Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget

DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget MØDEREFERAT 21. SEPTEMBER 2010 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 16. september 2010 UNIVERSITETSPARKEN 1 Sted: Referent: Lokale A+B Lisa Ibenfeldt Schultz 2100 KØBENHAVN Ø TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 Til stede: Pawel Winter Camilla Jørgensen Martin Zachariasen Dina Riis Johannsen Anya Kjærsig Lisa Ibenfeldt Schultz schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS SAG: 016-0002/10-5100 Sagsnr. oplyses ved henv. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 15. juni 2010 3. Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten 6. Konkrete arbejdsmiljøhændelser 7. Arbejdsmiljønetværk på SCIENCE 8. Opfølgning på ny fysisk APV 2009 (roadshow, rengøring, støj og akustik) 9. Arbejdsmiljøtjek

10. Arbejdsmiljørådets handlingsplan for arbejdsmiljøarbejdet på KU 2010-2012 11. Høring om materiale til implementering af proceduren for arbejdsmiljøgranskning af bygge- og vedligeholdelsessager på KU 12. Inspirationsseminar om stress og ledelse i vidensorganisationer 13. Budgetopfølgning for 2. kvartal og budget for lønforhandling 14. Anbefalinger i rapport om kompetenceudvikling 15. MUS-processen 2010 16. Høring om forslag til ændring af KUs års- og skemastruktur 17. Reorganisering af økonomiområdet på KU 18. Invitation til HSU konference 11. oktober om "personalepolitik på KU" 19. Fælles SU-kursus status? 20. Revideret VIP-udviklingsplan 21. Dato for julefrokost (10. eller 17. december) 22. Referater fra HSU og LSU 23. Eventuelt SIDE 2 AF 8 1. Godkendelse af dagsorden Anya Kjærsig foreslog, at der indsættes et nyt arbejdsmiljøpunkt "belysning på gangareal", da der er problemer med belysningen på gangen ved Science-IT. Martin Zachariasen oplyste, at gangarealet hører under Fakultetet, men at Bent Andersen har bistået med praktisk hjælp i forbindelse med maling af gangen. Martin Zachariasen henviste til punkt 20 og meddelte, at bilaget til dette punkt først vil blive udsendt til næste møde. Dagsordenen blev herefter godkendt. 2. Godkendelse af referat Martin Zachariasen henviste til punkt 8 i referatet (strømforbrug i biblioteket) og ønskede oplyst, om udvalgets beslutning var ført ud i livet. Lisa Schultz oplyste, at sekretariatet havde meddelt Campus Service Nord, at udvalget ønskede et system, som afbryder lyset kl. 22.00. Martin Zachariasen ønskede oplyst, om der havde været flere indbrud i escience-centret. Camilla Jørgensen oplyste, at der ikke havde været flere indbrud.

Dina Riis henviste til punkt 7 og oplyste, at der er købt opslagstavler svarende til de tavler, som hænger på Matematisk Institut. Tavlerne bliver hængt op og bliver beklædt med aktuelle informationer. SIDE 3 AF 8 Referatet blev herefter godkendt. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: Instituttet skal bidrage til KUs budgetanalyse. NCI koordinerer bidrag med forskellige nøgletal. DIKUs handlingsplan til instituttets strategi vil indgå i analysen, således at aktiviteter med henblik på styrkelse af indtægtssiden vil blive fremhævet. Samarbejdsudvalget vil modtage udkastet til bidrag til høring. Biologi og Niels Bohr Instituttet har allerede bidraget. Der har været afholdt et budgetseminar for ledelsen på SCI- ENCE. På seminaret blev det fremhævet, at økonomien for 2010 ikke er så kritisk som først antaget, bl.a. som følge af flere STÅ. I løbet af oktober vil det blive afgjort, i hvilket omfang globaliseringsmidlerne vil bidrage. Ledelsen har drøftet pladsproblemerne på escience-centret med institutlederne på henholdsvis fysik og kemi. Man har drøftet at inddrage de matematikstuderendes køkken, men der vil så mangle et lokale til dem. Der kom ikke et brugbart resultat ud af drøftelserne, hvorfor sagen nu er forelagt for dekanen. Problemet er aktualiseret af, at escience-centret bliver udvidet med 7 personer, da der kommer 10 nye medarbejdere, medens 3 medarbejdere forlader centret. Der har været afholdt møde i brugergruppen vedrørende flytning af DIKUs medarbejdere og studerende til HCØ. Flytningen er udsat til efteråret 2012. Brugergruppen indsamler ønsker til de nye lokaler. Studenterkantinen vil blive genskabt på et mindre areal i lokaler, hvor der nu er kemilaboratorier. De studerende prioriterer studenterkantinen højere end studiearbejdspladser og grupperum. Der har været afholdt møder i brugergrupperne vedrørende Niels Bohr Science Park. Der er ansat en lang række nye medarbejdere, herunder professor Klaus Marius Hansen og professor mso Christian Igel med to phd-studerende. Ansættelsen af Christian Jacobsen og Mikkel Rønne Jakobsen er forlænget 1 år. Amr Elmasry er ansat til 1. september 2011.

Det er besluttet at give ansatte mulighed for at udskifte fastnettelefonen med en mobiltelefon. Det indebærer, at medarbejderne vil komme til at betale multimedieskat. Receptionen er flyttet til HCØ og hører organisatorisk under NCI. Indgangen er blevet malet og der er opsat skilte. De studieadministrative opgaver er ikke flyttet med. SIDE 4 AF 8 Pawel Winter foreslog, at man indretter det midlertidige lokale til Nat-IT studerende med bedre møbler. Martin Zachariasen anbefalede at hente de sofaer, som er opmagasineret i kælderen. Pawel Winter ønskede oplyst, om mobiltelefonen også skal kunne anvendes til opkald til udlandet. Martin Zachariasen bekræftede, at mobiltelefonen også skal kunne anvendes til opkald til udlandet. Dog vil forbruget blive monitoreret, således at forbrug over 500 kr. i kvartalet vil blive undersøgt nærmere. Anya Kjærsig ønskede oplyst, om det også vil være muligt at få en hjemmearbejdsplads, da man så kan foretage opkald til udlandet fra computeren. Martin Zachariasen oplyste, at instituttet ikke uden videre giver hjemmearbejdsplads til alle, men anmodninger bliver vurderet konkret. 4. Meddelelser fra B-siden Pawel Winter nævnte, at Leif Søndergård, tillidsrepræsentant for magistrene, vil komme og holde et oplæg om lønforhandlinger den 17. september. Det er aftalt, at Leif Søndergård skal holde et generelt oplæg og at der herefter vil være mulighed for at stille spørgsmål uden ledelsens tilstedeværelse. Camilla Jørgensen nævnte, at de øvrige tillidsrepræsentanter var inviterede, men var forhindrede i at deltage. 5. Gennemgang af opgavelisten Det blev besluttet at slette punkt 1 (invitation af TR forud for lønforhandlinger) og punkt 8 (svar til Campus Service om elektricitet). Fristen for punkt 2 (roadshow ergonomi) ændres til 1. november 2010 og fristen for punkt 3 (materiale om ergonomi) ændres til 15. oktober 2010. Ligeledes blev fristen for punkt 6 (informationsmateriale om støv) udsat til 1. november 2010.

Anya Kjærsig omtalte materiale om pausegymnastik, som kan indgå i det materiale om ergonomi, som rundsendes inden roadshowet til grupperne. SIDE 5 AF 8 6. Arbejdsmiljøhændelser Lisa Schultz nævnte, at der har været problemer med indtrængen af regnvand i mødelokalet i kælderen med fugt og lugtgener til følge. Problemet blev straks meldt til Campus Service Nord. Martin Zachariasen anbefalede, at flytte det eksisterende smartboard fra mødelokalet i kælderen til mødelokale A+B. 7. Arbejdsmiljønetværk Dina Riis Johannesen oplyste, at hun havde deltaget i et møde i arbejdsmiljønetværket. Netværket er mest orienteret mod de daglige arbejdsmiljøledere. Lisa Schultz havde tilmeldt sig netværket. 8. Opfølgning på ny fysisk APV Punktet blev behandlet i forbindelse med gennemgangen af opgavelisten (punkt 5). 9. Arbjedsmiljøtjek Lisa Schultz oplyste, at hun vil udarbejde en plan for gennemførelse af arbejdsmiljøtjek på Datalogisk Institut. 10. Arbejdsmiljørådets handlingsplan Lisa Schultz nævnte, at planen var udsendt til orientering. Især tidsplanen for de enkelte aktiviteter er interessant for arbejdsmiljørepræsentanterne. 11. Arbejdsmiljøgranskning af bygge- og vedligeholdelsessager Lisa Schultz fremlagde materialet om arbejdsmiljøgranskning og fremhævede materialets relevans i forbindelse med instituttets flytning til HCØ og Niels Bohr Science Park. Det er uklart, om den foreskrevne ibrugtagnings- APV kan gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse eller om den alene kan gennemføres som et møde. Sidstnævnte vil indgå i høringssvaret til Arbejdsmiljørådet. 12. Inspirationsseminar om stress og ledelse i vidensorganisationer Martin Zachariasen nævnte, at han havde deltaget i et seminar om stress og ledelse i vidensorganisationer. Der var bl.a. følgende gode råd til ledere for at undgå stress i organisationen: 1) giv feed back, 2) giv hjælp til at prioritere opgaver 3) sæt rammer for tidsforbrug på de enkelte opgaver

4) giv hjælp til at løse opgaverne. SIDE 6 AF 8 13. Budget for 2. kvartal og budget for lønforhandlinger Martin Zachariasen fremlagde status for 2. kvartal og fremhævede, at indtægterne fra STÅ og overhead fra eksterne midler er steget. Camilla Jørgensen ønskede oplysninger om karakteren af de strategiske midler. Martin Zachariasen oplyste, at de strategiske midler uddeles af dekanen til institutterne. Pawel Winter ønskede oplyst, hvorfor udgiften til "diverse drift" er steget så markant. Endvidere ønskede Pawel Winter oplyst, hvorvidt der er flere midler til rejser. Martin Zachariasen vil undersøge posten "diverse drift" nærmere. Der er flere midler til rejser, da instituttet generelt har flere indtægter. Camilla Jørgensen ønskede oplyst, om overskud i 2010 kan overføres til 2011. Dette blev bekræftet, men det betyder ikke, at instituttet automatisk har trækningsret på opsparingen. På foranledning af et spørgsmål fra Pawel Winter, oplyste Martin Zachariasen, at økonomien ikke er i så positiv udvikling på andre institutter under SCIENCE. Dog har Matematisk Institut modtaget store EU-bevillinger. Der skal også satses på at opnå en EU-bevilling til Datalogisk Institut, hvilket endnu ikke er lykkedes på grund af de valgte temaer for uddeling af midler og på grund af de små danske virksomheder, som ikke kan løfte opgaven. I forbindelse med de årlige lønforhandlinger nævnte Martin Zachariasen, at der er afsat 1 % af lønsummen til lokalløn. Det vil sige, at 1 % af 23,8 mill. kr. svarende til 238 tusind til lokalløn. Det skal dog undersøges, om midler til NCI indgår i beløbet. 14. Kompetenceudvikling Lisa Schultz henviste til brevet fra HSU om kompetence udvikling og anmodede udvalget tage stilling til to spørgsmål: 1) Er der behov for at øremærke et beløb til kompetenceudvikling? 2) Er der behov for at revidere og konkretisere medarbejdernes stillingsbeskrivelser?

Camilla Jørgensen vurderede, at der ikke er behov for at øremærke midler til kompetenceudvikling, da der næsten aldrig bliver givet afslag. SIDE 7 AF 8 Martin Zachariasen vurderede, at der bør udarbejdes stillingsbeskrivelser for TAPmedarbejderne. Pawel Winter ønskede oplyst, om der er foretaget ændringer i fordelingen mellem undervisning og forskning for VIPerne? Martin Zachariasen oplyste, at der ikke var foretaget ændringer i opgavefordelingen ud over dem, der fremgår af undervisningsbudgettet. Camilla Jørgensen gjorde opmærksom på, at de eksterne bevillinger kan give mulighed for frikøb. Martin Zachariasen bemærkede, at der alene er tale om frikøb fra forskningsforpligtelsen og ikke for undervisningsforpligtelsen. Dette er i overensstemmelse med en politik udarbejdet på NBI, men modsat politik på HUM. Spørgsmålet kan tages op i Forskningsudvalget. Pawel Winter foreslog, at det bliver standardiseret at søge om midler til frikøb. Camilla Jørgensen anbefalede, at der kun søges midler til frikøb og til administration ved større bevillinger. 15. MUS-processen 2010 Lisa Schultz fremlagde udkast til mail om MUS-processen 2010. Indholdet svarer til den tilsvarende instruks i 2009. Pawel Winter ønskede oplyst, om man kan holde MUS-samtaler via SKY- PE, med phd-studerende i udlandet. Martin Zachariasen bekræftede, at samtaler kan føres over SKYPE. Endvidere foreslog han, at der indføres formøder med de personer, som ønsker at holde samtale med institutlederen i stedet for med forskergruppelederen. I formødet skal deltage både den ansatte, forskergruppelederen og institutlederen. 16. Høring om forslag til ændring af KUs års- og skemastruktur Pawel Winter vil sende skriftlige bemærkninger til udvalget. 17. Reorganisering af økonomiområdet

Martin Zachariasen oplyste, at der ikke foreligger nyt i sagen. I NCI tilpasses strukturen til de tre områder i de nye centre, dvs. 1) økonomi, 2) personale og 3) service. SIDE 8 AF 8 På foranledning af et spørgsmål fra Camilla Jørgensen, oplyste Anya Kjærsig, at der allerede er indført ensartede procedurer. Det gælder bl.a. det fælles rekvisitionssystem og administration af projektregnskaber. Dina Riis Johannsen udtrykte bekymring for, om det nye rekvisitionssystem vil medføre flere opgaver til forskergruppesekretærerne. Martin Zachariasen bemærkede, at indførelsen af det nye rekvisitionssystem skal drøftes i SU. Endvidere bør systemets indførelse på DIKU drøftes på et møde mellem NCI, Martin Zachariasen, Lisa Schultz og forskergruppesekretærerne. Camilla Jørgensen foreslog, at indkøbsfunktionen også centraliseres. Lisa Schultz nævnte, at NCI allerede havde taget initiativ hertil. 18. Invitation til HSU konference om personalepolitik Martin Zachariasen opfordrede alle til at deltage. 19. Fælles SU-kursus Da kun Lisa Schultz var tilmeldt og Pawel Winter var på venteliste, besluttede udvalget at aflyse deltagelsen. Udvalget melder sig til et fælles kursus ved næstkommende lejlighed. 20. Revideret VIP-udviklingsplan Martin Zachariasen meddelte, at en revideret plan vil blive uddelt ved næste møde. 21. Dato for julefrokost Udvalget besluttede, at DIKUs julefrokost afholdes fredag den 10. december 2010. 22. Referater fra HSU og LSU Punktet blev ikke behandlet. 23. Eventuelt Intet.