Udbud af afklarings- og jobsøgningsforløb for a- dagpengemodtagere og jobparate kontanthjælpsmodtagere Rammeaftale Vesthimmerlands Kommune - Jobcenter Vesthimmerland
Indholdsfortegnelse 1. Rammeaftalens parter... 3 2. Aftalens formål... 3 3. Aftalekompleks... 3 4. Leverandør... 4 5. Ydelsen... 4 6. Kvalitetssikring - opfølgning og evaluering af ramme- og delaftaler... 5 6.1. Samarbejde og kontakt mellem Vesthimmerlands Kommune og leverandør... 5 6.2. Det faglige tilsyn og kvalitetssikring... 5 6.3. Evaluering... 6 7. Vederlag... 6 8. Forvaltningsretlige bestemmelser... 7 8.1. Tavshedspligt, videregivelse af oplysninger etc.... 7 8.2. Behandling af personoplysninger... 8 9. Bestemmelser vedrørende beskæftigelsesforløb... 8 9.1. Information om beskæftigelsesforløbet... 8 9.2. Visitation og henvisning... 9 9.3. Leverandørs pligter under beskæftigelsesforløbet... 9 9.3.1. Protokolførelse... 9 9.3.2. Borgerens udeblivelse, afvisning eller ophør... 9 9.3.3. Borgerens klage... 9 10. Øvrige vilkår... 10 10.1. Varighed og ophør... 10 10.2. Overdragelse... 10 10.3. Ændringer... 10 10.4. Misligholdelse... 10 10.5. Force majeure... 11 10.6. Tvister... 11 10.7. Referencer og markedsføring... 12 11. Underskrifter... 12 Side 2 af 12
1. Rammeaftalens parter Rammeaftalens parter er: Vesthimmerlands Kommune, Jobcenter Vesthimmerland Himmerlandsgade 27 9600 Aars i det følgende benævnt som Vesthimmerlands Kommune eller kommunen. og [ indsæt leverandørs navn ] [ indsæt leverandørs adresse ] [ indsæt leverandørs adresse ] [ indsæt leverandørs CVR. nr. ] i det følgende benævnt som leverandør. 2. Aftalens formål Nærværende rammeaftale er indgået efter afholdelse af offentligt udbud, som bekendtgjort på Vesthimmerlands Kommunes hjemmeside, lokale aviser samt udbud.dk Rammeaftalen gælder for perioden 6. januar 2014 til 31. december 2015. Rammeaftalen giver Vesthimmerlands Kommune, ret - men ikke pligt - til - indenfor rammeaftalens løbetid - at bestille de af rammeaftalen omfattede ydelser hos leverandør på de vilkår, som fremgår af nærværende rammeaftale med bilag 1-3. Rammeaftalen giver ikke leverandøren krav på eller garanti for tildeling af et bestemt antal konkrete opgaver. Indgåelse af delaftaler vil altid ske på grundlag af en konkret og individuel vurdering af kommunens behov, ligesom visitation af deltagere vil ske på grundlag af en konkret og individuel vurdering af deltagernes behov og forhold. Herudover tager Vesthimmerlands Kommune forbehold i forhold til bevillingsmæssige rammer, samt øvrige bevillingsmæssige forhold. 3. Aftalekompleks Nærværende rammeaftale angiver de overordnede bestemmelser om parternes rettigheder og forpligtigelser vedr. afklarings- og jobsøgningsforløb for a-dagpengemodtagere og jobparate kontanthjælpsmodtagere. Parternes rettigheder og forpligtelser er desuden reguleret i bestemmelserne i bilag 1-3. Udover nærværende rammeaftale med bilag reguleres samarbejdet mellem Vesthimmerlands Kommune og leverandør af de delaftaler, der indgås i forbindelse med løsning af konkrete opgaver. Ved udarbejdelsen af en delaftale skal der tages udgangspunkt i Vesthimmerlands Kommunes Skabelon til delaftale, jfr. bilag 3. Side 3 af 12
Enhver aftale, herunder efterfølgende eller supplerende, skal for gyldighed bekræftes skriftligt af Vesthimmerlands Kommune. I tilfælde af eventuel uoverensstemmelse mellem nærværende rammeaftale og dens bilag skal følgende indbyrdes rangorden anvendes: 1. Rammeaftalen 2. Bilag 1: Kravspecifikation 3. Bilag 2: Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse 4. Bilag 3: Delaftale Bestemmelser indeholdt i eventuelle tillæg til rammeaftalen opnår rangorden som de bestemmelser, tillægget erstatter eller supplerer. 4. Leverandør Leverandør er forpligtet til at sikre, at der til enhver tid vil blive stillet de nødvendige ressourcer til rådighed for udførelsen af opgaverne under de indgåede delaftaler. Leverandøren er under udførelsen af beskæftigelsesopgaven forpligtet til at sikre, at arbejdet til enhver tid kan varetages under iagttagelse af de på tidspunktet gældende lovgivningskrav til målgruppernes forpligtigelser og rettigheder. Leverandør er til enhver tid forpligtet til at overholde gældende regler og forskrifter, herunder gældende arbejdsmiljøregler. Leverandør er tillige til enhver tid forpligtet til at efterkomme alle eventuelle myndighedskrav. Leverandør er forpligtet til at tegne de nødvendige og lovpligtige forsikringer, og til at opretholde disse i rammeaftalens løbetid. Vesthimmerlands Kommune er til enhver tid berettiget til at kræve dokumentation for dette. Leverandør kan - som led i udførelsen af beskæftigelsesopgaven - alene betjene sig af underleverandører efter forudgående skriftlig aftale med Vesthimmerlands Kommune. Leverandør er ansvarlig for eventuel underleverandørs leverance på ganske samme vis, som hvis den pågældende ydelse var leveret af leverandør selv. 5. Ydelsen Vesthimmerlands Kommunes kravspecifikation for de af denne rammeaftale omfattede opgaver, herunder beskrivelse af målgrupper, de overordnede ydelsesbeskrivelser samt angivelse af varighed, fremgår af bilag 1. Leverandørs redegørelse for opfyldelsen af ydelsesbeskrivelsen og kvalitetskravene er indarbejdet i bilag 2 Leverandør skal kunne påbegynde en konkret indsats under en given delaftale senest d. 6. januar 2014. Side 4 af 12
Leverandør kan ikke afvise en visiteret borger. I særlige tilfælde, fx ved alvorlige uoverensstemmelser mellem leverandør og borger, kan Vesthimmerlands Kommune dog godkende borgerens ønske om skift til anden leverandør med kortere varsel, hvis det er muligt. I et sådant eventuelt tilfælde betaler Vesthimmerlands Kommune for igangværende og efterfølgende uge. 6. Kvalitetssikring - opfølgning og evaluering af ramme- og delaftaler Leverandør skal - på Vesthimmerlands Kommunes begæring - medvirke i gennemførelsen af undersøgelser af deltagernes tilfredshed med leverandørs opfyldelse af de af rammeaftalen omfattede ydelser. Vesthimmerlands Kommune har til enhver tid ret til på eget initiativ at kontrollere udførslen af opgaver, eksempelvis som følge af uregelmæssigheder ved indberetninger eller informationer fra personale og samarbejdspartnere. Vesthimmerlands Kommune kan vederlagsfrit anmode leverandør om at foranledige en årlig revisorerklæring om leverandørs økonomiske formåen udarbejdet af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor. Vurderes det på baggrund af revisorerklæringen, at leverandør ikke har en betryggende økonomi i forhold til løsningen af beskæftigelsesopgaven, afholder leverandør omkostningerne i forbindelse med udarbejdelse af revisorerklæringen. Vesthimmerlands Kommune vil i en sådan situation ikke indgå yderligere delaftaler, førend leverandør atter har dokumenteret en betryggende økonomisk formåen. 6.1. Samarbejde og kontakt mellem Vesthimmerlands Kommune og leverandør Det formelle faglige tilsyn med tilbuddet føres af Jobcenter Vesthimmerland. Der vil således i forbindelse med afviklingen af tilbuddet være behov for en løbende kontakt og et samarbejde mellem leverandør og Vesthimmerlands Kommune, Jobcenter Vesthimmerland. Tilbuddet vil få tilknyttet en kontaktperson fra jobcentret, som vil være leverandør behjælpelig i forhold til tvivlsspørgsmål, sparring, rekruttering af deltagere samt i forbindelse med problemer ved deltageres fravær og udeblivelse mm. Kontaktpersonen, fra Jobcenter Vesthimmerland, forestår sammen med andet relevant personale ligeledes det løbende faglige tilsyn. Dette tilsyn er Vesthimmerlands Kommunes kvalitetssikring af tilbuddet i forhold til projektafvikling, projektindhold, visitering mv. 6.2. Det faglige tilsyn og kvalitetssikring Formålet med det faglige tilsyn er at indbyde leverandører til dialog omkring afvikling af tilbuddet i forhold til den indgåede delaftale og - i samarbejde med leverandør - opfange Side 5 af 12
udviklingsområder, der understøtter formålet med tilbuddet. Dertil vil der løbende kunne tages hånd om opståede problemstillinger i forhold til afviklingen af tilbuddet. Kontaktpersonen drøfter tilbuddet med ledere og medarbejdere på tilbuddet i forhold til målgruppe, indhold, succeskriterier, borgerens oplevelse af forløbet, økonomi samt fremadrettede udviklingsområder. Vesthimmerlands Kommune forbeholder sig derudover ret til at gå i dialog med deltagerne i det konkrete tilbud. Tilsynet har endvidere til formål at sikre, at den enkelte leverandør lever op til kvalitetskrav og succeskriterier for den enkelte delaftale. I tilsynet kan jobcentret benytte følgende redskaber: Møder med enkelte leverandører om specifikke problemstillinger samt forhold til kvalitet og effekt. Uanmeldte besøg. Efter vurdering gennemføres uanmeldte besøg. Stikprøver kan anvendes som redskab til kontrol af andre forhold, som jobcentret ønsker at sætte fokus på. Ad hoc evaluering kan bruges til at afdække afgrænsede problemstillinger med henblik på forbedringer af regler og aftaleopfyldelse. 6.3. Evaluering I forbindelse med at den aftalte periode for delaftalen udløber, skal leverandør udfærdige en slutevaluering, der senest en måned efter projektafslutning afleveres til Jobcenter Vesthimmerland. Vesthimmerlands Kommune vil endvidere kunne kræve løbende statusrapporter undervejs i projektforløbet. Slutevalueringen samt eventuelle løbende statusrapporter skal som minimum indeholde beskrivelse af: Deltagernes status efter at have deltaget i tilbuddet set i forhold til kravspecifikationen. Hvad deltagerne udsluses til samt procentvis opgørelse herfor. Opgørelse over deltagere der ikke udsluses og årsagerne hertil. Effekten af og erfaringerne med den anvendte metode i tilbuddet. Gode såvel som dårlige erfaringer i forbindelse med afviklingen af tilbuddet. Brugerevaluering skal ligeledes indgå i såvel den løbende afrapportering som i den endelige slutevaluering. 7. Vederlag I dette udbud benyttes en resultatafhængig betalingsmodel med bonus for følgende tilbud. Betalingsmodellen består af et driftstilskud på 25 % af prisen og en bonusandel på 75 % af prisen. Der udløses bonus, hvis den ledige opnår: Side 6 af 12
Ordinær beskæftigelse på mindst 20 timer om ugen i minimum 13 uger. Ordinær uddannelse på ordinære vilkår. Voksenlæringeforløb. I priserne indgår alle leverandørs omkostninger. Borgere, som deltager i tilbuddet kan ikke pålægges deltagerbetaling eller betaling for materialer mv., der indgår i aktiviteterne. Alle angivne priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet alle gældende afgifter bortset fra moms. Der afregnes driftsbetaling pr. måned og leverandøren får driftsbetaling for hver uge, den ledige er påbegyndt. Der kan udbetales driftsbetaling for uger, den ledige er omfattet af forløbet. Der kan dog ikke, uanset om den ledige er omfattet af forløbet i de pågældende uger, udbetales driftsbetaling for uger, som indeholder beskæftigelse på mere end 20 timer. Bonusbetalingen afregnes pr. måned. Bonusbetaling afregnes dog først, når leverandøren forelægger dokumentation for den enkelte lediges forsørgelsesgrundlag for den periode, der opgøres bonus for. De bonusudløsende aktiviteter opgøres op følgende måde: 1. Der tælles bagudrettet 26 uger, indtil den ledige har opnået 13 ugers beskæftigelse. 2. Ordinær uddannelse opgøres, som de perioder, hvor den ledige modtager SU eller er i et voksenlærlingeforløb. Fakturering: Alle leverandører har pligt til at sende alle fakturaer elektronisk og de fremsendes til: Jobcenter Vesthimmerland, Vestre Boulevard 7, 9600 Aars EAN lokationsnummer: 5798004128152 Kontaktperson: Gitte Westergaard Afregning sker månedsvis bagud, når leverandør har fremsendt faktura på forudgående måned, samt via deltagerlister. Afregning sker senest 30 dage efter modtagelse af korrekt og fyldestgørende faktura. Afregning af drift og bonus skal foregå separat. De ved aftalens indgåelse fastsatte priser kan ikke kræves reguleret og dermed er alle priser faste. 8. Forvaltningsretlige bestemmelser 8.1. Tavshedspligt, videregivelse af oplysninger etc. Leverandør er, i forhold til udførelsen af beskæftigelsesopgaven, omfattet af Forvaltningsloven og Lov om offentlighed i forvaltningen, herunder bl.a. reglerne om tavshedspligt, notatpligt, aktindsigt og partshøring. Side 7 af 12
Leverandør, herunder leverandørs ansatte og eventuelle underleverandører, har tavshedspligt for så vidt angår oplysninger, der kommer til vedkommendes kendskab som led i udførelsen af beskæftigelsesopgaven, jfr. Forvaltningslovens 27-32, jfr. Straffelovens 152, 152 a og 152 c - 152 f. Leverandør må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af leverandørs opgave, jfr. Forvaltningslovens 32. Leverandør er forpligtet til at gøre notat om faktiske oplysninger af betydning for borgerens sag, jfr. Lov om offentlighed i forvaltningen 6. Leverandør er forpligtet til at videregive oplysninger (herunder oplysninger om fremmøde, fravær og årsag til fravær), der er nødvendige for jobcentrets behandling af borgerens sag, til den beskæftigelsesmedarbejder som har myndighed i den enkelte sag. Idet leverandør betragtes som en del af Vesthimmerlands Kommune, Jobcenter Vesthimmerland, kan leverandør frit videregive oplysninger vedrørende borgeren til Jobcenter Vesthimmerland. Leverandør er ved udførelsen af beskæftigelsesopgaven forpligtet til at overholde de almindelige forvaltningsretlige grundsætninger, der gælder for offentlige myndigheder, herunder navnlig reglerne om saglighed og lighed. 8.2. Behandling af personoplysninger Leverandør skal behandle personoplysninger efter de for den offentlige forvaltning gældende bestemmelser i Lov om behandling af personoplysninger. Leverandør skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod at oplysninger kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Lov om behandling af personoplysninger. Leverandør skal på Vesthimmerlands Kommunes anmodning fremkomme med tilstrækkelige oplysninger til at det kan påses, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 9. Bestemmelser vedrørende beskæftigelsesforløb 9.1. Information om beskæftigelsesforløbet Leverandør leverer relevant informationsmateriale vedrørende indholdet af det konkrete forløb, således at dette kan udleveres til potentielle modtagere af tilbuddet. Informationsmaterialet skal godkendes af Vesthimmerlands Kommune, Jobcenter Vesthimmerland, inden offentliggørelse og udlevering. Leverandør er forpligtet til i samarbejde med Jobcenter Vesthimmerland, at deltage i rekruttering, herunder forpligtet til at informere om beskæftigelsesforløbet. Side 8 af 12
Leverandørs udgifter i forbindelse med ovennævnte er Vesthimmerlands Kommune uvedkommende. Eventuel presseomtale af tilbuddet, skal foregå i samarbejde med Vesthimmerlands Kommune. 9.2. Visitation og henvisning Evt. tilbagevisitering før tid fra et tilbud, kan kun ske ved henvendelse til vedkommende kontaktperson i Jobcenter Vesthimmerland, samt i efterfølgende samarbejde med den henvisende beskæftigelsesmedarbejder. 9.3. Leverandørs pligter under beskæftigelsesforløbet 9.3.1. Protokolførelse Leverandør er forpligtet til dagligt at føre protokol over de enkelte deltageres fremmøde, fravær og årsag til fravær. Der henvises til punkt 8 for de overordnede bestemmelser vedr. dette. Protokol over de enkeltes fremmøde fremsendes månedligt til Jobcenter Vesthimmerland, Vestre Boulevard 7, 9600 Aars. 9.3.2. Borgerens udeblivelse, afvisning eller ophør Leverandør er forpligtet til, via fraværsskema, at indberette en deltagers udeblivelse (uanset årsag) fra det beskæftigelsesfremmende tilbud. Modtager leverandør deltagerens eventuelle begrundelse for fraværet, skal denne noteres ned på fraværsskemaet. Vesthimmerlands Kommune træffer afgørelse om rimeligheden af udeblivelse samt eventuel sanktion. Afviser en borger at deltage i det beskæftigelsesfremmende tilbud, skal leverandør med det samme kontakte og give myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder besked. Såfremt det ikke er tydeligt for leverandør, hvem der er den myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder, skal leverandør med det samme kontakte vedkommende kontaktperson. Modtager leverandør borgerens eventuelle begrundelse for afvisningen, skal denne noteres ned og videregives til den myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder. Ophører en borger af andre grunde end vedkommendes egen afvisning, skal leverandør med det samme give den myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder besked om dette. Såfremt det ikke er tydeligt for leverandør, hvem der er myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder, skal leverandør med det samme kontakte vedkommende kontaktperson. 9.3.3. Borgerens klage Leverandør er forpligtet til med det samme at underrette myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder om enhver klage, der modtages fra en borger i tilbud. Myndighedshavende beskæftigelsesmedarbejder er derefter forpligtet til snarest muligt at underrette leverandør om, hvem der skal behandle klagen. Side 9 af 12
10. Øvrige vilkår 10.1. Varighed og ophør Den indgåede rammeaftale løber i den i rammeaftalen fastsatte periode. Parterne kan - indenfor rammeaftalens løbetid - gensidigt opsige rammeaftalen til den 1. i en måned med 3 måneders skriftlig varsel til den anden part. Opsigelse af rammeaftalen medfører ikke ophør af de delaftaler, der er i kraft på opsigelsestidspunktet. Sådanne delaftaler fortsætter på gældende vilkår, som om rammeaftalen ikke var opsagt. Vesthimmerlands Kommune kan opsige en delaftale med 1 måneders skriftlig varsel fra den 1. i en måned. 10.2. Overdragelse Vesthimmerlands Kommune har ret til at overdrage kommunens rettigheder eller forpligtigelser efter rammeaftalen og dertilhørende delaftaler til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. Leverandør kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtigelser efter rammeaftalen og dertilhørende delaftaler til tredjemand uden Vesthimmerlands Kommune forudgående skriftlige tilladelse. 10.3. Ændringer Vesthimmerlands Kommune kan forlange ændringer i de i aftalerne omfattede ydelsers pris, art, omfang og leveringstidspunkt såfremt dette er følger af ny eller ændret lovgivning eller offentlig regulering. Ændringerne skal gennemføres i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering. Ingen ændring må iværksættes før Vesthimmerlands Kommune har givet skriftligt samtykke. Ændringer beskrives i tillæg til rammeaftalen. Tillæggene nummereres fortløbende. 10.4. Misligholdelse Der foreligger misligholdelse, når leverandør ikke har opfyldt sine forpligtelser i henhold til rammeaftalen eller en delaftale, og de leverede ydelser ikke er, som Vesthimmerlands Kommune kan have en berettiget forventning om. Leverandør har pligt og ret til at afhjælpe konstaterede forsinkelser og mangler ved de leverede ydelser. Afhjælpningen skal ske omgående. Såfremt leverandør væsentligt misholder sine forpligtelser i henhold til rammeaftalen eller en dertilhørende delaftale, og såfremt forholdet ikke er udbedret inden 8 dage efter Vesthimmerlands Kommunes skriftlige påtale af misligholdelsen, kan Vesthimmerlands Kommune hæve rammeaftalen og delaftalen uden yderligere varsel. Såfremt misligholdelsen Side 10 af 12
beror på forhold, der ikke kan afhjælpes, kan Vesthimmerlands Kommune hæve uden varsel. Vesthimmerlands Kommune er berettiget til at hæve rammeaftalen, såfremt leverandør ophører med den virksomhed, som rammeaftalen vedrører, eller der indtræder andre omstændigheder, der bringer rammeaftalens rette opfyldelse i fare. Parterne har i øvrigt misligholdelsesbeføjelser i henhold til dansk rets almindelige regler om misligholdelse og erstatning i kontraktforhold. 10.5. Force majeure Hverken leverandør eller Vesthimmerlands Kommune er ansvarlige overfor den anden part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder strejke og lockout, og disse forhold ikke burde have været forudset af parten og ej heller burde have været undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses alene som force majeure, såfremt der foreligger forhold som ovenfor nævnt, som leverandør ikke burde have forudset, undgået eller overvundet. Vesthimmerlands Kommune er berettiget til med fremtidig virkning at ophæve rammeaftalen og tilhørende delaftaler, såfremt de aftalte opgaver ikke atter bliver udført i overensstemmelse med det aftalte kvalitetsniveau indenfor 20 arbejdsdage fra force majeurebegivenhedens indtræffer hos leverandør eller underleverandør. 10.6. Tvister Rammeaftalen og delaftaler med de til aftalerne tilhørende bilag er underlagt dansk ret, hvorfor dansk rets almindelige regler gælder i parternes indbyrdes forhold. Hver af parterne kan kræve en tvist endeligt afgjort ved voldgift. Den part, der ønsker voldgiftsretten sat, skal meddele modparten dette ved anbefalet skrivelse. Medmindre der mellem parterne er enighed om at lade voldgiftsretten bestå af blot ét medlem, skal voldgiftsretten have tre medlemmer, der udpeges af præsidenten for Østre Landsret. Formanden skal opfylde betingelserne for at være dommer og have behørig erfaring med tvister om de af kontrakten omfattede ydelser. Parterne kan afgive indstilling om de to andre, der udpeges med passende hensyntagen til den særlige sagkundskab, der må anses for ønskelig ved bedømmelsen af den indbragte tvist. Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure og træffer afgørelse om fordelingen af sagens omkostninger på parterne under hensyn til afgørelsens udfald. Voldgiftsrettens kendelse, der skal være motiveret, bør afsiges snarest muligt og inden et halvt år efter voldgiftsrettens nedsættelse. Voldgiftsrettens kendelse kan danne grundlag for umiddelbar tvangsfuldbyrdelse. Side 11 af 12
10.7. Referencer og markedsføring Leverandør må ikke medtage Vesthimmerlands Kommune på referenceliste eller bruge kommunens navn i markedsføringsøjemed uden forudgående skriftligt samtykke. 11. Underskrifter Nærværende aftale er udarbejdet i to eksemplarer, hvoraf hver part får udleveret et eksemplar. Dato: For leverandør For Vesthimmerlands Kommune Side 12 af 12