev) med et spørgeskema, som de skal besvare. Vi vil opfordre dig til, at du før inden den 16. februar, informerer dine svarpersoner om processen. Det er vigtigt, at det ikke kommer bag på dine svarpersoner, at de bliver bedt om at give dig feedback. Udover at give dem en generel information, bør du forsikre dine svarpersoner om, at de er anonyme bede dine svarpersoner om at reservere 20 minutter i perioden 16. februar-27. februar og være opmærksomme på, at de får tilsendt en mail med et spørgeskema fra Ennova. Husk også at informere dine sideordnede om, at du ønsker deres feedback. Dine sideordnede er jo dine lederkolleger på andre institutioner, så de har jo i forvejen et kendskab til processen, hvilket gør din information enklere. Det kan dog også være eks. kommunale samarbejdspartnere, hvilket kræver mere information. Generelt anbefaler vi, at du gør meget af kommunikationsdelen, herunder generel information til hele institutionen så det ikke kun er de udvalgte svarpersoner der involveres i processen. Husk at takke dine svarpersoner for deres feedback HR opfordrer dig til, at du takker dine svarpersoner for deres feedback. Det kan være en lille mail eller en mundtlig tak. Det er helt op til dig selv, om du vil sige noget om indhold i feedbacken, eller om hvad du har lært. HR anbefaler, at du tilrettelægger en lokal feedbackproces på baggrund af resultaterne i din evaluering og de efterfølgende feedback- og opfølgningssamtaler. Når du skal have din rapport og forberede din feedback. Du modtager din rapport den 10. marts. Den kommer som et link i en mail. Samtidigt vil den eksterne konsulent Paul Gandil, som skal give dig en individuel feedback, også modtage din rapport. Socialområdets ledelse har valgt, at feedbacksamtalen er et anliggende mellem dig og din leder. Samtalen vil være en ledelsesdialogsamtale, som er en form for en Leder Udviklings Samtale, men med særligt fokus på ledelsesudvikling. Du bliver bl.a. klædt på til din ledelsesdialogsamtale med hjælp fra Paul Gandil. Men følgende kan du eventuelt lade dig inspirere: - Sæt god tid af til at arbejde med rapporten. - Overvej: Hvilke kerneudfordringer er der i dit job nu og i den nærmeste fremtid? - Overvej: Hvilke lederkompetencer mener du selv, er de vigtigste i din ledelse? - Læs rapporten i sin helhed undgå at gå i detaljer i begyndelsen Side 5
- Med udgangspunkt i ovenstående: o Hvad fortæller rapporten om dine styrker og udfordringer? o Hvilke sammenhænge kan du ane i din feedback? o Hvor er der ligheder imellem respondenternes og din egen evaluering? o Hvor er der forskelle? o Hvad er nøglebudskaberne i rapporten? o Hvad sætter du mest pris på i din feedback? o Hvad undrer du dig over? - Ud fra ovennævnte refleksioner, hvilke generelle temaer vil du så bringe ind i din ledelsesdialogsamtale, og hvad har du brug for at drøfte nærmere? - Ud fra ovenstående, på hvilke områder vil det give mening at udvikle din lederadfærd? Og hvordan kan det ske i praksis? Når du er til ledelsesdialogsamtale Der er afsat tid til drøftelse af din rapport i din ledelsesdialogsamtale. Det er Peter og Torben, der indkalder og afholder samtalerne, og de afvikles fra 16. marts 8. april. Før samtalerne har Peter og Torben deltaget på en workshop, hvor der vil blive arbejdet med den gode feedback-samtale Som en del af konkusionen på ledelsesdialogsamtalen, skal du udarbejde en personlig udviklingsplan, hvori dine refleksioner og konklusioner omsættes til konkrete udviklingsaktiviteter. I sagens natur er en personlig udviklingsplan personlig, og ser derfor forskellig ud fra leder til leder, men den kan indeholde følgende overskrifter: Udviklingsmål Udviklingsaktiviteter Periode Hvem gør hvad/hvornår Hvordan følges op Eventuel en medarbejderdialog efter ledelsesdialogsamtalen HR anbefaler, at inddrage ledere/medarbejdere i dine resultater og din feedback det kan det være en god og lærerig oplevelse. Nedenstående er et forslag til, hvordan du kan gennemføre medarbejderdialogen eller dialogen i ledergruppen, hvis dette vælges (for nemhedens skyld bruges herefter begrebet medarbejderdialog, selv om det for nogle institutionslederes vedkommende er en dialog i institutionens ledergruppe). Formålet med en medarbejderdialog kan være at du: 1. gennem dialog får indsigt i de tanker og handlinger, som medarbejdernes tilbagemeldinger er udtryk for. 2. gennem dialog bliver mere tydelig på sammenhængen mellem 360 evalueringen og din udvikling Side 6
Efter medarbejderdialogen kan du tilføje eller korrigere sin udviklingsplan, hvis processen har givet dig ny viden om sin lederadfærd. En medarbejderdialog behøver ikke nogen fast struktur eller dagsorden, ligesom formen og varigheden kan variere fra et punkt på et eksisterende møde til et særligt drøftelsesmøde kun med dette ene fokus. Et eksempel på en dagsorden kan være: 1. Overordnet præsentation af dit udbytte og konklusioner på din 360 evaluering 2. Dialog om 360 evalueringen, hvor du for eksempel spørger ind til nogle af resultaterne, hvorved medarbejderne får mulighed for at nuancere deres evaluering 3. Eventuel: Dine overvejelser om dine udviklingspunkter/aktiviteter Hvad kan ledelsesevalueringen bruges til udover input til en ledelsesdialogsamtale? Det er Peter og Torbens opgave, sammen med Anders, at tage hånd om eventuelle generelle udviklingsaktiviteter, der skal tilbydes alle/flere ledere. Desuden har du efter ledelsesdialogsamtalen udarbejdet din egen udviklingsplan med nogle konkrete udviklingsaktiviteter. Derudover kan du få endnu mere ud af din ledelsesevaluering, hvis du er opmærksom på at bruge din rapport/dine læringspunkter i forbindelse med f.eks. coaching, kollegial sparring, egne refleksioner og i det daglige arbejde. Derudover vil HR opfordre til, at rapporterne også bruges til udviklingsdrøftelser i jeres ledergrupper, hvor I eksplicit drøfter ledelse med jeres lederkolleger. Hvis du gerne vil have konsulenthjælp En systematisk og målrettet evaluering af lederne giver et godt øjebliksbillede af, hvor den enkelte leder har behov for at udvikle sig ikke kun personligt, men også i samspillet med den øvrige ledelse og medarbejderne. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på at sikre en konstruktiv opfølgning, der kan omsætte øjebliksbilledet til en konkret udviklingsplan og samtidig danne udgangspunkt for en løbende dialog med nærmeste leder, lederkolleger og medarbejdere. I ledelsesdialogsamtalen opstilles konkrete udviklingsmål for den enkelte leder for det kommende år. I forlængelse af ledelsesdialogsamtalen kan der være behov for understøttende konsulenthjælp til at beskrive og klargøre de udviklingsaktiviteter, der skal sætte lederen i stand til at nå udviklingsmålene. Du har som leder mulighed for at rekvirere konsulenthjælp til de processer eksempelvis Personlig sparring coaching Medarbejderdialog Udviklingsaktiviteter for din organisation Temadage Kontakt konsulentteamet i Ledelsesakademiet i HR-huset. Side 7