1. Formål og gyldighedsområde Denne kvalitets- og miljøhåndbog er gældende for følgende datterselskaber under EnviDan Holding ApS: EnviDan A/S EnviDan Water A/S EnviDan Energy A/S, (GasCon A/S) EnviDan International A/S, herunder Purenova AB I det følgende betegnes ovennævnte selskaber under et som virksomheden. Håndbogen skal sikre planlægning, gennemførelse og koordinering af alle aktiviteter, som kan påvirke forhold vedrørende kvaliteten af virksomhedens ydelser og relaterede miljøpåvirkninger i relation til Scopet: Udvikling, salg, planlægning og udførelse af projekter og løsninger indenfor områderne renseanlæg, afløbsteknik, vandteknik, energi- og biogasteknik Systemet opfylder kravelementerne i DS/EN ISO 9001: 2008 og DS/EN ISO 14001: 2004. 1.1 Kvalitets- og miljøsystemet har til formål: At sikre kvaliteten af ydelser på et højt ensartet niveau, ligesom det sikres, at der procesmæssigt arbejdes med løbende forbedringer At medvirke til at synliggøre vores holdninger i kvalitets- og miljømæssige spørgsmål og fastlægge retningslinjer for og forpligtelse til kvalitet og miljø Overfor kunder, myndigheder og andre interessenter at vise at virksomheden har opbygget og implementeret et kvalitets- og miljøledelsessystem, der efterlever kravene i DS/EN ISO 9001: 2008 og DS/EN ISO 14001: 2004 1.2 Kvalitets- og miljøsystemet baseres på: At styre og overvåge forretningsprocesserne At forebygge, at der opstår afvigelser At korrigere, såfremt der opstår afvigelser Løbende at uddanne og træne virksomhedens medarbejdere i kvalitets- og miljøbevidsthed 1.3 Erklæring Det er vores hensigt at følge systemets anvisninger således, at virksomheden kan opretholde samt styre kvaliteten af ydelser og miljømæssige forhold i overensstemmelse hermed. Morten Fjerbæk Adm Direktør Side 1 af 9
2. Virksomhedsbeskrivelse Virksomheden er en dansk ingeniørvirksomhed, der arbejder inden for miljøområdet med speciale inden for fire hovedforretningsområder: Spildevandsrensning Afløbsteknik Rentvandsteknik Biogas- og energiteknik Virksomhedens ydelser kan hovedsageligt opdeles i følgende områder: 1. Rådgivningsvirksomhed, herunder udvikling, planlægning, projektering, byggeledelse og/eller tilsyn på projekter inden for virksomhedens forretningsområder 2. Totalentrepriser og leverancer indenfor forretningsområderne 3. It-portalløsninger inden for og på tværs af forretningsområderne 4. Udvikling af løsninger, værktøjer og processer inden for hovedforretningsområderne For yderligere oplysninger henvises til EnviDan Gruppens hjemmesider. 1 3. Kvalitetspolitik For at opfylde kvalitetsmålsætningen, har virksomheden vedtaget en kvalitetspolitik, som kræver konstant fokus på og investeringer i følgende områder af afgørende betydning for de enkelte projekters succes, både hos kunden og hos virksomheden. 3.1 Projektledelse Virksomheden investerer løbende i uddannelse af virksomhedens medarbejdere i god projektledelse. Sideløbende hermed opstilles en entydig ansvars- og kompetencefordeling mellem ledelsen, projektledere og projektmedarbejdere, som er kendt af alle involverede parter. 3.2 Intern formidling af viden Kvalitet i projekterne må ikke bero på manglende anvendelse af allerede kendt viden. Virksomheden søger derfor konstant at sikre og udbygge en effektiv formidling og ajourføring af viden, erfaringer, krav, normer m.v., der kan påvirke kvaliteten af leverede ydelser. I virksomheden anvendes blandt andet Intranet som et effektivt værktøj til formidling af viden og til at sikre tilgængelighed af fælles organisatorisk viden. Samtidig organiseres projekter og videndelingsgrupper i virksomheden på en måde, der sikrer den bedst mulige videndeling før, under og efter projektafviklingen. 3.3 Kvalitetssystem Virksomheden satser på et effektivt kvalitetssystem, som dels er projektlederens hjælpeværktøj til sikring af en korrekt og effektiv projektafvikling - og dels er kundens sikkerhed for kvalitet i leverede ydelser. Kvalitetssystemet er udviklet efter god skik for forretningsområdet. 1 www.envidan.dk, www.envidanwater.dk, www.gascon.dk, www.envidan.com Side 2 af 9
3.4 Kvalitetsforbedringer På basis af erhvervede projekterfaringer foretages forbedringer og optimering af kvalitetssystemet. Det sker på basis af ledelsens evaluering og beslutninger relateret til afvigelsesbehandlinger. 3.5 Kvalitetsmål Virksomhedens kvalitetsmål er som følger: 1. At anvende og levere løsninger, der teknisk, miljømæssigt, kvalitetsmæssigt og økonomisk er optimale for kunden 2. At gennemføre en effektiv projektafvikling, der sikrer at projekterne afvikles optimalt for virksomheden 3. At projektafviklingen er baseret på et opdateret og effektivt kvalitetssystem 4. At afvigelser benyttes konstruktivt til læring via videndeling og eventuel justering af grundlæggende årsager til fejlens opståen, herunder som input til den løbende forbedring af kvalitetssystemet Kvalitetsmålene dokumenteres via en række forskellige parametre: Omfang af gensalg og markedsandel. Virksomheden opgør 1 gang årligt omsætningen på alle eksisterende og nye kunder med henblik på at dokumentere omfanget af gensalg og markedsandelen hos den enkelte kunde. Uændret eller stigende omsætning betragtes som dokumentation for, at mål 1 er overholdt i forhold til kunden Økonomiske resultater i virksomheden. Årlig opgørelse og benchmarking i forhold til de 5 største konkurrenter skal vise, at virksomheden har en bedre indtjening end gennemsnittet. Er det tilfældet, betragtes mål 2 som opfyldt Virksomheden har en formaliseret kvalitetsorganisation, der aktivt gennemfører interne audits med henblik på at sikre dels, at kvalitetssystemet anvendes korrekt, dels at det løbende opdateres i forhold til ændringer og tilpasninger af projektafviklingen som markedet efterspørger. Dokumentation af mål nr. 3 sker i form af årlig evalueringsrapport fra kvalitetsorganisationen Referat fra ledelsesevalueringer jf. afsnit 5 benyttes som dokumentation for opfyldelse af kvalitetsmål nr. 4 4. Miljøpolitik Gennem vores rådgivning samt valg og udvikling af løsninger bestræber vi os i videst muligt omfang på at beskytte miljøet og begrænse klimapåvirkninger. Dette sker ved at stille forbedrende samt energieffektiviserede og bæredygtige løsninger til rådighed for kunden. Vi forpligter os til: 1. løbende forbedring og forebyggelse af forurening 2. at overholde relevante lovmæssige krav og andre krav, som virksomheden har tilsluttet sig vedrørende miljøforhold Ledelsen er forpligtet til at kommunikere miljøpolitikken til alle personer, der arbejder for og på vegne af virksomheden. Miljøpolitikken er tilgængelig på virksomhedens hjemmeside. Side 3 af 9
4.1 Miljømålsætning Virksomhedens miljømålsætninger er som følger: 1. At nedbringe vores interne forbrug af el og varme samt forbrugsstoffer 2. Reducere miljøbelastningen ved projektrelateret transport 3. Udvikling af best practice for inddragelse af miljøhensyn på projekter 4.2 Miljøhandlingsplaner For hver af de 3 miljømålsætninger udarbejdes en årlig handlingsplan, der beskriver: Delmål, som ønskes opnået De aktiviteter, der skal gennemføres Ansvarlig(e) for gennemførelse af aktiviteter Tidsfrist(er) for gennemførelse af aktiviteter Resultat ved opfølgning Mål gennemgås ved ledelsens evaluering. De konkrete mål og handlingsplaner fremgår af bilag til ledelsens evaluering. 5. Ledelsens evaluering Ledelsen gennemgår kvalitets- og miljøledelsessystemet for at sikre dets fortsatte egnethed, effektivitet og relevans. Der bliver afholdt 4 årlige møder med følgende fokus: Kvt. 1: Årligt evalueringsmøde i chefgruppen Opfølgning på tidligere ledelsesevalueringer (gennemgang af referat) Intern/ekstern audit Evaluering af lovmæssige miljøkrav og andre miljøkrav som virksomheden er underlagt, herunder betydning af eventuelle ændringer i kravgrundlaget Tilbagemeldinger fra kunder; herunder eventuelle reklamationer samt eksterne miljømæssige henvendelser Procespræstationer vedrørende forretningen og vurdering af organisationens miljøpræstation Gennemgang og opfølgning på afvigelser og korrigerende handlinger Fastlæggelse af forebyggende handlinger Ændringer, der vil kunne påvirke kvalitets- og miljøledelsessystemet Evaluering af kvalitets- og miljøpolitik og mål Forslag til forbedring af kvalitets- og miljøledelsessystemet og processerne Konklusion: Konklusionen skal omfatte beslutninger og handlinger i relation til forbedringer af kvalitetsog miljøledelsessystemet og processernes effektivitet, forbedringer i relation til kundekrav og slutteligt en vurdering af det kommende ressourcebehov Kvt. 2-4: Udvidet direktionsmøde Intern/ekstern audit Tilbagemeldinger fra kunder; herunder eventuelle reklamationer Procespræstationer, hvor godt fungerer vores forretningsprocesser i forhold til levering af vores ydelser? Gennemgang og opfølgning på afvigelser og korrigerende handlinger Fastlæggelse af forebyggende handlinger Side 4 af 9
Der udarbejdes referat fra alle møder. Resultatet fra ledelsens evaluering er tilgængelig for virksomhedens ansatte og gennemgås på førstkommende afdelingsmøde. 6. Organisationsbeskrivelse 6.1 Struktur I hverdagen fungerer selskaberne i EnviDan Gruppen i et nært samarbejde. Nedenstående organogram viser den samlede selskabsstruktur for EnviDan Gruppen: EnviDan Holding ApS EnviDan A/S EnviDan Water A/S EnviDan Energy A/S EnviDan International A/S Afdelinger i Aalborg, Aarhus, Silkeborg og København Purenova Miljöteknik AB Sverige Danaqua Holding ApS Organogram for EnviDan Gruppen. Funktioner markeret med blåt er med i kvalitetssystemet. Nærværende kvalitetshåndbog er gældende for de virksomheder i EnviDan Gruppen, der er nævnt i afsnit 1. Det skal fremhæves, at kvalitets- miljøhåndbogen således ikke dækker aktiviteter udført i Dan-Aqua Holding ApS samt i EnviDan Holding ApS. 6.2 Ansvar generelt Den daglige ledelse for EnviDan Holding ApS udgøres af en 3-mands direktion samt af EnviDan A/S lokale lederteams i afdelingerne i Silkeborg, Aalborg, Aarhus og København. For øvrige selskaber i EnviDan Gruppen udgøres ledelsen af den administrerende direktør. Kvalitets- og miljøledelse i EnviDan er overordnet set ledelsens ansvar, idet ansvaret for udvikling, implementering og vedligeholdelse af systemet dog er uddelegeret til kvalitetschefen (ansat i Envi- Dan A/S) som en stabsfunktion til ledelsen. Det er direktionen for virksomhedens ansvar at: Kvalitets- og miljøpolitikken er udarbejdet og kommunikeret i hele organisationen Ansvar og kompetence er defineret og kommunikeret i hele organisationen Sikre at afdelingschefer/direktører er bekendt med sine ansvarsområder, herunder ansvar for kvalitet og miljø Udpege ledelsens repræsentant i forhold til sikring af ledelsessystemets effektivitet Side 5 af 9
Ledelsesniveau under direktionen, herunder afdelingschefer/dirktører har ansvar for at: Sikre tilstrækkelige og kompetente ressourcer til gennemførelse af processerne Der gennemføres korrigerende handlinger på opståede fejl Der laves analyser til gennemførelse af forebyggende handlinger Udarbejde relevante funtionsbeskrivelser i henhold til fastlagt skabelon Projektleder/projektchef har ansvar for at: Sikre, at projekter gennemføres i overensstemmelse med virksomhedens gældende procedurer og instruktioner Det er alle medarbejderes ansvar at: Sikre kvaliteten/opfyldelse af kvalitets- og miljøkrav i det daglige arbejde Informere nærmeste leder om forhold, der kan have negativ indflydelse på kvalitet og miljø Komme med idéer og forslag til forbedringer Mere specifikke ansvarsbeskrivelser fremgår af procedurer og instruktioner samt arbejdsbeskrivelser. Ledelsens repræsentant Kvalitetschefen er udpeget som Ledelsens repræsentant, og er - uanset andre opgaver - ansvarlig for, at ledelsessystemet opfylder kravene i den gældende DS/EN ISO 9001: 2008 og DS/EN ISO 14001: 2004. 7. Kundetilfredshed De kundeansvarlige jf. vores CRM system skal forud for ledelsens årlige evaluering indrapportere en skriftlig status på samarbejdet med og tilfredsheden hos væsentlige kunder. 8. Kommunikation Virksomhedens intranet giver alle medarbejdere mulighed for at få information om følgende forhold: Administration Kvalitets- og miljøledelse Personale Salg IT Produktion Udvikling Strategi Derudover findes der en søgefunktion på intranettet, der giver mulighed for at søge på alle aktuelle og historiske produktionsdokumenter. Receptionen i Silkeborg varetager henvendelser fra eksterne interessenter. Ud over kommunikation til myndigheder samt kunder med specifikke krav er det af ledelsen besluttet ikke at kommunikere eksternt om væsentlige miljøforhold. Kommunikationen til kunder foregår i givet fald via projekter og varetages af projektleder og projektmedarbejdere. Side 6 af 9
9. Lovgivning og forsikringsforhold Virksomheden sikrer, at de leverede ydelser til enhver tid overholder de gældende myndighedskrav. Virksomheden opretholder en liste over relevante love og standarder, som fremgår af procedure 3.9 Lovgivningsmatrice. Listen ajourføres ved intern audit. Ved tvivl rettes henvendelse til anerkendte institutter og myndigheder. Virksomheden har tegnet en professionel rådgiveransvarsforsikring, som dækker eventuelle fejl i forbindelse med gennemførelse af rådgiverprojekter (HDI Gerling. Police nr. VAB1501569). Forsikringen kan suppleres med en tillægsforsikring, såfremt der specifikt stilles krav om dette i forbindelse med udførelse af konkrete projekter. Virksomheden har tegnet erhvervsansvarsforsikring, som dækker det erhvervs- og produktansvar som virksomheden måtte ifalde som følge af projektaktiviteter (HDI Gerling. Police nr. VAB1501569). Virksomhedens bogholderi ligger inde med de til en hver tid gældende forsikringsoversigter, som kan rekvireres af projektmedarbejderne efter behov. Forsikringscertifikat kan hentes på Intranettet. 10. Systembeskrivelse Kvalitets- og miljøledelsessystemet er opbygget i 4 niveauer I II Kvalitets- og miljøhåndbog Niveau I Forretningsprocesser, Støtteprocesser Niveau II III Instruktioner og blanketter Niveau III IV Vejledninger Niveau IV Kvalitets- og miljøhåndbogen Niveau I Er det overordnede styringsgrundlag for kvalitetssystemet og angiver virksomhedens overordnede retningslinjer for og forpligtelse til kvalitet. Nærværende dokument er kvalitetshåndbogen og indeholder: 1) Ledelsesprocesser Formål og gyldighedsområde Virksomhedsbeskrivelse Kvalitetspolitik Miljøpolitik Ledelsens evaluering Organisationsbeskrivelse Kundetilfredshed Intern kommunikation Lovgivning og forsikringsforhold Side 7 af 9
10.1 Procedurer Niveau II Den daglige styring af kvalitet og miljø udøves fra dette niveau i systemet, som består af proceduregrundlaget. Forretningsprocesser: Projekter Type I 2.1 2.2 Kontrahering 2.3 Projektklargøring 2.4 Projektudførelse 2.5 Afslutning Salg Rammeaftaler 2.7 Kontrahering Miljøovervejelser/projektplan - Miljøkortlægning - Driftstyring (i projektforløb) - Nødberedskab 2.8 Projektudførelse 2.9 Afslutning 2.6 Drift & Vedligehold Projekter Type II Støtteprocesser: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Styring af Erfaringer og Indkøb og dokumenter leverandørstyring Udvikling utilsigtede Intern audit Intern/ekstern/ hændelser Back-up 3.6 Værktøj & Udstyr 3.7 Uddannelse & træning 3.8 Kortlægning af miljøforhold Væsentlighedkriterier Kortlægning (Excel) (Baseline + Benchmark) 3.9 Lovgivningsmatrice 3.10 Nødberedskab + afprøvning Side 8 af 9
10.2 Det operationelle niveau Niveau III Er instruktioner, specifikationer og blanketter - Den enkelte instruktion anvendes kun af de berørte medarbejdere. Instruktioner/Blanketter: Instruktioner Blanketter Specifikationer 10.3 Vejledninger Niveau IV Vejledninger kan benyttes som inspiration og styres ikke i overensstemmelse med procedure 3.3 Styring af dokumenter internt/eksternt/back up. Vejledninger: V1 V2 VN Dato for revision: 19.08.2015 Side 9 af 9